Szervezet- és humánfejlesztési projekt a Magyar Vasúti Hivatalnál

  • 649 views
Uploaded on

 

More in: Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
649
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Szervezet - és humánfejlesztési projekt a Magyar Vasúti Hivatalnál I. fázis Javaslati dokumentum 2008. március 17.
  • 2.
    • Projektjelentésünk a projekt jelen fázisa során a tanácsadó által elvégzett főbb tevékenységek eredményeit foglalja össze az alábbi témakörök szerint csoportosítva:
    • Helyzetfelmérés (erősségek, gyengeségek, javaslatok) : a Hivatal vezetője által kijelölt 6 vezető munkatárssal folytatott interjúkon, valamint a rendelkezésünkre bocsájtott dokumentumok elemzése során gyűjtött információkra épülő megállapításokat és javaslatokat tartalmazza.
    • Kulcsfolyamatok leírása: a Hivatal dolgozóival készített interjúk, az ennek során definiált feladatok és eljárások alapján azonosítottuk a szervezet által ellátott kulcsfolyamatokat, melyek a részletes tevékenységelemzés alapjául szolgálnak.
    • Benchmark elemzések: A szervezetfejlesztési projekt egyik fontos elemeként az erőforrás tervezéshez szükséges összehasonlítás, illetve a létszámigény alátámasztása érdekében sor került hazai, illetve nemzetközi benchmark elemzések, összehasonlítások elvégzésére.
    • Tevékenységelemzés és szervezet: A tevékenységelemzés és munkaerő-ráfordítás tervezés alapján levezetjük a Vasúti Hivatal jövőbeli javasolt szervezeti felépítését, egyúttal meghatározzuk a tervezett munkaköri struktúrát és létszámot.
    • Projektjavaslatok: Projektjelentésünk számos rövidtávú intézkedési javaslat mellett 6 jövőbeni projektre tesz ajánlást.
    Vezetői összefoglaló – projekt lépései
  • 3.
    • A létszámtervezés elsődleges kiindulópontja részletes tevékenységelemzés volt, de a tevékenységelemzés során figyelembe vettük a nemzetközi társhatóságok, illetve a Magyarországon működő, hasonló funkciót betöltő felügyeleti, ellenőrzési hatóságok létszámadatait és létszámeloszlását. A tevékenységelemzés eredményeképpen egy, a jogszabályokban előírt feladatokat optimális létszámmal, a külsős szakértői tevékenységeket minimalizáló szervezet kialakításához és működtetéséhez 61 fős munkavállalói állományt tartunk kívánatosnak.
    • A létszám tartalmazza a következő tevékenységek ellátásához szükséges létszámigényeket is:
      • Vasútpolitikai szervezeti egység
      • Utasjogvédelmi terület
      • Az esetleges kormányhivatali státuszhoz kapcsolódó többletfeladatok ellátása
    • A kalkulált létszám esetén az alábbi tevékenységek kiszervezésével számoltunk:
      • Munka/tűzvédelem
      • Vagyonvédelem koordinálása, felügyelete
      • Alkalmazások üzemeltetése
      • Hálózatüzemeltetés
      • Help Desk funkció ellátása
      • IT oktatás
      • IT fejlesztések kivitelezése
      • Kafetéria adminisztráció
    Vezetői összefoglaló – javasolt létszám
  • 4. Vezetői összefoglaló – javasolt létszám Amennyiben egyes tevékenységcsoportok ellátását a Hivatal szervezetén kívül tervezik végezni, akkor az alábbiak szerint csökkenthető a tervezett létszám: Vasútstratégia, vasútpolitika: 3 fő Utasjogvédelem: 8 fő Egyéb, esetlegesen kiszervezhető támogató feladatok: 7 fő Összességében az alaptevékenység szervezeten belüli ellátását még nem veszélyeztető módon 18 fővel csökkenthető a tervezett 61 fős létszám.
  • 5. Tartalom
    • Bevezetés
    • Erősségek, gyengeségek, javaslatok
    • Benchmarking – hazai és nemzetközi összehasonlítások
    • Kulcsfolyamatok
    • Tevékenységelemzés és létszámtervezés
    • Javasolt szervezeti felépítés
    • Javasolt projektek
  • 6. Bevezetés A Magyar Vasúti Hivatal megbízta a Telkes Tanácsadó ZRt.-t a jelenlegi szervezeti működés átvilágítására, valamint a jogszabályokban meghatározott, a Hivatal által ellátandó tevékenységek magas színvonalú végrehajtásához szükséges létszám-struktúra és szervezeti modell megtervezésére . A munka elvégzésére egy hónap állt a tanácsadó rendelkezésére. Jelen anyagunk a projekt során összegyűjtött információk és adatok feldolgozásával megfogalmazott helyzetelemzési megállapításainkat, és az ezekre épülő szervezeti, munkaköri és létszám tervezeteinket, valamint a működés további fejlesztését célzó projektjavaslatainkat tartalmazza.
  • 7. Tartalom
    • Bevezetés
    • Erősségek, gyengeségek, javaslatok
    • Benchmarking – hazai és nemzetközi összehasonlítások
    • Kulcsfolyamatok
    • Tevékenységelemzés és létszámtervezés
    • Javasolt szervezeti felépítés
    • Javasolt projektek
  • 8. Erősségek, gyengeségek, javaslatok - Bevezetés
    • A Magyar Vasúti Hivatal jelenlegi működésére vonatkozó helyzetfelmérésünk során az alábbi témák szerint csoportosítottuk észrevételeinket és megállapításainkat:
      • Munkaerő állomány
      • Munkaszervezés, szervezeti felépítés
      • Vezetési kultúra
      • Ösztönzés
      • HR fejlesztés
      • Infrastruktúra
      • Külső kapcsolatok
    • Helyzetfelmérésünk a Hivatal vezetője által kijelölt 6 vezető munkatárssal folytatott interjúkon, valamint a rendelkezésünkre bocsátott dokumentumok elemzése során gyűjtött információkra épülő megállapításokat és javaslatokat tartalmazza.
    • A megfogalmazott javaslatok témához illeszkedő részét felhasználtuk a szervezeti felépítésre és létszámösszetételre vonatkozó javaslatunk kialakításánál.
  • 9. Tartalom
    • Bevezetés
    • Erősségek, gyengeségek, javaslatok
    • Benchmarking – hazai és nemzetközi összehasonlítások
    • Kulcsfolyamatok
    • Tevékenységelemzés és létszámtervezés
    • Javasolt szervezeti felépítés
    • Javasolt projektek
  • 10. Benchmarking - Bevezetés
    • A szervezetfejlesztési projekt egyik fontos elemeként az erőforrás tervezéshez szükséges összehasonlítás, illetve a létszámigény alátámasztása érdekében sor került hazai, illetve nemzetközi benchmark elemzésekre. Az elemzések és összehasonlítások legtöbb esetben az MVH jelenlegi szervezetére és létszámára vonatkoznak.
      • A nemzetközi összehasonlítás egy, a Vasúti Hivatal által már korábban elkészített benchmark elemzésen, illetve a brit, cseh, lengyel és szlovák társhatóságoktól a projekt során bekért adatokon alapszik.
      • A hazai hasonló tevékenységet végző, hasonló feladat és hatáskörrel rendelkező szervezetek közül a Nemzetközi Hírközlési Hatóság és a Magyar Energia Hivatal létszám adataira, azok eloszlására fókuszálva végeztünk összehasonlító elemzést. Ezen belül is az Energia Hivatallal való összevetést hangsúlyoztuk, hiszen mind szervezeti létszámában, mind pedig tevékenységében közelebb áll a Vasúti Hivatalhoz.
      • A jelentés végén található 2. számú melléklet a Hivatal által végzett főbb tevékenységcsoportok szerinti bontásban további részletes benchmark összehasonlításokat tartalmaz a javasolt létszám nagyságrendjének validálása céljából.
  • 11. Nemzetközi benchmark adatok 1. A nemzetközi színtéren a V4 országokban működő szervezetek adatai szolgálnak a legmegfelelőbb információkkal, hiszen a Vasúti Hivatal tevékenysége ezen szervezetek tevékenységéhez hasonlít leginkább, hasonló késéssel kezdték meg a szabályozó szervi és engedélyező hatósági feladatok végrehajtását. Így, amint ez az alább látható táblázatokból is kiderül, ezek a szervek a Magyar Vasúti Hivatal jelenlegi szerkezetére legjobban hasonlító nemzetközi hatóságok. A feladatkörök az említett négy országban majdnem ugyanazok. A legújabb végrehajtási rendeletek alapján pedig a Vasúti Hivatal tevékenységi köre bővülni fog, ehhez társul az elmaradt feladatok pótlólagos elvégezésének, illetve az EU által megkívánt minőségi megfelelőség követelménye. A V4-ek közül is leginkább Szlovákiát érdemes kiemelni a maga 67 fős létszámával, hiszen a Hálózat hossza kb. fele a magyarországinak, az áruforgalom pedig csak kevéssel több (953 m tkm), mint Magyarországon, feladatköreiben szerepel a díjszabás, a kapacitáselosztás, illetve a versenypolitika is, melyeket a jövőben Magyarországnak is el kell látnia. A Visegrádi Csoport szerveinek adatai alapján a Magyar Vasúti Hivatal jelenlegi feladataihoz igazodó indokolt létszám kb. 65-70 fő.
  • 12. Nemzetközi benchmark adatok 2. Nemzetközi színtéren, az élen járók között már nagyobb szórás jellemző a feladatkörök tekintetében. Ami mégis látszik, hogy a Vasúti Hivatal által végzett feladatkörök ellátására a jelenleginél mindenhol nagyobb létszámot foglalkoztatnak. A norvég hatóság jelentősen szűkebb feladatkört lát el.
  • 13. Nemzetközi benchmark adatok 3. A feladatkörről a számadatokra áttérve a következőket állapíthatjuk meg. Ha a V4 országokban az átlagosan egy főre jutó áruforgalom alapján (Magyarországi áruforgalom/átlagosan egy főre jutó áruforgalom) kívánjuk megadni a Vasúti Hivatal szükséges létszámát, akkor 38 főre van szükség . Ha az átlagosan egy főre jutó hálózathossz alapján (hálózathossz/átlagosan egy főre jutó hálózathossz), akkor 80 főre .
  • 14. Nemzetközi benchmark adatok 4. Az élen járó országokkal az előző oldalon részletezett összevetést elvégezve a szükséges létszám 57, illetve 76 fő.
  • 15. Hazai benchmark adatok 1. Az itt feltüntetett táblázat a Magyar Energia Hivatal, illetve a Nemzetközi Hírközlési Hatóság létszámadatait hasonlítja a Magyar Vasúti Hivataléhoz, az adott területen dolgozó munkatársak számának szervezeten belüli eloszlásával együtt. Az általános vezetés területén tapasztalható nagy eltérés a MVH és a másik két szervezet között nyilvánvalóan a Vasúti Hivatal kis létszámából adódik, egy létszámbővítés alkalmával természetesen az általános vezetők aránya is csökkenne amellett, hogy további szakterületi vezetők kerülnének a szervezetbe. A piacelemzési és árszabályozási tevékenységet ellátók megoszlása a Vasúti Hivatal jelenlegi létszámát alapul véve a három szervezet közül középértéken van. A jelenlegi kis létszám miatt azonban az előírt tevékenységek ellátatlanok. A tevékenységelemzés alapján tervezett létszámbővítéssel (61 fő), a benchmark adatokat figyelembe véve és az aránytalanságokat korrigálva, a szakmai területek közül az elemzés és árszabályozás kb. 10 főt, a piacfelügyelet kb. 15 főt igényelne.
  • 16. Hazai benchmark adatok 2. Az utasjogvédelmi terület idén kerül kialakításra a Vasúti Hivatalban, szükséges létszáma a benchmark adatok alapján 8 fő. A kabinet, titkárság (8), nemzetközi kapcsolatok (2) együttesen körülbelül 10 főt igényel. A gazdálkodási és a humán terület a létszámnövekedéssel együtt járó feladatkör bővülés miatt dupla ennyi erőforrással látható el (6, ill. 2 fő) Ennél a létszámnál már szükségessé válik egy IT csapat folyamatos jelenléte a Hivatalnál, így a jelenleg kiszervezett tevékenység egy, inkább koordinációs tevékenységeket végző része bekerülne a Hivatalhoz. Az összehasonlító adatok alapján a szakmai tevékenység jogi támogatására, illetve a jogszabály-előkészítési tevékenység ellátására minimálisan 7-8 fő erőforrásigény mutatkozik.
  • 17. Hazai benchmark adatok 3.
    • Az egyes funkciók létszámarányait tekintve a tervezett szervezet számos tekintetben közelít a MEH arányaihoz:
    • Vezetők aránya
    • Ügyintézők aránya
    • Gazdálkodási terület
    • A legnagyobb különbség az alap és támogató tevékenységet végzők arányában van, a Vasúti Hivatal javára, mely a 25%-körüli értékével közelebb van a nemzetközileg is elfogadott best practice arányokhoz.
  • 18. Tartalom
    • Bevezetés
    • Erősségek, gyengeségek, javaslatok
    • Benchmarking – hazai és nemzetközi összehasonlítások
    • Kulcsfolyamatok
    • Tevékenységelemzés és létszámtervezés
    • Javasolt szervezeti felépítés
    • Javasolt projektek
  • 19. Kulcsfolyamatok - Bevezetés
    • Az elmúlt hónap során, a Hivatal dolgozóival készült részletes interjúk, az ennek során definiált feladatok és eljárások alapján azonosítottuk a szervezet által ellátott főbb tevékenység-láncokat, folyamatokat. Részletes folyamatábrát az alábbi - az alaptevékenységi körbe tartozó, összetettebb - folyamatokra készítettünk:
    • A Hivatal működési engedélyek elbírálásával kapcsolatos eljárásrendje
    • Monitoring tevékenység
    • Piacfelügyeleti eljárások
    • Határforgalmi ellenőrzések
    • Az alábbiakban az ezekre a tevékenységekre készült folyamatábrákat kívánjuk szemléltetni, melyek a részletes elemzéshez, a feladat és hatáskörök beazonosításához is segítséget nyújtanak. A folyamatok alapján készítettük el a létszámtervezés alapjául szolgáló tevékenységelemzésünket.
  • 20. Engedélyezési eljárás
  • 21. Monitoring tevékenység
  • 22. Piacfelügyeleti tevékenység I.
  • 23. Piacfelügyeleti tevékenység II.
  • 24. Határforgalom ellenőrzése
  • 25. Tartalom
    • Bevezetés
    • Erősségek, gyengeségek, javaslatok
    • Benchmarking – hazai és nemzetközi összehasonlítások
    • Kulcsfolyamatok
    • Tevékenységelemzés és létszámtervezés
    • Javasolt szervezeti felépítés
    • Javasolt projektek
  • 26. Tevékenységelemzés és létszámtervezés - Bevezetés
    • A létszámtervezés elsődleges kiindulópontja a részletes tevékenységelemzés volt, de a tevékenységelemzés során figyelembe vettük a nemzetközi társhatóságok, illetve a Magyarországon működő, hasonló funkciót betöltő felügyeleti, ellenőrzési hatóságok létszámadatait és létszámeloszlását (lásd részletesen a Benchmarking fejezetben). A nemzetközi és hazai benchmarkok alapján egy hasonló feladatokat ellátó központi hatóság létszámkerete átlagosan 60 és 80 fő között található, a Hivatal esetében is indokolt ezt a tartományt kívánatosnak tekinteni.
    • A részletes tevékenységelemzés alapján 2009 végéig (a személyszállítási piac újraszabályozásának szabályozási koncepciója még nem készült el, ezért a 2009. márciustól, illetve 2009. decembertől emiatt várható többletlétszám nem becsülhető) a jogszabályokban előírt feladatokat optimális létszámmal, a külsős szakértői tevékenységeket minimalizáló szervezet kialakításához és működtetéséhez 61 fős létszámot tartunk indokoltnak.
    • Létszámtervezésünk során az alábbi tervezési szempontokat vettük figyelembe:
      • Az Elnöktől kapott információk alapján szó lehet arról, hogy H ivatal 2009-től kormányzati szervként működik, létszám-kalkulációnk számol az ezzel kapcsolatos többletfeladatok elvégzésével is (pl. a fejezeti költségvetés készítése és ellenőrzése).
      • Az utasjogvédelmi területtel kapcsolatos feladatok Hivatalon belüli ellátása (e nélkül az indokolt létszám 8 fővel 53 főre csökkenne).
      • A létszámterv nem tartalmazza a 2010-től ellátandó, a személyszállítási árszabályozással és az univerzális szolgáltatási kassza működtetésével kapcsolatos feladatok munkaerő-igényét.
  • 27. Tevékenységelemzés és létszámtervezés - Bevezetés
    • A létszám tartalmazza a következő, a Hivatal által eddig részben vagy egészében el nem látott tevékenységek végzéséhez szükséges létszámigényeket is:
      • Vasútpolitikai szervezeti egység
      • Utasjogvédelmi terület
      • Teljesítményösztönző rendszerek értékelése, módosítása
      • Kiegyenlítő rendszerek jóváhagyása
      • Nemzetközi vasúti határforgalommal kapcsolatos ellenőrzési feladatok
      • Különleges vasutak engedélyezése
      • Kapacitásbővítési tervvel kapcsolatos piacfelügyeleti feladatok
      • Szakosított infrastruktúra kijelölése
      • Keretmegállapodások jóváhagyása
      • Túlterhelt infrastruktúra kijelölésével kapcsolatos feladatok
      • A vasúti menetrendek szabályozása
      • Állami támogatások felhasználásának ellenőrzése
      • A vasúti közszolgáltatások költségeinek ellenőrzése
      • Felárak jóváhagyása
      • Díjmegállapító tárgyalás felügyelete
      • A díjszabási rendszer kötelező felülvizsgálata
      • Hálózati üzletszabályzatok nyilvántartása
      • Monitoring jelentések nyilvántartása
      • Összehangolási eljárás
      • Kapacitáselemezés
      • A kormányhivatali státuszhoz kapcsolódó többletfeladatok ellátása.
  • 28. Tevékenységelemzés és létszámtervezés - Bevezetés
    • A létszámterv a szakmai feladatok ellátásához szükséges optimális munkaerő-igényen alapszik, a külsősök által végzett feladatok döntő részének szervezeten belüli végrehajtását feltételezve.
    • A kalkulált létszám esetén az alábbi tevékenységek kiszervezésével számoltunk:
      • Munka/tűzvédelem
      • Vagyonvédelem koordinálása, felügyelete
      • Alkalmazások üzemeltetése
      • Hálózatüzemeltetés
      • Help Desk funkció ellátása
      • IT oktatás
      • IT fejlesztések kivitelezése
      • Kafetéria adminisztráció
    • A támogató területek esetén - költséghatékonysági elemzéseket követően - lehetőség nyílhat egyes tevékenységek kiszervezésére és ezzel párhuzamosan a belső létszámigény csökkentésére.
      • Pénzügy
      • Számvitel
      • Eszközgazdálkodás
      • Bérszámfejtés
      • Humán adminisztráció
      • Dokumentumkezelés
      • Gépjárművezető
    • Ezek révén a szervezet létszáma maximálisan 7 fővel csökkenthet.
  • 29. Tevékenységelemzés összefoglaló táblázat 1. A részletes tevékenységelemzést, az egyes tevékenységek ellátásához szükséges munkaidő-szükséglet számításokat és a tevékenységek munkakörökhöz, szervezeti egységekhez rendelését tartalmazó táblázatokat az 1. számú mellékelt tartalmazza.
  • 30. Tevékenységelemzés összefoglaló táblázat 2.
  • 31. Tartalom
    • Bevezetés
    • Erősségek, gyengeségek, javaslatok
    • Benchmarking – hazai és nemzetközi összehasonlítások
    • Kulcsfolyamatok
    • Tevékenységelemzés és létszámtervezés
    • Javasolt szervezeti felépítés
    • Javasolt projektek
  • 32. Javasolt szervezeti felépítés - Bevezetés
    • A szervezeti felépítés kialakításánál a már meglévő szervezeti struktúrából indultunk ki, a korábbi szervezet az újonnan ellátandó feladatokat végző szervezeti egységekkel egészülne ki.
    • Újonnan létrehozott szervezeti egységek:
      • Vasútpolitika
      • Elnöki kabinet
      • Utasjogvédelmi terület
    • A javasolt szervezetben a Vasúti Közlekedési Monitoring főosztályvezető munkakörben dolgozó vezető tölti be az elnökhelyettesi pozíciót. A kormányhivatali státusz esetleges elnyerését követően egy általános elnökhelyettesi pozíció kialakítása kívánatos.
    • A következő oldalakon a tervezett létszámokat is tartalmazó javasolt szervezeti felépítés két változatát mutatjuk be, az első az Utasjogvédelmi területet is tartalmazza, míg a második az Utasjogvédelmi terület nélküli szervezetet vázolja fel.
  • 33. Javasolt szervezeti felépítés - Bevezetés A bemutatott teljes szervezet 61 fős állománylétszámot irányoz elő. A létszámterv a szakmai feladatok ellátásához szükséges optimális munkaerő-igényen alapszik, a külsősök által végzett feladatok döntő részének szervezeten belüli végrehajtását feltételezve. Amennyiben egyes tevékenységcsoportok ellátását a Hivatal szervezetén kívül tervezik végezni, akkor az alábbiak szerint csökkenthető a tervezett létszám: Vasútstratégia, vasútpolitika: 3 fő Utasjogvédelem: 8 fő Egyéb, esetleg kiszervezhető támogató feladatok (lásd 39. oldal): 7 fő Összességében az alaptevékenység szervezeten belüli ellátását még nem veszélyeztető módon 18 fővel csökkenthető a tervezett 61 fős létszám.
  • 34. Javasolt szervezeti felépítés – teljes szervezet
  • 35. Javasolt szervezeti felépítés – utasjogvédelmi terület nélküli szervezet
  • 36. Tartalom
    • Bevezetés
    • Erősségek, gyengeségek, javaslatok
    • Benchmarking – hazai és nemzetközi összehasonlítások
    • Kulcsfolyamatok
    • Tevékenységelemzés és létszámtervezés
    • Javasolt szervezeti felépítés
    • Javasolt projektek
  • 37. Javasolt projektek - Bevezetés
    • A következő oldal a projekt során összegyűjtött információk és adatok feldolgozásával megfogalmazott, a működés további fejlesztését célzó projektjavaslatainkat tartalmazza.
    • A helyzetelemzési részben megfogalmazott javaslatok közül az alábbi témakörök tekintetében javasoljuk már a közeljövőben - a létszámbővítéssel párhuzamosan, vagy annak lezárultát követően - további szervezet és személyzetfejlesztési projektek megvalósítását:
      • Csapatépítő tréningek
      • Teljesítményértékelési rendszer kidolgozása és bevezetése
      • Vezetőfejlesztési tréning
      • Kommunikációs tréning
      • Karrier- és utánpótlástervezési rendszer kiépítése
      • Értékelő és fejlesztőközpont kiépítése
  • 38. Javasolt projektek Nehéz Könnyű Alacsony Magas Megvalósítás nehézségi foka Projekt stratégiai fontossága
    • Javasolt projektek:
    • Csapatépítő tréning
    • Teljesítményértékelési rendszer
    • Vezetőfejlesztési tréning
    • Kommunikációs tréning
    • Karriertervezés
    • Értékelő és fejlesztőközpont
    1 2 3 4 5 6
  • 39. Melléklet 1. számú melléklet: Az MVH által ellátandó tevékenységek részletes elemzése, a tevékenységek elvégzéséhez szükséges munkaidő-szükséglet tervezése és a tevékenységek szervezeti egységekhez, munkakörökhöz rendelése
  • 40. Melléklet 2. számú melléklet: Az MVH tevékenységcsoportjai alapján elvégzett benchmark összehasonlítások összefoglaló táblázatai
  • 41.