Your SlideShare is downloading. ×
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Kirjaston Helmi  -intranetin käyttäjäkokemukset
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Kirjaston Helmi -intranetin käyttäjäkokemukset

990

Published on

Kirjaston intranetin kehittämiseksi tehty tutkimus, jossa selvitettiin käyttäjäkokemuksia, intranetin hyviä ja huonoja puolia sekä ratkaisuja ongelmiin.

Kirjaston intranetin kehittämiseksi tehty tutkimus, jossa selvitettiin käyttäjäkokemuksia, intranetin hyviä ja huonoja puolia sekä ratkaisuja ongelmiin.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
990
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Helsingin yliopisto / PalmeniaKirjaston Helmi -intranetinkäyttäjäkokemuksetProseminaarityöMaisa Korhonen 2012
  • 2. Sisällysluettelo1 Johdanto .................................................................................................................................. 22 Teoriataustaa ja muuta taustatietoa ......................................................................................... 3 2.1 Yhteisö- ja organisaatioviestintä ....................................................................................... 3 2.2 Sisäinen viestintä ja markkinointi ...................................................................................... 3 2.3 Viestinnän arviointi ............................................................................................................ 4 2.4 Intranet sisäisen viestinnän kanavana .............................................................................. 5 2.5 Intranetin tulevaisuus ja haasteet ...................................................................................... 6 2.6 Käyttöliittymä .................................................................................................................... 7 2.7 Helsingin kaupunginkirjasto .............................................................................................. 8 2.8 Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston Helmi .................................................................. 83 Menetelmät ............................................................................................................................ 104 Tutkimustuloksia .................................................................................................................... 11 4.1 Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaan ........................................................ 11 4.2 Helmin käyttö .................................................................................................................. 12 4.3 Helmin hyväksi koetut puolet .......................................................................................... 12 4.4 Helmin huonoksi koetut puolet ........................................................................................ 13 4.5 Haastateltavien muutostoiveita ....................................................................................... 15 4.6 Tärkeimmät sisällöt ja turhiksi koetut sisällöt ................................................................... 17 4.7 Visuaaliset muutostoiveet ............................................................................................... 195 Päätelmiä ............................................................................................................................... 20 5.1 Kirjaston Helmin ongelmat .............................................................................................. 20 5.2 Ratkaisuehdotuksia ........................................................................................................ 21Lopuksi ......................................................................................................................................... 236 Lähteet:.................................................................................................................................. 247 Liitteet .................................................................................................................................... 25 7.1 Kysymysrunko ................................................................................................................ 25 1
  • 3. 1 JohdantoTämä proseminaarityö käsittelee Helsingin kaupunginkirjaston ”Helmi” –intranetin käyttöä.Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, millaisia käyttäjäkokemuksia kirjaston henkilöstöllä onHelmistä. Käyttäjäkokemusten tutkimisen tavoitteena on saada selville, mitä hyvin toimivia ja mitähuonosti toimivia puolia Helmissä on ja tätä kautta selvittää, miten Helmi -intranetia voisi kehittää,jotta siitä tulisi toimiva viestintäkanava koko kaupunginkirjaston väelle. Tutkimuksessa keskitytäänerityisesti kirjaston Helmin ongelmiin sekä niiden ratkaisemiseen.Tutkimusta lähdettiin tekemään Helsingin kaupunginkirjaston viestintäosaston toiveesta.Viestintäosastolla on tavoitteena Helmin kehittäminen, mutta kaksi vuotta käytössä olleen kirjastonHelmin käyttöä ei ole vielä tutkittu. Eri yhteyksissä viestintäosastolle on kuitenkin kiirinyt palautettaerityisesti Helmin käyttöön liittyvistä ongelmista.Helmi-intranet otettiin käyttöön Helsingin kaupunginkirjastossa keväällä 2010 ja se on osaHelsingin kaupungin eri virastoissa käytössä olevaa yhteistä intranet-järjestelmää. Kaupunginkaikilla virastoilla on käytössään samanlainen alusta, jota voidaan profiloida paikallisesti erivirastoissa.Tämä tutkimus on toteutettu kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimus voi toimiatutkimuspohjana ja suuntaa antavana selvityksenä laajemmalle tutkimukselle. 2
  • 4. 2 Teoriataustaa ja muuta taustatietoa2.1 Yhteisö- ja organisaatioviestintäYhteisöviestintää tai organisaatioviestintää voi lähestyä monella tavalla. Kokonaisuutena setarkoittaa kuitenkin työyhteisössä ja organisaatiossa tapahtuvaa sisäistä ja ulkoista viestintää.Yhteisöviestintään perehtyneen professori Elisa Juholin (2009a, 141-145) mukaanyhteisöviestintää voi lähestyä lääkeruiskumallin tai prosessimallin kautta sekä organisaation yhdenkokonaisuuden, viestintäkulttuurin kautta.Uuden työyhteisöviestinnän agenda on Juholinin mukaan vastuullista dialogia ja vuoropuhelua:”Viestintä tapahtuu siellä, missä ihmiset toimivat ja missä he tuottavat ja vaihtavat tietoa jakokemuksia vastuullisesti ja itseohjautuvasti”. Juholinin mukaan kuusi uuden työyhteisöviestinnänperuspilaria ovat: 1. isoja ja merkityksellisiä asioita käsitellään yhdessä vuorovaikutteisesti 2. ajantasainen tieto on sitä tarvitsevien saatavilla 3. tunnelma on rento ja vapaamuotoinen 4. osallistuminen ja vaikuttaminen on mahdollista jokaiselle 5. yhdessä oppiminen ja osaamisen jakaminen tukevat yksilöitä ja yhteisöä 6. työnantajamaine on jokaisen työtäJuholinin mukaan organisaation jokainen jäsen on viestijä (2009a, 156). Johdon ja johtoryhmäntärkein tehtävä on sen sijaan strategisesti elintärkeiden asioiden saattaminen kaikkien tietoon sekäniistä keskustelu. Johtamisen työkaluna viestintä on erittäin tärkeä tekijä ja viestintä liittyyjohtamiseen kiinteästi.Sisäisen viestinnän foorumeita ja niiden täydentäjiä on paljon. Fyysinen työtila on keskeinenviestintäpaikka, jossa työskennellään, vietetään taukoja ja kommunikoidaan. Erilainenviestintäteknologia, kuten internet, intranet, sähköposti ja mobiilit viestintäverkot toteuttavat myösnykyaikaista yhteisöviestintäkulttuuria. Uutena viestintävälineenä toimii sosiaalinen media, jokamyös edistää verkostoitumista. Somessa olennaista on kasvokkaisviestintääkin kuvaavaosallistuminen ja vuorovaikutus sekä se, että käyttäjät voivat luoda ja muokata sisältöjä.2.2 Sisäinen viestintä ja markkinointiTyöyhteisön viestintä on pääosin henkilöstöviestintää ja sen merkitys on kasvanut jatkuvasti.Yhteisön sisäiseen viestintään kuuluu yhteystoiminta (yhteydenpito henkilöstön kanssa) ja tiedotus(sanomien ja tiedon välittäminen henkilöstölle). Siukonsaari (2002, 66) katsoo, että sisäiseenviestintään kuuluvat:sisäinen yhteystoiminta. 3
  • 5.  sisäinen yhteystoiminta,  perehdyttäminen,  sisäinen tiedotus,  luotaus ja  sisäinen markkinointi,  työtiedotus.Sisäinen viestintä on Åbergin (1993, 107) mukaan ensisijaisesti sosiaalistamista, kuten työhön jaorganisaatioon perehdyttämistä, ja toissijaisesti informoimista ja perustoimintojen sekä työntukemista. Sisäistä viestintää ohjataan viestintästrategialla, joka nojaa vahvasti organisaationstrategiaan. Tämän lisäksi sisäistä viestintää ohjataan vuosisuunnitelmalla sekähankesuunnitelmilla. Sisäisellä viestinnällä, kuten koko yhteisön viestinnälläkin, pyritään kokoyhteisön menestymiseen.Yhteystoiminta ja kommunikaatio tuovat johdon ja työntekijät vuorovaikutuksen kautta lähemmäksitoisiaan ja luo koko organisaation väestä yhteisöryhmän. Tiedotuksella välitetään tärkeää tietoa,pidetään koko henkilökunta ajan tasalla, viestitään muutoksesta ja kirkastetaan yhteisön kuvaa.Myös johtamis- ja esimiesviestintää toteutetaan sisäisessä tiedotuksessa.Sisäinen markkinointi tarkoittaa yksinkertaistetusti työyhteisön toiminta-ajatuksen, arvojen, tapojen,perusviestien, kampanjoiden yms. markkinointia henkilöstölle. Sisäisen markkinoinnin tavoitteenaon mm. työilmapiirin luominen ja parantaminen sekä organisaation asettamien tavoitteidensaavuttaminen. (Siukonsaari, 2002, 122 - 124).Sisäisessä viestinnässä ja markkinoinnissa täytyy muistaa, että tietojen muuttamiseen riittääasiallinen tiedote tai uutinen, mutta asenteiden muuttamiseen tarvitaan henkilökohtaistavaikuttamista (Åberg, 1993, 51).2.3 Viestinnän arviointiElisa Juholinin (2010, 15) mukaan viestinnän arviointi ei ole ollut viestintäihmisten vahvinta aluetta.Tämän takia viestintätyössä on tärkeää huomata, että yhteisöviestintää täytyy parantaa tarttumallaepäkohtiin, tekemällä tutkimusta ja ratkaisemalla ongelmia. Myös jatkuva palautteen seuraaminenon tärkeää. Kaiken yhteisöviestinnän täytyy tukea koko organisaation strategiaa ja sen täytyy ollaosa kaikkea organisaation toimintaa.Arvioinnin avulla selvitetään, ”ovatko viestinnän tavoitteet linjassa koko organisaation strategiankanssa, miten toimitaan, missä määrin asetetut tavoitteet on saavutettu ja missä on enitenparantamisen varaa” (Juholin, 2010, 29). Arviointia (evaluation, assessment) on käytetty Juholininmukaan perinteisesti ainakin taloutta, tilivelvollisuuksia, laatua ja panos-tuotosta seuratessa. 4
  • 6. Yksinkertaisimmillaan arviointi on kuitenkin tutkimista, tuloksen ja muutoksen seuraamistasuhteessa tavoitteisiin.Viestintää voidaan Juholinin (2010, 30-33) arvioida monesta eri näkökulmasta, kutenvelvollisuuksien, kehittämisen tai tietohallinnon näkökulmasta. Arviointi voi olla sidottu tavoitteisiintai niistä irrallista. Arviointi vaatii kuitenkin aina tutkimusta ja siinä katsotaan sekä taaksepäin ettäeteenpäin. Arviointi lähtee organisaation päättäjien tai esimerkiksi sidosryhmien tarpeista taitavoitteista. Se voi olla lyhytkestoista tai tilannekohtaista, mutta myös pitkäkestoista: pitkäkestoinenarviointi liitetään yleensä viestintästrategiaan ja viestinnän seurantaan. Arviointi on ainasuhteellista ja vertailevaa, koska absoluuttisia totuuksia ei tässäkään asiassa ole. Arviointiinvoidaan käyttää monenlaisia menetelmiä, joiden käyttöä on hyvä pohtia suhteessa arvioinnintavoitteeseen.Digitaalisen ja verkkoviestinnän arvioinnissa voidaan käyttää apuna myös web-analytiikkaa, jokaon verkkosivun käyttäjätiedon hyödyntämistä siten, että verkkosivukävijöiden liikkumista, viipymistäja toimintaa seurataan tilastoista (Juholin, 2010, 136). Intranetinkin käyttöä voidaan seuratakäyttötilastoista.2.4 Intranet sisäisen viestinnän kanavanaIntranet on ”sisäisen viestinnän verkko, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä” (Juholin, 2009a, 176).Se on ”suora tie ihmiseltä toiselle, asiasta toiseen ja tilanteessa kuin tilanteessa” (Juholin, 2009a,265). Intranetin hyötynä viestintäkanavana voidaan nähdä muun muassa se, että se on ainakinosittain vähentänyt sähköpostin käyttöä.Suhtautuminen intranetiin vaihtelee: osalle ihmisistä intranetin lukeminen on päivittäinen toiminto jarutiini sekä ajantasaisen tiedon päivittämisen kanava. Toisille se on taas turhauttava kokemus,josta on vaikea löytää tietoa ja jonka hidas päivittyminen vie mielenkiintoa. (Juholin, 2009b, 77).Intranetin osuutta yhteisöviestinnässä määrittelee digitaalisen viestinnän yläotsikko. Digitaalinenviestintä on pääasiassa organisaation verkkoviestintää, jossa intranet on yksi merkittävänäkanavana. Verkkoviestinnän tuleminen osaksi yhteisöviestintää ei ollut ratkaisu kaikkeen, vaan toimukanaan uusia ongelmia ja ennalta arvaamattomia tilanteita. Digitaalinen viestintä edellyttääorganisaatiossa esimerkiksi uudentyyppisten taitojen ja osaamisen kehittämistä: se vaatiiominaislaatunsa mukaisen kerronnan ja ilmaisun ymmärrystä eli medialukutaitoa sekä mediatajua.Digitaalinen viestintä on kuitenkin mahdollisuuksiltaan merkittävä ja se voi tukea tärkeällä tavallaorganisaation päivittäistä toimintaa ja strategiaa. (Luukkonen, 2009, 252-257). 5
  • 7. Sisäisen viestinnän kanavana verkko on ”lyömätön” (Luukkonen, 2009, 265). Se laajenee yhdenkäyttäjän näpyttelemästä viestistä koko organisaatioon. Intranet mullistaa myös organisaationviestintärakennetta käyttäjäkeskeiseksi laadittuna: käyttäjän tulisikin tuntea intranet omaksityökalukseen ja työkaluvalikoimakseen. Intranetin hyötyjä muihin organisaation sisäisen viestinnänkanaviin verrattuna ovat kattavuus, nopeus ja tosiaikainen kohdistettavuus. Muun muassanäistäkin syistä intranet on toimiva kanava organisaation strategian viestimiseen. Johdon onsitouduttava intranetin käyttöön strategiansa kanavana ja heidän vastuullaan on kertoa sellainentarina, johon yhteisö voi luottaa ja uskoa. (Kuivalahti&Luukkonen, 2003, 46-49).Intranetille viestinnän kanavana on olennaista, että se sisältää hyvin kattavasti organisaation kaikkitoiminnot: dokumentinhallinnan, henkilöstöhallinnon, henkilöstön kehittämisen, osaamisenkehittämisen, tietojohtamisen ja niin edelleen. Intranetissä on myös mahdollisuus käyttää erilaisiamediaelementtejä ja interaktiivisuutta. Julkaisu- ja sisällönhallintajärjestelmien infrastruktuurikehittyy koko ajan uusien sovellusten tullessa. Uusien elementtien mahdollisuuksia ja vaikutuksiatäytyy punnita tarkoin. Tällä hetkellä yleisimmin intraneteissa käytössä olevia mediaelementtejäovat (Kuivalahti&Luukkonen, 2009, 19):  teksti  animaatio  ääni  video.  valokuva  tietokanta  grafiikka  online-yhteydet.Intranetin käytössä organisaatioviestinnän yhtenä kanavana tärkeää on Kuivalahden ja Luukkosen(2009, 51) mukaan:  oikea-aikaisuus  hyvä käytettävyys  viestinnällisesti perusteltu toteutustapa ja  yhdenmukainen tekninen infrastruktuuri.Luukkosen (2009, 266) mukaan intranetin tietoarkkitehtuurin ja toiminnallisuuden on palveltavayksittäisen työntekijän tarpeita ja organisaation toiminnan realiteetteja. Sen täytyy palvella myösorganisaation muutosten onnistunutta läpiviemistä: intranet on muutosviestinnän tärkeä ja tehokasväline.2.5 Intranetin tulevaisuus ja haasteetIntranetista on Luukkosen (2009, 266) mielestä alkanut muodostua myös aivan uudenlainenvirtuaalinen ympäristö, jossa työskennellään, opiskellaan, suunnitellaan, tehdään yhteistyötä jaluodaan uutta tietoa sekä ajatuksia. Intranet voi siis saada jatkossa sosiaalisen median piirteitä, josniitä ei jo nyt ole. 6
  • 8. Intranetin tulevaisuudessa voidaan nähdä monenlaisia haasteita. Kuivalahden ja Luukkosenmukaan (2009, 53-58) teknologiset haasteet liittyvät teknisiin erityispiirteisiin ja tekniseentoteutukseen. Myös osaamisen haasteet liittyvät teknologiaan sekä työntekijöiden tietoteknisiinvalmiuksiin. Organisaation prosessien haasteet ovat haasteita, joita tulee, kun organisaationprosesseja uudistetaan: jos prosessitalkoiden lopputulemat eivät päädy intranetratkaisujen osaksi,on vaara, että ne jäävät käyttämättömiksi.Tietohallinnon haasteet liittyvät erityisen tärkeänä osana intranetiin. Tietojohtamisen kanavanaintranet on erittäin tärkeä kanava: organisaatiot saavat kilpailuetua hallitsemalla organisaationtietovirtoja. Haasteita liittyy luonnollisesti myös viestinnälliseen ilmaisuun: intranet edellyttääsisällöntuottajilta osaamista ja hyvää mediatajua, mutta myös esimerkiksi keskusteluihinosallistuvilta työntekijöiltä nettietikettiä.Johtamiskulttuuriin liittyviä haasteita liittyy myös intranetiin. Intranetiin liittyvissä hankkeissajohdolla on tärkeä rooli, mikäli viestintä halutaan saada onnistumaan: esimerkkijohtaminen onhyvää johtamista intranetiinkin liittyen. Johdon läsnäoloa kaivataan intranetissa samalla tavallakuin fyysisessäkin työympäristössä. Organisaation johtamisen kannalta on tärkeää, että intraanluodaan toimintoja, jotka liittyvät olemassa oleviin prosesseihin ja työn todellisuuteen. Toisinsanoen, intranet täytyy olla osa organisaation viestintää sekä sen kaikkia toimintoja.2.6 KäyttöliittymäKäyttöliittymällä tarkoitetaan esimerkiksi internet-sivun tai matkapuhelimen rajapintaa käyttäjänkanssa: näyttöä, näppäimistöä jne. Se koostuu kahdesta tasosta: visuaalisesta sekävuorovaikutustasosta. Käyttöliittymää suunnitellessa kiinnitetään huomiota visuaalisuuteen,vuorovaikutuselementteihin sekä arkkitehtuuriin. Hyvä käyttöliittymä on helppokäyttöinen jakäyttäjäystävällinen. Hyvän käyttöliittymän käyttö sujuu nopeasti, sen käyttämiseen ei tarvitakoulutusta, sovellus ei sisällä turhia ominaisuuksia vaan on yksinkertainen ja johon käyttäjät ovattyytyväisiä, koska käyttäjäkokemus on positiivinen. (Jokela, 2011, 10-11). Käytettävyyttäarvioitaessa voidaan tarkastella käytettävyystutkimuksen perusperiaatteita (Rouvari, 2012): 1. opittavuus ja muistettavuus: miten helppo tuotetta tai palvelua on käyttää ja miten helposti sen käytön oppii 2. sisäinen tehokkuus: miten nopeasti käyttäjä voi löytää haluamansa tiedon 3. virhealttius: miten helposti virheen tekemisestä selviää ja auttaako systeemi siinä 4. käytön tyytyväisyys: miten hyvin tuote tyydyttää käyttäjiä ja heidän tarpeitaan.Käyttäjät ovat aina erilaisia monilta eri ominaisuuksiltaan ja sen vuoksi käytettävyyttä voi ollavaikea tutkia. Käyttäjillä on erilaiset tarpeet, erilaiset tiedon tarpeet, erilainen käyttötarkoitus, 7
  • 9. erilainen sosioekonominen asema ja koulutus sekä erilaiset käytön tavoitteet ja seuraukset.Käyttäjä kuitenkin on tärkeä henkilö tutkittaessa käyttöliittymää: erityisesti käyttäjän ja systeeminvuorovaikutus on tärkeä asia tutkia. (Chu, 2010, 185-191).Chu:n (2010, 185-191) mukaan tiedonhaun tutkimista kannattaa tarkastella käyttäjän kannalta.Käyttäjäystävällisyyttä voi tutkia erityisesti komentokielen, menu-valikoiden ja graafisenvuorovaikutuksen kannalta. Muita tarkastelun kohteita ovat myös hakutermien käytön,hyperlinkkien ja kielen tarkastelu. Käyttäjä-systeemi -vuorovaikutusta voi Chu:n mukaan tutkiatiedon hakemiseen kuluneen ajan, käyttönopeuden, käyttäjävirheiden määrän jakäyttötyytyväisyyden tutkimisen avulla.Tässä tutkimuksessa käsittelen käyttöliittymää vain pinnallisesti, koska pohja kirjaston Helminkäyttöliittymään tulee kaupungilta ja kirjaston intranetin pohjaan voi tehdä muutoksia vainprofiloimalla sitä.2.7 Helsingin kaupunginkirjastoHelsingin kaupunginkirjasto on Helsingin kaupungin itsenäinen hallintokunta ja virasto eli osaHelsingin kaupunkia. Helsingin kaupunginkirjasto on myös osa HelMet –kirjastojärjestelmää, johonkuuluvat pääkaupunkiseudun metropolialueen kaupunginkirjastot (Espoo, Helsinki, Kauniainen jaVantaa). Kaupunginkirjastossa työskentelee noin 500 työntekijää. Kirjastoja on yhteensä 37 jatämän lisäksi kaupunginkirjastolla on kaksi kirjastoautoa sekä 11 laitoskirjastoa, kotipalvelu,kohtaamispaikka Lasipalatsissa sekä verkkokirjastoyksikkö. Kaikki eri toimipisteet, ovathajaantuneet maantieteellisesti koko Helsingin kaupungin alueelle. (www.lib.hel.fi/organisaatio).Organisaatiotasolla Helsingin kaupunginkirjaston viestintä koostuu kolmesta eri yksiköstä:viestintäyksiköstä, tapahtuma- ja markkinointiyksiköstä sekä verkkokirjastoyksiköstä.Kaupunginkirjastossa ei ole rakennettu omaa viestintästrategiaa, mutta sellainen on tarkoitus tehdävuoden 2012 aikana. Tämä tarkoittaa kuitenkin sitä, että intranetille ei ole tällä hetkellä tarkastimääriteltyjä tehtäviä tai tarkoitusta.2.8 Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston HelmiHelmi on Helsingin kaupungin sähköinen työpöytä eli kaupungin intranet-järjestelmä. Helmi kokoaayhteen kaupungin yhteisen intranetin ja virastojen omat intrat. Helmi tarjoaa myös hakupalveluja,joilla tietoa voi etsiä eri osioista. Järjestelmä tarjoaa perinteisen intran lisäksi välineitä myösyhteistyöhön ja verkostoitumiseen eli työtilat ja extranetin. (Tietoa järjestelmästä, 2012). 8
  • 10. Jokaisella virastolla, kuten Helsingin kaupunginkirjastollakin, on sisällöltään profiloitu Helmi eli“oma” Helmi. (Ks. kuva seuraavalla sivulla.) Helsingin kaupunginkirjastossa Helmi -intranet otettiinkäyttöön keväällä 2010: nykyinen intranet on ollut siis käytössä kaksi vuotta. Vanha intranet,”Kaivo”, oli käytössä kirjaston intranetina vuodesta 2002 ja se oli Sininen Meteoriitti Oy:nSiteKit/Windows –julkaisujärjestelmä. Kaivo uudistettiin vuonna 2006, jolloin se alkoi toimia samanyhtiön Meteor/Windows –järjestelmänä. Ennen Kaivoa käytössä oli ollut vuodesta 1996 lähtienLinux-pohjainen intranet. (Taarasti, 2008).Helsingin kaupunginkirjastossa on tehty vuonna 2007 sisäisen viestinnän analyysi, jossa selvitettiinerityisesti intranetin roolia ja asemaa organisaatiossa. Tuolloin todettiin myös, että ”kirjastossa eiole laadittu virastoa koskevia toimintaohjelmia intran merkityksestä esimerkiksi johtamisen,visioiden, ja tavoitteiden jalkauttamisen tai kehittämisen näkökulmasta” (Taarasti, 2007).Kaupunginkirjaston Helmi -intranetin etusivua 10.7.2012. 9
  • 11. 3 MenetelmätTämä proseminaarityöhön tehty tutkimus on toteutettu laadullisena eli kvalitatiivisenatutkimuksena. Tutkimusmenetelmänä on käytetty interpersoonallista teemahaastattelua sekäsähköpostihaastattelua. Haastattelujen analysoinnissa ja tulkinnassa on käytetty laadullisentutkimuksen tapaan haastateltavien kokemusten ja havaintojen typologisointia ja koodaamista.Ennen tutkimuksen aloittamista käytiin viestintätyössä työskentelevien työntekijöiden kanssakeskusteluja kirjaston Helmistä ja kuunneltiin heidän näkemyksiään Helmistä ja sen ongelmista.Näitä näkemyksiä sekä viestintäosastolle tullutta palautetta käytettiin hyväksi tutkimuskysymyksenmuovaamisessa sekä tutkimushaastattelujen suunnittelussa.Haastateltaviksi valittiin työntekijöitä eri ikäryhmistä, koulutustasoilta ja työtehtävistä:haastateltavien joukossa oli työntekijöitä kirjastovirkailijasta informaatikkoon sekä esimies- jajohtotason työntekijöihin. Haastateltavia oli yhteensä kuusi henkilöä, joiden joukossa oli sekä naisiaettä miehiä. Tutkimushaastatteluun osallistunutta kuutta henkilöä on haastateltu vain yhdellämenetelmällä. Kahdenlaisen haastattelumenetelmän käytöllä pyrittiin välttämään yhteenmenetelmään liittyviä ongelmia. Sähköpostihaastattelun käyttäminen toi myös omanmahdollisuutensa intranetin käyttöliittymän tutkimiseen haastatteluun vastattaessa.Interpersoonallinen teemahaastattelu tehtiin neljälle tutkimukseen osallistuvalle ja kaksi tehtiinsähköpostihaastatteluna.Tutkimukseen osallistuneille haastateltaville kerrottiin, ettei heidän henkilöllisyyttä paljasteta.Interpersoonalliset haastattelut olivat kestoltaan noin puoli tuntia. Haastattelun aluksi kysyttiinavoimia kysymyksiä Helmistä, jotta haastateltava saattoi kertoa ajatuksistaan ja kokemuksistaanavoimesti. Avointen kysymysten jälkeen kysyttiin tarkentavia kysymyksiä haastateltavanvastauksiin sekä muita tarkempia kysymyksiä. Haastattelun lopuksi haastateltavan kanssakatsottiin Helmiä tietokoneelta ja käytiin läpi haastateltavan ajatuksia ja kokemuksia samalla, kunhaastateltava käytti Helmiä ja teki haastateltavalle tavanomaisia toimiaan Helmissä.Sähköpostihaastattelut toteutettiin samankaltaisella tavalla. Kysymykset lähetettiinhaastateltaville sähköpostitse ja haastateltavat vastasivat kysymyksiin vastaussähköpostissa.Sähköpostissa annettiin ohjeet vastaamiseen ja tutkimuskysymykset esitettiin niin, ettäsähköpostin alussa kysyttiin avoimia kysymyksiä ja lopussa tarkempia kysymyksiä. Sähköpostiinvastaamiseen annettiin kaksi viikkoa vastausaikaa. 10
  • 12. 4 Tutkimustuloksia4.1 Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaanHaastateltavien toiveita tiedusteltiin haastattelujen aluksi kysymällä heiltä, ”mitä sinä toivoisitkirjaston intranetilta?” ja ”mitä mieltä olet kirjaston Helmistä?”. Lähes kaikkien haastateltavienvastauksissa tuli esille neljä toivetta: 1. että tietoa löytyisi helposti, 2. että vuorovaikutus ja yhteys muihin kirjastoihin sekä niiden työntekijöihin toimisi, 3. että intranet olisi ajan tasalla ja 4. että turhaa sisältöä poistettaisiin tai että sisältöä olisi vähemmän.Tiedon hakeminen oli koettu hankalaksi ja asia tuli esille jo haastateltavien ensimmäisessäkysymyksessä, joka ei edes koskenut Helmin negatiivisia puolia: moni vastaaja toi asian esilleensimmäisenä asiana, joka tuli mieleen toiveista kirjaston intranetia kohtaan. Asia koettiin myöshyvin turhauttavana, hankalana sekä aikaa vievänä. Ensimmäinen asia, joka monille Helmistä tulimieleen, oli siis negatiivinen.Kaikki haastateltavat halusivat, että erityisesti työssä tarvittavat lomakkeet ja kaavakkeet löytyisiväthelpommin. Ongelma koski myös tiedonhaun ammattilaisia, jotka työskentelevättietopalvelutyössä: ”Toivoisin, että tieto, kuten asiakirjat ja yhteystiedot, löytyisivät helposti.” ”Haluaisin, että Helmi eläisi ajassa ja että tarvittavat dokumentit löytyisivät helposti.” ”Toivon ennen kaikkea hyviä hakuominaisuuksia ja löydettävyyttä.”Vuorovaikutusta eri kirjastojen sekä johdon ja työntekijöiden välillä pidettiin tärkeänä.Haastateltavat kokivat, että intranet on tärkeä paikka keskustelulle ja hengen luomiselle kirjastoon: ”Tämä on iso talo ja yhteinen keskustelu on tärkeä hengen luoja.” ”Osallistun keskusteluun melkein joka päivä, ainakin pari kertaa viikossa.” ”Toivon intranetilta toimivaa interaktiivisuutta.”Kaksi vuotta käytössä ollut kirjaston Helmi koettiin edelliseen intranetiin, Kaivoon, verrattuna sekäparempana että huonompana: ”Nykyisessä Helmissä on paljon mahdollisuuksia, mutta ihan kaikkia ei ole saatu käyttöön.” ”Helmi on nykyaikaisempi ja siinä on paljon uusia ominaisuuksia, mutta Kaivosta oli helpompi löytää tietoa, kun sisältö oli jaettu loogisemmin. Keskustelukin sujui 11
  • 13. paremmin, kun sitä ei ollut jaettu niin moneen eri paikkaan. Esimerkiksi X-foorumi tuntuu jotenkin väkisin luodulta paikalta keskustelulle.”4.2 Helmin käyttöHaastateltavat kertoivat käyttävänsä kirjaston intranetia ajankohtaisten asioiden ja uutistenseuraamiseen, tiedon hakemiseen sekä keskusteluun ja vuorovaikutukseen: ” Käytän Helmiä asioiden seuraamiseen ja tarkistamiseen, yhteystietojen etsimiseen.” ”Haen ohjeita, tietoa ja dokumentteja, seuraan keskusteluja.” ”Luen uutisia ja Helmitaulun tiedotteita. Seuraan myös koulutuskalenteria.”Kaikkien haastateltavien vastauksissa tuli esille samanlaisia käyttötarkoituksia. Esimies- jajohtotason työntekijät kertoivat tarvitsevansa Helmiä enemmän tiedonhakuun, kuin virkailijatasontyöntekijät. Keskustelut ja tiedotusasiat koettiin tärkeinä riippumatta työpaikasta tai tehtävästä.Kaikki haastateltavat kertoivat myös lukevansa Helmiä ainakin kerran työpäivän aikana, useatsanoivat tarkastavansa uutisia ja tiedotteita pari tai kolmekin kertaa työpäivän aikana. Helmikoettiin tärkeäksi paikaksi kirjaston yhteisenä keskustelufoorumina.4.3 Helmin hyväksi koetut puoletHelmin hyviksi puoliksi koettiin nykyaikaisuus. Käyttöliittymä koettiin suhteellisen onnistuneeksi.Osa haastatelluista oli myös sitä mieltä, että kirjaston Helmin visuaalinen puoli oli pirteä, osa halusiparempaa visuaalista puolta: ”Tämä vaikuttaa interaktiivisemmalta, kuin edellisen työpaikkani intranet, joka tuntui aika viralliselta.” ”Kyllä tästä huomaa, että [intranetin] pohja [käyttöliittymä] tulee kaupungilta. Voi olla, että kirjaston intra olisi ollut surkeampi, jos se olisi ollut vain kirjastolle tehty. Pohja on ihan pirteä.” ”Ihan toimiva tuo [käyttöliittymä] on, mutta epälooginen ja tiedonhaku on vaikeaa, kun otsikot ja sisältö eivät vastaa toisiaan.” ”Visuaalisesti ihan pirteä, mutta kuvat ovat monesti melko harrastelijamaisia. Ylimääräiset tilpehöörit, kuten liekinkuvat keskusteluissa, ovat ihan ylimääräisiä. Hyvillä kuvilla saisi paljon mukavamman näköisen sivun.”Oman kirjaston keskustelupalsta koettiin myös tärkeänä vuorovaikutus- ja tiedotuspaikkana: ”Käyn katsomassa parikin kertaa päivässä meidän kirjaston palstan. Tietää sitten, mitä on tapahtunut ja missä mennään.” 12
  • 14. ”Oman kirjaston keskustelupaikka on hyvä tiedottamiseen ja asioista keskusteluun.” ”Helmitaulusta löytää aina tärkeimmät asiat.”4.4 Helmin huonoksi koetut puoletTiedonhakuLähes jokaisen tutkimuksen osallistuneen haastateltavan vastauksissa kävi ilmi jo ensimmäisessävastauksessa voimakas turhautuminen tiedon vaikeaan löytymiseen kirjaston Helmistä: ”Helmistä ei löydä mitään.” ”Ei tiedä, mistä lähtee tietoa hakemaan.” ”Helmistä saa kaivaa tietoa tosi kauan ja lopulta yrittää käyttää hakukonetta, joka sekään ei toimi kunnolla.” ”Helmi on melko epälooginen. Otsikot ja sisällöt eivät vastaa toisiaan.” ”Liikaa tavaraa, tulee infoähky.”Tiedonhaun vaikeudet ovat vaikuttaneet uuden intranetin myötä käyttäjien ajatuksiin jo omistatiedonhaun taidoista. Myös tiedonhakemisen strategioita on joutunut epäloogisuuden takiamiettimään: ”Monesti mietin, kun tietoa ei löydy, että onko vika minussa tai enkö vain ymmärrä.” ”Tietoa hakiessa pitää alkaa miettiä, mikä yksikkö on tuottanut tiedon tai lomakkeen. Jos ei tiedä, kuka tiedon tuotti, ei varmastikaan löydä sitä.” ”Joskus menen jopa Y-asemalle hakemaan tietoa.”Vuorovaikutus ja keskusteluLähes kaikki haastatellut kokivat vuorovaikutuksen yhdeksi tärkeimmäksi toiveeksi kirjastonintranetia kohtaan. Haastateltavat halusivat keskustelua, jotta yhteys muihin kirjastoihin, muihintyöntekijöihin sekä johtajiin ja alaisiin pysyisi yllä, mutta keskustelu koettiin hankalaksi muunmuassa liian monen eri palstan takia hankalaksi: oman kirjaston keskustelupalstan lisäksi ollutaikaa ja energiaa seurata useita eri palstoja: ”Kaivoon verrattuna keskustelu tuntuu kuihtuneen, jotenkin jäykistyneen, vaikka noita keskustelualueita on Helmissä enemmän.” ”On aika epäselvää, mitä voi kirjoittaa helmitauluun ja mitä X-foorumille.” ”Haluaisin enemmän keskustelua, ettei etäänny alaisista.” ”Kaivossa keskusteltiin joskus niin, että tuli kymmeniä kommentteja. Helmissä ei näe sellaista. ”Keskustelua tuskin syntyy sillä, että kirjoitetaan keskustelunotsikkoon ”täällä ei tarvitse olla shh”. Se varmaan tappaakin keskustelua, on jotenkin holhoavaa. Ja jos 13
  • 15. ei tiedä, mihin noista palstoista oman aiheensa laittaa, niin sitä ei laita sitten ollenkaan.” ”Pitäisi luoda sellainen ilmapiiri, ettei tarvitsisi miettiä, uskaltaako laittaa jonkin asian keskusteluun. Keskusteluetikettiä pitäisi tosin noudattaa ja keskustelun pitäisi minun mielestäni olla positiivisempaa silloinkin, kun laitetaan jotain palautetta, joskus kun näkee aika ikävälläkin sävyllä kirjoitettuja kommetteja. ” ”Olisi kiva saada Helmiin sellainen Facebook-keveys, jotta tulisi matala kynnys osallistua keskusteluun.”Sisällön määräKirjaston Helmin suurin osa haastatelluista koki sisällöltään liian isoksi. Kun sisältöä on joetusivulla noin kolmen alas skrollatun ruudullisen verran, Helmin lukijalle tulee infoähkyä sisällönpaljoudesta: ”Etusivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.” ”Helmissä on ihan tosi paljon kaikkea. Joskus mietin, onko tämä kaikki ihan tarpeellista.” ”Liian paljon sisältöä, että huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita, kaikkea kun ei voi noteerata.” ”Kaikkea on liikaa ja asiat on hajautettu epäloogisesti.” ”Turhaa ja päällekkäistä sisältöä voisi karsia pois, tulisi varmaan toimivampi paketti.”Otsikointi ja sisällön rakenteellinen jäsentäminenUsea haastateltava mainitsi, että Helmin pääotsikot olivat sisällöltään epäselviä, että otsikoidensisältö ei vastannut otsikkoa ja että sisältö oli jaettu epäloogisesti: ”Yläotsikot eivät ole loogisia, otsikot eivät vastaa sisältöä.” ”Tarvitaan selkeää ja yksinkertaista ryhmittelyä eri aiheisiin, näppäristä otsikoista ei ole iloa, jos asia ei löydy.” ”Otsikoiden alta ei yleensä löydy minun logiikkani mukaan sitä, mitä otsikko kertoo.” ”Mikä ihmeen ”X-foorumi”? Mitä se X siinä oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain ”Keskustelupalsta”?”Sisällön päällekkäisyys, se, että sama tieto tai lomake löytyy useammasta kuin yhdestä paikasta,hämäsi myös tiedonhakijoita: ”Vaikea sanoa, että onko täällä päällekkäistä sisältöä, kun ei koskaan muista, mistä viimeksi löysi jonkun dokumentin. Luulen kyllä että on.” ”Olisi selkeämpää, jos yksi asia löytyisi vain yhdestä paikasta.” ”Harvemmin muistaa, että mistä löysi edellisen kerran jonkun tiedon.” 14
  • 16. Visuaalinen puoli ja taittoKirjaston Helmin visuaalinen puoli tyydytti suurta osaa haastatelluista. Visuaalinen puoli saikuitenkin osalta haastatelluista palautetta: ”Tämä pohja on visuaalisesti ihan mukava, mutta pienet tilpehöörit häiritsevät. Valokuvien tasoa pitäisi parantaa, koska niillä se visuaalisuus paranee.” ”Olen ihmetellyt, miksi tuossa paraatipaikalla on tuo kuva, joka ei edes vaihdu melkein koskaan. Vähän ärsyttää myös tuo markkinointilause, se on hieman liian alleviivaava.” ”Sininen väri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyllä olla enemmän, jotain pirteitä kuvia. Vähän niin kuin verkkolehdissä, joissa tärkeä juttu on aina isolla otsikolla ja isolla kuvalla varustettu.” ”Visuaalisesti on vähän platku. Vähän kiinnostavampi voisi olla. Isompia kuvia ja enemmän ihmisiä kuvin.”4.5 Haastateltavien muutostoiveitaTiedonhaun parantamiseen liittyviä muutosehdotuksia tuli erityisesti tietopalvelutyössätyöskenteleviltä työntekijöiltä ja tietoteknisesti suuntautuneilta haastateltavilta. Muutostoiveetliittyivät erityisesti otsikoiden kieleen, sisällön jakamiseen otsikoiden alle sekä turhan sisällönvähentämiseen: lähes kaikki haastateltavat kaipasivat informatiivisesti muotoiltuja otsikoita, vaikkane olisivatkin tylsiä: asioista haluttiin otsikko asioiden oikeilla nimillä. Osa vastaajista halusi, ettähaettua asiaa täytyisi voida hakea samojen otsikoiden alta, missä ne on julkaistukin. Hakukoneenavulla kukaan ei kertonut löytävänsä erityisen hyvin hakemaansa asiaa. ”Otsikoita voisi miettiä uudelleen. Myös vähemmän on enemmän –periaate käyttöön. Esim. Blogit ja juttusarjat ja Vastaa IGS-kysymykseen voisi jättää pois: sivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.” ” Näppäristä otsikoista ei ole iloa, jos asia ei löydy.” ”Otsikoita pitäisi muuttaa informatiivisemmiksi. Otsikosta pitää käydä selkeästi ilmi, mitä sen alla on.” ”Sisällön pitäisi vastata otsikkoa. Nyt se ei vastaa, ja sen takia tietoa on vaikea löytää.” ”Miksiköhän esimerkiksi kaikki lomakkeet eivät kuitenkaan löydy kohdasta ”lomakkeet ja asiointi”? Tällainen epäloogisuus johtaa tiedonhakijan harhaan. Sitten esimerkiksi laarissa on noita dokumentteja, mutta niitäkään ei ole jaettu minkäänlaisiin luokkiin.” ” Pitäisi voida etsiä (vanhaa koulutusta, uutista tai asiaa) samojen otsikoiden alta, missä ne on julkaistukin.” 15
  • 17. Toisiinsa sekoittuvat otsikot hämäsivät haastateltavia. He toivoivat selkeyttämistä erityisesti”Asiakaspalvelu” , ”Työn tueksi” sekä ”Kirjastolaiset” otsikoille uusia nimiä, koska ne menevätsekaisin. Tilalle toivottiin hyvin yksiselitteisiä otsikoita, joista kävisi heti ilmi otsikon alla olevasisältö.Kirjastotyöntekijät ovat luokituksen ja asiasanoituksen mestareita ja he ovat oppineet lokeroimaansisällöt luokitusjärjestelmän mukaan. Voi olla, että erityisesti tämän takia kirjaston työntekijät eivätymmärrä epäloogisella tavalla järjestettyä sisältöä: ”Luokitukset täytyisi järjestää aiheen mukaan, niin kirjaston väki ajattelee.” ”Asiasanoitus voisi auttaa.” ”Aakkosellinen luettelo otsikoiden lisäksi voisi auttaa.” ” Yksiselitteinen ryhmittelymerkintä jokaiseen viestiin auttaisi löytämään asian myöhemmin saman otsikon alta.”Toinen tärkeä muutostoive oli haastattelujen perusteella sisällön määrän vähentäminen, koskasisällön suuri määrä aiheutti hahmottamisen vaikeutta ja tuotti informaatioähkyä:tiedonhakutilanteessa haastateltavat kertoivat usein turhautuvansa suuren tietomäärän edessä jalopulta närkästyvänsä, kun tietoa ei löydy helposti ja nopeasti. Haastateltavien mielestäepäloogisen sisällön jakamisen takia tietoa ei myöskään opi löytämään, koska reittejä tiedonlähteelle ei opi muistamaan. ”Seuraavalla kerralla ei enää muista, mistä tiedon löysi.” ”Helmille tarvittaisiin innostunut toimittaja.”Hakukoneeseen toivottiin myös parannusta, jotta tietoa löytyisi paremmin erityisesti silloin, kun sitäei löydy suoraan tietolähteeseen pyrittäessä. Hakukoneeseen toivottiin erityisesti sitä, että hakuvoitaisiin rajata vain kirjaston Helmin sisältöön. Hakua toivottiin myös kaikkeen kirjaston Helminsisältöön, myös dokumentteihin: ” Kaikkia asioita pitäisi voida etsiä (ja löytää).” ”Pitäisi olla hyvä ”Helmi-Google”, joka löytäisi kaiken.”Sisältöä haastateltavat halusivat karsia etenkin etusivulta, koska liian suuri sisällön määrä koettiinahdistavaksi, turhauttavaksi ja sen todettiin aiheuttavan hahmottamisen vaikeutta. ”Poistaisin etusivulta tavaraa. Yhdistäisin myös keskustelufoorumeita, niitä on nyt ehkä liian monta.” 16
  • 18. ”Mikä tuo Huom! -kohta on? En ole koskaan tajunnut sen funktiota. Koulutukset on toinen epäselvä kohta: en ymmärrä, miten ne kulkevat ja vaihtuvat. Tarvitaankohan niitä etusivulla?” ”Blogit ja juttusarjat sekä Vastaa IGS -kysymykseen voisi jättää pois.”Helmin etusivun alareunassa uutisten alla sijaitsevaan mediaseurantaan oltiin pääosin tyytyväisiä:mediaseurantaan tulee sekä Helsingin kaupunginkirjastoa sekä muita kirjastoja ja kirjallisuudenalan toimijoita koskevia uutisia eri medioista. Uutislinkit koettiin tarpeellisiksi, koska niistä pystyyhelposti seuraamaan alan uutisia ja kehitystä.Mediaseurantaan toivottiin kuitenkin juttuarkistoa, koska haastateltavien mielestä monesti tuleetilanteita, joissa jotain vanhaa uutista tarvitsisi etsiä. Osaa haastateltavista mediaseurannanotsikoiden liikkuminen ei miellyttänyt, vaan Helmin etusivusta haluttiin staattinen.4.6 Tärkeimmät sisällöt ja turhiksi koetut sisällötKirjaston Helmin koko koettiin turhan isoksi. Monen haastateltavan mielestä huomio ei riittänytkaikkeen sisältöön ja jotkut sanoivat, että jo Helmin etusivun koko tuntui ahdistavalta: ”Etusivua täytyy skrollata jonkun kerran, että pääsee alas. Tavaraa on vähän liikaa.” ”Mikä on laari? Ja mitä ovat kaikki nämä muut pienet otsikot? Tuntuu, että näitä linkkejä ja nippeleitä on liian paljon.” ” Sivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.” ”Helmissä on liian paljon sisältöä, että huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita.”Haastateltavien toiveissa oli, että sisältöä vähennettäisiin ja yhdistettäisiin yläotsikoiden alle. Erisisältöjä koettiin tärkeiksi, toisia taas vähemmän tärkeiksi.Tärkein sisältöHaastateltavat kokivat Helmitaulun kaikkein tärkeimmäksi sisällöksi. Helmitaulusta pystyyhaastateltavien mukaan seuraamaan tärkeimpiä, koko organisaatiota koskevia ajankohtaisiaasioita. Toinen tärkeä paikka olivat oman kirjaston keskustelupaikat, joista seurataan omankirjaston tapahtumia ja tiedotteita. ”Helmitaulusta näkee heti, mitä kirjastossa tapahtuu.” ”Helmitaululle tulee aina tärkeimmät arkipäivän työhön liittyvät tiedoteasiat.”Kirjaston omia uutisia haluttiin seurata myös ja ne tuntuivat asettuvan loogiselle paikalle etusivulla.Kirjaston linkit -kohta koettiin nopeaksi ja helpoksi tavaksi siirtyä suoraan usein käytettyihinosoitteisiin ja niitä haastateltavat kertoivat käyttävänsä ahkerasti. 17
  • 19. Puhelinluettelo koettiin tärkeäksi tietolähteeksi: ”Merexiä käytän jatkuvasti.”Vähemmän tärkeäksi koettu sisältöVähemmän tärkeitä ja turhaksi koettuja sisältöjä oli jokunen. Moni haastateltava koki sivunoikeassa yläreunassa olevan Huom! -kohdan turhaksi ja jokseenkin epäselväksi sisällöksi, jonkatarkoitus ei käynyt erityisen hyvin selväksi haastatelluille. ”Huom! on aika outo ja hieman epäselvä kohta. Ilmaantuuko se siihen aina joskus?” ”En oikein tiedä, kenelle ja mihin se on tarkoitettu.”Useat kokivat myös IGS -kysymyksen tarpeettomana, koska verkkotietopalveluun vastaavathenkilöt näkevät kaikki kysymykset kirjautuessaan sisään. Niille, jotka eivät tee verkkotietopalvelu-ja tietopalvelutyötä, IGS -kysymyksen sisältö jäi myös turhaksi sisällöksi: yksittäinentietopalvelukysymys ei ylitä kiinnostuskynnystä. ”Koska en tee tietopalvelutyötä, se [IGS -kysymys] ei anna minulle oikein mitään.”Pari haastateltavaa ehdotti myös blogeja turhana ja tapahtuma- ja koulutuskalenterikaan eierityisemmin kiinnostanut haastateltavia: ”En lue blogeja, koska en saa niistä paljon. En tiedä, lukeeko niitä monikaan.” ”Onkohan tuon koulutuskalenterin oltava etusivulla? Sehän voisi olla jonkun otsikon alla, koska jos joku haluaa koulutukseen, niin hän kyllä hakee koulutustietoa.”Moni haastateltava sanoi, että eri keskustelupalstoja täytyisi yhdistää, koska useaakeskustelupalstaa ei jaksa seurata. Kaikki eri kirjastoissa työskentelevät kirjastotyöntekijät lukevatensisijaisesti Helmitaulua sekä oman kirjastonsa palstaa: näiden lisäksi ei jaksettu kiinnittääpaljonkaan huomiota muihin palstoihin. ”Tarvitaankohan näitä palstoja näin monta?” ”On aika epäselvää, mitä voi kirjoittaa helmitauluun ja mitä X-foorumille.” ””Mikä ihmeen ”X-foorumi”? Mitä se X siinä oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain ”Keskustelupalsta”?” ”Keskustelupalstan ei tarvitsisi olla tuossa etusivulla, koska siinä on jo Helmitaulu, johon tulee myös keskusteluja. X-foorumi voisi olla tuolla yläotsikon takana niille, jotka haluavat sitten keskustella jostain kevyemmästä asiasta, joka ei liity työhön. Tai sitten voisi olla vain Helmitaulu, johon tulisi sitten ne työkeskustelutkin.” ”Minusta tuo kuuma linja on hyvä ja tarpeellinen varsinkin kaikissa ongelmatilanteissa, mutta X-foorumin paikka ei ole mielestäni etusivulla.” 18
  • 20. Osa haastateltavista poistaisi myös ”Kuuman linjan”: ”Miksi on erikseen kuuma linja? Kyllähän esimiehet ja johtokin lukevat Helmitaulua ja voivat vastata siihen. Minusta tämän voisi poistaa.” ”Kaikki keskustelut voisi yhdistää ja Helmitaulussa voisi olla, no, nuo arkityötä koskevat ilmoitukset, niin kuin tuossa lukeekin.” ”Mielestäni yksi iso, Facebook -tyylinen keskustelupalsta olisi hyvä.”4.7 Visuaaliset muutostoiveetVisuaalinen puoli kirjaston Helmissä koettiin pääosin hyvänä, mutta yksinkertaistamista ja selkeyttäkaivattiin siihenkin. Turhista merkeistä ja symboleista kaivattiin eroon. Myös dynaamisempaa otettavalokuviin toivottiin: ”Sininen pohjaväri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyllä olla enemmän, jotain pirteitä kuvia. Vähän niin kuin verkkolehdissä, joissa tärkeä juttu on aina isolla otsikolla ja isolla kuvalla varustettu.” ” Vähän ärsyttää tuo piirroskuvan markkinointilause, se on hieman liian alleviivaava. Kuvan paikallahan voisi olla aina kirjaston uusin uutinen.” 19
  • 21. 5 PäätelmiäTämän tutkimuksen perusteella näyttäisi siltä, että kirjaston Helmi koetaan tärkeäksi viestinnänkanavaksi, jota käytetään paljon vuorovaikutukseen koko organisaation tasolla ja oman kirjastontasolla sekä erilaisen tiedon hakemiseen. Kirjaston Helmistä seurataan myös ajankohtaisia asioitaja uutisia sekä tiedotteita koko kirjaston sekä oman kirjaston tasolla.Haastateltavien kokemuksissa ja kommenteissa kävi kuitenkin ilmi, että negatiivinen kokemus jaerityisesti tiedon hakemisen vaikeus on monelle ensimmäinen asia, joka tulee mieleen kirjastonHelmistä: moni haastateltava koki ensimmäisenä mielikuvanaan turhautumisen ja ahdistuksenkokemuksia ajatellessaan kirjaston omaa intranetia. Tilanne vaikutta tämän vuoksi vaikealta,erityisesti kun kirjastossa työskentelee tiedonhaun ammattilaisia, joilla on näkemystä ja kokemustatiedonhakemisesta, tiedonhakujärjestelmistä sekä tietosisältöjen haravoinnista.Tiedonhaun ongelma aiheuttaa hankaluuksia arkipäiväiseen työskentelyyn, katkaisee työtehtävätja vie työaikaa turhaan. Tiedonhaun ongelmasta johtuva negatiivinen asenne voi vähentää myöstyöntekijöiden osallistumista yhteiseen viestintään intranetissa.Negatiivinen mielikuva voi ajan kuluessa siirtyä henkilökunnan asenteeseen intranetia kohtaan,joillakin se tuntuu jo siirtyneen. Tämä voi aiheuttaa pahimmillaan hankaluuksia organisaationsisäiseen viestintään ja tätä kautta myös ulkoiseen viestintään, joka toimii tiiviissä yhteydessäsisäisen viestinnän kanssa. Ongelma voi olla erityisen hankala sen vuoksi, että intranet on ehkätärkein koko työyhteisön hengen luoja.Ahdistavaa tunnetta ja informaatioähkyä aiheutti myös kirjaston Helmin suuri koko jahaastateltavista liian laajalta tuntunut sisällön määrä: noin kolmen näytön mittaisella etusivulla onniin paljon sisältöä, että intranetin käyttäjä ei pysty enää hahmottamaan sisältöä.5.1 Kirjaston Helmin ongelmatTämän tutkimuksen haastattelujen perusteella näyttäisi siltä, että kirjaston Helmin pahimmatongelmat ovat: 1. tiedon hakemiseen liittyvät ongelmat 2. intranetin sisällön suuri määrä 3. sisältörunko ja sisällön jäsennys 4. keskusteluun ja vuorovaikutukseen liittyvät ongelmat sekä 5. pienimuotoiset visuaaliset ongelmat. 20
  • 22. Lähes kaikki ongelmista liittyvät läheisesti myös toisiinsa, vaikka ne voidaan eritellä myös omiksiongelmikseen. Ratkaisuja haettaessa kaikkia on hyvä pohtia sekä yhdessä että erikseen.5.2 RatkaisuehdotuksiaHaastateltavilta tuli tutkimuksessa monia hyviä ehdotuksia kirjaston Helmin ongelmienratkaisemiseksi:1. Menu-valikon otsikot täytyisi muuttaa informatiivisiksi. Otsikoihin ei kaivattu sanoilla leikittelyä vaan yksinkertaisia ja selkeitä sanoja. Otsikon alla oleva sisältö tulisi aueta jokaiselle yhdellä lukemalla. Esimerkiksi:  Etusivu  Henkilöstö  Johtaminen  KeskusteluHaastateltavat ehdottivat myös, että otsikot muotoiltaisiin niin, ettei niiden sisältöä voisi sekoittaatoisiinsa, koska tietoa hakiessa joutuu etsimään hakemaansa tietoa kahdesta tai useammastapaikasta.2. Haastateltavat ehdottivat, että turhaa sisältöä karsittaisiin. Erityisesti etusivua haluttiin pienemmäksi, koska hahmottaminen oli vaikeaa ja koska liika sisältö aiheutti informaatioähkyä. Myös päällekkäistä sisältöä haluttiin karsia pois. Poistattavaksi ehdotettiin:  Vastaa IGS-kysymykseen  Blogit ja juttusarjat  Keskusteluja yhdistettäisiin  Kuvituskuvan tilalle ehdotettiin uutisen paikkaa.3. Haastateltavat ehdottivat, että sisältöä tulisi jäsentää uudelleen ja loogisemmin aiheen mukaan. Erityisesti haastateltavia hämäsivät otsikoiden ”Asiakaspalvelu”, ”Kirjastolaiset”, ”Suunta ja tavoite” ja ”Työn tueksi” otsikoiden sisällöt. Niissä oli haastateltavien mukaan epäloogisuutta ja päällekkäisyyttä.4. Keskustelu koettiin tärkeäksi, mutta haastateltavien mukaan se toimi hyvin vain oman yksikön keskustelussa. Lähes kaikki haastateltavat ehdottivat, että yksi yhteinen keskustelupalsta riittäisi koko organisaatiolle. Ratkaisuksi tuli erilaisia ehdotuksia:  pidetään oman kirjaston palstan lisäksi Helmitaulu  pidetään oman kirjaston palstan lisäksi Helmitaulu ja Kuuma linja. 21
  • 23. 5. Graafista vuorovaikutusta voisi parantaa yksinkertaisilla muutoksilla. Sisällön yksinkertaistamisen lisäksi haastateltavat ehdottivat intranetin visuaalisen puolen yksinkertaistamista poistamalla turhaksi koettuja symboleja ja merkkejä. Osa haastateltavista toivoi isompia kuvia ja esimerkiksi nykyisen kuvituskuvan muuttamista isoksi uutiseksi. 22
  • 24. LopuksiTämä proseminaarityö oli pieni tutkimus, jonka tarkoituksena oli kuulla kirjaston Helminkäyttäjäkokemuksia: mitä hyviä ja mitä huonoja puolia Helmissä on ja miten tutkimustulostenperusteella kirjaston Helmiä voisi kehittää. Tutkimuksella saatiin samanlaisia tuloksia, kuinviestintäosastolle tulleessa palautteessa oli saatu, mutta myös arvokkaita parannusehdotuksia.Kirjaston Helmin on ollut käytössä kaksi vuotta ja tutkimukseen osallistuneet haastateltavat ovatpäässeet jo yli muutoksen aiheuttamasta muutosvastarinnasta: tämän vuoksi palautteeseen olisihyvä suhtautua vakavasti. Erityisesti tiedonhaun ongelmaan olisi ehdottomasti hyvä puuttua,koska se aiheuttaa hankaluutta arkipäivän työhön ja muuttaa työntekijöiden kokemusta jamielikuvaa intranetista negatiiviseksi. Tällä hetkellä kirjaston Helmin käytettävyys ei ole tässäsuhteessa mainittavan hyvä: intranetia olisi hyvä kehittää palvelemaan paremmin käyttäjientarpeita.Haastateltavilta saatiin sekä hyviä että huonoja kokemuksia ja ratkaisuehdotuksia Helminongelmiin. Monet ehdotukset ovat toimivia ja toteutettavissa sellaisenaan, toisia ehdotuksia voisitutkia tarkemmin muun muassa tutkimalla Helmin käyttölukuja.Tiedonhakuongelmia voisi lähteä tutkimaan myös lisää kokoamalla esimerkiksi pienen, muutamankerran kokoontuvan työryhmän kaupunginkirjaston tietoammattilaisista: kirjastossa työskentelevätihmiset on koulutettu tiedonhallintaan ja tiedonhakemiseen, joten heiltä voisi saada myös hyviäratkaisuja.Kirjaston Helmin kehittämisessä tulisi ottaa huomioon kirjaston strategia sekä tulevaviestintästrategia, jossa olisi hyvä määritellä myös sisäisen viestinnän ja intranetin tavoitteet jasuunta, jotka sitten ohjaisivat kirjaston Helmin sisältötyötä. Suuria muutoksia ei mielestäni kannatalähteä tekemään, ennen kuin viestintästrategia on saatu ohjaamaan koko sisäisen viestinnän työtäsekä intranetia.Kirjaston Helmiä voisi mahdollisuuksien mukaan kehittää myös ottamalla käyttöön enemmänsosiaalisen median piirteitä ja työkaluja, koska tällä hetkellä näyttää siltä, että somen erilaisetsovellukset ovat muuttaneet ihmisten tapaa hahmottaa verkkomedioita ja koska somen erisovelluksista voi löytyä monia hyödyllisiä sovelluksia yhteisöviestintään, oppimiseen, ryhmä- japrojektitöihin sekä erityisesti koko työyhteisön väliseen vuorovaikutukseen.Kirjaston Helmillä on hyvä ja toimiva tulevaisuus kirjaston tärkeimpänä sisäisen viestinnänkanavana, jos sen kehittämiseen suunnataan työtunteja, voimavaroja ja energiaa. 23
  • 25. 6 Lähteet:  Chu, Heting (2003). Information Representation and Retrieval in the Digital Age. ASIS&T.  Jokela, Timo (2010). Navigoi oikein käytettävyyden vesillä. Opas käytettävyysohjattuun vuorovaikutussuunnitteluun. Väylä-Yhtiöt Oy  Juholin, Elisa (2009a). Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor.  Juholin, Elisa (2009b). Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä. WSOY.  Juholin, Elisa (2010). Arvioi ja paranna. Viestinnän mittaamisen opas. Infor.  Luukkonen, Jussi (2009). Digitaalinen viestintä. Teoksessa Juholin, Elisa (2009): Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor.  Rouvari, Ari (2012). Digitaaliset kirjastot ja tietovarannot -kurssin luentomoniste. Helsingin yliopisto / Palmenia.  Säteri, Riitta, Hosiokoski, Tiina (2008). Opas: Sisäisen viestinnän abc. TIedoteDeski Finland Oy. Luettavissa: http://tiedottaja.fi/pdf/sisaisen_viestinnan_abc.pdf  Tietoa järjestelmästä. Helmi. Helsingin kaupungin sähköinen työpöytä. Luettu 4.6.2012  Taarasti, Riitta (2007). Helsingin kaupunginkirjaston sisäisen viestinnän analyysi. Tarkastelussa kaupunginkirjaston intranetin tila ja kehittämistarpeet. WERCOM – verkkoviestinnän opintokokonaisuus. Helsingin yliopiston viestinnän laitos ja Palmenia 5.5.2007.  Taarasti, Riitta (2008). Näin käytät Kaivoa. Taustaa. Helsingin kaupunginkirjaston käyttöohje Kaivo-intranetissa.  Siukonsaari, Anssi (2002). Yhteisöviestinnän opas. 2. tarkistettu painos. Tietosanoma.  Åberg, Leif (1993). Riemua johtamiseen! Esimiehen viestintäopas. Tietopaketti Oy. 24
  • 26. 7 Liitteet7.1 Kysymysrunko 1. Mitä toivoisit kirjaston intranetilta? 2. Mitä sinulle tulee mieleen kirjaston Helmistä? 3. Mitä mieltä olet kirjaston Helmistä? 4. Mitä pidät kirjaston Helmin visuaalisesta puolesta? 5. Mihin käytät kirjaston Helmiä? 6. Mitä toivoisit kirjaston Helmiltä? 7. Mitkä ovat kirjaston Helmin hyvät puolet? 8. Mikä on parasta kirjaston Helmissä? 9. Mitkä ovat kirjaston Helmin huonot puolet? 10. Mikä on huonointa kirjaston Helmissä? 11. Mitä parannettavaa Helmissä on mielestäsi? 12. Mitä muuttaisit kirjaston Helmissä? 13. Mikä on tärkeintä tai oleellisinta sisältöä kirjaston Helmissä? 14. Mikä ei ole tärkeää tai oleellista sisältöä kirjaston Helmissä? 15. Onko tiedon hakeminen kirjaston Helmistä helppoa? 16. Mikä vaikeuttaa tiedonhakua kirjaston Helmistä? 17. Mikä helpottaisi tiedonhakua kirjaston Helmistä? 18. Miten itse ratkaisisit kirjaston Helmin tiedonhaun ongelmia? 25

×