Etapas de la organización

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  • 1. UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE FILOSOFÍA LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓNCARRERA DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓNTRABAJO DE ADMINISTRACIÓNINTEGRANTES:MARGARITA QUILOMÓNICA HAROARMANDO PALACIOSBEATRIZ LECHÓNNOEMÍ SANGOLUISAMSC. KARLITA MUÑOZCURSO: 4to “B”AÑO LECTIVO: 2013
  • 2. ETAPA DE LAORGANIZACÍON EN ELPROCESOADMINISTRATIVO
  • 3. DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN(SEGÚN DIFERENTES AUTORES)• Estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, nivelesy actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social,con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivosseñalados.AGUSTÍN REYES PONCE• Ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los finesestablecidos creando unidades administrativas, asignando en su casofunciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo lasrelaciones que existe entre dichas unidades.EUGENIO SISTOVELASCO• Coordinación de las actividades de todos los individuos que integran unaempresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posiblede los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los finesque la propia empresa persigue.ISAAC GUZMÁNVALDIVIA• La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de sereshumanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones eintegra sus actividades hacia objetivos comunes.JOSEPH L. MASSIE• Agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, asignar a cadagrupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo ycoordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de laempresa.HAROLD KOONTZ YCYRIL O’DONNELL
  • 4. LA ORGANIZACIÓNEs una Función administrativaQue consisteEnDefinir las actividades laborales paraalcanzar las metas fijadas
  • 5. ELEMENTOSBÁSICOSELEMENTOHUMANOLOSELEMENTOSFÍSICOS YMATERIALESLA EMPRESAOINSTITUCIÓN
  • 6. ELEMENTOS DEL CONCEPTOEstructuraImplica elestablecimiento delmarco fundamental enel que habrá de operarel grupo social, ya queestablece la disposicióny correlación defunciones, jerarquías yactividades necesariaspara lograr losobjetivosSistematizaciónTodas lasactividades yrecursos de laempresa debende coordinarseracionalmente afin de facilitar eltrabajo y laeficienciaAgrupación yasignación deactividades yresponsabilidadesOrganizar implicala necesidad deagrupar, dividir yasignar funcionesa fin fe promoverla especializaciónJerarquíaLaorganización, comoestructura, origina la necesidad deestablecer nivelesderesponsabilidaddentro de laempresaSimplificación defuncionesEstablecer losmétodos massencillos pararealizar el trabajode la mejormanera posible
  • 7. AUTORIDADSe manifiesta a través de órdenes concretas y debe interpretarse como lafacultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido.Existen la autoridad de:• Formal (Liderazgo, Carisma) Es la que ha sido consistentemente definida para hacerfrente a los objetivos.• Operativa .- Es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino másbien da facultad para decidir sobre determinadas acciones.• Técnica .- Es aquella que se tiene en razón del prestigio y la capacidad que dan ciertosconocimientos, teóricos o prácticos, que una persona posee en determinada materia.• Personal.- Es aquella que poseen ciertas personas en razón de sus cualidadesmorales, sociales, psicológicas, etc., que los hacen adquirir un ascendienteindiscutible sobre los demás, aun sin hacer recibido autoridad formal ninguna.• Informal.- ( se da dentro de los compañeros)
  • 8. PRINCIPIOSDELAORGANIZACIÓNDE LA ESPECIALIZACION.- Cuando más se divide el trabajo, se obtiene mayoreficiencia, precisión y destreza.DE LA UNIDAD DE MANDO.- Para cada función debe existir un solo jefe.DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD, OBEDIENCIA.- Debe precisarse el grado deresponsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciendoal mismo tiempo la autoridad correspondiente.DEL EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN, CONTROL.- A cada grado de delegación debecorresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar launidad de mando.
  • 9. DIVISIÓN DE TRABAJO: es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una funcióncon la mayor precisión y el mínimo esfuerzoEs la especialización y el perfeccionamiento del trabajoJERARQUIZACIÓN: se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importanciaDEPARTAMENTALIZACIÓN: es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base ensu similitudDESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: Es la recopilación ordenada y clasificada de todos losfactores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor maneraCoordinación:Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr lacombinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.
  • 10. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIONSe reconoce tres aspectos por quela organización es importanteLa organización, porser el elemento finaldel aspectoteórico, recoge, complementa y lleva hastasus últimos detallestodo lo quela planificación haseñalado respecto acómo debe seruna empresa2.- Tan grande es la importanciade la organización, que enalgunas ocasiones ha hechoperder de vista a muchos autoresque no es sino una parte de laadministración , dando lugar aque la contrapongan a éstaúltima, como si la primerarepresentara lo teórico ycientífico, y la segunda lo prácticoy empírico.3.- Construye el puntode enlace entre losaspectos teóricos, queUrwickllama mecánicaadministrativa, y losaspectosprácticos, que elmismo autor conocebajo la denominaciónde dinámica: entre loque debe de ser y loque es.
  • 11. La organización permite:Alcanzar los objetivos del grupo.Elimina la duplicidad y la lentitud deltrabajo.Crea los canalesde comunicación necesarios.Crea una estructura jerárquicarepresentada en organigramas.ES IMPORTANTE PORQUE:
  • 12. SUS COMPONENTES SON:ORGANIGRAMAS:Estructura de laorganizaciónRELACIONESINTERDEPARTAMENTALES:Delinear laslíneas de enlacepara facilitar lacoordinaciónCUADROS OCUPACIONALES:Definen obediencia, autoridad,responsabilidad, atribuciones yrelacionesNECESIDADES DEL PUESTO:Políticas generales y conjunto decuadros ocupacionalesINSTRUCTIVOS ESPECIALES:Sobreproducción, ventas, finanzas, otras
  • 13. TÉCNICAS DE LAORGANIZACIÓN
  • 14. LOS ORGANIGRAMAS• Los organigramas son la representacióngráfica de la estructura orgánica de unaempresa u organización que refleja, en formaesquemática, la posición de las áreas que laintegran, sus niveles jerárquicos, líneas deautoridad y de asesoría
  • 15. • SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA,este muestra:Un elemento (figuras)La estructura de la organizaciónLos aspectos más importantes de la organizaciónLas funcionesLas relaciones entre las unidades estructurales
  • 16. SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA, este muestra:Los puestos de mayor y aun los de menor importanciaLas comunicaciones y sus víasLas vías de supervisiónLos niveles y los estratos jerárquicosLos niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizaciónLas unidades de categoría especial.
  • 17. UTILIDAD• Representan un elemento técnico valiosos para el análisisorganizacional.• La división de funciones.• Los niveles jerárquicos.• Las líneas de autoridad y responsabilidad.• Los canales formales de la comunicación.• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de laempresa en cada departamento o sección de la misma.
  • 18. ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA• Mantener la mayor simplicidad posible yevitar el cruce excesivo de líneas.• Los cargos del mismo nivel jerárquicodeberán tener nombres equivalentes o queindiquen el nivel.• Los cargos auxiliares o de asesoría deberánpermanecer aproximados al órgano principalrespectivo.
  • 19. Tipos de Organigramas:• 1POR SU FINALIDADinformativo informalformalanalíticocomoinformaciónaccesible apersonas noespecializadascuandorepresentandosu modeloplanificado nocuenta todavíacon elinstrumentoescrito de surepresenta elmodelo defuncionamientoplanificado oformal de unaorganizaciónanálisis dedeterminadosaspectos delcomportamientoorganizacional
  • 20. Tipos de Organigramas:POR SU ÁMBITOGeneralesContieneninformaciónrepresentativa de unaorganización hastadeterminado niveljerárquicoEspecíficosMuestran en formaparticular laestructura de un áreade la organización.
  • 21. Ejemplo de Generales
  • 22. Ejemplo de Específicos
  • 23. Tipos de Organigramas:Este grupo sedivide en trestipos deorganigramasPOR SU CONTENIDOFuncionalesprincipales funcionesque tienen asignadasIntegralesSon representacionesgráficas de todas lasunidadesadministrativasDe puestos, plazas yunidadesndican las necesidadesen cuanto a puestos yel número de plazasexistentes
  • 24. Ejemplo de Integrales
  • 25. Ejemplo de Funcionales
  • 26. Ejemplo de : organigrama Depuestos, plazas y unidades
  • 27. Tipos de Organigramas:Este grupo sedivide encuatro tiposdeorganigramasPRESENTACIÓNO DISPOSICIÓNGRÁFICAVerticalesHorizontalesMixtosDe BloqueCirculares
  • 28. POR SU PRESENTACIÓN ODISPOSICIÓN GRÁFICA:I. Verticales: Presentan las unidades ramificadasde arriba abajo a partir de la autoridad, en laparte superior, y desagregan los diferentesniveles jerárquicos en forma escalonada.
  • 29. II. Horizontales: Despliegan las unidades deizquierda a derecha y colocan al titular en elextremo izquierdo. Los niveles jerárquicosse ordenan en forma de columnas.
  • 30. III. Mixtos: Este tipo se utiliza en combinaciones verticales yhorizontales para ampliar las posibilidades derepresentación gráfica , en organizaciones con un grannúmero de unidades en la base.
  • 31. IV. De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen laparticularidad de integrar un mayor número de unidadesen espacios más reducidos. Permiten que aparezcanunidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos
  • 32. V. Circulares: En este tipo, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica enel centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno representa un niveldistinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y elúltimo círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía deautoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, ylas relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
  • 33. VENTAJASPuede apreciar a simple vista la estructura general y lasrelaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podríahacerse por medio de una larga descripción• 1Obliga a sus autores a aclarar las ideas.Muestra quien depende de quién
  • 34. VENTAJASIndica algunas de las peculiaridades importantes de laestructura de una compañía, sus partes. Fuertes y débiles• 1Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanzay medio de información al público acerca de las relaciones detrabajo de la compañía.Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar loscambios que se proponga en la reorganización, al hacer planesde corto y largo plazo, y al formular al plan ideal
  • 35. DESVENTAJAS:* No muestra más que las relaciones formalesIndica que relaciones se supone que existen yno necesariamente las relaciones realesNo muestra la legión de relaciones informalesque existe entre los jefes, que suelen sernumerosas y a menudo más importante quelas relaciones formales
  • 36. MANUALES: Sirviendo como guía práctica, que se utiliza como herramienta de soportepara la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, enla cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de laempresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.CUADROS OCUPACIONALES: Permite la optimización de recursos, al reducirdesplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar el funcionamientoorganizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, laeliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación otabulación del trabajo.CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO: Permite la optimización derecursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar elfuncionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución defunciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y lanivelación o tabulación del trabajo.DIAGRAMAS DE OPERACIONES O DE PROCESOS: permiten identificar los problemas y lasoportunidades de mejora en los procesos de las áreas funcionales de la empresa ya quepermite identificar los pasos redundantes, los flujos de los procesos , los conflictos deautoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
  • 37. ERRORES de ORGANIZACIÓN RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO(departamentos que son apoyo y se consideran un fin en símismo) EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamentecomplejos)1