Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club Alliances - 2009.06.05
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Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club Alliances - 2009.06.05

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Présentation du club métier Gestion des Flux Documentaires lors du Forum Solutions-as-a-service des Clubs Alliances, le 5 juin 2009

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Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club Alliances - 2009.06.05 Presentation Transcript

  • 1. Solution-as-a-service Gestion des Flux Documentaires Contact: gfd@solution-as-a-service.com - +33 1 71 16 19 60 http://gestion-des-flux-documentaires.solution-as-a-service.com/
  • 2. 45 mn pour partager autour :
    • [1] des challenges de la Gestion des Flux Documentaires
    • [2] de l’Approche proposée par le Club Alliances
    • [3] des moyens pour Agir concrètement , immédiatement.
  • 3. Les challenges de la Gestion des Flux Documentaires
    • [1] Les challenges de la Gestion des Flux Documentaires
    • [2] L’Approche proposée par le Club Alliances
    • [3] Les moyens pour Agir concrètement, immédiatement.
  • 4. Votre environnement
    • Légal : le cadre légal permet aux entreprises de développer l’utilisation des documents numériques.
    • Economique : optimiser sa Gestion des Flux Documentaires engendre d’importantes baisses de coûts et améliore la productivité de l’ensemble des départements concernés par ces flux d’information.
    • Environnemental : les entreprises affirment majoritairement leur volonté d’aller vers un plus grand respect de l’environnement. La dématérialisation et l’archivage électronique réduisent considérablement la quantité de papier en circulation.
  • 5. Vos problématiques
    • Comment accélérer le traitement de l'information?
    • Comment sécuriser et tracer l’information entrante?
    • Comment partager l’information plus facilement ?
    • Comment limiter les tâches fastidieuses ?
    • Comment réduire les coûts de gestion ?
    • Comment s'assurer que les documents que vous stockez conservent leur valeur juridique dans le temps?
    • Comment les documents dématérialisés peuvent-ils être utilisés en cas de litige ou de contrôle?
    • Comment rendre un document archivé consultable en cas de besoin?
    • Comment assurer une circulation optimale des documents au sein de l'entreprise?
    • Comment gagner en productivité dans tous vos processus éditiques ou impression?
    • Comment personnaliser le contenu de vos documents et améliorer la communication auprès de vos clients?
    Dématérialisation Archivage à valeur probante Editique & Impression
  • 6. Votre situation
  • 7. Pour gérer l’ensemble du cycle de vie de l’information vous devez: Comment archiver et contrôler l'information entrante? Comment mieux imprimer aujourd’hui en respectant l’environnement? Comment optimiser la circulation des documents dans votre entreprise tout en garantissant la sécurité ? Archiver et contrôler Imprimer pour fidéliser Dématérialiser Editique et impression Dématérialisation Archivage à valeur probante
  • 8. Disposez-vous des solutions pertinentes pour gérer ce cycle?
  • 9. Document, sécurité et « SaaS »
    • Certaines personnes peinent à franchir le pas du document numérique.
    • Le document numériques ou numérisés apportent plus de garanties que les documents papiers:
    • Risque de perte accidentelle proche de zéro (serveurs sécurisés, information redondée)
    • Intégrité du document garantie (procédé de signature électronique, traçabilité)
    • Accès rapide à l’information
  • 10. Avez-vous des projets ?
  • 11. Les challenges de la Gestion des Flux Documentaires
    • Cette étude fait entre autres ressortir les difficultés des entreprises à optimiser leurs processus de traitement de l’information, et ce, en dépit d’un taux d’équipement élevé. Deux raisons sont évoquées pour expliquer l’écart entre le taux d’équipement et les performances constatées par les répondants.
    • D'une part, les solutions sont sous-utilisées. Si les entreprises souhaitent en général réduire leurs coûts ainsi que leur empreinte environnementale, elles se heurtent à une forte résistance au changement de leurs employés, de leurs fournisseurs et de leurs clients. 45 % des entreprises qui disposent d’une solution de capture des flux entrants dématérialisent moins de 25 % de leurs documents.
    • D’autre part, les solutions sont mal utilisées, car elles fonctionnent indépendamment les unes des autres. Le taux d’équipement élevé ne doit pas masquer le fait qu’une partie de ces solutions sont obsolètes. Seuls 29 % des entreprises interrogées disposent d’une solution intégrée « moderne » d’archivage électronique.
  • 12. Ressemblez-vous à :
    • Monsieur Simon LESCARCELLE, Responsable des Etudes chez AIRFRANCE
    • « L'architecture du produit ITESOFT FreeMind et ses outils de communication avec l'environnement SAP® ont constitué un élément déterminant de notre choix. Le produit proposait de surcroît une interface séduisante pour les utilisateurs fonctionnels et les administrateurs du centre de production SAP®. Par ailleurs, les performances techniques de l'offre ont conforté notre choix. »
    • Monsieur Claude Portmann, Directeur général E-paye
    • « E-Paye est une entreprise pionnière en matière de services de paie et de services RH en version « full web ». Pour apporter plus de sécurité à nos clients, nous faisons appel à Novapost qui a développé pour nous une solution complète de dématérialisation et d’archivage légal des fiches de paie. Désormais, chez nos entreprises clientes, les salariés disposent d’un coffre-fort personnel en ligne pour recevoir et consulter leurs fiches de paie quand ils le souhaitent. Les plus Novapost dans cette collaboration : la compétence technique, la rapidité d’exécution, et la simplicité de la solution. »
  • 13. L’Approche proposée par le Club Alliances
    • [1] Les challenges de la Gestion des Flux Documentaires
    • [2] L’Approche proposée par le Club Alliances
    • [3] Les moyens pour Agir concrètement, immédiatement.
  • 14. Le Club Alliances : Une Alliance des Compétences métier par métier, fonction par fonction
      • Les membres du « Club Alliances » se regroupent autour d’IBM pour apporter aux entreprises des solutions métier complètes en mode « as-a-service ».
      • Une Solution-as-a-Service est typiquement fournie comme un service permanent, payé à l’usage , et non plus simplement comme un assemblage de matériels, de logiciels et de prestations.
  • 15. Bénéfices SaaS
      • Les bénéfices du modèle « as-a-Service »
    • Economique
    • Organisationnel
    • Environnemental
    • Technique
    • 10 excellentes raisons de choisir une application en ligne, en mode SaaS :
    • Investissements zéro (matériel, logiciel)
    • Meilleure rentabilité, ROI plus rapide
    • Flexibilité d’usage : accessible de partout et à tous moments avec un simple navigateur
    • Les ressources informatiques sont mieux utilisées et valorisées
    • Plus de liberté : Possibilité de sortir du service
    • Mise en œuvre plus rapide : pas de déploiement (installation, mise à jour)
    • Pas de maintenance
    • Architecture plus ‘scalable’
    • Recentrage sur le cœur de métier
    • Infrastructure mieux sécurisée
  • 16.
      • Créer des partenariats et Alliances pertinentes
      • Co-formaliser, co-promouvoir, co-vendre, co-délivrer des solutions innovantes à forte valeur ajoutée.
      • Mutualiser et partager les meilleures pratiques dans les domaines du « as a service » [ SaaS, BPO, Externalisation, Infogérance …]
      • Avoir accès à la puissance informatique fournie par IBM , à la demande, en mode « as-a-service » !
    Le Club Alliances aide ses membres à :
  • 17. Le SaaS induit un transfert des responsabilités La responsabilité passe du client au fournisseur Vendeur de Logiciel/Matériel --> Fournisseur de Service Mode traditionnel ModeSaaS
    • Le CLIENT était responsable de :
      • Définition de l’Architecture
      • Opérations informatiques
      • Mises à jour du Logiciel ou du Matériel
    • Le FOURNISSEUR devient responsable de :
      • Infrastructure de la Solution
      • Niveau de Service [SLA]
      • Evolutions de la Solution
  • 18. Exploitation de Centres Informatiques hautement sécurisés, comme celui d’ IBM à Montpellier B2 B4
  • 19. Périmètre fonctionnel
  • 20. ITESOFT
    • Capture, Traitement, Workflow et Gestion automatiques des flux d’information
    • Les solutions ITESOFT sont utilisées par plus de 600 clients dans le monde et traitent automatiquement plus d’1 milliard de document chaque année.
    • Parmi eux: ING Direct, Société Générale, Banque AGF, GMF, Darva Santé, Siemens…
    Cette solution de dématérialisation de document permet à ces sociétés d'optimiser le processus de gestion du courrier entrant dans l'entreprise et donc d'améliorer la réactivité des services fonctionnels et opérationnels. Plate-forme de gestion et de circulation électroniques de documents, ITESOFT.Share est dédiée aux entreprises qui souhaitent : (1) mettre à disposition de leurs collaborateurs et partenaires un référentiel documentaire unique et sécurisé, (2) diffuser et faire circuler tous les documents entrants de l’entreprise sous forme électronique.
  • 21. Novapost DS
    • Gestion électronique de distribution des documents sortants
    • Clients cible: émetteur d’un volume de documents > 500/mois.
    • Avantages principaux:
    • Economie immédiate
    • Eco-responsabilité
    • Pérennité et sécurité
    • Conformité réglementaire
    • Mise en place rapide
    • Prix et récompenses: Red Herring Europe 2009 top 100, Scientipole 2008, Tremplins entreprise 2008
    • Périmètre fonctionnel:
    • collecter, router, distribuer, archiver
  • 22. STS-Group
    • Archivage à valeur probatoire et échanges électroniques sécurisés
    • STS fournit l'ensemble des briques technologiques nécessaires à la mise en œuvre d'un véritable environnement de confiance numérique, condition indispensable au développement d'applications telles que :
    • - l'archivage à valeur probatoire,
    • - les échanges et les transactions à valeur probante, la dématérialisation à valeur probante,
    • - la mise en place de chaîne de certification à valeur probante, le coffre fort électronique universel,
    • - la délivrance et la gestion de preuves formelles,
    • le vote électronique par correspondance.
  • 23. Helitis
    • Management de la Relation Client et la Gestion des Contacts Multicanal.
    • Helitis, a développé la solution e-RIS qui permet la gestion des  emails , fax, SMS, appels téléphoniques, courriers, entrants et sortants, mais aussi la maîtrise des campagnes   marketing multicanal et plurimédia au sein de votre Service Client ou e-Marketing.
    • Ils ont opté pour e-RIS: ADIDAS, Sika, Dell, FILACTION, INSEE, MANPOWER, SAUR France, Banque Populaire, Orange, EDF…
  • 24. Primobox
    • Dématérialisation, GED et Travail collaboratif en mode SaaS
    • Avec Primobox , gérez, organisez, partagez et sécurisez vos documents en ligne, développez le travail collaboratif au sein de vos équipes et avec vos partenaires quelle que soit leur localisation géographique, gagnez en mobilité ou encore diffusez vos documents par mail, fax ou courrier postal en quelques clics.
  • 25. KONICA-MINOLTA
    • Production de documents
    • Les systèmes de Konica Minolta peuvent imprimer , copier , scanner et faxer – cependant, les solutions pour entreprises que propose Konica Minolta peuvent vous apporter beaucoup plus.
    • Notre portefeuille de solutions particulières peut vous offrir une solution sur mesure associant nos systèmes avec des composants spécifiques et des logiciels personnalisés. Le résultat représente plus que l'addition des parties individuelles .
    • Il se concrétise en un flux de production nettement amélioré. Cet effet de synergie ne se contente pas d'améliorer la productivité, mais il donne aussi à votre société une avance sur la concurrence.
  • 26. Infoprint
    • Production de documents
    • Intégrateur , éditeur et constructeur , InfoPrint Solutions est positionné sur l'ensemble de la chaîne documentaire et met au service de ses clients une équipe de consultants éditique spécialisés dans les domaines suivants :
    • industrialisation,
    • traçabilité,
    • automatisation,
    • rationalisation de la production de documents,
    • choix de partenaires pour un atelier éditique,
    • optimisation postale et courrier industriel,
    • diffusion multi canal...
    • Au final la mission d'InfoPrint Solutions est de mettre à votre disposition des environnements de production dynamiques et fiables.
  • 27. Les moyens pour Agir concrètement , immédiatement.
    • [1] Les challenges de la Gestion des Flux Documentaires
    • [2] L’Approche proposée par le Club Alliances
    • [3] Les moyens pour Agir concrètement , immédiatement.
  • 28. Et maintenant, que fait-on ? Projet simple, périmètre précis? Pourquoi ne pas essayer directement ? Projet plus complexe ? Parce qu’on ne peut pas toujours avoir de projet…
  • 29. Contactez-nous www.cluballiances.com http://ventes-marketing-communication-service-client.solution-as-a-service.com/ & Groupe:  « Club Alliances » Hub:  « Club Alliances » Nous répondons à vos questions: +33 1 71 16 19 61 Le site du Club Alliances Les réseaux sociaux Le portail des sites « métier »