ENTRETIEN ANNUEL D EVALUATION

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ENTRETIEN ANNUEL D EVALUATION

  1. 1. SEQUENCE 1 L’entretien annuel d’évaluation par Marcel NIZON consultant formateur SOMMAIREPrésentationEn préalableObjectifsPréparationOrganisationDéroulementMarcel Nizon consultantTel 06 09 36 49 24Marcel.nizon@gmail.fr
  2. 2. L’EAE un dispositif motivant ?Loutil échoue pour éclairer/guider les décisions de GRH en matièredévolution professionnelle ou de gestion des compétences (et pourtant SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 2les attentes/espoirs sont très forts sur ce dernier point) M2DD
  3. 3. L’entretien de recadrage : - L’excès d’autorité du manager pouvant conduire à la confrontation ou au passage à l’acte. - L’excès d’accommodement conduisant à la négation du pouvoir hiérarchique, du cadre professionnel, des règles du jeu et de l’autorité hiérarchique deux indissociables : - Un objectif hiérarchique : réaffirmer votre pouvoir hiérarchique, dans un cadre contractuel, consistant à diriger, c’est à dire décider, le contenu et l’organisation du travail, les objectifs à poursuivre et les délais à respecter. - Un objectif relationnel : maintenir la relation d’autorité fondée sur la subordination du collaborateur. Votre collaborateur propose, vous décidez.Votre collaborateur agit, vous évaluez la qualité de son travail. Votre collaborateur s’affranchit des règles légales et contractuelles, vous le sanctionnez SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 3 M2DD
  4. 4. Definition DEFINITION MANAGEMENT: « Un processus qui consiste en un système de fonctions communication, planification, direction, formulation de stratégie, prise de décision, contrôle, motivation, innovation, recrutement, promotion... Management opérationnel interne Marcel Management stratégique externe Pascale SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 4 M2DD
  5. 5. ATTENTION Un entretien annuel ce n’est pas un entretien en vue d’une augmentation mais un moment de dialogue privilégié ! “mais si tu passes plus de temps avec ton équipe qu’avec ton chef, dis adieu à ta promotion personnelle…” disait Bertrand duperray. SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 5 M2DD
  6. 6. L’entretien annuel d’évaluation PRESENTATIONMoins de 20 % des PME < à 50 personnes procèdent a unentretien annuel d’évaluation.Il ne doit être ni une corvée, ni un sujet de crainte… Ilest impératif de se recentrer sur l’utilité, et l’essence decet entretien.C’est un service rendu à la fois à l’entreprise qui va suivreles efforts fournis par le salarié et aux salariés qui peuventainsi avoir un retour sur leur travail. L’entretien d’évaluation, c’est du temps d’expression. Ne pas se servir de l’entretien pour compenser d’un seul coup une relation insuffisante ou difficile dans l’année,
  7. 7. Les entretiens d’évaluationsLe problème que l’on rencontre souvent est que celui qui évalue pense souvent qu’il doit évaluer l’individu plutôt que ses résultats. Je critique une TACHE Je complimente une PERSONNE SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 7 M2DD
  8. 8. L EAE définit clairement ce que j’attends de mes collaborateursLentretien doit il avoir lieu dans la langue maternelle ? :Réponse non pas d’obligation sur ce sujet !bon nombre de personnes ont le niveau danglais pour travailler tous lesjours sur leur sujet (technologique, finance, RH etc ...) mais attentionnont pas le niveau pour soutenir une conversation très pointue, touteen nuance et en sous entendus hors de leur domaine de prédilection.  Exigence définition de fonction et lettre de mission  comment peut on prétendre avoir une évalutation, si pas dobjectif, et pas reçu dordre de mission !  Des indicateurs d ’auto- évaluation  dans la lettre de mission SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 8 M2DD
  9. 9. Pérenniser la démarche GPEC L’APPRECIATION DE LA PERFORMANCE (EAE)  Analyse des résultats  Analyse des compétences professionnelles  Prise en compte et évaluation des résultats obtenus, détection des potentiels  Détection des souhaits d’évolution et liens avec la gestion des carrières LE MANAGEMENT LA FORMATION  Détection des besoins Créer un dialogue et un climat  Élaboration d’un plan dede confiance DEMARCHE formation Donner du sens à la vie D’EVALUATION  Évaluation des actionsprofessionnelle suivies Favoriser l’initiative etl’autonomie LA COMMUNICATION INTERNE  Diffusion et remontée de l’information  Exploitation des entretiens annuels SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 9 M2DD
  10. 10. L’entretien annuel d’évaluationChaque salarié doit disposer :- d’un contrat de travail écrit CDD ou CDI, avec les horaires (modifiablepar l’employeur)- d’une lettre de mission annuelle d’une fiche de poste non personnalisée(identique a l’annonce de recrutement )-d’une définition de fonction mise à jour lors de l’entretien annuel (voirdoc en annexe ) avec les critères de mesures d’atteinte des objectifs.-- connaître les us et coutume--- Connaître le règlement intérieur---d’un PAOT * Plan d’action d’organisation et tachesCeci permet le diagnostic des ressources clés de lentreprise(valorisables, rares, difficiles à imiter ou à substituer) on élabore une listedes domaines d’expertise.Une grille des polyvalences ci-joint en annexe Excel.
  11. 11. Conditions préalables Définir ce qu’on souhaite évaluer Définir le type d’informations à collecter Définir les critères d’évaluation des performances et des compétences pour chaque fonction Communiquer sur les objectifs de l’entretien pour établir un cadre de référence commun entre dirigeant (évaluateur) et collaborateurs (évalués) SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 11 M2DD
  12. 12. L’entretien annuel d’évaluationOn est alors en mesure détablir la stratégie densemble delentreprise : les scénarios denvironnement sont analyséset les incertitudes majeure à venir identifiées.Lanalyse de lécart entre les compétences actuelles delentreprise et les compétences nécessaires futures pouratteindre les objectifs permet de décider de lévolution delidentité de lentreprise et du degré de diversification oude concentration à venir.
  13. 13. L’entretien annuel d’évaluation5 idées clés de l’entretien annuel :1 - L’entretien annuel est un moment privilégié d’échange entre le manager et le salarié pour faire le point en prenant du recul sur le travail de ce dernier. Il ne doit pas être un jugement sur la personne mais sur les taches, et une appréciation objective de son comportement, de ses compétences et de son potentiel d’évolution.2 - Réussir un entretien, savoir écouter (tel débranché) et parfois dire ce qui ne va pas sans détours, n’est pas toujours facile, c’est pour cela qu’il demande un minimum de préparation des 2 côtés. (grille de préparation).
  14. 14. L’entretien annuel d’évaluation3 - Un entretien ne doit pas rester lettre morte. Il doit être suivi dans les faits par des actions qui sont consignées dans le dossier d’évaluation ci joint pour aider le salarié à progresser ou pour reconnaître ses efforts : formation, DIF nouvelles missions, éventuellement nouvelle rémunération…4 - Un bon entretien annuel doit être le prolongement d’un dialogue continu tout au long de l’année entre le manager et son collaborateur.5 - L’entretien annuel est un outil de management qui doit permettre au manager et au collaborateur de trouver ensemble les moyens pour progresser dans l’année à venir
  15. 15. Pourquoi un EAE ? Si l’entretien est correctement mené, il doit donner une photographie fidèle et objective de votre situation professionnelle actuelle, mettre en valeur vos points damélioration et saccompagner dun plan de développement. Dans tous les cas, ce document (PPR pour Performance Plan Review Ex chez HP ) Il est un élément indissociable de tout projet dévolution SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 15 M2DD
  16. 16. L’entretien annuel d’évaluationMais un bon management passe d’abord par un dialogue quotidien Une poignée de main à chacun et un regard qui transmet l’énergie pour la journée
  17. 17. L’entretien annuel d’évaluation OBJECTIFSLes objectifs de l’entretien annuel :- objectifs de l’entreprise- objectifs du supérieur hiérarchique- objectifs du collaborateur
  18. 18. La réflexion préalable Quels sont nos objectifs généraux ? Positionnement sur les marchés Nature et évolution des missions Évolution de la clientèle Évolution du management Évolution des équipes et de l’encadrement Évolution technologique SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 18 M2DD
  19. 19. SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 19 M2DD
  20. 20. SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 20 M2DD
  21. 21. L’entretien annuel d’évaluationOn va définir les objectifs en cascade en partant des objectifs de l’entreprise en s’appuyant sur un questionnaire distribué 15 j avant.Les 4 phases de l’entretien :4. - phase de clarification de la définition de fonction et son évolution : partie activité5. - phase d’appréciation des résultats du travail et bilan des performances depuis le dernier entretien et fixation des nouveaux objectifs et plans d’actions6. - phase de définition des objectifs7. - phase d’expression des souhaits et des attentesAu cours et avant l’entretien le manager doit aider et conseiller le collaborateur aux problèmes soumis par celui-ci, c’est aussi un moment de valorisation fort.(Phase de préchauffage limbique )
  22. 22. L’entretien annuel d’évaluation La PREPARATION objectif rassurerInformer par écrit vos collaborateurs de la période au cours delaquelle vont se dérouler l’ensemble des entretiens annuels pourvotre unité. Cette note d’information rappellera les enjeux de cesentretiens pour tous et la nécessité pour les collaborateurs depréparer leur bilanFixer les dates des entretiens au moins deux semaines àl’avance, et ne les déplacez pas pour un motif objectivementlégitime rdv client).Accordez-vous du temps pour préparer les entretiens, vous aurezpris soin de rassembler tous les documents nécessaires pourprocéder à une évaluation des performances du collaborateur enn’omettant pas que celle-ci résultent en partie des résultats deson environnement professionnel (unité de travail, entreprise,contexte économique)
  23. 23. L’entretien annuel d’évaluation ORGANISATIONFaire en sorte de ne pas être dérangé doncpréparer l’équipe, avertir le standard pour filtrerles appels.Préparer un espace aménagé pour faciliter lecontact, soit dans le bureau du collaborateur, soitdans une salleneutre, type salle de réunion. soit cote a cotedans votre bureau.Privilégier une table de travail à un bureau.
  24. 24. L’entretien annuel d’évaluation DEROULEMENTCommencer l’ entretien :- accueillir, détendre l’atmosphère avec une phrase anodine- rappelez au début de l’entretien son but, ses phases, sa durée et assurez-vous de l’accord de votre collaborateur sur ce déroulement- adoptez une attitude d’écoute tout en veillant à l’articulation de chaque phase et à l’atteinte de ses objectifs- demandez au collaborateur de présenter son bilan écrit et sa grille de notation , ce qui vous permettra de compléter les informations que vous possédez, de recueillir son point de vue, avant d’exposer votre appréciation
  25. 25. LA BALANCE CONTRIBUTION/RETRIBUTION Chaque fois qu’il y a un décalage, une contradiction entre ce qu’il ressent et ce qu’il fait, il faut mesurer (théorie de vroom ) L’expectation, c’est la relation entre l’effort déployé et la performance accomplie L’instrumentalité: le rapport attente sur performance La valence, c’est la valeur attribuée par le collaborateur à un résultat attendu qui est rarement la même que la vôtre! SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 25 M2DD
  26. 26. L’entretien annuel d’évaluation- Laissez votre collaborateur, en cas de désaccord, donner son analyse factuelle sans jugement, demandez-lui des précisions afin de bien explorer la situation. L’entretien annuel présente l’occasion de réguler par le dialogue des difficultés récurrentes.- Réservez votre appréciation pour les résultats obtenus et la maîtrise de la fonction. Votre position d’évaluateur ne vous autorise pas pour autant le jugement sur tout. Dans les autres phases, donnez soit des informations, soit des conseils.- Prévoyez un temps de discussion pour la fixation des objectifs, des actions et dans le meilleur des cas un temps de négociation sur les conditions financières et matérielles nécessaires à leur réalisation.- Consacrez du temps à discuter du projet professionnel de votre collaborateur, même si vous souhaitez le conserver dans les mêmes fonctions ou que la situation ne vous permet pas d’appuyer ses demandes d’évolution. C’est votre turn-over qui en en jeu !
  27. 27. L’entretien annuel d’évaluationAttention ! C’est une discussion, pas un monologue!Il faut rester factuel sur les taches, ne pas porter dejugement de valeur sur la personneAnalyser les causes du problème dans une optiqued’amélioration des process ou des compétencesTrouver des remèdes et solutions avec le collaborateurPrévoir des moyens pour assurer et contrôler le résultatdes décisions prisesTraduire les nouveaux objectifs par un plan d’actionaccepté des deux parties
  28. 28. L’entretien annuel d’évaluationSynthèse : à l’issue de l’entretien le manager doit avoir une réponse à ces questions :- comment estimez-vous que votre collaborateur remplit ses fonctions ?- quels sont les points forts de l’intéressé ?- quels sont les points faibles de l’intéressé ?- que pense-t-il de son travail ?- quelles difficultés a-t-il rencontrées ?- quelles activités allez-vous lui confier ?- quelles formations allez-vous lui proposer ?
  29. 29. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? Enjeux et objectifs1. Valider la mission (lignes générales)2. Formaliser l’appréciation sur l’année( réalisé/objectifs)3. Valider le niveau de compétences / exigence duposte4. Définir des objectifs individuels de progression - objectifs spécifiques - formation5. Synthétiser les éléments d’appréciation ( note)
  30. 30. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? Intérêt de l’entretien d’évaluation pour le collaborateur1. Clarifier son rôle2. S’exprimer: organisation, poste, équipe,responsable, et soi-même3. Savoir ce que son responsable pense de lui4. S’exprimer: besoins, souhaits5. Préciser les objectifs6. Savoir comment il est perçu7. Mesurer ses performances, recevoir desconseils8. Recevoir des signes de reconnaissance,motivation
  31. 31. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? Vers le management participatif1. Clarifier les perceptions des rôles de chacun2. Mieux connaître le titulaire(aspirations,besoins,difficultés)3. Améliorer la gestion du potentiel humain, enconciliant les objectifs individuels et ceux del’entreprise4. Mobiliser l’encadrement: problèmeshumains,performance de l’entreprise5. Améliorer coopération personnel/encadrement6. Améliorer la contribution de chacun à la marche del’entreprise
  32. 32. L’entretien annuel d’évaluation: exercice Jeu de rôles1. Lister les attitudes, manières de faire,problématiques (brainstorming)2. Sélectionner un scénario illustrant cesproblématiques3. 2 à 6 volontaires le jouent ( 5 mn maxi) • caricature • humour bienvenu • voix off • chute • titre
  33. 33. L’entretien annuel d’évaluation: comment?  Préparation  Accueil  Mise en confiance  Structure de l’entretien
  34. 34. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Préparation: avant l’entretien Pour le responsable: - Planifier le RV avec l’intéressé 15 jours avant ( prévoir 1h ou 2) - Réserver un bureau ou une salle calme et conviviale - Expliquer le principe de l’entretien, remettre le support - Se préparer sérieusement: récapituler les actions, les faits, ce qui a +/- bien marché, penser aux possibilités de formation,d’évolution
  35. 35. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Préparation: avant l’entretien Pour le collaborateur - Lister les actions significatives de l’année - Noter objectivement les résultats atteints (factuel) - Déterminer les points forts et faibles, ce qui aide et ce qui gène - Réfléchir : actions de formation nécessaires, missions pour l’année à venir, souhaits personnels d’évolution - Préparer des suggestions
  36. 36. L’entretien annuel d’évaluation: comment? L’accueil- Réserver une durée suffisante ( au moins 45mn) et pouvoir la prolonger sans problème- Lieu neutre,éviter le bureau du manager- Positionnement égalitaire ( table ronde)- Ne pas être dérangé (téléphone, autre collaborateur, associé!)- Informer: objectifs, durée, place dans le management
  37. 37. L’entretien annuel d’évaluation: comment? La mise en confiance- Gérer des craintes: critique excessive, ou au contraire édulcorée, être catalogué, rater son entretien- Démarrer en douceur: pas tout de suite le plus impliquant, faciliter l’expression, la confiance, le dialogue- Rappeler, dès le début: objectifs, durée, phases, rôle du support, place de l’entretien dans la relation managériale
  38. 38. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Structure de l’entretien Points à aborder:- Définition de fonction, missions (lever les ambiguïtés)- Résultats de l’année écoulée- Objectifs de l’année à venir (moyens?)- Formation et souhaits professionnels (connaissances non utilisées,motivation..)
  39. 39. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter !  Autorité  Confusion  Lourdeur des procédures  Subjectivité  Complaisance
  40. 40. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! Autorité: Manifester sa supériorité Ne pas laisser de place au collaborateur Instituer une relation de force Piéger, dévaloriser, comparer avec d’autres
  41. 41. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! Confusion Evaluer la personne Vouloir changer la personnalité Confondre divergences de points de vue et conflits de personnes
  42. 42. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! Lourdeur des procédures Suivies à la lettre (garder de la spontanéité) Subjectivité: Fluctuation selon l’humeur Amplifier les faits récents Confondre opinions et faits
  43. 43. L’entretien annuel d’évaluation: comment ? Dérives à éviter ! Complaisance Déformer son appréciation pour faciliter les rapports avec l’intéressé Arranger les choses, faire plaisir Estomper les critiques ( pas de conflit) Promettre (augmentation, promotion..)
  44. 44. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Thème bilan 1. De quoi êtes vous particulièrement fier….? 2. Qu’est-ce qui vous plait….? 3. Enjeux, difficultés 4. Forces, faiblesses 5. Comment percevez vous le management chez nous ?
  45. 45. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Thème perspectives 1. Comment voyez vous votre avenir.. 1… 3 ans ? 2. Quels objectifs de progrès proposez vous…pourquoi ? 3. Quelles formations vous aideraient 4. Qu’attendez vous de moi
  46. 46. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Les feedbacks  Qualité des questions  Qualité de l’écoute  Neutralité  Reformulations  Empathie  Postures, regards
  47. 47. Les outils de l’interviewer Le questionnement 1. Q ouvertes, fermées, alternatives 2. Questionnement « jusqu’au vide » Ecoute active, reformulation Gestion des signes de reconnaissance Gestion des silences 1. Moments de silence 2. Questions suivi de 9 secondes
  48. 48. Les outils de l’interviewer Le questionnementQuestions fermées ?Réponses oui / non Questions ouvertes ? Développement, explication large ?
  49. 49. Les outils de l’interviewer Ecoute active et reformulationEcouter attentivementMots-clés Repérer les sentiments Empathie, compréhension Reformuler Mots-clés, sentimentsSEQ 2 LES EAE MARCEL 49NIZON IDRAC M2DD
  50. 50. En résumé…Deux grandes phases BILAN PERSPECTIVES Deux perceptions COLLABORATEUR MANAGER
  51. 51. En résumé…BILANAspects positifs de la période écouléeDifficultés rencontréesEnseignements à tirer
  52. 52. En résumé… PERSPECTIVESAnalyse de la situation actuelleDéfinition des nouveauxobjectifsClarifier les plans d’action
  53. 53. Messages Clés1. Message fort de reconnaissance (ou pas).2. Permet de passer des contrats clairs3. S’inscrit dans la perspective d’un management participatif4. Opportunité de mettre en place un système de gestion par objectifs5. Une opportunité d’aller vers plus de délégation.6. Invite à développer ses qualités d’écoute et d’empathie.
  54. 54. L’entretien annuel d’évaluationUn entretien se conclue sur une note optimiste et un ton franc & cordial
  55. 55. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Sous groupe observateur collaborateur employeur 20 mn de questions, 3 mn de feed back
  56. 56. L’entretien annuel d’évaluation ET MAINTEANT AU BOULOT ! Avec vos propres grilles Et votre kit de DHR *Pour plus d’infos http://www.journaldunet.com/management/ efficacite-personnelle/dossier/reussir-un-entretien-d- evaluation/entretien-d-evaluation-les-questions-que-vous-vous- posez.shtml DHR* direction humaine des ressources

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