Your SlideShare is downloading. ×
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Trabajo final produccion documental sena 2012
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Trabajo final produccion documental sena 2012

29,219

Published on

TRABAJO ESCRITO SOBRE PRODUCCION DOCUMENTAL …

TRABAJO ESCRITO SOBRE PRODUCCION DOCUMENTAL
SENA REGIONAL CAQUETA
APRENDIZ MONICA VARGAS

0 Comments
5 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
29,219
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
260
Comments
0
Likes
5
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. CENTRO TECNOLOGICO DE PRODUCCIO N LA AMAZONIA SENA DOCUMENT ALREGIONAL CAQUETA TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA SENA FLORENCIA CAQUETA ABRIL DE 2012
  • 2. DOCUMENTOS EMPRESARIALES CON NORMAS ICONTEC MONICA VARGAS SANCHEZ SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA 2012
  • 3. DOCUMENTOS EMPRESARIALES CON NORMAS ICONTEC MONICA VARGAS SANCHEZ Instructor. ALBERTO GAVIRA DAVILA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA 2012
  • 4. TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIONJUSTIFICACIONOBJETIVO GENERALESPECÍFICOCOMPETENCIASRESULTADOCOMPETENCIA SISTEMATICAFORMACION EN GESTION ADMINISTRATIVA 1. ORTOGRAFÍA 1.1 SIGNOS DE PUNTUACIÓN 1.2 REGLA ORTOGRAFICA 2. REDACCION 2.1 CLASES DE REDACCION 2.2 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN 2.3 LA COHERENCIA 3. DIGITACIÓN 3.1 ERGONOMÍA 4. EL TECLADO 5. PRODUCCION DOCUMENTAL 5.1 CARTA COMERCIAL 5.1.1 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL 5.1.2 ZONAS DE UNA CARTA COMERCIAL 5.1.3 MARGENS DE UNA CARTA COMERCIAL 5.1.4 DISEÑO ESTILO BLOQUE EXTREMO 5.1.5 DISEÑO BLOQUE 5.1.6 EJEMPLO CARTA COMERCIAL 5.2 NOTA INTERNA 5.2.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA
  • 5. 5.2.2 DISEÑO NOTA INTERNA5.3 MEMORANDO 5.3.1 PARTES DEL MEMORANDO 5.3.2 DISEÑO MEMORANDO 5.3.3 EJEMPLO MEMORANDO5.4 CIRCULAR 5.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR 5.4.2 DISEÑO CIRCULAR INTERNA 5.4.3 EJEMPLO CIRCULAR INTERNA 5.4.4 DISEÑO CIRCULAR EXTERNA 5.4.5 EJEMPLO CIRCULAR EXTERNA5.5 ACTA ADMINISTRATIVA 5.5.1 PARTES DEL ACTA 5.5.2 EJEMPLO ACTA 5.5.3 DISEÑO ACTA5.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIA 5.6.1 CERTIFICADO 5.6.2 CONSTANCIA 5.6.3 EJEMPLO DE CERTIFICADO 5.6.4 EJEMPLO DE CONSTANCIA5.7 HOJA DE VIDA 5.7.1 ELABORACIÓN DE UNA HOJA DE VIDA 5.7.2 DISEÑO HOJA DE VIDA5.8 ACTO ADMINISTRATIVO 5.8.1 RESOLUCIÓN 5.8.2 DECRETO 5.8.3 ACUERDO 5.8.4 ORDENANZAS5.9 INFORME ADMINISTRATIVO 5.9.1 INFORME CORTO 5.9.2 INFORME EXTENSO
  • 6. 6. SOBRES 7. FAXCONCLUSIÓN INTRODUCCIÓNLa razón fundamental al momento de desarrollar el presente trabajo escrito esponer en practica los conocimientos adquiridos en la competencia de produccióndocumental de carácter empresarial dentro del proyecto de formación, teniendo encuenta las normas técnicas colombianas vigentes relacionada con la elaboración yproducción documentalJUSTIFICACIONLas organizaciones o empresas del futuro deben competir en la actualidadcon los avances tecnológicos y las Comunicaciones empresariales, yrequieren de conocimientos por parte de sus trabajadores de la terminología
  • 7. requerida como medio de comunicación escrita y verbal por parte de susfuncionarios facilitando las competencias dentro de un protocolo empresarial.El trabajo escrito tiene por objeto evidenciar los conocimientos adquiridosademás de poner en práctica estos recursos dando cumplimiento a laprimera fase del Proyecto de formación del tecnólogo en gestiónadministrativa. En el área de producción de Documental y digitación detextos. OBJETIVO GENERAL
  • 8. Fortalecer conocimientos, habilidades y destrezas para un eficiente yadecuado manejo entorno a la producción documental OBJETIVO ESPECIFICO.  Evidenciar conocimientos adquiridos entorno al tema.  Fortalecer los conocimientos así como las capacidades de los aprendices.  Elaborar un trabajo que sirva de evidencia para el logro de la competencia.  Mejorar la escritura, digitación y redacción para un mejor Desempeño al momento de producir los documentos empresarialesPRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONESADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LALEGISLACIÓN VIGENTE.
  • 9. COMPETENCIASProducir los documentos que se originen de las funciones administrativassiguiendo las normas técnicas y la legislación vigente a si como transcribirtextos aplicando correctamente las técnicas de digitación, el desarrollo dehabilidades yDestrezas para el logro de la velocidad y la precisión; la adecuada utilizaciónde los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo deabreviaturasRESULTADOElaboración de carta, memorando, circular, actas, informes, utilizando lastécnicas y normatividad vigente (NORMA ICONTEC).COMPETENCIA SISTEMATICA:  Capacidad de llevar los conocimientos teóricos a laPractica  Capacidad de adaptación a nuevas situaciones  Habilidad para trabajar de forma autónoma ciñéndose a las normas yProtocolo
  • 10. Formación en gestión administrativaEl Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua explica que laadministración es la acción de administrarLa gestión administrativa es la Acción que se realiza para la consecución dealgo o la tramitación de un asunto, también es considerada como lacapacidad de una institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitoscon el adecuado uso de los recursos disponibles. Es coordinar todos losrecursos disponibles para conseguir determinados objetivos.El programa Tecnólogo en Gestión Administrativa que actualmente estamoscursando se creó con el objeto de capacitar personal idóneo para brindar alsector productivo y de Servicios, la posibilidad de incorporar personal conaltas calidades laborales y profesionales que Contribuyan al desarrolloeconómico, social y tecnológico principalmente de la ciudad de Florencia a simismo Ofrecer a los aprendices formación en las tecnologías de lainformación y la comunicación teniendo En cuenta las necesidades de laUnidad Administrativa y los requerimientos de los clientes, la Organización deeventos empresariales, la producción y el manejo documental; además lasRelacionadas con el procesamiento de información y la contabilización dehechos económicos; la Intervención en el desarrollo de los programas demejoramiento organizacional y la coordinación de Actividades del talentohumano asignado.
  • 11. 1. ORTOGRAFÍAEl termino de ortografía esta asociado a la forma correcta en la que debemosescribir. Es la parte de la gramática que se ocupa de la manera correcta deescribir las palabras.El principal uso del idioma es la comunicación, y para poder comunicarnosefectivamente, es necesario que elaborarnos los mensajes de maneracorrecta y comprensible.La disciplina que nos enseña a ordenar en forma lógica estas oraciones es lagramática. Así mismo, existe otra rama que nos ayuda a comunicarnos mejorla ortografía. 1.1 SIGNOS DE PUNTUACIÓN:Los signos de puntuación son elementos gráficos que usualmente utilizamos en losescritos para marcar las pausas necesarias. Entre los cuales están: La coma. El punto y coma El punto Los dos puntos Los puntos suspensivos Los signos de interrogación Los signos de admiración El paréntesis El guion Las comillas
  • 12. LA COMA: (,): La coma indica una pausa breve en la lectura. Se emplea para:  separar dos o más palabras o frases que sean de la misma clase, o formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren las conjunciones y, ni, o. Ejemplo:  Tenía chocolates, masmelos, bombones y colombinas.  Para separar dos miembros independientes de una oración, hay o no conjunción, entre ellos. Ejemplo: El artista cantaba, la gente aplaudía, y los más jóvenes no paraban de brincar. EL PUNTO Y COMA (;): el punto se utiliza para separar oraciones autónomas. EL PUNTO SEGUIDO (.): se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo párrafo.  EL PUNTO APARTE (.): se utiliza para señalar el final de un párrafo EL PUNTO FINAL (.): Se utiliza para señalar el final de un texto o escrito.  Se emplean para:  Señalar el final de una oración.  Detrás de las abreviaturas.
  • 13. LOS DOS PUNTOS (:): se emplean: En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara, etc., de los escritos oficiales. Antes de empezar una enumeración. Antes de una cita textual. En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó, y sus sinónimos.PUNTOS SUSPENSIVOS (…): se emplean: Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía. Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc. Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes {…} ó paréntesis (…).SIGNOS DE INTERROGACIÒN (¿?): se utilizan en las oraciones interrogativas directas. Señalan la entonación interrogativa del hablante. Se escriben: Al principio y al final de la oración interrogativa directa.SIGNOS DE ADMIRACIÒN (¡!):
  • 14. Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de la oración. Seescriben:  Para empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. también van entre signos de exclamación las interjecciones.EL PARENTESIS {( )}: se emplea:  Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido de la oración en la que se insertan.  Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.EL GUIÒN (-): se emplea: Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un dialogo. Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el dialogo.LAS COMILLAS (“): se emplean: A principio y a final de las frases que reproducen textualmente lo que ha dicho un personaje. Cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos una palabra que no pertenece a la lengua española.
  • 15. 1.2 REGLA ORTOGRAFICALas reglas ortográficas nos permiten reconocer la regularidad de la escriturade las palabras, así como también las irregularidades o excepciones quepodemos encontrar. Cuando memorizamoslas reglas ortográficas, podemosmejorar la escritura significativamente y darle el sentido correcto a lo quequeremos expresar. Sin embargo, el conocer las reglas no soluciona todaslas dudas ortográficas, ya que en el idioma español hay muchas palabrasque no tienen regla. En ese caso hay que acudir a la memoria o aldiccionario. 2. REDACCIONLa redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimientosobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisajegeográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre susoraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.2.1 CLASES DE REDACCION:Existen diferentes clases de redacción:
  • 16.  La redacción formal, sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentran, la litería, científica, técnica, gerencial y otras.  La redacción informal, usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene allí: la redacción familiar y la redacción personal.2.2 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN:Las normas que se deben tener en cuenta para una buena redacción son: El adecuado uso de los signos de puntuación El uso adecuado uso de las mayúsculas El uso del acento Una buena ortografía Colocar términos adecuados Tener bien clara la idea principal2.3. LA COHERENCIA:Es la cualidad semántica de los textos que selecciona la informaciónrelevante e irrelevante, Mantiene la unidad y organiza la estructuracomunicativa de una manera específica.Proceso que permite reconocer en su contenido un significado que englobasus significados en general, se manifiesta en un tema cuando es el hiloconductor que lo desarrolla y da la capacidad de que el receptor puedacomprenderlo.
  • 17. 3. DIGITACIÓNDigitación es la técnica que nos enseña la adecuada ubicación de las manosen el teclado, la que nos dice cuáles dedos y posiciones de la mano se hande utilizar para el manejo exacto del teclado. Para ello se debe tener encuenta.  Conocer el teclado.  Conocer las diferentes partes del teclado  Identificar los diferentes grupos de teclas (función, numérico, alfanumérico, dirección, de sistema) y sus funciones.  Conocer las normas básicas de ergonomía.  Ubicar el teclado a la altura correcta  Conocer la postura correcta del cuerpo y de las manos  Conocer la posición correcta de los dedos sobre el teclado 3.1 ERGONOMÍALa ergonomía es el estudio del trabajo en relación con el entorno en que selleva a cabo (el lugar de trabajo) y con quienes lo realizan (los trabajadores).Se utiliza para determinar cómo diseñar o adaptar el lugar de trabajo altrabajador a fin de evitar distintos problemas de salud y de aumentar laeficiencia.En otras palabras, para hacer que el trabajo se adapte al trabajador en lugarde obligar al trabajador a adaptarse a él. Un ejemplo sencillo es alzar laaltura de una mesa de trabajo para que el operario no tenga que inclinarseinnecesariamente para trabajar.El especialista en ergonomía, denominado ergonomista, estudia la relaciónentre el trabajador, el lugar de trabajo y el diseño del puesto de trabajo. Paraque este este acondicionado al trabajador y no al contrario.
  • 18. 4. EL TECLADO.Un teclado es una de las partes tangibles del computador es reconocidocomo periférico de entrada el cual consiste en un sistema de teclas, similar auna máquina de escribir, diseñado para introducir datos a un ordenador odispositivo digital.Estas se clasifican en:  Teclas alfanuméricas: letras y números.  Teclas de puntuación: coma, punto, punto y coma, etc.  Teclas especiales: teclas de funciones, teclas de control, teclas de flecha, tecla de mayúsculas, etc.La ilustración nos muestra todas las teclas de la cuales se compone unteclado
  • 19. De igual manera la correcta ubicación de Los dedos.En la siguiente imagen, se puede ver dicha distribución: 5. PRODUCCION DOCUMENTALSe generan documentos al cumplimiento de las funciones, atendiendo losestándares y políticas documentales de la institución o empresa.Determina necesidades de elaboración de documento hasta establecer formade envió del documento, puede ser impreso o por internet de acuerdo aparámetros en el reglamento interno de archivo y correspondencia.5.1 CARTA COMERCIALEs una comunicación escrita que seutiliza en las relaciones comercialesparaponerse en contacto con clientes externos e internos, proveedores,entidades, etc. dar a conocer un tema de importancia, coordinar actividadescomerciales, ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos ysolicitudes entre otras.5.1.1 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL: 1. MEMBRETE: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa
  • 20. 2. . REFERENCIA:El número debe ser consecutivo según lo establece el código de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior (membrete). 3. LOCALIDAD Y FECHA: van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y en forma completa, en orden de Día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. 4. DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla. 5. CARGO:este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes. 6. EMPRESA:va en la línea siguiente del cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escribe en mayúscula sostenida. Con punto o no según lo haya registrado la institución. 7. ASUNTO:El asunto constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máxima 4 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario. 8. SALUDO:Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido ejemplo:Apreciado Señor Gutiérrez: Apreciada Ingeniera María: Señora Ministra: Cordial saludo Señor Martínez: Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a 2 cuando lo hay
  • 21. 9. TEXTO:Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre párrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comience a 3 interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay. 10. DESPEDIDA:Es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque. Ejemplos: de despedida breve seguida de coma (,):  Atentamente,  Cordialmente,  Sinceramente,Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.): Agradecemos su gentil colaboración. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. Para nosotros es un gusto servirle. 11. FIRMA:Es la firma del funcionario que posee la representación legal de la empresa, se escribe a 4 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida. Y el cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar. 12. ANEXOS: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, si los hay. Copia: se pone a dos renglones del firmante o a dos renglones del anexo. La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra más pequeña. 13. DATOS DE LA EMPRESA:se coloca dirección, dirección electrónica, fax, teléfono, en la parte inferior de la página.
  • 22. 5.1.2 ZONAS DE UNA CARTA COMERCIAL: ZONA 1: Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y Nit. Las medidas respectivas son de 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior. ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, telex ,Nit y otras menciones obligatorias en virtud de disposición legales, ciudad y país . Ocupa entre 1, 5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel. ZONA 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento.
  • 23. 5.1.3 MARGENES
  • 24. 5.1.4 DISEÑO CARTA COMERCIAL BLOQUE EXTREMO
  • 25. 5.1.5 DISEÑO ESTILO BLOQUE Membrete………………………………………..……………………………………….. 2 InterlineasFecha………………………………………...………………………………………... 3 Interlineas………………………………………...Destinatario………………………………………...………………………………………... 3 Interlineas………………………………………...Asunto…………………………………………………………………………………… 2 InterlineasSaludo…………………………………………………………………………………… 3 Interlineas…………………………………………Texto…………………………………………………………………………………… 2 InterlineasDespedida……………………………………………………………………………………………………………………………… 4 Interlineas…………………………………………Firma…………………………………………………………………………………… 2 InterlineasAnexos…………………………………………. 1 InterlineaCopia………………………………………….. 1 InterlineaDatos del transcriptor
  • 26. Membrete………………………………………..……………………………………….. 2 Interlineas Fecha ………………………………………... ….……………………… 3 interlineas ………………………………………….Destinatario………………………………………...………………………………………... 3 Interlineas………………………………………...Asunto…………………………………………………………………………………… 2 InterlineasSaludo…………………………………………………………………………………… 3 Interlineas…………………………………………Texto…………………………………………………………………………………… 2 Interlineas Despedida ………………………………………… I………………………………………… ………………………. 4 Interlineas ………………………………………….. Firma ……………………………………… .……………………… 1 InterlineaAnexos…………………………………………. 1 InterlineaCopia………………………………………….. 1 InterlineaDatos del transcriptorpie de pagina
  • 27. Florencia, 29 de marzo del 2012Ingeniero:JHON JAIRO PERDOMOJefe de Talento HumanoSERVAFFlorencia, Caquetá.Asunto: Solicitud de Planos de Hidrantes.Cordial Saludo Ingeniero Perdomo,Por medo de la presente me permito solicitarle el plano de los hidrantes localizadosen la ciudad de Florencia.Gracias por su atención prestada.Atentamente,MONICA VARGAS SANCHEZDirector OperativoRenata M
  • 28. 5.2 NOTA INTERNALa nota interna es un formato pre impreso el cual es de carácter internoutilizado normalmente para transmitir ordenes e breves y de inmediatocumplimiento entre las dependencias y sus funcionarios.Esta debe contener fecha de redacción, destinatario y remitentea si como elapartado destinado a observaciones donde se debe redactar el mensaje yfinalmente deberá ser firmada tanto por el remitente como por el destinatarioplasmando firmar de recibido y enterado.5.2.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA  FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.  PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.  DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.  CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.  OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente.  FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.  DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.
  • 29. 5.2.2 DISEÑO NOTA INTERNA: NOTA INTERNA No. 001 FECHA: _________ Florencia,29 de marzo de 2012 PARA:________ LUIS ENRIQUE TRIVIÑO OME DE: _______OFICINA DE TALENTO HUMANO___________ URGENTE ______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________ PARA SU INFORMACIÓN ______ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________ FAVOR DAR CONCEPTO __X__ FAVOR TRAMITAR _________ INFORMAR POR ESCRITO ______ ARCHIVAR ________ ENCARGARSE DEL ASUNTO ______ ENTERARSE Y DEVOLVER ________ OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________ : favor dar un concepto acerca del equipo de OBSERVACIONES computo que recientemente fue asignado a esa Dependencia . Gracias, un abrazo______________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________ FECHA: ______________ HORA: ______________
  • 30. 5.3 MEMORANDOComunicación escrita de carácter interno utilizada bien sea para dar unafelicitación o para hacer un llamado de atención.5.3.1 PARTES DEL MEMORANDO:  ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla  MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.  CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto.  CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha.  DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.  DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.  ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.  TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.
  • 31.  DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. | 5.3.2 DISEÑO MEMORANDO:
  • 32. 8.2 márgenes del memorandoSuperior e izquierdo 3 a 4 cm. 2 a 3 interlineas ------------------------------ MEMORANDO 2 a 3 interlineas -------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ----------------------ciudad de origen y fecha 3 interlineas PARA:--------------- 2 interlineas DE:------------------ 2 interlineas ASUNTO:----------- 3 a 4 interlineas Texto:--------------------------------------------------------------------------- - ------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------- 2 interlineas ------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------- 2 interlineas Despedida --------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------- 4 a 6 interlineas Firmante--------------------------------------- 2 interlineas Anexos: (si lo hay) 2 interlineas Copia: (si la hay) 2 interlineas Identificación del transcriptor
  • 33. Derecho e inferior 2 a 3 cm.5.3.3MEJEMPLO MEMORANDO:
  • 34. MEMORANDOCÓDIGO: 201-15-12 Florencia, 10 de febrero de 2012PARA: Ing. DIEGO FERNANDO BERMUDEZ Ingeniero de CivilDE: MONICA VARGAS SANCHEZ Director (a) GeneralASUNTO: Llamado de AtenciónEl motivo del presente es hacerle un llamado de atención por sus reiteradasllegadas tardes a laborar recordándole que de persistir dicha conducta nosveremos en la penosa obligación de prescindir de sus servicios.Agradezco la atención prestada.Cordialmente,MONICA VARGAS SANCHEZDirector (a) GeneralRenata M
  • 35. 5.4 CIRCULAREs una comunicación de carácter interno o externo la cual da a conocerasuntos de interés común se emplea para comunicar simultáneamente unmismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa.5.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR  ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membretado.  TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año).  CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto.  CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia.  DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).  ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.  TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.
  • 36.  DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.)  DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.  ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.  DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.  NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.5.4.2 DISEÑO CIRCULAR INTERNA:
  • 37. 9.3 Márgenes de la circular Superior e izquierdo 3 a 4 cm. 2 a 3 interlineas CIRCULAR INTERNA Derecho e inferior 2 a 3 cm.
  • 38. Superior e izquierdo 3 a 4 cm. RAZON SOCIAL CIRCULAR INTERNA 2 a 3 interlineas ----------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ---------------Ciudad y fecha 3 interlineas -------------------GRUPO DESTINATARIO 3 interlineas -------------------Asunto 3 a 4 interlineas Texto ----------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------- 2 interlineas Texto ----------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------- 2 interlineas ----------Despedida 4 a 6 interlineas -------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE 1 interlinea ---------------------Cargo 2 interlineas ---------------------Anexos(si lo hay) --------------------Identificación del transcriptor Derecho e inferior 2 a 3 cm.
  • 39. Derecho e inferior 2 a 3 cm. EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA CENTRO TECNOLOGICO LA AMAZONIA CIRCULAR INTERNA No.001400-02.01Florencia, 05 de abril de 2010PARA: ALBERTO GAVIRIA DAVILA.Asunto: capacitación de sistemas.Se recuerda al instructor Gaviria del centrotecnológico la amazonia que nos permita el espaciopara recibir las clases de sistemas.Gracias por su atención prestada.FERNANDO GRANADALíder de GrupoRenata m.
  • 40. 5.4.3 EJEMPLO CIRCULAR INTERNA CIRCULAR INTERNA No.001400-02.01Florencia, 28 de marzo de 2012PARA: COMUNIDAD EDUCATIVAASUNTO: Porte del carnet.Se les recuerda a todos los aprendices que es obligatorio portar el carnet mientraspermanezcan en las instalaciones y toda vez que este portando el uniforme.La no observación de esta obligación es causal de mala conducta y además.Sin otro particular,MONICA VARGAS SANCHEZCoordinadora AcadémicaRenata m
  • 41. 5.4.4 DISEÑO CIRCULAR EXTERNA:
  • 42. EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA CIRCULAR EXTERNA No.001 400-02.01 Florencia PARA: ALBERTO GABIRIA DAVILA. Asunto: capacitación de sistemas. Se recuerda al instructor Gaviria del centro tecnológico la amazonia que nos permita el espacio para recibir las clases de sistemas. Gracias por su atención prestada. FEDERNANDO GRANADA Líder de Grupo Adriana c.5.4.5 EJEMPLO CIRCULAR EXTERNA
  • 43. CIRCULAR EXTERNA No.001300-02.02Florencia, 29 de marzo de 2012 de 2012PARA: COMUNIDAD EN GENERALASUNTO: Capacitación.Se esta invitando a todos los habitantes del departamento del Caquetá el día 29 y28 de marzo del 2012 a una capacitación en cooperativismo, la cual se realizara enel salón de conferencias de la cámara de comercio de 14:00 a 18:00pmGracias por su participaciónMONICA VARGAS SANCHEZDirector GeneralRenata m
  • 44. 5.5ACTA ADMINISTRATIVADocumento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en unareunión, que asisten administrativos de una empresa pública y privada.5.5.1 PARTES DEL ACTA Encabezado: En margen superior de primera pagina va la razón social, impresa o escrita, se escribe centrado y mayúscula sostenida. Titulo: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión. Acta No. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida, centrado y continuación le numero consecutivo que le corresponda; iniciando con 01 cada año. Fecha: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunión en la fecha completa (día, mes, año), separado por coma (,). Hora: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión. Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). al frente se anota los nombres y apellidos con mayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula, se sigue el orden de cargo establecido para la reunión. En caso de igual cargo, se ordena alfabéticamente por apellidos. Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres y apellidos se escriben en mayúscula inicial, de las personas que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayúscula sostenida, de las personas que no asistieron a la reunión. Frete a cada
  • 45. nombre se escribe el cargo que ocupa el integrante, separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. Orden del Día: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos. Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificando con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.A dos interlinea del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de punto (.). A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambiar la sede se indica el lugar. Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida. El cargo a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar. Firmas Responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en donde finaliza el texto. Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de referencia clarificar el numero de hojas. Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación de escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial. Aspectos Generales: Toda acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos,
  • 46. claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. 5.5.2 EJEMPLO ACTA REUNION EXTRAORDINARIA DE TECNOLOGOS EN GESTION ADMINISTRATIVA ACTA No.001FECHA: Florencia, 08 febrero de 2012HORA: DE 10:00 am a 12:00 pm horasLUGAR: Ambiente de Aprendizaje aula 001ASISTENTES: Aprendices del Tecnólogo en Gestión Administrativa Ruth Muñoz, Representante del GrupoINVITADOS: Alberto Gaviria, Instructor.AUSENTE:ORDEN DEL DIA: 1. Verificación de asistencia 2. Propuestas para las actividades recreativas 3. Aprobación de la propuestaDESARROLLO: 1. Se desarrollo la asistencia dando inicio a la reunión. 2. Se dio propuestas para las actividades recreativas de un aporte lo cual fue aprobado por unanimidad.
  • 47. 3. Fue presentado las actividades recreativas que se realizaran en todo el año y se llego a un aporte de 1000 pesos cada viernes de la semana, aporte que se realizara desde el próximo mes del presente año.CONVOCATORIA: RUTH MUÑOS FEYER ANDRES ROJAS ESPAÑA Representante del grupo. Secretario5.5.3 DISEÑO ACTA
  • 48. 10.2 DISEÑO DEL ACTA-------------(1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN ------------ (1 interlínea) ACTA No. VI ------------ (3 interlíneas) FECHA: (Ciudad, día mes año) ------------(1 interlínea) HORA: ------------(1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) --------------(2 interlíneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del comité. --------------(2 interlíneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo --------------(2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro del comité. --------------(2 interlíneas) ORDEN DEL DIA: ----------------(1 interlínea) Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de--- ---------------(2 interlíneas) DESARROLLO: ----------------(1 interlinea) Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. ----------------(1 interlínea) Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad. ----------------(1 interlínea) Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto…………………………………………………......... ....................................................................................... Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm
  • 49. 5.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIA5.6.1 CERTIFICADOEl certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar undeterminado hecho. Documento de carácter probatorio, público o privado,que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.Es untipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, ypor una persona con autoridad suficiente dentro de la institución paraestablecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:  la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto  los resultados académicos  la docencia de determinado curso o seminario  la experiencia profesional en determinado campo  la pertenencia a un grupo o jerarquía  los conocimientos de lenguas extranjeras  la realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémica  la adecuación de un objeto a una norma  el estado físico y/o mental en el que se encuentra una persona5.6.2 CONSTANCIAUna constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, enocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según quéclase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entreotros.Documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos ocircunstancias que no requieren solemnidad.
  • 50. Tipo de Constancias: Tiempo de servicio Experiencia Salario u honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajadorPartes de un certificado y una constanciaCargo:Titulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir eldocumento.Datos del remitente:Razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica,teléfono, fax, telefax, nit de quien otorga la certificación.Encabezado:Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.Fecha:Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.Logotipo:
  • 51. Símbolo que identifica una empresa.Membrete:Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica una empresa naturalo jurídica.Número o referencia:Identificación consecutiva del documento.Razón social:Nombre que identifica una empresa.Remitente:Nombre y apellido del firmante autorizado.Texto:Contenido del documento.Transcriptor:Persona responsable de digitar el documento.
  • 52. 5.6.3 EJEMPLO CERTIFICADO INSTITUTO DE FORMACION Y PROYECCION DE TALENTO HUMANO INFORPHFlorencia Caquetá, 29 de marzo de 2012 EL SUSCRITO DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA INFORPH CERTIFICA:Que MONICA VARGAS SANCHEZ, identificada con la cedula de ciudadaníaN° 40613041 de Florencia Caquetá, se encuentra a PAZ Y ZALVO, contodas las actividades extracurriculares de la institución.La presente certificación se expide a solicitud verbal del interesado.MANUEL ESPINOSA RAMIREZDirector
  • 53. 5.6.4 EJEMPLO CONSTANCIA INSTITUTO DE FORMACION Y PROYECCION DE TALENTO HUMANO INFORPH Florencia Caquetá, 29 de marzo de 2012 EL SUSCRITO DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA INFORPHFlorencia Caquetá, 29 de marzo de 2012 EL DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA INFOPRH HACE CONSTAR:Que MONICA VARGAS SANCHEZ, identificado con la cedula deciudadaníaN° 40613041 de Florencia Caquetá, labora en esta institucióndesde el 25 de junio del 2007 hasta la fecha desempeñándose en el cargo deasistente administrativo con responsabilidad, compromiso y cumplimiento.La presente se expide a solicitud del interesado.MANUEL ESINOSA RDirector
  • 54. 5.7 HOJA DE VIDALa hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitaciónprofesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración ypresentación, dependerá el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivoprincipal de la misma será presentar a su potencial empleador informaciónsobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.5.7.1 Elaboración de una hoja de vida 1. Datos personales 2. Nombre y apellidos 3. Edad 4. Dirección 5. Ciudad 6. Teléfono (también el número celular) 7. E-Mail 8. Formación académica 9. Cursos de extensión 10. Experiencia profesional y laboral 11. Nivel de idiomas e informática 12. Fecha5.7.2 DISEÑO HOJA DE VIDA
  • 55. 5.8 ACTO ADMINISTRATIVOEl objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos.En aras de ello (a la parte de otras actuaciones administrativas) dicta losdenominados actos administrativos.Un acto administrativo es una declaración voluntaria que se realiza en elejercicio de la función pública y que genera efectos jurídicos individuales demanera inmediata. Este tipo de acto constituye una manifestación del poderadministrativo que se impone de manera unilateral e imperativa.5.8.1 ResoluciónLa resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefede un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, yse refiere al ámbito de competencia del servicio.5.8.2 Decreto.Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente delpoder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativoreglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.5.8.3 Acuerdo.Un acuerdo es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o máspersonas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a unpacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresaspúblicas o privadas.5.8.4 Ordenanzas.Son normas generales que regulan la organización, administración oprestación de los servicios públicos locales, el cumplimiento de las funcionesgenerales o específicas de las Municipalidades o establecen las limitacionesy modalidades de impuestos a la propiedad privada.(Ley Nº 23853, Ley Orgánica de Municipalidades, Artículo 110º, publicada el09 de junio de 1984)
  • 56. 5.9 INFORME ADMINISTRATIVODocumento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyectode carácter administrativo.15.1 Clases de informes:5.9.1 INFORME CORTOConsta de las siguientes partes:1. Encabezamiento.El informe corto no lleva portada si no encabezamiento ü razón social: seubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y enmayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresaTranscriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor suidentificación se describe a 2 interlineas del firmante. Se anota el nombre(con mayúscula inicial) e inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.ObjetivosLleva un objetivo en forma breve PARTES DEL INFORME EXTENSOCubiertaPresenta la información básica del documento.Presenta la
  • 57. Razón socialTitulo del informe (si lo hay)Número o código de identificación: el autor puede implementar un número ocódigo alfanumérico de identificación.Ejemplos:Para códigos SG-002Para números 002Portada:De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura en mayúscula sostenida,dibujos y otros si reemplaza la cubierta , es la fuente principal de de información yconstituye la primera pagina de la información.Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otrosNombre de las personas que realizan el informeCali, 23 de febrero de 2008Bucaramanga, 2008Tabla de contenidoSe coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:
  • 58. capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, materialcomplementario y su respectivo número de página.Se tiene en cuenta lo siguiente:El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúsculasostenida, centrado a 5 cm del borde superior.Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra elmismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción,bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel seescriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicialCuerpo del informeEsta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones yrecomendaciones.Inicia d 2 a 4 renglones del titulo.FirmaEl informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina dondeterminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, elcargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.RubricaEl autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en laparte inferior izquierda.
  • 59. Anexo: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúsculainicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numerode anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza númerosaravicos en lugar de letrasBibliografía: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúsculasostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de estetitulo.Índice:Se presenta como ultima parte del material complementario.El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúsculasostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.5.9.2 INFORME EXTENSOTiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosarioREQUISITOSMárgenesEn el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:Superior entre 3 cm y 4 cmInferior entre 2cm y 3 cmLateral izquierdo entre 3 cm y 4 cmLateral derecho entre 2 cm y 3 cmEncabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cmINFORME CORTO
  • 60. Consta de las siguientes partes1. Encabezamiento.El informe corto no lleva portada si no encabezamientoü razón social: se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra elmargen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que nola tiene impresaü Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor suidentificación se describe a 2 interlineas del firmante. Se anota el nombre(con mayúscula inicial) e inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.ObjetivosLleva un objetivo en forma brevePARTES DEL INFORME EXTENSOCubiertaPresenta la información básica del documento.Presenta laRazón socialTitulo del informe (si lo hay)Número o código de identificación: el autor puede implementar un número ocódigo alfanumérico de identificación.Ejemplos:
  • 61. Para códigos SG-002Para números 002PortadaDe libre diagramación en estética, tamaño letra, escritura en mayúsculasostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta, es la fuente principal dede información y constituye la primera pagina de la información.Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otrosNombre de las personas que realizan el informeCali, 23 de febrero de 2008Bucaramanga, 2008Tabla de contenidoSe coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, materialcomplementario y su respectivo número de página.Se tiene en cuenta lo siguiente:El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúsculasostenida, centrado a 5 cm del borde superior.Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra elmismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción,bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.
  • 62. Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel seescriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicialCuerpo del informe:Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones yrecomendaciones.Inicia d 2 a 4 renglones del titulo.Firma:El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina dondeterminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, elcargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.Rubrica:El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en laparte inferior izquierda.Anexo: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúsculainicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numerode anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza númerosaravicos en lugar de letrasBibliografía: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúsculasostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de estetitulo.ÍndiceSe presenta como ultima parte del material complementario.
  • 63. El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúsculasostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica. INFORME EXTENSOTiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosarioREQUISITOSMárgenesEn el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:Superior entre 3 cm y 4 cmInferior entre 2cm y 3 cmLateral izquierdo entre 3 cm y 4 cmLateral derecho entre 2 cm y 3 cmEncabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
  • 64. 6. SOBRESEs una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas uotros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado paraincorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en elreverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre pordetrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material deoficina y se pueden personalizar encargándolos a una imprenta. 7. FAXUn fax es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias dedocumentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.
  • 65. CONCLUSIÓNEn lo realizado del trabajo en el área de producción documental, logre llevara la practica las técnicas para la realización de un trabajo como teniendoen cuenta puntos clave tales como ortografía redacción y coherencia. Paracon ello saber en que momento se deben hacer pausas, donde debo marcarpuntuación siempre teniendo en cuenta las normas técnicas colombianas.

×