Zeit- und Aufgabenmanagement im
Leben

CdE Pfingstakademie 2008


 Manuel Blechschmidt
Gliederung


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     ■ Motivation für diesen Vortrag
     ■ Harte Fakten
     ■ Prinzipien
        □ Pareto Prinzip (80-2...
Motivation für diesen Vortrag


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     ■ Warum sind Menschen nicht in der Lage pünktlich zu sein
     ■ Warum fühlen sic...
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     ■ Motivation für diesen Vortrag
     ■ Harte Fakten
     ■ Prinzipien
        □ Pareto Prinzip (80-2...
Harte Fakten


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     ■ Ein Tag hat 24 Stunden
     ■ Die Zukunft ist ungewiss
     ■ Das Budget ist beschränkt
     ■ R...
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     ■ Motivation für diesen Vortrag
     ■ Harte Fakten
     ■ Prinzipien
        □ Pareto Prinzip (80-2...
Pareto-Prinzip


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     ■ 20% des Aufwands erwirken 80% des Erfolgs


                      20% Zeit                     ...
Aufgabeneinteilung


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     ■ Jede Aufgabe hat zwei Eigenschaften
        □ Wichtigkeit
        □ Dringlichkeit
     ■ D...
Beispiel


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     ■ Es ist der 21.3.2008, Du bist in New York und arbeitest für ein
       Beratungsunternehmen. Du hast...
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      ■ Harte Fakten
      ■ Prinzipien
         □ Pareto Prinzip (80-20-Regel)
         □ Aufgabeneinte...
Wählen einer Lösung


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      ■ Für Probleme gibt es mehrere Lösungen
      ■ Diese unterscheiden sich durch:
         ...
Beispiel


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      ■ (26.3.2008) Deine Projektleiterin hat dich heute Abend um 21:00
        zum Abendessen eingeladen....
Fallback Position


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      ■ Murphey's Law: „Was schief gehen kann, geht schief“
      ■ Bei wichtigen Aufgabe sollte ...
Beispiel


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      ■ Bitte schlagt für folgende „Unfälle“ Fallback Positions vor
          □ Situation: (10.4.2008) Woh...
Delegieren


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      ■ Man kann nicht alle Aufgaben gleich effizient ausführen
         □ Es gibt immer Leute die besse...
Beispiel


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      ■ Wer könnte folgende Aufgaben am besten machen?
         □ (19.4.2008) Du hast aus deiner Beraterze...
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      ■ Motivation für diesen Vortrag
      ■ Harte Fakten
      ■ Prinzipien
         □ Pareto Prinzip ...
Planungsstrategien


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      ■ Schriftlichkeit
          □ Benutzung eines Kalenders
          □ Ständige Verfügbarkeit...
Gantt Charts


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      ■ Gantt Charts sind Diagramme, die Aufgaben in einer zeitlichen
        Abfolge und in Abhängigk...
Beispiel


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      ■ Projekt Umzug
      ■ Situation (23.7.2007) ~50 m² Wohnung mit kompletter
        Einrichtung. Auf...
Projektplan für Umzug


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Beispiel


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      ■ Wahl der zuverlässigsten Lösungen für die Probleme
         □ Freunde als Helfer (Chance des Erschei...
Fallback Positions


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      ■ Weitere freie Abende vorhanden, falls 2 Tage zu wenig sind
      ■ Weiteres Geld vorhand...
Projektablauf


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      ■ Morgens um 7:00 beginn Abschluß Folgetag 2:00
      ■ Zuerst Briefing und kleines Frühstück m...
Murphey's Law


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      ■ Welche Probleme sind aufgetreten?
         □ Budget überzogen, durch Kauf von teuren Arbeitsm...
Fazit


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      ■ Projektkosten: ~1000 €
      ■ Projektdauer: 1 Tag
      ■ Einsparung von einem kompletten Tag, durch...
Fragen


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              Fragen
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     Vielen Dank für eure Aufmerksamkeit

               Manuel Blechschmidt
               Freier IT Berater
       ...
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Zeit- und Aufgabenmanagement im Leben Pfingstakademie 2008

  1. 1. Zeit- und Aufgabenmanagement im Leben CdE Pfingstakademie 2008 Manuel Blechschmidt
  2. 2. Gliederung 2 ■ Motivation für diesen Vortrag ■ Harte Fakten ■ Prinzipien □ Pareto Prinzip (80-20-Regel) □ Aufgabeneinteilung ■ Lösungsstrategien □ Wählen einer Lösung □ Fallback Position □ Delegieren ■ Planungsstrategien □ Gantt Charts ■ Einsatz der verschiedenen Techniken im Projekt Umzug
  3. 3. Motivation für diesen Vortrag 3 ■ Warum sind Menschen nicht in der Lage pünktlich zu sein ■ Warum fühlen sich Menschen oft überfordert mit ihren Aufgaben ■ Warum hört man so oft: „Dafür habe ich keine Zeit“ ■ Generelles schwaches Projekt- und Zeitmanagement in der Industrie speziell Bau- und Softwareindustrie □ 72% der Softwareprojekte laufen aus dem Zeit- oder Kostenrahmen
  4. 4. Gliederung 4 ■ Motivation für diesen Vortrag ■ Harte Fakten ■ Prinzipien □ Pareto Prinzip (80-20-Regel) □ Aufgabeneinteilung ■ Lösungsstrategien □ Wählen einer Lösung □ Fallback Position □ Delegieren ■ Planungsstrategien □ Gantt Charts ■ Einsatz der verschiedenen Techniken im Projekt Umzug
  5. 5. Harte Fakten 5 ■ Ein Tag hat 24 Stunden ■ Die Zukunft ist ungewiss ■ Das Budget ist beschränkt ■ Ressourcen sind beschränkt ■ Reisegeschwindigkeit ist beschränkt ■ Menschen sind beschränkt
  6. 6. Gliederung 6 ■ Motivation für diesen Vortrag ■ Harte Fakten ■ Prinzipien □ Pareto Prinzip (80-20-Regel) □ Aufgabeneinteilung ■ Lösungsstrategien □ Wählen einer Lösung □ Fallback Position □ Delegieren ■ Planungsstrategien □ Gantt Charts ■ Einsatz der verschiedenen Techniken im Projekt Umzug
  7. 7. Pareto-Prinzip 7 ■ 20% des Aufwands erwirken 80% des Erfolgs 20% Zeit 80% Erfolg
  8. 8. Aufgabeneinteilung 8 ■ Jede Aufgabe hat zwei Eigenschaften □ Wichtigkeit □ Dringlichkeit ■ Daraus entstehen 22 = 4 Kategorien □ 1. unwichtige und nicht dringende Aufgaben □ 2. wichtige und nicht dringende Aufgaben □ 3. unwichtige und dringende Aufgaben □ 4. wichtige und dringende Aufgaben ■ Mit welche Aufgaben sollte man die meiste Zeit verbringen?
  9. 9. Beispiel 9 ■ Es ist der 21.3.2008, Du bist in New York und arbeitest für ein Beratungsunternehmen. Du hast folgende Aufgaben: □ 1. Brief an Oma und Opa schreiben □ 2. Flug für den 11.4. nach Deutschland buchen □ 3. Koffer für Kundenprojekt in Miami packen □ 4. Projektdokumentation für Kunden aus Dallas schreiben □ 5. Backup von Computerdaten machen □ 6. Emails lesen und bearbeiten □ 7. Wohnung in Deutschland suchen □ 8. Flug nach Miami am 23.3. buchen ■ Bitte schlagt eine Reihnfolge für die Punkte vor. □ Keine Angst, es gibt keine richtige und keine falsche Lösung
  10. 10. Gliederung 10 ■ Harte Fakten ■ Prinzipien □ Pareto Prinzip (80-20-Regel) □ Aufgabeneinteilung ■ Lösungsstrategien □ Wählen einer Lösung □ Fallback Position □ Delegieren ■ Planungsstrategien □ Gantt Charts ■ Einsatz der verschiedenen Techniken im Projekt Umzug
  11. 11. Wählen einer Lösung 11 ■ Für Probleme gibt es mehrere Lösungen ■ Diese unterscheiden sich durch: □ Zeiteinsatz □ Kosten □ Moralische oder rechtliche Vertretbarkeit □ Erfolgschancen ■ Bei der Lösungswahl sollten die Erfolgschancen die wichtigste Rolle spielen □ Man hat nichts von einer günstigen Lösungen, die nicht funktioniert
  12. 12. Beispiel 12 ■ (26.3.2008) Deine Projektleiterin hat dich heute Abend um 21:00 zum Abendessen eingeladen. Morgen bist Du mit einem Kollegen um 8:00 zum Frühstück verabredet. Deshalb willst du spätestens um 23:00 zu hause sein. ■ Wie kommst Du zum Abendessen und zurück? □ Du kannst mit deinem Mietwagen fahren. □ Du kannst deine Chefin fragen, ob Sie dich abholt. □ Du kannst mit den öffentlichen Verkehrsmitteln fahren.
  13. 13. Fallback Position 13 ■ Murphey's Law: „Was schief gehen kann, geht schief“ ■ Bei wichtigen Aufgabe sollte man immer eine alternative Lösung haben (Fallback Position) □ Wenn sich abzeichnet, dass der gewählt Lösungsweg nicht funktioniert, auf Fallback Position wechseln □ Fallback Position kann auch nur dazu genutzt werden um Zeit zu gewinnen □ Wenn Fallback Position auch nicht klappt, hilft nur noch beten
  14. 14. Beispiel 14 ■ Bitte schlagt für folgende „Unfälle“ Fallback Positions vor □ Situation: (10.4.2008) Wohnungssuche aus Amerika war erfolglos □ Situation: (11.4.2008) Du musst deinen Stundenzettel ausdrucken und unterschreiben lassen, das Netzwerk ist abgestürzt und die Netzwerkdrucker funktionieren nicht □ Situation: (16.4.2008) Du bist in Potsdam, übermorgen um 4:33 geht dein Zug von Berlin Hbf. nach Mannheim, plötzlich fällt dir auf, dass die S-Bahn von Potsdam um 4:00 noch nicht fährt und dein Auto ist für den 17.4. zum TÜV angemeldet und du bekommst es erst am 18.4. ab 8:00 zurück.
  15. 15. Delegieren 15 ■ Man kann nicht alle Aufgaben gleich effizient ausführen □ Es gibt immer Leute die besser sind ■ Aus dem Dilemma eine Tugend machen □ Die besseren Leute bitten Dir bei Deinen Problemen zu helfen □ Gegebenenfalls mit verschiedenen Dingen entlohnen – Liebe (Vielen Dank für Deine nette Hilfe am Samstag) – Deiner Zeit (Eine Hand wäscht die andere) – Geld ■ Fragen kostet nichts: „Ein nein hast Du schon, ein ja kannst Du bekommen“
  16. 16. Beispiel 16 ■ Wer könnte folgende Aufgaben am besten machen? □ (19.4.2008) Du hast aus deiner Beraterzeit 200 Quittungen, die unsortiert und ungebucht in einer Plastiktüte auf deinem Schreibtisch liegen □ (21.4.2008) Du hast seit einer Woche nicht mehr gewaschen und ein großer Wäscheberg ist entstanden. □ (22.4.2008) Du wohnst in einer WG, kommst aber momentan nicht zum Einkaufen oder hast einfach keine Lust.
  17. 17. Gliederung 17 ■ Motivation für diesen Vortrag ■ Harte Fakten ■ Prinzipien □ Pareto Prinzip (80-20-Regel) □ Aufgabeneinteilung ■ Lösungsstrategien □ Wählen einer Lösung □ Fallback Position □ Delegieren ■ Planungsstrategien □ Gantt Charts ■ Einsatz der verschiedenen Techniken im Projekt Umzug
  18. 18. Planungsstrategien 18 ■ Schriftlichkeit □ Benutzung eines Kalenders □ Ständige Verfügbarkeit des Kalenders (Handy) □ Synchronisation verschiedener Kalender z.B. Arbeit, Privat □ Kollisionen vermeiden ■ Formale Strategien und Vorgehensmodelle zur Planung von Projekten, wiederkehrenden Aufgaben und Events □ Gantt Charts □ Pert Charts □ Ereignisgsteuerte Prozessketten, BPMN
  19. 19. Gantt Charts 19 ■ Gantt Charts sind Diagramme, die Aufgaben in einer zeitlichen Abfolge und in Abhängigkeiten voneinander darstellen ungeachtet, ob wirklich Ressourcen zur Bewältigung zur Verfügung stehen ■ Mit ihnen kann man die Parallelität von Aufgaben abschätzen und die geschätzte Länge für ein Projekt annähern
  20. 20. Beispiel 20 ■ Projekt Umzug ■ Situation (23.7.2007) ~50 m² Wohnung mit kompletter Einrichtung. Aufgabe: Alles raus und in eine Garage in Berlin, danach komplett renovieren und 7 Tage später Wohnungsübergabe □ Planung mit einer Ganttchart zur Feststellung des Parallelitätsfaktors □ Ergebnis: 23 verschiedene Aufgaben, die gut parallelisiert ablaufen können, Meilenstein, bei Wohnung leer □ Budget: 600 € □ Zeitvorgabe 2 Tage
  21. 21. Projektplan für Umzug 21
  22. 22. Beispiel 22 ■ Wahl der zuverlässigsten Lösungen für die Probleme □ Freunde als Helfer (Chance des Erscheinens bei Zusage sehr hoch), Stiefvater als Helfer □ Miet-LKW von AVIS (Chance der Funktionstüchtigkeit und termingerechten Bereitstellung bei Zusage sehr hoch) □ Zusätzlich Anhänger von Stiefvater □ Stiefvater als Beschaffer von Arbeitsmateralien fürs Streichen ■ Deligieren □ 4 Freunde kamen zum Helfen, Entlohnung in Geld und ein McDonalds Mittag essen □ Stiefvater wurde durch meine Arbeitszeit und ein Dankeschön indirekt entlohnt
  23. 23. Fallback Positions 23 ■ Weitere freie Abende vorhanden, falls 2 Tage zu wenig sind ■ Weiteres Geld vorhanden, falls Budget überzogen wird ■ Arbeiten an einem Samstag, falls Materialengpässe eintreten ■ 3 Fahrzeuge (Sprinter, Passat und Motorrad) um flexibel mit Leuten umher fahren zu können
  24. 24. Projektablauf 24 ■ Morgens um 7:00 beginn Abschluß Folgetag 2:00 ■ Zuerst Briefing und kleines Frühstück mit allen Leuten um zu klären, wie der gewünschte Ablauf sein soll ■ Projekt lief anschließend wie gewünscht
  25. 25. Murphey's Law 25 ■ Welche Probleme sind aufgetreten? □ Budget überzogen, durch Kauf von teuren Arbeitsmaterial (300 € statt 100 €) und ordentlicher Bezahlung für Helfer ausweichen auf Fallback Position □ Es waren zu wenige Kartons da um alle Sachen einzupacken, ausweichen auf Fallback Position, kaufen von Kartons on-the- fly beim Baumarkt
  26. 26. Fazit 26 ■ Projektkosten: ~1000 € ■ Projektdauer: 1 Tag ■ Einsparung von einem kompletten Tag, durch effizientes und effektives Zeit- und Aufgabenmanagement
  27. 27. Fragen 27 Fragen
  28. 28. 28 Vielen Dank für eure Aufmerksamkeit Manuel Blechschmidt Freier IT Berater Mobil: +49 173 6322621 manuel.blechschmidt@gmx.de http://www.manuel-blechschmidt.de
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