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Acronyms and Abbreviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...
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               224.22         Completing the Face of Statement of Account . . . . . . . . . . . . . . ...
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         342.3        Verifying Deposit Slips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...
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                                                                                                               P...
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        423.4    Ordering Stock in Bulk Quantities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....
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                                                                                                     Post Office...
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        427.4     Unsold Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....
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                                                                                                            Post...
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             437.34        Accounting for Returned IRCs at the SDO . . . . . . . . . . . . . . . . . ....
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                                                                                                              Po...
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  46    Managing Accountable Paper at the District Accounting Office . . . . . . . . . . . . . . . . ....
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                                                                                                           Post ...
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          513.3         Express Mail Corporate Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...
Handbook F-1 - Post Office Accounting Procedures - Table of ...
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Handbook F-1 - Post Office Accounting Procedures - Table of ...

  1. 1. Contents Contents Acronyms and Abbreviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix 1 General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 11 What This Handbook Covers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 12 Before You Start Reading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 13 Accounting Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 131 Basic Accounting Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 132 Guidelines for Delegation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 132.1 Keeping Duties Separate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 132.2 Exception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 133 Guidelines for Verifying Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 133.1 Verifying the Statement of Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 133.2 Reporting False Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 14 Liability for Financial Losses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 141 Other Employees’ Liability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 142 Demanding Payment for Losses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 15 Protecting Accountable Papers and/or Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 151 Accountable Paper Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 151.1 Postmaster and Station or Branch Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 151.2 Postmaster or Supervisor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 151.3 All Employees Handling Accountable Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 151.4 Postal Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 151.41 Keeping Custody . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 151.42 POS ONE Cash Drawer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 151.43 Making Deposits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 151.44 Making Withdrawals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 152 Controlling Accountable Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 152.1 Defining . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 152.2 Recording by the Post Offices or Postal Retail Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 152.3 Processing Spoiled or Voided Forms and Partially Used Books . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 16 Applying Financial Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 161 Accounting Service Centers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 162 Inspection Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 163 Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 17 Making the Transition From Manual to Automated Preparation of Financial Documents . . . . . 7 Handbook F-1, November 1996 iii Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  2. 2. Contents Post Office Accounting Procedures 2 Financial Reporting Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 21 Policies and Background Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 211 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 212 Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 212.1 Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 212.2 District . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 213 Financial Reporting Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 214 Daily Financial Report (PS Form 1412) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 215 Accountbook (Form 1551 Series) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 215.1 Preliminary Instructions for Postmasters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 215.2 Making Initial Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 216 Statement of Account (Form 1555) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 217 Variations in Financial Reporting Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 22 Financial Reporting Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 221 Preparing Daily Financial Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 221.1 IRT Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 221.11 Preparing the Individual Clerk Form 1412 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 221.12 Finalizing the Individual Clerk Form 1412 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 221.13 Consolidating the Individual Form 1412 and Preparing a Unit Form 1412 — Designated Employee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 221.2 Non-IRT Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 221.21 Preparing the Individual Clerk Form 1412 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 221.22 Finalizing the Individual Clerk Form 1412 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 221.23 Consolidating the Individual Form 1412 and Preparing a Unit Form 1412 — Designated Employee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 222 Submitting Documents — Designated Employee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 222.1 Units Using SFAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 222.2 Units Not Using SFAP (Including Contract Units) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 223 Posting the Accountbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 223.1 District Accounting Office — SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 223.2 Postmaster — Non-SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 223.21 Starting a New PFY, AP, or PQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 223.22 Making Daily Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 223.23 Balancing the Accountbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 223.24 Posting Cumulative Totals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 223.25 Completing Form 1551-D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 223.26 Using the IRT-Generated Daily Financial Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 224 Preparing the Statement of Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 224.1 District Accounting Office — SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 224.2 Postmaster — Non-SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 224.21 Completing Heading Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 iv Handbook F-1, November 1996 Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  3. 3. Contents Contents 224.22 Completing the Face of Statement of Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 224.23 Completing the Reverse of the Statement of Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 224.24 Making Other Entries to Statement of Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 225 Finalizing the Statement of Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 23 Random Verification Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 231 IRT Units Using SFAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 232 Non-IRT Units Using SFAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 3 Managing Postal Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 31 Acceptable Payment for Postal Goods and Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 311 Cash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 311.1 Redemption of Foreign Coins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 312 Bank Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 312.1 Accepting a Personal Check at Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 312.2 Checks Mailed in for Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 312.3 Identification for Check Acceptance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 313 Accepting Other Types of Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 313.1 Accepting Guarantee Payment Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 313.2 Accepting Checks From Government Agencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 313.3 Accepting Business Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 313.4 Accepting Business Checks at Business Mail Entry Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 313.5 Accepting Traveler’s Checks and AMEX Gift Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 314 Items That May Be Cashed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 314.1 Cashing Domestic Postal Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 314.2 Cashing Other Postal Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 314.3 Cashing Postal Service Commercial Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 314.4 Cashing Treasury Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 315 Endorsing Checks for Deposit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 316 Depositing Postal Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 317 Credit and Debit Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 317.1 Types of Cards Accepted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 317.11 Credit Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 317.12 Debit Point of Service Network Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 317.2 Accepting Cards at Retail Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 317.3 Accepting a Credit Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 317.4 Accepting a Debit Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 317.5 Credit and Debit Card Amount Discrepancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 317.6 Offices Maintaining Accountbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 317.7 Issuing Refunds for Credit and Debit Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 317.71 Retrieval Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Handbook F-1, November 1996 v Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  4. 4. Contents Post Office Accounting Procedures 317.72 Chargebacks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 317.8 Overcharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 317.81 Credit Card Overcharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 317.82 Credit Card Undercharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 317.83 Debit Card Overcharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 317.9 Disposal of Credit and Debit Card Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 318 Funds Not Acceptable for Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 32 Collecting Returned Checks From the Bank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 321 Collecting on Returned Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 322 Assessing Surcharges for Returned Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 323 Handling Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 324 Sending a Returned Check to the Collection Agency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 324.1 Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 324.2 Processing a Returned Check . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 325 Making Payments Locally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 326 Showing Errors Made by Bank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 33 Funds Received . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 331 Cash Reserves . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 332 Bank Account Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 332.1 Establishing Bank Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 332.2 Protecting Postal Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 332.3 Processing Bank Service Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 332.4 Changing Bank Name or Account Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 332.5 Handling Correspondence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 332.6 Handling Deposit Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 333 Depositing Funds — Banking and Nonbanking Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 333.1 Making Deposits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 333.2 Preparing Deposits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 333.3 Delivering Deposits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 333.4 Handling Missing or Destroyed Deposits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 333.5 Processing at a Nonbanking Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 333.6 Processing Electronic Funds Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 34 Bank Account Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 341 Bank Transaction Record — Banking Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 341.1 Making a Deposit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 341.2 Preparing Credit and Debit Memoranda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 342 Transfer of Funds — Banking Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 342.1 Transferring Postal Funds to the U.S. Treasury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 342.11 Criteria Governing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 342.12 Verification Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 342.2 Recording Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 vi Handbook F-1, November 1996 Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  5. 5. Contents Contents 342.3 Verifying Deposit Slips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 35 Banking Reconciliations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 351 Requesting Bank Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 352 Procedures for Bank Reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 352.1 Reconciling Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 352.2 Processing Automated Reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 353 Adjustments for Discrepancies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 353.1 Reconciling at Banking Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 353.11 Preparing Debit Memoranda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 353.12 Preparing Credit Memoranda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 353.2 Reconciling at Nonbanking Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 353.3 Prior Postal Quarter Fund Transfer Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 353.4 Nonzero Balance Listings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 353.41 Discrepancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 353.42 Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 353.43 Reconciling Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 36 Collecting Postal Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 361 Collection Procedures of Monies Demanded . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 361.1 Bargaining Unit Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 361.2 Nonbargaining Unit Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 361.3 Percentage Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 362 Payroll Deductions to Liquidate Indebtedness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 362.1 Voluntary Deductions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 362.2 Involuntary Deductions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 37 Protecting Postal Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 371 Overnight Storage When Closed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 371.1 Protecting Funds in an Office With Vault, Security Container, or Safe . . . . . . . . . . . . 86 371.2 Using Lights Over Safe or Vault . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 371.3 Protecting Funds in an Office Without Safe, Security Container, or Vault . . . . . . . . . 86 371.4 Securing Funds in an Office Without Protection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 371.5 Securing Doors, Windows, and Wickets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 372 Securing Combinations and Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 372.1 Using Form 3977, Duplicate Key Envelope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 372.2 Protecting Combinations and Duplicate Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 372.21 Securing Stations and Branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 372.22 Securing the Main Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 372.3 Keeping Inventory of Sealed Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 372.4 Handling Loss or Unauthorized Opening of Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 372.5 Setting and Changing Combinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 372.6 Securing the Combination Lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 372.7 Handling Master Keys to Safe Combinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Handbook F-1, November 1996 vii Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  6. 6. Contents Post Office Accounting Procedures 4 Managing Accountable Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 41 Policies and General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 411 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 412 Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 413 Accountable Paper Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 414 Types of Accountable Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 415 Activities of Reporting Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 415.1 Stamp Distribution Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 415.2 Accountable Paper Depositories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 415.3 Stamp Services Centers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 415.4 National Stamp Depository . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 415.5 Philatelic Centers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 415.6 Stamp Fulfillment Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 415.7 Accountable Paper Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 416 Securing a Place for Accountable Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 416.1 Securing by the Postmaster and Station or Branch Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 416.2 Securing by the Postmaster or Supervisor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 416.3 Securing by All Employees Handling Accountable Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 417 Stock Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 42 Managing Accountable Paper at Stations, Branches, and Post Offices With Stamp Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 421 Transfer of Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 422 Accepting Custody — Postmaster or Stamp Stock Custodian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 422.1 Protecting Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 422.2 Establishing Stamp Stock Limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 422.21 Total Office Accountability for Post Offices and Postal Retail Units . . . . . . . . . . . 103 422.22 Stamp Stock Credits Assigned From the Unit Reserve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 422.3 Determining Stamp Stock Quantities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 423 Handling Main Stamp Stock and Unit Reserve Stamp Stock From SDO . . . . . . . . . . . . . . 104 423.1 Automatic Shipments of Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 423.2 Ordering From the SDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 423.21 Ordering Stamp Stock and Philatelic Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 423.22 Ordering Domestic Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 423.23 Ordering International Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 423.24 Ordering Bait Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 423.3 Placing Emergency Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 423.31 From the SDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 423.32 Transfer of Stock Between Post Offices (Emergency Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 423.321 Non-SFAP Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 423.322 SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 viii Handbook F-1, November 1996 Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  7. 7. Contents Contents 423.4 Ordering Stock in Bulk Quantities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 423.41 Ordering Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 423.42 Ordering Postal Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 423.43 Ordering Stamped Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 423.5 Receiving and Accounting for Stamp Stock Received . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 423.6 Examining the Shipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 423.7 Handling Shortages and Damaged Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 423.71 Reporting Shortages in Sealed Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 423.72 Reporting Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 423.73 Reporting Damaged Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 423.74 Adjusting for Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 423.75 Shortages in Incoming Stock Shipments at SAFR offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 423.8 Handling Overages in Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 423.81 Overages in Incoming Shipments at SAFR Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 423.9 Handling Defective Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 424 Handling Unit Reserve Stamp Stock From SSC (Formerly SDN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 424.1 Automatic Shipments of Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 424.2 Ordering From the SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 424.21 Ordering Stamp Stock and Philatelic Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 424.22 Ordering Domestic Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 424.23 Ordering International Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 424.24 Ordering Bait Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 424.3 Placing Emergency Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 424.4 Receiving and Accounting for Stamp Stock Received . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 424.5 Examining the Shipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 424.6 Handling Shortages and Damaged Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 424.61 Identifying Shortages In Stock From Sealed Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 424.62 Reporting Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 424.63 Reporting Damaged Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 424.64 Adjusting for Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 424.65 Shortages in Incoming Stock Shipments at SAFR Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 424.7 Handling Overages in Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 424.8 Handling Defective Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 425 Ordering and Receiving Stamp Stock From the Main or Unit Reserve Stock . . . . . . . . . . 121 425.1 Replenishing Stock — Window Clerks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 425.2 Replenishing Unit Reserve Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 425.3 Filling Requisitions From the Main or Unit Reserve Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 425.31 Scheduling Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 425.32 Assigning Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 425.33 Preparing Requisitions — Supply Clerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 425.34 Making a Withdrawal From Main Stock — Main Stock Custodian . . . . . . . . . . . . 124 Handbook F-1, November 1996 ix Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  8. 8. Contents Post Office Accounting Procedures 425.35 Preparing a Shipment — Supply Clerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 425.36 Keeping Stamp Stock Records — Supply Clerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 425.37 Carrying Out Accountbook Unit Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 425.38 Procedural Exceptions at Stations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 426 Handling Stamp Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 426.1 Defining Stamp Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 426.2 Protecting Stamp Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 426.3 Consigning Stamps Into Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 426.31 Consigning by Postmasters or Supervisors in Offices Without Stations and Branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 426.32 Consigning in Offices With Stations and Branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 426.33 Consigning to Rural Route Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 426.34 Handling Stamp Credits for Special Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 426.4 Initiating a Stamp Credit — Cash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 426.41 Window Clerks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 426.42 Contractors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 426.43 Stations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 426.44 Limit on Main Stock Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 426.45 Issuing Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 426.5 Recording Stamp Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 426.6 Closing a Stamp Credit — Postmaster or Supervisor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 426.7 Maintaining Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 426.71 Maintaining Unit Reserve Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 426.72 Maintaining Station Stamp Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 426.8 Handling Stamped Envelope Discount and Revaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 426.81 Recording Plain Stamped, Window, and Nonprofit Stamped Envelopes . . . . . . 131 426.82 Recording Sale of Full Boxes to Customers at Discount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 426.83 Revaluating Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 426.9 Handling International Reply Coupons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 426.91 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 426.92 Retail Associates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 426.93 Unit Reserve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 426.94 Annual Submission to the SDO/SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 427 Handling Migratory Bird Hunting and Conservation Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 427.1 Window Clerk Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 427.2 Station Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 427.3 Post Office Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 427.31 Reporting With Stamp Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 427.32 Reporting With Main Stock Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 427.33 Philatelic Outlet Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 x Handbook F-1, November 1996 Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  9. 9. Contents Contents 427.4 Unsold Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 427.41 Keeping Records for Bird Stamps Sold for Resale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 427.42 Submitting Unsold Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 428 Maintaining Total Stamp Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 428.1 Accounting at Post Offices With Stamp Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 428.2 Accounting at Post Offices With Main Stock Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 428.3 Verifying the Ending Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 428.31 Verifying at the Accountbook Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 428.32 Verifying at the Station or Branch Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 428.33 Verifying at the Contractor Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 428.4 Verifying Stamp Stock Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 428.41 Verifying At Offices With Stamp Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 428.42 Verifying At Offices With Main Stock Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 428.5 Handling Returned Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 428.51 Returning Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 428.52 Accounting for Stock Returned to the SDO or SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 428.6 Handling Stamp Stock Destroyed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 428.61 Stations and Branches to Non-SFAP Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 428.62 Clerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 428.63 Supervisor of Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 428.64 SFAP Offices, Contract Stations, Stations, and Branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 428.7 Obtaining Stamp Stock for Local Mailing Tests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 428.8 Obtaining Stock for Promotions or Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 428.81 Obtaining Stock Locally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 428.82 Obtaining Stock From Stamp Fulfillment Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 428.9 Handling Additional Stamps etc. Catalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 429 Conducting Examinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 429.1 Examining a Stamp Credit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 429.11 Scheduling Examinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 429.12 Forms to Be Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 429.13 Preparing the Count . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 429.14 Doing the Physical Count . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 429.15 Examining Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 429.16 Reconciling Stamp Credit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 429.17 Completing the Examination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 429.18 Doing the Post Examination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 429.2 Examining a Main or Unit Reserve Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 429.21 Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 429.22 Managing the Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 429.23 Doing the Physical Count . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 429.24 Handling Overages and Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Handbook F-1, November 1996 xi Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  10. 10. Contents Post Office Accounting Procedures 429.3 Examining Contract Postal Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 429.4 Examining Stamp Vending Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 43 Managing Accountable Paper at a Stamp Distribution Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 431 Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 432 Transfer of Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 433 Requisitioning Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 434 Filling Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 434.1 Scheduling Requisitions — SDO Supervisor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 434.2 Separating the Duties for the Stamp Distribution Clerks — SDO Supervisor . . . . . . 156 434.3 Separating the Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 434.31 Sorting Requisitions — Stamp Distribution Clerks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 434.32 Batch Review — SDO Supervisor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 434.33 Developing the Daily Source File — SDO Supervisor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 434.34 Withdraw Stamp Stock From the Main Stock — SDO Supervisor . . . . . . . . . . . . 157 434.35 Ship Stamp Stock — Stamp Distribution Clerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 434.36 Processing a Daily Report — SDO Supervisor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 434.37 Shipments to SAFR Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 435 Handling Automatic Stamp Stock Shipments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 435.1 Receiving Automatic Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 435.2 Shipping Automatic Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 435.21 Handling Automated Shipment Listings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 435.22 Changing the Automated Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 436 Handling Discrepancies in Stock Received . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 436.1 Reporting Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 436.11 Accounting for Stock Received Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 436.12 Dealing With Excessive Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 436.2 Reporting Overages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 436.3 Handling Defective Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 436.31 Reporting Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 436.32 Accounting for Defective Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 437 Handling Accountable Paper Returns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 437.1 Receiving Salable Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 437.2 Handling Migration Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 437.21 Selling Period and Quantities to Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 437.22 Disposing of Unsold Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 437.23 Accounting for Unsold Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 437.24 Accounting for Unsold Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 437.3 Handling International Reply Coupons at the SDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 437.31 Defining an IRC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 437.32 Defining a U.S.-Issued Refunded IRC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 437.33 Defining an Exchanged IRC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 xii Handbook F-1, November 1996 Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  11. 11. Contents Contents 437.34 Accounting for Returned IRCs at the SDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 437.4 Receiving Stamp Stock for Destruction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 438 Handling Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 438.1 Receiving Domestic Money Order Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 438.2 Storing Blank Money Order Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 438.3 Distributing Money Order Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 438.4 Handling Bait Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 438.41 Distributing Bait Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 438.42 Bait Money Order Program Instructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 439 Recording Penalty Mail Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 44 Managing Accountable Paper at a Stamp Services Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 441 Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 442 Changing from an SDO to an SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 443 Receiving and Recording Shipments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 443.1 Receiving Accountable Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 443.2 Verifying Stock Shipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 443.3 Recording Advice of Shipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 443.4 Entering Stamp Stock Into Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 443.5 Receiving Stock from SAFR Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 444 Filling Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 444.1 Scheduling Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 444.2 Separating Duties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 444.3 Processing Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 444.4 Creating Sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 444.5 Developing the Daily Session File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 444.6 Withdrawing Stamp Stock From the Vault . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 444.7 Shipping Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 444.8 Making a Daily Report of Shipments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 444.9 Shipments to SAFR Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 444.10 Processing the Daily Close-Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 445 Handling Automatic Shipments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 446 Handling Discrepancies in Stock Received From Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 446.1 Reporting Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 446.11 Handling Stock Received Shortages — Offices Receiving Stock from SSC . . . 172 446.12 Handling Stock Received Shortages — SSC, SFAP, and Non-SFAP Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 446.13 Reporting Excessive Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 446.2 Reporting Overages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 446.3 Handling Defective Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 446.31 Reporting Defective Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 446.32 Accounting for Defective Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Handbook F-1, November 1996 xiii Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  12. 12. Contents Post Office Accounting Procedures 446.4 Handling Stamp Stock to be Destroyed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 446.41 SSC Stamp Stock Return Committee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 446.42 SSC Stamp Destruction Committee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 446.43 SSC Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 447 Handling Accountable Paper Returns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 447.1 Receiving Salable Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 447.2 Handling Migratory Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 447.21 Selling Period and Quantities to Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 447.22 Disposing of Unsold Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 447.23 Accounting for Unsold Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 447.3 Handling International Reply Coupons at the SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 447.31 IRC Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 447.32 U.S.-Issued Refunded IRC Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 447.33 Exchanged IRC Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 447.34 Accounting for Returned IRCs at the SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 448 Handling Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 448.1 Domestic Money Order Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 448.2 Storing Blank Money Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 448.3 Distributing Money Order Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 448.4 Bait Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 448.41 Storing and Shipping Bait Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 448.42 Further Instructions for the Bait Money Order Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 45 Destroying Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 451 Responsibility for Stamp Stock Destruction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 451.1 Offices Under SDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 451.2 Offices Under SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 452 Procedures for Withdrawing Stamp Stock — All Post Offices and SFAP Reporting Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 452.1 Processing Specific Categories of Stamp Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 452.2 Notification for Withdrawing Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 452.3 Determining Stamp Stock Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 453 Stamp Destruction Committee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 453.1 Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 453.2 Composition of the Committee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 453.3 Duration of a Term . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 453.4 Resigning from the Committee or Removing a Member . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 453.5 Destroying Stamp Stock (Stamp Destruction Committee) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 454 Receiving Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 455 Determining Methods of Destruction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 456 Destroying Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 457 Handling Discrepancies in Stock to Be Destroyed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 xiv Handbook F-1, November 1996 Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  13. 13. Contents Contents 46 Managing Accountable Paper at the District Accounting Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 461 Handling Bird Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 461.1 DAO Under an SDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 461.2 DAO Under an SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 462 Handling International Reply Coupons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 462.1 DAO Under an SDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 462.2 DAO Under an SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 463 Handling Stamp Stock Destruction Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 463.1 DAO Under an SDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 463.2 DAO Under an SSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 464 Reviewing Non-SFAP Statements of Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 47 (Reserved) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 48 Managing Accountable Paper and Cash at Offices With Segmented Inventory Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 481 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 481.1 Retail Floor Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 481.2 Units Affected by Retail Accountability Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 482 Responsibility for Retail Unit Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 482.1 Existing Procedures and Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 482.2 Responsibility for Inventory Items, Cash, and Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 482.3 Total Office Accountability for Postal Retail Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 483 Unit Reserve Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 484 Segments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 484.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 484.2 Segments Assigned from the Unit Reserve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 484.3 Documentation of Stock Assignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 484.31 POS ONE Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 484.32 Retail Postal Stores with IRTs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 485 Retail Floor Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 485.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 485.2 Retail Floor Stock Limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 485.3 Money Order Form Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 486 Cash Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 486.1 Unit Cash Retained Reserve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 486.2 Sales and Services Associates Cash Retained . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 486.3 End of the Day Internal Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 487 Conducting Counts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 487.1 Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 487.2 Requirements Prior to Initiating Counts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 487.3 Count of the Unit Cash Retained Reserve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 487.31 Discrepancies in the Unit Cash Retained Reserve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Handbook F-1, November 1996 xv Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  14. 14. Contents Post Office Accounting Procedures 487.32 Documenting Count Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 487.4 Counts of Associate’s Cash Retained Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 487.41 Frequency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 487.42 Tolerance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 487.43 Overages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 487.44 Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 487.45 Documenting Count Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 487.46 Inventory of Money Order Blank Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 487.5 Unit Reserve Count . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 487.51 Frequency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 487.52 Tolerance Amount in Unit Reserve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 487.53 Count and Adjustment Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 487.54 Inventory of Blank Money Order Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 487.55 Documenting Unit Reserve Count Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 487.6 Counting Retail Floor Stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 487.61 Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 487.62 Threshold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 487.63 Frequency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 487.64 Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 487.65 Documenting Retail Floor Stock Count Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 487.66 Reviewing and Adjusting Stock Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 487.7 Counts of All Other Accountability Segments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 487.8 SIA Accountability Counts Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 5 Trust, Suspense, and Financial Differences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 51 Trust Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 511 Advance Deposit for Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 512 Handling Customer Permit Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 512.1 Advance Deposits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 512.11 Locally Managed Customer Permit Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 512.12 Business Reply Mail and Postage Due Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 512.2 Withdrawals from Permit Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 512.21 Locally Managed Customer Permit Accounts (Post Office or Postal Retail Unit) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 512.22 Business Mail Entry Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 512.23 Business Reply Mail and Postage Due Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 512.3 Replenishing Customer Permit Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 512.4 Reporting Customer Permit Account Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 513 Handling Other Trust Fund Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 513.1 Customs Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 513.2 Employee Overages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 xvi Handbook F-1, November 1996 Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005
  15. 15. Contents Contents 513.3 Express Mail Corporate Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 513.4 Special Provisions for Business and Government Advance Deposits . . . . . . . . . . . . . 222 514 Clearing Trust Fund Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 52 Suspense and Expense Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 521 Maintaining Suspense at the Form 1412 Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 521.1 Non IRT Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 521.2 IRT Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 522 Controlling Suspense at the Accountbook Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 523 Controlling Suspense/Expense Items Internally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 523.1 For Non-SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 523.2 For SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 523.3 For SAFR Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 524 Clearing Suspense and Offsetting Expense Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 524.1 For Non-SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 524.2 For SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 525 Clearing Suspense Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 525.1 For SFAP Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 525.2 SAFR Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 526 Applying Tolerances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 526.1 Banking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 526.2 Miscellaneous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 526.3 Stamps-by-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 526.31 Recovered Stamps-by-Mail Stock — Retail Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 526.32 Recovered Stamps-by-Mail Stock Value — District Accounting Office . . . . . . . . 227 527 Monitoring Suspense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 527.1 District Accounting Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 527.2 Area Finance Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 53 Statement of Difference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 531 Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 532 Making Adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 54 Employee Items and Financial Differences at SAFR Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 541 Reporting Employee Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 6 Disbursing Postal Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 61 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 611 Local Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 612 Local Buying Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 613 Controlling Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 613.1 Making Normal Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 613.2 Cashing Money Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Handbook F-1, November 1996 xvii Updated With Postal Bulletin Revisions Through June 9, 2005

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