Guide RH SaaS 2010 - Le Pilotage et le Décisionnel

Guide RH SaaS 2010 Les nouvelles solutions RH 2010 Outils et pratiques RH innovants, disponibles à la demande en mode SaaS Extrait : Pilotage et décisionnel RH Vous pouvez télécharger le guide complet sur notre site Gestion intégrée des talents Réseau social RH 2.0 Portail RH et processus collaboratifs Pilotage et décisionnel RH Bulletin de salaire électronique Gestion des risques professionnels Accidents du travail Enterprise Feedback Management (EFM) Le modèle SaaS pour les RH

Sommaire I. Les outils RH à l’horizon 2010 3 II. Gestion intégrée des talents 6 III. Réseau social RH d’entreprise 2.0 7 IV. Portail RH et processus collaboratifs 8 V. Pilotage et décisionnel RH 9 VI. Bulletin de salaire électronique 10 VII. Gestion des risques professionnels 12 VIII. Accidents du travail 13 IX. Enterprise Feedback Management (EFM) 14 X. Le mode SaaS pour le SIRH 16 XI. Le Club Alliances Ressources Humaines 17 XII. Définitions 18 Guide RH SaaS 2010 2

Les outils RH à l’horizon 2010 I - Les NTIC au cœur de la fonction Ressources Humaines Elle est loin l’époque où la fonction ressources humaines était encore désignée sous le vocable de « fonction du personnel » ou « administration du personnel ». L’évolution ces dernières décennies a été importante, et la technologie, notamment l’informatique, en est devenue l’un des moteurs. Parallèlement, la fonction ressources humaines (et l’on peut même parler des fonctions ressources humaines) a élargi son champ de compétences pour occuper une place stratégique au sein de l’entreprise. Apparue à la fin des années 90 aux États-Unis, l’e-GRH, ou GRH électronique, a fait son chemin dans les entreprises pour devenir indispensable. Quel que soit le nom que l’on donne à ce phénomène, les NTIC sont désormais au cœur d’un nombre croissant de directions des ressources humaines. Recrutement, management, formation, paie, reporting… chaque département a connu son lot d’évolutions liées à la technologie, voire de révolution. L’objectif de ce guide sera donc d’abord de dresser un état des lieux des problématiques de quelques-unes des fonctions RH évoquées précédemment, et des outils qui apportent une réponse pertinente et efficace à ces problématiques. Mais aussi, au-delà de cet état des lieux, de faire de la prospective en mettant en avant de nouveaux outils RH dont la diffusion et l’utilisation sont appelées à se généraliser. II - Evoluer encore, et se projeter au-delà des crises Il est manifeste que l’année 2009, au niveau de l’entreprise et de sa gestion, restera marquée par les crises. Crise économique tout d’abord, qui a pu conduire les directions générales à utiliser les ressources humaines comme une variable d’ajustement. Mais aussi crise due à l’apparition de la grippe A, qui a rappelé la nécessité de disposer d’outils RH souples, performants, adaptés à la gestion de situations extrêmes. Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, où les contraintes de rentabilité sont de plus en plus fortes, la Direction des Ressources Humaines (DRH) doit faire face à une exigence de réduction des coûts de plus en plus importante, impulsée par les dirigeants d'entreprises qui voient dans les ressources humaines un gisement d'économies à réaliser qui n'a pas encore totalement été exploité. L’ un des objectifs donnés à la DRH est d'amorcer un processus de changement en cherchant les solutions possibles afin de réduire les coûts de gestion des ressources humaines (GRH) mais également en réduisant les effectifs de la fonction. Bien évidemment, la GRH doit aussi aspirer à une amélioration qualitative de son fonctionnement. Elle doit par exemple avoir comme but une meilleure diffusion des messages managériaux destinés à tous les salariés, en particulier au Les chiffres du marché des logiciels et services de gestion management intermédiaire, ayant un rôle particulièrement délicat de la paie et des ressources humaines (SIRH) pour 2008 d'intermédiation entre les directions générales d'une part et les Ce marché représentait en 2008 1,6Mds d'euros. exécutants d'autre part. On voit ainsi apparaître une forte décentralisation de la gestion des ressources humaines où les Il se décomposerait ainsi : managers se voient attribuer des tâches liées à la gestion de leurs  paie et administration du personnel, 43% équipes qu'ils n'effectuaient pas auparavant. Dans ce contexte le développement et l'intégration d'outils qui  gestion du temps et des activités (GTA), 23% s'appuient sur les Technologies de l'Information et de la  solution et services GRH (gestion des ressources humaines) 33% Communication (TIC), considérés comme des supports techniques particulièrement favorables à l'obtention des performances Cette dernière catégorie inclu la GPEC (gestion prévisionnelle des recherchées, deviennent une solution aux problématiques emplois et des compétences), le recrutement, la gestion des auxquelles sont confrontées les Directions des Ressources carrières et de la formation. Humaines. Ils sont en effet susceptibles d’automatiser un certain Pour 2009, PAC anticipe une progression des solutions GRH, mais nombre de tâches qui nécessitaient précédemment l'allocation de un recul des autres activités. Cette progression en matière de ressources financières et humaines importantes. gestion des ressources humaines (GRH) s'explique en partie par la Mais les adaptations et évolutions logicielles imposées par les forte progression du e-learning et de la gestion des talents. situations de crise, peuvent aussi être porteuses de rentabilité et Source : Le monde informatique et PAC d'efficacité à plus long terme, et se mettre au service des entreprises au quotidien. Guide RH SaaS 2010 3

Les outils RH à l’horizon 2010 III - Des contraintes légales à transformer en atouts (DIF, GPEC, Dématérialisation…) En début d’année 2009, le Club Alliances Ressources Humaines a réalisé une grande enquête auprès des décideurs de la fonction RH. Plus d’une centaine d’entre eux ont répondu, nous permettant ainsi de rédiger un rapport sur les « Enjeux du Capital Humain ». Ce rapport est téléchargeable gratuitement sur notre site : http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com Parmi les questions posées, nous avons listé les contraintes auxquelles la fonction RH doit faire face en priorité. Voici les résultats : Quelles sont les contraintes auxquelles la fonction Ressources Humaines est confrontée ? La décentralisation des process RH L'obligation légale liée à la GPEC (Loi Borloo-Larcher) Le renforcement de l’efficacité des processus RH L’hétérogénéité de vos outils de gestion RH L'obsolescence des savoir-faire des salariés L'hétérogénéité des processus RH Les évolutions règlementaires La complexification des organisations Non réponse Autre, précisez 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Les évolutions réglementaires sont citées par plus de 80% des répondants comme la contrainte majeure pour la fonction Ressources Humaines (Ce résultat est encore amplifié par l’importance des obligations légales liées à la GPEC). La complexification des organisations, mais aussi des contraintes légales, est donc bien un enjeu majeur pour la fonction RH dans les années qui viennent. En matière de Gestion des RH les contraintes légales sont nombreuses. Entré en vigueur avec la Loi du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social, le Droit Individuel à la Formation (DIF) permet au salarié, à sa demande et avec l'accord de son employeur, de bénéficier de 20 heures de formation par an. Le DIF peut représenter de formidables opportunités à travers les aides et prises en charge financières, la bonne construction du dialogue social, la montée en compétences et le relais vers une construction de la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). La loi Borloo du 18 janvier 2005 obligeait toutes les entreprises de plus de 300 salariés à entamer une négociation avec les partenaires sociaux autour de leur GPEC avant le 1er janvier 2008. Cette loi précise l’obligation faite aux entreprises de mettre en œuvre un dispositif de GPEC. Comment passe-t-on de la stratégie de l’entreprise à ses conséquences sur l’emploi, les métiers et les compétences ? Et comment décline-t-on ces objectifs de GPEC en actions RH ? Un pré-requis indispensable : la démarche de GPEC ne doit pas être portée par la seule DRH, mais aussi par la Direction Générale, et surtout acceptée par tous et portée par le management. Bien menée, cette démarche est le reflet d’une politique de GRH dynamique et d’une vision claire de l’avenir en matière d’emplois et de compétences. A cela s’ajoutent de nouvelles opportunités juridiques relatives à la dématérialisation des documents. Ce phénomène récent, pas encore totalement appréhendé par les entreprises françaises, représente un enjeu majeur dans l'économie numérique actuelle et future. Guide RH SaaS 2010 4

Les outils RH à l’horizon 2010 IV - Chiffres et tendances Quels seront les prochains chantiers de votre Département Dématérialisation de documents RH Gestion des plans de succession et de mobilité Ressources Humaines ? Gestion des entretiens d’évaluation et des carrières Pilotage Décisionnel RH Communications RH / Manager / Salarié (portail RH) Ces chiffres sont tirés de notre rapport 2009 « Enjeux du Gestion des archives et documents RH Non pas de projet Capital Humain », téléchargeable gratuitement sur le site : Distribution des documents RH Ne sais pas Gestion des accidents du trav. et des risques pro. http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com En cours d'amélioration Gestion du recrutement Oui pour 2009 Gestion des notes de frais Oui pour 2010 Gestion des Postes, Emplois et Compétences (GPEC) Gestion du Droit Individuel à la Formation (DIF) Gestion du plan de formation Gestion des temps Gestion de la paie 0% 20% 40% 60% 80% 100% ASP, mode hébergé, SaaS… des solutions en ligne qui trouvent leur place dans les entreprises. Il sera beaucoup question dans ce guide de solutions disponibles en ligne. Ces solutions s’opposent aux progiciels traditionnels, qui nécessitent une infrastructure spécifique, installée en interne dans l’entreprise. Selon le degré d’externalisation de la solution, on parlera de mode ASP, mode hébergé, On Demand, Software-as-a-Service ou Solution-as-a- Service, qui correspondent à des choix techniques différents. Ce dernier mode permet de confier entièrement aux éditeurs l’exploitation des solutions, dans le cadre d’un service accessible par internet, sur la base d’un loyer mensuel ou annuel, comprenant non seulement les fonctionnalités et la gestion des données, mais aussi le coût des moyens informatiques mis en œuvre, l’évolution des versions et la maintenance des applications. Un chapitre de ce guide est consacré aux avantages de ce modèle d’externalisation. Tendances  Les viviers de candidats Lors d'une conférence annuelle en 2009, des intervenants RH ont fait le point sur les outils RH les plus attendus pour 2010... tout en  La mobilité interne (facilitée par la GPEC) mettant en exergue les "flops" de l'année 2009.  L'évènementiel 2.0 Mis au purgatoire pour 2009 :  La présélection des candidats  les CV vidéos  les CV anonymes Enfin, les outils innovants dans le domaine RH qui pourraient prendre leur essor en 2010 :  second life  Le microblogging  l'attribution de stock-options  Les communautés 2.0 internes Les succès de l'année 2009 :  Les profils riches  Les logiciels RH en mode SaaS  La RH prédictive  Les réseaux sociaux Source : www.wk-rh.fr Guide RH SaaS 2010 5

Pilotage et décisionnel RH Un besoin d'outils précis, variés, spécifiques au métier, et simples à utiliser Le besoin de décisionnel « métier » RH. Les responsables RH, mais aussi les spécialistes des différents métiers qui composent ce domaine (recrutement, gestion des rémunérations, gestion des talents) souhaitent disposer de manière automatisée et simple de tableaux de bord et indicateurs vraiment spécifiques à leur métier : - bilan social (pyramide des âges, évolution effectif CDI - CDD...) - indicateurs RH (absentéisme, productivité, charge de travail, planification des équipes...) - simulation budgétaire, simulation d'évolution de masse salariale... Des tableaux de bord d'une grande variété, du très simple au très complexe. Les "clients" des indicateurs, tableaux de bord ou décisionnel RH sont non seulement les spécialistes du domaine (Direction RH), mais aussi les directions générales, opérationnelles, chefs d'équipes, voire les collaborateurs... Ainsi, les solutions décisionnelles RH doivent pouvoir s'adapter et "parler" à le fois à des hyper spécialisés et des "très généralistes" voire complètement néophytes! Un besoin d'outils faciles à utiliser par des "non informaticiens". Un problème récurrent des outils décisionnels utilisés dans le domaine RH provient de leur difficulté d'utilisation par des "non informaticiens" : les solutions décisionnelles sont souvent mises en œuvre et maintenues par les équipes informatiques, qui ne comprennent pas nécessairement les subtilités entre un effectif moyen ou fin de période, Équivalent Temps Plein ou contractuel, ou directement par des utilisateurs RH peu à l'aise avec certains concepts informatiques comme le rafraichissement des données en temps réel, le datawarehouse... Quid des évolutions des tableaux de bord à entreprendre en cas de modification règlementaire, type évolution Loi Tepa ? Témoignage : Mr DAQUIN, Groupe AYME « En complément de notre solution RH, nous avons choisi une solution décisionnelle simple d'utilisation (l'utilisateur produit son reporting RH au travers d'outils bureautiques maîtrisés, Excel ou OpenOffice), avec une interface utilisateur de qualité (reporting sans intervention "informatique"), couvrant les besoins de plusieurs métiers (RH, mais aussi comptabilité, commerce...), et bien entendu, à un coût attractif! » Conseils d’experts Pour aller plus loin :  Choisir une solution simple, intégrée au modèle de  Questionnez notre expert sur Linkedin données du SIRH.  Suivez l’actualité de ce sujet sur notre blog  Participer au groupe de décision et groupe projet, en appui des directions informatiques ou financières.  Téléchargez nos documents en ligne  Vérifier que des modifications simples s’effectuent  Participez à un webinaire facilement, en quelques clics.  Twitter : http://twitter.com/clubdrh Guide RH SaaS 2010 6

Le mode SaaS pour les RH Souplesse, accessibilité… des atouts pour la gestion du Capital Humain La notion de Solution as a Service – SaaS – désigne un service applicatif métier ou non, disponible directement sur Internet, et garantissant un engagement de service. Cette nouvelle génération d’applications en ligne propose la mise à disposition d’une solution logicielle sous forme d’abonnement par utilisateur. Ce service est souscrit auprès d’un spécialiste SaaS, qui assurera la maintenance et les mises à jour de la solution. Il comprend également l’hébergement des données par un spécialiste métier, lequel s’engage à administrer les applications, les serveurs et les services informatiques depuis un centre d’hébergement, au jour le jour, sans que vous ayez à vous en inquiéter. Certes, la gestion des ressources humaines est par nature une fonction tournée vers l’humain, et non vers la technique. Il apparaît néanmoins évident que la gestion optimale du capital humain, du fait de la complexité et de la pression grandissante de la réglementation, a tout à gagner à l’utilisation d’outils dédiés performants. Donc à l’évolution du système d’information vers des solutions dédiées aux tâches rébarbatives de la fonction RH, sources d’erreurs ou pire de manquement aux obligations légales. Dans le cadre de cette évolution, les solutions en mode hébergé, et notamment les solutions-as-a-service, qui combinent souplesse, mises à jour permanentes, accessibilité par l’ensemble des managers et collaborateurs depuis des sites distants, offrent une alternative tout à fait crédible. Ce qui explique leur présence manifestement de plus en plus importante au sein des services RH. ...A l’instar du mouvement du logiciel libre, le Cloud Computing et le modèle SaaS découlent d’une réelle innovation technologique et proposent des avantages clients majeurs dépassant, sans aucun doute, les freins à leurs adoptions… Patrick BENICHOU, cité par www.indicerh.com Tendance 2010 : L’analyse du CXP Le CXP a recensé 10 grandes tendances pour l'année 2010. Parmi celles qui concernent directement les acteurs des ressources humaines et les partenaires du Club Alliances RH, nous avons noté celle-ci : "...Le modèle du "serviciel" (logiciel + service) séduira de plus en plus les entreprises, surtout les entreprises de taille modeste (mais pas seulement), en partie grâce à la maîtrise des coûts qu'assure une consommation à la demande ou sur abonnement, mais aussi parce que le SaaS rend possible d'autres façons de travailler (entreprise éclatée, mobilité, télétravail...)..." Quelques avantages du mode SaaS Pour aller plus loin :  Accès immédiat à vos outils applicatifs.  Questionnez notre expert sur Linkedin  Couverture fonctionnelle plus large.  Suivez l’actualité de ce sujet sur notre blog  Approche métier plus pointue.  Flexibilité d’implémentation.  Téléchargez nos documents en ligne  Hébergement et sécurisation de vos données.  Participez à un webinaire Aucun coût caché.  Twitter : http://twitter.com/clubdrh Le tarif d’une solution en mode SaaS inclut :  La surveillance et l’administration des serveurs.  Les sauvegardes quotidiennes.  L’installation des mises à jour de sécurité.  La mise à niveau de la Guide RH SaaS 2010 7

Le Club Alliances RH (Ressources Humaines) Une Alliance de compétences et de solutions pour les Ressources Humaines Les membres de l'Alliance Ressources Humaines se regroupent autour d’IBM pour apporter aux entreprises des solutions métiers complètes en mode « as a service » . Notre approche s'appuie sur le modèle « as-a-service » ce qui vous permet de répondre plus efficacement aux besoins de votre entreprise :  liberté d’accès par Internet et utilisation optimisée de la solution  pas d’installation sur vos serveurs et postes de travail  rapidité de mise en œuvre : pas de déploiement  coût Global de Possession minimal  retour Sur Investissement optimal  recentrage de votre activité sur votre cœur de métier  sécurité et disponibilité optimales des données  flexibilité et qualité de service Chaque module peut être pris séparément ou venir compléter votre existant. Ensemble, ils offrent une solution complète à votre entreprise. * Une solution-as-a-service est fournie comme un service permanent, payé à l’usage, et non plus simplement comme un assemblage d e matériels, de logiciels et de prestations. Partenaires métier : INFOR propose des logiciels d’entreprise meilleurs en acquérant et en améliorant des solutions éprouvées et fonctionnellement riches, supportées par des milliers d’experts métier. En quelques années, Infor est devenu le troisième plus grand fournisseur de logiciels de gestion d’entreprise. Plus de vingt ans d’expérience dans le conseil RH et l’édition de progiciels de gestion ont permis à TalentSoft de devenir le Leader français de la Gestion Intégrée des Talents en mode SaaS. TalentSoft combine Gestion de la Performance et Développement des Compétences (GPEC). C’est la seule suite logicielle en mode SaaS à intégrer le cycle complet de Gestion des Talents : identification, évaluation, développement, planification. Avec TalentSoft, les DRH d’entreprise de toutes tailles et tous secteurs personnalisent et gèrent sans compétences informatiques leurs processus RH : recrutement, évaluation, revues de personnel, mobilité, rémunération, formation et GPEC. Plus de 100 000 collaborateurs sur 11 pays sont gérés par TalentSoft. NOVAPOST opère un service en ligne de distribution et d’archivage dématérialisé des bulletins de paie pour le salarié et l’employeur. Côté employeur : les bulletins de salaire sont archivés électroniquement dans un coffre-fort électronique pour une durée de 5 ans minimum. Côté employé : ses bulletins de salaire sont déposés dans son coffre-fort électronique® personnel et sécurisé. Il conserve cet espace à vie et continue à l’utiliser en cas de changement d’employeur. 100% internet, le service Novapost RH permet aux entreprises de réduire leurs coûts, optimiser leur processus métier, valoriser le collaborateur et diminuer leur consommation de papier. CA2I, spécialiste des solutions Ressources Humaines depuis plus de 20 ans propose un SIRH complet, avec sa Solution-as-a-Service intégrée pour l’automatisation des processus de Paie et de Gestion des Ressources Humaines, et son Portail de communication et de pilotage RH. Son offre globale permet aux PME de se doter d’une solution performante tout en conservant la maîtrise de ses budgets informatiques. Grimmersoft propose une approche globale des questionnaires RH (évaluation des compétences, gestion des entretiens annuels, suivi Qualité de la formation, enquête interne) pour un suivi des profils collaborateurs et la mesure du climat social. Dans le cadre de son accompagnement, Grimmersoft propose des services d’intégration au SIRH, mais aussi du conseil méthodologique et de l’expertise statistique. Le savoir-faire de Grimmersoft est basé sur 25 ans d’expérience. Human Capital Management Consulting, entité d’IBM dédiée au conseil RH, accompagne depuis plus de 10 ans ses clients dans le choix et la mise en place de toutes leurs solutions RH. Répondant à l’intérêt croissant de nos clients pour le modèle « solution-as-a-service », nous proposons une démarche d’assistance adaptée à ce type de solution, axée sur une mise en œuvre rapide de la solution choisie. BlueKanGo est une société française basée à Rennes proposant depuis 2003 une solution globale en mode Software As A Service (SaaS) qui couvre tous les processus Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement des entreprises et administrations. BlueKanGo commercialise son offre auprès des moyens et des grands comptes mais également auprès des PME et des administrations. Aujourd’hui, BlueKanGo est présent dans les secteurs de la santé, de l’agroalimentaire, de l’industrie, du service… Avec plus d’une soixantaine de collaborateurs, une croissance à deux chiffres chaque année, BlueKanGo réalise un chiffre d’affaires de 5 millions d’euros en 2009. Depuis près de 25 ans et plus de 25 000 clients dans le monde, Bodet Software facilite la gestion des ressources dans 3 domaines principaux : la gestion des temps et des ressources humaines, le contrôle des accès, le pilotage d'atelier. Bodet Software propose ses solutions soit en mode SAAS soit en mode licence combinées à de multiples services additionnels pour optimiser la réussite du projet client. Partenaire Technique : La majorité des solutions-as-a-service proposées sont hébergées dans le centre IBM de Montpellier qui est l'un des plus modernes et des plus sûrs d'Europe. Guide RH SaaS 2010 8

Définitions Best of breed : Littéralement, le meilleur de sa catégorie. Se dit d'une solution logicielle prétendant offrir des fonctions avancées sur un segment de marché bien délimité. Cette notion s'oppose à celle de "tout intégré", solution se démarquant par la polyvalence de sa couverture fonctionnelle. (source : journal du net) CHSCT : Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail. FDS : Fiche De Sécurité. SaaS : Solution as a service (ou Software as a Service) – SaaS – désigne un service applicatif métier ou non, disponible directement sur Internet, et garantissant un engagement de service. Cloud Computing : ...Les utilisateurs (le plus souvent des entreprises) ne sont plus propriétaires de leurs serveurs informatiques mais peuvent ainsi accéder de manière évolutive à de nombreux services en ligne sans avoir à gérer l'infrastructure sous-jacente, souvent complexe. Les applications et les données ne se trouvent plus sur l'ordinateur local, mais - métaphoriquement parlant - dans un nuage (Cloud) composé d'un certain nombre de serveurs distants interconnectés… (source : wikipedia.org) Enterprise Feedback Management (EFM) : L’EFM désigne une tendance de management où toutes les informations d'entreprise collectées par le biais d’enquêtes, tests, évaluations, sondages, sont centralisées au sein d'une seule plateforme connectée au reste du système d'information et mutualisable entre les différents métiers de l'entreprise. Guide RH SaaS 2010 9

Nous contacter Testez… En vous connectant sur le site : ...nos solutions sans engagement. http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com En nous contactant par téléphone au : 01 71 16 19 60 Contactez… En nous contactant par mail : ...nos experts ressources humaines. drh@solution-as-a-service.com Twitter : http://twitter.com/clubdrh Participez… ...à nos séminaires. Linkedin : http://www.linkedin.com/groups?gid=2094399 Viadeo : Téléchargez… http://www.viadeo.com/hu03/0022axw36p9sizj3/ressources- ...notre documentation. humaines-club-alliances Retrouvez l’ensemble des Clubs Alliances sur : http://www.cluballiances.com Et sur le blog http://leblogducluballiances.blogspot.com/ Ce guide a été réalisé par : Marketor Etudes, Conseil et Exécution pour les nouvelles technologies Maison des ESSEC 70, rue Cortambert 75116 Paris www.marketor.fr Tél. : 01 71 16 19 60 Guide RH SaaS 2010 10

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by MARKETOR on Apr 26, 2010

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