Factores En El Proceso De Organizar
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Factores En El Proceso De Organizar Factores En El Proceso De Organizar Presentation Transcript

  • Asignatura: TEORÍA ORGANIZACIONAL Ciclo: II Menciones: Todas las menciones
  • LA ORGANIZACIÓN Y EL AMBIENTE EXTERNO Componentes de acción directa Competidores Accionistas Proveedores Instituciones LA ORGANIZACIÓN Y SUS GERENTES Clientes financieras Dependencias Organismos laborales oficiales
  • LA ORGANIZACIÓN Y EL AMBIENTE EXTERNO Componentes de acción indirecta Medios de comunicación Consumidores activistas Investigación y desarrollo Grupos ecológicos Sucesos en otros sectores Grupos de negocios Grupos políticos de presión Legislación
  • LA ORGANIZACIÓN Y EL AMBIENTE EXTERNO les Va ra ltu ria cu Medios de bl o cio Consumidores comunicación es less activistas Investigación y te cn iab desarrollo ol r óg Va ic as Grupos ecológicos Sucesos en otros sectores Va Grupos de ria negocios Grupos ble políticos de se presión co nó m ica Legislación s s o legale s polític Variable
  • L AMB ACI ONA IEN TE I INTERN N TER E NTE N ACI AMBI ONA s L r ale Va ltu ria cu Medios de bl io comunicación es oc Consumidores ss activistas Investigación y te cn iable desarrollo ol V ar óg ic as Grupos ecológicos Sucesos en otros sectores Va Grupos de ria negocios Grupos ble políticos de se presión co AM nó m BI ica Legislación EN s TE legales L I Variable s político I ONA NT ER RNAC NA IN TE CI E NTE ON A MBI AL
  • Estrategias para la competitividad empresarial ESTRATEGIA EMPRESARIAL TECNOLOGIAS REDISEÑO DE LA DE INFORMACION PROCESOS ORGANIZACION CULTURA EMPRESARIAL
  • •Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización. •Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. •Con todo es obvio que algunas personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho más efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. •Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución. •Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados
  • ADMINISTRACIÓN La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de una organización y de utilizar todos los demás recursos para alcanzar metas establecidas.
  • ADMINISTRACION O P R L D C G A I O A N R N N E E T I A C R Z C C O A I I L C O O I N N O N METAS ESTABLECIDAS
  • Organizar •Dividir el trabajo •Agrupar actividades en una estructura lógica Dirigir Controlar Planear •Designar a las personas •Asignar los recursos •Coordinar los esfuerzos Proceso Administrativo
  • LAS ORGANIZACIONES Medio para alcanzar objetivos. Medio para conservar los conocimientos. Fuentes de carrera y realización profesional.
  • Definición de organización Es la función administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para ejecutar lo que se planeó. La organización implica tareas, personas, órganos y relaciones. En cuanto a su alcance, la organización se presenta en tres niveles: - global( diseño organizacional) - departamental (diseño departamental) - nivel de tareas operaciones (diseño de cargos y tareas) Comprende dos procesos básicos: El desarrollo del marco estructural para la empresa y La definición de las relaciones administrativas y operativas.
  • Conjunto de Personas Objetivos Organización (Consecuencias deseadas Como unidad social División del trabajo
  • COMPONENTES DE LA ORGANIZACIÓN TAREAS El trabajo realizado en una empresa experimenta un proceso de división que origina la especialización de actividades y funciones. Las funciones que deben cumplirse se derivan de los objetivos definidos en la planeación son la base de la organización. Las funciones se subdividen en tareas las cuales deben cumplirse a cabalidad y de esta manera lograr los objetivos ya definidos. PERSONAS Cada persona es designada para ocupar un cargo especifico. En principio esta designación tiene en cuenta habilidades, actitudes, intereses, experiencia, practica y comportamiento. ORGANOS El trabajo y las personas se agrupan en órganos, en la medida que tengan características u objetivos semejantes. Los órganos se disponen en niveles jerárquicos y áreas de actividades. Los órganos de línea y de staff existen en función de la relación directa o indirecta con los objetivos de la empresa. RELACION Son quizás el concepto mas importante en la función de organización. Aunque al comienzo la preocupación de los autores clásicos se oriento hacia la relación entre los órganos componentes de la organización y las personas, con relación a su trabajo, esta preocupación se extendió a otros aspectos como la relación entre la persona y su trabajo o entre personas.
  • CULTURA ORGANIZACIONAL La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los integrantes de una organización tienen en común. La cultura ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de decisiones y otras actividades de los participantes en la organización. Las organizaciones de éxito al parecer tienen fuertes culturas que atraen, retienen y recompensan a la gente por desempeñar roles y cumplir metas. Uno de los roles más importantes de la alta dirección es dar forma a la cultura que, con personalidad, tendrá un efecto importante en la filosofía y el estilo administrativo. La filosofía de una persona ofrece lineamientos para la conducta. El estilo se refiere a la forma en que se hace algo. El estilo administrativo es la manera distinta en la que se comporta un administrador.
  • PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN APLICADOS A LA ORGANIZACIÓN Principios Principios Principio de la Principio de la De la Correspondencia Principio de las escalar especialización Funciones de Definición Entre la Responsabilidad y Staff y línea funcional La autoridad
  • VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Proporciona un marco en el cual el personal puede actuar unido en vez de hacerlo unos contra otros. El tipo de organización puede facilitar u obstaculizar el logro de los objetivos de la empresa. Proporciona comunicaciones eficientes y efectivas. Se reduce la duplicación del trabajo al mínimo. Los empleados conocen las rutas o redes de mando en la organización. El conocer los tipos de puestos en la organización y la escala de promoción también ayuda a los empleados a determinar sus opciones profesionales.
  • IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN !!! Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (Expansión, contracción, nuevos productos). Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo, al delimitar las funciones y responsabilidades.
  • PRINCIPIOS BÁSICOS ORGANIZACIÓN FORMAL: CONJUNTO DE POSICIONES FUNCIONALES Y JERÁRQUICAS, ORIENTADAS A LA PRODUCCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. SUS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES SON: DIVISIÓN DEL TRABAJO ESPECIALIZACIÓN JERARQUÍA DISTRIBUCIÓN DE LA AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.
  • DIVISIÓN DEL TRABAJO CONSISTE EN DESCOMPONER UN PROCESO COMPLEJO EN UNA SERIE DE PEQUEÑAS TAREAS. SE INICIA SU APLICACIÓN EN LA ÉPOCA DE LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL. PRODUJO UN CAMBIO RADICAL EN EL CONCEPTO DE PRODUCCIÓN, EN ESPECIAL EN LA PRODUCCIÓN EN GRANDES CANTIDADES. SE INICIÓ APLICANDOLO A LOS OBREROS, PERO LUEGO SE APLICÓ A OTROS NIVELES.
  • DIVISIÓN DEL TRABAJO FACTORES: ESTANDARIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES. MAYOR ESPECIALIZACIÓN Y EXPLICACIÓN DE LAS TAREAS. MEJOR APROVECHAMIENTO DEL TRABAJO ESPECIALIZADO. CONSECUENCIAS (Corto Plazo): MAYOR PRODUCTIVIDAD Y RENDIMIENTO DEL PERSONAL. MAYOR EFICIENCIA DE LA ORGANIZACIÓN. REDUCCIÓN DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN.
  • NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN Niveles Administración de cúpula, definición Institucional de objetivos, planeación, Directores organización, dirección y control Intermedio Gerentes Administración de operaciones Operacional Supervisión de la ejecución de las Supervisores tareas y operaciones de la empresa Ejecución de tareas y operaciones Funcionarios y Operarios
  • ESPECIALIZACIÓN ES UNA CONSECUENCIA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO. CADA UNIDAD TIENE SUS PROPIAS TAREAS Y FUNCIONES ESPECÍFICAS Y ESPECIALIZADAS. LA SIMPLIFICACIÓN DE LAS TAREAS, REDUCEN EL TIEMPO DE APRENDIZAJE Y FACILITAN LA SUSTITUCIÓN DEL PERSONAL. SE MEJORAN LOS MÉTODOS DE INCENTIVOS EN EL TRABAJO Y AUMENTA EL RENDIMIENTO.
  • JERARQUÍA TAMBIÉN ES UNA CONSECUENCIA DIRECTA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO, ASÍ COMO DE LA INTENSA DIVERSIFICACIÓN FUNCIONAL EN LA ORGANIZACIÓN HAY NECESIDAD DE DESDOBLAR LA FUNCIÓN DE MANDO. SE PRODUCE LA NECESIDAD DE UNA ESTRUCTURA JERÁRQUICA Y DE FUNCIONES ESPECIALIZADAS. TAMBIÉN SE LE DENOMINA “PRINCIPIO ESCALAR”
  • JERARQUÍA EXISTE EN FUNCIÓN DE ESCALAS, ESTRATOS O NIVELES DE AUTORIDAD. SE ESTABLECE UNA POSIBILIDAD DE ASCENSO EN LA ESCALA JERÁRQUICA, CON LO QUE SE AUMENTA LA AUTORIDAD. LA AUTORIDAD ES UN PODER, QUE LA EMPRESA CONCEDE A QUIENES OCUPAN CIERTA POSICIÓN FRENTE A LOS EMPLEADOS.
  • JERARQUÍA LA AUTORIDAD ES EL DERECHO FORMAL Y LEGÍTIMO DE TOMAR DECISIONES, DAR ÓRDENES Y ASIGNAR RECURSOS, PARA CONSEGUIR LOS OBJETIVOS PROPUESTOS. LA AUTORIDAD DESCANSA EN LOS CARGOS DE LA ORGANIZACIÓN, NO EN LAS PERSONAS. LA AUTORIDAD ES ACEPTADA POR LOS SUBORDINADOS. LA AUTORIDAD FLUYE HACIA ABAJO POR LA JERARQUÍA VERTICAL.
  • JERARQUÍA LA RESPONSABILIDAD ES EL OTRO LADO DE LA MONEDA. CONSTITUYE EL DEBER DE DESEMPEÑAR LA TAREA ENCOMENDADA. EL GRADO DE AUTORIDAD ES PROPORCIONAL AL DE RESPONSABILIDAD ASUMIDA LA AUTORIDAD ES EL FUNDAMENTO DE LA RESPONSABILIDAD.
  • TERMINALES DE COMUNICACIÓN DEL CARGO Responsabilidad Autoridad
  • JERARQUÍA LA AUTORIDAD FLUYE DEL SUPERIOR HACIA EL SUBORDINADO. LA AUTORIDAD SE DELEGA, PARA PODER CUMPLIR CON LA MISIÓN ENCOMENDADA. LA RESPONSABILIDAD NUNCA SE DELEGA, LO QUE SE HACE ES ASIGNARLA O ESTABLECERLA PARA QUE SE PUEDA CUMPLIR CON LOS DEBERES ESTABLECIDOS. LA DELEGACIÓN ES EL PROCESO DE TRANSFERIR AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.
  • TÉCNICAS DE DELEGACIÓN DE AUTORIDAD DELEGACIÓN DE LA TAREA COMPLETA. DELEGAR EN LA PERSONA ADECUADA DELEGAR RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. PROPORCIONAR INFORMACIÓN ADECUADA. MANTENER RETROALIMENTACIÓN. EVALUAR Y RECOMPENSAR EL DESEMPEÑO.
  • Los Niveles de la Organización Nivel institucional Directores Gerentes Nivel intermedio Jefes Supervisores Nivel operacional Funcionario y operarios Ejecución de tareas y Funcionario y operarios Operaciones
  • DISTRIBUCIÓN DE LA AUTORIDAD Y LA RESPOSABILIDAD LA JERARQUÍA DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL REPRESENTA LA DISTRIBUCIÓN DE LA AUTORIDAD Y LA RESPONSABILIDAD ENTRE LOS DIVERSOS NIVELES DE LA ESTRUCTURA. EL DERECHO A MANDAR DISMINUYE CONFORME SE DESCIENDE EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y JERÁRQUICA. EL GRADO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD SON DIRECTAMENTE PROPORCIONALES AL NIVEL JERÁRQUICO QUE SE OCUPA EN LA ESTRUCTURA.
  • AUTORIDAD Y JERARQUÍA Director ÁREA DE AUTORIDAD Gerente Supervisor
  • CENTRALIZACIÓN versus DESCENTRALIZACIÓN SE CONTRAPONEN LA ORGANIZACIÓN LINEAL (Fayol), CON LA FUNCIONAL (Taylor). CARACTERÍSTICAS: Centralización de la Autoridad versus Descentralización de la misma. SE REFIEREN AL NIVEL JERÁRQUICO EN EL CUAL SE TOMAN LAS DECISIONES.
  • CENTRALIZACIÓN versus DESCENTRALIZACIÓN VENTAJAS DE LA DESVENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN CENTRALIZACIÓN •Las decisiones son tomadas por • Las decisiones se toman a nivel de la Administradores que poseen una visión cúpula, los que se encuentran lejos de los global de la entidad. hechos y circunstancias operacionales. •Los que deciden, normalmente están mejor •Quienes toman las decisiones casi nunca preparados y entrenados, que quienes tienen contacto con las personas que ocupan los niveles inferiores. producen la acción. •Las líneas de comunicación de la cadena •Las decisiones son más coherentes con los escalar/jerárquica, ocasionan demoras y un objetivos. mayor costo operacional. •Elimina la duplicidad de esfuerzos. •Existe la posibilidad de que se presenten errores y distorsiones en el proceso de •Reduce los costos operativos comunicación de las decisiones. •Permite una mayor especialización.
  • CENTRALIZACIÓN versus DESCENTRALIZACIÓN VENTAJAS DE LA DESVENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN DESCENTRALIZACIÓN • Los propios ejecutores de la acción toman • Puede presentarse falta de información y las decisiones con más rapidez. coordinación entre los departamentos involucrados. • Quienes toman la decisión son los que • Mayor costo por la exigencia de tienen más información sobre la situación. seleccionar y entrenar mejor a los administradores intermedios. • Una Mayor participación en el proceso • Riesgo de subjetividad: los decisorio ayuda a la motivación y mantiene administradores pueden defender más los alta la moral entre los administradores objetivos departamentales que los intermedios. empresariales. • Proporciona excelente entrenamiento para • Las políticas y los procedimientos pueden los administradores intermedios. variar enormemente en los diversos departamentos.
  • EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN TODA ORGANIZACIÓN SIGUE UN PROCESO DE VARIOS PASOS, AUNQUE LOS PASOS 1 Y 2 EN REALIDAD SON PARTE DE LA PLANEACIÓN; EL PROCESO ES EL SIGUIENTE. 1. ESTABLECER LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA 2. FORMULAR OBJETIVOS, POLÍTICAS Y PLANES DE APOYO 3. IDENTIFICAR Y CLASIFICAR LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA LOGRARLO 4. AGRUPAR ESTAS ACTIVIDADES DE ACUERDO A SU NATURALEZA 5. DELEGAR EN CADA JEFE LA AUTORIDAD NECESARIA 6. RELACIONAR LOS GRUPOS DE MANERA VERTICAL Y HORIZONTAL, A TRAVÉS DE RELACIONES DE AUTORIDAD Y FLUJOS DE INFORMACIÓN
  • TIPOS DE ORGANIZACIÓN
  • LA ORGANIZACIÓN FORMAL COMPRENDE: LA FILOSOFÍA DE EMPRESA; LAS DIRECTRICES DE ACTUACIÓN; LAS REGLAS Y REGLAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN; LAS RUTINAS Y PROCEDIMIENTOS; LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL; EN RESUMEN, TODO LO QUE PERMITA EXPLICAR COMO SERÁN LAS RELACIONES INTERNAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS.
  • TIPOS DE ORGANIZACIÓN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ES UN MEDIO DEL QUE SE SIRVE UNA ORGANIZACIÓN CUALQUIERA PARA CONSEGUIR SUS OBJETIVOS CON EFICIENCIA. UNA DE SUS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS ES SU RACIONALIDAD. TAYLOR Y SUS SEGUIDORES PROPONIAN UNA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL SUPER ESPECIALIZADA. FAYOL DEFENDÍA LA ORGANIZACIÓN LINEAL Y CENTRALIZADA.
  • TIPOS DE ORGANIZACIÓN LA ORGANIZACIÓN NO ES UN FIN, SINO UN MEDIO QUE PERMITE A LA EMPRESA ALCANZAR SUS OBJETIVOS. CADA EMPRESA ESTABLECE SU PROPIA ORGANIZACIÓN, DE ACUERDO CON SUS OBJETIVOS, SU TAMAÑO, LA COYUNTURA QUE ATRAVIESA, LA NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS QUE FABRICA O LOS SERVICIOS QUE PRESTA. NO EXISTEN DOS EMPRESAS IDENTICAS. CADA UNA POSEE UNA ORGANIZACIÓN PROPIA, ESPECÍFICA E INDIVIDUAL.
  • LA ORGANIZACIÓN LINEAL .- Es la más antigua y fácil de todas. Se basa en el respeto a las jerarquías. Sus ventajas serían que es una estructura simple y se adecua a empresas pequeñas. Sus desventajas: es autoritario y rígido, todas las desiciones involucran a los jefes hasta las más rutinarias. Es adecuada para empresas chicas o las que estan en etapa inicial.
  • LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL.- Es la que cree en la especialización y descentralización de funciones y decisiones. Sus ventajas son la supervisión técnica y la comunicación directa. Sus desventajas: los diferentes especialistas se insubordinan compitiendo entre sí. Es aplicable cuando la organización es pequeña o se está evaluando un área específica.
  • LA ORGANIZACIÓN LINEA-STAFF.- Es lo que saca lo positivo de las anteriores y hace que las desventajas se reduzcan. Dentro de la organización, hay órganos de linea y órganos de staff, lo que permite la operatividad y asesoría, haciendo con esto que coexistan el respeto a las jerarquías y la especializacióntécnica. Sus ventajas son la constante asesoría pero con unidad de mando. Sus desventajas son que pueda haber conflictos entre ambos órganos. Es el más utilizado en las empresas actualmente. LOS COMITÉS.- Son grupos de trabajo que no constituyen un órgano de la estructura organizacional. Como ventajas, facilitan las decisiones y juicios en equipo, con lo que agilizan una mejor comunicación. Como desventaja seria que retrazan la toma de decisiones y esto acarrea tiempo y dinero.