Folleto intranet

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  • 1. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com 1
  • 2. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com En este e-book veremos las claves fundamentales del desarrollo de una Intranet: Humana Competitiva Operacional Rentabilidad Técnicas El objetivo es afrontar los proyectos de Intranet con las mayores garantías de éxito. Santiago Tabuenca Director de Planificación – [ MarketiNet ] 2
  • 3. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com INDICEParte I. Conceptos de IntranetI.1. ¿Qué es Intranet?I.2. Historia y términos de Internet y World Wide WebI.3. El concepto del cliente universalI.4. La autopista de la informaciónI.5. Gestión de la información cliente-servidorI.6. Por qué es importante una infraestructura de gestión de la informaciónParte II. Intranet-InteligenciaII.1. IntroducciónII.2. Estructura para generar “inteligencia”.II.3. La información que genera valor añadidoII.4. Beneficios del uso de Intranet en la Empresa A/ Reduciendo el solapamiento de información B/ Fortaleciendo al individuo C/ Transferencia eficiente de la informaciónParte III. Los Roles en una IntranetIII.1. La infraestructura de Información de una Intranet y sus rolesIII.2. Los Roles A/ Usuarios B/ Autores C/ Intermediarios D/ PublicadoresIII.3. Descripción de la operativa y los roles 3
  • 4. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comParte IV. La rentabilización de una IntranetIV.1. Los Factores de rentabilización A/ Reducción de Costes B/ Incremento de Productividad C/ Ventajas competitivasIV.2. ConclusionesParte V. Desarrollo técnico de una IntranetV.1. La tercera capa: el navegador como interfaz de usuarioV.1. Capa intermedia: el servidor web y la lógica de negocioV.1. La capa inferior: el servidor de bases de datosV.1. La programación orientada a objetos 4
  • 5. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com 5
  • 6. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comI.1. ¿Qué es Intranet?Una Intranet está basada en un site con tecnología de Internet que está ubicado enlos servidores internos de la organización (aunque no siempre tenga que ser así), porsupuesto se presupone la seguridad suficiente para que no puedan entrar intrusos. Definición de Intranet La definición técnica de Intranet es una red de área local, o LAN (Local Area Network), que utiliza tecnología basada en Web, esto es, protocolos abiertos de comunicación (TCP/IP), sistemas estándares de transferencia de ficheros (HTTP y FTP), correo electrónico (SMTP, POP3 e IMAP4), mensajería (NNTP) y otros. Dicho de otra forma, una Intranet es una red privada que utiliza los recursos desarrollados para Internet para distribuir información y aplicaciones a las que sólo puede obtener acceso un grupo controlado de usuarios. Es un sitio web que resulta accesible solamente para los miembros de la organización, empleados u otras personas con autorización. El "Firewall" (Cortafuegos) la protege contra usuarios/redes no autorizadas, mediante bloqueo de tráfico, intermediación, monitoreo y seguimiento, entre otras funciones.Debido a que la intranet suele estar en nuestra propia red, el ancho de banda no sueleser un problema y esto permite tener una Web enriquecida, es decir una Intranetllena de recursos que no sería posible en otro entorno, con ficheros, audio, video, etc.Pero la Intranet es mucho más que un sistema técnico, esto sería empezar la casa porel tejado, una Intranet es un cambio en la filosofía de gestión de las actividades de laempresa, de los empleados y de todos los involucrados en su gestión en pos de unamayor competitividad en una sociedad cada vez más universal y donde cualquierventaja competitiva hace sobrevivir una empresa en este entorno.La Intranet es una de las herramientas de competitividad más poderosas que hoy endía puede tener una organización, si se aplica de forma adecuada.Hay infinidad de información, recursos y transacciones que son susceptibles ycandidatas para incorporarse a una Intranet. 6
  • 7. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comI.2. Historia y términos de Internet y World Wide WebInternet comienza en los 60 como un proyecto del departamento americano dedefensa. La creciente importancia del ordenador hizo pensar en el desarrollo de unared y la de mantener el flujo de la información en momentos de conflictos.El protocolo IP, se generalizó en el uso militar como una vía de los investigadores paracompartir la información. Dado que los militares tenían numerosos proyectos deinvestigación en curso en diferentes ubicaciones y universidades, esta tecnologíafacilito la intercomunicación entre todos los puntos de investigación.Finalmente este protocolo se empezó a extender fuera de la comunidad militar, seempezó a utilizar en la OTAN, instituciones de investigación y universidades europeas.Hoy en día es un estándar.En 1989, la European Particle Physics Laboratory, CERN, comenzó un proyecto muyexitoso que creo los componentes para generar un estándar para intercambiarinformación a través de Internet. Los componentes básicos son la creación de unestándar para archivos multimedia, hipertextos, y un estándar para servir estosarchivos cuando son requeridos. Las dos personas a las que se les considera los creadores de este estándar son Tim Berners-Lee con la ayuda de Robert Cailliau, y todo su equipo.Tim Berners_lee Robert CailliauEl archivo estándar fue llamado HyperText Markup Language o HTML, el estándar detransferencia Hypertext Transfer Protocol (http).Estos dos estándares proveyeron la base para un nuevo concepto de acceso ainformación digitalizada.Si creamos archivos multimedia de una forma estándar un usuario podrá acceder ynavegar por toda la información disponible con un solo clic. Esta tecnología rompetodas las barreras antes existentes para acceder a la información de un ordenador aotro. 7
  • 8. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comI.3. El concepto del cliente universalEl software de cliente que muestra las páginas html se denomina navegador. El primernavegador popular y gratuito fue mosaic (aunque hubo desarrollos previos denavegadores del propio CERN, libwww, Erwise, ViolaWWW, Midas, Samba), noobstante, desde que la información se estandarizó da igual que navegador se usa sisoporta los estándares (aunque haya pequeñas diferencias al mostrar las páginas). Hoy en día existen navegadores para todas las plataformas, y una vez instalado un navegador, es independiente del sistema operativo y las páginas, podrán ser vistas en cualquier sitio por cualquier pc, tenga el sistema operativo que tenga.Navegador MosaicCon HTML también se pueden desarrollar formularios, con lo que el interfaz gana enriqueza de interactividad, y puede suministrar y mostrar datos.De esta forma se pueden realizar aplicaciones que interactúan con datos paracualquier plataforma. Esto abre enormemente la posibilidad de crear aplicacionescliente-servidor donde el desarrollador no se tiene que preocupar de las característicasde la máquina cliente.Aunque esta tecnología es muy reciente, está siendo una revolución a nivel deintercambio de información independientemente de la plataforma y ubicuidad delusuario.Sin mencionar la mejora que supone un interfaz común para toda la gestión delusuario en un entorno mucho más “amigable” que lo que era hasta ahora y generandoun seudo-estándar de diseño que facilita el aprendizaje rápido del usuario. 8
  • 9. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comI.4. La autopista de la informaciónQuizás es porque la tecnología web fomenta una estructura más dinámica por lo queel primer foco se realizo en las funciones directas de marketing. El fácil uso para elcliente universal hace que las personas dedicadas al tema de marketing vean en esteinterfaz la posibilidad de extender este mercado a las masas.No obstante, el desarrollo está creciendo lentamente, pero el volumen de informacióndigitalizada, el contacto directo con todos los agentes involucrados en la gestión de laempresa, y la creación de este nuevo canal, son factores suficientes para tener encuenta esta revolución en el entorno de la empresa.Hoy en día casi todas las empresas ya piensan en términos digitales para muchosaspectos de organización y comerciales.La visión inicial fue la del comercio en estado puro, pero la estrategia digital se haextendido al contacto con el cliente, servicios de valor añadido y mejora de laintercomunicación en general de la empresa.Y es aquí donde la Intranet es totalmente necesaria para poder gestionar unaempresa digitalizada.I.5. Gestión de la información cliente-servidorLa mayoría de las empresas todavía tienen los mismos problemas con la información,heterogeneidad y descentralización de la información.Precisamente con una correcta estrategia de Internet y WWW se pueden solventarestos dos problemas de la empresa actual.Muchas empresas ya tienen una infraestructura de Internet, y a nadie se le escapa lasventajas sustanciales que aporta el cambiar los procesos que ahora se realizan enpapel a procesos informatizados. Debido a que las redes son internas, el tema deseguridad se puede reforzar mucho más que si fuera pública.Hasta ahora una barrera sustancial para la inmersión informática de los usuarios erala dificultad de uso de muchas de las aplicaciones desarrolladas.La tecnología web en este aspecto es diferente, es fácil de crear, publicar y de accedera la información, tan fácil que cualquiera con acceso TCP/IP puede publicarinformación dentro de la empresa y ser accesible a muchos usuarios. 9
  • 10. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comI.6. Por qué es importante una infraestructura de gestión de la informaciónEste nuevo paradigma de la empresa digitalizada, no sólo conlleva un cambio técnicosino un cambio organizacional debido a la descentralización del manejo de lainformación.Uno de los grandes retos es cambiar la actitud, de una filosofía de control a unaactitud de permitir y fomentar las decisiones y acciones independientes. Lacoordinación precisamente de esta aparente descentralización que podría generar unasensación de descoordinación es el que denomina Microsoft “sistema nervioso digital”de la empresa, que provee de esta puesta en común de información.Sin una organización efectiva para la nueva empresa digitalizada que sepa comunicarcon los nuevos sistemas y coordinar se puede generar un caos en la empresa. El retoes encontrar un equilibrio entre necesidades para coordinación y eficiencia sin destruirla independencia de los “decisores” y las acciones que hacen a la empresa fuerte,competitiva y flexible para un entorno crecientemente cambiante.La tecnología web hace la creación y publicación de información fácil y también larecuperación y visión de la misma. Lo que ya no es tan fácil y es uno de los retos dela implantación exitosa de una Intranet, es estructurar la información relevante dentrode una maraña generada por diferentes fuentes de la información.Muchas veces en las empresas estos proyectos comienzan como un proyecto sinimportancia que desarrollan en un departamento X (técnico, recursos humanos,marketing,...). Pero un proyecto de este tipo necesita otras muchas visiones, necesitauna estrategia precisa y saber hacer foco en las partes importantes, de esta forma lainfraestructura tecnológica facilitará la aplicación de una gestión y política eficaz anivel de todos los departamentos, y en vez de una barrera será una pasarela decomunicación fluida y eficaz.Si el planteamiento de la empresa es como una tecnología separada de la empresa yun escalón extra que se añade será un obstáculo en vez de una solución estratégica.Una vez que se implanta con éxito esta cultura en la organización para su uso interno,su extensión al exterior se hará de forma natural y por evolución lógica. 10
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  • 12. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comII.1. IntroducciónEl denominado “Business Intelligence” va a ser uno de los factores competitivos de laempresa en el futuro, y esto significa una digitalización de la misma y todas susgestiones.De esta forma se optimizará el trabajo, y algo crucial, ayudará a tomar las decisionesadecuadas, por esto tenemos que generar un buen sistema de gestión de lainformación y una de las herramientas principales es la Intranet.Las cuestiones para crear un buen “Business Intelligence” ¿Cómo creo un flujo de información para que los usuarios puedan conseguir la información que necesitan? ¿Cómo puedo hacer que lo que se aprende en el día a día y se crea, y se recaba en el exterior pueda ser introducido fácilmente en el sistema para generar gestión del conocimiento e Inteligencia de la Empresa? ¿Cómo unifico todas las bases de datos sin perjudicar a ningún departamento? ¿Cómo consigo implantar este sistema sin sacrificar recursos cruciales?La solución es el desarrollo de una intranet bien planificada, diseñada y desarrollada ysu correcta implantación y asimilación por parte de todos los involucrados en creación,uso y mantenimiento.II.2. Estructura para generar “inteligencia”.En principio hay que establecer una red de “líderes” los cuales son los legítimospropietarios del contenido. Ellos se han de responsabilizar para que su parte estéactualizada. Estos líderes se responsabilizan de: Calidad de la información Decidir que se muestra en la Intranet, y qué no, y a quién.Los usuarios accederán a la información a través de su PC y navegador introduciendosu usuario y password (no sólo por seguridad sino para asegurar una personalizaciónen la aplicación). Una vez que el usuario ha accedido al contenido que busca, podráverlo, imprimirlo o descargarlo si está permitido y actualizar la información si estaopción está habilitada.La forma de búsqueda habitual es o bien a través de un buscador, o lo más común, através de una correcta clasificación de secciones. 12
  • 13. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comII.3. La información que genera valor añadidoLa información que normalmente se incluye en una intranet, es: Organización: estructura organizacional, estructura y perfil de los principales directivos. Financiera: últimos informes anuales, trimestrales, análisis, notas de prensa sobre la materia y la compañía, comparativa con otras empresas, proyección de resultados. Productos: descripción de productos y comparativa de la gama, imágenes, fichas técnicas, patentes, artículos sobre nuestros productos, matriz de posicionamiento, acciones de promoción, etc. Precios: expectativas de precios de la competencia, precios por región, por cliente, segmentos, etc. Alianzas: características, fecha y objeto de nuestras alianzas. Clientes de la competencia: la lista de los clientes de nuestra competencia Tecnología: productos, descripción y comparación. Clientes propios: perfil, persona de contacto, lista de acciones con el mismo, estrategia de captación, fidelización, etc., estatus financiero, nivel de facturación, histórico, productos que compra, etc. Regulación: regulación interna, leyes que implican nuestra empresa y sector, etc. Mercado: tamaño del mercado actual y futuro. Tendencias del mismo, informes económicos, prospecciones, etc. Investigaciones de los clientes: claves de conclusiones de los resultados de encuestas a nuestros clientes, análisis y plan de acción sobre los mismos. Marketing: últimas presentaciones de la empresa, calendario de acciones, base de datos de imágenes, argumentaciones, campañas, etc. Proveedores: perfil y ofertas y estrategia corporativa. Empleados, datos, convenio sectorial, normas de la empresa, legislación laboral, ... Y con acceso restringido al empleado, datos personales y saláriales, objetivos, etc. Esta información en gran parte tiene que ser mantenida por sus responsables, pero en general en una intranet se debe gestionar toda la información relevante que se vaya incluyendo en nuestras bases de datos, facturaciones, evolución de ventas, de márgenes, en resumen, debe servir de herramienta de trabajo simplificada, de filtro de información y de clarificador de la gestión de la información en la empresa, que sirva para clarificar y no para confundir, en este momento perderemos la esencia de la misma. Es también la herramienta perfecta para trabajo en colaboración dentro de la empresa e incluso con personas en otras ubicaciones. 13
  • 14. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comII.4. Beneficios del uso de Intranet en la EmpresaA/ Reduciendo el solapamiento de informaciónEl solapamiento de información es un mal de hoy en día, y también lo es la saturaciónde información normalmente con gran extensión pero con poca profundidad.Las tecnologías que a priori podían ayudar a mejorar la gestión de la informaciónpueden llegar a empeorarlo, a la fotocopiadora, se ha unido el email. Y no sólohablamos de saturación de emails publicitarios o también los llamados “spam” sinotambién por los denominados emails “por si acaso”, esto hace el trabajo de muchosprofesionales más improductivo. Además toda esta información obsoleta y “por si acaso” en el Multi-Fuente de Información por demanda momento que la Acceso complejo necesitas suele estar Diferentes accesos en diferentes formatos Diferentes interfaces y no es fácil de localizar. Esto es algo en lo que la tecnología web nos puede ayudar enormemente. La alternativa a “por si acaso” es información “just in time” o bajo demanda. 14
  • 15. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comHasta ahora hemos tenido dos acercamientos al sistema “just in time”, lasaplicaciones, con interfaces diferentes y diferentes niveles de dificultad, dada estabarrera los usuarios acaban por renunciar a esta información. Conseguirán con todo Fuente Única • Gran envergadura de la infraestructura • Costosa de creación, mantenimiento y actualización • Fuerza el modelo transaccional • Complicación en la infraestructura técnica Usuario Diferentes aplicaciones Capa intermedia con para acceder a una lógica de negocio misma fuente de informaciónsu esfuerzo y entusiasmo aprender dos aplicaciones, el resto languidecerán sin serusadas.Para solventar este problema las empresas comenzaron a tener toda la información enun sistema central, pero aunque todo es accedido a través de un único interfaz, tieneel problema de comenzar a ser un sistema muy complejo y pesado.Después de más de una década estos sistemas no han triunfado, el mantenimiento deinformación se hace complejo, y el mantenimiento es muy costoso y complicado.Las modificaciones y su uso también son complejos y están preparados para guardardatos y no los archivos y la complejidad de los datos actuales.La tecnología web aporta una nueva forma de aportar información bajo demanda.Soporta que haya diferentes proveedores de información, publicadores y gestores, yno requiere la complejidad de los “viejos” sistemas centralizados. 15
  • 16. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comLa información es creada y gestionada por aquellos que la crean, sin tener quedepender de programadores para crear datos de entrada y programas de informe.Con los nuevos navegadores, un usuario puede solicitar, ver y aportar informaciónsobre fuentes distribuidas y sistemas diferentes, utilizando un interfaz común sintener que saber nada de los servidores a los que está accediendo. Este cambio tansimple en la tecnología cambia y revoluciona nuestras infraestructuras de informacióny por ende cambiará la forma de concebir las organizaciones. El Cliente Universal Independiente de la plataforma • Intefaz común a la información y aplicaciones • Acceso a información a través de navegador de fuentes heterogéneas • Permite un desarrollo cliente servidor sin código en el cliente. Browser Usuario 16
  • 17. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comB/ Fortaleciendo al individuoLa característica clave de esta tecnología es la facilidad con que la información va delcreador al usuario. Si el usuario tiene la facilidad y encuentra fácilmente lainformación en la Intranet, ya no tendrá que ser enviada “por si acaso”.El manejo de información pasa de ser a través de papel y e-mail, a formularios,informes en pantalla, materiales de formación, y documentos en red en general, tododistribuido de una forma clara y concreta.Hacer esta labor requiere no sólo una nueva estructura de información sino un cambioen actitud y cultura empresarial.Los creadores de información deben cambiar la actitud y en vez de distribuidores deinformación se convierten en publicadores de la misma.Como usuarios tenemos que pasar a una actitud más proactiva y sabernosproporcionar la información que necesitamos y además requerir la que no estádisponible.C/ Transferencia eficiente de la informaciónUno de las formas de transferir información más utilizada es la que hemosdenominado “por si acaso”.Otra forma de transferir información es a través de la formación y “training”. Estaforma tradicional de enseñar cara a cara, o presencialmente tiende a ser realizada conel concepto de distribución de la información “por si acaso” y además es susceptiblede ser información desfasada.El contenido se convierte en una especie de archivador donde ni el estudiante ni elinstructor sabe que se necesitará en el día a día de cada uno de los asistentes.La información puede ser encontrada de forma eficiente y ser asimilada bajodemanda, pero también cambia el modelo de formación y “training”.El modelo bajo demanda tiene otras ventajas. El modelo tradicional tiene el conceptode ser procesado por “lotes”. Un “lote” o “paquete” de información se crea para seradministrado a través de documentos o a través de formación tradicional. Dado que lainformación está empaquetada en lotes, cuando una parte cambia normalmente no seactualiza con la suficiente premura.Según progresa el tiempo la obsolescencia de la información va aumentando. Asíalgunos materiales son obsoletos y otros nuevos todavía no se incluyen, parasolucionar el problema, normalmente hay que rehacer prácticamente todo eldocumento. 17
  • 18. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comDada esta evidente inoperatividad de estos procesos, surgen algunas cuestiones: ¿Puede afrontar la empresa esta sobrecarga de trabajo? (hay que tener en cuenta que hay sectores con una grandísima obsolescencia en la información) ¿Cuanto tiempo pueden ocupar nuestros empleados en formación? ¿Cuánta información puede asimilar un empleado de una sola vez? ¿Se puede hacer una formación presencial ajustada a todos los asistentes para evitar perdidas de tiempo?Como ya se ha mencionado la tecnología web soporta la creación de informacióndescentralizada, de forma que cada parte puede ser modificada si cambia. Si existeuna infraestructura adecuada esta información publicada puede ser accedida donde ycuando se quiera. Esto reduce dos aspectos que hasta ahora eran claras desventajas,el coste de mantenimiento de las fuentes de información (por ineficacia) y la formamás eficaz de asimilación por parte del empleado y la menor necesidad de costes deformación.No obstante, para llevar todo el sistema con eficacia hay que tener una gran filosofíade empresa que se enmarca en el compromiso de los proveedores de información y lapredisposición a una actitud proactiva en su formación al resto de empleados, sinoesos contenidos quedarán huérfanos en la infraestructura que hemos creado.No obstante hay muchas formas para fomentar el desarrollo de estas facetas,aptitudes y actitudes. 18
  • 19. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com 19
  • 20. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comIII.1. La infraestructura de Información de una Intranet y sus roles Objetivos de Negocio Usuarios Publicadores Autores Autores Y Aprobadores InfraestructuraLa clave para entender la infraestructura de información que es una intranet es ladefinición de los diferentes roles involucrados.En realidad son más roles que puestos, dado que un individuo puede desempeñar másde un rol en su trabajo. Entendiendo las diferencias ayuda al individuo y a laorganización a cumplir los requerimientos con éxito.III.2. Los RolesA/ UsuariosPueden acceder y ver la información. Hay diferentes motivaciones para el usuario y subúsqueda de información, pero lo importante es la relación entre el valor de lainformación y su esfuerzo en la búsqueda, cuanto más valor tenga y menos esfuerzoexija mayor será la eficacia de este sistema de información. 20
  • 21. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comB/ AutoresPersonas generadoras de información. Tradicionalmente el autor y creador de laestructura de la información ha sido el mismo personaje. Los caminos de acceso a lainformación solían ser lineales, y toda la información es recogida y distribuidaconjuntamente.Si hace falta crear una nueva “información” muchas veces era más eficiente rehacer laestructura en un nuevo documento pegando las partes de otros documentos.En el nuevo mundo del hipertexto la parte de estructuración del autor cambia enfunción de varios factores. El primero es que los hipervínculos permiten al usuariocoger y elegir el orden en el cual ellos quieren acceder a la información. La estructuraen este caso del autor debe estar dirigida a ayudar a los usuarios a saber cuál es lainformación más valiosa para su necesidad concreta y no determinar una soluciónúnica predeterminada como se hacía anteriormente.Segundo, cuando la información se referencia o se recombina, el documento originalse puede “linkar” mejor que volver a copiarlo de nuevo.Como en el mundo de las bases de datos, el objetivo es mucho más reutilizarinformación en vez de mantener copias separadas que tienen que estarconstantemente sincronizadas. Esto significa que hay que estar mas concienciado enla generación de una información más estructurada y que se genere en módulosreutilizables, en vez de los tradicionales documentos con estructuras lineales.C/ IntermediariosLos intermediarios de información son la llave para encontrar la información. En lamayoría de las empresas, la autoría y la intermediación recaerán en un mismoempleado que gestione estas dos funciones. Esto es así en el mundo del papel y siguesiéndolo en le entorno web mientras la tecnología se está adoptando y evolucionando.Cualquier tecnología que permite la creación prolífica e independiente, y una forma deacceso rápida y fácil acaba generando ciertas ineficiencias para los usuario cuandointentan encontrar información para usos muy específicos. El intermediario deinformación provee este servicio. El uso del intermediario de información es habitual,una guía de teléfono, un bibliotecario al que preguntamos, etc.Es el encargado de gestionar información cualificada y precisa, información paraempleados, de productos, de mercado, etc.Muchos puestos son puros intermediarios de información y son éstos, los que más vana estar afectados por las nuevas tecnologías. Las pueden utilizar para buscar ymostrar información en pantalla. Pueden utilizar la tecnología para mostrar susresultados y ponerlos a disposición de otros implicados. Pero el cambio másimportante es cambiar el concepto de distribuir contenidos “preempaquetados” aseñalar caminos hacia las informaciones almacenadas. Esta es una distinciónimportante, puesto que cambia la forma de distribuir y enfocar la información. 21
  • 22. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comEn el sistema tradicional la información puede ser un documento en papel con 500páginas o en un fichero word, en las nuevas tecnologías, puede ser una relación delinks. De esta forma el creador de la información se dedicaba a hacer un corta y pegade documentos anteriores y con las nuevas tecnologías lo primero que se tiene queplantear es las verdaderas necesidades del usuario y estructurar la información deforma que les den las mejores respuestas a sus demandas.D/ AutoresHacen que la información esté disponible. Las organizaciones necesitan gestionar elcontenido de información, coordinarlo, y comunicarlo de una forma eficiente. Ciertostipos de información tienen una gran obsolescencia, otras requieren aprobación yvalidaciones.Los publicadores necesitan una estructura que les permita manejar la información dela que son responsables eficientemente.III.3. Descripción de la operativa y los rolesEl diagrama nos da una visión general de los componentes o roles de una intranet, eltejado son los objetivos de la empresa, que provee la razón para crear la estructurade Intranet. En la base está la estructura tecnológica que provee las base paraalmacenamiento, desarrollo, gestión, acceso y publicación de la información. Consistedel hardware, software, redes, protocolos y estándares requeridos para implementarla Intranet.En la zona intermedia tres columnas proveen el soporte para los objetivos delnegocio. Incluyen la autoría, publicación y la intermediación y la adicional función dela aprobación del contenido que genera la publicación de lo que sería la información“oficial”. La aprobación de ciertos contenidos es importante para coordinar y sereficaces y eficientes y así proteger la empresa y sus empleados de inconsistencia en lainformación.Y entre todos los elementos lógicamente se sitúan los usuarios de la información, quecomo hemos dicho son roles que aparecen en muchos casos repetidos en una mismapersona. 22
  • 23. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com 23
  • 24. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comIV.1. Los Factores de RentabilizaciónAl principio con todo el “boom” de internet, se empezó a idealizar las intranets.No se escapa a nadie que haya utilizado esta tecnología que las posibilidades quetiene son tremendas como herramienta de comunicación, colaboración y deconocimiento y que va a crear nuevas formas de hacer y gestionar negocios.No obstante hay reticentes y escépticos respecto a las bonanzas de esta nuevafilosofía de la empresa.Pero muchas veces lo que preocupa es lo tangible de estos beneficios, sobretodo paralos “escépticos” de las nuevas tecnologías.Las factores de rentabilización son: Los son reducción de costes Incremento de productividad Ganancias en ventajas competitivas.A/ Reducción de costesLa mayoría de las organizaciones se están esforzando en reducir costes parasobrevivir a la creciente competencia y globalización del mercado.Muchas veces la razón principal de una intranet ha sido el decrecer en los costes deproducción accediendo y distribuyendo información dentro de la empresa.Los analistas han llegado a la conclusión que el 18% del material corporativo impresoqueda obsoleto en 30 días. Documentos que se imprimen y se envían, como teléfonosde la empresa, políticas y manuales internos, material de marketing, se pueden poneren una Intranet y actualizarse por un mínimo coste frente a reimprimir de nuevo todo.No sólo es la publicación en lo que se ahorra sino sobre todo en las actualizaciones dela información.Las Intranets también permiten distribuir de forma económica y rápida cualquierinformación dentro de la empresa. Y no sólo empleados, pensemos en prescriptores,canal de distribución, etc.El acceso rápido a la información es otro factor de reducción de costes. Si pensamosen la reducción de costes de una empresa de 1000 empleados que ahorra una medíade 10 minutos al día en la localización de la información desde que tiene una Intranet,la cosa se ve más clara y la reducción es aun mayor que en el tema de la publicaciónde materiales.Y más importante aún, es el acceso a una información de valor añadido que mejore lagestión con todos los relacionados con la actividad de la empresa, y así se mejore 24
  • 25. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comgestión de proveedores (con su posible reducción de costes), se mejore la gestión decompras y se reduzca su montante, y en definitiva se tenga a un solo clic toda lainformación valiosa que pueda ahorrar costes a la empresa directa e indirectamente.B/ Incremento de productividadEste incremento viene de una mayor rapidez y facilidad de acceso e intercambio deinformación. También existe una mayor flexibilidad en el tiempo para distribuir lainformación. Por ejemplo, si ponemos materiales de formación en la intranet, losempleados se pueden administrar el tiempo de esta formación cuando quieran.Por otro lado, el entorno “amigable” de una Intranet, el trabajo en colaboración, laposibilidad de minimizar reuniones improductivas, la mejora en coordinación deproyectos, de mejora de gestión de materiales, etc. Son motivos cruciales para unamejora en la productividad de la empresa.C/ Ventajas competitivasLa mezcla de reducción de costes e incremento de productividad ya son motivos demejora a nivel competitivo. Pero además, al crear una Intranet, deberíamos tenercomo objetivo final la mejora a todos los niveles, no sólo internamente, sino tambiéna través de la extranet con otros roles de nuestra actividad. La Intranet también es labase en la que se sustenta una estrategia competitiva y personalizada en Internet. Ypor último también tiene que se la base de mejora de servicio, de calidad, deprocedimientos, y en resumen un hervidero de creación de valor para la nuevaempresa. 25
  • 26. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comIV.2. ConclusionesPara resumir las capacidades y necesidades de una Intranet tenemos este esquema,en donde podemos ver en una simple vista que donde antes se situabancompartimentos estancos que escasamente compartían información, y cuando sehacía se realizaba de una forma poco eficiente ahora se desarrolla una puesta encomún y a la vez se generan centros de decisión “independientes” pero que sí estáncoordinados a través de medios electrónicos lo que evita descoordinación en lasacciones, pero el reto para esta finalidad de una Intranet es grande. Por esta razónhay que cuidar al máximo la implantación de la misma.Desde empresas pequeñas hasta grandes multinacionales, se está demostrando queuna intranet genera un gran retorno sobre la inversión. No obstante, las reacciones demuchas personas son escépticas, ellos saben que muchas veces las nuevastecnologías cuestan mucho y aportan menos que lo prometido. 26
  • 27. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comSi su Intranet todavía está en la fase de propuesta, o si está analizando expandir supequeña intranet, aquí le sugerimos algunas estrategias para dar respuesta a esteescepticismo. 1. Haga una prueba piloto con una parte pequeña de su empresa antes de generalizarla. Esto le permitirá testar las mejores tecnologías, analizar los verdaderos costes de mantener esta infraestructura, y tener un escenario más realista de lo que cuesta y aporta esta infraestructura. 2. Investigue los costes involucrados en unos cuantos comunicados que se realicen internamente y haga otros experimentos para cuantificar costes y ahorros de comunicar a través de la intranet. También puede hacerlo con la actualización y revisión de documentos y sus costes tradicionales y a través de la Intranet. 3. Enfóquese en la intranet que pueda tener tangibilidad en sus beneficios así como en la reducción de costes. Obviamente se verá mejor estas virtudes si nos planteamos una intranet para mejorar la productividad y eficacia de nuestro equipo de ventas que si lo hacemos para publicar el manual del empleado en la misma.Y por último no pensemos que la intranet es simplemente una reducción de costes, esun cambio de filosofía, de colaboración, de secuencia de trabajo, y probablemente elcamino más seguro para asegurar la competitividad de su empresa en un entornocada vez más competitivo, ágil y flexible, y a esto solo una tecnología da respuesta, ladigitalización de la empresa a través de una INTRANET. 27
  • 28. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com 28
  • 29. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comPara cumplir las necesidades de una Intranet, se han creado muchos sistemas muycomplejos que combinan los fundamentos de ingeniería del software con la nuevatecnología web para aportar robustez, escalabilidad, y sistemas de altas prestaciones.Estos sistemas suelen utilizar sistemas de tres niveles, como los habituales sistemasde tres capas de las aplicaciones tradicionales, el primer nivel suele ser habitualmenteuna base de datos. El nivel intermedio contiene un servidor web y la lógica denegocio, la última capa es el navegador del usuario como si fuera un ‘host’ para elinterfaz de usuario. Ahora vamos a ver esto en más detalle. Sistema de 3 capas para Intranet Tercera Capa Navegador Usuario Segunda Capa Servidor Web Lógica de Negocio Primera Capa Base De DatosV.1. La tercera capa: el navegador como interfaz de usuarioSe puede considerar el navegador como la terminal inteligente. El principal cometidodel navegador es mostrar datos y recogerlos, el navegador en sí no conoce nada de loque está mostrando a nivel de lógica de negocio, simplemente muestra el texto y elformato que nosotros le estamos indicando.No obstante si se utilizan lenguajes de ‘scripting’ a nivel de navegador para realizarciertos eventos en el mismo y controlar los datos de entrada en formularios. Eldesarrollador de esta forma puede mostrar presentaciones muy sofisticadas, 29
  • 30. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.commecanismos de navegación con lo que hace parecer la aplicación como un entornográfico muy adecuado para el usuario.Para facilitar el uso de esta aplicación se tiene que cuidar al máximo la usabilidad yamigabilidad de este interfaz, para que el usuario lo perciba como intuitivo.Preguntas que nos debemos hacer respecto a los usuarios: ¿Nivel de experiencia con ordenadores? ¿Qué nivel de formación van a recibir? ¿Con que frecuencia y duración van a utilizar la aplicación? ¿Qué niveles de navegación son necesarios por cada perfil de usuario?Si queremos aplicarlo correctamente también deberemos analizar cuidadosamente lossupuestos escenarios del negocio. El diseñador debe saber la frecuencia y el uso másfrecuente de determinadas áreas para poner su acceso, y su uso lo más simple yaccesible posible.También hay que tener en cuenta que aunque las nuevas tecnologías hacen que cadavez más las páginas web tengan funcionalidades cercanas a aplicaciones tipoWindows, todavía que mucho camino por andar.No obstante este es uno de los retos y trabajos del diseñador y desarrollador, el retode crear entornos con una gran usabilidad teniendo en cuenta las posibilidades quenos brinda esta tecnología y por supuesto, siempre que esté en presupuesto prefijadoy en el calendario comprometido. Usuario Navegador Interfaz de Usuario Interfaz de Usuario Lógica de Negocio Lógica de NegocioEl termino usuario de bajos recursos se aplica con frecuencia a los usuarios a travésdel navegador, ya que normalmente involucran un uso mínimo de la lógica de negocio 30
  • 31. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comen el PC. Por otro lado están los usuarios de recursos altos, que son aquellos quetienen en su PC lógica de negocio, serían las “clásicas aplicaciones”.No obstante, aunque el navegador esté libre de la lógica del negocio, no se debesubestimar los requerimientos de los usuarios a través del mismo, tanto en tamañocomo en su desarrollo.Los navegadores actuales requieren más o menos 100 mega bites de espacio endisco. También consumen gran cantidad de memoria, CPU, y escrituras y lecturassobre el disco duro, con lo que sus exigencias no son pocas.Cuando los desarrollos para el web se optimizan y se realiza una usabilidad adecuada,el ahorro en tiempo y recursos es muy significativo por lo que se debe cuidar almáximo. Por lo tanto, debido a que el uso de este sistema ocupa bastantes recursos,se debe tener en cuenta la inversión en ordenadores con potencia suficiente.El browser o navegador para localizar la aplicación utilizará las famosas URL (uniformresource locator), que pedirá la página al servidor web. Las URL’s se componen de 4partes, separadas por puntos.Por ejemplo www.marketinet.com/default.htmlhttp: nombre del protocolo que le dice al navegador como tratar el archivo pedido, eneste caso, el protocolo http, hipertext transfer protocol.WWW: indica su localización, en este caso en el World Wide Webmarketinet: nombre de la compañía del website, en este caso [ MarketiNet ]..com : indica el tipo de organización, en este caso comercial. Otros sufijos, son .edupara educación, .org para organizaciones no comerciales, y .net originariamente paracompañías proveedoras de servicios para la red.Default: en este caso es el nombre de la página que estamos pidiendo que es unfichero que puede tener diferentes extensiones y que contiene el código y el texto dela página..html : es el tipo de página, html o htm indica que es una página con código html(hipertext markup language), que básicamente es un lenguaje de etiquetas y que seutiliza para dar formato a lo que vamos a mostrar.La red utilizará esta dirección URL para encontrar el servidor web, si el nombre de lapágina se ha omitido y se ha escrito por ejemplo, www.marketinet.com, el servidorweb devolverá la página por defecto, las páginas por defecto de un website suelen serindex.html, index.htm, default.asp, default.php, etc. 31
  • 32. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com Usuario de “aplicación” Interfaz de Usuario Interfaz de Usuario Lógica de Negocio Lógica de Negocio Si utilizamos url´s unas páginas suelen referenciar a otras. Estas referencias o links,forman la navegación dentro de la aplicación. Los links a otras páginas pueden estaren objetos de navegación, como pueden ser los botones, dando a la aplicación unaspecto de interfaz gráfico. Debido a que la mayoría de los usuarios estánfamiliarizados con el entorno Windows, esta técnica de usar una apariencia gráfica enla web tipo Windows, es lo más adecuado.Un ejemplo de código html, sería el siguiente:<html><head><title>Aquí iría el título de la página</title></head><body><h1>Cabecera</h1><p>Este sería un texto normal, y <b>este uno en negrita</b></p><p>Este sería un nuevo párrafo</p></body></html> 32
  • 33. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comComo se ve el lenguaje está sobre todo dirigido a dar formato, y para ello utiliza loque se denomina una sintaxis de etiquetasJunto con el html, la mayoría de los navegadores son capaces de incluir otroscontroles, botones, cuadros combinados, listas desplegables, ...Dentro del lenguaje html se puede incluir códigos de script que se ejecutarán enfunción de eventos de carga de página o bien del usuario, eventos de clic, al presionarteclas, pasar el puntero por algún objeto,... El lenguaje más extendido parainteractuar con el navegante es javascript, aunque las nuevas tecnologías de Microsoftcon asp.net también permiten interactuar con grandes posibilidades.Los lenguajes de script se utilizan como ya hemos comentado para interactuar con elusuario, y también permiten generar gráficos, tablas, y ordenar o filtrar datos, todoesto sin tener que intercambiar información con el servidor.V.2. Capa intermedia: el servidor web y la lógica de negocioLa capa intermedia como ya sabrá se compone de el servidor web y la lógica denegocio. El servido web es un aplicación que gestiona las peticiones de losnavegadores. El servidor web descarga la página al navegador a través de las redes.Las páginas que envíe pueden ser estáticas, por lo que el servidor la enviará tal cual,o bien las denominadas “dinámicas”, donde se usa la lógica de negocio para mostrarlos datos en función de ciertos criterios o variables recogidas.Si nuestra Intranet es de acceso público en Internet, deberemos solicitar los datos deregistro para que el usuario pueda acceder a la zona.Para esta autenticación se utiliza la capa intermedia e inferior, el usuario introduce losdatos en el navegador (normalmente un usuario y contraseña), y al solicitar sus datosse recogen a nivel de servidor web y a través de código de servidor se autentifica,normalmente en los registros de una base de datos.Una vez dado el visto bueno al acceso se inicia una sesión validada, cada sesión tieneun código único de sesión que hace que el servidor web identifique la máquina comola que está validada, es lo que se denomina una cookie de sesión, y que estará ennuestro PC mientras dure la sesión.Cuando un usuario se ha validado una técnica que se utiliza para no sobrecargar lasegunda capa y las transacciones con la base de datos es grabarle los datos másrequeridos en las denominadas variables de sesión, por ejemplo, de un usuario deIntranet: nombre, apellido1, apellido2, nif, nivel jerarquico, nivel de acceso, y salario. 33
  • 34. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com La Sesión en un Servidor Web Servidor Web Nombre: Santiago Nombre: Pepe Apellido1: García Apellido1: Pérez Apellido2:Pérez Apellido2:Gómez NIF:8082343-V NIF:9082399-M NivelAcceso: 3 NivelAcceso: 2De esta forma podemos evitar consultas posteriores a cada uno de estos datos cadavez que los requiere.El servidor web puede utilizar varios métodos para acceder a la lógica de negocio ymostrar los datos en una página web. Algunos fabricantes, permiten la introducción decódigo a nivel de servidor de manera que este código se ejecuta en el mismo, y luegolanza la información al usuario, se utilizan lenguajes como asp, jsp, php, etc.El código se ejecuta a nivel de servidor web, recoge los datos de la BBDD a través dela lógica de negocio y genera la página a mostrar, entonces el usuario la ve a travésdel navegador.Una tecnología que surgió en 1998, XML Extensible Markup Language, está creciendoenormemente, porque consigue la tan buscada “estandarización” de los datos para suintercambio sin ningún tipo de limitaciones. 34
  • 35. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comXML permite generar nuevas etiquetas, estructuras de datos, etc. Y no como html quees un lenguaje “fijo”. XML es una herramienta muy poderosa para el intercambio dedatos entre el servidor web y el navegador y está creciendo su utilización.El servidor web puede usar XML para proveer datos como una serie de etiquetas yvalores, como se muestra en este ejemplo:Usando XML para aportar los datos de esta manera, en combinación con script decliente, significa que los datos sólo se envían una vez al cliente, y éste puede tenerdisponible varias vistas de los datos usando “ordenados” y filtros. La mayoría de losnavegadores actuales ya pueden interpretar y mostrar datos XML.V.3. La capa inferior: el servidor de bases de datosEn este nivel se guardan todos los datos, que utilizaremos para mostrar, perfilar, ydonde guardaremos los nuevos datos y modificaciones.Las bases más extendidas son las bases de datos relacionales, estas bases de datosse componen de tablas y éstas a su vez en campos. Cada línea que guardemos enesta tabla se denomina un registro.Cada tabla debe tener un código único, este puede ser un simple número, unaidentificación única personal, como puede ser un NIF o bien una clave compuesta,como puede ser Alumno+Curso. 35
  • 36. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comPara realizar un esquema relacional, hay que estudiar la gestión del negocio oinstitución y sus actividades para representarlas en un esquema relacional, porejemplo, una fábrica de tornillos: proveedores, almacén, productos, clientes, etc.Después, una vez definidos todos los elementos que componen nuestra actividad senormaliza la estructura para que los datos se guarden de una forma coherente. Porejemplo, si un cliente hace muchos pedidos, no es razonable que guardemos unregistro cada vez repitiendo los datos del cliente, el pedido y los productos que pide,sino que lo normal será generar una tabla de pedidos que a su vez tenga otra dedetalle de pedido, en la primera se guardan los datos de fecha de pedido, clave delcliente, y número de pedido, y en detalle de pedido se guardaría la clave del producto,unidades, precio(si puede variar), etc.De esta forma no generaremos información redundante y así siempre tendremos sólouna ficha por cada cliente y por cada producto.El lenguaje más extendido para comunicarse con las bases de datos, es el lenguajeSQL (structured query language), un lenguaje “semi estándar” que sirve paracomunicarse con las mismas, así “select * from clientes” significa lo mismo para unabase de datos oracle, que sql server, access o mysql, y es seleccióname todas las filascon todos sus campos de la tabla clientes.Muchas aplicaciones de Intranet usan monitores de transacciones para administrar losaccesos a la base de datos, mejorar el funcionamiento y la escalabilidad. Medianteeste sistema los usuarios pueden requerir datos de un servidor aunque no sepandonde está, ya que el monitor genera una transparencia total de la información ylocalización.Para gestionar adecuadamente la información se pueden tener varios servidores conlas mismas características y servicios, pero a través de un “cola” gestionada por elmonitor de transacciones. La petición del usuario se coloca en cola, y el monitor de 36
  • 37. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comtransacciones dirige la petición al primer servidor disponible. Según el número derequerimientos, el responsable de sistemas puede habilitar más servidores odesconectarlos. El monitor de transacciones Procesos de Usuario Monitor de Transacciones Servidores de Colas ServidoresLa programación orientada a objetosEl nuevo paradigma de programación es la llamada OOP(object orientedprogramming), desde los antiguos lenguajes que están incorporando nuevasposibilidades de orientación a objetos hasta los nuevos que casi en su totalidad estánorientados a este paradigma, como son java, C#, etc.La orientación a objetos nace con la finalidad de gestionar la mayor complejidad delos desarrollos en las empresas, que han pasado de ser desarrollos para un soloordenador a desarrollos que van a ser la columna vertebral o el sistema nervioso detoda la empresa.Por otro lado, permite la reutilización del código generado para gestionar la lógica denegocio.Para desarrollar en objetos es necesaria una gran cantidad de análisis para generarlos objetos adecuados que definan correctamente la empresa, negocio o institución:empleados, clientes, facturas, cobros, productos, etc. 37
  • 38. Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.comPor cada objeto a su vez el analista programador se debe preguntar, qué debeconocer, que atributos debe tener, qué debe hacer....El objetivo del análisis es conseguir una abstracción de la gestión para poder modelarde forma óptima la solución. De esta forma se podrá entender, mantener y extendermucho más fácilmente el sistema.Otra ventaja de este paradigma es la encapsulación, una vez desarrollado el modelo elprogramador sólo debe recordar que por ejemplo la persona habla pero no cómo lohace, así le dirá persona.habla(“Hola”) y la persona dirá ¡Hola!. Esto permite quedesarrolladores menos experimentados, una vez se hayan generado los objetoscorrectamente puedan mantener y desarrollar el sistema fácilmente.Otras dos características son la herencia y el polimorfismo, son dos de sus grandesventajas, la herencia permite que un objeto herede de uno superior, es decir, si losmamíferos en general comen, yo puedo generar un objeto mamífero que siemprecoma, y si creo un nuevo objeto que es ratón, heredera comer de mamífero, y si esun elefante, igual, así no tengo que volver a programar lo ya programado.El polimorfismo, siguiendo con el ejemplo, es que un mismo método puede utilizarlodiferentes objetos, por ejemplo en el caso de los mamíferos, existe el método“hablar”, si lo hace un gato, será gato.habla(“miau”), si lo hace un perro seráperro.habla(“guau”), y así sucesivamente, es decir, puede adoptar diferentes formas.Normalmente una vez que se generan estos objetos, se utilizan como capa intermediay manejan la lógica del negocio. 38