Kaedah pengurusan surat rasmi dan pengurusan sistem fail
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Kaedah pengurusan surat rasmi dan pengurusan sistem fail

on

  • 1,779 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,779
Slideshare-icon Views on SlideShare
1,779
Embed Views
0

Actions

Likes
2
Downloads
52
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Kaedah pengurusan surat rasmi dan pengurusan sistem fail Kaedah pengurusan surat rasmi dan pengurusan sistem fail Document Transcript

    • KAEDAH PENULISAN SURAT RASMI DAN PENGURUSAN SISTEM FAIL & PENGURUSAN MESYUARAT NAMA KELAS REG NO. JABATAN LECTURER : NUR AINNA BINTI MOHAMAD SABRI : DSB 2A :02DSB12F1033 : KEJURUTERAAN AWAM : PUAN HASLINA
    • PENGHARGAAN Bismillah, alhamdulillah, segala puji bagi allah kerana dengan rahmatnya, hidayahnya, izinnya dapat saya menyiapkan tugasan yang diberikan kepada saya..Usaha untuk menyiapkan tugasan ini amat lah sukar bagi saya ,tetapi dengan dorogan pihak lain saya dapat menyiapkannya. Oleh itu,saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada puan haslina binti mahmood dan puan nur fateha binti mohd yamikaza atas segala tunjuk ajar dan nasihat sepanjang menyiapkan tugasan ini.Selain itu,ucapan terima kasih x terhingga juga kepada kedua ibu bapa kerana berada di sisi apabila kesusahan mahupun kewangan. Tidak lupa juga kepada rakan yang memberi nasihat,dan pihak yang membantu menyiapkan tugasan dengan baik Terima kasih
    • Cara menulis surat rasmi: 1. Nama dan Alamat Pengirim : 1.5 Nama pengirim ialah nama jabatan atau pejabat. 1.6 Lambang Kerajaan Malaysia diletakkan di sebelah kiri alamat pengirim. 1.7 Jarak nama dan alamat pengirim dari atas ialah “3 cm”. 1.8 Jarak nama dan alamat pengirim dari tepi ialah “2 cm”. 1.9 Pada akhir setiap baris hendaklah diletakkan tanda koma “, “. 1.10 1.11 1.12 Pada baris akhir diletakkan tanda noktah “ . “. Hendaklah dibuat satu garisan panjang melintang muka surat di bawah nama dan alamat pengirim iaitu dengan jarak “Langkau Dua”. Nama dan alamat pengirim boleh ditulis dengan huruf besar. 2. Nombor Telefon dan Faks: 2.1 Hendaklah ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris akhir alamat pengirim. . 3. Nama dan Alamat Penerima: 3.1 Nama dan alamat penerima ditulis dengan langkau dua di bawah garis lintang dan sama lajur dengan nama dan alamat pengirim. 3.2 Nama penerima hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk gelaran dan pangkat. Contoh: Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji ( isim), 3.3 Di bawah nama penerima hendaklah ditulis nama jawatan dan dikuti dengan alamat pejabat. 3.4 Rujukan kehormat hendaklah ditulis bersesuaian dengan kedudukan atau pangkat. Contoh : Yang Berbahagia Datuk Abdul Rafie bin Mahat, Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia, Paras 7 ,Blok J Utara,Pusat Bandar Damansara, 50604 Kuala Lumpur. 11.2Pada hujung baris diletakkan tanda koma. 11.3 Baris akhir alamat penerima hendaklah diletakkan tanda noktah . 11.4Sekiranya surat tersebut dikirimkan melalui ketua penerima ,hendaklah ditulis
    • “ Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima. Contoh : En. Yunos bin Husin, Penyelia Pendidikan Daerah, Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, 33000 Kuala Kangsar,Perak. (Penerima) Melalui dan salinan: Pegawai Pendidikan Daerah, Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, 33000 Kuala Kangsar,Perak. (Ketua Penerima) 11.5Sekiranya surat tersebut dikirimkan kepada penerima melalui ketua pengirim, hendaklah ditulis “Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima. Contoh : Guru besar menulis surat kepada Pengarah Pendidikan Perak melalui Pegawai Pendidikan Daerah. Pengarah Pendidikan Perak, Jabatan Pendidikan Perak , Jalan Tun Abdul Razak, 30640 Ipoh,Perak. (Penerima) Melalui dan salinan: Pegawai Pendidikan Daerah, Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, 33000 Kuala Kangsar,Perak. (Ketua Pengirim) 4. Nombor Rujukan: 4.1 Nombor rujukan surat ditulis di sudut kanan, langkau satu di bawah garis lintang. 4.2 Nombor rujukan penerima ditulis di sebelah atas dan diikuti dengan nombor rujukan pengirim di bawahnya. 5. Tarikh : 5.1 Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan muka surat pada baris yang sama dengan baris akhir alamat penerima. 1.1 Hari bulan ditulis dalam bentuk angka,nama bulan dieja penuh dengan huruf besar atau kecil dan tahun ditulis penuh dengan angka. 6. Untuk Perhatian: 6.1 Untuk perhatian ditulis dalam kurungan . Boleh ditulis dengan frasa penuh atau dalam bentuk akronim.
    • (Untuk perhatian: Ketua Sektor Pengurusan Sekolah) atau (u.p. : Ketua Sektor Pengurusan Sekolah ) 7. Perkataan Menghadap Surat: Iaitu panggilan (sapaan) atau rujukan kehormat kepada penerima. 1.1 Panggilan ini mesti sesuai dengan darjat,pangkat, gelaran dan jantina penerima. Contoh : Yang Berhormat, Yang Mulia, Yang Berhormat Mulia, Tan Sri, Dato’, atau Datuk, Tuan, atau Puan, Catatan: Sapaan bagi ketua jabatan tidak terikat kepada jantina.Contohnya sapaan “tuan” boleh digunakan bagi ketua jabatan lelaki atau perempuan. Begitu juga sapaan kepada penerima yang umum digunakan sapaan “tuan”. 1.2 Panggilan menghadap surat ini hendaklah ditulis dengan langkau dua di bawah nama dan alamat penerima dan selajur dengan alamat penerima. 1.3 Letakkan tanda koma “ ,” di hujungnya. 8. Perkara atau Tajuk Surat: 8.1 Ditulis dengan langkau dua di bawah perkataan menghadap surat iaitu selajur dengan nama dan alamat pengirim serta penerima. 8.2 Tajuk surat hendaklah tepat,ringkas dan padat serta dapat membayangkan kandungan surat. 8.3 Huruf pertama pada setiap perkataan hendaklah ditulis dengan huruf besar dan digariskan. 8.4 Jika tajuk surat lebih daripada satu baris, hanya baris terakhir digariskan. 8.5 Tajuk surat tidak perlu diletakkan noktah. Contoh: Maklumat Guru Sandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti dan Guru Kontrak Bagi Daerah Kuala Kangsar Tahun 2003 9. Pemerengganan:
    • 9.1 Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis dengan langkau dua di bawah tajuk dan dimulakan selajur dengan tajuk,nama dan alamat pengirim dan penerima. 9.2 Perenggan pertama tidak dinomborkan dengan nombor “1” tetapi jika ada pecahan maklumat yang hendak disampaikan boleh gunakan pecahan berikut: 1.1 1.2 1.3 ... dan seterusnya. 9.3 Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan dengan angka dan noktah. 9.4 Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau dua. 9.5 Bagi perenggan yang mempunyai pecahan hendaklah digunakan pecahan : 2.1 2.2 2.3 ... dan seterusnya. Jika ada pecahan seterusnya gunakan huruf ( abjad) (a) (b) (c) ... dan seterusnya. 10. Penutupan Surat : . 10.1 Penutupan surat rasmi hendaklah ringkas,tepat dan sesuai dengan tujuan atau hasrat surat tersebut dan tiada nombor. 10.2 Penutupan surat rasmi terdapat tiga penanda wacana dan cogan kata iaitu: a. b. c. d. 1.1 Penanda Antisipasi Penanda Penamat Cogan Kata Penanda Akuan atau Rujukan Diri Contoh Penanda Antisipasi : a. b. Atas jasa baik tuan mempertimbang permohonan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. c. 1.2 Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih. Kesudian tuan melapangkan masa bagi menerima jemputan kami amatlah disanjung tinggi dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. . Contoh Penanda Penamat: a. b. c. Sekian terima kasih. Sekian. Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.
    • 1.3 Contoh Cogan Kata: Ditulis dengan huruf besar dalam kata petik (“ ”) “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”. 1.4 Contoh Penanda Akuan atau Rujukan Diri: a. b. c. Saya yang menurut perintah, Yang benar, Patik dengan hormat dan takzimnya, 1.5 Di hujung kata akuan hendaklah diletakkan tanda koma “,” 1.6 Kata akuan ditulis sebelah kiri selajur dengan penutupan dengan jarak langkau dua di bawah cogan kata. . 11. Tandatangan dan Nama Pengirim: 11.1 Tandatangan diturunkan di bawah Penanda Akuan. 1.5 Di bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim dengan huruf besar dan diletakkan dalam kurungan .Di bawahnya ditulis nama jawatan dan perkataan “bagi pihak” ketua jabatan jika berkaitan. 1.6 Tidak boleh tulis kata sapaan sebelum nama seperti Encik,Tuan, Yang Berhormat, Yang Mulia dan lain-lain lagi. 1.7 Perkataan “bagi pihak” biasanya ditulis dalam akronim “ b.p.” 1.8 Di bawah jawatan tidak perlu letak alamat pejabat. 12.Salinan Kepada : 12.1 Sekiranya perlu dikirimkan salinan surat tersebut kepada pihak lain,tuliskan dalam jarak langkau dua di bawah nama pengirim. a. Jika salinan surat untuk edaran dalaman dan jabatan yang sama ,nama penerima tidak perlu dituliskan alamat penuh. Contoh: s.k. : 1. Pengarah Pendidikan Perak. 2. Timbalan Pengarah Pendidikan Perak. 3. Semua Ketua Sektor. 4. Semua Pegawai Pendidikan Daerah. b. Jika salinan surat untuk dihantar kepada pihak lain di luar jabatan hendaklah ditulis nama penerima dan beralamat penuh. Contoh: s.k. :
    • 1. Pengarah Pendidikan Melaka, Jabatan Pendidikan Melaka, Jalan Bukit Beruang, 75902 Melaka. 5. b. Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan, Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan, Jalan Dato’ Hamzah, 70990 Seremban,Negeri Sembilan.. Di bawah “salinan kepada “boleh juga diltuliskan arahan-arahan tertentu. Contoh: s.k.: 1. Guru Besar SK. Kampung Maamor,Sungai Siput(U): Sila kemukakan dokumen berikut ke Jabatan Pendidikan Perak ( u.p.: Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan ) : 1.1 6 salinan Laporan Perubahan ( Kew 8 ) mengikut Pekeliling Jabatan Pendidikan Perak ( Perkhidmatan Tadbiran ) Bil .2 Tahun 1984 bertarikh 21.7.1984 bersama –sama baucar tuntutan mengikut Pekeliling Jabatan Pendidikan Perak “ J.Pel.Pk.Kew.889/64 Pt. II (55 ) & ( 83 ) masing-masing bertarikh 27.12.1984 dan 5.3.1986 bagi tujuan mempercepat bayaran elaun guru sandaran. 1.2 Salinan sijil akademik yang disahkan. 1.3 Surat penerimaan jawatan ( Lampiran C ). 1.4 Surat Sumpah Bukan Penjenayah dan Bukan Penagih Dadah bagi guru sandaran yang pertama kali dilantik. Jika pelantikan kali kedua sila sertakan salinan yang diakui sah. Bagi tujuan mempercepat pembayaran elaun dokumen-dokumen ini boleh dihantar kemudian. 2. Ketua Sektor Pengurusan Sekolah (u.p: Ketua Unit Sekolah Rendah). 13. Penulisan Muka Surat: Ditulis di hujung sebelah kanan atau di bahagian tengah.Sebaiknya ada penanda sambungan di muka surat sebelah sekiranya ada sambungan.
    • MELAKSANAKAN SISTEM FAIL YANG SISTEMATIK LATARBELAKANG Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut prosidur, kehilangan fail, pengesanan dan pengeluaran fail yang lambat dan sebagainya. Untuk meningkatkan pengurusan fail di cadangkan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai "Block Numeric System"diperkenalkan. DEFIINISI/ISTILAH Rekod: Rekod awam/rekod Kerajaan merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung dengan semua tugas atau kerja harian rasmi Jabatan. Rekod awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan, organisasi dan individu
    • Fail Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang tertentu (nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di dalamnya mudah dikesan. SistemFail Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan memudahkan pengesanan serta pengguna apabila diperlukan. Klasifikasi Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali dengan ideniti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah Fail-Fail "Housekeeping" Fail-fail yang wujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi untuk melaksanakan dan melicinkan pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan kepada lima kategori utama seperti yang berikut:Pentadbiran Am Bangunan dan Harta Kelengkapan dan Bekalan Kewangan Perkhidmatan dan Personel2.2.6 Fail-fail "Functional"
    • Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh Organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional". SISTEM FAIL Faedah Sistem Fail Yang Baik: Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepada pelanggan. Skop Klasifikasi Fail: Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi. Kesemua rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu; rekod-rekod "Housekeeping" dan rekod-rekod "Functional". 3.3 Fail-fail "Housekeeping" Bagi fail-fail "housekeeping" nombor-nombor seperti berikut diberikan:Taiuk Besar Kod (nombor) Pentadbiran Am 100 Bangunan & Harta 200 Kelengkapan & Bekalan 300 Kewangan 400 Perkhidmatan & Personel 500
    • KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "HOUSEKEEPING" TAJUK BESAR PENTADBIRAN AM KOD 100 MELIPUTI PELBAGAI PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN PERKHIDMATAN PENTADBIRAN, AKTA DAN PERUNDANGAN, PERSATUAN-PERSATUAN, JAWATANKUASA, PERSIDANGAN DAN MESYUARAT. SIR1100 - PENTADBIRAN AM NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 100 Pentadbiran Am 100 -1 Mesyuarat 100-2 Pekeliling dan Surat Pekeliling 100 - 3 Pengurusan Am 100-4 Laporan 100-5 Kajian 100-6 Perangkaan 100-7 Persidangan • Perkara-perkara utama boleh ditambah lagi dengan merujuk kepada Bahagian Korporat (Pentadbiran) Organisasi.TAJUK BESAR BANGUNAN DAN HARTA KOD 200 MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN PEROLEHAN RUANG PEJABAT MELALUI PEMBELIAN ATAU PENYEWAAN BANGUNAN DAN TANAH ATAU DENGAN PEMBINAAN BANGUNAN BARU TERMASUK JUGA PERKARA MENGENAI UBAHSUAI DAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN SERTA PELBAGAI PERKARA
    • MENGENAI KENDERAAN PEJABAT. SIRI 200 - BANGUNAN DAN HARTA NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 200 Bangunan dan Harta Am 200 -1 Tanah 200 - 2 Sewaan Tanah 200 - 3 Permohonan Sewaan Tanah 200 - 4 Penyelenggaraan Bangunan dan Tanah 200 - 5 Pelupusan Harta dan Aset 200 - 6 Aset dan Inventor! LPB KELENGKAPAN DAN BEKALAN KOD 300 MELIPUTI URUSAN-URUSAN PEMOHON, PENYELENGGARAAN, PEROLEHAN DAN MEMBAIKI PERALATAN, INVENTORI PERALATAN DAN TINDAKAN PELUPUSAN ALAT-ALAT YANG TIDAK DIPAKAI ATAU BERLEBIHAN DAN PERKARA-PERKARA LAIN YANG BERKAITAN. SIRI 300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 300 Kelengkapan dan Bekalan 300 -1 Perolehan Kelengkapan dan Kemudahan 300 - 2 Penyelenggaraan Kelengkapan dan kemudahan 300 3 Pelupusan Kelengkapan dan KemudahanTAJUK BESAR KEWANGAN KOD 400 MELIPUTI PERKARA-PERKARA MENGENAI KEWANGAN SEPERTI
    • PENERIMAAN, PENGAWALAN DAN PERBELANJAAN. IA MERANGKUMI AKAUN DAN ACARA PERKAUNAN, HASIL, BELANJAWAN, AUDIT, TUNTUTAN SERTA BUTIR-BUTIR KEWANGAN YANG LAIN TERMASUK GAJI, PEMBAYARAN ELAUN, PINDAHAN WANG. SIRI400 - KEWANGAN NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 400 Kewangan 400 -1 Kemudahan Pinjaman 400 - 2 Kemudahan Pinjaman Kakitangan 400 - 3 Pengurusan Kewangan 400 - 4 Simpanan Tetap PERKHIDMATAN DAN PERSONEL KOD 500 MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN PEGAWAI DAN KAKITANGAN SEPERTI PENGAMBILAN CUTI, DISIPLIN, KENAIKAN PANGKAT, PERTUKARAN, PERSARAAN, PRESTASI DAN SEBAGAINYA. SIRI 500 - PERKHIDMATAN DAN PERSONEL NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 500 Perkhidmatan dan Personel 500 -1 Perjawatan 500 - 2 Pembangunan Sumber Manusia 500 - 3 Perubatan 500 - 4 Latihan dan Kursus 500 - 5 Seminar dan Korporat 500 - 6 Persaraan 500 - 7 Disiplin5.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "FUNCTIONAL" Kod Untuk Fail-Fail "Functional"
    • Kebanyakan fail-fail "functional" diwujudkan dan digunakan oleh Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja-kerja harian yang ada kaitan dengan aktiviti mereka. Kod nombor utama yang tertentu disediakan untuk siri rekod ini adalah seperti berikut:- "FUNCTIONAL" KOD 600 Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerjakerja penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine), kebombaan, keselamatan. NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 600 -1 Operasi 600 - 2 Pembinaan Projek 600 - 3 Keselamatan , Kawasan dan Harta 600 - 4 Kerja, Bekalan dan Penyelenggaraan Melalui Tawaran Sebutharga dan Tender 6.0 PROSIDUR-PROSIDUR UNTUK AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL 6.1 Penerimaan dan Pendaftaran Surat 6.2 Pendaftaran Fail 6.3 Pembukaan Fail 6.4 Penyimpanan dan Pengedaran Fail 6.5 Pertukaran ke Sistem Baru
    • PENGURUSAN MESYUARAT  Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.  Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.  Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.  Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. TINDAKAN PRA-MESYUARAT . Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat  Tempahan secara bertulis  Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan  3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan  Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat  Tentukan bilangan salinan kertas kerja  Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat  4. Menghantar surat jemputan mesyuarat  Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian
    •  Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat  Bilik bersih dan kemas  Tempat duduk mencukupi  Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara  6. Menentukan kehadiran  Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir  Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat  Perbincangan pra mesyuarat  Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah  Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat  Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi  Tepati masa  Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat AGENDA MESYUARAT  Perutusan pengerusi  Pengesahan minit mesyuarat yang lepas  Perkara-perkara berbangkit  Pembentangan kertas kerja  Hal-hal lain  Penutup TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan minit mesyuarat  Senarai kehadiran mesyuarat  Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat  Keputusan yang dibuat  Tindakan susulan yang perlu diambil
    • i) Penyediaan Minit Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat ii) Format Minit Mesyuarat Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir iv) Catatan Perbincangan  Direkodkan secara padat, tepat dan jelas  Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja iv)          Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Bilangan Rujukan minit Perkara Tarikh hantar Kementerian atau jabatan Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas dibentangkan Status v) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Cabutan keputusan Ringkasan dan ulasan urusetia Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas vi) vii) viii) ix) x) xi) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab  Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam
    •  Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program PENUTUP  Menggaris serta menetapkan norma norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT  Penyediaan Minit  Format Minit Mesyuarat  Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat  Catatan Perbincangan  Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat  Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia  Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan  Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab
    • PENUTUP Kesimpulannya cara menulis surat rasmi dan melaksanakan system fail yang sistematik begitu juga dengan pengurusan mesyuarat amat penting bagi sesebuah organisasi untuk melaksanakan pentadbiran dan pengurusan yang berkesan dan berjaya .