Definiciones Bàsicasde Auditorìa Administrativa

1. AUDITORÍAADMINISTRATIVAISO 9001:2008

2. ¿Por qué realizar auditorías?

3. ¿Por qué realizar auditorías? Para evaluar inicialmente a un proveedor cuando existe la intención de establecer una relación contractual. Para verificar que el Sistema de Administración de Calidad (SAC) de un proveedor contratado continúa cumpliendo con requerimientos especificados.

4. ¿Por qué realizar auditorías? Para determinar si el SGC de una organización cumple con arreglos planeados, con los requerimientos de un estándar , así como con aquellos establecidos por la propia organización. Para determinar si el SGC esta efectivamente implementado y mantenido. Para identificar oportunidades para mejorar el SGC y/o riesgos potenciales o actuales.

5. ¿Por qué realizar auditorías? Para lograr la certificación ISO 9001, Para diagnosticar una situación de problema Para medir el progreso en comparación con previas auditorías Porque las auditorías internas son requeridas por la cláusula 8.2.2 del Estándar ISO 9001

6. ¿Por qué realizar auditorías? Para proporcionar datos de entrada para las revisiones por la dirección Para evaluar la capacitación del personal

7. Definiciones Básicas

8. Definiciones Básicas Calidad – Grado en el cual una serie de características cumple requerimientos. Sistema Administrativo – Es aquel utilizado para establecer políticas y objetivos y alcanzar dichos objetivos. Sistema de Administración de Calidad – Es aquel utilizado para dirigir y controlar una organización con respecto a la Calidad.

9. Definiciones Básicas Auditor – Una persona asignada para realizar una Auditoría Nota – Generalmente el auditor tiene la competencia necesaria para la auditoría específica bajo consideración Auditoría – Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarla objetivamente con el fin de determinar el grado al cual se cumple el criterio acordado.

10. Definiciones Básicas Criterio – Es una serie de políticas, procedimientos o requerimientos determinados como referencia. Auditado – Una organización a ser auditada. Evidencia de auditoría – Son registros, declaraciones de hechos u otra información relevante a los criterios acordados y que puede ser verificada.

11. ISO 9000

12. ISO 9000 Los estándares Internacionales ISO 9000 son escritos por miembros de una delegación mundial de la ISO conocida como Comité Técnico ISO/TC 176 Subcomité SC 2 Para que una Norma Internacional sea publicada se requiere la aprobación por al menos el 75% de los miembros con derecho a voto Fueron creados para armonizar el gran numero de estándares nacionales e Internacionales de Sistemas de Administración de Calidad que se encontraban en uso.

13. ISO 9000 Su primera liberación fue en 1987 y ha sido revisado en 1994 y en Diciembre de 2000 Los estándares son de aplicación general, es decir, fueron diseñados de tal forma que puedan ser aplicados en cualquier tipo de organización, independientemente de su giro y tamaño

14. La Familia de Estándares ISO 9000 ISO 9000 Fundamentos y vocabulario ISO 9001 Estándar de requerimientos de un Sistema Administrativo de Calidad ISO 9004 Guías para el mejoramiento del desempeño

17. Estándar ISO 9001:2008 ENFOQUE DE PROCESOS Proceso: Es un conjunto de actividades que utiliza Recursos Humanos, materiales y métodos (procedimientos) para transformar entradas (insumos) en salidas (producto). Enfoque de Procesos: La aplicación de un Sistema de Procesos dentro de una organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión para produci r el resultado deseado.

18. Estándar ISO 9001:2008 ENFOQUE DE PROCESOS Se debe enfatizar en : Entender y cumplir requerimientos Considerar el valor agregado de los procesos Obtener desempeño y efectividad de los procesos Mejorar continuamente los procesos

19. Estándar ISO 9001:2008 ENFOQUE DE PROCESOS Nota: De manera adicional puede aplicarse la metodología Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) por sus siglas en Inglés. Planificar: Establece los objetivos y procesos necesarios. Hacer: Implementar los procesos.

20. Estándar ISO 9001:2008 ENFOQUE DE PROCESOS Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre los resultados. Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente los procesos.

21. Estándar ISO 9001:2008 ENFOQUE DE PROCESOS Características mandatorias de un proceso 1. Existe un propietario del proceso 2. El proceso esta definido 3. El proceso esta documentado 4. Se han establecido las interacciones de los procesos 5. Se da seguimiento al proceso 6. Se mantienen registros

23. Métodos

24. Recursos Materiales

25. Materiales

26. Recursos Humanos

27. Documentos

28. Información, etc.

29. Productos

30. Recursos Humanos

31. Documentos

33. Estándar ISO 9001:2008 1. Alcance Este estándar Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando la organización: Necesita demostrar su habilidad de proveer consistentemente producto que cumpla con los requerimientos de los clientes. Su objetivo es incrementar la satisfacción de los clientes mediante la aplicación de su sistema

35. Cuando algún requerimiento no sea aplicable, puede considerarse para una exclusión.

36. Cuando se hagan exclusiones, no se admite alegar conformidad con el estándar a menos que sean de la clausula 7 y tal exclusión no ofrece la calidad del producto.2. Referencias Normativas.Se indican las ultimas y en caso de cambios no obliga, pero se exhorta a investigar y tratar de aplicarlos.

37. Estándar ISO 9001:2008 3. Términos y Definiciones Para fines de esta norma los términos y definiciones dados en la ISO-9000 aplican. Cuando se utilice el término producto este puede significar también servicio.

38. Requerimientos ISO 9001 El estándar ISO 9001:2008 esta integrado por las siguientes cinco cláusulas que contienen requerimientos para un sistema de administración de calidad: Sistema de Gestión de la Calidad Responsabilidad de la Dirección Gestión de los Recursos Realización del Producto Medición, Análisis y Mejora

39. Requerimientos ISO 9001 La redacción del estándar ISO 9001:2008 incluye los siguientes conceptos: “Debes” Procedimientos documentados Registros Notas

40. Requerimientos ISO 9001 Debe – Indica requerimientos mandatorios Procedimiento documentado – Significa que un procedimiento debe estar establecido, documentado, implementado y mantenido Registro – Es un tipo especial de documento que provee evidencia de la conformidad contra requerimientos y de la efectiva operación del SAC Notas – Son apoyos para entender o clarificar un requerimiento.

41. Requerimientos ISO 9001 4 Sistema de gestión de la Calidad 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la documentación 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de documentados 4.2.4 Control de los registros

42. Requerimientos ISO 9001 5 Responsabilidad de la dirección 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque hacia el cliente 5.3 Política de calidad 5.4 Planificación 5.4.1 Objetivos de Calidad 5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de calidad

43. Requerimientos ISO 9001 5 Responsabilidad de la dirección (continuación) 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.5.1 Responsabilidad y autoridad 5.5.2 Representante de la dirección 5.5.3 Comunicación Interna 5.6 Revisión por la dirección 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Información de entrada para la revisión 5.6.3 Resultados de la revisión

44. Requerimientos ISO 9001 6 Gestión de Recursos 6.1 Provisión de recursos 6.2 Recursos Humanos 6.2.1 Generalidades 6.2.2 Competencia, formación y una toma de conciencia 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo

45. Requerimientos ISO 9001 7 Realización del producto 7.1 Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7.2.3 Comunicación con el cliente

46. Requerimientos ISO 9001 7 Realización del producto (continuación) 7.3 Diseño y desarrollo 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo 7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo 7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo 7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo 7.3.6 Validación del diseño y desarrollo 7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo

47. Requerimientos ISO 9001 7 Realización del producto (continuación) 7.4 Compras 7.4.1 Proceso de compras 7.4.2 Información de las compras 7.4.3 Verificación de los productos comprados 7.5 Producción y prestación del servicio 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio.

48. Requerimientos ISO 9001 7 Realización del producto (continuación) 7.5.3 Identificación y trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.5.5 Preservación del producto 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición 8 Medición, Análisis y Mejora 8.1 Generalidades

49. Requerimientos ISO 9001 8 Medición, Análisis y Mejora (continuación) 8.2 Seguimiento y medición 8.2.1 Satisfacción del cliente 8.2.2 Auditoría Interna 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto 8.3 Control del producto no conforme 8.4 Análisis de datos

50. Requerimientos ISO 9001 8 Medición, Análisis y Mejora (continuación) 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua 8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas

51. Comunicación y Acuerdo de Acciones Correctivas

52. Comunicación y Acuerdo de Acciones Correctivas La norma ISO 9001 requiere en 8.2.2 que: La gerencia responsable de las áreas auditadas asegure que se tomen acciones sin retardos justificados para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las acciones correctivas deben completarse dentro del periodo de tiempo acordado entre el auditor líder y el auditado.

53. Acciones Correctivas El auditor solo es responsable de identificar las no conformidades El auditado es el responsable de determinar e iniciar la acción correctiva necesaria para corregir la no conformidad El primer paso para definir una acción correctiva efectiva es el determinar la causa raíz de la no conformidad.

54. Seguimiento de las acciones correctivas

55. Seguimiento de las acciones correctivas La norma ISO 9001 requiere en 8.2.2 que: Las actividades de seguimiento incluyan la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación. El seguimiento debe confirmar que las acciones correctivas fueron implementadas y que fueron efectivas. Los auditores deben preparar un reporte del resultado del seguimiento y pueden distribuirlo de manera similar al reporte de auditoría.

56. Errores más comunes y Barreras durante Auditorías

57. Errores más comunes y Barreras durante Auditorías Realizar la auditoría como si se tratara de una inspección Tener temor a los auditores Encontrar culpables y no hechos Reconocer solo los costos de una auditoría y no los beneficios Definir el propósito y el alcance de la auditoría de una manera pobre