Estudo de caso 3 con

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Estudo de caso 3 con

  1. 1. 3Con Controle de documentos
  2. 2. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões Cenário atual – As Is  Os projetos exigem documentos críticos para aprovação de propostas  Certificações, Atestados CP e Certidões  Controle e gestão rudimentares  Certificados e Certidões  Atestados CP apenas por demanda  Dificuldade para encontrar os documentos  Perda de RFPs
  3. 3. Células de Negócios Processo de Solicitação/Controle de Documentos – As Is Recebe Solicitação Inicio Recebe Documentos 2 4 Qual Documento? Relacionamento Recebe Solicitação 2 Certidão Enviar cópia autenticada, Arquivar, Agendar Renovação Possui Sim 1 Agente Externo FIM 3 Certificação Não 3 Possui Sim Não 4 Possui Não Sim 1 Solicita ao Órgão, Cliente, Fornecedor Emissão do Documento Atestado 1 1 1 Retorna para Relacionamentos 3
  4. 4. Atividades – Cenário Atual ‐ As Is    Processo Certidão  1. Receber solicitação das áreas de negócios  2. A 3Con possui a Certidão ?  1. Sim : Devolve a solicitação para área de negocio   a. Não: Solicitar ao Orgão Emissor  b. Devolve a solicitação para área de negocio   Processo Certificações  2. Receber solicitação das áreas de negocio  3. Verificar quais profissionais possuem o Certificado solicitado  4. Devolve a solicitação para área de negocio   Processo Atestado  1. Receber solicitação das áreas de negócios  2. A 3Con possui o Atestado ?  a. Sim : Devolver para a área de negocio  b. Não: Solicitar o Atestado ao Cliente (Caso a 3Con tenha desenvolvido projetos com o know‐ how solicitado)  i. Envia o atestado para área de negocio   Processo de Renovação dos Documentos  1. Criar agendamento no Outlook para o dia do vencimento da Certidão  2. No dia seguinte, solicitar renovação ao Orgão Emissor (1 dia útil após o vencimento)  3. Arquivar     
  5. 5. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões Objetivo     Gerar controle preciso dos documentos Garantir renovações Formato adequado Acesso rápido e amplo para as áreas de negócios pertinentes
  6. 6. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões Cenário proposto – To Be  Digitalização integral os documentos  Acervo digital  Documentos tageados (organização)  Definição de keywords  Certificação digital  Segurança e credibilidade  Interfaces de consulta  Agilidade e rapidez  Controle preciso  Projetos, Profissionais e documentos
  7. 7. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões Cenário proposto – To Be  Controle diferenciado para cada tipo de documento  Planejamento adequado das renovações de acordo com os prazos  Renovação periódica dos documentos sem prazo de validade
  8. 8. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões Cenário proposto – To Be  Interface de consulta - Controle macro  Nome do Projeto  Certificações exigidas  Produtos utilizados  Status: “Em proposta” ou “Em Execução”     Cliente Área(s) de negócio(s) envolvida(s) Colaboradores/Certificações Prazos – início e fim
  9. 9. Processo Consulta – To Be Consulta Documento Início Documento encontrado? Não Solicita documento Relacionamento Células de Negócios Phase Qual Documento? Recursos Humanos 2 1 Certificação Atestado 1 Agentes Externos Certidão 2 1 Contratação de colaborador certificado Órgão Emissor, Cliente Vai para o Processo Digitalização/Indexação Sim Obtém documento Fim
  10. 10. Processo Digitalização/Indexação – To Be Relacionamento Phase Início Digitaliza Documento Armazena Documento conforme regra por tipo de documento Tipo de documento? Certidão Certificação Atestado 1 1 Alimenta dados conforme regra por tipo de documento (Tags, Nomes etc) Fim 1 1 Processo Controle Renovação/Consulta Renovação (Certificados e Certificações) – To Be Relacionamento Phase Início Alerta de renovação Consulta renovações por período Planejamento/Agendamento Preventivo das renovações por período Fim Execução da renovação Execução das renovações
  11. 11. Atividades – Cenário Proposto – To Be    Processo Consulta  Certidões  1. Consultar certidão.  2. A empresa possui a certidão?  a. Sim: Obtém o documento  b. Não: Solicita para o Relacionamento    Certificações  1. Consultar certificação.  2. A empresa possui a certificação?  a. Sim: Obtém o documento  b. Não: Solicita Profissional para o RH    Atestado CP  1. Consultar atestado.  2. A empresa possui o atestado?  a. Sim: Obtém o documento  b. Não: Solicita para o cliente    Processo de Digitalização/Indexação (Certidões, Atestados CP e Certificações)  1. Digitalizar documentos  2. Armazenar (conforme definição/tipo de documento– nomenclatura e local na rede ou DB)  3. Tratar documentos (aplicação de tags específicas: nome do colaborador/Certificado/Certidão, data  de renovação, implementação do certificado digital etc)    Processo Controle Renovação/Consulta Renovação (Certificados e Certidões)  1. O sistema envia email automático para o Relacionamento:  a. Certidões: antecedência de um dia e na data da renovação  2. Tela de consulta por intervalo de data para visualizar os documentos que precisarão de atenção.   
  12. 12. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões Pontos de Controle - PDCA  Planejamento  Meta: Controle de documentos  Definir forma de armazenamento e políticas de acesso  Definir digitalização e arquivamento  Métodos de nomenclatura/tageamento  Campos do banco de dados  Lógicas de consulta  Logs de consulta
  13. 13. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões Pontos de Controle - PDCA  Execução  Demandas  Scanner e Licenças  Seleção de pessoal  Treinamento  Coleta dos documentos  Digitalização/Arquivamento  Atribuição dos parâmetros definidos: nomenclatura e keywords  Implementação da interface de consulta e obtenção dos documentos
  14. 14. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões Pontos de Controle - PDCA  Análise e checagem dos resultados  Atuação corretiva
  15. 15. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões Obrigado!  FIAP - 2ADT       Alexander Albuquerque Anderson Lopes Felipe Pantaleo Humberto Braga Marcos Vinícius Thiago Matos  Professor Roberto Marins
  16. 16. Processo Proposto – To Be    Fatores críticos de sucesso  Controle preciso dos documentos importantes, eliminar trabalho desnecessário (verificação de renovações sem necessidade),  agilidade para obter ou encontrar documentos, consultar rapidamente as certificações de cada colaborador.     Propostas de Implantação de Processos  É sugerida a digitalização total, através da combinação dos meios tecnológicos pertinentes, como banco de dados, desenvolvimento  de sistema com interface para controle, consulta e alertas automáticos.    1. Certidões Negativas de Débito   Controle de renovação apenas nas datas necessárias com avisos automáticos prévios   Digitalização em PDF   Implementação de Certificação Digital (opcional)   Manter os PDFs tageados (por cadastramento em DB ou meta tags internas) em repositórios   Implementar interface de consulta (Acrobat ou Desenvolver App)    2. Certificação X Colaboradores   Durante a etapa de contratação:   Captar informações sobre Certificações ‐ Título da Certificação e data de expiração (se houver)   Solicitar copia digitalizada em PDF e anexar ao prontuário do colaborador, ou cópia física e digitalizar em  pequeno scanner de produção Canon ou Fujitsu (exige licença Adobe Acrobat)   Notificar sobre o subsídio para a certificação   Rotina automática de reforço da notificação do subsídio para a certificação/recertificação   Criar controle de Data de Expiração (se houver)   Notificar colaborador sobre o subsídio da re‐certificação (se houver)   Incentivar os colaboradores a obter as certificações mais desejadas (política de premiação)   Manutenção do registro de certificações: Questionar periodicamente sobre novas certificações eventualmente  obtidas pelos colaboradores (enviar email e solicitar responder questionário de atualização via website)   Estimular o colaborador a  capacitação técnica e como recompensa premiar os mais capacitados com base em  alguns critérios previamente definidos   Desenvolver um plano de capacitação técnica, como forma de incentivar os colaboradores ao desenvolvimento  continuo.   Cursos, Treinamentos, Workshops   Simulados    3. Atestado de Capacidade Técnica   Padronizar a solicitação do documento nas propostas de todos os novos projetos (no término do Projeto)    4. Certidões X Certificações X Colaboradores X Atestados   Armazenar em DB todos os documentos por projeto, com status de “proposta” ou “em execução”. Nos campos:  i. nome do projeto  ii. cliente  iii. área(s) de atuação do cliente  iv. área(s) de negócio(s) realizadora  v. colaboradores envolvidos (possibilidade de realocação e substituição)  vi. certificações exigidas  vii. produto(s) utilizado(s) por projeto, possibilitando a busca futura por qualquer dos filtros de forma  individual ou cruzada  viii. prazos de início e fim  ix. provável data da liberação dos colaboradores para outros projetos, de acordo com os deadlines dos  projetos em andamento   Disponibilizar aos líderes de projeto pleno acesso aos dados passíveis de consulta (a exemplo dos campos acima  sugeridos) possibilitando a consulta filtrada e/ou cruzada por qualquer dos campos     Tecnologias sugeridas:  Adobe Acrobat Standard/Professional  Microsoft .Net, Java, Ajax etc  Microsoft SQL Free 

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