Attività di audit standardizzate per
SAP® R/3™ con dab:exporter + ACLTM
dab: Daten – Analysen & Beratung GmbH
Estrazione di massa dei dati da SAP® R/3™
Procedure di controllo predefinite e standardizzate
implementate nelle applicazioni per l’audit di ACLTM

Agenda
• Profilo di dab:GmbH
• Panoramica del dab:exporter
– Installazione
– Vantaggi
– Requisiti di sistema
• Auditing integrato e standardizzato con dab:exporter e ACLTM
– dab:exporter vs. strumenti interni di scaricamento di SAP®
– Vantaggi eccezionali dell’uso del dab:exporter
• Concetti fondamentali di dab:exporter e dab:scripts
– Controllo basato sul rischio
– Supporto alle attività quotidiane
• Attività di audit standardizzate e predefinite
– Moduli / Pacchetti
– Esempi
• Processi di audit digitali supportati dagli strumenti di dab:GmbH
• Conclusioni

Profilo di dab:GmbH e definizioni
• dab: Daten – Analysen & Beratung GmbH
– Specialisti dell’estrazione dei dati da sistemi come SAP®, Navision, Oracle…
– Sviluppatori di script ACLTM e procedure di controllo riusabili e predefinite, per esempio per audit
in ambito SAP®
– Consulenti di uffici di Internal Audit e di società di revisione e contabilità
– Referenze: Bayer AG, LANXESS, PWC, KPMG, Siemens AG, DATEV, GLOBUS SB Warenhaus Holding
• ACLTM
– Strumento utilizzato per l’analisi dei dati
• dab:exporter
– Strumento basato su Windows per lo scaricamento delle tabelle da SAP® R/3™ : per qualsiasi
ammontare di record, nessun impatto sulle prestazioni; è richiesta semplicemente l’autorizzazione
in solo-lettura
– automatizzato – integrato - standardizzato
• dab: script
– 170 test di audit predefiniti per SAP® R/3™
– Procurement, Accounts Payable, Accounts Receivable, Sales & Distribution, KPI Analysis
– dab: scripts e dab: catalog
• Conoscenza delle tabelle SAP®
• Catalogo Tabelle e Campi con tutte le tabelle e i campi necessari per i test di audit

dab:exporter - Panoramica
• Un’interfaccia unica per numerosi sistemi di origine
– SAP® R/3™ , Microsoft Navision, Oracle…
• Un’interfaccia unica per numerosi formati di uscita
– ACLTM , CSV…
• Estrazione di grandi quantità di dati, per esempio da SAP® R/3™
– Gli utenti necessitano semplicemente di accesso ai dati in modalità solo-lettura
– Gli standard di sicurezza più elevati grazie all’utilizzo dei criteri di accesso di SAP®
– Nessun limite temporale durante lo scaricamento di grandi tabelle con molti
record
– Nessun impatto negativo sulle prestazioni del sistema SAP® durante lo
scaricamento!
• Conversione dei dati in un formato dei dati analizzabile
– Non è necessaria un’importazione manuale in ACLTM
– Nessuna definizione manuale delle tabelle o dei campi è necessaria

dab:exporter - Installazione
 Implementazione di un function
module sul server SAP® („RFC“ –
remote function module)
 The function module è basato su una
raccomandazione ufficiale SAP®
 L’implementazione richiede solo 10-
15 minuti
 Installazione del componente
dab:exporter sulla macchina dell’utente,
ad esempio il portatile dell’auditor
(Installazione in 5 minuti)
 Se l’utenza corrispondente in SAP è già
disponibile, l’applicazione può essere
usata immediatamente
 L’utente necessita di accesso in modalità
solo-lettura – l’accesso ai dati avviene
sempre in modalità solo-lettura

dab:exporter - Vantaggi
Vantaggi eccezionali
– Scaricamento delle tabelle SAP®
– Nessun impatto negativo sulle
prestazioni del sistema SAP®
– Nessun limite temporale durante lo
scaricamento di grandi tabelle con
milioni di record
– Meccanismi di validazione e
registrazione eventi
– Possibilità di utilizzare l‘Utilità di
Pianificazione di Windows per
programmare gli scaricamenti
– Predefizione delle tabelle e dei campi
necessari per eseguire le analisi
– L‘interfaccia lavora in modalità solo-
lettura. I dati nel sistema di origine non
possono essere mai modificati
– dab:exporter è pronto per l‘utilizzo su
sistemi SAP® unicode
– “Scarica una volta– analizza molte volte“
– Selezione di determinati campi delle
tabelle o impostazione di filtri per
restringere l‘ammontare dei dati
scaricati

dab:exporter - Requisiti di sistema
• Client
– Windows 2000 / Windows XP
– Microsoft .NET Framework
• Server (Sistema SAP®)
– SAP® versione >= 4.5
– Function module has to be set to „remote-enabled“
– La soluzione è inoltre utilizzabile su sistemi Unicode
• Inconvenienti tecnici
– Nessuno rilevato sino ad ora

dab:exporter - Validazione e registrazione
Rapporto esportazione – Struttura tabella Rapporto esportazione– Confronto sistema
Rapporto prestazioni Progressione esportazione

dab:exporter vs. strumenti interni di scaricamento di SAP®
• SE16
– Limiti temporali durante lo scaricamento di grandi tabelle
– L’importazione in ACLTM dei formati di uscita richiede molto lavoro manuale
– Necessità di autorizzazioni speciali per usare SE16
• QuickViews (Transaction SQVI)
– Le QuickViews sono implementate localmente, la standardizzazione non è
possibile
– Impossibilità di predefinire le tabelle e i campi necessari per talune attività di
audit
– Stessi problemi di scaricamento riscontrabili con SE16
Il dab:exporter in combinazione con i dab:scripts consente di centralizzare l’allocazione
di tutte le competenze su audit, tabelle e scaricamento, comunque consentendo
di usare localmente le soluzioni, per esempio quando si effettuano audit fuori
sede. I meccanismi costruiti in SAP® non permettono questo approccio

Vantaggi del dab:exporter
• Automatizzazione
– Confronti tabelle e campi (i campi e le tabelle necessarie esistono veramente nel
sistema?)
– Scaricamento
• Standardizzazione
– La standardizzazione degli scaricamenti e dei formati di dati consente la
standardizzazione delle procedure di audit
– Il catalogo delle tabelle (dab: catalog) contiene tutte le tabelle e i campi SAP® necessari;
può essere manutenuto a livello centrale
– Le procedure predefinite di audit (dab: scripts) sono anch’esse manutenute a livello
centrale
• Integrazione
– Integrazione senza soluzione di continuità con ACLTM
– Tutte le competenze sulle tabelle SAP®, lo scaricamento e l’audit sono concentrate in
una soluzione
• Usabilità
– Facilità di utilizzo: la procedura guidata permette di preparare facilmente gli scaricamenti
– Gli utenti avanzati possono usare tecniche come filtri, dichiarazioni SQL o selezioni
manuali di campi

Concetti fondamentali
dab: exporter + dab: scripts
Strategical benefits Operative benefits
by establishing a because of being supported by
risc-based pre-defined audit
screening steps

Audit integrato ed automatizzato
con dab:exporter e ACLTM

Controllo basato sul rischio –
Esempio one-time vendors
• Controllo periodico di diverse aree di rischio
– Identificazione delle aree di rischio
– Pianificazione degli audit basata su potenziali aree di rischio
– Rapporti

Pacchetti di procedure di audit -
Panoramica dab:scripts
• Oltre 100 test per dati SAP® pronti per l’uso, disponibili anche come pacchetti per alcuni moduli SAP®:
– Acquisti (circa 50 test)
– Vendor management incl. Accounts Payable (circa 40 test)
– Customer management incl. Accounts Receivables (circa 40 test)
– Sales and Distribution circa 40 test)
• Pacchetti in fase di sviluppo:
– Marketing
– Plant Maintenance
• I pacchetti contengono:
– Test di audit
– Documentazione in inglese (tecnica e relativa all’applicazione)
– Indicatori chiave (se possibile)
– I risultati contengono normalmente info aggiuntive sull’utente e sulle transazioni SAP®

Pacchetti di procedure di audit
(dab:scripts) – Esempio I
• Acquisti (esempi)
– Accordi quadro
– Analisi prezzi
– One-time-vendors
• Accounts Payable (esempi)
– Pagamenti duplicati
– Tempi di pagamento inusuali
– Pagamenti manuali
– Fatture senza ordine di acquisto

Pacchetti di procedure di audit
(dab:scripts) – Esempio II
• Accounts Receivables
– Modifiche linee di credito
– Acconti
– Operazioni aperte
• Risorse umane (esempi)
– Corrispondenze tra conti correnti
– Conti correnti duplicati
• Masterdata (esempi)
– Masterdata creation
– Masterdata changes
– Conti correnti duplicati

Pacchetti di procedure audit su SAP ®
Accounts Payable

Il flusso di lavoro delle analisi digitali
realizzate con i nostri strumenti
• Flusso di lavoro dell‘audit su SAP®:
Tutte le tabelle e i campi necessari possono essere predefiniti

dab:exporter – Interfaccia utente

Panoramica dell‘analisi dei dati con ACLTM
dab:exporter vi permette di esportare i dati dal SAP®;
e li converte automaticamente in formato ACLTM
Una volta scaricati,
potete partire
immediatamente
con la loro analisi
in ACLTM , senza
ulteriori
manipolaizoni
manuali!

Conclusioni – Concetti fondamentali
• Benefici dal punto di vista gestionale
– Supporto nella pianificazione degli audit
– Istituzione di un controllo globale, basato sul rischio
– Istituzione di parametri di riferimento basati su indicatori chiave
– Sistema di rapporti di alto livello
• Benefici dal punto di vista operativo
– Integrità senza soluzioni di continuità
– La soluzione facilita lo svolgimento delle attività quotidiane degli auditor
• dab:GmbH come un partner aziendale esperto
– Competenze SAP® +
– Competenze ACLTM +
– Esperienza aziendale
– Diversi aspetti, diverse soluzioni, un solo partner

Conclusioni – dab:exporter
• Scaricamento in massa di dati (grandi tabelle) da SAP®, senza subire un impatto
negativo di prestazioni sul sistema SAP®
– Estrai una volta– analizza più volte. Poiché le analisi vengono effettuate localmente, non
si verifica alcuna riduzione di prestazioni sul sistema SAP®, indipendentemente dalla
complessità delle analisi o dal tempo che richiedono
– Esempi
• Scaricamento con successo di120 Gigabytes di dati per ACLTM da un SAP®
• Scaricamento con successo di tabelle con più di 200 milioni di record
• Uso della utilità di pianificazione di Windows per programmare le attività nelle fasce orarie in
cui il sistema è meno impegnato
• Conversione automatica dei dati in formato ACLTM
– Integrazione senza soluzione di continuità: scaricate da SAP®, doppio clic sul progetto
ACLTM, eseguite i test
– Nessuna attività manuale di importazione è più necessaria, tutti i campi chiave hanno la
stessa lunghezza, sono nominati correttamente e hanno correttamente lo stesso tipo
formato di dati
• Un’interfaccia unica per diversi sistemi di origine e diversi formati di uscita
– Dati da più di un sistema (SAP®, Microsoft Navision, Oracle etc.) possono essere portati
in un unico progetto ACLTM
– Formati di uscita ACLTM , CSV, GDPdU (formato richiesto dall’amministrazione fiscale
tedesca)

Conclusioni – Test predefiniti di audit (dab:scripts)
• I test predefiniti di audit su SAP® sono standardizzati
– Sinergie: lo stesso test/script può essere applicato su sistemi e dati SAP® in tutto il
mondo
– Alto livello di trasparenza grazie ad un manuale in inglese
• I test di audit incorporano molte competenze
– Competenze SAP®: tabelle richieste, campi e relazioni sono predefinite
– Competenze aziendali: i test pronti per l’uso sono basati sull’analisi quotidiana di auditor
interni, revisori e analisti
• Incremento dell’efficienza e dell’efficacia per i vostri audit
– Selezionate i test di audit che corrispondono alle vostre richieste (efficacia)
– Raggiungete i vostri obiettivi con minore attività manuale (efficienza)
– Infine, nessun “audit per lista di controllo”, la flessibilità è garantita, la creatività
dell’auditor non sarà mai troppa!