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Odic tourisme - Chantal Couralet : Communication d'un événementiel (formation MOPA)
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  • 1. Communiquer : Sur l’événementiel odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 2. LA COMMUNICATION SUR VOTRE ÉVÉNEMENTIDENTIFIER LES MOYENS et RÉALISER DES ACTIONS odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 3. Elaboration dune sratégie de communication odi C tourisme07 octobre 2010
  • 4. La stratégie de communication est essentielle pour assurer une information optimum auprès des publics potentiels. Les 3 étapes principales comprennent : odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 5. Les objectifs de communication Ils se définissent à trois niveaux : objectifs de promotion « se faire connaître » (information et notoriété) ; objectifs affectifs « se faire aimer » (image ; personnalité forte et attractive) ; objectifs de comportement « faire agir » (inciter à se déplacer ; déclencher des contacts) odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 6. Les cibles de communicationHiérarchiser et définir des cibles permettent desadresser aux personnes que lon souhaitesensibiliser à la programmation de la manifestation.Cibler son public, c’est avec le même œil, déterminerles médias qui le touchent particulièrement. Si vous vous adressez à un public « amateurs de théâtre », il ne vous servira à rien d’avoir un article dans un magazine de moto odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 7. La cible principale peut concerner :• La presse,• les élus,• les professionnels• les habitants de la commune,• …. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 8. Le positionnement Il sagit de définir le plus précisément possible les spécificités de l’événement à partir desquelles se construira limage de lévènement odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 9. Création d’une identité visuelle Il convient de préciser le message que lon souhaite mettre en avant par rapport au public, le ton du message informatif, basé sur lémotion, humoristique, ainsi que les contraintes charte graphique à respecter odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 10. Á noter créer le visuel et réfléchir à lharmonisation des couleurs, de limage et du texte pour composer la charte graphique jouent un rôle important dans la stratégie de communication odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 11. La stratégie des moyens Repérer Les grands médias : La presse écrite, la radio, la télévision, internet Répondre à deux questions pour réaliser sa stratégie de moyens : Quels sont les moyens les plus pertinents pour atteindre les objectifs fixés ? Comment puis-je toucher le public ? odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 12. Médias locaux et régionaux Il est primordial dentretenir de bonnes relations, régulières avec eux et de se constituer un fichier Les médias et les supports seront choisis suivant leur qualité informative, leur audience, le public visé les tarifs (en ce qui concerne lachat despace) odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 13. Il est important de : prévenir les médias à temps (en tenant compte de leurs délais de "bouclage") de la date et du contenu des manifestations que lon organise leur proposer une campagne dinformation en plusieurs étapes : sensibilisation, présentation, interview, compte-rendu. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 14. Et répondre à ces questions :A quels médias ladresser ? : A QUI ?Combien de temps avant lévénement ? : QUAND ?Sous quelle forme lenvoyer ? : COMMENT ?Quel coût ? : COMBIEN ? odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 15. La presse écriteenvoi d’articles de journaux et magazines odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 16. A qui ? Au rédacteur en chef et aux journalistes en charge de la rubrique culturelle et de lagendaQuand ? En tenant compte de la périodicité et de la date/heure de bouclage du média prendre contact par téléphone avec les rédactions pour connaître ces délais et amorcer un dialogue de manière à valoriser le spectacle. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 17. Comment ? Par courrier ou e-mail les relations de la presse écrite sont à privilégier : elles permettent dobtenir des rédactionnels gratuits et apportent à votre manifestation un gage de sérieux odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 18. La Radio odi C tourisme07 octobre 2010
  • 19. A qui ? Il est conseillé de sélectionner selon la zone de diffusion du spectacle/événement et du public visé, les radios susceptibles de toucher les spectateurs potentiels. Sadresser directement au rédacteur en chef, au journaliste en charge de la rubrique "culture" ou à lanimateur de lémission visée. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 20. Quand ? 2 à 3 semaines avant le spectacle.Comment ? Par courrier, fax ou e-mail. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 21. Via la radio, il est possible de réaliser une opération de communication très valorisante en touchant efficacement les personnes habitant dans la zone des représentations ; d’être annoncé dans les agendas culturels des manifestations de la région ; de répondre à une interview... odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 22. La Télévision (y compris locale) odi C tourisme07 octobre 2010
  • 23. A qui ? aux télévisions susceptibles de toucher les spectateurs potentiels selon la zone de diffusion du spectacle/événement et du public viséQuand ? 2 à 3 semaines avant lévénement.Comment ? Par courrier, fax ou e-mail. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 24. Les supports sur Internet odi C tourisme07 octobre 2010
  • 25. Internet est devenu en quelques années l’espace privilégié pour promouvoir ses événements.Mais il n’est pas toujours facile de toucher son public malgré la multitude de services existants… odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 26. Voici quelques conseils pour y parvenir... odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 27. Vendre ses billets en lignePour les organisateurs professionnels (possessionde la licence) si l’événement est payant, il estvivement conseillé dutiliser les services debilletterie en ligne qui sont rentrés dans leshabitudes des utilisateurs.Ils peuvent représenter la première source declientèle. La plupart de ces services disposent dunagenda interne. http://www.gallipolis-diffusion.com odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 28. Vendre ses billets en ligneExemple : http://www.digitick.com est le n 1 français du e-ticket. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 29. S’inscrire sur les agendas Il s’agit d’un moyen simple et très efficace pour promouvoir ses événements sur internet ! La plupart des inscriptions sont gratuites. Leur avantage est de soumettre soi-même les informations via des formulaires. La validation est quasiment assurée. ex:http://leguidedesfestivals.com /index.php?page=festivals-inscrire-form-standart (rubrique « services » « inscrire un festival ») http://www.gallipolis-diffusion.com odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 30. Échanger sur des forums de discussionLes forums de discussion sur le Web peuvent êtreefficaces pour promouvoir ses événements.Ex : http://www.annuairedeforums.comhttp://www.forumactif.com/fr/creer-un-forum/Choisir sa thématique,Choisir un nom pour identifier son Forum http://www.gallipolis-diffusion.com odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 31. Partager les vidéos sur les plates formes dédiées Si vous avez une vidéo pour présenter votre événement, il existe des sites sur lesquels vous pouvez la diffuser. Les plus connus sont http://www.youtube.com et http://www.dailymotion.com Pour savoir comment mettre une vidéo sur ces sites : http://www.mygraal-innovation.com rubrique « aide » « poster une vidéo(format PDF) Sur Dailymotion, il est possible de soumettre votre vidéo aux groupes auxquels vous appartenez. http://www.gallipolis-diffusion.com odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 32. Élargir sa communauté sur les réseaux sociaux Il existe des réseaux sociaux thématiques tels que http://mymondomix.com (Evénement culturel), http://www.Fest21.com (Cinéma), Dans les généralistes, les incontournables sont Facebook, (sur votre page « événement », vous pouvez inviter vos amis, ajouter des images, des liens et des vidéos pour égayer l’ensemble) Twitter et Myspace. Un blog sera également utile pour fédérer une communauté et la fidéliser. http://www.gallipolis-diffusion.com odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 33. Faire connaître ses événements par e-mail L’email est le moyen de communication le plus ancien sur le Web. En moyenne, 20% des e-mails sont ouverts et 5% mènent à une visite. Evitez d’envoyer vos emails le samedi, le meilleur taux de clic semble être le vendredi et le dimanche. (source :journal du net) L’avantage de l’e-mail est qu’on peut toucher rapidement un très grand nombre de personnes plus ou moins ciblées, son défaut est son faible taux de retour et son caractère intrusif. http://www.gallipolis-diffusion.com odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 34. Utilisation des différents supports de communication odi C tourisme07 octobre 2010
  • 35. Les documents dédiés à la presse, doivent être agréables et attirer l’attention graphisme soigné et texte percutant ont autant d’effets sur les professionnels que sur le public odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 36. Le communiqué de presse Répond au « QQCOQP » il doit permettre au journaliste de : se faire rapidement une idée du contenu et de lintérêt de la manifestation, rebondir sur l’information brute et vous contacter pour avoir plus de renseignements odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 37. Quelles informations y faire figurer ? les informations pratiques : Quoi : nom de l’événement, Qui : identité organisateur Comment : ex : aides Où : lieu, Quand : date/horaire Pourquoi : objectif (s) les coordonnées dune personne "contact". odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 38. LOGO OU VISUELDE LA STRUCTURE COMMUNIQUE DE PRESSE (date de rédaction) TITRE4 ou 5 lignes donnent l’essentiel du message : ellesrépondent aux QQCOQ10 lignes maximum développent ensuite les idéescomplémentaires. (P)Contact presse ( nom, téléphone, adresse, mail). odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 39. Quelques conseils pour la forme : format A4 texte de présentation court un communiqué de presse est en recto. Le journaliste, par habitude, n’ira pas lire au verso ; pas de papiers de couleurs vives, utiliser papier à « en-tête » ou papier blanc simple ; utiliser du papier de 90/100 grammes : Ils ont l’avantage de moins se froisser et le document garde une bonne tenue odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 40. A qui lenvoyer ? à tout les médias généralistes ou spécialisés de la région De préférence « nominativement » ; Linformation peut également être insérée dans les bulletins municipaux ou associatifs. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 41. Quand lenvoyer ?La date est fonction du sujet et du délai de bouclage Si votre communiqué annonce l’arrivée d’un dossier de presse, l’envoi se fait, en général 1 mois avant votre événement. Dans ce cas le communiqué est l’émissaire du dossier de presse.Il peut être suivi d’un coup de fil pour "s’assurer dela bonne réception".Si le premier communiqué ne donne rien, n’hésitezpas à relancer. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 42. Le dossier de presseest le document de référence de votre communication c’est un outil de travail pour le journaliste qui va utiliser ce document pour annoncer lévénement, voire réaliser un article ou un reportage Le principe de conception est le même que pour un communiqué : présentation simple mais rigoureuseEn général, un dossier de presse se rédige en 2 parties odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 43. Quelles informations y faire figurer ?1ere partie : la présentation Couverture : titre, dates de l’évènement, nom du document « dossier de presse » (possibilité de reprendre le visuel générique de l’évènement : affiche, logo…) 1ere page : historique de la structure ; 2e page : note claire et précise d’intention de l’initiateur du projet : l’évènement doit être appréhendé dans sa particularité, son intérêt, sa philosophie. 3e page : les objectifs (passés) et futurs ; odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 44. 2e partie : le développement ; programme détaillé de l’événement ; biographies des artistes ; prix des places, n s de renseignements, de réservations, moyens d’accès (si besoin) ; articles de presse (dans le cas d’événement(s) passé(s)) • faciliter la lecture en soulignant les passages importants ; mentionner le nom du média, la date de parution et le nom du journaliste remerciements aux partenaires ; fiche contact odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 45. Quelques conseils pour la forme :Format A4Présentation simple uniquement en recto. Faire desparagraphes ; privilégier les phrases courtes : sujet, verbe, complément, qui ne développent qu’une idée par phrase ;Utiliser les espaces, (une pleine page de texte ne donne pas envie d’être lue) ;Relire à deux en restant attentifs aux dates, n s detéléphone, orthographe des nomsRelier le document odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 46. A qui lenvoyer ? Aux destinataires du communiqué de presseQuand lenvoyer ? Entre 15 et 20 jours avant l’événement odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 47. Les affichesIl faut définir la quantité et les formats d’affiche enfonction des endroits que vous ciblez et de votrebudget. Faire une évaluation du coût de chaque moyen de communication employé. Ce coût doit être justifié par des éléments tels que : le format, le coût unitaire, le nombre de parutions, coût de fabrication.Il existe plusieurs formats daffiches : 30 x 40 cm, 40 x 60 cm, 60 x 80 cm, 80 x 120 cm 4x3m odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 48. Où les déposer ? Les différents points dappui possibles sontessentiellement : chez les commerçants, qui acceptent en général le format maximum 40 x 60 laffichage routier libre, qui permet lemploi du format 80 x 120 laffichage sur colonnes " Morris " en zone urbaine pour format 80 x 120 laffichage sur les panneaux municipaux odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 49. Quelques conseils laffichage dans la commune doit se limiter aux espaces aménagés sinon votre Association peut être condamnée pour affichage sauvage et devoir indemniser la commune du coût des travaux de remise en état des lieux dégradés, votre Association peut également louer des espaces publicitaires à des sociétés privées. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 50. Quand poser ? laffichage doit être en place au moins quinze jours avant votre événement. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 51. Les dépliants et les flyers Lisibles et détaillés, dépliants et flyers sont le support de base de tous les envois postaux Ils peuvent être également distribués de la main à la main, avec un échange personnalisé, • à la sortie dautres spectacles, • lors de foires ou de marchés. mis en dépôt chez les commerçants, dans les Mairies, les banques, la Poste, les bibliothèques odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 52. D’autres moyens de communication Les relations publiques courrier, téléphone, mailings réception La conférence de presse cest une rencontre programmée (en général 15 jours) avant l’événement, entre lorganisateur, les artistes impliqués dans la mesure du possible et des journalistes odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 53. Le budget Il est essentiel de considérer dans votre plan de communication le montant alloué et de répartir le budget en fonction des coûts : graphisme ; impression affiches ; impressions flyers encarts publicitaires ; invitations presse (petit déjeuner, déjeuner, conférence…) … odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 54. ConclusionAvant d’entreprendre vos actions decommunication il est important de bien étudieret de définir à la fois ce que vous voulez faire connaître, les publics ciblés, le ou les supports choisis. l’évaluation des coûts ; mais aussi les résultats que vous escomptez et le mode d’évaluation des retombées, odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 55. Ainsi que mettre en place un rétro planning « communication » ce planning est étroitement lié à l’organisation puisqu’il définit les actions à mener et leurs délais. odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 56. MERCI DE VOTREATTENTION Chantal Couralet odi C tourisme 07 octobre 2010
  • 57. odi C tourisme07 octobre 2010

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