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Forum DRH SaaS et Cloud - 26-11-2010 - Atelier 2
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Forum DRH SaaS et Cloud - 26-11-2010 - Atelier 2

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Comment faciliter la gestion RH par les processus collaboratifs, en mode SaaS

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  • 1. Comment faciliter la Gestion RH par la mise en œuvre de processus collaboratifs en mode SaaS Forum SaaS et Cloud Métiers – Club RH - 26 novembre 2010
  • 2. Page  2 2 60 mn pour partager autour de : [1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concernés ? [3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
  • 3. Page  3 Problématique de gestion des processus :  Échanges par formulaires papiers ou documents non structurés (word / email)  Saisie manuelle / ressaisie  Absence de retour d’information  Frustration, faible satisfaction Processus manuels ou isolés : papier Email / téléphone Paie GT… BD RH Processus collaboratifs : Confirmation de validation demande Demande M.a.j. S.I. Demande validée Collaborateurs Finance, RH, D.I… Managers Les bénéfices des processus « collaboratif » :  Échanges automatisés  Aucune re-saisie de donnée  Flux d’informations accélérés  Forte satisfaction des utilisateurs
  • 4. Page  4  Accès et visualisation journal détaillé de chaque compteur, acquisition, consommation et prévisions de congés, alimentation paie  Alimentation des plannings d’absences  Suivi des heures supplémentaires  Workflow de demande, validation / refus des congés (facilement paramétrable) Exemple, demande de congés : Avec Portail & Workflow : Collaborateur Manager H-RCollaborateur Manager H-R Temps Traitement D é l a i t r a i t e m e n t Demande congé Email confirmation de validation de congé M.a.j. S.I. Vérifie planning et Valide avec un processus automatisé, temps et coûts de traitement sont réduits de 50 à 90% ! Sans Portail RH : Demande congé Valide congé Vérifie planning Valide congé Vérifie droits Enregistre congé Collecte Classe congé Info & classe Info & classe
  • 5. Page  5 5 60 mn pour partager autour de : [1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concernés ? [3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
  • 6. Page  6 6 Exemples de processus collaboratifs : Plateforme de formation à distance Espace web sécurisé Bull. Paie dématérialisé Paie Gestion des Temps Administration du Personnel Décisionnel RH Portail RH Rémunération GPEC Compétences, Connaissances Gestion des carrières, succession Recrutement Formation Mobilité Gestion des Risques et AT Gestion des évaluations Demandes d’absences, CP-RTT… Demandes Formation, inscription session.. Demandes de poste, validation candidat.... Demandes de mobilité interne.. Validation de contrat de travail.. Validation d’heures supplémentaires .... Démat° Bulletin, demande de Duplicata.. Validation de formation, eLearning... Demandes d’augmentation ... Invitation & gestion Entretien d’Evaluation.. Plan de gestion Risques professionnels... Mouvements d’E/S de personnel.... Saisie – valid° d’EVP (éléments variables de paie) Demandes d’attestation (certificat travail…)
  • 7. Page  7 7 60 mn pour partager autour de : [1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concernés ? [3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
  • 8. Page  8 La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs La mobilité en quelques chiffres (source IDC) :  Au 3ème trimestre 2010, 81 millions d’unités soit + 90% de croissance par rapport à la même période de 2009  20% des mobiles seront des smartphones en 2010 contre 15% en 2009  72 millions d’iPhone vendus dans le monde entier depuis 2007  Les travailleurs mobiles devraient augmenter de 5% dans les 3 années à venir en Europe (enquête réalisée auprès de 1250 responsables dans 13 pays)
  • 9. Page  9 La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs Les smartphones modifient les usages :  Par nature, un smartphone n’est pas un « simple » téléphone c’est un PC à taille réduite nécessitant des applications ciblées à la taille de l’écran.  Des applications centrées utilisateurs car simples, pratiques et ludiques « 1 application, 1 usage »  Des applications disponibles en toute circonstance grâce à la connectivité permanente  Le grand public s’insère dans le monde professionnel (exemple du processus de gestion des demandes d’absence, application iVacances)
  • 10. Page  10 La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs Les smartphones facilitent l’usage SaaS:  La connectivité permanente permet l’accès à des applications d’entreprise en temps réel (ex de la gestion des temps Kelio sur iPhone)  Les applications nativement SaaS (client léger) sont très adaptées à une utilisation sur Smartphone
  • 11. Page  11 11 60 mn pour partager autour de : [1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concernés ? [3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
  • 12. Page  12 Contrats de travail : processus classique Un processus « classique » traite les étapes suivantes :  Saisie des informations de pré embauche  Gestion de modèles de contrats (word)  Génération automatique du contrat (word, pdf)  Transfert à l’effectif sans ressaisie d’informations  Historisation du contrat dans la fiche du salarié Globalement, un processus :  « en silo » (les données et documents restent dans le système de paie)  partiel (besoin d’interfaces, envois d’email ou transmission papier)
  • 13. Page  13 Contrats de travail : mode collaboratif : Un processus « collaboratif» traite les étapes suivantes :  Processus de Recrutement :  Demande d’ouverture de poste…  Recherche candidathèque, suivi des actions…  Evaluation, Validation du candidat  Saisie des informations de pré embauche,  Génération automatique du contrat (pdf), envoi au candidat  Candidat reçoit contrat + lien site client + code accès par SMS  Candidat signe (accès sur site + saisie code accès) le contrat  Contrat signé reçu par RH  Transfert à l’effectif sans ressaisie d’informations  Historisation du contrat dans la fiche du salarié CandidatManager R-H Demande recrutement Enregistre le contrat Vérifie vivier candidats… Signe le contrat Vérifie le contrat Informe le manager Valide le recrutement Établit un contrat Au final, un processus « collaboratif » :  Plus rapide et complet, plus interactif  Plus maitrisé, sécurisé et tracé  zéro papier sur l’ensemble du processus!
  • 14. Page  14 Recrutements : • Demandes d’ouverture deDemandes d’ouverture de posteposte • Dossiers de recrutementDossiers de recrutement • CandidathèqueCandidathèque • Recherche, Annonces…Recherche, Annonces… • Gestion de « sélections » deGestion de « sélections » de candidatscandidats • Suivi des actions :Suivi des actions : entretiensentretiens ……
  • 15. Page  15 Contrats de Travail : • Saisie des informations de pré embauche • Gestion de modèles de contrats • Génération automatique du contrat (pdf) • Signature électronique du contrat (certificat) • Envoi du lien au portail au Candidat, et envoi d’un code d’accès par SMS • Signature électronique par le candidat, et historisation
  • 16. Page  16 • Transfert à l’Effectif (sans aucune re-saisie) • Information automatique du Manager • Historisation du contrat, accessible ensuite par le portail Collaborateur Contrats de Travail :
  • 17. Page  17 Mouvements de Personnel : Un processus « collaboratif» traite les différentes étapes suivantes :  Définition des listes de taches affectées à différents services à l’occasion d’une entrée / sortie / mutation  Activation d’un mouvement pour un salarié  Affectation des taches aux acteurs avec planification  Envoi d’alertes et rappels  Suivi du planning d’avancement
  • 18. Page  18 Même la paie devient Collaborative ! Une solution de Paie « collaborative» permet de traiter :  Saisie des EVP (Evènements Variables de Paie)  Envoi d’alertes aux managers et rappels  Demande d’Augmentation individuelle  Simulation des augmentations par service  …
  • 19. Page  19 Même la paie devient Collaborative ! Principaux bénéfices de processus « collaboratifs » de paie :  Processus accélérés, suivis et tracés  Aucune re-saisie, gains de traitement  Visibilité de l’avancement des processus  Traitements totalement sécurisés
  • 20. Page  20 20 60 mn pour partager autour de : [1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concernés ? [3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
  • 21. Page  21 Demandes d’absence : mode classique Au final, un processus « classique » :  Long  Coûteux  Risqué Un processus « classique » traite les étapes suivantes : Collaborateur Manager H-R Temps Traitement D é l a i t r a i t e m e n t Demande congé Valide congé Vérifie planning Valide congé Vérifie droits Enregistre congé Collecte Classe congé Info & classe Info & classe
  • 22. Page  22 Demandes d’absence : mode collaboratif Un processus « collaboratif» facilite les étapes suivantes :  Contrôle automatisé des règles de saisie d’absence  Circuit de validation parallèle  Circuit de validation différent par motif d’absence  Information automatisée sur le traitement  Information sur les valeurs à prendre  … Collaborateur Manager H-R Demande congé Email confirmation de validation de congé M.a.j. S.I. Vérifie planning et Valide Temps Traitement D é l a i t r a i t e m e n t P r o c e s s u s c l a s . Au final, un processus « collaboratif » :  souple  rapide  interactif  maitrisé  ROI rapide
  • 23. Page  23 Demandes d’absence: mode collaboratif social Un processus « collaboratif social » facilite le lien entre l’univers professionnel de la vie privée :  Comment optimiser les absences d’une famille quand les époux/conjoints ne sont pas dans la même entreprise ?  Cas de l’époux ne se rappelant plus des dates de congés prises par son épouse alors qu’il doit se positionner rapidement pour avoir les meilleures dates  Risque de conflits assurés au sein de la famille   Une application telle qu’iVacances permet très simplement à une famille de centraliser la gestion de ses absences en lien avec le système de gestion des temps de présence Kelio de l’entreprise  Ainsi, en cas de décision express à prendre par l’époux les risques de conflits au sein de la famille sont minimisés  Moralité : les épouses doivent acheter des iPhone à leur époux 
  • 24. Page  24 Rapport d’activité: mode classique Un processus « classique » traite les étapes suivantes : Au final, un processus « classique » :  Long  Coûteux  Risqué Collaborateurs Manager Contrôle de gestion Temps Traitement D é l a i t r a i t e m e n t Rapports d’activité Vise la saisie Vérifie les saisie Consolide Vérifie les saisies Collecte Classe rapports Info & classe
  • 25. Page  25 Rapport d’activité: mode collaboratif Au final, un processus « collaboratif » :  Rapide  Interactif  Maitrisé  Réactif  Efficace Un processus « collaboratif» facilite les étapes suivantes :  Saisie en temps réel  Informations en temps réel sur les résultats d’activité  … Collaborateurs Manager Contrôle de gestion Saisie d’activité en temps réel ou en différé Consulte les saisies, Établit ses rapports Consulte les saisies Etablit ses rapports M.a.j. S.I.
  • 26. Page  26 Les oublis de badgeages Un processus « collaboratif» responsabilise le traitement des oublis de badgeages:  Le collaborateur est averti en temps réel de ses oublis de badgeage mais aussi d’autres anomalies  Il peut effectuer les actions nécessaires à leur correction  Le manager contrôle celles-ci et facilite son action Au final, un processus « collaboratif » :  Responsabilisant  Plus fiable
  • 27. Page  27 Les absents/présents Un processus « collaboratif» simplifie le suivi des absents/présents :  Le manager doit consulter s’il dispose des ressources nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation quelque soit l’endroit ou il se trouve  En 1 coup d’œil, il dispose de l’information en en temps réel et peut agir en conséquence Au final, un processus « collaboratif » :  Réactif  Plus fiable  Mieux maîtrisé
  • 28. Page  28 La gestion des temps sous smartphone Les smartphone permettent de prolonger l’expérience d’une gestion des temps SaaS pour plus de réactivité et d’efficacité dans l’organisation
  • 29. Page  29 29 60 mn pour partager autour de : [1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concernés ? [3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
  • 30. Page  30 Le bulletin de paie électroique  Des bénéfices immédiats pour l ‘entreprise  Un service à forte valeur ajoutée pour les salariés
  • 31. Page  31 Le bulletin de paie électroique  Quand efficacité rime avec simplicité
  • 32. Page  32 32 60 mn pour partager autour de : [1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concernés ? [3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
  • 33. Page  33 33 Les processus collaboratifs, en mode SaaS Sécurité et disponibilité : • Hébergement, disponibilité et sécurité totale de vos données, • Flexibilité et qualité de service (Service Level Agreement), • Sans gestion complexe de l’infrastructure IT (serveurs, sauvegardes…) Les bénéfices des processus Collaboratifs : • Des échanges Collaborateurs – Managers – RH automatisés, • Des flux RH accélérés, une organisation plus réactive, • Aucune re-saisie d’information, des gains de traitement importants, Avec tous les atouts du SaaS : Facilité d’utilisation : • Un accès immédiat à vos applicatifs, une large couverture fonctionnelle, • Liberté d’accès par Internet et utilisation optimisée de la solution, • Une flexibilité d’implémentation, pas d’installation sur l’ordinateur, Maîtrise des coûts : • Coût Global de Possession minimal, paiement à l’usage • Retour Sur Investissement optimal, et surtout AUCUN COUT CACHE Pour vous permettre de vous focaliser sur votre cœur de métier !
  • 34. Page  34 Le Club Alliances : Une Alliance des Compétences métier par métier, fonction par fonction  Les membres du « Club Alliances » se regroupent autour d’IBM pour apporter aux entreprises des solutions métier complètes en mode « as-a-service ».  Une Solution-as-a-Service est typiquement fournie comme un service permanent, payé à l’usage, et non plus simplement comme un assemblage de matériels, de logiciels et de prestations.
  • 35. Les partenaires du Club Alliances Ressources Humaines : Pour en savoir plus ou nous contacter : Notre blog : http://clubdrh.blogspot.com/ Notre site : http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com/ Le site du Club Alliances : http://www.cluballiances.com/ Notre email : drh@solution-as-a-service.com Téléphone : 01 71 16 19 60
  • 36. Merci et à bientôt ! Le Club Alliances, c’est aussi 5 autres filières métier présentes sur ce Forum : Vente – Marketing Dématérialisation DAF & Achats DSI Banque

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