Rémi planton otem nouveau mode de conventionnement circulaire janv 2010

La circulaire du 18 janvier 2010 :un nouveau mode de conventionnement. Journée technique MOPA jeudi 09 juin 2011, Palais Beaumont, Pau

I- Lassociation “Office de Tourisme de lEntre-deux-Mers”.L’Office de Tourisme de lEntre-deux-Mers (OTEM) est une association (JournalOfficiel du 24 janvier 1996) dont l’existence s’inscrit dans l’application de la loi du23 décembre 1992, reprise dans le code du tourisme.L’action menée par l’OTEM depuis sa création, notamment en matière dedéveloppement touristique a permis à l’Entre-deux-Mers d’être reconnu comme unterritoire cohérent à vocation touristique affirmée et labellisé Pays d’AccueilTouristique en 2001.

Le territoire d’action. 1 300 km2 (environ 12% de la superficie du département de la Gironde.) 155 communes 12 Communautés de Communes 3 Syndicats Mixtes de Pays (loi LOADT du 25 juin 1999) 108 000 habitants 6 000 lits touristiques marchands représentants 3.7% de l’offre de laGironde 260 adhérents au Pays Touristique(hébergements, restaurants, produits du terroir, viticulteurs, lieux devisite, activités de pleine nature…)

Situation.

Depuis 1996, l’OTEM assure pour ses collectivités de tutelle (qui se sontsuccédées) et les professionnels du tourisme les missions suivantes :1) Accueil et information du public et des usagers dans cinq bureaux d’informationtouristique (La Réole, Monségur, Pellegrue, Saint-Macaire, Sauveterre-de-Guyenne)2) Edition-Promotion-Communication générale de l’Entre-deux-Mers.3) Élaboration et mise en marché de produits touristiques.4) Développement d’actions innovantes et collectives de mise en réseau desprofessionnels du tourisme.5) Mise en œuvre de programmes de formation de territoire.6) Représentation de l’Entre-deux-Mers auprès des entités touristiques Aquitaine etGironde.7) Accompagnement de porteurs de projets à vocation touristique.8) Accompagnement des collectivités dans la mise en œuvre de leur politique localedu tourisme.

II- Un système de conventionnement en vigueur dès 1996 .Première étapeDélibération de la collectivité actant de la délégation de la compétence tourisme oude missions confiées.Seconde étapeRédaction et signature d’une convention d’objectifs, chaque année, se référant àla délibération initiale. La convention, d’une trentaine de pages :- courrait sur l’année civile (1er janvier – 31 décembre)- décrivait avec précision les actions qui allaient être entreprises sur l’année.- était dénonçable par la collectivité au 15 novembre Périodes Nombre de collectivités engagées par convention Communes Syndicats Communautés Total (SIVOM, SM) de Communes 1996 0 1 0 1 2002 5 1 3 9 Depuis 2006 0 0 12 12

III- L’adoption d’un nouveau mode de conventionnement en 2011 :L’application de la Circulaire n°5439SG du 18 janvier 2010.A) Un cadre et une opportunité pour notre association :1) Ne pas oublier d’où l’on vient… vient…L’association est antérieure à la plupart des collectivités lui délégant lacompétence tourisme ou lui confiant des missions.L’association est à l’initiative du projet. Il était primordial de (re)préciser cepoint aux collectivités de tutelle. (Nouveaux élus communautaires de 2008)2) Un cadre précis pour :- rappeler “qui fait quoi”, avec quels moyens ?- s’engager dans un conventionnement pluri annuel (demande formulée par leConseil d’administration)3) Une demande expresse formulée par nos EPCI de tutellePlusieurs Communautés de Communes délégant d’autres compétences que letourisme (enfance-jeunesse, portage de repas…etc) ont souhaité uniformiserles modes de conventionnement avec toutes les associations recevantdélégation.

B) La méthode retenue pour engager le nouveau conventionnement 2011-20141) A partir de l’annexe 2 de la circulaire, mise en place d’une démarcheconcertée avec les 12 Directeurs(trices) des Communautés de Communes(CDC) 1.1 Lecture de la circulaire et de ses annexes par chacun(e) 1.2 Retours écrits de leurs commentaires 1.3 Tenue de 2 réunions pour analyser les retours et poser les bases des nouvelles conventions2) Rédaction des projets de conventions sur la base de celle engagée par l’OTde Bergerac Pourpre, proche de nos problématiques3) Validation des projets de conventions par le Conseil d’administration del’association4) Envoi à chaque CDC de son projet de convention et allers retours modificatifs5) Présentation en conseil communautaire (si demande)6) Signature des 12 conventions finales

IV – Contenudes nouvelles conventions.

Contenu L’association est Office de Tourisme et L’association est Pays Touristique Pays Touristique Rappel des politiques publiques et actes légaux existantsPolitiquespubliques Considérant, le projet initié et conçu par l’association (accueil touristique, information touristique, promotion touristique, Coordination et animation des partenaires et professionnels du développement touristique local, études ou gestion d’équipements touristiques) conforme à son objet statutaire. (Développer la vie et léconomie touristique de Cadre lEntre-deux-Mers), général Considérant, l’action menée par l’association depuis sa création, notamment en matière de développement touristique ayant permis à l’Entre-deux-Mers d’être reconnu comme un territoire cohérent à vocation touristique affirmée et labellisé Pays d’Accueil Touristique en 2001, Considérant, que le programme d’actions ci-après présenté par l’association participe de cette politique. La CDC apporte donc son soutien à ces missions dintérêt général, favorisant sa promotion et son développement touristique. définir les engagements réciproques des deux parties aux présentes pour la réalisation Objet en 2011 et au cours des 3 années suivantes, des missions d’intérêt général telles que décrites ci-dessus. L’association a élaboré un programme pluriannuel d’actions permettant la présentation d’un budget prévisionnel par action, fourni à la CDC, pour l’année 2011.

Contenu L’association est Office de Tourisme et Pays L’association est Pays Touristiqueconvention Touristique Accueil et Information Mission d’Accueil et Information assurée par les OT Clientèles touristiques et résidents locaux ou non assuréé Multilingues E tourisme Objectifs de retombées économiques directes et indirectes Égalité pour tous d’accès aux prestations Conformité avec le classement des OT Coordination des acteurs locaux du tourisme / expertise / actions collectives Politique globale de promotion (calée sur CRTA et CDT33) Appui technique des prestataires Expertise et force de proposition pour la CDC PLF et PLFI Missions Promotion du territoire Réalisation, édition et diffusion d’outils Salons Relations presse Commercialisation de produits touristiques sur le territoire Journées, courts séjours, séjours Immatriculation délivrée par Atout France Observation-Evaluation Données et indicateurs pour la CDC Permanences et Bureaux d’Accueil Touristiques Une journée de permanence par mois dans chaque CDC Accompagnements en relation avec les techniciens du territoire communautaire Porteurs de projets Suivi qualité et labellisation Réponse à des appels à projets touristiques L’association est sollicitée ou prend l’initiative

Contenu L’association est Office de Tourisme et Pays L’association est Pays Touristiqueconvention TouristiqueFonctionnem Conditions de mise à disposition d’un local ent - Mise à disposition du local (propriété, loyer) - Frais de fonctionnements et fluides Moyens humains de l’association Moyens humains de l’association Permanents par mission Permanents par mission propre au PAT Saisonniers pour l’accueilRègles Soutien financier apporté par la collectivité et modalités de versement Transmission des éléments budgétaires Calcul de la subvention Valorisation des locaux le cas échéant En début d’année 70% maximum de la subvention N-1, Solde au 3ème trimestre Rapports privilégiés de la CDC avec les représentants de l’association La CDC associe l’association à tout projet touristique et inversement. Exercice de l’activité associative En contrepartie du soutien lui étant apporté par la CDC, lassociation sengage : > à exercer ses activités dans le strict respect des lois et règlements en vigueur (assurances, responsabilités) > à répondre aux attentes de la collectivité (expertise technique, actions spécifiques, veille permanente) > à fournir annuellement à la collectivité, un compte rendu dactivité (comptes certifiés, bilans d’activités, rapports AG) Pariticpation de la CDC au Conseil d’administration de l’association 1 délégué titulaire, 1 délégué suppléant Entrée en vigueur et durée de la convention Convention pour 4 ans, reconduction expresse Suspension de lapplication de la convention Procédure spécifique et concertée Résiliation de la convention Résilaition possible par chacune des deux parties. La résiliation prendra effet à compter du 31 décembre de lannée civile au cours de laquelle elle aura été notifiée, si la notification est intervenue avant le 1er octobre de la même année.

Contact : Office de Tourisme de l’Entre-deux-MersMerci de votre attention. Rémi Planton 04 rue Issartier 33580 Monségur Tél.+33(0)5 56 61 82 73 rplanton@entredeuxmers.com

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