Manual de compras qw

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  • 1. 1
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  • 4. DISPOSICIONES GENERALES1) El presente Manual de Compras es un instrumento normativo que contiene las disposiciones, lineamientos y procedimientos de observancia obligatoria aplicables a la Fase de Compra del modelo de cogestión para la atención del servicio alimentario a los usuarios del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma – en lo sucesivo Manual de Compras.2) El proceso de compra que se establece el presente documento se sujeta a la Octagésima Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 29951, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013, al Decreto Supremo N° 001-2013-MIDIS, que establece disposiciones para la transferencia de recursos financieros a los comités u organizaciones que se constituyan para proveer los bienes y servicios de Qali Warma y a la Resolución Ministerial Nº 016-2013-MIDIS que aprueba la Directiva Nº 001-2013-MIDIS, Procedimientos Generales para la Operatividad del Modelo de Cogestión para la atención del servicio alimentario de Qali Warma.3) Este proceso de compra no se encuentra sujeto a la normativa del Sistema de Contrataciones del Estado, regulada por el Decreto Legislativo N° 1017, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, sus modificatorias y normas complementarias. El Proceso de Compra no admite observaciones ni apelaciones.4) El proceso de compra tiene por objeto la adquisición de productos y raciones a cargo del Comité de Compra, de acuerdo los criterios técnicos establecidos en el presente Manual de Compras y cuenta con las siguientes etapas: (i) Convocatoria y Distribución de bases, (ii) Formulación y Absolución de consultas, (iii) Presentación de Propuestas, (iv) Evaluación y Selección de Propuestas y (v) Firma de Contrato.5) La duración del proceso de compra se sujeta a los plazos establecidos para cada etapa en el presente Manual de Compras. Las fechas en las que se desarrolla cada etapa del proceso son programadas por el Comité de Compra en el calendario integrado a las bases correspondientes. A modo ilustrativo, se presenta un cronograma de duración del proceso 4
  • 5. de compra, conforme a los plazos máximos de cada etapa establecidas en el presente Manual: CRONOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS DURACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA (EN DÍAS) ACTOS DEL PROCESO DE COMPRAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Convocatoria Distribución y Publicación de Bases Formulación de Consultas Absolución de Consultas y Modificación de Bases Presentación de Propuestas Evaluación y Selección de Propuestas Firma de Contrato6) Toda la información que presente el postor, en el marco del proceso de compra, tiene carácter de declaración jurada. De verificarse cualquier documentación o información falsa se descalifica la propuesta en cualquiera de las etapas del proceso, sin perjuicio de las acciones administrativas, civiles y penales que correspondan.DEL COMITÉ DE COMPRA7) El Comité de Compra, una vez reconocido por Qali Warma, tiene capacidad jurídica para la adquisición de productos y raciones. Fija su sede en la dirección que se establezca en las bases para cada proceso de compra.8) Los actos, deliberaciones y acuerdos que tome el Comité de Compra constan en actas. El quórum requerido para el desarrollo para sus sesiones es de al menos tres (3) integrantes. Los acuerdos se adoptan con el voto favorable de tres (3) de sus integrantes. Las decisiones del Comité de Compra son inapelables.9) El Comité de Compra está integrado por cinco (5) miembros. Cada uno de sus miembros cuenta con voz y voto para poder intervenir en las sesiones del Comité. Los miembros del Comité de Compra no pueden abstenerse de votar en las sesiones. En las sesiones participa un representante de Qali Warma con la finalidad de brindar asistencia técnica permanente al Comité.10) Los miembros del Comité de Compra son solidariamente responsables por las decisiones que adopten, según corresponda.11) Los miembros del Comité de Compra están prohibidos de: i. Mantener comunicación directa o indirecta con los postores durante las etapas del proceso de compra, salvo en aquellos casos señalados en el numeral 50) del presente Manual de Compras y, en presencia de todos los miembros del Comité de Compra. ii. Solicitar o aceptar dinero, especies, dádivas, beneficios, regalos, favores, promesas u otras ventajas directa o indirectamente de cualquier postor, sin importar el título bajo el cual se pretenda ser entregado, para sí, para sus parientes o para terceros. iii. Procurar beneficios o ventajas indebidas, para sí o para otros, mediante el uso de su cargo, autoridad, influencia u otros. iv. Hacer recomendaciones o expresar preferencias en favor de algún postor en el proceso de compras, que sean incompatibles con los criterios técnicos de evaluación o cualquier disposición establecida en el presente Manual de Compras. 5
  • 6. 12) Los miembros del Comité de Compra deben abstenerse de participar durante la etapa de evaluación, en los siguientes casos: I. Cuando personalmente, o mediante su cónyuge, conviviente, parientes consanguíneos en línea directa sin limitación de grado, colateral o por afinidad hasta el cuarto grado, sean socios, mantengan o hayan mantenido relación comercial con las personas jurídicas participantes, socios o directivos del proceso de compra. II. Cuando su cónyuge, conviviente, parientes consanguíneos en línea directa sin limitación de grado y colaterales o por afinidad hasta el cuarto grado, sea la persona natural participante en el proceso de compras. III. Cuando tengan o hayan tenido una relación laboral o prestado servicios profesionales en los últimos 12 meses con alguna persona natural o jurídica participante en el proceso de compra.13) El Comité de Compra sesiona de forma obligatoria para dar inicio al proceso de compra y aprobar la convocatoria, evaluar y seleccionar propuestas, revisar el estado y balance de los recursos transferidos por Qali Warma, entre otros aspectos que decida tratar el Comité de Compra, lo cual debe comunicarse a la Unidad Territorial de Qali Warma.14) Funciones de los Comités de Compra: a. Conducir el proceso de compra de productos y raciones de acuerdo con las recetas, programación, especificaciones y criterios técnicos definidos por Qali Warma. b. Seleccionar a los proveedores de los productos y raciones de acuerdo con los criterios establecidos en las Bases de los procesos de compra aprobadas por Qali Warma. c. Suscribir contrato con los proveedores seleccionados, de conformidad con lo establecido en las Bases correspondientes. d. Resolver contratos para la provisión de productos y raciones, en caso de incumplimiento o cumplimiento parcial, tardío o defectuoso, salvo que el incumplimiento se haya ocasionado por caso fortuito o fuerza mayor. e. Autorizar los pagos a los proveedores y rendir cuenta documentada de los recursos transferidos, de acuerdo con lo establecido en los procedimientos específicos de transferencia, desembolso y rendición de cuentas aprobados por Qali Warma. f. Implementar las acciones y recomendaciones que disponga Qali Warma, como resultado de la supervisión y asistencia técnica que realice.15) Funciones del Presidente del Comité de Compra: a. Registrar su firma para la apertura de la cuenta bancaria del Comité y administrar los recursos financieros transferidos por Qali Warma para la atención del servicio alimentario, conjuntamente con el tesorero, de acuerdo con las disposiciones establecidas por Qali Warma. b. Autorizar el pago de los proveedores, mediante transferencias a la cuenta del proveedor, de acuerdo con las disposiciones establecidas por Qali Warma. c. Conducir el proceso de compra para la adquisición de productos o raciones en el ámbito de cobertura del Comité. d. Coordinar el trabajo de los integrantes del Comité de Compra para realizar el seguimiento de contratos entre otros aspectos inherentes al desarrollo de la Fase de Compra. e. Ejercer la representación legal del Comité de Compra. 6
  • 7. f. Firmar el informe mensual de gastos y compras alimentarias y remitirlo a la Unidad Territorial de Qali Warma. g. Suscribir el convenio de colaboración con Qali Warma a nombre del Comité de Compra. h. Suscribir el contrato con los proveedores a nombre del Comité de Compra y remitir copia a la Unidad Territorial de Qali Warma. i. Convocar a los miembros del Comité de Compra, para realizar las sesiones que correspondan, para lo cual puede contar con el apoyo de Qali Warma. j. Comunicar al proveedor de la aplicación de penalidades, resolución de contrato u otros aspectos vinculados a la ejecución contractual.16) Funciones del Secretario del Comité de Compra: a. Llevar el registro de los acuerdos de las reuniones del Comité de Compra, elaborando las actas correspondientes. b. Asumir en forma interina el cargo del Presidente del Comité en caso de ausencia, impedimento o remoción de dicho integrante. c. Llevar el archivo documentario del Comité de Compra. d. Otras funciones establecidas por el Comité de Compra inherentes a la Fase de Compra.17) Funciones del Tesorero del Comité de Compra: a. Registrar su firma para la apertura de la cuenta bancaria del Comité de Compra y administrar los recursos financieros transferidos por Qali Warma para la atención del servicio alimentario, conjuntamente con el Presidente, de acuerdo con las disposiciones establecidas por Qali Warma. b. Programar las fechas de pago establecidas en los contratos suscritos con los proveedores. c. Solicitar la transferencia de recursos a Qali Warma en caso de aprobar las conformidades del proveedor respectivo. d. Realizar el balance de recursos transferidos por Qali Warma y rendir periódicamente, de acuerdo a lo establecido por éste último. e. Llevar todos los documentos financieros y contables de forma responsable y segura, de acuerdo a los formatos que apruebe Qali Warma; debidamente documentados con los respectivos comprobantes de pago y/o declaraciones juradas, según corresponda. f. Emitir el informe mensual de transferencias y remitirlo al Presidente del Comité. g. Otras funciones establecidas por el Comité de Compra inherentes a la Fase de Compra.18) Funciones de los vocales del Comité de Compra: a. Participar de las sesiones convocadas por el presidente y ejercer su derecho a voto. b. Asumir en forma interina las funciones y responsabilidades inherentes al cargo de secretario y/o tesorero en caso de ausencia de dichos integrantes del Comité de Compra, conforme al acuerdo adoptado por el Comité. c. Otras funciones establecidas por el Comité de Compra inherentes a la Fase de Compra.19) Son causales de remoción de los integrantes del Comité de Compra las siguientes: a. Apropiarse de los recursos transferidos o realizar actos que atenten contra el patrimonio de Qali Warma o la sede donde realizan sus sesiones. b. Por sentencia judicial condenatoria consentida, aplicada durante el ejercicio de su cargo. 7
  • 8. c. Promover actividades que vulneren la prestación del servicio alimentario a las instituciones educativas públicas del ámbito del Comité. d. Realizar adquisiciones de productos y raciones sin autorización documentada o suscribir documentos fraudulentos o sin autorización del Comité de Compra. e. Falsificar documentos o falsear información para ser designado o elegido integrante del Comité de Compra. f. Otras causales que su régimen laboral o condiciones contractuales de ser el caso, lo tipifiquen.20) La remoción puede ser adoptada mediante acuerdo del Comité de Compra o por decisión de Qali Warma, debidamente sustentados. En cualquiera de estos casos, la remoción y la nueva conformación se aprueba por resolución de la máxima autoridad administrativa de Qali Warma, sin perjuicio de las acciones administrativas, civiles y/o penales a que hubiera lugar.21) En caso que alguno de los miembros del Comité de Compra sea removido de su cargo, transitoriamente, debe ser reemplazado por uno de los integrantes que se encuentren en calidad de vocales según corresponda, hasta que se establezca la nueva conformación.REQUERIMIENTO Y BASES DEL PROCESO DE COMPRA22) Qali Warma establece los requerimientos y aprueba las bases estandarizadas del proceso de compra que contiene las reglas aplicables al proceso de compra específico, así como el requerimiento de alimentos a adquirir (tipos y cantidades), las especificaciones técnicas de los alimentos y de las raciones señaladas en fichas técnicas de alimentos y de producción de recetas, según corresponda. Las bases del proceso y sus anexos son de uso obligatorio por el Comité de Compra.23) La ubicación exacta del desarrollo del proceso de compra se señala expresamente en el aviso de convocatoria y las bases del proceso de compra.24) Las bases contienen los siguientes aspectos: a) la identificación del Comité de Compra convocante, b) Objeto de la convocatoria, c) Requisitos mínimos obligatorios que deben cumplir los proveedores, d) Fichas técnicas de producción de recetas por productos o raciones, e) Cobertura de atención del Comité de Compra, f) Calendario del proceso de compra de acuerdo a las etapas, g) Ítems para el proceso de compra, h) Obligaciones de los proveedores y penalidades, i) Causales de suspensión o cancelación del proceso, j) Criterios de evaluación y k) Modelo de contrato, entre otros anexos y formatos que correspondan.25) El valor del proceso de compra puede ser público o reservado, de acuerdo a los criterios técnicos establecidos por Qali Warma. Dicho valor es definido en las bases remitidas a cada Comité de Compra.26) Las actuaciones que desarrolle el Comité de Compra en el marco de sus obligaciones respecto al proceso de compra debe ser informada a las Unidades Territoriales de Qali Warma.DE LA CONVOCATORIA Y DISTRIBUCIÓN DE BASES27) El Comité de Compra aprueba el inicio del proceso de compra y la publicación del aviso de convocatoria en el portal web de Qali Warma (www.qaliwarma.gob.pe), en un plazo no 8
  • 9. mayor a (02) días calendarios contados a partir de recibido el requerimiento y las bases por parte de Qali Warma.28) La convocatoria es la invitación que realiza el Comité de Compra a los proveedores de productos y raciones para la atención del servicio alimentario y se realiza en un solo acto. Las bases, sus anexos y formatos son de acceso público a través del portal web de Qali Warma y son publicados el mismo día de la convocatoria.29) Qali Warma puede disponer la publicación del aviso de convocatoria en otros medios de comunicación y/o coordinar y promover la publicidad de dicho aviso mediante la colaboración de otras entidades públicas en los tres niveles de gobierno, sociedad civil y organismos no gubernamentales, entre otras.30) El aviso de convocatoria contiene como mínimo la siguiente información: i. Identificación del Comité de Compra y sede, ii. Nombre del proceso de compra, iii. Objeto de la compra, iv. Calendario del proceso de compra, v. Indicación del lugar, correo electrónico y horario de recepción de consultas a las bases y propuestas y otorgamiento del contrato y vi. Plazo de entrega de los bienes y/o raciones, según corresponda.DE LA FORMULACIÓN Y ABSOLUCIÓN DE LAS CONSULTAS31) Una vez publicado el aviso de convocatoria, los interesados pueden solicitar la aclaración sobre el contenido de las bases o de aspectos técnicos relacionados con el proceso de compra. La formulación de consultas se realiza desde la publicación de la convocatoria por tres (03) días calendarios, de acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma del proceso de compra.32) Las consultas se entregan en la dirección señalada en las bases que correspondan o se remiten al correo electrónico señalado en las bases del proceso para cada Comité de Compra.33) Qali Warma absuelve las consultas formuladas por los interesados, publicando las respectivas respuestas en su portal institucional. Asimismo, dicho documento quedará a disposición de los participantes en la misma oficina donde presentaron sus consultas o solicitudes de aclaración. El plazo máximo para la absolución de consultas es de tres (03) días calendarios posteriores al término del plazo para su formulación.34) De existir alguna modificación a las bases como resultado de las consultas formuladas, éstas son publicadas dentro del plazo establecido para su absolución.DE LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS35) La presentación de las propuestas se realiza a partir del día siguiente de culminada la etapa de formulación y absolución de consultas, durante cinco (05) días calendarios.36) Los interesados presentan en las oficinas fijadas en las bases, una propuesta técnica y una propuesta económica, conforme a la siguiente descripción: 9
  • 10. Señores: SOBRE N° 1 Comité de Compra N° ……………………………. Nombre/Razón social del postor: ………………………………………. PROPUESTA TÉCNICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS/RACIONES PARA LA ATENCION DEL SERVICIO ALIMENTARIO A USUARIOS DE QALI WARMA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PÚBLICA………………………… Folios: ……………….. Señores: SOBRE N° 2 Comité de Compra N° ……………………………. Nombre/Razón social del postor: ………………………………………. PROPUESTA ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS/RACIONES PARA LA ATENCION DEL SERVICIO ALIMENTARIO A USUARIOS DE QALI WARMA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PÚBLICA………………………… Folios: ………………..37) Es responsabilidad del postor que la documentación remitida en los sobres que contienen la propuesta técnica y económica se encuentren debidamente ordenadas y completas.38) Los documentos presentados deben estar en idioma castellano. El postor será responsable, en su integridad, de la veracidad de los documentos.39) Para postular al proceso de compra, cualquier postor debe cumplir los siguientes requisitos de forma obligatoria: a) Copia de DNI vigente en caso de persona natural, o de la partida registral o ficha electrónica emitida por los Registros Públicos, en caso de persona jurídica. b) Certificado de vigencia de poderes del representante legal con una antigüedad no mayor a tres meses, para el caso de persona jurídica. c) Copia del Comprobante de Información Registrada, en el que conste el número de Registro Único del Contribuyente (RUC). d) Declaración Jurada que acredite el cumplimiento de todas las especificaciones técnicas, detalles y condiciones de productos y raciones establecidos en las bases del proceso de compra. e) Declaración Jurada de no encontrarse sancionado por el Organismo Supervisor de las Contrataciones con el Estado (OSCE) para contratar con el Estado. f) Promesa de consorcio, de ser el caso, suscrita por todos sus integrantes o por su representante legal, donde se establecerán las obligaciones de los integrantes del consorcio, porcentaje de participación, su representante común, dirección y la información empresarial, tales como teléfono, dirección, entre otros. 10
  • 11. 40) En el caso de proveedores de productos perecibles, además debe cumplir con presentar copia de las certificaciones y especificaciones técnicas detalladas en sus respectivas fichas de producción que se anexan a las bases del proceso, para el caso de alimentos primarios. En el caso de la autorización sanitaria emitida por SENASA, sólo para la primera convocatoria del año 2013 se acepta copia de la constancia de inicio de trámite para productos primarios procesados.41) En el caso de proveedores de productos no perecibles, además debe cumplir con presentar los siguientes requisitos obligatorios: a) Copia del registro sanitario de los alimentos y bebidas industrializados (alimentos elaborados industrialmente), emitido por DIGESA y por SANIPES (en el caso de productos hidrobiológicos industrializados). b) Copia de la autorización sanitaria emitida por SENASA para alimentos primarios. Para la primera convocatoria del año 2013 se acepta copia de la constancia de trámite para productos primarios procesados.42) En el caso de proveedores de raciones, el postor debe cumplir con presentar los siguientes requisitos: a) Copia del carné sanitario vigente del personal que prepara los alimentos. b) Declaración Jurada que el personal manipulador de alimentos del postor se encuentra libre de TBC y Hepatitis A.43) La propuesta técnica debe contener el listado de cada ítem al que postula el proveedor. Los documentos sustentatorios son válidos para todos aquellos ítems a los que postule el postor.44) El Comité de Compra revisa que la propuesta técnica contenga todos y cada uno de los documentos de carácter obligatorio a través de los medios de verificación establecidos en las bases, caso contrario no se admite la propuesta.45) Dependiendo de la naturaleza de los productos o raciones a entregar, las bases pueden exigir que la propuesta técnica incluya documentación adicional específica, relativa a los criterios técnicos que se señalan a continuación: acreditación de sistemas de inocuidad de los alimentos y manipuladores, experiencia del postor, aspectos relativos al personal (cantidad, perfil, capacitación, entre otros), condiciones de los bienes muebles e inmuebles para la prestación del servicio, especificaciones técnicas de productos o servicios adicionales a las obligatorias, control o mitigación de riesgos de plagas, contaminación cruzada o similares, y mejoras relativas a los plazos de entrega, canales de distribución, entre otros.46) La propuesta económica debe señalar el costo total de la oferta por cada ítem al que se presente el postor, detallando el costo por productos que la conforman, así como, los impuestos, seguros, transporte, entre otros aspectos de acuerdo a lo establecido en las bases respectivas.47) El monto total de la propuesta económica y de los subtotales que lo componen, deben ser expresados en nuevos soles con dos decimales. El postor presenta una carta de compromiso de respeto a la propuesta económica por el período postulado, así como los documentos 11
  • 12. requeridos en caso de ser ganador del proceso. Los precios considerados en la propuesta económica se expresan en la moneda de nuevos soles.48) Concluido el plazo para la recepción de propuestas técnicas y económicas, las Unidades Territoriales de Qali Warma ponen a disposición del Comité de Compra dicha documentación para la evaluación correspondiente.EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS49) La evaluación de propuestas comprende la evaluación documental y la calificación de la propuesta, la cual se realiza asignando puntajes de acuerdo con los criterios establecidos por las bases del proceso de compra. El proceso de evaluación se realiza con la presencia de la mayoría de miembros del Comité de Compra. El plazo máximo de duración de la evaluación es de cinco (05) días calendario.50) El Comité de Compra revisa la información presentada por los postores en su forma y contenido, efectuando las verificaciones documentarias correspondientes, determinando quienes cumplieron con los requisitos establecidos. De encontrarse que un postor no cumplió con los requisitos se señala en un listado especificándose los requisitos que no se cumplieron para su publicación en el portal institucional de Qali Warma.51) El Comité de Compra, en coordinación y con la asistencia técnica de Qali Warma, puede realizar la verificación de las instalaciones, equipamiento, infraestructura y otros que el postor presente para la prestación del servicio alimentario en los casos en los que por la naturaleza de los productos y servicios así se requiera y, dentro de los plazos establecidos para la etapa de evaluación.52) La suma de los máximos puntajes que se asignen a la Evaluación Técnica es de 100 puntos y a la Evaluación Económica es de 100 puntos. La Evaluación Técnica puede considerar, además de la verificación del cumplimiento de requisitos obligatorios y de las especificaciones técnicas, los siguientes puntajes: N° Descripción Puntaj e Asociación o consorcio de pequeños productores que incluya a 1 productores del distrito, provincia o departamento en los que se 10 proveerá el servicio alimentario. Empresas consorciadas con pequeños productores del distrito, 2 provincia o departamento en los que se proveerá el servicio 7 alimentario. Empresas consorciadas con comedores populares, restaurantes locales o empresas locales de alimentación colectiva o similares 3 5 que cuenten con domicilio en el distrito, provincia o departamento donde se brinden los servicios.53) Dichos puntajes se otorgan mediante la presentación de copia del contrato de promesa de consorcio o partida registral según corresponda. En caso concurran varios supuestos se considera la propuesta de mayor puntaje, de modo excluyente. 12
  • 13. 54) El coeficiente técnico de ponderación es de 0.70 y el coeficiente económico de ponderación es de 0.30. El Comité de Compra aplica los coeficientes a los puntajes técnicos y económicos, según correspondan y el resultado de la ponderación es sumada, a fin de obtener el puntaje total.55) La determinación de los criterios de la evaluación económica se establece en las bases correspondientes a cada proceso o ítem, dependiendo si éstos cuentan con monto referencial o reservado.56) El Comité de Compra declara ganador del proceso de compra a la propuesta de mayor puntaje obtenido. El Comité de Compra tiene autonomía y criterio de decisión para la elección del proveedor, bajo la supervisión y asistencia técnica de Qali Warma.57) En el supuesto que dos (02) o más propuestas empaten, la selección del ganador se efectuará observando estrictamente el siguiente orden:  Con preferencia a favor de las modalidades de asociatividad o consorcio en el orden establecido en el artículo 52° precedente.  A favor del postor que haya obtenido el mejor puntaje económico, en el caso de provisión de productos; o el mejor puntaje técnico, tratándose de raciones.  A prorrata entre los postores ganadores, de acuerdo con el monto de sus propuestas, siempre que ellos manifiesten su voluntad de cumplir la parte correspondiente del contrato; o,  A través de sorteo en el mismo acto.58) El Comité de Compra declara desierto el proceso de compras en los siguientes casos: 1. Si no se presenta ningún postor. 2. Si ninguna oferta cumple con lo estipulado en los requisitos de la propuesta técnica.59) De declararse el ítem o el proceso desierto, el Comité de Compra, en coordinación con Qali Warma, según corresponda, podrá realizar las acciones en el siguiente orden: 1. Realizar una adjudicación directa a los postores que hayan resultado ganadores dentro del mismo proceso de compra en otros ítems, para lo cual se evaluará capacidad de atención y precio. 2. Realizar una adjudicación directa a los postores que hayan resultado ganadores dentro de los procesos de compra realizados por los Comités de Compra cercanos, para lo cual se evaluará capacidad de atención y precio. 3. Realizar una adjudicación directa: a) Para el caso de productos, considerando productos individuales a los postores que hayan resultado ganadores dentro del mismo proceso de compra en otros ítems 13
  • 14. como primera alternativa y, dentro de otros Comités de Compra, como segunda alternativa, para lo cual se evaluará capacidad de atención y precio. b) Para el caso de raciones, considerando la compra de canasta de productos perecibles y canasta de productos no perecibles, como primera alternativa y, de productos individuales, como segunda alternativa, para lo cual se evaluará capacidad de atención y precio. 4. Solicitar a una organización de la sociedad civil la realización de la compra de alimentos mediante adjudicación directa siguiendo los criterios técnicos establecidos por Qali Warma. 5. Solicitar a Qali Warma la realización de una transferencia de recursos a los Comités de Alimentación Escolar que reconozca para tal efecto. 6. Solicitar a Qali Warma que realice la compra de alimentos.60) Concluida esta etapa del proceso, el Comité de Compra debe firmar un acta de selección de proveedores y remitirla a Qali Warma para su publicación en el portal institucional, al día siguiente de concluida la etapa de evaluación y conforme al cronograma del proceso de compras establecido en las bases respectivas, dándose por enterado el ganador a través de la publicación en la web.FIRMA DEL CONTRATO61) Una vez seleccionados los ganadores, se procede a la firma del contrato que debe realizarse dentro de un plazo máximo de cinco (05) días calendarios posteriores a la publicación de resultados, de acuerdo a las condiciones establecidas por el Comité de Compra.62) El contrato será suscrito por el Presidente del Comité de Compra y por el proveedor, ya sea directamente por el representante legal o por medio de su apoderado debidamente facultado para ello, tratándose de persona natural y tratándose de persona jurídica a través de su representante legal.63) Cuando el postor ganador no se presente dentro del plazo otorgado para la firma del contrato o manifieste su decisión de no suscribirlo, el Comité de Compra, en coordinación con Qali Warma, podrá adjudicar a los siguientes proveedores en orden de mérito, estableciendo los criterios de selección establecidos por el artículo 59°, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.64) Los documentos para la suscripción del contrato, que deberá presentar como mínimo, el ganador son: a) Vigencia de poder y DNI del representante legal. b) Contrato de consorcio debidamente firmados por las partes, el cual debe mantener el porcentaje de participaciones y obligaciones que se consignó en la promesa. Debe designarse en dicho documento al representante o apoderado común. c) Cronograma de entrega de las raciones y/o productos, conforme a lo establecido en las bases respectivas. d) Certificaciones o Ensayos requeridos, de ser el caso. 14
  • 15. e) Garantía de Fiel Cumplimiento, de ser el caso.65) El contrato se perfecciona con la suscripción del documento que lo contiene. El contrato está conformado por el documento que lo contiene, la propuesta técnica y económica y los requerimientos consignados en las bases modificadas. En caso exista una contradicción y/o incongruencia entre los documentos previamente citados, las bases modificadas tienen prevalencia sobre los demás documentos.66) El contrato tiene vigencia desde el día siguiente de la suscripción del documento que lo contiene. El contrato rige hasta que el Comité de Compra otorgue la conformidad de la recepción de la prestación total a cargo del contratista y se efectúe el pago final. El contrato puede ser renovado por un período similar al original, de acuerdo a los criterios establecidos por Qali Warma.67) Como requisito indispensable para suscribir el contrato, el ganador debe entregar al Comité de Compra la garantía de fiel cumplimiento del mismo, por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original. La garantía debe tener una vigencia superior a los dos meses del plazo para la ejecución total del contrato. La citada garantía debe estar emitida a favor de Qali Warma, bajo responsabilidad de los proveedores que las emiten, las mismas que deberán estar dentro del ámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras de Fondos de pensiones o estar consideradas en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú. No puede presentarse cheques de gerencia como garantía. La garantía debe ser incondicional, solidaria, irrevocable y de realización automática y ser entregada al Comité de Compra, quien las remitirá a la Unidad Territorial correspondiente para su custodia.68) En caso los postores que participan sean MYPES, en lugar de presentar la garantía de fiel cumplimiento, podrán optar por el beneficio de la retención. En estos supuestos, el Comité de Compra retendrá previo a cada transferencia un porcentaje proporcional mensual hasta llegar al 10% del monto correspondiente a la garantía de fiel cumplimiento. Una vez culminada la prestación final, el Comité de Compra procederá con la devolución respectiva. Cabe señalar que para acceder a este beneficio todos los miembros que se asocien deben estar inscritas en el REMYPE.69) Qali Warma está facultada para ejecutar las garantías, a su simple requerimiento, cuando: a) El contratista no hubiere renovado la garantía antes de su fecha de vencimiento, en caso de renovación del contrato. Contra esta ejecución, el contratista no tiene derecho a interponer reclamo alguno. b) Cuando la resolución del contrato por causa imputable al contratista haya quedado consentida o cuando por laudo arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisión de resolver el contrato. El monto de las garantías corresponde íntegramente a Qali Warma, independientemente de la cuantificación del daño efectivamente irrogado. c) Cuando transcurridos tres (3) días de haber sido requerido por el Comité de Compra, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo establecido en el acta de 15
  • 16. conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista. Esta ejecución será solicitada por un monto equivalente al citado saldo a cargo del contratista.70) No se permite la subcontratación de la prestación ni la cesión de posición contractual.71) En caso el proveedor incurra en incumplimientos al contrato, se aplicarán las penalidades establecidas en las bases del proceso de compra, sin perjuicio de la facultad resolutoria del Comité de Compra, derivada de su incumplimiento.72) En el caso, que el contratista proceda dentro del plazo a la entrega de las raciones o productos no obstante, se constate que los productos no se encuentran bajo la calidad requerida, el contratista deberá reponerlos en el mismo acto. Sin perjuicio de la reposición, se impondrá una penalidad que ascenderá a 1/8 de la UIT, hasta por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse. Estas penalidades se calcularán de forma independiente a la penalidad por mora.73) En caso los productos y/o raciones hayan generado problemas de salud a los beneficiarios, se resolverá el contrato de manera inmediata, sin lugar a subsanación alguna, sin perjuicio de las denuncias penales y/o civiles que correspondan. En dicho supuesto, Qali Warma estará facultado para realizar la adjudicación, de conformidad con las reglas establecidas en el numeral 59) del presente Manual.74) En caso el contratista no cumpla con sus prestaciones, el Comité de Compra cursará carta notarial otorgando un plazo específico para el cumplimiento de las prestaciones, sin perjuicio de cobrar las penalidades diarias que se hayan generado. Si vencido el plazo el incumplimiento persiste, el Comité de Compra podrá resolver el contrato mediante comunicación notarial.75) En caso de suspensión del contrato o de las prestaciones por incumplimiento sin culpa de las partes, por casos de incumplimiento por caso fortuito o fuerza mayor, resolución contractual, o por razones de desabastecimiento, se aplican los supuestos señalados en el numeral 59) del presente Manual, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.76) En las bases se establecerá el lugar de entrega de los productos y/o raciones, los que estarán de acuerdo con el requerimiento institucional. El lugar de entrega implicará la dirección de todos los lugares donde el postor contratista debe entregar los productos y/o raciones. Asimismo, deberá indicarse las horas en las que deberán entregarlos.77) El Comité de Alimentación Escolar-CAE deberá cautelar que los productos y/o raciones entregadas por el postor se encuentren en un ambiente adecuado, limpio y libre de contaminación de cualquier tipo.78) El Comité de Alimentación Escolar será el encargado de otorgar la conformidad por la entrega de los productos y/o raciones. Estas conformidades son indispensables para que el Comité de Compra proceda con el pago respectivo.79) El Comité de Compra dispondrá el pago de la contraprestación, contando con las conformidades emitidas por el Comité de Alimentación Escolar y la autorización de Qali Warma. 16
  • 17. 80) Ante cualquier discrepancia contractual las partes podrán recurrir a una conciliación, ante un centro autorizado, según la regulación de la materia. El Presidente del Comité de Compra y el representante de Qali Warma están obligados a asistir a la conciliación, bajo responsabilidad. Si la controversia no se soluciona en conciliación, las partes tendrán el derecho de solicitar un arbitraje mediante escrito debidamente fundamentado, el cual será resulto por un árbitro único, que será designado por acuerdo de las partes, el cual será determinado al momento de la suscripción del contrato.81) Los aspectos no regulados por el presente Manual de Compras serán establecidos en las bases del proceso correspondiente así como en las normas complementarias que establezca Qali Warma para su regulación especial. Es de aplicación supletoria las normas del derecho privado. 17