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  • 1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS MABEL RODRIGUEZ
  • 2. PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA ELABORACION DE EVENTOS… El proceso administrativo hace referencia a la ejecución de pasos y etapas básicas a través de las cuales se realiza la administración. En la organización de eventos el proceso administrativo se refleja de la siguiente manera: 1. PLANEACION: responde a la pregunta ¿Qué se va hacer?, esta enfocado en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse como la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de recursos, necesarios para su realización. En esta primera etapa se tienen en cuenta: • Políticas: Criterios generales que tienen como objetivo orientar la acción, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.
  • 3. Procedimientos: Planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente paras obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos tienden a formar rutinas de actividades. Programas: Planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para llevar a cabo cada una de sus partes. Presupuestos: Su principal característica es la determinación cuantitativa de los elementos programados.
  • 4. ORGANIZACIÓN: La organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como la relación que debe existir entre las funciones, actividades y niveles de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Se debe tener en cuenta los siguientes etapas de la organización: Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general. Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser desempeñada por una persona. Integración: en esta parte se debe tener en cuenta con quien se va hacer el evento para que el objetivo se cumpla.
  • 5. DIRECCION: Contesta a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones tomadas directamente, y con frecuencia delegando dicha autoridad, vigilando simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas". Se deben tener en cuenta las siguientes etapas: Mando o autoridad: Facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. El mando es el ejercicio de la autoridad. “La autoridad puesta en acción.” Comunicación: Proceso a través del cual se transmiten y reciben las órdenes de acción necesarias, debidamente coordinadas. Supervisión: Ver si las cosas se están realizando tal y como se habían planeado y mandado.
  • 6. CONTROL: La etapa de control responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de resultados. Teniendo en cuenta si se cumplió o no con el objetivo, el cual permite hacer correcciones a las falencias encontradas.
  • 7. AGENDA DE EVENTOS Es un libro o cuaderno en el cual se llevan apuntes para no olvidar las actividades del día las cuales son importantes. *Agenda Electrónica: Un dispositivo o programa que permite almacenar apuntes. *Agenda(de reunión): Una lista de puntos a ser discutidos en una reunión. *Agenda Personal: Es un libro en blanco para anotar actividades personales previstas. La agenda debe tener un orden en el cual se debe destacar: Fecha, hora, lugar, motivo y ajuste. En esta se lleva un cronograma detallado.
  • 8. LOGISTICA DE UN EVENTO La organización es el éxito de cualquier evento, por lo tanto es importante tener en cuenta la capacidad de logística en cuanto a, teniendo en cuenta el evento que se realizara. • Sonido • Tarimas • Carpas y sillas • Personal • Banquetes • Show musicales
  • 9. DOCUMENTOS Para organizar un evento es necesario contar con los siguientes documentos: • El programa: es un enunciado de lo que ocurrirá en el evento. Generalmente se envía junto a la invitación o a medida que va ingresando el publico. • El timming: corresponde al desglose de lo que ocurrirá durante el día del evento desde antes de la llegada hasta el final teniendo en cuenta al personal y a los invitados. Este se puede elaborar teniendo en cuenta: hora, actividad, encargado y ubicación. • El cronograma: es un grafico que se utiliza para planificar y controlar el desarrollo de una tarea compleja. Resulta completamente adecuado para la realización de un evento.
  • 10. • El presupuesto: dinero disponible para un fin determinado y calculo de costos. En este se tiene en cuenta: gastos directos, gastos generales, imprevistos, utilidades e impuestos. • Contratos: Entre el equipo organizador y el mandante se establecerá un contrato, que, frecuentemente, se reduce a que el cliente firma el presupuesto en señal de aceptación. Por lo tanto, mientras más claramente se estipulen las formas de operación, además de los costos estimados, habrá menos posibilidades de conflicto entre las partes. Existen dos modalidades de contrato básicas: •
  • 11. GRACIAS