Análisis del Valor Añadido en la Gestión de Proyectos

GRUPO IN2 INGENIERÍA DE LA INFORMACIÓN GABRIEL MONREAL PEREZ Socio – Director de Grupo IN2 gabriel.monreal@in2.es www.in2.es Barcelona - Bilbao - Madrid - Palma de Mallorca - Valencia Reunión Comercial Junio 2009 Pg. de Gràcia, 85 2ª 08008 Barcelona T 93 445 34 00 F 93 487 69 87

Grupo IN2 Estamos estructurados en diversas divisiones y compañías especializadas, con el fin de ofrecer el mejor servicio al cliente.. SperIT Servicios Profesionales IN2 Consultoría, Ingeniería e Integración Alliaria E-security  IN2 - Confidencial 2

Evolución y algunas cifras › El grupo IN2 cuenta con más de 160 colaboradores, con perfil mayoritario de especialistas tecnológicos, y con amplia 160 experiencia en el desarrollo de proyectos y Colaboradores 9,5 M€ servicios de alto nivel. Cifra de negocio 140 › El crecimiento sostenido de la compañía, en 7 M€ cifra de ingresos y número de colaboradores, junto con la estabilidad 4,9 M€ 45 financiera y la credibilidad en el mercado 3,2 M€ 2,4 M€ que acompaña nuestra actividad, se 2,1 M€ traducen en perspectivas favorables para los próximos años. › Actualmente disponemos de oficinas en 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Barcelona, Madrid y Palma de Mallorca estando en estudio la abertura de nuevas oficinas en las áreas geográficas de desarrollo de nuevos negocios. (Valencia y Bilbao)  IN2 - Confidencial 3

Nuestras competencias clave IN2 centra sus esfuerzos de innovación, formación e investigación en aquellas áreas de conocimientos y sus tecnologías asociadas que permiten desarrollar proyectos y brindar soluciones con un alto nivel de confianza respecto a su calidad final. En cada una de las especializaciones IN2 escoge la tecnología que mejor resuelve la problemática del cliente. Áreas Tecnológicas Especializaciones Java / Servicios Microsoft Oracle Open CAD - GIS QA & Security Source Consultoría      Tecnológica Desarrollo e      Integración Implantación de      Soluciones  IN2 - Confidencial 4

Áreas de liderazgo tecnológico IN2 ¿Dónde somos diferenciales, desde el punto de vista tecnológico? › Arquitecturas SOA y de integración, ESB (Bea-Oracle, ServiceMix, Sun,...) › BPM, BPA, BAM (Bea-Oracle, Intalio, Jboss,...) › Portales y arquitecturas de sexta generación (Liferay, Alfresco, Bea-Oracle, MOSS2007, …) • Plataformas de portal y gestión de contenidos web (WCM) • Intranets colaborativas y web 2.0: Wikis, Blogs, comunidades,… • ECM , Gestión Documental y tramitación › Desarrollos a medida basados en frameworks avanzados (ajax, spring, JSF, silverlight,…) › Conocimiento profundo de las plataformas ORACLE legacy: BD, entornos Forms y Reports, Developer, Discoverer, y migración a entornos J2EE (ADF,…) › Tecnologías de seguridad y servicios gestionados: • Securitización de arquitecturas SOA, firma electrónica y Identity Management (Directorios, metadirectorios, SSO, …). • Diseño y explotación de un cpd bunkerizado Tier 5 para modelos Secure SaaS. › Metodologías y herramientas avanzadas de desarrollo y gestión de código: Subversion, JIRA, Bamboo, Crucible, Fisheye,...  IN2 - Confidencial 5

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Actividades 2.1 Preparación de la Fase Ejecución / Seguimiento 2.2 Ejecución del Proyecto 2.3 Gestión y Seguimiento 2.4 Gestión del Cambio 2.2.1 Fase de Análisis 2.3.1 Seguimiento Tareas 2.4.1 Petición del Cambio 2.2.2 Fase de Diseño 2.3.2 Aprobación Interna Tareas 2.4.2 Registro de Cambio 2.2.3 Implementación y Pruebas 2.3.3 Gestión de Incidencias 2.4.3 Aprobación del Cambio Tareas 2.2.4 Formación y Pruebas Cliente 2.3.4 Control Económico 2.2.5 Puesta en Marcha 2.3.5 Reuniones Seguimiento Int. 2.3.6 Reuniones Seguimiento Ext. 2.3.7 Facturación  IN2 - Confidencial 6

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Actividades 2.1 Preparación de la Fase Ejecución / Seguimiento 2.2 Ejecución del Proyecto 2.3 Gestión y Seguimiento 2.4 Gestión del Cambio Doc. Aceptación Orden del Acta de Registro Documentación Funcional Funcional Día Reunión de Cambios IMP-17030 IMP-17020 IMP-17001 IMP-17002 IMP-17014 Doc. Plan Plan Aceptación Plan de Aceptación Informe de Técnica de Pruebas Formación Diseño Proyecto Seguimiento del Cambio IMP-17031 IMP-17032 IMP-17033 IMP-17021 IMP-17003 IMP-17004 IMP-17022 (opcional) Revisión Manual de Manual de Aceptación Seguimiento Control del Alcance Entregables Usuario Instalación Entrega de Tareas Gestión IMP-17012 IMP-17034 IMP-17035 IMP-17023 IMP-17006 IMP-17005 (opcional)  IN2 - Confidencial 7

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Control de Gestión  El documento de Control de Gestión refleja la situación económica del proyecto, y por tanto su rentabilidad real.  También se usa este documento para indicar la previsión económica del proyecto desde el momento actual hasta su finalización.  El Responsable del Proyecto debe cumplimentar la siguiente información:  Ingresos Reconocidos (este dato se obtiene del Seguimiento Detallado de Tareas)  Coste Incurrido (este dato se obtiene del excel de Costes Horas (gastos directos) y de facturas ligadas al proyecto (gastos indirectos))  Facturación (este dato se obtiene inicialmente de la oferta y posteriormente se actualiza con la facturación real)  Previsión de cobros (este dato se obtiene inicialmente de la oferta y posteriormente se actualiza a partir de la facturación real y el plazo de pago)  IN2 - Confidencial 8

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Ejemplo Control de Gestión Real Mes 3. Proyecto: EJEMPLO Mes Inicio Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre 1 2 3 4 5 6 Total % Ingresos Reconocidos/Backlog 4.000 € 5.000 € 6.000 € 5.000 € 5.000 € 5.000 € 30.000 € Ingresos acum. 4.000 € 9.000 € 15.000 € 20.000 € 25.000 € 30.000 € Plan de facturación 6.000 € 0 € 6.000 € 6.000 € 6.000 € 6.000 € 30.000 € Facturación acum. 6.000 € 6.000 € 12.000 € 18.000 € 24.000 € 30.000 € Cobrado 0 € 6.000 € 0 € 6.000 € 6.000 € 6.000 € 30.000 € Cobro acumulado 0€ 6.000 € 6.000 € 12.000 € 18.000 € 24.000 € WIP (A-B) -2.000 € 3.000 € 3.000 € 2.000 € 1.000 € 0€ 0€ Fact. Pte Cobro (B-C) 6.000 € 0€ 6.000 € 6.000 € 6.000 € 6.000 € 0€ DSO (dias*(D+E)/A) 30 20 54 48 42 36 Costes hora 3.500 € 2.500 € 3.800 € 3.000 € 3.000 € 2.500 € 18.300 € 98,92% Subcontratación (devengada) 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0 € 0,00% Gastos operativos 0€ 0€ 200 € 0€ 0€ 0€ 200 € 1,08% Total gastos 3.500 € 2.500 € 4.000 € 3.000 € 3.000 € 2.500 € 18.500 € Gastos acumulados 3.500 € 6.000 € 10.000 € 13.000 € 16.000 € 18.500 € Resultado Bruto 500 € 2.500 € 2.000 € 2.000 € 2.000 € 2.500 € 11.500 € Resultado Bruto acumulado (A-F) 500 € 3.000 € 5.000 € 7.000 € 9.000 € 11.500 € 11.500 € % margen sobre Ingresos (G/A) 12,50% 33,33% 33,33% 35,00% 36,00% 38,33% 38,33% BackLog 26.000 € -9.000 € -15.000 € -20.000 € -25.000 € -30.000 € WIP -2.000 € 3.000 € 3.000 € 2.000 € 1.000 € 0 € Tipo de proyecto (CE /AD) CE Margenes Objetivo Deseado > 40%  IN2 - Confidencial Duración meses 6 Aceptable> 28,0% 9

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Indicadores Los indicadores son los parámetros que utilizaremos para medir el estado del proyecto en todo momento. Una vez finalizado el proyecto, los indicadores permitirán evaluar el resultado global del mismo. Para definir los indicadores más significativos nos basaremos en un ejemplo: Supongamos que en un proyecto de obra se ha planificado construir un edificio de 6 plantas en 6 meses. El presupuesto contempla realizar 1 planta por mes con un coste de 100.000 € por planta. En la obra intervienen 20 empleados con un coste medio de 5.000 € mensuales. Analizamos los indicadores al final del tercer mes. Aunque se había previsto tener tres plantas realizadas al final del tercer mes, sólo se han finalizado 2 plantas.  IN2 - Confidencial 10

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento 600.000 € Ejemplo Coste 500.000 € PRESUPUESTO 400.000 € 300.000 € 200.000 € 100.000 € 1 mes 2 meses 3 meses 4 meses 5 meses 6 meses Coste 325.000 € REALIDAD 200.000 € 100.000 €  IN2 - Confidencial 1 mes 2 meses 3 meses 11

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Indicadores  CPTP (Coste Presupuestado del Trabajo Planificado) Es el coste previsto en el momento del análisis, no tiene en cuenta el trabajo, sólo el tiempo. Ejemplo: Al final del tercer mes deberíamos haber gastado 300.000 euros.  CPTR (Coste Presupuestado del Trabajo Realizado) Es el coste previsto para el volumen de trabajo realizado. Ejemplo: Al final del tercer mes se han finalizado las dos primeras plantas. El coste presupuestado para 2 plantas era de 200.000 euros.  CRTR (Coste Real del Trabajo Realizado) Ejemplo: Al finalizar el segundo mes, según el pronóstico de retraso se añadió personal a la obra para paliar el desvío, se añadieron 5 empleados con un coste medio de 5.000 euros mensuales. Por tanto, el coste hasta el momento es de 100.000 + 100.000 + 125.000 El CRTR es de 325.000 euros.  IN2 - Confidencial 12

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Indicadores  Grafica de Indicadores de Control de Gestión  IN2 - Confidencial 13

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Indicadores  IRP (Índice de Rendimiento del Programa) Es la relación, según el presupuesto, entre el trabajo realizado y el trabajo planificado. IRP = CPTR / CPTP > 1 Indica Adelanto = 1 Indica De acuerdo a Ejemplo: Planificado IRP = 200.000 / 300.000 = 0,67 < 1 Indica Atraso  IRC Índice de Rendimiento de Costes Es la relación entre el coste presupuestado y el coste real del trabajo realizado. > 1 Indica Menor Coste IRC = CPTR / CRTR = 1 Indica De acuerdo a Ejemplo: Planificado IRP = 200.000 / 325.000 = 0,615 < 1 Indica Mayor Coste  IN2 - Confidencial 14

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Indicadores  IRP (Índice de Rendimiento del Programa) Cada 1 € que me gasto  sólo IRP se invierten en el avance del Proyecto.  IN2 - Confidencial 15

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Indicadores  (X,Y) Para GRAFICA DEL COMPORTAMIENTO Es una buena manera de visualizar el Comportamiento de un Proyecto X = IRP – 1 (Ejemplo : X = 0,67 – 1 = - 0,33) Y = IRC – 1 (Ejemplo : Y = 0,61 – 1 = - 0,39) Coste (Y) Atraso y Menor Coste Adelanto y Menor Coste Avance (X) Atraso y Mayor Coste Adelanto y Mayor Coste  IN2 - Confidencial 16

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Indicadores  CEF (Coste Estimado al Final) al mismo Rendimiento Calcula el coste del trabajo total si el rendimiento no varía. Ejemplo: Si para dos plantas el coste es de 325.000, para 6 es de: (325.000 / 2) x 6 = 975.000  CEF (Coste Estimado Final) ajustado al Presupuesto Calcula el coste del trabajo total si a partir del momento actual nos ajustamos al presupuesto. Por tanto, equivale al coste presupuestado más el desvío actual. Ejemplo: Si para las cuatro plantas que quedan el coste presupuestado es de 400.000, El Coste Estimado Final si a partir de este momento nos ajustamos al presupuesto es de: 325.000 + 400.000 = 725.000  IN2 - Confidencial 17

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Indicadores  P Productividad Capacidad de producción. Se calcula a partir de los índices de rendimiento de costes y de programa: P = IRC * IRP Ejemplo: P = IRC * IRP = 0,61 * 0,67 = 0,41 = 41%  R Rentabilidad La rentabilidad es la relación entre el margen y los ingresos. El margen es igual a Ingresos – Costes. R = (Ingresos – Costes) / Ingresos Ejemplo: Si por la obra completa se había previsto cobrar 1.200.000, lo que implica una rentabilidad del 50 %. R = (400.000 – 325.000) / 400.000 = 0,19 = 19 %  IN2 - Confidencial 18

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento 600.000 € Ejemplo Coste PRESUPUESTO 500.000 € 400.000 € CPTP 300.000 € CPTR 200.000 € 100.000 € 1 mes 2 meses 3 meses 4 meses 5 meses 6 meses Coste CRTR 325.000 € 200.000 € 100.000 € REALIDAD  IN2 - Confidencial 1 mes 2 meses 3 meses 19

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Glosario Control Económico  Ingresos Reconocidos Ingresos correspondientes al volumen de trabajo realizado. Es independiente de las horas dedicadas y de la facturación. Ejemplo: Si en un Proyecto de 30.000 € llevamos realizado un 50% del trabajo total, los ingresos reconocidos en este momento son de 15.000 €  Backlog Ingresos correspondientes al volumen de trabajo pendiente de realizar. Ejemplo: Si en un Proyecto de 30.000 € llevamos realizado un 50% del trabajo total, el backlog corresponde al 50% pendiente de realizar, por tanto el backlog es de 15.000 €  IN2 - Confidencial 20

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Glosario Control Económico  Coste Incurrido Coste directo e indirecto derivado del trabajo realizado. Ejemplo: Siguiendo con el caso anterior, si para el desarrollo del 50% del proyecto, los costes han sido: Salarios = 7.000,00 € (coste directo) Infraestructura (instalaciones, personal, etc.)= 2.800 € (coste indirecto) Subcontratación devengada = 0 Gastos operativos (taxis, dietas y otros) = 200 (coste indirecto) Entonces el coste incurrido al proyecto en este momento es de 10.000 €.  WIP (Work in Progress) Trabajo en Proceso. Refleja el trabajo realizado pendiente de facturar. Ejemplo: Siguiendo con el caso anterior, si hasta el momento se ha realizado el 50% del trabajo pero sólo se ha facturado un 40% del proyecto, el volumen del trabajo en proceso será un 10%, es decir el WIP será de 3.000 €.  IN2 - Confidencial 21

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Glosario Control Económico  DSO Días pendientes de cobro (en promedio). Se calcula a partir de la relación entre trabajo pendiente de cobrar respecto al trabajo realizado y se multiplica por los días transcurridos desde el inicio del proyecto. Ejemplo: Siguiendo con el caso anterior. Supongamos los siguientes datos: El proyecto se inició hace 3 meses (90 días) El WIP es de 3.000 € (trabajo realizado pendiente de facturar) Del total facturado quedan pendientes de cobro 6.000 € El trabajo reconocido es de 15.000 € Por tanto la relación entre trabajo pendiente de cobro y trabajo realizado es de: (6.000 + 3.000) / 15.000 = 9.000 / 15.000 = 0,6 Si este valor lo multiplicamos por los días de proyecto, obtenemos el DSO, que refleja la media de días que estamos financiando el proyecto. DSO = 0,6 * 90 = 54 días  IN2 - Confidencial 22

Procedimiento de Ejecución/Seguimiento Glosario Control Económico  Resultado Bruto Ingresos reconocidos – Costes incurridos. Ejemplo: En nuestro caso, tendríamos que el Resultado Bruto es de: 15.000 – 10.000 = 5.000 €  Rentabilidad Es el % de margen sobre ingresos reconocidos. Se calcula a partir de la relación entre el resultado bruto y el trabajo reconocido. Ejemplo: En nuestro caso, la rentabilidad es de: 5.000 / 15.000 = 0,33 * 100 = 33,33 % El margen de rentabilidad deseado es del 40 % o superior. Se considera aceptable un margen superior al 28 %  IN2 - Confidencial 23

IN2, Compromiso con la Confianza Muchas Gracias  IN2 - Confidencial 24

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Análisis del Valor Añadido en la Gestión de Proyectos

by MIC Productivity on Jun 08, 2009

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