White Paper: Projektmanagment Leitfaden
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Leitfaden für Projekte und Projektmanagement

Leitfaden für Projekte und Projektmanagement
Projektdefinition, -Organisation, - Planung, Kräftefeld-Analyse, Projektstart, -Überwachung und -Abschluss
mit Checklisten

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White Paper: Projektmanagment Leitfaden White Paper: Projektmanagment Leitfaden Document Transcript

  • White PaperProjektmanagement: Reduktion von KomplexitätPermanente Veränderungen in unserem Umfeld, insbesondere im Geschäftsbereich, zwingen uns,ständig zu planen. Regelmässig müssen wir unsere Ziele überprüfen und entsprechend ändern.Planung ist die Reduktion von Komplexität. Dabei hilft uns Projektmanagement.Projektdefinition: kontinuierlich, verbindlich, realisierbar, anpassungsfähigWichtig ist, Projektmanagement kontinuierlich, verbindlich und realisierbar anzugehen und anpas-sungsfähig zu bleiben. In der Projektdefinition klären wir die Bedeutung und Reichweite des Projektsund stecken dessen Grenzen ab.Projektorganisation: Personal sorgfältig auswählenJe grösser ein Projekt ist, desto personalintensiver wird es. Wir empfehlen dringend, sich bei derProjektorganisation – wenn möglich – genügend Zeit zu lassen und die Projektmitarbeitendensorgfältig auszuwählen bzw. deren Kompetenzen innerhalb des Projekts klar zu definieren.Grundsätzlich konstituiert sich eine Projektorganisation auf drei Ebenen: Entscheidungsebene,Steuerungsausschuss und Arbeitsgruppe(n).Entscheidungsgruppe Hauptaufgaben Gremium, welches das Strategieprojekt  setzt Ziele und Rahmenbedingungen des initiiert oder sanktioniert Strategieprojekts Projektleiter  diskutiert die Strategieoptionen und evtl. Arbeitsgruppenleiter entscheidet darüber evtl. Berater  genehmigt die ausformulierten StrategiedokumenteSteuerungsausschuss Hauptaufgaben Projektleiter  steuert den zeitlichen Ablauf des Projektes Arbeitsgruppenleiter und passt bei Bedarf die Projektorganisation Projektkoordinator an evtl. Berater  stimmt die Resultate der Arbeitsgruppen aufeinander ab  bereitet die Präsentationen vor der Entscheidungsgruppe vor Arbeitsgruppe 1 Arbeitsgruppe 2 Arbeitsgruppe 3  Arbeitsgruppenleiter  Arbeitsgruppenleiter  Arbeitsgruppenleiter  Mitglied der  Mitglied der  Mitglied der Arbeitsgruppe Arbeitsgruppe Arbeitsgruppe  Evtl. Berater  Evtl. Berater  Evtl. Berater© 2007-2011 delineo communicationWhite Paper: Projektmanagement 1
  • Projektplanung: Meilensteine festlegenDie Zusammenarbeitsvereinbarungen werden schriftlich festgehalten. Eine Kräftefeld-Analyse ist dieGrundlage für die eigene persönliche Projekteinschätzung und liefert Hinweise zu kritischen Punkten.Anschliessend folgt der Grobterminplan und die Meilensteine für das gesamte Projekt. 01/08 02/08 03/08 04/08 05/08 06/08 07/08 08/08 09/08 10/08 11/08 12/08Besprechungen mit GL     Wichtige Entscheidungen    Info alle MA  Milestones   1. Phase: Analyse Interne Kultur Leitbild & Erscheinungsbild Anonyme Befragung Auswertung2. Phase: Planung Leitbild Ziele & Strategien Massnahme int. Komm. Massnahmen ext. Komm.3. Phase: Umsetzung Interne Massnahmen 1 MN »» »» Externe Massnahmen »» »»4. Phase Auswertung »» »»1. Meilenstein: Abschluss Analysephase2. Meilenstein: Massnahmenkatalog interne Kommunikation3. Meilenstein: Massnahmenkatalog externe KommunikationWeitere Meilensteine: nach Auswahl der Massnahmen für die Umsetzung© 2007-2011 delineo communicationWhite Paper: Projektmanagement 2
  • Kräftefeld-Analyse: Wer ist hindernd, wer fördernd?Beteiligte Schlüsselpersonen Hindernd --- -- - Fördernd + ++ +++ProjektleiterLinienvorgesetzter 1Linienvorgesetzter 2Linienvorgesetzter 3Externe  Wo liegt der energetische Durchschnitt?  Was fällt auf?  Wo liegen Konfliktfelder?  Welche Chancen können genutzt werden?  Was muss zuerst bereinigt werden?  Welche Massnahmen sind angebracht?Projektstart: Kick off-MeetingEntschluss zum Projekt und Projektstart-Meeting (Kick off) mit allen Projektbeteiligten und folgendenTraktanden:  Vorstellung des Projektes: Skizzierung des Ablaufs und des Terminplans  Klärung, worum es geht, offene Fragen  Einverständnis aller Projektbeteiligten einholen  Klärung der Aufgaben und Rollen  Festlegung der Arbeitsweise und Spielregeln  Festlegung der Kommunikations- und Kooperationskonzepte  Festlegung der Beziehungen zu anderen Stellen und Kooperationen  Apéro und gemütliches BeisammenseinProjektüberwachungDie Projektüberwachung erfolgt periodisch anhand der Projektbesprechungen und umfasst:  Beurteilung der Resultate  Terminplanüberwachung  Pendenzenüberwachung  Schilderung der Erfahrungen und Meinungen der BeteiligtenProjektabschlussPlanung des Übergangs: Integration des Projekts in den regulären Arbeitsprozess:  Festlegung der Verantwortlichkeiten  Einführung der neuen Prozesse  Information an alle Projektbetroffenen  Zelebrieren des Projektabschlusses mit allen Projektbeteiligten und Verdanken  Erstellung des Projektabschluss-Berichts© 2007-2011 delineo communicationWhite Paper: Projektmanagement 3
  • Checkliste: Projektmanagement Briefing KundeZiele  Welche Aufgabe ist gestellt? Wie klar sind die Erwartungen? Was ist noch offen?  Welches Resultat / Produkt soll erarbeitet werden (Minimal- und Maximalziel)?  Welche Wirkung / welcher Nutzen wird angestrebt?  Wann ist die Aufgabe erledigt: Kriterien  Welches sind die Lern- und Entwicklungsziele?Anlass und Bedeutung  In welchem Zusammenhang / Kontext steht die Aufgabe?  Wessen Anliegen ist es: Wer?  Welche Bedeutung hat die Aufgabe für das Unternehmen?  Gibt es eine Vorgeschichte / Analysen / Beurteilungen?  Warum jetzt? Was würde passieren, wenn die Aufgabe nicht angepackt wird?Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren  Welche Rahmenbedingungen / Abhängigkeiten (innerhalb und ausserhalb) sind relevant?  Welches sind bestimmende Einflüsse? Gibt es parallellaufende Aufgabenstellungen?  Steht die Aufgabe in Konkurrenz mit andern Aktivitäten (inhaltlich, Kapazitäten, Bedeutung)?Arbeitsform  Welche Grösse / Komplexität / Neuigkeitsgrad hat die Aufgabe?  Welche zeitliche Begrenzung hat das Projekt?  Sind die Fragestellungen interdisziplinär / bereichsübergreifend zu bearbeiten?  Ist die Aufgabe als Sachbearbeitung oder in Projektform zu organisieren?Termine und Aufwände  Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?  Gibt es Zwischentermine: Meilensteine? Was muss bis dahin jeweils erledigt sein?  Welche Ressourcen sind nötig / vorhanden? Sicherheit? Spesen?Rollen und Entscheide  Wer hatte die Idee / ist Auftraggeber?  Wer ist verantwortlich? Weshalb?  Stehen die Machtträger dahinter?  Wer ist involviert / beteiligt?  Wie / wo fallen wichtige Entscheide?Vorgehensideen / Kommunikation  Welche Ideen für das Vorgehen liegen vor?  Wie ist das Kräftefeld: fördernde / hindernde Kräfte: Klippen und Stolpersteine?  Wer muss über das Vorhaben informiert werden?© 2007-2011 delineo communicationWhite Paper: Projektmanagement 4
  • Checkliste Projektmanagement allgemeinEin Projekt ist eine grössere, komplexe Aufgabe (Fragestellung, Problem), das auf ein konkretesResultat (Ziel, Wirkung) ausgerichtet und meist einmalig / neu sowie zeitlich begrenzt ist, allenfallsgrössere Investitionen benötigt, über eine längere Zeitspanne andauert, bereichsübergreifend(Hierarchie- und Fachbereiche einbeziehend) und mit Risiken behaftet ist (Ressourcen, Vorgehen,Zielerreichung).Erfolgsfaktoren für ein Projekt  Klarer Projektauftrag: Was wird erwartet? Welche Form hat das Projekt? Welche Wirkung soll das Projekt haben?  Richtige Einbettung des Projekts in die Organisation  Zweckmässige Projektorganisation und Rollenklarheit: Organigramm mit Beschrieb der einzelnen Funktionen und Aufgaben  Geeignete (branchenübliche) Vorgehensmethodik  Gute Projektplanung und –Steuerung  Leistungsfähiges Projektteam: Kooperations-, Konfliktfähigkeit, Konsensorientierung  Fach-, Methoden- und Prozesskompetenz des ProjektleitersRolle des Projektleiters  Klarer Auftrag nötig, Kompetenzen: Weisungsbefugnis oder nur Empfehlungsabgabe?  Koordination über Führungs- und Fachebenen hinweg  Arbeit auf zwei Ebenen: formelle Ebene (Sachebene: Projekt, Kosten, Ziele etc.) und informelle Ebene (zwischenmenschliche Ebene: Spiele, Konflikte, Machtansprüche, Ängste etc.)  Fach- und Prozesskompetenz (Prozesskompetenz = Einfluss nehmen, führen)Projektplanung  Erarbeitung klarer Projektziele und Termine (Meilensteine): Monate, Wochen, Tage und Stunden. Danach: nur noch Korrekturen.  Strukturierung des Projekts: Inhalt und Vorgehen  Erkennen von Abhängigkeiten und Vernetzungen innerhalb und ausserhalb des Projektes  Schaffen von Voraussetzungen zur erfolgreichen Projektabwicklung  Abschätzen von Engpässen und kritischen Phasen  Errechnung und Bereitstellung der benötigten Mittel  Festlegung von Verantwortungen  Visualisierung und Kommunikation des Projektes  Möglichkeit, Schwierigkeiten und Engpässe frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig die notwendigen Massnahmen zu ergreifen  Schriftliches Festhalten der SchlüsselelementeProjektstart Meeting mit allen Projekt-Beteiligten für  Vorstellung des Projektes  Klärung, um was es geht, offene Fragen  Einverständnis aller Projekt-Beteiligter einholen  Klärung der Aufgaben und Rollen  Festlegung der Arbeitsweise und Spielregeln  Festlegung der Kommunikations- und Kooperationskonzepte  Festlegung der Beziehungen zu anderen Stellen und Kooperationen© 2007-2011 delineo communicationWhite Paper: Projektmanagement 5
  • Kick-Off Meeting mit allen Projekt-Betroffenen (alle MA) für  Vorstellung Projekt  Skizzierung Ablauf und Terminplan  Klärung offene Fragen  Apéro/gemütliches BeisammenseinDie Projektüberwachung erfolgt periodisch anhand der Projektbesprechungen. Sie umfasst:  Resultats-Beurteilung  Terminplanüberwachung  Pendenzenüberwachung  Schilderung der Erfahrungen und Meinungen der BeteiligtenAbschluss: Planung des Übergangs: Integration des Projekts in den regulären Arbeitsprozess:  Festlegung Verantwortlichkeiten  Einführung neue Prozesse  Information an alle Projektbetroffenen  Zelebrieren des Projektabschlusses mit allen Projektbeteiligten und Verdanken  Erstellung Projektabschluss-BerichtGrobterminplan mit Meilensteinen und detailliertem Projektplan 01/08 02/08 03/08 04/08 05/08 06/08 07/08 08/08 09/08 10/08 11/08 12/08Besprechungen Wichtige Entscheidungen Info an alle MA Milestones 1. Phase: Analyse2. Phase: Planung3. Phase: Umsetzung4. PhaseMeilensteine1. Meilenstein:2. Meilenstein:3. Meilenstein:Weitere Meilensteine: (falls nötig)© 2007-2011 delineo communicationWhite Paper: Projektmanagement 6
  • Detaillierter ProjektplanAktivität Wer Jan Feb Mae Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov DezAbwesenheiten AA /BB X X CC XProjektstart Alle XBetreuung AA XGruppenarbeit Alle XBesprechungen AA XBedürfnisabklärung BB X XProjektplanung AA BB X CCMaterial sammeln CC X XLiteraturstudium CC XTitel und Thema fix CC XAufbau der Arbeit AA XGrobraster AA XSchreiben CC XRedaktion, Layout CC XKorrekturlesen AA BB XDruck BB XSchlusspunkt alle X© 2007-2011 delineo communicationWhite Paper: Projektmanagement 7
  • ProjektüberwachungProjektinhalt Haben sich die ursprünglichen Ziele verändert? Sind Ergebnisse schon sicht-, beurteil- und messbar? Haben sich Minimal- und Maximalerwartungen verändert?Termine / Aufwände Haben sich Termine verändert? (Nachführung Zeitplan) Stimmen die geschätzten Aufwände noch: Welche Mittel in welchen Phasen? Stehen die Mittel zur Verfügung?Rahmenbedingungen Gibt es neue Rahmenbedingungen/Abhängigkeiten?Anlass und Bedeutung Hat sich die Bedeutung des Projekts verändert? Für die Projektleitung?Projektorganisation und Rollen Funktionieren die Rollen des Projektleiters und des Projektausschusses? Werden die notwendigen Entscheide gefällt? Wie wird mit Terminverzögerungen umgegangen?Verantwortungen und Kompetenzen, Betroffeneund Beteiligte Werden die definierten Verantwortungen und Kompetenzen gelebt? Bin ich als Projektleiter in der Lage, das Projekt zu führen?Betroffene und Beteiligte Sind die wichtigen Schlüsselpersonen einbezogen? Funktioniert die Teamzusammenarbeit?© 2007-2011 delineo communicationWhite Paper: Projektmanagement 8
  • Projektablauf und Vorgehen Bewährt sich das Vorgehen sachlich (Segmentierung)? Terminlich (Meilensteine)?Controlling und Projektüberwachung Werden die Termine und Kosten überwacht?Information und Kommunikation Sind die Kanäle definiert und geregelt? Werden sie genutzt?BibliographieNeben unseren eigenen Erfahrungen mit unterschiedlichsten Projekten, die wir im Verlaufe der Jahresammelten, greifen wir u.a. auf folgende Quellen zurück:  Probst / Haunerdinger. Projektmanagement leicht gemacht. Wie behält man die Nerven, wenn alles schief geht? Verlag: Redline Wirtschaft.  Daenzer / Huber. System Engineering. Verlag: Industrielle Organisation  Heintel / Kranz. Projekt Management. Eine Antwort auf die Hierarchiekrise. Verlag: Gabler.  Kraus / Westermann. Projektmanagement mit System. Verlag: Gabler.  Mayrishofer / Kröger. Prozesskompetenz in der Projektarbeit. Verlag: Windmühle.Über uns: delineo communicationdelineo communication ist ein Unternehmen, welches mittelständischen Betrieben ein ganzheitlichesDienstleistungsportfolio im Bereich Marketing, Kommunikation und Werbung anbietet – von der Vision,über die Konzeption bis zur Umsetzung einzelner Massnahme: http://www.delineo.ch© 2007-2011 delineo communicationWhite Paper: Projektmanagement 9