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Tutorial 10 Tipps für effektives E-Mail-Management_a
 

Tutorial 10 Tipps für effektives E-Mail-Management_a

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    Tutorial 10 Tipps für effektives E-Mail-Management_a Tutorial 10 Tipps für effektives E-Mail-Management_a Presentation Transcript

    • Tutorial10 Tipps für …effektives E-Mail-Management_b Däflerdaefler.de/webAkademie
    • Impressum & CopyrightDie private Nutzung dieses Tutorials istkostenlos und nicht an Bedingungengeknüpft. Die kommerzielle Nutzung derInhalte ist jedoch untersagt.Verantwortlich: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler Frühlingstr. 19b 63869 Heigenbrücken www.daefler.de© Bilder: Wenn nicht anders angegeben: www.pixelio.de oder privat
    • Ich begrüße Sie herzlich zum Tutorial„10 Tipps für effektives E-Mail-Management“! Mein Name ist Martin-Niels Däfler. Ich unter- richte als hauptamtlicher Professor im Fachbereich Kommunikation. Dieses Tutorial habe ich auf Grundlage meiner Vorlesungen sowie meiner Erfahrungen als Berater und Coach entwickelt.Und nun wünsche Ihnen viele Erkenntnisse! Ihr Martin -Niels Däfler
    • Bild: Torsten Bogdenand/pixelio.de1 Verwenden Sie den Regel-Assistenten! 2 3 4 5 6 7 8 9 10
    • Zahlreiche E-Mail-Nutzer wissen nicht, dass ihr E-Mail-Programm übereinen außerordentlich nützlichen Helfer verfügt, nämlich den Regel-Assistenten. Damit lassen sich Regeln formulieren, die unmittelbar fürein aufgeräumteres und weniger gefülltes Postfach sorgen. So lässt sichbeispielsweise die Regel einstellen, dass eingehende Mails, dienur Sie im „An-Feld“ zeigen, in einemseparaten Ordner abgelegt werden. DiesenOrdner können Sie dann mit höherer Priori-tät bearbeiten als den Ordner, in dem Mailslanden, bei denen man nur einer vonmehreren Empfängern ist. Also: MachenSie sich mit den Möglichkeiten des Regel-Assistenten vertraut!
    • Bild: Gerd Altmann/pixelio.de1 2 Werden Sie E-Mail-Abstinenzler! 3 4 5 6 7 8 9 10
    • Viele Büroarbeiter scheinen förmlich süchtig danach zu sein,ihren E-Mail-Posteingang zu kontrollieren. Doch das lenktvon den eigentlichen Aufgaben ab und führt oft zu einemunproduktiven „E-Mail-Ping-Pong“. Gewöhnen Sie sichdaher an, nur noch zwei- bis dreimal täglich in Ihren Post- Bild: A.Dreher/pixelio.deeingang zu schauen und dann Ihre Mails gebündelt abzuarbeiten.Noch ein Tipp in diesem Zusammenhang: Nach einer längerenAbwesenheit – z. B. nach einer Geschäftsreise – sollten Sie IhrenPosteingang nicht nach Datum sortieren, sondern nach Personen. Auf dieseWeise sehen Sie gebündelt die Mails eines Absenders. Wenn Sie alle Mailseiner Person nacheinander lesen, werden Sie vermutlich erkennen, dasssich manche schon „von allein“ erledigt haben.
    • Bild: www.JenaFoto24.de/pixelio.de1 2 3 Wenden Sie das Einmal-Prinzip an! 4 5 6 7 8 9 10
    • Wie häufig passiert es Ihnen, dass Sie eine E-Mail lesen und dann nichtsmachen, sondern die Mail einfach wieder schließen, weil sie denken, jetzt nichtgenügend Zeit zur Bearbeitung bzw. Beantwortung zu haben. Das sorgt für Stauim Postfach. Wie machen Sie es denn zuhause? Post, die Sie aus demBriefkasten genommen und gelesen haben, stopfen Sie doch auch nicht wiederzurück in den Briefkasten, oder? Genau das passiert aber oft mit demE-Briefkasten. Dabei ist der E-Mail-Posteingang – metaphorischausgedrückt – ausschließlich eine Landebahn und kein Hangar. Bild: Stuelpner/pixelio.de
    • E-Mails, die Sie aus dem Posteingang heraus öffnen, sollten entweder direkt beantwortet oder weitergeleitet, gelöscht, abgelegt oder in einen Ordner „zu bearbeiten“ verschoben werden.Werden E-Mails nicht nach einer dieser Regeln behandelt, wird derPosteingang schnell mit Mails verstopft, die bereits gelesen wurden. Diezeitfressende Folge: Mails werden zwei- mitunter sogar dreimal gelesen,bevor sie ihren Weg aus dem Posteingang finden. Nicht nur das: Siebenötigen zusätzliche Zeit, um sich in den jeweiligen Sachverhalthineinzudenken. Diesen berüchtigten Sägezahneffekt vermeiden Sie,wenn Sie diszipliniert das Einmal-Prinzip anwenden und beim erstenLesen einer Mail entscheiden, wie Sie damit verfahren.
    • Bild: Kurt Michel/pixelio.de1 2 3 4 Geben Sie Feedback! 5 6 7 8 9 10
    • Oft wird zusätzliches E-Mail-Aufkommen provoziert, weil wir nicht aufeine Nachricht reagieren. Wie geht es Ihnen, wenn Sie jemandemschreiben und keine Antwort bekommen? Verschiedene Erklärungen sindmöglich: Hat der andere meine Mail überhaupt bekommen? Hat er siegelesen? Überlegt er noch? Ist er bereits damit beschäftigt, meine Fragezu beantworten oder meine Bitte auszuführen? Hat er mich nichtverstanden? Kann er meine Frage mangels Wissen überhaupt nichtbeantworten – ist er also der falsche Ansprechpartner? Oder hat ergerade keine Zeit, sich darum zu kümmern? Hat er vielleicht auch einfachnur vergessen, mir zu antworten?Also: Wenn Sie eine Mail nicht gleich beantworten können, dannbestätigen Sie zumindest den Empfang und lassen denAbsender wissen, bis wann Sie antworten werden. Das sind nurwenige Worte, doch Sie ersparen sich und Ihrem Kommunikationspartnerweitere (nach)fragende E-Mails.
    • Bild: Christian Hilgers/pixelio.de1 2 3 4 5 Entlarven Sie Ihre häufigsten „Störenfriede“! 6 7 8 9 10
    • Legen Sie einen Zeitraum fest, für den Sie Ihren E-Mail-Einganganalysieren wollen. Erfahrungsgemäß ist es ausreichend, wenn Sie dieMails der zurückliegenden vier bis sechs Wochen betrachten.Es geht um die Frage: Wer schreibt Ihnen? Erstellen Sie eine Listeund notieren Sie die Namen der Personen bzw. Abteilungen, die IhnenE-Mails geschickt haben. Machen Sie für jede Mail, die Sie von einerbestimmten Person/Abteilung erhalten haben, einen Strich hinterdessen/deren Namen. Wahrscheinlich werden Sie – gemäß des Pareto-Prinzips – feststellen, dass ungefähr 20 bis 30 Prozent der Absender etwa70 bis 80 Prozent Ihres E-Mail-Aufkommens verursachen, wie in unseremFall (folgende Folie) die beiden Absender „Dr. Vogler“ und die AbteilungPersonal.
    • Beispiel für eine AuswertungslisteName Erhaltene Mails KW 32 bis 38 Summe AnteilSchmitt, Manfred ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| ||| 28 13,3 %Dr. Vogler ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| 34 16,1 % ||||Krause, Marcus ||||| ||||| ||||| | 16 7,6 %Englert, Simone ||||| ||||| ||||| ||||| || 22 10,4 %Abteilung ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| 48 22,7 %Personal ||||| ||||| ||||| |||Andere ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| 63 29,8 % ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| |||Summe 211 100,0 %
    • Ihre „Hauptabsender“ sollten Sie genauer analysieren. Warumschreibt man Ihnen? Welcher Art sind die E-Mails? Sind eseher E-Mails nach dem Motto „ich habe dem Kunden ABC unser Modell‚XYZ‘ verkauft und wollte Ihnen das nur mitteilen, damit Sie wissen, wieerfolgreich ich bin“?Oder handelt es sich um (nach)fragende Mails, die eine konkreteAktion/Antwort von Ihnen erfordern, zum Beispiel: „Welche Kundensollen wir zu unseren Innovationstagen einladen?“ Eine dritte Kategoriebilden erinnernde Mails, also etwa „Haben Sie schon Gelegenheit gehabt,sich den Vertriebsplan für die Region Süd anzusehen?“
    • Bild: Halina Zaremba/pixelio.de1 2 3 4 5 6 Ermitteln Sie die eigentlichen Stör-Ursachen! 7 8 9 10
    • Hinter jedem der gerade eben genannten Typen von E-Mails(„Störenfriede“) stehen meistens Versäumnisse auf Ihrer Seite. Konkretkönnen das sein: Ich habe die Empfänger nur unzureichend über ihre Aufgaben informiert. Ich habe den Empfängern nicht klar (genug) die zugrundeliegenden Prozesse oder Verantwortlichkeiten beschrieben. Ich spreche den Empfängern zu selten Anerkennung aus. Ich verlange von den Empfängern, permanent über ihre Aktivitäten Bericht zu erstatten. Ich gebe den Empfängern kein Feedback, wann Sie mit einer Antwort von mir rechnen können.
    • Bevor man andere für den Dauerstau im Posteingang verantwortlichmacht, sollte man kritisch in den Spiegel blicken und sich selbst fragen: Sind die Briefings, die ich gebe, ausführlich genug und aussagekräftig? Habe ich die Abläufe, für die ich verantwortlich bin, verständlich und detailliert beschrieben? Spreche ich Kollegen/Mitarbeitern ernst gemeinte Anerkennung für ihre Tätigkeiten aus? Bin ich selbst so gut organisiert, dass sich meine Kollegen/Mitarbeiter darauf verlassen können, dass ich ihre Anfragen zuverlässig beantworte – auch, wenn es einmal länger dauern sollte? Sofern Sie Führungskraft sind: Gewähre ich meinen Mitarbeitern die Freiräume und Kompetenzen, die sie brauchen, um ihre Aufgaben selbstständig ausführen zu können?
    • Bild: Günther Richter/pixelio.de1 2 3 4 5 6 7 Begrenzen Sie informierende Mails! 8 9 10
    • Informierende E-Mails machen oft die Mehrheit der Mails aus. In der Regelwird keine konkrete Aktion von Ihnen erwartet, sondern Sie werdenlediglich über Fort-/ Rückschritte bei Projekten bzw. über neue Sachverhaltein Kenntnis gesetzt.Sprechen Sie mit den Absendern, die Ihnen häufig solche Mails schreibenund sagen Sie ihnen, dass Sie nur noch über solche Vorgänge informiertwerden möchten, die wirklich wichtig sind. Damit ist es jedoch nicht getan:Sie müssen noch definieren, was „wichtig“ für Sie bedeutet, also etwa, wennsich ein Kunde beschwert oder wenn ein Projektmeilenstein nicht erreichtwurde. Es kann langfristig sehr lohnend sein, gemeinsam mit denKollegen/Mitarbeitern Entscheidungsregeln aufzustellen – so haben alleBetroffenen Handlungssicherheit. Das ist jedoch nur dann sinnvoll, wennsich die Entscheidungssituation häufiger so oder ähnlich wiederholt.Andernfalls betreiben sie einen nicht zu rechtfertigenden Bürokratismus.
    • Eine weitere Empfehlung: Bitten Sie IhreKollegen/Mitarbeiter, Informationenzusammenzufassen, das heißt, nichtanlassgetrieben zu schreiben, sondern beispielsweisenur einmal die Woche eine kurze Übersicht derrelevantesten Neuigkeiten zu verfassen.
    • Wenn es sich um Informationen handelt, die sich an einen breiten Leserkreis richten – wie etwa an die ganze Abteilung oder sogar das komplette Unternehmen –, dann ist eine Radikalkur empfehlenswert: Nicht beachten und einfach löschen! Wenn Ihnen das zu riskant erscheint, dann schieben Sie die E-Mails ungelesen in einen entsprechenden Ordner; bei Bedarf können Sie so immer noch mal nachschauen. Auf den Punkt gebracht: Es gilt, dem Ausspruch des amerikanischen Philosophen und Schriftstellers Ralph Waldo Emerson zu folgen: „Es gibt viele Dinge, die ein kluger Mann nicht wissen will.“Bild: Gabi Schoenemann/pixelio.de
    • Bild: Augenauf/pixelio.de1 2 3 4 5 6 7 8 Schreiben Sie präzise und vorausschauend! 9 10
    • Seien wir ehrlich: Vielfach liegt es an unseren eigenenFähigkeiten – oder besser: an einem Mangel daran –,dass wir so viele Mails bekommen. Um einProgrammierer-Bonmot leicht abzuwandeln:„Garbage out – garbage in!“ Bild: Rudolpho Duba/pixelio.deSchlecht formulierte, unvollständige oder unstrukturierte Mails, die wiraussenden, führen zu Nachfragen oder Missverständnissen. Häufig ist demEmpfänger auch gar nicht bewusst, dass etwas von ihm erwartet wird, weileine klare Handlungsauf-forderung fehlt. In der Folge erhalten wir dannMails mit folgendem Inhalt: „Ist Herr Müller aus dem Marketing über das XY-Projekt zu informieren? Muss die Maschine LH56 auch auf der Messeausgestellt werden? Soll ich bei der Lieferanten-Analyse die Ausländerberücksichtigen?“
    • Also: Wir sind oft genug selbst daran schuld, dass es zu (Nach)Fragenkommt, weil wir nur ein unzureichendes Briefing gegeben oderunvollständig auf eine Anfrage/Bitte reagiert haben. Der auf der Handliegende Ratschlag lautet also: Wenn Sie Anweisungen geben oder einenSachverhalt schildern, dann tun Sie dies bitte so ausführlich undgenau wie erforderlich, aber auch nicht länger – damit ersparen Siesich Mails, die der Aufklärung und Konkretisierung dienen.
    • Nehmen Sie sich die Zeit, das Vorgehen und das mögliche Ergebnis zudurchdenken.Angenommen, Sie benötigen von einem Kollegen eine Liste aller Lieferanten, die imletzten Quartal in Verzug waren. Was müsste Ihr Kollege wissen, um diese Aufgabevollständig und in Ihrem Sinne zu erledigen? Zum Beispiel, ob es eine Toleranz bzw.eine bestimmte Messeinheit gibt: Wird die Verzögerung taggenau oder proKalenderwoche gezählt? Sollen alle Lieferanten erfasst werden, also etwa auch derSchraubenhändler?Begründen Sie zudem, warum Sie eine bestimmte Information benötigenbzw. eine bestimmte Aufgabe stellen; dieses Hintergrundwissen hilft demEmpfänger, die Bedeutung und den Zweck seiner Arbeit zu verstehen.Und: Sagen Sie, in welcher Form die Ergebnisse dargestellt werden sollen.Als Excel-Tabelle, als Diagramm oder einfach als Antwort in einer E-Mail?
    • Bild: Alexander Hauk/pixelio.de1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nummerieren Sie Ihre Aussagen! 10
    • Wenn Sie in einer Mail – was meistens der Fall ist – mehrere Punkteansprechen müssen, dann nummerieren Sie Ihre Aussagen. Das hat zweiVorteile: 1. Für den Empfänger ist es einfacher, Bezug auf die einzelnen Inhalte zu nehmen. 2. Sie sind gezwungen, Ihren Text logisch zu gliedern. Die Klarheit im Layout sorgt für Klarheit im Kopf.Ein weiterer Hinweis: Sprechen Sie in einer Mail nur ein Thema an, auchwenn Sie dem Empfänger zu mehreren Themen etwas mitteilen möchten.Dies hat mehrere Gründe:1. Sie vermeiden Probleme beim Weiterleiten.2. Sie und der Empfänger können die Mail genau zuordnen bzw. ablegen.3. Sie erleichtern sich selbst eine eventuelle Wiedervorlage.
    • Bild: RainerSturm/pixelio.de1 2 3 4 5 6 7 8 9 Archivieren Sie E-Mails nur 10 ausnahmsweise!
    • Legen Sie (gesendete und empfangene) Mails nur dann inentsprechenden Verzeichnissen/Ordnern ab, wenn der Inhalt späternoch von Bedeutung ist.Überhaupt: Machen Sie sich grundsätzlich Gedanken zum ThemaArchivierung! Viele Menschen entwerfen und pflegen ein ausgeklügeltesAblagesystem, was sehr viel Zeit kostet. Doch häufig ist es so, dassgerade die „Ordnungsfetischisten“ nur selten archivierte Mailshervorholen müssen. Wenn Ihr Job es selten verlangt, auf alte Mailszurückgreifen zu müssen, dann sollten Sie ernsthaft überlegen, ob Sietatsächlich ein differenziertes Ablagesystem benötigen (sofern dies mitden Firmenrichtlinien im Einklang steht).
    • Ich wünsche Ihnen viel Erfolgbei der Anwendung derTipps! Ihr Martin -Niels Däfler