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  • 1. Lic. Manuel Valeriano
  • 2. INTRODUCCION
  • 3.  Griegos y Romanos visitaban ciudades para participar  en eventos deportivos, políticos y comerciales  Primeros  eventos  formales:1169 Feria de Leipzig (Alemania) Feria de Champagne, Frankfurt, Brujas, Canterbury1814 Congreso de Viena: I Internacional Convocado por Napoleón para acordar mapa de Europa Constatación histórica : los eventos son espacios de  confraternidad entre pueblos y herramientas de intercambio de  conocimientos, productos y servicios
  • 4.  Parte de nuestra cultura Medios para invertir mejor el tiempo de “ocio” Gobiernos los apoyan y promueven: estrategia para desarrollo económico y mercadeo del destino Corporaciones: estrategia de mercadeo y promoción de imagen Entusiasmo de grupos e individuos por sus propios intereses y pasiones: diversidad de temas
  • 5.  Tres perspectivas:
  • 6. Perspectiva “macro” Impacto social y cultural: Compartir vivencias, fortalece orgullo local, ampliación de horizontes culturales. Mejoría, ampliación o construcción de infraestructura
  • 7. Respuesta efectiva y esperada departicipantes Apoyo decidido de instituciones y empresas Cumplimiento (tiempo y calidad) de losprogramas Resultados financieros positivos Alcance de objetivos trazados Satisfacción de los participantes Expectativa por un evento similar en el futuro
  • 8. Cumplimiento de objetivos formativos Mejoramientoprofesional, prestigio, reconocimiento Conocer el mercado; relaciones denegocios, alianzas estratégicasIntegración a redes de información Intercambio cultural y ampliación dehorizontes; actividades sociales
  • 9.  No hay eventos creados por una sola persona, el éxito depende del esfuerzo colectivo de un equipo.
  • 10.
  • 11. I ETAPA: PLANEAMIENTO
  • 12. 1. Definición de estructura de trabajo: Comités, equipo de apoyo, jerarquía, modalidad de organización, reuniones Características del evento: Tipo, fecha, lugar, emblema, logo, objetivos, fin estratégico de la entidad organizadora
  • 13.  Plan de trabajo: Cronograma y responsables Presupuesto: Listado total de requerimientos reales Determinación de costos, punto de equilibrio, cuotas de participación, sistemas de pago Temario básico y definición del perfil de conferencistas a invitar: primer contacto
  • 14.  Programa social y cultural Base de datos: definir potenciales participantes (público meta) Patrocinios y auspiciadores: focalización de empresas del segmento de actividad Estrategia de promoción y divulgación Primer Aviso (brochure): Impresión, envío y seguimiento
  • 15. ORGANIZACION
  • 16.  Confirmación conferencistas (II contacto); definición programa científico, académico, técnico Contratos de proveedores: preparación y firma al final de etapa Control de venta de stands, adjudicación de patrocinios Revisión de presupuesto: fuentes adicionales de financiamiento. Depuración de base de datos Estrategias de promoción: implementación programada
  • 17.  Definición de servicios para participantes: línea aérea, hoteles alternativos, visas restringidas, depuración programa social. Recepción de ponencias de conferencistas: Memorias. Revisión final de requerimientos para evento: técnicos y humanos. II Aviso, Afiche: impresión, envío y seguimiento.
  • 18. III ETAPA:EJECUCIÓN
  • 19.  Preparación de documentos Inscripción y acreditación de participantes: definición de rutinas Recepción en aeropuerto y hoteles Verificación final de actividades Montaje en la sede del evento Análisis de Imprevistos Normas de protocolo Montaje de Secretaría y personal de apoyo: inscripción y acreditación de delegados
  • 20.  Control de ingresos Coordinación de salas y requerimientos audiovisuales Puesta en marcha del Evento Implementación del Programa académico y social Evaluación de la actividad por parte de los participantes Entrega de Certificados y Memoria
  • 21. IV ETAPA:CONTROL -EVALUACIÓN
  • 22.  Desalojo de la sede del evento Devolución de equipos Pago de servicios Cierre de cuentas Análisis de la evaluación Cartas de agradecimiento Elaboración de informes finales
  • 23.  Punto de partida que nos permite ver la realidad de los recursos de los que disponemos y los que será necesario obtener. Estrategia que permite controlar financieramente el desarrollo de un evento, desde el principio hasta el fin.
  • 24.  Factores Determinantes en la Elaboración del Presupuesto GASTOS FIJOS: Son los que, independientemente del número de asistentes al evento deberán ser cubiertos. Ejemplo: Conferencistas GASTOS VARIABLES: Dependen del número de participantes. Ejemplo: Alimentos y bebidas
  • 25.  RECOMENDACIONESGENERALES PARA UNEVENTO MEMORABLE
  • 26.  “El objetivo del organizador es idear un medio creativo para optimizar el proceso de comunicación Fracaso de eventos: se debe, en la mayoría de casos, al no  reconocer o dirigir bien la expectativa de los participantes, a veces no congruentes con las de la organización: NECESIDAD DE ENFOCAR A LA AUDIENCIA
  • 27.  Atención: de delegados de principio a fin “Clímax”: mantenerlo durante todo el evento Excelentes locaciones/efectividad mensajes Balance entre teoría de organización de eventos y cómo llevarla a la práctica. Concentración en todos los elementos del evento
  • 28.  EMOTIVIDAD:Factor de impacto en laproducción de eventos
  • 29. Emotividad = Cualidad de EmotivoEmotivo = Relativo a la EmociónEmoción = Del latin emotio , “Alteración del ánimo intensa y pasajera, agradable o penosa, que va acompañada de cierta conmoción somática” “Interés expectante con que se participa en algo que está ocurriendo”
  • 30.  Evento =Herramienta de comunicación en vivo, en situación, en tiempo real.Los asistentes participan en algo que está ocurriendo, que experimentan aquí y ahora
  • 31.  Experiencia Sensorial Experiencia Emocional
  • 32. OIR /ESCUCHAR
  • 33. VER
  • 34. DEGUSTAR
  • 35. OLER
  • 36. TOCAR
  • 37. Emoción“Alteración del ánimo intensa y pasajera, agradable o penosa, que va acompañada de cierta conmoción somática”
  • 38. Alegría SorpresaAsombro Empatía Rechazo Tristez
  • 39.  No tiene palabras No se llama Se logra a través de: Empatía Observación participante activa del interlocutor y el entorno
  • 40.  Eliminar SUBJETIVIDADES  Lograr un ENCUENTRO EMPATICO  Realizar una ESCUCHA ACTIVA  Obtener INFORMACION útil Con el fin de Alinear los eventos dentro del programa de comunicación comercial e institucional de la empresa
  • 41. EXPERIENCIA SENSORIALEXPERIENCIA EMOCIONALINFORMACION (entrevistas, briefs, observaciones participantes, encuestas, estudios de opinión, evaluación de resultados obtenidos)
  • 42.  Experiencias emocional y sensorial son particulares y subjetivas Estudio de la sociedad o grupo involucrado  Medición previa de la propuesta creativa
  • 43.  Llamar emocionalmente - Convocar Modificar un vínculo - Transformar Atravesar al participante -Trascender Generar incorporación - Recordar
  • 44.  Convocar  Transformar Trascender – Tas-cendere  Recordar – Re-cordis  Éxito
  • 45. GRACIAS