Categoriía de Documentos: su organización y usos

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La información es esencial para que las organizaciones puedan funcionar. La misma está contenida en diferentes tipos de documentos.
Pueden clasificarse por su forma en: correspondencia, fichas de registro y formularios comerciales.
Estos se organizan y se conservan en gavetas que requieren guías para facilitar su archivo y localización, de forma semejante.

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Categoriía de Documentos: su organización y usos

  1. 1. CATEGORÍAS DE DOCUMENTOS: SU ORGANIZACIÓN Y USOS CAPÍTULO 3
  2. 2. OBJETIVOS <ul><li>Definir correspondencia y dar ejemplos </li></ul><ul><li>Explicar qué es una tarjeta de registro y dar ejemplos del uso de estos archivos </li></ul><ul><li>Describir las ventajas de los ficheros </li></ul><ul><li>Describir las categorías y tamaños de los diferentes ficheros </li></ul><ul><li>Comparar tipos de archivos </li></ul><ul><li>Describir un fichero y los materiales de éste </li></ul><ul><li>Preparar las tarjetas de un fichero </li></ul><ul><li>Definir formulario comercial, indicar su propósito y dar ejemplos </li></ul><ul><li>Diferenciar entre información estática y variable, de un formulario </li></ul>
  3. 3. Introducción <ul><li>La información es esencial para que las organizaciones puedan funcionar. La misma está contenida en diferentes tipos de documentos. </li></ul><ul><li>Pueden clasificarse por su forma en: correspondencia, fichas de registro y formularios comerciales. </li></ul><ul><li>Estos se organizan y se conservan en gavetas que requieren guías para facilitar su archivo y localización, de forma semejante. </li></ul>
  4. 4. CORRESPONDENCIA <ul><li>Conjunto de cartas, informes, solicitudes, memorandos y mensajes que se reciben o se envían por medios electrónicos o en papel. </li></ul><ul><li>Cualquier comunicación escrita no contenida en una ficha o en un formulario comercial. </li></ul><ul><li>La cantidad que se procesa varía de acuerdo al tipo de organización, tamaño de la misma y modo de realizar sus operaciones. </li></ul>
  5. 5. FICHAS DE REGISTRO <ul><li>Medio sencillo que utilizan las organizaciones e individuos, para anotar de forma breve y lógica, cierta información. </li></ul><ul><li>Se diferencian de la correspondencia, en que las fichas son más pequeñas y de material grueso y no se archivan en carpetas. </li></ul>
  6. 6. USOS DE LAS FICHAS DE REGISTRO <ul><li>COMERCIAL Y PERSONAL </li></ul><ul><li>Como medio para clasificar, conservar y transmitir variedad de información. </li></ul><ul><li>Los utilizan los representantes de ventas, bibliotecarios, miembros de juntas directivas, amas de casa y otros. </li></ul><ul><li>Se pueden utilizar para llevar registros de inventarios, cuentas de clientes, recetas de cocina, entre otros. </li></ul><ul><li>Se preparan de forma mecanizada. </li></ul>
  7. 7. VENTAJAS DEL FICHERO <ul><li>Se puede añadir o cambiar información rápidamente. </li></ul><ul><li>Se puede eliminar información rápidamente </li></ul><ul><li>Se puede organizar o reorganizar fácilmente </li></ul><ul><li>Puede usarlo más de un empleado a la vez. </li></ul><ul><li>Algunas tienen un diseño especial que se pueden colocar en equipos especializados. </li></ul>
  8. 8. Propósito de los records en ficheros <ul><li>Como índices </li></ul><ul><li>Como registros independientes de asientos para anotar y clasificar información </li></ul>
  9. 9. Índice del sistema de archivo <ul><li>Se utilizan para proveer información de referencia relativa a dónde localizar expedientes o información. Su información, rara vez, cambia. </li></ul><ul><li>Ejemplos: direcciones de clientes, nombres de corresponsales, autores, temas de los cd’s o floppys u otros medios de archivo y dónde localizarlos . </li></ul>
  10. 10. REGISTROS INDEPENDIENTES <ul><li>Continuamente se registra información en ellos </li></ul><ul><li>Proveen información de referencia actualizada </li></ul><ul><li>Un ejemplo de éstos es la tarjeta de “Lay away” o mercancía separada. </li></ul><ul><li>Se utilizan mayormente en negocios que mantienen una gran cantidad de productos, de clientes o de datos a los que hay que referirse frecuentemente: suplidores, clientes, ventas, horarios, etc. </li></ul>
  11. 11. TIPOS DE FICHEROS <ul><li>Archivo vertical de tarjetas </li></ul><ul><li>Descansan en el borde inferior, no requieren carpetas, porque las tarjetas no se doblan, por ser de material grueso </li></ul><ul><li>Se escribe en la segunda línea vertical del borde superior y el resto de la información cerca de la clave, de manera que no haya que sacar la tarjeta </li></ul>
  12. 12. Archivos visibles <ul><li>Se colocan en posición plana, descansando una sobre otras </li></ul><ul><li>La información clave se anota en la parte inferior que sobresale de la tarjeta anterior </li></ul><ul><li>Las tarjetas quedan escalonadas, una sobre la otra . </li></ul>
  13. 13. TIPOS DE TARJETEROS VISIBLES <ul><li>En forma horizontal </li></ul><ul><li>En forma vertical </li></ul><ul><li>Giratorios </li></ul><ul><li>Con hojas móviles o sueltas </li></ul>
  14. 14. Continuación… <ul><li>Algunos sistemas de tarjetas visibles no usan guías porque la misma tarjeta actúa como guía. </li></ul><ul><li>En una gaveta horizontal, los nuevos datos pueden anotarse a mano en la tarjeta, sin tener que retirar la misma del archivo </li></ul>
  15. 15. Organización del tarjetero <ul><li>El tarjetero </li></ul><ul><li>Las guías </li></ul><ul><li>Las tarjetas </li></ul>
  16. 16. TARJETERO <ul><ul><li>Caja o gaveta pequeña donde se colocan las tarjetas </li></ul></ul>
  17. 17. GUÍAS <ul><li>Tarjetas indicadoras de material fuerte y resistente. Dividen la gaveta en diferentes secciones. Se colocan al principio de la sección. Indican dónde se deben localizar o archivar las tarjetas. Le dan cuerpo y sostén a las tarjetas. Se recomienda una guía por cada 25 a 50 tarjetas, dependiendo de cuánto se consulte. </li></ul>
  18. 18. Continuación… <ul><li>Pestañas – proyección que tienen las guías en su parte superior para localizar con más facilidad la sección buscada. </li></ul><ul><li>Pueden tener diferentes cortes o posiciones: corrida, un, quinto, un cuarto, un tercio o un medio. </li></ul><ul><li>Sus posiciones se indican de izquierda a derecha. </li></ul><ul><li>Pueden ser de plástico, reforzadas en cartón o metal. </li></ul>
  19. 19. continuación <ul><li>Cada pestaña está identificada con un rótulo, que puede ser una letra, combinación de letras, un número, combinación de números y letras o una palabra. Este dependerá del sistema bajo el cual se organiza el fichero. </li></ul>
  20. 20. Continuación… <ul><li>El rótulo puede ser doble o sencillo. </li></ul><ul><li>El sencillo indica la letra o combinación de letras con que inicia la sección. </li></ul><ul><li>Ej. A, Am, Rod </li></ul><ul><li>El doble indica la letra o combinación de letras con las que inicia y termina la sección. </li></ul><ul><li>Ej. A-C, A-Al, Ra-Ri </li></ul><ul><li>El rótulo puede tener un número de control para facilitar ordenar las guías. </li></ul>
  21. 21. TARJETAS <ul><li>Vienen en varios colores y tamaños en pulgadas: </li></ul><ul><li>5 X 3 </li></ul><ul><li>6 X 4 </li></ul><ul><li>8 X 5 </li></ul>
  22. 22. RECOMENDACIONES AL PREPARAR FICHAS <ul><li>Determine el orden a codificar </li></ul><ul><li>Escriba el nombre en mayúscula sólida, a tres espacios del margen izquierdo y a dos espacios del margen superior </li></ul><ul><li>Escriba a dos espacios, luego del nombre, la dirección </li></ul><ul><li>Ordene las tarjetas alfabéticamente, haciendo una clasificación preliminar. </li></ul>
  23. 23. EJEMPLO <ul><li>RAMIREZ PEREZ JUAN LUIS 503 </li></ul><ul><li>} 2 espacios </li></ul><ul><li>CALLE FORTALEZA 1004 </li></ul><ul><li>SAN JUAN PR 00901-2312 </li></ul><ul><li>799-1080 SS </li></ul><ul><li>SS 550-64-7990 </li></ul><ul><li>PÓLIZA 888203 </li></ul>
  24. 24. FORMULARIO COMERCIAL <ul><li>Impreso con espacios en blanco para anotar y procesar una gran diversidad de datos o información repetitiva, utilizado por las empresas. </li></ul><ul><li>La uniformidad de éste facilita la localización y archivo. </li></ul><ul><li>Los programas de base de datos pueden generar formularios. </li></ul>
  25. 25. Continuación… <ul><li>Cada formulario debe diseñarse, identificado por un número o combinación de letras y números </li></ul><ul><li>Ej. El comprobante de retención diseñado por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, que todo empleado debe incluir con su planilla, se conoce como: Forma 499-RW-2PR </li></ul>
  26. 26. Continuación… <ul><li>Los datos impresos en el formulario se conocen como información estática. </li></ul><ul><ul><li>Ejemplo: Las palabras: Nombre, Seguro Social, Dirección, Teléfono , etc. </li></ul></ul><ul><ul><li>La información que se anota en los espacios del formulario se conoce como información variable. </li></ul></ul>
  27. 27. Continuación… <ul><li>Los formularios pueden estar impresos en papel y se archivan en carpetas; o en tarjetas y se conservan en archivos especiales para tarjetas. </li></ul>
  28. 28. Usos de los formularios <ul><li>Sirven como: </li></ul><ul><li>fuente o medio para obtener y procesar información </li></ul><ul><li>para crear otros documentos con la información variable. </li></ul>
  29. 29. Ejemplos de formularios <ul><li>Solicitudes de empleo </li></ul><ul><li>Tarjetas de asistencia de empleados </li></ul><ul><li>Órdenes de compra </li></ul><ul><li>Facturas </li></ul><ul><li>requisiciones </li></ul>
  30. 30. RESUMEN <ul><li>La correspondencia, las tarjetas y los formularios comerciales son esenciales para el funcionamiento de las instituciones. Son utilizados para registrar y comunicar información. Sin estos récords clasificados, organizados y conservados adecuadamente, los negocios no podrían funcionar de forma eficaz. </li></ul>
  31. 31. Para pensar y crear… <ul><li>Conteste las preguntas de la página 54, de acuerdo a las siguientes instrucciones: </li></ul><ul><li>Recopile cinco documentos que se consideren correspondencia comercial </li></ul><ul><li>Conteste ambas preguntas en oraciones completas </li></ul><ul><li>Cree un diseño gráfico </li></ul><ul><li>Prepare una lista focalizada </li></ul><ul><li>Prepare un mapa de conceptos </li></ul><ul><li>Prepare una tabla </li></ul><ul><li>Cree un diseño gráfico </li></ul><ul><li>Conteste ambas preguntas en oraciones completas </li></ul><ul><li>Dibuje las guías con las medidas especificadas </li></ul><ul><li>Mostrar en un gráfico la diferencia, con ejemplos </li></ul><ul><li>Conteste en oración completa </li></ul><ul><li>Traer un modelo de un formulario, en original </li></ul><ul><li>Conteste ambas preguntas en oraciones completas </li></ul><ul><li>Discuta el caso número 2 de acuerdo a su opinión </li></ul>

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