12 jaar digitaal werken in de leeszaal

  • 249 views
Uploaded on

In 1999 startte het stadsarchief Antwerpen met enkele digitale formulieren op haar website; dit was de start voor een digitale leeszaal. In 2007 gaf Marie Juliette Marinus op Informatie in Gent een …

In 1999 startte het stadsarchief Antwerpen met enkele digitale formulieren op haar website; dit was de start voor een digitale leeszaal. In 2007 gaf Marie Juliette Marinus op Informatie in Gent een presentatie over de digitale werking in de leeszaal.
Vier jaar later, na introductie van Scanning-on-Demand, het aanbieden van digital born dossiers online raadpleegbaar, enz. is het tijd voor een round-up. Wat hebben we geleerd? In welke valkuilen zijn we gevallen?

More in: Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
249
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide
  • Uitleg nu 5 jaar geleden een round-up
  • Hoe de flow in de leeszaal eerst geconcipieerd was, erbij zeggen: max. 3 inventarisnummers per keer, sommige stukken verplicht reserveren
  • Geen beperking aantallen meer, geen verplichte reservering
  • Ondanks het feit dat de aantallen vrij waren, geen verslechtering dienstverlening, bovendien! Zie volgende slide
  • Aantallen ondertussen sterk gestegen! En reserveren steeds populairder. Met hetzelfde aantal medewerkers
  • Beslissing om te gaan voor een vereenvoudiging kon pas omdat we goed cijfermateriaal hadden dat bewees dat we teveel aan het rondlopen waren.
  • Voorbeeld van inventarissen met lijsten, maar in de isad-boom is dit hinderlijk Voorbeelden gebruik inventarissen door lezers
  • Toestand zoals hij eerst was. Nadelen: mensen spreken niet over een inventarisnummer maar over de inhoud. Het is dus gemakkelijk dat dit gecombineerd is.
  • Voorbeeld van inventarissen met lijsten, maar in de isad-boom is dit hinderlijk Voorbeelden gebruik inventarissen door lezers
  • Uitleg hoe we geëvolueerd zijn van EVA, naar AVA, naar besef dit is niet vol te houden. Integratie met je archiefbeheerssysteem. Aan een inventarisnummer hangt dus ook een digitale link. Beeldbanken zijn alleen goed voor stuksgewijze beschrijving, maar dat is in archief niet vol te houden.
  • Verhaal hoe ontstaan, Bell-principes
  • Naamgeving en ordening zoveel mogelijk naar wensen van de klant
  • Raadpleging digitale en gedigitaliseerde archieven moet geregistreerd worden (zie wet openbaarheid van bestuur), je kan niet zomaar alles “op het internet gooien”. Dus een gebruikersbeheer nodig. Belangrijk is: op welk moment in het proces moeten mensen aanmelden? Als archief wilden we graag: zo snel mogelijk want dan zien ze meteen alles gepersonaliseerd (bv. niet-openbaar stuk) maar gebruikers willen blijkbaar zo laat mogelijk , meteen al moeten aanmelden voor je iets ziet, werkt remmend. Bij het activeren van een account nog steeds menselijke tussenkomst vereist (eis stadssecretaris), dus minstens een werkdag wachten. Klanten aanvaarden dit. Als unieke sleutel hadden we bezoekersnaam gekozen, dit was geen goed idee. Mensen maken steeds nieuwe, we hadden beter emailadres genomen. Eventueel: hele uitleg over openbaarheid en auteursrecht, kwestie dat bouwdossiers nu op niet openbaar staan. Auteursrecht hebben we zwaar onderschat.
  • Niet alleen particuliere schenkers, ook stadsdiensten verschieten als ze hun digitale dossiers op onze website zien staan.
  • Onderschat dit niet: wat je wint in het uitsparen van ophalingen, verlies je terug in meer ondersteuning van je gebruikers. Bovendien verwachten zij meer openingsuren.

Transcript

  • 1. 12 jaar digitaal werken in de leeszaal
  • 2.  
  • 3.  
  • 4. 1. Archieven aanvragen
    • weg met menselijke tussenkomst
    • weg met papier
    • werk met statussen
    • eenvoud siert
    • reserveren is een succes
  • 5. 1. Archieven aanvragen: ophaaltijden 1 % 2 % 60 en meer 46 % 46 % 31 – 60 minuten 53 % 52 % 0 – 30 minuten 2010 2008
  • 6. 1. Archieven aanvragen: aanvragen / reserveren 38 % 4733 30 % 6619 27% 3910 reser-veren 62 % 7850 70 % 15369 73 % 10470 aan-vra-gen 2011 1/2 2010 2008
  • 7. 1. Archieven aanvragen: besluit
    • Ga voor “The Full Monty”
    • Voordelen:
      • Meer productiviteit
      • Beter cijfermateriaal
      • Minder verlies van stukken
      • Sluitende registratie van raadplegingen
  • 8. 2. Archieven ontsluiten
    • Inhoud en logistiek: volledig gescheiden in één systeem
  • 9. 40 # 789 7 # 4578
  • 10.  
  • 11. 2. Archieven ontsluiten
    • Van “klassieke” inventaris naar isad-fiche
    • Een andere beschrijvingspraktijk
    • Nood aan een doorbladerbare inventaris
    • Weinig nieuw publiek
  • 12.  
  • 13.  
  • 14. 2. Archieven ontsluiten: besluit
    • Verlaat klassieke principes van beschrijven
    • IT-systeem wordt cruciaal
    • Voordelen:
      • Blinde vlekken zijn gekend
      • Meer beschrijvingen met zelfde mankracht
      • Up-to-date houden is eenvoudig
  • 15. 3. Archieven digitaal raadplegen
    • Van beeldbank naar geïntegreerd portaal
    • Van blind inscannen naar presentatie op maat van het origineel en de klant
  • 16.  
  • 17. 3. Archieven digitaal raadplegen
    • Van uitlenen naar scanning on demand
  • 18.  
  • 19. 3. Archieven digitaal raadplegen
    • gepersonaliseerde toegang
    • angst omtrent auteursrechten en persoonsgegevens
  • 20.  
  • 21. 3. Archieven digitaal raadplegen
    • omscholen leeszaalmedewerkers
      • Gebruikersbeheer
      • Ken en herken de functionaliteiten van je website
      • Zipbeheer
      • Formatenbeheer
  • 22. 3. Archieven digitaal raadplegen: besluit
    • Gooi die beeldbank buiten
    • Bestudeer vooraf hoe je gebruikers je archief gebruiken
    • SoD ideaal voor kleinere, goed omschreven zaakgebonden dossiers
    • Digitaliseer eerst meest geraadpleegde stukken, kies daarna voor eigen voordeel
    • SoD pas rendabel als ook burger ervan kan profiteren
  • 23. 3. Archieven digitaal raadplegen: besluit
    • Voordelen:
      • 7 op 7, 24 op 24
      • Preservatie originelen
  • 24. 4. Digitaal werken: discussiepunten
    • Stukken digitaal aanvragen rendeert pas echt als je het hele proces digitaal laat verlopen en er ook een reservatiemodule bijhoort.
    • Beter duidelijke “klassieke” inventarissen op je website dan een onduidelijk beschrijvingssysteem
    • Uitleningen vervangen door scanning on demand rendeert pas als de scans daarna ook voor anderen beschikbaar zijn.