Taller 3 astaiza, castaño, vaquero

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El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental. …

El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental.
Revisión de acuerdo y legislación pertinente a la gestión documental.
Descripción, trascripción y recuento de la visita a una institución pública y privada.

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  • 1. FORMACIÒN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS MARÍA CLAUDIA ASTAÍZA ARAGÓN RUTH JANETH VAQUERO LOZANO LUZ NERY CASTAÑO VILLADA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2014
  • 2. FORMACIÒN DE LOS ARCHIVOS SEGÙN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ASTAÌZA MARIA CLAUDIA RUTH JANETH VAQUERO LOZANO LUZ NERY CASTAÑO VILLADA Tutora Virtual Luz Marina Arias González GESTIÒN DOCUMENTAL 1 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2014
  • 3. INTRODUCCIÒN El espacio académico que brinda el curso gestión documental pretende estructurar los conceptos sobre documentos y administración de archivos a partir de un acercamiento de la teoría y la práctica con la visita a los diferentes archivos.
  • 4. JUSTIFICACIÓN  Basados en el modelo teórico constructivista el trabajo permite hacer un acercamiento de la teoría y la práctica a partir de un primer momento donde se hace revisión de las lecturas, el análisis, la interpretación y conceptos propios de definiciones indispensables en la gestión documental, para luego en un segundo momento hacer un trabajo práctico con la visita a los archivos y terminar con una integración entre los dos momentos.  Así mismo promover la adquisición de las competencias para interpretar y desarrollar la teoría archivística dentro de un proceso archivístico general.
  • 5. OBJETIVO GENERAL  Lograr una adecuada integración teórica practica que permita alcanzar las competencias necesarias para interpretar y desarrollar la teoría archivística dentro de un proceso archivístico general, aspecto fundamental en el quehacer cotidiano como profesionales de la información, documentación, bibliotecología y archivística.
  • 6. ARCHIVO GAS NATURAL FENOSA SA ESP Dirección: CALLE 71ª No 5-38 Bogotá – Colombia Contacto: Mónica Patricia Yate Coordinadora archivo central. Teléfono: (031) 3485500 Ext. 84191
  • 7. GESTIÓN DOCUMENTAL GAS NATURAL FENOSA S.A. E.S.P.  Dentro de la entidad se manejan las tres etapas de archivo como son:  Gestión, central e inactivo, en cada una de ellas se tiene especialmente en cuenta el área generadora de la documentación ya que dependiendo del tema que trate, ésta se puede organizar numérica ó cronológicamente pero siempre respetando el orden original que se da al momento de la producción documental.  Los archivos de gestión son custodiados y administrados por cada una de las áreas, el archivo central se encuentra tercerizado y su administración total esta por cuenta de un outsorcing de archivo y el Inactivo también está tercerizado y lo custodia una empresa de archivo especializada.
  • 8. DEFINICIONES  Archivo Total: Comprende los procesos por los cuales pasa un documento desde su generación hasta su disposición final tales como recepción, distribución, consulta, organización y recuperación.  Ciclo vital de los documentos: Son las etapas por las cuales pasa el documento desde su creación hasta su eliminación o selección.  Principio de procedencia: Agrupación de los documento en el archivo histórico de acuerdo a las entidades que los produjeron  Principio de orden original: Agrupación de la documentación en el orden que ser recibió durante su función administrativa
  • 9.  Principio de orden original: Agrupación de la documentación en el orden que ser recibió durante su función administrativa  Folio: Hace referencia a una hoja dentro del expediente.  Legajo: Conjunto de folios agrupados por un tema especifico y relacionado con su contenido.  Fondo: Comprende los documentos producidos por un área en desarrollo de sus funciones o actividades.  Serie: Conjunto de unidades documentales de contenido homogéneo y que fueron creadas por una área en desarrollo de sus actividades.
  • 10.  Subserie: Hace referencia a las unidades documentales que conforman una serie.  Tipo documental: Es una unidad documental que cumple con ciertas características que permiten su clasificación y organización dentro del legajo.  Tablas de valoración: Listado de las series documentales a las cuales se les dan tiempos de permanencia en archivo central y una disposición final.
  • 11.  Tablas de retención: Listado de series y sus respectivos tipos documentales a los cuales se les asignan tiempos de retención en cada ciclo vital del documento.  Valor primario: Es la cualidad que adquiere un documento desde que se produce hasta que cumple el fin administrativo  Valor secundario: Es la cualidad que se le da a un documento para conservarse permanentemente.
  • 12. Valores primarios y secundarios Valores primarios Valores secundarios Correspondencia Solicitudes de puesta en Servicio (Gas natural) Albaranes Historias Laborales Facturas Documentos de clientes (gasodoméstico, reparación, pqr, fraudes, etc.) Programas de bienestar Cambios organizacionales y estructurales.
  • 13. Serie, subserie y tipo documental SERIE Historia Laboral Contrat os Incremento s SUBSERIE Documentos de ingreso Contratos Proveedor es Incrementos de consumo TIPO DOCUMENTAL Hoja de vida Pólizas de cumplimie nto Recibo público
  • 14. Eliminación en oficinas  Dentro de las oficinas solamente se elimina la documentación que no tiene ningún valor para la organización tales como revistas de salud, memorandos informativos sobre actividades, colillas de recaudo, publicidad de las campañas y los borradores de informes.
  • 15. Foliación  La foliación de los documentos se lleva básicamente de dos formas: 1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (NO CLIENTES): •Foliación a lápiz •La foliación es numérica •La numeración va de forma ascendente y consecutiva •En caso de involucrar un documento cuyo legajo ya está foliado se traza una línea sobre el número a corregir y luego en la parte de abajo se escribe el nuevo número, es decir, no se puede borrar.
  • 16. Foliación 2. DOCUMENTACIÓN COMERCIAL (CLIENTES): •Foliación a lápiz •La foliación es numérica •La numeración va de forma ascendente y consecutiva •En caso de involucrar un documento cuyo legajo ya está foliado se traza una línea sobre el número a corregir y luego en la parte de abajo se escribe el nuevo número, es decir, no se puede borrar.
  • 17. ORGANIZACIÒN  En general la organización de los documentos dentro de las carpetas es cronológica ascendente, es decir que en la parte inferior se encuentra la fecha más antigua y en la parte superior la fecha mas reciente.
  • 18. ETIQUETAS 1. Carpetas:  Se utilizan colores en los rótulos para identificar el área productora.  Nombre del expediente  Nombre de la sociedad  Consecutivo de identificación (si lo tiene y es requerido por el área)
  • 19. ETIQUETAS 2. Cajas  Para las cajas solamente se utiliza un código de barras que corresponde a la numeración de siete dígitos asignada para Gas Natural por el operador de archivo inactivo y por éste se hace la consulta.
  • 20. PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL
  • 21. Ciclo vital pagaré de puesta en servicio (gpt) 1. Área: Coordinación Comercial Serie: Pagaré Subserie: Pagaré GPT Tipo documental: Pagaré de financiación. 2. Gestión: Se inicia con la solicitud por parte de un cliente de la financiación del servicio de gas natural, se diligencia el formato preestablecido con esfero de tinta negra y sin enmendaduras ni tachones.
  • 22. Ciclo vital pagaré de puesta en servicio (gpt) 3. Central: Se conserva el pagaré durante un año luego de su trámite en esta etapa de archivo debido a su nivel de consulta y como apoyo a la gestión en cuanto a nuevas solicitudes de financiación por parte de un mismo cliente. 4. Inactivo: Luego de terminada la vigencia del pagaré se da un plazo precaucional de dos años para tener testimonio de la financiación hecha al cliente y en esta etapa, por medio de un acta, se relaciona uno a uno los pagarés a eliminar, posteriormente se hace una validación censal para evitar que se elimine algo que aún no ha cumplido el tiempo y por último se pasa el acta par ser firmada por los funcionarios responsables. El proceso de eliminación del físico es realizado por una empresa diferente a los outsorcing de archivos central e inactivo para garantizar transparencia en el proceso.
  • 23. VALORACIÓN DOCUMENTAL  En cuanto a la valoración documental en esta empresa se tiene estipulado por política interna que solamente los pagares sin valor son eliminados, la demás documentación, en especial si se trata de clientes no tiene un tiempo determinado de conservación.
  • 24. Acta de eliminación y formato de valoración documental
  • 25. Etapas de archivo
  • 26. ARCHIVO GOBERNACIÒN DEL VALLE DEL CAUCA CRA 6 CALLE 9-10 SEMISÒTANO CALI- VALLE contacto: JOSÈ EÌDER MOLINA TELÈFONO: (2) 6200000 EXT 2155 – 2156 EMAIL: jemolina@valledelcauca.gov.co
  • 27. PREGUNTAS GENERALES ¿Cuanto hace que funciona el archivo?  El archivo central de la Gobernación del valle del Cauca, funciona desde el año 1986 Dentro de la entidad, ¿cuál es la función del archivo?  La función del archivo dentro de la entidad es custodiar la información y servir de soporte para responder a cualquier solicitud de la comunidad y de los organismos de control ¿Cuál es la ubicación física del archivo dentro de la entidad?  La ubicación del archivo central está en el semisótano del edificio san francisco de la ciudad de Cali.
  • 28. Preguntas ¿A qué le llaman fondo documental?  Son todos los documentos producidos por la gobernación del valle del cauca ¿Cómo organizan la información de la entidad en el archivo?  Para la organización de la información en el archivo hay un espacio para cada sección y subsección ¿Cuáles son los expedientes o unidades documentales?  Los expedientes son carpetas que contienen una misma serie documental.
  • 29. Preguntas ¿A qué le llaman series documentales? ¿Qué series identifican?  Las series documentales son documentos de tipo homogéneo.  Ejemplo: contratos, decretos, resoluciones, actas, informes. ¿Cómo se almacena la información en el archivo?  La información se almacena por secciones y subsecciones y se le da una signatura topográfica. (Número del estante, numero de bandeja o entrepaño, numero de caja y numero de carpeta) ¿Qué medidas de control se tienen en cuenta para garantizar la seguridad e integridad de la información?  Se tienen medidas preventivas como: iluminación, temperatura según el acuerdo 048-049 de AGN, fumigaciones y limpieza para prevenir microorganismos y bacterias
  • 30. GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO PUBLICO GOBERNACIÒN VALLE DEL CAUCA  Este archivo es una entidad publica que funciona en el semisótano de la Gobernación del valle del Cauca. archivo que cumple con las directrices establecidas por el Archivo general de la Nación mediante decretos y normas vigentes.  La entidad esta dividida en tres etapas de archivo de gestión, central e histórico en cada uno de ellos se tiene en cuenta el área generadora de la documentación; dependiendo el contenido y el tipo de documento se organiza numérica o cronológicamente siempre respetando el principio de orden original.
  • 31. VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE ARCHIVO PÙBLICO VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS •Contratos (tienen un valor legal) •Decretos (valor histórico y cultural) •Ordenes de pago ( con valor fiscal) •Resoluciones (valor histórico) •Comunicaciones oficiales (valor administrativo y legal) •Ordenanza (valor histórico y cultural) •Programa de salud ocupacional •Actas (valor histórico)
  • 32. SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL DE ARCHIVO PÙBLICO Serie: Historia Contratos Informes Subserie: Historia laboral Contratos de obra Informes de gestión Tipo documental: Hoja de vida, resolución de vacaciones Acta de inicio de la obra Registro de participante s de una reunión.
  • 33. DOCUMENTOS ELIMINADOS EN OFICINAS DE ARCHIVO PÙBLICO  Los documentos que se deben eliminar en las oficinas, es decir no son archivados.  Son los documentos de apoyo los cuales no produce la entidad en este caso la Gobernación del Valle del Cauca. Solamente se necesitan para tomar decisiones y después no se utilizan. • Ejemplo: Leyes o decretos que no produce la gobernación, solo se utilizan de apoyo para la toma de decisiones.
  • 34. FOLIACIÒN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO PÙBLICO  La foliación de los documentos oficiales se lleva a cabo de la siguiente forma: 1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Foliación a lápiz en el extremo superior derecho del documento La foliación es numérica ascendente y consecutiva En caso de involucrar un documento cuyo legajo ya esta se traza una línea sobre el numero a corregir y luego en la parte de abajo se escribe el nuevo numero, es decir , no se puede borrar.
  • 35. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMETOS DENTRO DE LAS CARPETAS EN ARCHIVO PÙBLICO  Según el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación: Los documentos se deben organizar así: se coloca el documento más antiguo arriba y el documento más reciente abajo, además el gacho se debe colocar hacia abajo y siempre la carpeta se alimenta por abajo respectando el principio de orden original del documento.
  • 36. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMETOS DENTRO DE LAS CARPETAS EN ARCHIVO PÙBLICO
  • 37. DATOS DE LAS ETIQUETAS Y CARPETAS DE ARCHIVO PÙBLICO DATOS DE LAS CAJAS Para las cajas los datos deben ser iguales a los estipulados en la carpetas . • Numero ISD • Serie • Subserie • Código • Fechas extremas del primer y último documento • Cantidad de folios • contenido Parte superior de la carpeta • Sección • Subsección • Área Parte inferior de la carpeta • Número de la carpeta • Serie • Subserie • Código • Fechas extremas del primer y último documento. • Folio – cantidad de folios • Contenido
  • 38. DATOS DE LAS ETIQUETAS Y CARPETAS DE ARCHIVO PÙBLICO
  • 39. DATOS DE CARPETAS DEL ARCHIVO DE LA GOBERNACIÒN VALLE DEL CAUCA
  • 40. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO PÙBLICO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL POR EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÒRICOARCHIVO DE GESTIÒN VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS • Producción documental • Organización del archivo de gestión • Consulta de documentos en el archivo de gestión • Trasferencias primarias ( de acuerdo a los tiempos de a tabla de retención documental) • Recepción de trasferencias primarias • Organización del archivo central • Consulta de prestamos de documentos en el archivo central • Trasferencias secundarias • Recepción de las transferencias secundarias • Organización del archivo histórico • Consulta y préstamo en el archivo histórico
  • 41. PROCESO DE UN DOCUMENTO DESDE SU ORIGEN HASTA ETAPA FINAL- CONSRVACIÒN O ELIMINACIÒN Documento: Comunicación oficial o oficio interno  Se produce el documento de acuerdo a los formatos establecidos por el sistema de calidad.  Radicación del documento en el sistema SADE (sistema de administración documental) al cual se le asigna un código para su registro en el sistema.
  • 42. PROCESO DE UN DOCUMENTO DESDE SU ORIGEN HASTA ETAPA FINAL- CONSRVACIÒN O ELIMINACIÒN  Se le da tramite al documento ( enviado al destinatario)  El destinatario lo recibe y le da respuesta si lo amerita.  La persona que lo recibe le da el tramite correspondiente, lo archiva en la carpeta de la serie correspondiente según el tiempo establecido en la TRD  Cumplido el tiempo en el archivo de gestión se elimina si lo estipula la TRD o por el contrario se hace trasferencia al archivo central dependiendo lo que dice la TRD.
  • 43. TABLA DE RETENCIÒN DOCUMENTAL (T R D)
  • 44. VALORACIÒN DOCUMENTAL DE ARRCHIVO PÙBLICO  En el archivo de la Gobernación del Valle del Cauca los valores primarios y secundarios de los documentos están dados según la Tabla de Retención Documental (TRD) y la tabla de valoración documental. Establecidas según los lineamientos del Archivo General de la Nación. DOCUMENTOS SECUNDARIOS • decretos • Resoluciones • ordenanza DOCUMENTOS PRIMARIOS • Contratos • Ordenes de pago • Comunicaciones oficiales
  • 45. T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012 o ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. o PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
  • 46. T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012 o ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. o ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: o a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; 
  • 47. T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012  b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.  c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.  ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 39 de 2002
  • 48. T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012  ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.  ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
  • 49. IMPORTANCIA DE LA NORMA( DECRETO 2609 DE 2012) PARA EL PAÌS  El establecimiento del decreto esta enfocado en la aplicación de la norma a cualquier tipo de información analógica o digital recibida o generada por las organizaciones gubernamentales.  Aspecto que es importante para el país por que permite la eficiencia y transparencia en los procesos que se llevan al interior de las instituciones, permite que las instituciones públicas sean responsables con la documentación y con el acceso a ella. De igual manera el trabajo en conjunto con las TIC favorece la gestión de los documentos no importa si son físicos o electrónicos y por ultimo logra que todas las instituciones gubernamentales tengan una reglamentación clara.
  • 50. CAMBIOS EN LOS PROCESOS DE LA GESTIÒN DOCUMENTALCON LA NUEVA NORMA (DECRETO 2609 DE 2012) o Artículo 9°. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo o Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado".
  • 51. CUADRO COMPARATIVOENTRE LOS PROCESOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL ANTES DE LA NORMA DESPUÈS DE LA NORMA Nueva Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de normas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. Producción Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados Recepción Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, Trámite la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos organización Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos
  • 52. CUADRO COMPARATIVO ENTRE LOS PROCESOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL ANTES DE LA NORMA DESPUÈS DE LA NORMA Consulta Descartada Conservación Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Disponibilidad Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. Nueva Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de os documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
  • 53. CUMPLIMIENTO Y ASPECTOS IMPORTANTES DEL NUEVO DECRETO PARA ELARCHIVO DE LA GOBERNACIÒN DELVALLE DEL CAUCA • Según el decreto 2609 de 2012, es deber de los archivos públicos adoptar un programa de gestión documental en todas las entidades. Por lo tanto el archivo visitado de la gobernación del Valle del cauca hizo un programa de gestión documental para los documentos físicos y electrónicos. • Aspectos importantes para el archivo de la gobernación es dar cumplimiento a lo establecido por el decreto, es decir, empezar hacer un programa de gestión documental y la gestión de los documentos electrónicos de archivo.
  • 54. ACUERDOS 003, 004, 005 DEL 15 DE MARZO DE 2013  Acuerdo 003 2013  Este acuerdo menciona que debe haber un comité interno responsable de la evaluación de las tablas de retención documental.  Hacer los ajustes necesarios para su implementación.  El encargado debe contar con los conocimientos especializados necesarios para determinar el tiempo de los documentos de acuerdo a su valor primario o secundario.
  • 55. ACUERDOS 003, 004, 005 DEL 15 DE MARZO DE 2013  Acuerdo 004 2013  Se hace la modificación de los procedimientos para la elaboración, presentación, evaluación y aprobación e implementación de la TRD y las TVD.  Deben ser elaboradas por profesionales.  Deben ir en coherencia con la estructura orgánica de la institución.
  • 56. ACUERDOS 003, 004, 005 DEL 15 DE MARZO DE 2013  Acuerdo 005 2013  La información relevante en las entidades se debe conservar y, preservar de manera organizada.  Los ciudadanos deben poder acceder a la información.  Las instituciones deben conservar archivo históricos institucionales.  La información debe estar conectada en la WEB para acceso de la población.
  • 57. ETAPAS DEL ARCHIVO PÙBLICO DE LA GOBERNACIÒN VALLE DEL CAUCA ARCHIVO DE GESTIÒN-OFICINAS ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÒRICO
  • 58. BIBLIOGRAFÌA  Gonzalez, J. A. (s.f.). Decreto 2609 de 2012. Recuperado el 12 de Mayo de 2014, de http://preservandoparaelfuturo.org/memorias/decreto2609.pdf  Imagen de Archivo. (s.f.). Recuperado el 2014 de Mayo de 10, de Imagen de Archivo: http://1.bp.blogspot.com/- ab2p2zhaXc4/TxzT6l21_nI/AAAAAAAAAC8/Oe8hjJjViJc/s320/archivo.gif • Iberedoc.(2013). Noticias en linea .Recuperado:http://www.iberodoc.com/AdaptingNews/usuario/muestranoticia.asp? IdCategoria=1&IdNoticia=94 • Régimen legal de Bogotá. D.C.(2000) Diario Oficial 44084.Bogotà.D.C. Recuperado: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275 • Republica de Colombia.(2012).Ministerio de cultura. Decreto 2609.Recuperado: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf