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Presentación de Ramon Costa y Jordi Fernandez (@MICProductivity) en Foment del Treball, 25-10-2011

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  • 1. La mejora de la productividad en nuestras organizaciones #Buenas prácticas de uso del correo electrónico #Nuevas herramientas 2.0 en el trabajo #Escenario de trabajo: Gestión de reuniones (Jornada “Descubre tu potencial 2.0, 25-10-11) Jordi Fernández Ramon Costa Business Productivity Advisor Business Productivity Advisor jordif@micproductivity.com ramonc@micproductivity.comMember of:
  • 2. Agenda Jornada
  • 3. MIC Productivity ¿Cómo obtener más valor de negocio en las inversiones de TI? Ayudamos a las organizaciones a mejorar la productividad de sus empleados gracias al uso eficiente de tecnologías de la información y la aplicación de buenas prácticas en los procesos de negocio • Somos un centro orientado al negocio, no a la tecnología. • Estamos especializados en la mejora de la productividad de las personas. • Es el único centro de estas característicasNew World of the Work que Microsoft tiene en Europa.
  • 4. Cambios en el modelo de trabajo Global Flexible Conocimiento Virtual Enjambre Hiperconectado Móvil Información Web 2.0 / Social
  • 5. Nuevo entorno y unas nuevas necesidades El trabajador de la información y el conocimientoNuevos modelos de trabajo – Espacios flexibles – El 3r Lugar
  • 6. TI y Productividad en las Organizaciones PROCESOS PROCESOS NO ESTRUCTURADOS ESTRUCTURADOS AUTOMATIZAR AMPLIFICAR
  • 7. iProductividad: Herramientas y TecnologíasFoco del taller Comunicaciones Espacios de Productividad Productividad colaboración eficientes móvil Individual Búsqueda Gestión de Nuevas Contenidos interfaces Redes Análisis de la Gestión de Sociales Información Procesos /Proyectos Foco del taller
  • 8. Comunicación, colaboración y redes sociales Comunicaciones Entornos y Espacios Eficientes de Colaboración Redes Sociales y Empresa 2.0
  • 9. Ingredientes: Más allá de la tecnología
  • 10. Agenda Jornada
  • 11. Uso eficiente del correo
  • 12. Usos recomend. y buenas prácticas• ¿el email es la forma de com. más adecuada para el objetivo?• Cuestionarse las personas que deben recibir el correo que enviamos.• Evitar distribuir información crítica a través de correo• No enviar ficheros adjuntos pesados• Revisar el contenido y los destinatarios del mensaje antes de enviarlo• No Responder a Todos por defecto• Ser breve a la hora de redactar los correos electrónicos:• Intentar tratar un solo asunto en cada correo• Evitar escribir acrónimos en los mensajes• Evitar escribir correos en mayúsculas y usando colores• Evitar la utilización de la ironía o el sarcasmo• Conceder importancia al Título del Correo• Utilizar recursos de escritura• Introducir y finalizar un correo• Ser ejecutivo con los correos ejecutivos• Correos contenidos en el Asunto
  • 13. Usos recomend. y buenas prácticas• Mantener horarios fijos a la hora de procesar los correos electrónicos para evitar interrupciones.• Las reglas de los dos minutos y las 4 Ds.• Metodología de trabajo:  Borrar los correos electrónicos que sean inútiles  La regla de los 2 minutos  Incubar  Posponer  Seguimiento  Referencia  Delegar  Leer LIFO (Last In-First Out)• Marcar los correos electrónicos• Aplicar reglas de correo o filtros• Aplicar reglas de colores a correos electrónicos
  • 14. Material completo en….http://www.slideshare.net/rcosta/gestio-correu-electronic-temps-20090714-univ-estiu-igualada
  • 15. Agenda Jornada
  • 16. Web 2.0: más allá de las tecnologías…
  • 17. … el valor de la Web 2.0: las personas
  • 18. Aplicación práctica de la web 2.0
  • 19. Empresa 2.0: ¿fenómeno nuevo? Empresa 2.0. Seis ideas para definirla : • Búsqueda de la información • Enlaces para organizar la información • Autoría para la creación de contenidos • Etiquetas según los propios criterios • El conocimiento en redes • La tecnología RSS (Andrew McAfee, 2006):
  • 20. Empresa 2.0: Algunos retos ¿Uso redes sociales?¿Valor Añadido? Empresa ¿Aplicación 2.0 práctica? ¿Herramientas?
  • 21. Aplicación externa
  • 22. Aplicación externa: ejemplos prácticos• … canales de comunicación con el entorno (empresas, clientes, universidades, centros tecnológicos, administración,…, comunidades…)• … herramientas para conocer nuestro mercado y clientes…• … reforzar nuestra presencia en Internet y crear prestigio y marca…• … compartir materiales promocionales e información de producto (fichas de producto/servicios, vídeos,…)• … crear comunidades de prácticas y de interés alrededor de temas …• … blogs y espacios 2.0 para la diseminación de proyectos y transferencia de conocimientos…
  • 23. Aplicación interna
  • 24. Aplicación interna: “…nada de nuevo…” • Estar informado • Compartir experiencias • Buscar consejo • Hablar de nuestros éxitos • Buscar el experto • Opinar, quejarse, criticar,… • Alinear a las personas • Lanzar ideas • Colaborar con los compañeros
  • 25. Empresa 2.0: AplicaciónGestión de reputación digital Comunicación corporativa Comunicación deproductos/eventos Visibilidad Prevención de crisis Atención al clienteGestión de Conocimiento Comunicación Interna Captación de talento http://www.pgpsi.com/2011/03/vision-of-social-networks-in-spain.html
  • 26. Aplicación interna: wikis• …intercambio de ideas de trabajo, unidades de negocio,…• …creación del manual de bienvenida de nuevos empl. …• … wikis para proyectos: los miembros del equipo de trabajo pueden generar y actualizar documentos e información relacionada con el proyecto…• …utilizados dentro de un plan de marketing interno, facilitan una mayor comunicación entre la empresa y el empleado…• … wikis de atención al cliente: listado actualizado de las principales preguntas y respuestas…• …wikis de producto con sus funcionalidades, características, precios, opiniones de clientes,…• …agendas de reuniones en formato wiki…
  • 27. Aplicación interna: blogs• ... canal de comunicación interno, para mantener informados a los trabajadores de la empresa sobre las últimas novedades, èxitos de venta, notícias,...• ...uno o más blogs, para cada proyecto de nuestra compañía nos asegura un canal, rápido y centralizado, para comunicarnos entre todos los participantes del proyecto: estado del proycto, avances, incidenciar surgidas• ... repositorio de gestión del conocimiento, ...• ...en equipos de trabajo, departamentales o de área, los miembros del equipo pueden ir reportando las incidencias, novedades y actualizaciones....
  • 28. Aplicación interna: buenas prácticas Herramientas Comunicación interna Correo “… cuando puedas, lo miras…” Mensajería inst. “… lo resolvemos en 5 minutos…” Blog interno “… para vuestra información…” Tweets (microblog) “… por si fuera de vuestro interés…” Herramientas Colaboración interna Espacios Tareas colaborativos conjuntas Mensajería inst. Colaboración en tiempo real Wiki Para información viva y en cambio Foros Espacios de debate
  • 29. Y en grandes organizaciones…
  • 30. Aplicación interna: ¿Quién es quién?
  • 31. Aplic. interna: Encontrar el que sabe…
  • 32. Relevancia por conexión social
  • 33. Social Software in the Workplacehttp://www.gartner.com/technology/streamReprints.do?id=1-173SL7W&ct=110826&st=sb
  • 34. Social Software in the Workplace• Find out about each other personally or professionally.• Mine their own networks of contacts and acquaintances for advice, references and referrals.• Form teams, communities or informal groups.• Work together on the same work objects.• Discuss and comment on their work.• Organize work from their perspective.• Identify relevant work.• Discover other people with common interests.• Alert users to information or events that may be relevant to them.• Learn from others expertise. http://www.ramoncosta.net/2011/09/magic-quadrant-for-social-software-in.html
  • 35. Social Software in the Workplace• Sharing team information and coordinating project-related activities by adding permanence and structure to ad hoc communications.• Empowering communities of experts and interested parties (bonding people by specific interests, capturing best practices, disseminating lead-user innovation and providing an informal support network).• Facilitating social interaction by helping people to establish and strengthen personal relationships and develop trust, and, ultimately, reduce friction and accelerate the business processes in which people are engaged.• Accessing relevant knowledge and expertise that can be used to formulate a plan of action when decisions need to be made. http://www.ramoncosta.net/2011/09/magic-quadrant-for-social-software-in.html
  • 36. Material completo en…http://www.slideshare.net/rcosta/empresa20-gestion-prodcanales2011
  • 37. Agenda Jornada
  • 38. Ingredientes: Más allá de la tecnología
  • 39. Escenarios de trabajo
  • 40. Escenario de demostración1. PLANIFICACIÓN 3. PREPARACIÓN 5. POSTERIOR2. CONVOCATORIA 4. EJECUCIÓN
  • 41. Trabajo flexible y en el tercer lugar Definimos el trabajo flexible como aquél que ofrece flexibilidad en horario y/o ubicación (oficina, casa-teletrabajo, en itinierancia-3r lugar)•Trabajador móvil (>8h lejos de suescritorio a la semana) •Traveling Worker (50%) : Se desplaza con mucha frecuencia tanto a nivel nacional como internacional •Campus Worker ( 30% ) : Se desplaza entre oficinas, fábricas, almacenes, centros sanitarios o centros de educación •Day extender (20% ) : Trabaja en un entorno de oficina y dedica entre 1 y 2h a trabajar fuera de su oficina para conseguir una mejor productividad•Teletrabajador •Remote : Más de un 80% desde su casa ( o centro teletrabajo ) •Ad hoc : 2 o 3 días al mes •Regular : 2 o 3 días a la semana
  • 42. Siempre comunicados…Dentro y fuera de la empresa “
  • 43. Herramientas de comunicaciónCorreo electrónicoMensajería instantaneaAudioconferenciaVideoconferenciaMensajería corporativaTelefonía fijaTelefonía móvilPresenciaIntegración centralita...
  • 44. Trabajo en equipo
  • 45. Herramientas colaborativasPizarra compartida, acceso remotoa herramientas, agendas,documentos, calendarios,aplicaciones, escritorioCompartición calendariosReuniones virtualesIntranet, extranet, Offline-online
  • 46. Referencias, bibliografía• "Análisis de Redes Sociales: el poder de la influencia". José Luís Flórez. Ediciones Deusto. Ref nº 3131.• "Guía práctica hacia las redes sociales". Rob Cross, Jeanne Liedtka y Leigh Weiss• "Twitter, Facebook and beyond: how to manage your company’s online presence" Katheryn Hawkins. May 2009. OfficePro• Different resources and articles http://www.diigo.com/user/ramoncosta/SocialNetworks?type=all• "Social software for business performance". Deloitte http://www.deloitte.es/docs/NORESTE/cmbcn/04abril11/Social%20software%20for%20business%20performance.pdf• "The rise of the networked enterprise: Web 2.0 finds its payday". McKinsey&Company https://www.mckinseyquarterly.com/PDFDownload.aspx?ar=2716• "21 Tips for Using Twitter and Facebook for Business". Brian Solis http://www.briansolis.com/2010/05/21-tips-for-using-twitter-for-business• "In Pictures: 21 Top Twitter Tips". Forbes http://www.forbes.com/2009/07/31/top-twitter-tips-entrepreneurs-technology- twitter_slide_2.html?thisspeed=25000• "Estudio uso de facebook por parte de las empresas españolas". Adigital http://www.adigital.org/detalle_contenido.html?ver_id=23549
  • 47. Referencias, bibliografíahttp://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010
  • 48. ¡Gracias!MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2011Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 ManresaTelf: 93 877 21 00. www.micproductivity.com @: info@micproductivity.comBlog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity - http://www.youtube.com/MICProductivity“Aviso Legal: Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento – NoComercial -CompartirIgual (by-nc-sa) de Creative Commons:No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadascuya distribución tiene que hacerse con una licencia igual a la que regula la obraoriginal.La licencia se puede consultar en www.creativecommons.org/licenses ”