Les Vacances De Monsieur Haydn   Enora Conan   Stage Mopa
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Les Vacances De Monsieur Haydn Enora Conan Stage Mopa

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  • 1. Les vacances de Monsieur Haydn Festival international de musique de chambre 3ème week-end de septembre La Roche-Posay
  • 2. Genèse et présentation du concept Genèse L’idée Volonté de Jérôme Pernoo, violoncelliste soliste et professeur au CNSM, de partager son amour pour la musique de chambre avec public et musiciens. Réunir des musiciens professionnels, amateurs, étudiants en un seul événement. Faciliter l’accès à la culture à tous en milieu rural.
  • 3. Genèse et présentation du concept Concept Concerts Premier volet : le festival In Des grands concerts dignes des plus grandes salles de spectacles de 15 à 20 € interprétés le soir par des musiciens solistes de renommée internationale. Des concerts « Quels Talents ! », à tarif unique de 5 € interprétés par des musiciens à l’aube d’une carrière prometteuse, accompagnés et parrainés par les plus grands solistes. Deuxième volet : le festival Off Des concerts gratuits, de courte durée (20 mn), dans différents lieux de la ville, tout au long du week-end et interprétés par des musiciens amateurs de très haut niveau sélectionnés par le Directeur Artistique.
  • 4. Genèse et présentation du concept Concept Un week-end en Un lieu central musique…de chambre pour se rencontrer Le festival investit les lieux Le village de Monsieur familiers de la ville : gymnase Haydn véritable cœur du pour les grands concerts, le festival situé sur la place casino, l’église et le cinéma pour centrale de la Roche-Posay les « Quels Talents ! », l’école, une salle d’exposition, la MCL, le est le point de ralliement des donjon, le plus ancien hôtel de la musiciens, du public et des ville pour les concerts du Off. bénévoles (Haydn Café, boutique, billetterie). Convivialité !
  • 5. Pour démarrer Moyens humains : Directeur artistique, Jérôme Pernoo Directrice administrative, Marie-José Monnot Directeur technique, Christophe Poux Stagiaire administratif, Thierry Degrés Coordination des bénévoles, Enora Conan Constitution d’une association loi 1901 Mobilisation des premiers bénévoles pour la constitution du bureau et du conseil d’administration. Professionnalisme !
  • 6. Pour démarrer Création du visuel, de la charte graphique et du site Internet. Professionnalisme !
  • 7. Pour démarrer Faire connaître le projet Ecriture du projet : dossier de présentation du projet, une carte de crédibilité pour présenter le festival. Faire part de naissance via la première carte de vœux : une façon d’informer le public, les partenaires, la presse et les bénévoles de la naissance de l’événement tout en donnant le ton. Elaboration du budget prévisionnel Estimation des dépenses en fonction des données relatives à des événements similaires. Recherche de partenaires.
  • 8. Pour démarrer Budget prévisionnel année 1 Dépenses Recettes Salaires et charges : 21200 Billetterie : Hébergement : 4900 8550 Repas : 2970 Adhésions : Voyages : 6350 300 Communication : 12000 Boutique : Enregistrements : 3000 10500 Régie : 14500 DRAC : Administration : 8000 11000 Région : 11000 TOTAL 72920 Département : 11000 Cdc : 7420 Mairie : 5000
  • 9. Pour démarrer Définition de la stratégie d’implication des élus Rencontre du Maire également Président de la CDC et du Pays. Implication du Maire pour la sensibilisation du conseiller général et du conseiller régional. Obtention du soutien financier de la Mairie et du Conseil Général Démarchage des partenaires locaux avec le soutien du maire : Casino, Office de tourisme. Mise à disposition d’une salle de concert par le Casino, partenariat avec l’OT
  • 10. Pour continuer Détail sur le partenariat avec l’office de tourisme Mise en relation avec les acteurs locaux, identification des partenaires et prestataires potentiels Actions de promotion directe et relai auprès des institutions départementales et régionales Soutien logistiques : tenue de la billetterie, mise à disposition d’une salle de réunion. Présence visuelle du festival dans les locaux Brief des conseillères en séjour Le partenariat avec l’office de tourisme est primordial pour la réussite du festival. Un lien permanent est maintenu entre le personnel de l’office et celui du festival. Collaboration !
  • 11. Pour démarrer Implication des acteurs économiques Volonté très forte de partenariat avec les acteurs économiques Réunions d’information et de travail avec la Fédération des Acteurs Economiques (FAE) Sollicitation des restaurateurs pour proposer un menu Haydn pendant le festival Prise en charge des repas du midi pendant la semaine de répétition Buvette tenue par la FAE la première année Repas pendant le festival assurés par la FAE Partenariat !
  • 12. Pour démarrer Implication de la population locale et des scolaires Conférence de presse ouverte au public et aux acteurs économiques et associatifs le 5 juillet : balade dans la ville en petit train avec des arrêts à chaque lieu pour écouter des concerts sur les lieux du off. Intervention de Jérôme Pernoo auprès des élèves de l’école primaire. Partenariat avec le collège : les élèves de 6ième et 5ième assistent aux répétitions du off le vendredi. Rassemblement et fédération d’une équipe de bénévoles. Partage !
  • 13. Pour démarrer Plan de communication, un effort important dès la première année Au niveau local et régional Presse écrite : PQR, presse institutionnelle, presse événementielle en mettant en avant l’identité visuelle du festival. Affichage : 10 000 flyers, 500 affiches distribués jusqu’à 100 km à la ronde et à Paris rue de Rome. Radio : 40 spots sur France Bleu pensés de façon à susciter la curiosité. TV : reportage sur France 3 région. Au niveau national Intervention d’une agence de presse pour conseiller sur la constitution et la diffusion du dossier de presse (250 exemplaires). Presse écrite : ciblage de la presse spécialisée et généraliste. Radio : enregistrement d’un mardi idéal (France Musique). Faire savoir !
  • 14. Résultats de la première année Un public au rendez-vous Tous les grands concerts complets Un public composé de mélomanes et de néophytes pour les concerts du off Des bénévoles en nombre Une cinquantaine de bénévoles dès la première année Des propositions pour participer à la seconde édition Résultats financiers Un léger déficit Une subvention de la région à postériori et un engagement de toutes les collectivités pour la deuxième édition Pari gagné !
  • 15. Transformer l’essai Partenariat avec les collectivités L’équipe du festival s’efforce de fournir à ses interlocuteurs toutes les données qui leur permettront d’appréhender la logique du festival et ses retombées pour le territoire en les formalisant systématiquement. Elaboration d’un document qui présente le bilan de l’édition passée tout en étant en adéquation avec l’état d’esprit du festival : le carnet de vacances. Rencontre des partenaires institutionnels pour leur présenter l’édition à venir. Transparence !
  • 16. Transformer l’essai Le carnet de vacances est l’outil qui permet de communiquer auprès des institutionnels, des partenaires et des bénévoles en présentant un bilan complet du festival qui vient de se dérouler. Indicateurs qui nourrissent le carnet de vacances Fréquentation du In Source : billetterie Fréquentation du off Source : comptage du nombre de spectateurs par concert fait par les bénévoles Provenance géographique des spectateurs Source : enquête auprès des spectateurs pendant le festival Analyse !
  • 17. Transformer l’essai Fréquentation des concerts IN 400 400 400 370 350 350 300 300 263 250 230 230 200 150 100 50 0 Casino Gymnase Gymnase Casino Gymnase Cinéma Cinéma Gymnase 19h30 21h00 14h00 19h00 21h00 12h00 14h30 18h00 vendredi 12 sept samedi 13 sept dimanche 14 sept
  • 18. Transformer l’essai Nombre de spectateurs du OFF par lieux 800 709 700 600 540 558 533 492 500 400 300 200 100 0 Ecole Clairefontaine Loges du parc Maison de la culture Donjon Espace Mose et des loisirs
  • 19. Transformer l’essai Provenance géographique 6% 11% Locale 35% Région limitrophe Autre Paris et sa région 25% Régionale 27%
  • 20. Transformer l’essai Indicateurs qui nourrissent le carnet de vacances L’impact sur l’économie de la cité Dépenses du festival : 18 505 € Source : factures payées par le festival Nombre nuitées consommées par des festivaliers : 102 Source : enquête auprès des hôteliers Estimation du chiffre d’affaire en restauration Source : enquête auprès des festivaliers Ressenti de l’impact sur l’activité des commerçants Source : enquête auprès commerçants Estimation du chiffre d’affaire généré par le festival : 30 000 €
  • 21. Transformer l’essai Partenariat avec les acteurs économiques locaux Le partenariat mis en place dès la première année avec la FAE a été maintenu, ajusté et renforcé : Prise en charge des repas du midi pendant la semaine de répétition Tarifs préférentiels dans les hôtels pour les festivaliers Tarifs préférentiels pour les repas d’après-concert Menus Haydn dans tous les restaurants et cocktail Haydn dans tous les débits de boisson Distribution de lunettes à apposer dans les vitrines Distribution d’une fiche technique sur le festival Relation avec les hôteliers pour connaître leurs disponibilités Création d’un produit spécifique par le centre de balnéothérapie : « le pack Haydn relax » Partenariat !
  • 22. Transformer l’essai Animation de l’équipe de bénévoles Maintien d’un lien permanent avec les bénévoles Recueil et prise en compte des propositions d’amélioration Rencontres festives entre les bénévoles et les musiciens du off tout au long de l’année Mailing d’information sur l’actualité du festival et sur l’actualité des musiciens Fédération !
  • 23. Transformer l’essai Continuer à communiquer Ajustement du plan de communication en fonction des résultats de l’enquête. Maintien de la conférence de presse pour la présentation du programme, suivie d’un concert privé. Travail avec une agence de presse. Travail en interne avec la presse et les médias locaux. Communiquer !
  • 24. Transformer l’essai Une présence dans la ville toujours plus évidente Partenariat avec le Conseil Général pour la réalisation de la signalétique avec des professionnels Travail avec une agence de presse. Travail en interne avec la presse et les médias locaux. Communiquer !
  • 25. Pour continuer Le succès grandissant des Vacances de Monsieur Haydn positionne ce festival comme un vecteur de développement culturel incontournable. La qualité du partenariat institué avec les collectivités permet d’engager un dialogue collectif sur l’avenir du festival et ses besoins pour continuer à se développer. La professionnalisation de l’équipe est incontournable pour répondre à l’ampleur qu’a pris le festival. Anticiper !
  • 26. Pour continuer Evolution de l’équipe 2005 2006-2007 2008 Directeur artistique Bénévole Bénévole Bénévole Directrice administrative Bénévole Bénévole Salariée sur 6 mois Directeur technique Salarié Salarié Salarié Stagiaire 1 Stagiaire 3 Stagiaires 2 Stagiaires indemnisés Coordinatrice Bénévole Bénévole Bénévole 2009 est un tournant : un temps plein doit être créé pour l’administration, la directrice administrative continuera tout de même à travailler bénévolement. Professionnalisation !
  • 27. Pour continuer Dépenses 2005 2006 2007 2008 Salaires et charges 15300 19500 32300 55800 Logistique 6200 18900 39000 26000 Communication 17800 14800 23600 21500 Administration/divers 4700 8100 11100 8600 Total 44000 61300 106000 111900 Recettes Recettes propres 13800 16400 26400 26300 Région 7200 7500 6600 13900 Département 5000 7500 16000 15000 Commune 10000 13000 15000 21000 Mécénat/Autres subv 6500 19400 45500 33300 Total 42500 63800 109500 109500
  • 28. Les bons ingrédients Avoir une idée précise du projet et une ligne directrice S’entourer de professionnel dans les domaines clés: technique, relation presse, communication, infographisme. S’accorder des temps de réflexion et de remise en question : communication, organisation, évolution du projet. Fédérer autour de l’événement : collectivités, acteurs locaux, bénévoles. Continuer à donner envie : qualité, surprise, convivialité. Avoir une gestion rigoureuse
  • 29. Merci de votre attention !