SVEA Web 2.0 Guidelines - How to Integrate Social Media in your Training Institution and Practice


Published on

The "SVEA Web 2.0 Guidelines - How to Integrate Social Media in your Training Institution and Practice" gives Manager of Training Institutions some tips on how to implement social media in their management process. At the same time the Guidelines provides an orientation for trainers who want to use such tools in their courses. Some important issues connected to copyright and privacy are also discussed.

Published in: Education, Business, Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SVEA Web 2.0 Guidelines - How to Integrate Social Media in your Training Institution and Practice

  1. 1. SVEA WEB 2.0 GUIDELINES   How to Integrate Social Media in your Training Institution  and Practice.    www.svea‐
  2. 2. Authors:  MFG Baden‐Württemberg mbH  Petra Newrly  Simona Pede    EuroPACE ivzw  Johannes De Gruyter  Ilse Op de Beeck  Maarten Timmermans     Project Coordinator:   MFG Baden‐Württemberg mbH  MFG Innovation Agency for ICT and Media of the State of Baden‐Württemberg  Petra Newrly  Breitscheidstr. 4  70174 Stuttgart  Germany  Phone: +49 711 90715‐357  Fax: +49 711 90715‐350  E‐Mail: SVEA Consortium:  Co‐financed by:  The project SVEA has been funded with support from the European Commission. This  document reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held  responsible for any use which may be made of the information contained therein. 
  3. 3.   SVEA WEB 2.0 GUIDELINES How to Integrate Social Media in your Training Institution and Practice.
  4. 4.  
  5. 5.                                                             Table of content 1.   Introduction ........................................................................................................................... 1  2.  Management ......................................................................................................................... 2 2.1  How to implement social media in the knowledge management process of your training  institution? ............................................................................................................................ 2 2.2  Organisational Preconditions ................................................................................................ 5 2.2.1   What infrastructure is needed to start using web 2.0 in your institution?  ..................... 5  .2.2.2   What impact does the integration of social media in the organisational   setting of your institution have on your staff policy? ...................................................... 6   3.  Trainers .................................................................................................................................. 9 3.1  Changing roles ....................................................................................................................... 9 3.2  How to implement successful e‐learning 2.0 courses ......................................................... 11 3.2.1   For what educational purposes can you use social media tools? .................................. 11 3.2.2   Which online learning methods exist? ........................................................................... 19 3.2.3  How to structure a course when using social media tools,   and what role do you, as a trainer, have in each course phase? ................................... 21 3.2.4   How can you moderate/mentor activities during the online phase? ............................ 23 3.2.5  How to organise feasible evaluation? ............................................................................ 24 3.2.6  How to achieve high‐quality learning results? ............................................................... 25 3.3  What are the main important legal issues to be respected when using social media   tools in the training environment?  ..................................................................................... 26  .3.3.1   Protecting IPR in your work ............................................................................................ 26 3.3.2  IPR in the work of others ................................................................................................ 26 3.3.3  Creative Commons ......................................................................................................... 26 3.3.4   Privacy issues .................................................................................................................. 27 3.3.5  Dos and don’ts ................................................................................................................ 28   References ................................................................................................................................... 29 
  6. 6.                                                              
  7. 7.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                 indicates  what  has  to  be  considered  when 1. Introduction  integrating  social  media  into  the  training The  SVEA  project  has  the  objective  of  ad‐ institution’s  structure  to  improve  the  or‐dressing the collaborative and web 2.0 skills  ganisational  process.  The  second  part  ad‐needs of teachers and trainers in both VET  dresses the trainers and demonstrates how and  adult  training  institutions,  with  a  spe‐ web  2.0  can  be  integrated  in  the  course cial  focus  on  personnel  and  organisational  structure to offer more open and collabora‐development.  The  wide‐spread  use  of  col‐ tive course delivery. laborative  social  media  in  recent  years  has undoubtedly  transformed  the  way  people communicate,  socialise  and  do  business.  It clearly  offers  new  opportunities  for  net‐working, knowledge exchange and collabo‐rative working on a global scale. In the same way, the web 2.0 phenomenon is  challenging  conventional  educational models  with  its  potential  to  transform teaching and learning practice (pedagogical innovation),  offer  new  and  more  effective approaches  to  the  management  of  educa‐tion  and  training  processes  (organisational innovation),  and  promise  continuous growth  of  new  (web  2.0)  tools  which  can support  and  enrich  teaching  and  learning (technological  innovation).  The  implemen‐tation  of  web  2.0  in  training  institutions, and the successful exploitation of its bene‐fits,  will  require  an  informed  planning  pro‐cess  involving  the  pedagogical‐didactical, organisational  and  technical  aspects  of  the organisation.  The SVEA project aims to address all these aspects  in  the  following  guidelines  which have  been  designed  to  provide  both  man‐agement  and  training  staff  with  an  intro‐duction  to  the  requisite  knowledge  and skills.  The  guidelines  are  also  intended  to encourage  training  institutions  to  take  the first  steps  in  integrating  web  2.0  in  their training practice. These  SVEA  web  2.0  guidelines  are  pre‐sented  in  two  parts,  each  focusing  on  one of  the  two  main  target  groups.  The  first part  addresses  the  senior  management  of VET  and  adult  training  institutions  and  Introduction       1
  8. 8.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                 knowledge  of  highly  qualified  employees 2. Management  where  social  media  tools  offer  significant If  your  training  institution  is  considering  opportunities  to  progress  further  towards implementing  social  media  and  wants  to  being  knowledge  based  and  transparent make  the  switch  from  a  ‘classic’  to  a  ‘web  organisations.  2.0  enabled’  educational  institution,  you  A  shift  to  openness,  sharing,  collaborative will be aware that it is essential that you as  and peer acting organisation is a significant a  manager  establish  a  sound  policy  con‐ cultural change for established convention‐cerning  the  use  of  these  web  2.0  tools.  To  al  training  institutions.  For  each  new  pro‐truly realise change in your training institu‐ cess you plan to implement in your organi‐tion  in  a  desirable  and  systematic  way,  sation you will have to think about the dif‐clear policy guidelines and a proper frame‐ ferent  issues  you,  as  a  manager,  will  have work  are  required.  You  can  only  derive  to consider when starting the integration of maximum  benefit  from  your  approach  social  media  in  the  knowledge  manage‐when you first become aware on an institu‐ ment processes of your training institution. tional level of the importance and potential  First of all you will need to think about the of web 2.0, and subsequently translate this,  reasons  why  you  want  to  integrate  social from  within  your  own  specific  and  local  media  in  your  organisation  and  discuss institutional context, in a concrete strategy  within  the  organisation  why  social  media (what  are  our  objectives?)  and  teaching  are  a  suitable  answer  to  these  issues.  But models  (how  will  we  take  on  the  educa‐ other  important  questions  need  to  be tional and organisational adaptation?).   raised as well.  This  first  chapter  elaborates  on  how  to  To give a better orientation on what has to implement  social  media  in  the  knowledge  be  considered  there  follows  a  list  of  initial management  process  of  a  training  institu‐ questions  (together  with  some  answers  to tion  and  looks  at  some  organisational  pre‐ these  questions)  that  need  to  be  consid‐conditions  which  determine  what  infra‐ ered,  together  with  your  management structure and knowledge is needed to inte‐ team, at the beginning of the process: grate web 2.0 in your institution.     What  is  your  purpose  when  integrating  social  media  in  your  organisational  struc‐2.1 How to implement social  ture?    Improving  the  knowledge  exchange  in  media in the knowledge  your organisation  management process of your   Establishing better collaboration  training institution?   Offering the opportunity to have access  to more information, knowledge As  a  manager,  you  will  know  that  the  im‐  Being more flexible plementation  of  social  media  in  further   Establishing  shorter  communication education  institutions  not  only  has  the  po‐ processes tential  to  set  up  more  innovative  training   Giving all staff members the opportuni‐courses,  but  also  to  innovate  the  overall  ty  to  participate  in  the  whole  infor‐organisational structure to become a more  mation and knowledge exchange of the open and knowledge oriented organisation.  institution This  is  especially  true  for  organisations   Reducing  hierarchies,  where  appropri‐whose  business  concept  is  based  on  the  ate, through the use of social media   Management       2
  9. 9.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                   will  also  contribute  to  a  better  ac‐Who  is  the  contact  person  for  the  whole  ceptance. institution who will be responsible for the   overall process?   How  can  you  persuade  your  staff  to  use  It  is  important  to  have  a  contact  per‐ the  new  tools  and  to  participate  in  the  son/  team  that  has  responsibility  for  knowledge exchange process?  the whole process and gives an orienta‐  Demonstrate best practices from other  tion  to  the  staff  but  also  who  has  a  training institutions which have already  clear  understanding  of  the  targets  and  implemented social media tools to bet‐ how to realise the whole process.  ter organise their whole organisation to  It  is  equally  important  to  nominate  a  outline the clear benefits to your staff.  person  or  a  team  to  accompany  the   Choose  members  of  your  institution  first  trial  to  evaluate  the  overall  pro‐ who are already used to work with so‐ cess. This will give your staff the ability  cial media to participate in the new or‐ to  receive  direct  answers  if  something  ganisation  process  and  who  know  the  is not clear to them and will avoid staff  benefits  implementing  such  process  to  members  disconnecting  from  the  pro‐ increase  the  overall  acceptance  (bot‐ cess.  tom up approach).     Clearly outline the advantages not only Who  are  the  demands  of  your  target  at the beginning of the project but also group?  during  the  first  pilot  phase.  If  possible  Ask  your  staff  what  they  expect  from  use  good  examples  from  this  pilot  using social media internally for organi‐ phase.  sational purposes.   Discuss with your staff the experiences  Ask  which  functionalities  would  help  they  have  made  using  the  new  tools.  them  to  communicate  in  an  efficient  Establish an open discussion, exchange  way.  of experiences, preferably by using the    new selected social media tools. Which people, staff will be involved at the   Train the executives to foster the social beginning to realise those targets?  media progress and the cultural change  Think about which people have already  towards  an  open  and  collaborative  or‐ experience  in  working  with  social  me‐ ganisation (top down approach).  dia tools or who are very open to new   Observe  both  ways  for  implementing  structures  and  technologies  so  that  social  media  in  the  organisation:  top  they  easily  accept  the  new  system  and  down and bottom up.  are  willing  to  carry  on  the  change  pro‐   cess in your institution.   Have  you  thought  about  setting  up  a    mutiplicator process? What  could  be  a  good  pilot  project  with   Those  people  who  have  already  tested clear  targets  to  test  the  new  process  in  and  worked  with  the  new  tools  could your institution?  introduce  them  to  the  other  team  Choose a pilot project which is relevant  leaders and inspire and stimulate them.  to  the  whole  organisation  and  will  One person will be responsible for one  clearly  outline  the  benefits  to  your  team  to  support  the  uptake  and  ac‐ staff.  Use  the  step  by  step  trial  ap‐ ceptance of the new tools.   proach to integrate the employee. This    Management       3
  10. 10.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                Have  you  set  up  an  evaluation  system  to evaluate the overall process?  To  receive  clear  feedback  from  your  staff about the acceptance of the new  implemented  tools  it  is  useful  to  eval‐ uate  the  new  structures  and  to  see  what goes well and what doesn’t.   Last  but  not  least,  make  sure  that  your  vi‐sion and strategy on the implementation of web  2.0  in  the  institution  is  shared  by  all actors in the process (policy, teachers, stu‐ Further resources dents, etc.). Making the switch from a clas‐sic  to  a  web  2.0  enabled  educational  insti‐  In the SVEA regional needs analysis you can tution has to be more than just the work of  find more information on how to start inte‐an individual manager or teacher; it has to  grating  social  media  in  the  organisational be  a  common  goal  from  the  institution.  process  of  an  institution  (including  some Furthermore,  teachers  and  trainers  cannot  best  practice  examples):  http://www.svea‐be  considered  as  the  obedient  executor  of  pro‐what others have decided. As no doubt you know, and will be explained further  Regional_Needs_Analysis_01.pdf  on in these guidelines (see section 2.1), the   The  SVEA  training  module  on  ‘Web  2.0  for use of social media and ICT in general has a  Institutional  Managers’  explores  how  web considerable impact not only on the institu‐ 2.0  services  are  increasingly  being  used  in tion but also on the role, attitudes and be‐ the  management  of  educational  institu‐haviour of teachers and trainers. Therefore  tions:  a  continuous  dialogue  with  them  and  re‐ for their expertise is essential.  ode/1170            Management       4
  11. 11.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                  source versions of these applications avail‐ able at no cost. 2.2 Organisational Preconditions    There are  two main types of software ap‐ plication  used  by  online  learners  and 2.2.1 What infrastructure is needed to  teachers:  start using web 2.0 in your insti‐   tution?   1) The  first  is  learning  environment  software  that  provides  the  online The implementation of web 2.0 has an im‐ functionality needed to support the pact  on  a  number  of  organisational  issues.  learning  process.  This  would  typi‐You  will  be  already  aware  that  using  web  cally  include  communications  soft‐2.0 in your institution can only be effective  ware,  learning  materials  presenta‐when integrated with your existing stable IT  tion  tools  and  a  range  of  course infrastructure.  This  infrastructure  should  management tools.  contain sufficient applications to allow real   learning  needs  to  be  addressed.  Also,  you  2) The second type would be applica‐will have already planned for the infrastruc‐ tion  software  that  the  learners ture to be sustainable and future‐oriented.  and the teachers use as part of the It has to be easy to adapt the hardware and  learning  activities.  These  would software  for  future  learning  needs  or  for  typically include  word  processing new web 2.0 tools.   software  for  teachers  to  create What hardware is needed for online learn‐ learning  materials  and  for  learners ing?  to  complete  assessment  tasks, It is clearly important for both teachers and  graphics  software  to  produce  dia‐learners  to  have  access  to  the  minimum  grams  and  edit  photographs, level of equipment needed for participation  spreadsheets  to  manipulate  and in  online  learning.  The  physical  resources  present numeric data, etc. required  to  participate  in  online  learning   are the same as those used by anyone who  All in all, it is true to say that the rapid de‐accesses  the  internet  for  social  or  work  velopment  of  home  computing  and  inter‐purposes  using  a  normal  desktop  PC  or  net usage now means that most people can laptop  computer.  A  growing  number  of  engage  in  online  learning  with  the  re‐people  have  their  own  computers  and  an  sources  they  already  have.  The  same  ap‐internet connection at home and hence for  plies to institutions delivering online learn‐them  there  is  no  additional  equipment  to  ing:  you  can  use  expensive  commercial  e‐buy when starting to learn online.  learning software and hardware packages if    you wish, but it is not a necessity. What software is needed for online learn‐ Moreover, when you look at web 2.0 based ing?  learning  environments  in  particular  it  can Similarly,  the  software  required  for  online  be  seen  that  one  of  the  most  remarkable learning does not mean additional expense.  shifts  of  perspective  brought  about  by  so‐An  internet  browser  and  office  applica‐ cial  media  in  the  world  of  ICT‐enabled tions  such  as  a  word  processor,  spread‐ learning has to do with the fact that it pro‐sheet and similar programs are all that are  motes  a  platform‐independent  approach: normally  required.  There  are  free  open  the  web  is  the  platform  and  there  is  no  Management       5
  12. 12.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                longer  a  need  for  any  additional  (closed)  2.2.2 What impact does the integration platforms. Also typical for web 2.0 and the  of social media in the organisa‐fact  that  the  web  is  used  as  a  platform  is that it is not limited to the use of your own  tional setting of your institution personal  computer.  The  web  is  accessible  have on your staff policy? via different types of devices (smart phone,  Complementing  traditional  educational tablets etc.) and data will be held more and  models with web 2.0 is considerably chang‐more in cloud environments.  ing the roles of teachers, students and insti‐Furthermore, online learning environments  tutional managers in the context of educa‐can  be  constructed  using  freely  available  tion and training (as will be described more web  2.0  tools.  The  individual  functional  in  detail  in  section  2.1).  The  implementa‐elements  of  a  learning  management  sys‐ tion  of  web  2.0  consequently  will  have  an tem,  online  communications,  document  impact  on  the  staff  policy  and  the presentation,  information  management  knowledge  that  is  needed  to  integrate  so‐etc.,  can  be  brought  together  on  a  single  cial media within the organisational setting website to deliver the same online learning  of your institution.  services. The advantage of this approach is   that  it  can  be  individually  tailored  to  the  The  impact  of  web  2.0  integration  on  staff needs  of  particular  courses  or  even  mod‐ policy  within  a  training  institution  is  two‐ules within courses. In section 2.2.2 you can  fold:  find  inspiration  on  which  tool  institutions  1) Impact  on  the  competences  and  re‐can  find  interesting  to  use  for  which  pur‐ sponsibilities of teachers and support pose.   staff  When  integrating  web  2.0  in  your  training  First  of  all,  the  demands  on  both institution, your technical staff will be mak‐ teachers  and  support  staff  are  chang‐ing sure that all technological resources are  ing as a result of the developments  in user friendly. If the tools are too difficult to  technology.  Consequently,  there  is  a use for your teachers and/or students they  need for teachers and support staff to will make it  harder (or  even impossible)  to  develop  their  competences  and  be‐implement  or  to  use  web  2.0  in  your  insti‐ come  familiar  with  new  responsibili‐tution.   ties.     Teachers and trainers  Further resources   Teachers and trainers cannot just copy  and  paste  the  ‘traditional’  way  of  An  overview  of  the  minimum  hardware  teaching  in  an  online  environment.  and  software  setup  needed  for  starting  Therefore,  support  and  training  of  with  online  learning  in  general  within  teachers  and  trainers  will  be  a  key  el‐ your institution can be found in the SVEA  ement if your institution wants to suc‐ training  module  on  Online  Learning:   ceed in using web 2.0 in the context of  http://www.svea‐ adult education. To enable a good use  pro‐ of  web  2.0  tools  in  your  institution ne_learning.pdf, p.14 ff.  trainers  need  to  develop  professional,  didactical  as  well  as  technological  skills.  The  relation  and  interaction  be‐ Management       6
  13. 13.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                 tween those three aspects needs to be  stitution. Therefore it is recommended  understood thoroughly.   to have a group of key stakeholders in  the institution available who will act as  Implementation of web 2.0 only works  change  agents  to  make  the  switch  if the trainer has a good insight in the  from  a  traditional  to  a  ‘web  2.0  ena‐ possibilities  and  limits  of  the  used  ap‐ bled’‐institution.   plications.  Since  this is a  critical factor  in succeeding in the implementation of  Good  support  staff  should  be  more  web  2.0  in  your  institution  it  is  im‐ than just an ‘ICT helpdesk’ on the one  portant to make sure the trainers (and  hand  and  didactical  support  on  the  staff)  get  a  good  training  in  the  usage  other  hand.  Support  staff  that  can  of web 2.0 tools in an educational con‐ combine  both  the  techno‐logical  and  text.  Teachers  have  to  learn  how  to  didactical  aspects  are  needed.  Once  use  these  tools,  redesign  courses,  web  2.0  is  implemented,  it  is  also  im‐ evaluate  and  follow‐up  students  who  portant  to  still  have  technical  and/or  use  these  online  tools  and  integrate  expertise in using social media around  them  in  a  meaningful  way  in  their  in  the  institution  which  trainers  can  courses.   contact and who is also responsible for  supporting others in setting up the dif‐ One  way  of  encouraging  teachers  and  ferent social media tools.  trainers  to  become  familiar  with  the  competences and tools that are need‐   ed  is  to  let  them  become  an  online  2) Impact  on  the  workload,  time  man‐ student themselves. It could therefore  agement  and  remuneration  of  be  recommended  to  organise  their  teachers and support staff   training  on  online  or  blended  learning    The  use  of  ICT  and  web  2.0  tools  in  via online or blended learning.  training has a considerable impact on    Example: Toll‐net is a network of teachers, ICT‐staff,  the  workload  and  time  management    directors and educational advisors of lifelong learn‐ of  trainers  and  support  staff.  Teach‐   ing institutions in Flanders (Belgium). Members  ers need to be given enough time, in    exchange good practices on e‐learning and using  particular in the starting up phase, to    new tools in education. The network also organises  develop  their  own  competences,  to    each year also courses on educational aspects of e‐ design  high‐quality  courses,  offering    learning and new applications. Most parts of these  the  courses  and  provide  for  the  in‐   courses are organised via an online application. The  teraction  between  teachers  and  stu‐   network also organises face‐to‐face moments for  dents.  Otherwise  there  is  a  risk  that    the learners. This method of teaching allows the  the  additional  workload  will  become    learners to experience what it is like to learn  a  serious  obstacle  in  future  imple‐   ‘online’. It makes it easier to experience what you  mentation.   have to do as online teacher/trainers to make an  Support staff    online tool work in an education context.    With  regard  to  workload  it  is  neces‐   http://www.toll‐  sary  to  make  clear  agreements  on  how  this  workload  will  be  defined.  Integrating  web  2.0  in  your  institution  Today,  a  lot  of  procedures  are  still  is teamwork. You need more than just  based  on  classic  face‐to‐face  educa‐ one or two teachers to start using web  tion  and  are  therefore  not  suitable  2.0 tools in your institution and to de‐ for online or blended learning. Work‐ sign and develop a complete and inte‐ load  is  calculated  on  the  number  of  grated usage of these tools in your in‐ contact  hours,  number  of  students,  Management       7
  14. 14.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                 etc.  However,  the  online  support  of    Example 2: MFG Baden‐Württemberg (Baden‐ e.g.  250  students  has  a  whole  new    Württemberg, Germany) uses following mod‐ dynamic  than  offering  a  face‐to‐   els:   facelecture  to  the  same  group.  The    support  is  much  more  personal  and    If  the  teachers/trainers  are  offering  only  one  webinar  then  they  will  be  paid  for  those  1,5  direct  but  also  more  intense  for    hours.  They  thus  receive  a  fixed  amount  in‐ teachers.  The  work  that  the  teacher    cluding the preparation phase.  does  online  is  often  not  yet  recog‐   nised.  Therefore  new  models,  which    If  the  teachers/trainers  are  organizing  a  focus  more  on  results  than  on  con‐   blended learning course they will be paid half  tact hours, need to be taken into ac‐   an hour per participant/per week. So they will  count and developed.     be paid for 1 hour working time for 2 partici‐   pants.  If  it  is  a  very  time  intensive  online       support  which  the  trainer  has  to  offer  during   Example 1: Coleg Sir Gâr (Wales, UK) uses two    the  online  phase  then  they  are  paid  1  hour   different models:     work per participant/per week.     The first model is restricted by the amount of     funding drawn down. Where funding is drawn  Finally,  you  carefully  need  to  think  about   down  from  government  Coleg  Sir  Gâr  allo‐ the  planning  of  courses.  Combining  online   cates  one  hour  per  week  for  every  10  learn‐ and offline activities has a different dynam‐  ers. This is based on approximately 4 learners  ic  compared  with  the  classic  educational   submitting  work  for  marking.  As  there  are  peaks a troughs this is of course not an exact  model.  The  mandatory  attendance  of  stu‐  science.  dents and teacher on campus, for example,     is  not  appropriate  when  organising  online   The  second  model  is  based  on  a  single  10  activities and the support.    hour  unit.  Per  student  there  is  a  one  hour  payment (this provides approximately 5 weeks     tutor support). If a tutor starts a cohort of 10  Therefore  it  is  important  to  think  about   learners  that  lasts  5  weeks  then  they  will  be  following questions:    paid 10 sessions (approximately £21 per hour)   How  will  you  schedule  the   i.e.  £210.  Each  tutor  can  take  up  to  60  learn‐ online/blended courses? Still in a tradi‐  ers  per  month.  Tutors  are  expected  to  mark  the  students’  work  and  provide  good  quality  tional  way  (e.g.  2  days  a  week  for  1   feedback.  hour)?  Or  can  this  be  done  in  a  more   flexible way?    Do  the  work  rules  allow  applying  flexi‐  ble working schedules for the teachers? Not  only  should  you,  as  a  manager,  make   Do teachers get a desk in the institution clear  agreements  on  how  workload  is  de‐ or a workplace at home to support stu‐fined  and  paid,  you  should  also  consider  dents online? incentives  for  those  teachers  who  adopt, set up and promote innovative initiatives in   Is  working  at  home  an  option  (and  un‐ der which conditions)? your institution.             Management       8
  15. 15.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                 quisition  of  competences  (closed,  con‐3. Trainers  trolled environment – formal learning) ver‐Trainers  will  face  new  and  unfamiliar  chal‐ sus  preparation  towards  the  knowledge lenges  when  starting  using  social  media  in  society (informal, social and open learning). their  courses.  The  following  section  will  As  a  result  of  the  new  technologies,  the outline what trainers have toconsider when  roles  of  teachers  and  trainers  are  also they  start  integrating  social  media  in  their  changing considerably.  course structure:  What does this mean for the trainers?  WEB 1.0 ‐ School 1.0  „The Age Of Authority“  What  do  they  generally  need  to  be    aware of?   Reading  Receiving  Which  tools  might  be  suitable  to  Responding  achieve  which  objectives  and  which  kind of support do they have to offer to  their  participants  to  achieve  good  learning results with the online learning  activities?  As  copyright  and  the  intellectual  property  WEB 2.0 ‐ School 2.0 rights  issue  is  very  relevant  when  using  „The Age Of Engagement“ social  media  it  will  also  be  highlighted  at   the end of the section, covering the essen‐ Connecting tial  ‘do’s  and  don’ts’  and  how  the  users  Creating and learners can protect their privacy.   Contributing 3.1 Changing roles  Traditional  classroom  based  teachers  have As  already  mentioned  in  the  first  chapter,  always  been  expert  in  content  and,  alt‐complementing  traditional  educational  hough they are also familiar with the peda‐models  with  web  2.0  tools  is  considerably  gogic  techniques  of  facilitating  knowledge changing  the  roles  institutions,  teachers  acquisition/construction,  the  classroom and  students  play  in  the  context  of  educa‐ situation  has  always  tended  to  favour  in‐tion and training.   structional  delivery.  Today,  the  ex‐One  view  is  that  training  institutions  are  pert/instructor (“the sage on the stage”) is evolving  from  safe  and  closed  learning  en‐ becoming  a  moderator/coach  (“guide  on vironments,  based  on  (1)  tranquillity,  re‐ the  side”)  as  a  result  of  the  flexibility  pro‐flection  and  tradition;  (2)  certified  vided by online technologies. Delivery is no knowledge and quality; (3) individual train‐ longer  about  the  transfer  of  knowledge  or ing,  to  being  a  ‘gateway  to  society’,  more  content but more and more about creating based  on  (1)  workload,  training  and  the  context  for  it.  Teachers  are  becoming change; (2) rapidly changing knowledge and  facilitators  of  processes  of  knowledge quantity; and (3) social training.   (co)construction.     Many  training  institutions  are  balancing   between  these  two  models  and  trying  to combine  both:  the  certification  of  the  ac‐   Trainers       9
  16. 16.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                In short, the role of a teacher is changing:    Learners are becoming creators of con‐ tent.  This  gives  them  more  autonomy  From  a  source  of  knowledge  to  the  and importance.   manager or coach   At the same time it is important to raise  From  face‐to‐face  campus  based  edu‐ the  students’  awareness  of  their  new  cation  to  forms  of  student‐centred  role  so  that  they  are  aware  of  the  fact  blended learning  that  they  have  to  act  more  inde‐ From  pure  knowledge  transfer  to  de‐ pendently. For some this might cause a  signer of a learning environment which  problem.  is  linked  to  the  real  world  (interaction,   Learners  will  also  become  reviewers  if  communication,  networking,  collabora‐ they take over the responsibility within  tion and individual work)  peer‐learning groups. They will start to   reflect more about the content and the Consequently,  the  behaviour  of  teachers  learning processes.  and trainers will inevitably change:   The learner has to organise their learn‐ If  they  want  the  learners  to  actively  ing  time  more  independently.  Good  collaborate  together  online  then  they  time management will be needed.  need to take a step back and give them   The  learner  will  have  to  be  self  moti‐ the floor;   vated and also very disciplined  As a trainer, they will be the moderator   On  the  other  hand  the  learner  has  who  guides  the  learners  to  achieve  more  autonomy,  can  decide  more  their  learning  target,  e.g.  if  they  see  freely and can bring in their experience  that  there  are  participants  who  do  not  to a broader community  participate at all online they have to ac‐  The  success  of  a  learning  activity  will  tivate  their  participation  by  motivating  very much depend on the learner’s mo‐ them  tivation  and  his/her  willingness  to  act  As a trainer, they will need to take care  more  independently.  As  a  train‐ on  the  equality  in  collaboration  inside  er/teacher  you  offer  the  framework  in  the different learning groups to ensure  which  the  learner  operates.  You  will  that  each  member  contributes  to  the  probably  start  the  new  teaching  meth‐ overall learning success.  od  with  an  open  discussion  with  your  As  a  teacher  they  will  give  orientation  learners  to  see  how  they  react  on  that  to  the  learner  on  how  to  contribute  and  also  what  they  think  about  it  and  online and they have to be very flexible  offer  them  support  when  they  are  not  in reacting to the learners activities  yet  that  familiar  and  ready  for  self‐ As  a  teacher,  they  will  need  to  give  dependent learning.  flexibility  to  the  learners  so  that  they  The changing roles of trainers and students  really have the feeling that they can act  through the use of web 2.0 tools will, with‐ autonomously  out a doubt, have an impact on how you as In  section  3.2.3  the  different  roles  that  a  teacher  will  offering  your  courses  in  the teachers have to play are described more in  future.  The  following  sections  will  further detail.  outline  how  you  can  implement  web  2.0 The learner’s role will also change and they  successfully  in  your  course  design  and are taking a far more active role than they  teaching. have ever done.     Trainers       10
  17. 17.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                3.2 How to implement successful  For  what  purpose  do  you  want  to  use  so‐ cial media tools?   e‐learning 2.0 courses   Just  to  exchange  information  and  knowledge? 3.2.1 For what educational purposes   To exchange  information  and to devel‐ can you use social media tools?   op  common  projects/learning  content  together? Web 2.0 tools that can be used in an educa‐  To  offer  a  more  learner  centred  learn‐tion  and  training  context  are  increasing  in  ing environment? number  and  becoming  more  diverse  in   their  applications.  The  success  of  a  new  What  learning  outcomes  do  you  want  to training initiative is not so much dependent  achieve?   on the tool as such but more on the use of   Acquisition  of  new  knowledge,  skills a tool which is carefully considered before‐ and abilities? hand.  The  choice  of  the  right  tool  and  the   Delivering  new  forms  of  learning?  For approach  depends  on  the  aims,  the  situa‐ example a learner centred learning en‐tion,  the  participants,  etc.    Therefore,  be‐ vironment  by  using  more  collaborative fore  choosing  a  tool,  you  as  a  teach‐ online  tools,  strengthening  the  learn‐er/trainer  need  to  focus  on  the  target  ers’ self‐dependent, autonomous learn‐group’s specifications.   ing ability.    It is essential to consider:  What  is  the  learning  environment  of  your   target group? Who are your learners?   Are they learning at their work place? If  Are they open towards the use of new  so, are they allowed to use the selected  technology?  tools?  Then you can be very flexible in choos‐  Are they learning in their spare time?  If  ing different social media tools for your  so,  do  they  have  the  adequate  tech‐ training course. If they already use cer‐ nical equipment at home?  tain  web  2.0  tools  regularly  in  their    spare time then it would be wise to in‐ As  important  as  it  is  to  be  aware  of  the  tegrate  the  same  tools  also  into  the  target group specifications you also have to  learning process as they are using them  be  sure  which  work  formats  you  want  to  anyway  and  the  barrier  using  social  implement. Different work formats can be,  media for learning purposes is not that  for  example:    instruction,  demonstration,  high.   discussion,  group  work,  project  work,  de‐ Are  they  perhaps  not  that  young  any‐ bate,  writing  papers,  making  prototypes,  more  and  thus  possibly  not  that  open  role play, listening exercises, etc. The use of  anymore  towards  new  technology  but  web 2.0 and ICT tools have the potential to  still flexible?   make  these  different  formats  easier  to  or‐ If this is so, then you will probably need  ganise.   to take your time to test different tools    with  them  and  discuss  with  them  their  For example:   experiences with the new learning tools   Do  you  want  to  offer  the  learners  the  and  which  they  would  prefer  to  have  possibility  to  develop  content  together  integrated  in  the  course.  ‐  then  a  wiki  could  be  the  right  tool    where  the  participants  can  structure  Trainers       11
  18. 18.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                 the  content  easily  and  work  collabora‐ fication  with  the  learning  tool  and  its  tively;   adoption.  Of  course,  this  is  only  possi‐ Do you want to have a place where the  ble  if  the  learner  has  sufficient  digital  learners  and  you  as  a  teacher  can  ex‐ literacy. It is  important that the select‐ change experiences on a regular basis ‐  ed  tools  and  the  use  of  the  online  then a blog could be suitable;   learning  environment  generally  is  ca‐ Do  you  want  to  support  your  learners  tered  for  by  the  learners’  existing  digi‐ in  exchanging  information  on  specific  tal literacy.  topics  ‐  then  social  bookmarking  tools   Test  the  chosen  tools  beforehand  with  or  a  Facebook  group  could  be  appro‐ your  learners  and  let  them  decide  priate, as well as the use of photo and  which  one  they  prefer  and  which  they  video  applications  to  share  multimedia  find  more  usable.  This  again  will  content.   strengthen  the  interest  in  starting    learning using such tools. When in the process of choosing a tool you   could:  The  schedule  below  gives  an  overview  of  Think  about  whether  or  not  the  learn‐ the different focuses and the ICT tools that  ers  do  already  use  specific  tools  on  a  can be used:  regular  basis  in  their  daily  life.  The  fa‐   miliarity  with  those  tools  is  then  al‐   ready quite high and the barriers to us‐   ing  this  tool  for  learning  will  be  low.    The  students  will  enjoy  the  learning    when  using  this  social  media  tool,  will    contribute more, which will lead to bet‐   ter learning results.    Offer  students  the  opportunity  to  de‐   cide autonomously which platform they    want  to  use  and  how  the  layout  could    look like. This also increases the identi‐   Reflecting  Collaborating Communicating Networking  ePortfolio  Wiki E‐mail Personal webpage Weblog  Group blog Online Chat Sharing Services  Discussion forum Videoconferencing Social bookmarking Sharing Services Audioconferencing Social network site Webconferencing CMS/LMS systems Trainers       12
  19. 19.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                Not  all  tools  mentioned  in  the  scheme  are  your  own  blog  to  someone‐else’s  or so‐called web 2.0 tools. In these guidelines  creating a group blog we will only focus on web 2.0 tools and give   to  stimulate  discussions  with  fellow some initial ideas on how they can be used  experts  ‐  as  most  blogs  offer  a  com‐in an educational or training context.  ment  feature  they  frequently  become   temporary  forums  for  discussions  prompted by an original post Blogging   A blog (short for weblog) is a type of web‐ Students  can  find  the  use  of  a  weblog  in‐site, or part of one, where entries are made  teresting in journalist style and displayed in a reverse   to communicate and exchange ideas on chronological order so that the first entries  learning  tasks:  papers,  dissertations, you see are the most recent ones. Usually a  Ph.D thesis developments etc. This can blog  is  maintained  by  an  individual  or  a  be done individually or in group (group small group of people and presents a mix of  task). It can also be used in the context opinion,  commentary,  news  and  other  of internships or student placements.  types of content.    to reflect on their own learning process  he  is  going  through  by  describing  their A blog is usually maintained by an individu‐ thoughts,  learning experiences and ac‐al  (some  function  as  personal  online  dia‐ tivities – this makes it also easy for the ries),  but  could  also  be  used  by  a  group  teacher to follow what a student is do‐(group  blog),  and  can  contain  commen‐ ing taries, descriptions of events, links or other   to  learn  to  search,  find,  analyse  and media  files.  Most  blogs  focus  on  texts  and  synthesise  information  (is  it  use‐images,  but  some  blogs  focus  on  video  ful/relevant/recent/to be trusted? etc.) (video blog) or other social media.  (information skills) A  blog  will  contain  a  lot  of  information,   to  learn  to  form  an  opinion  to  allow making it difficult to retrieve the exact text.  discussion  and  constructive  criticism Therefore you can add tags (keywords that  (social skills) are connected to a small part of text) which   to  learn  to  cope  with  feedback  (peer appear on the sidebar of the blog connect‐ review, peer pressure) ing  different  messages  together  by  clicking   to  learn  to  write  a  concise  and  mean‐on those tags.  ingful post with a good argument   Currently  the  most  popular  web  2.0  blog‐ Institutions can find blogging interesting ging  tools  are  Blogger  (   as an alternative for a normal website: and Wordpress (  the  typical  categories  of  a  weblog  can   be  defined  using  menu  buttons;  the Blogging in education & training  chronological  posts  giving  the  neces‐As a teacher/trainer, you can use blogs  sary information  to communicate and exchange ideas on    as  an  event  calendar:  each  new  post  research  and  to  make  available  (some  announces news or events  of) their data or writing   as a knowledge management tool  to create a community or a network (of   as  a  collection  of  posts  by  all  co‐ educators  in  or  outside  of  an  institu‐ workers  of  the  institute  on  their  spe‐ tion)  around  a  shared  interest  (course,  cialism  research  topic),  for  example  by  linking   to strengthen team building dynamics  Trainers       13
  20. 20.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                Social networking   to  keep  track  of  people  connected  to  you  (whether  professionally  or  person‐Social  networking  services  such  as  Face‐ ally) book are probably what most people think   to create a common page together with of  when  they  think  about  social  media.  fellow  students  in  order  to  stimulate Social  networking  tools  enable  groups  of  and  support  each  other  in  an  informal people to communicate, store details about  way  (which  could  already  start  before each  other,  and  publish  information  about  the  course  has  begun  and  continue  af‐themselves.  ter it has finished).  Social networking services draw together a   to  share  and  exchange  ideas  and  in‐variety  of  tools  and  provide  spaces  for  a  formation range of different groups to interact and to   build  online  communities  of  people  who  Institutions  can  find  social  networking  in‐share interests and/or activities or who are  teresting interested  in  exploring  the  interests  and   to promote the own institution by cre‐activities  of  others.  These  types  of  tools  ating  a  page  where  you  announce allow you to quickly create a network. Each  news, events, course offers, etc. tool is different, offers different functionali‐  to  keep  track  of  the  institution’s  con‐ty  and  perhaps  most  importantly  has  its  tacts, (former) staff, (former) students own culture.     Currently the most popular social network‐ Sharing services ing  tools  include  Facebook  Document  sharing  is  providing  (uploading) (,  LinkedIn  and  receiving  (downloading)  digital  files (,  and  Google+  over  a  network.  This  can  be  used  for  all ( )  kinds  of  media.  Document  sharing  can  be   done  in  many  ways.  It  can  be  done  in  the  private sphere of the institution or a public Social  networking  in  education  &  train‐ sphere somewhere online. There are many ing  types of media file sharing. First you should  check  whether  document  sharing  already As  a  teacher/trainer,  you  can  use  social  exists  on  your  own  institution’s  learning networking  platform and whether it meets your needs.  to  keep  track  of  people  connected  to  If  this  is  not  the  case  then  there  are  many  you  (whether  professionally  or  person‐ online web 2.0 alternatives.  ally)  and  to  build  and  maintain  profes‐ sional relations  There  are  applications  in  which  you  can  to create a community or a network (of  share  your  files  together  with  your  e‐mail  educators  in  or  outside  of  an  institu‐ account  like  Google  Docs  tion)  around  a  shared  interest  (course,  ( with word proces‐ research topic)  sor, spreadsheet, presentation, online data  to  stimulate  discussions  with  fellow  collection  forms,  and  data  storage.    These  colleagues or with your students  tools can be shared by people you invite, or  to create a page for a group of students  could be made public. You can also choose  or course  if  the  invited  person  will  become  just  a    reader,  or  if  the  person  is  also  allowed  to Students  can  find  the  use  of  social  net‐ change the  content. Another useful collab‐working interesting  oration  tool  is  Dropbox  Trainers       14
  21. 21.                               SVEA Web 2.0 Guidelines                                   (,  a  web‐based  file  Institutions  can  find  video  sharing  very  hosting  service  which  enables  users  to  useful  store  and  share  files  and  folders  with  oth‐  to  create  and  post  interviews  from  ers across the Internet.   different  teachers,  visitors  to  the  school, or guest speakers.   There are also special programmes for spe‐  to upload short movies (or slideshows)  cial  kinds  of  files,  like  SlideShare   and  use  this  to  present  and  promote  (  uploading  presen‐ their institution to future students  tations  with  or  without  audio,  as  well  as  Scribd  (,  YouTube     (  or  Vimeo  Social bookmarking  (  (for  video  materials),  Social  bookmarking  sites  allow  users  to  iTunes  (  (for  audio  and  store,  tag,  manage,  share  and  search  for  video),  Flickr  (  (for  photo  bookmarks (links) to resources online. Tag‐ sharing).  ging  bookmarks  with  appropriate  terms  Video  sharing  is  a  particularly  useful  appli‐ means that you can add a short description  cation  in  education  and  its  features  are  to the website and some relevant keywords  summarised below:  (a  tag)  in  order  to  classify  the  website  so  that they can easily be found again without    the need to search for precise words. Many  Video sharing in education & training  websites offer the opportunity to tag pages  to social bookmarking services by just click‐ As  a  teacher/trainer,  you  can  use  video  ing  on  icons  at  the  top  or  bottom  of  the  sharing  page.   to  share  lectures  or  presentations  online  Unlike  file  sharing,  the  resources  them‐  to make available (video) course mate‐ selves  are  not  redistributed,  only  book‐ rials  to  those  students  that  cannot  be  marks  which  point  to  their  location.  Social  physically present at a lecture  bookmarking  websites  are  an  extension  of   to  create  lectures,  tutorials  and  bookmark  files  in  web  browsers  but  have  demonstration of difficult procedures  many  advantages  over  browser‐linked  in‐  to  create,  post  and  share  professional  formation.  development video materials.  The social element of these services means   for Digital Storytelling  that users can see all items which share the   to  search  for  video  material  which  can  same  tag(s)  irrespective  of  who  stored  the  be  used  in  the  context  of  the  course  information. By sharing tags, users discover  (e.g. on topical issues such as a natural  resources  they  might  not  otherwise  have  disaster or controversial event)  seen,  and  benefit  from  the  knowledge  of    other people – sometimes strangers – who  Students  can  find  the  use  of  video  sharing  share their interests.  interesting   to  download  and  view  lectures  at  a  Currently,  the  most  popular  bookmarking  time convenient for themselves  tools  include  Delicious   to  replay/review  video  for  parts  that  (,  Diigo  were not yet well understood or at the  (  and  Digg  time before the exam  (        Trainers        15
  22. 22.                              SVEA Web 2.0 Guidelines                                Social  bookmarking  in  education  &  Web 2.0 communications training  During the whole web 2.0 evolution we As  a  teacher/trainer,  you  can  find  social  have seen the development of tools that bookmarking useful  allows communication between distant and  to  create  a  group  of  researchers  or  disparate groups. Communication can be  teachers with a common interest (same  text‐based (chat), with audio (audio con‐ course,  same  research  topic,  same  in‐ ferencing) and with both audio and video  stitute, same project) to share links  (web conferencing). The attractiveness of  to  rate  and  review  resources  of  infor‐ these tools lies in the direct contact be‐ mation  tween users, decreasing the feeling of dis‐ to create an "internet library"  tance between the users.  to  discover  resources  and  information  Chat  refers  to  any  text‐based  kind  of  con‐ by following other peoples similar tags.  versation  between  two  or  more  users.  to  setup  a  group  tag  in  order  to  share  Chatting is a very simple and easy to handle  educational  resources,  with  for  exam‐ tool  for  communicating  to  another  individ‐ ple  the  participants  of  a  particular  ual.  The  official  technical  name  is  synchro‐ course  nous conferencing. You can chat in either a  to  use  as  preparatory  course  materi‐ public  or  a  private  chat  room.  For  educa‐ al/literature for your students  tional  purposes  chat  in  a  private  sphere  is    recommended.  Students can use social bookmarking to  create  a  group  of  students  around  a  Audio  conferencing  or  conference  calling  common research topic (group work, a  consists  of  a  telephone  call  linking  several  paper, a thesis, a project.) to share links  parties.  An  audio  conference  can  be  done  with each other  over  telephone  lines  or  over  the  Internet  rate  and  review  resources  of  infor‐ (Voice over Internet Protocol – VoIP). Audio  mation (information and social skills)  conferencing  is  often  combined  with  web  stimulate  unintended  learning  oppor‐ conferencing,  sharing  documents  or  tunities  presentations over the Internet.   use  as  a  reference  list  as  part  of  an  e‐ Web  conferencing  (sometimes  called  a  portfolio  webinar)  is  the  term  used  to  conduct  live    meetings  or  give  presentations  over  the Institutions can think social bookmarking is  Internet with a group of two or more indi‐powerful for  vidual  users.  In  a  web  conference,  each  knowledge  management:  to  create  a  participant sits at his or her own computer  collection  of  resources  around  the  (re‐ and  is  connected  to  other  participants  via  search)  themes  of  the  institute  (which  the Internet, interacting with each other via  can  be  done  through  the  creation  of  a  two‐way  video,  audio  and  chat  transmis‐ network  of  individual  accounts  or  sions.  through a common group account)    Most popular tools include Adobe Connect  (  which  is  a  com‐  mercial  system,  FlashMeeting  (http://fm‐  which  is  an  educa‐  tional  service  provided  by  the  UK  Open   University,  and  Skype  (   which is a web 2.0 service.  Trainers       16