La gestiondelcambio proyectostecnologicos-eug-20131008-mic-productivity

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Conferencia 'Gestión del Cambio', EUG 8-10-13

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La gestiondelcambio proyectostecnologicos-eug-20131008-mic-productivity

  1. 1. Gestión del Cambio en un Proyecto TIC Ramon Costa Escoles Universitàries Gimbernat i Tomàs Cerdà Sant Cugat del Valles, 8-oct-2013
  2. 2. Agenda • Justificación, Objetivos de la Gestión del Cambio • La Gestión del Cambio y el Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos • Barreras y Factores Críticos en la Gestión del Cambio • Elementos de un Plan de Gestión del Cambio • Ejemplos de metodologías • Un caso práctico de metodología: MIC Productivity • La adopción de tecnologías • Bibliografía y Recursos • Recomendaciones finales
  3. 3. Presentación personal Ramon Costa i Pujol Diplomado en Dirección General por EADA e Ingeniero en Informática y Master en Pedagogía por la UPC. Project Director del Centro de Innovación en Productividad de Microsoft. Cofundador de inPreneur. Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos de Trabajo” en compañías de Consultoría de Tecnologías de la Información e Ingeniería del Software. Profesor asociado Dirección de Proyectos y Sistemas de Información en EU Gimbernat y Profesor Asociado Senior en la escuela de negocios EADA. Miembro del Project Management Institute y de la American Academy of Project Management. Certificado en Project+ (CompTIA) y MPM y CIPM por la Academia Americana de Gestión de Proyectos (AAPM) y Microsoft Technical Specialist en Gestión de Proyectos con Microsoft Project www.ramoncosta.net www.iproductividad.com www.actioningorganizations.com www.gestionproyectostic.com www.gestionpracticadelcambio.com www.canyaalcancer.net Twitter: @ramoncosta LinkedIn: ramoncosta Facebook: Prof.RamonCosta
  4. 4. Gestión del Cambio: Justificación • La puesta en marcha de un nuevo SI conllevará la adopción de unas nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de nuevas tecnologías de apoyo. • Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de trabajar,…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por el proyecto. Las actividades de gestión del cambio en proyectos de TI, persiguen, conseguir el compromiso de la organización en el uso de las nuevas tecnologías y aplicaciones de trabajo.
  5. 5. Gestión del Cambio: Justificación • La gestión del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos que puedan dificultar la adopción del nuevo SSII y planificar y ejecutar un conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con los nuevos SSII y los objetivos estratégicos y formándoles). • Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades orientadas tanto a reforzar la aptitud (formación en el uso de la nueva aplicación) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios (motivación para la aceptación de la misma). • Posteriormente a la puesta en producción, tendremos que evaluar y medir los resultados del proceso de adopción
  6. 6. La Gestión del Cambio y el Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos Gestión Cartera Proyectos Gestión de Proyectos Proyecto Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información
  7. 7. Razones para no cambiar http://www.gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/razones-para-no-cambiar.html
  8. 8. Principales barreras en la gestión del cambio
  9. 9. Diez principales barreras en grandes procesos de cambio %  Recursos en competencia internos 48  Barreras funcionales 44  Habilidades para el Cambio 42  Mandos Intermedios 38  Plazos de entrega largos 35  Comunicación 34  Oposición de los empleados 33  Problemas con las personas 32  Desgaste de la iniciativa 32  Plazos irrealistas 31 Factores que ayudaron a las empresas con más éxito a cumplir sus objetivos %  Buena comunicación 100  Mandato férreo de la Alta Dirección 95  Establecer objetivos y plazos intermedios 95  Planes flexibles y adaptables 91  Posibilidad de acceso a los recursos adecuados 86  Demostrar la urgencia del cambio 86  Fijar medidas de rendimiento 81  Obtener resultados rápidos y tangibles 76  Involucrar pronto a clientes y proveedores 62  Comparar rendimiento con la competencia 62 Factores críticos de éxito en la gestión del cambio
  10. 10. La elaboración del un plan de gestión del cambio tiene que considerar la planificación, diseño y ejecución de las actividades de participación, comunicación, formación, soporte, valor y alineación, junto con la definición y posterior seguimiento, de un conjunto de métricas. Gestión del Cambio: Elementos del Plan
  11. 11. Gestión del Cambio: Elementos del Plan • Para poder elaborar este plan de Gestión del Cambio es necesario e imprescindible poder identificar los siguientes aspectos: • objetivos de negocio y organizacionales del proyecto tecnológico • los destinatarios y usuarios afectados por la nueva plataforma tecnológica y el grado de impacto • las necesidades y expectativas de todos los stakeholders del proyecto y su posicionamiento ante el nuevo entorno • los escenarios y procesos de aplicación de la herramienta • los riesgos derivados de la puesta en marcha de la nueva solución tecnológica. La elaboración del un plan de gestión del cambio tiene que considerar la planificación, diseño y ejecución de las actividades de participación, comunicación, formación, soporte, valor y alineación, junto con la definición y posterior seguimiento, de un conjunto de métricas.
  12. 12. Ejemplos metodologías
  13. 13. Ejemplos metodologías • La gestión del cambio es un conjunto de procesos que se emplea para asegurar que los cambios significativos se llevan a cabo en forma ordenada, controlada y sistemática, minimizando la resistencia al cambio y convirtiéndose en un factor clave de éxito en todo proyecto. Data from ice consultants
  14. 14. Ejemplos metodologías http://www.kotterinternational.com www.ouricebergismelting.com
  15. 15. Ejemplos metodologías http://www.change-management.com/ http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm
  16. 16. Ejemplos metodologías
  17. 17. Ejemplos metodologías
  18. 18. Ejemplos metodologías
  19. 19. Ejemplos metodologías
  20. 20. Metodologías: Ejemplo MIC Productivity • El plan de trabajo, propuesto por el CIP, para implementar la Gestión del Cambio en un proyecto, contempla un conjunto de actividades, agrupadas en 3 estadios (definición y planificación, ejecución y evaluación del proceso de gestión del cambio), durante la planificación, ejecución y puesta en marcha del nuevo entorno de trabajo. • Para ello, habrá que definir y elaborar un conjunto de materiales: • Comunicación (web, intranet, folletos, correos, reuniones, presentaciones,…) • Formación (cursos, seminarios, talleres, guías, manuales…) • Apoyo a los usuarios (guias de ayuda, FAQs,…) Definición y Planificación Proyecto Ejecución Proyecto Control y Seguimiento del Proyecto Puesta prod. Operaciones Cierre Definición y Planificación Gestión Cambio Ejecución del Plan de Gestión del Cambio Evaluación Proyecto Gestión del Proyecto Gestión del Cambio
  21. 21. Metodologías: Ejemplo MIC Productivity Definición y Planificación Gestión Cambio Ejecución del Plan de Gestión del Cambio Evaluación • Identif, análisis y segmentación stakeholders • Identifi. y análisis escenarios • Identif. barreras / riesgos / inhibidores / obstáculos • Revisión objetivos negocio del proyecto e Identif. métricas • Elaboración plan gestión cambio: • Participación • Comunicación • Formación • Soporte • Valor • Alineación • Ejecución plan gestión cambio: • Participación (dirección y mandos intermedios, reuniones,…) • Comunicación (mailings, presentaciones, memorándums,…) • Formación (acciones formativas, materiales, guías online,…) • Soporte (FAQs, guías usuario, atención usuarios, gest. conoc.…) • Valor (beneficios para todos los stakeholders, necesidad del cambio, riesgos si no hay cambio,…) • Alineación (apoyo a los objetivos estratégicos, depart,…) • IW Profile, Factor 4 Index • Reuniones y entrevistas • ROI / BV • Medición resultados sobre métricas y objetivos • Definición de acciones correctiva y/o de refuerzo Activid. Herram. • Procesos y matriz de implicados e impacto • Escenarios de trabajo • Caracterización trabajador información y cultura org. • Plan de Gestión del Cambio (actividades y calendario) • Métricas Entreg.. • Materiales de comunicación (web, intranet, folletos,…) • Materiales de formación • Materiales de apoyo a los usuarios • Guías de usuario, canales de apoyo, • Según cada ámbito (comunicación, formación,…) • Medidas correctivas y plan de gestión del cambio actualizado
  22. 22. La adopción de tecnologías  “Technology adoption”: indicates the degree to which a particular technology is being used within a defined customer base.  “Software adoption”: defines the standardized use of a software product to address a specific business need  “Software deployment”: is the delivery of software to an end user or an organization and does not include usage of that software  “Change management” is a structured approach to transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state. For an IT initiative, change may address both end-user and organizational-level transformations to better meet business goals.
  23. 23. Bibliografía http://www.kotterinternational.com www.ouricebergismelting.com
  24. 24. Bibliografía http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/pmi-guia- practica-sobre-gestion-del.html http://www.prosci.com/
  25. 25. Bibliografía http://www.slideshare.net/rcosta/adoption-whitepaper-change-management
  26. 26. Recursos www.gestionpracticadelcambio.com
  27. 27. 12 recomendaciones prácticas 1. '¿Tenemos un problema o necesidad?' 2. 'Solos no vamos a salir' 3. '¿Hacia dónde vamos?' 4. 'Nos tienen que comprar el cambio' 5. 'Capacitamos el equipo' 6. 'Paso a paso, pero con resultados rápidos' 7. 'Con constancia y perseverancia' 8. 'Los cambios son lentos‘ 9. '6 Pilares básicos en la gestión del cambio ‘ 10. 'Tenemos diferentes herramientas y técnicas' 11. 'A cada persona, una estrategia diferente' 12. 'El cambio debe interiorizarse ' 13. Y….. http://www.gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/09/12-recomendaciones-practicas-para-la.html
  28. 28. Y… lo más divertido posible http://www.gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/the-fun-theory-el-cambio-es-divertido.html
  29. 29. Gracias

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