Catatan analisa proses bisnis
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Catatan analisa proses bisnis

on

  • 653 views

 

Statistics

Views

Total Views
653
Views on SlideShare
647
Embed Views
6

Actions

Likes
0
Downloads
16
Comments
0

1 Embed 6

http://www.slideee.com 6

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Catatan analisa proses bisnis Catatan analisa proses bisnis Document Transcript

  • Catatan Mata Kuliah Analisa Proses Bisnis Lilik Mae Sarah Semester II ANALISA PROSES BISNIS Proses adalah sekumpulan aktivitas yang merubah masukan menjadi keluaran. Pengertian Proses Bisnis berdasarkan Wikipedia adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Sedangkan Proses Bisnis itu sendiri adalah Kebijakan, Struktur Organisasi, Sumber Daya dan Aktivitas yang berjalan teratur pada sebuah organisasi. Organisasi adalah sekumpulan orang atau bagian-bagian yang mempunyai tujuan yang sama (goal). Kebijakan Aktivitas Proses Bisnis Struktur Organisasi Sumber Daya Supplier (Pemasok) Pemilik Proses 100 +50 Input (masukan) Proses Konsumen Output (hasil)  Barang => Fisik  Jasa => Pelayanan (karir)
  •  Informasi Sub Proses Proses Bisnis Sub Proses Sub Proses Sub Proses Proses Bisnis = Proses inti/operasi. Contoh untuk sub proses misalnya Kemahasiswaan, akademik. Aktivitasnya berurutan (ruang & waktu). Tujuan (goal) Kebijakan Terukur     Pembelian Material ... Produksi Distribusi Tanggung Jawab  Pembayaran Wewenang Aktivitas Proses Bisnis Struktur Organisasi Tugas Sumber Daya 5M+1H       Proses Bisnis = Industri Perkayuan QMS (Quality Management System) Man ( Manusia ) Money ( Modal ) Machine ( Alat ) Method ( Cara ) Material (Data/Bahan) Environment / Information ( Informasi )
  • EMS (Environment Management System) Perkembangan Perusahaan    Target Perusahaan Profit / Untung Volume Produksi Sumber Daya Manusia Produktivitas Proses Informasi Proses Pendukung :  Personalia (AKD) Rekrut pegawai Pinjaman Gaji Information  Keuangan -> Accounting Proses Manajemen :  Mengambil keputusan 3 Jenis Proses Bisnis  Proses Manajemen = Mengendalikan Operasi dari setiap sistem  Proses Operasional = Inti meliputi Bisnis inti, nilai tambah, menciptakan.  Proses Pendukung = Informasi. Kejadian  Manajemen Event  Operating  Decision  Information Identifikasi         Proses Bisnis Tujuan _Bagaiman Ukuran Keberhasilan _ Standar (target) Cek ruang lingkupnya Prihal terlibat Acuan _ Requirenment gathering Penanggung jawab utama Dokumen yang digunakan _data jelas
  • Kodifikasi  Notasi Diagram  Metode Pemetaan DO (Deliver Order) PO (Purchasing Order) SPP (Surat Permintaan Pembelian) SPB (Surat Penerimaan Barang) SOP (Standar Operasional Procedure) Proses Pembelian Bahan 5 W +1 H What = 1. Proses Pembelian Bahan Who = Pemilik Proses : User / Dep. Bagian Purchasing / Procurement When Where Why How = 2. Urutan Proses 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menerima permintaan pembelian SPP Doc Mengecek speifikasi barang/jasa yang diminta ( lengkap / lengkap ) ( jelas / jelas ) Mencari supplier atau pemasok barang /jasa yang diminta. Membandingkan mutu/harga barang Menerbitkan DO/PO Membuat surat permintaan pembayaran (Expense Request) -> meminta INVOICE Menerima Barang -> SPB Proses Pembayaran Pembelian What (1) PROSES PEMBAYARAN PEMBELIAN Who (+) Pemilik Proses -> User -> Dep.Bagian Keuangan (FINANCE) ,konsumen = bag.keuangan When Where Why How (2) Urutan Proses : 1. Menerima lampiran  Surat tagihan (INVOICE ) dari bagian Pembelian ( Expense Request)
  •  Tagihan/Invoice Pemasok. Mencatat dokumen ER kepada bagian accounting. Membuat perintah pembayaran. Melakukan pembayaran. 2. 3. 4. INPUT OUTPUT Permintaan pembelian PROSES PEMBELIAN PURCHASING Expense Request PROSES PEMBAYARAN FINANCING ACCOUNTING (Pembukuan Biaya) Pelanggan = Customer Menyangkut proses dibelakangnya “Next Process is Our Customer” Filosofi = kepuasan pelanggan. PEMODELAN PROSES BISNIS Tujuan atau sasaran 1. Menjelaskan suatu proses bisnis dan identifikasi pada suatu organisasi. 2. Perbaikan  Membagun validasi suatu proses bisnis Konsep REAL (Resource, Events, Agent, Location) Resource = Sumber Daya Event = Kejadian Agent = Aktor yang terlibat (struktur organisasi) Location = Lokasi Cara : “Mengumpulkan “Memelihara Data yang diperlukan “Memproses Contoh Analisa Proses :  “GOLDEN PIZZA” Event :
  •    Manajemen (yang mengambil keputusan) Operasi Informasi Manajemen     Analisa pasar Pesaing Konsumen Menamakan produk Yang akan ditulis dipaket menu  Prosedur a. cara masak b. cara pemesanan Sesuai permintaan pemesan Operasi  Menerima pesanan (pizza) berdasarkan pelanggan  Membuat pesanan (pizza)  Membungkus  Mengirim kepada pelanggan  Menerima pembayaran Informasi  Menghasilkan analisa laporan pelanggan  Menganalisa laporan penjualan  Menganalisa keuntungan  Keluhan pelanggan REQUIREMENT GATHERING TECHNIQUE Tekhnik Pendekatan Kebutuhan Sasaran : “Membangun Solusi Dengan Mengetahui Kebutuhan” 10 TECHNIQUE 1. One on One Interview (Bertanya ke User) 2. Group Interview (Focus on Group) 3. Facilitated Session (Requirement Workshop) 4. Join Application Development (Interface Analysis) 5. Questionnair (Survey) 6. Prototyping 7. Use Cases (Reserve Engineers) 8. Observation 9. Request For Proposal (Document Analysis) 10. Brainstorming
  • Requirement Gathering Technique Kodifikasi analisa bisnis proses Validation Denifitation  Apa  Siapa  Bagaimana Analysis Implementasi Test - Produk - Aplikasi - Sistem Pimpinan Cabang Pembelian Stock Marketing User Contoh , Pakaian :  Bahan Seragam Sekolah SD,SMP,SMA  Kain Putih,Merah,Biru,Abu-abu Kodifikasi Notasi Diagram  DFD  CFFD Operasi
  • Metode Pemetaan Data Flow Diagram  Entitas yang terlibat (data base)  Implementasi Sistem Informasi / Tekhologi Informatika DFD = Produksi Polywood (kayu lapis) HPH Produksi Customer ( log source ) Marketing PO Swimline Pemasok Peminta / User Bag. Pembelian Bag.Keuangan
  • START Membuat SPPB SPPB SPPB Mengecek Validasi Spesifikasi Kebutuhan yang diminta user SPPB & OP Menginput ke SMS TIDAK Hasil CEK YA Membuat OP OP Menginput data OP & SPPB ke SMP Meminta Penawaan Kepada Supplier Memilih Supplier Meminta persetujuan pembukaan PO Menyetujui pembukaan PO TIDAK Persetujuan Barang SPB YA Membuka PO kepada Supplier yang Terpilih PO Membuat surat ER Membuat tagihan/invoice Membuat surat pembayaran ER Invoice FINISH
  • START Membuat SPPB SPPB SPPB Mengecek Validasi Spesifikasi Kebutuhan yang diminta user SPPB & OP Menginput ke SMS Hasil CEK Membuat OP OP Menginput data OP & SPPB ke SMP Meminta Penawaan Kepada Supplier Memilih Supplier Meminta persetujuan pembukaan PO Menyetujui pembukaan PO Persetujuan Membuka PO kepada Supplier yang Terpilih Barang SPB PO Membuat surat pembayaran Membuat surat ER Membuat tagihan/ invoice ER Invoice FINISH
  • Saturday, 2013-04-27 Event / kejadian ================ 3 Proses Bisnis (PB) 1.PB Manajemen - proses yang mengendalikan opersional dari sebuah sistem (perusahaan) memberiakan keputusan2. 2.PB Operasional - proses yang meliputi proses inti & menciptakan aliran nilai utama.(kepuasan pelanggan) 3.PB Informasi (pendampng) - proses yang mendamping informasi dan data yang di butuhkan oleh PB 1 & Pb 2. PROSES BISNIS OPERASI (Kepuasan Pelanggan) 1. Marketing & Sales -> Mencari pelanggan (pasar) -> Membuat Kontrak kerja dengan pelanggan 2. Pembuatan dan Produksi -> Menjual Produk/Jasa -> Merubah bahan baku menjadi bahan yang bisa dijual. Planning (perencanaan) -> Menetapkan rencana produksi -> Menyediakan Informasi dan *Sumber Daya - yang dibutuhkan - yang tersedia. *Material - Bahan Baku - Bahan Pembantu *Mechine
  • -> Menyusun rencana pengiriman barang Produksi :  Melaksanakan Rencana Produksi  Menjaga Target Produksi 3. Pembelian ( Procurement/Logistik)  Membeli material yang dibutuhkan  Berhubungan dengan pemasok (supplier)  Menetapkan / memilih supplier  Waktu pengiriman, sesuai dengan kebutuhan  Memilih material yang  Harga yang paling efisien 4. Gudang Material = WHNFG ( Warehouse Non Finish Goods)  Memonitor penyediaan barang yang bersifat rutin.  Memonitor minimal - maksimal sediaan (stock) [Resiko]  Mengatur pengeluaran barang.  Yang masuk dulu harus lebih dulu. FIFO ( first in first out)  Mengontrol umur stock  Fast moving (cepat bergerak) < 3 bulan  Slow moving (lambat bergerak) 3-6 bulan  Death Stock (stok mati) > 6 bulan 5. Gudang Barang Jadi ( Warehouse “Finish Goods” )  Menyimpan dan monitor Stock Barang Jadi (Produk)  Mengeluarkan Barang Jadi .  Mengatur keluar masuknya barang jadi. Stock awal = 100 pcs Produksi = 2000 pcs
  • Penjualan = 1950 pcs Stock akhir = ( Saw + Produk/Input – penjualan/output ) 2. Mengeluarkan barang jadi sesui SI (Shipping Instraction) dari Marketing/Sales Isi SI a. No PO -> Nama Pembelian, Waktu Delivery, Spesifikasi Barang, Tujual b. Jumlahnya c. Nama Vehicle/ Vesel (mobil/kapal) d. Marking ( penandaan)  SI (Shipping Instruction )  PO No…  Spesifikasi  Jumlah…  Marketing…  Kapal/mobil Vehicle Saturday, May 04 2013 6. Distribution ( Export ) Fungsi -> Departemen / Divisi 1. Marketing 2. Logistik  Sumber daya  Material a. Procurement ( pembelian ) Input -- Proses -- output material material
  • b. GUDANG MATERIAL (WHNFG) c. GUDANG BARANG JADI (WHFG) 3. Pabriksi (Manufacturing) a. Production planning & inventory control (PPIC) b. Produksi SOP INK Pemetaan proses c.Teknik/Workshop (plan maintenance) d. Quality Control ( Inspektor ). 4. Sales & Distribution ( Penjualan & Distribusi) - Cabang / Penjualan - Berhubungan dengan pembeli atau pabrik ( PO/DO ) Marketing BRAND  Mau merek apa?  Ukuran Kepuasan pelanggan – angket/questionair Promotion  Iklan (audio/video) (TV/Radio)  Promosi pasar – Pameran 5. Finance (Keuangan) Money  Melakukan Pembayaran ke supplier / kontraktor ketika terjadi transaksi pembelian.  Menerima pembayaran dari pebeli ( keluar masuknya uang ).
  • Dari kita ke pembeli DO/SI Dari pembeli kita PO PROSES BISNIS MANAJEMEN (PENDUKUNG) MENGAMBIL KEPUTUSAN 1. HRD ( Human Resource Development ) –keputusan - SD Manusia  Personalia -> Payroll (penggajian)  No. Pegawai  Data2 Pekerjaan  Fasilitas & Benefit Keuangan  Perumahan  Asuransi  Transportasi  Makan  Pelatihan ( Training Center )  Pengembangan Organisasi Perusahaan  HIP ( Hubungan Industrial Pancasila) 2. INTERNAL AUDIT Tujuannya untuk melihat apakah suatu difisi tersebut berjalan dengan baik atau tidak.  Mengecek kesesuaian dan keefektifan kebijakan dengan pelaksanaan di salah satu fungsi proses bisnis  Stock Opname  Tugas Khusus untuk investigasi indikasi penyelewengan  Membantu audit keuangan biasa dilakukan oleh External audit (Go Public -> Tbk. (terbuka) 3. COMMITTEE Contoh :
  •  Audit  Quality Assurance – Sertifikasi Sistem /Produk (ISO 900 150-1400 ) Keluhan Pelanggan  CPOC : Corporate Planning Organizing Committee  K3 ( Keselamatan & Kesehatan Kerja ) 4. CORPORATE SECRETARY ( KESEKRETARIATAN)  Human & CSR / Community Development  Komunikasi External 5. ENGINEERING (REKAYASA) 6. BUDGET ( ANGGARAN ) PROSES BISNIS INFORMASI A. Accounting  Mencatat seluruh aktivitas keluar masuknya sumber daya B. MIS ( Management Information System )  Sistem Iformasi ( Software & Hardware ) Saturday, May 18, 2013 Proses Bisnis Operasi/Operasional Proses Bisnis Manajemen/ keputusan Proses Bisnis Informasi - Departemen Akutansi - Dep. MIS Data & Informasi Perencanaan 1. Rencana Sumber Daya / Anggaran / Budgeting 2. Pengeluaran, Pendapatan = untung/selisih/rugi kerja 3. Pengeluaran : tenaga kerja –HRD/PSDM – Database kepegawaian -> Orang, gaji, fasiitas, asuransi, pajak penghasilan, dll
  • Data Informasi Tenaga Kerja HRD/PSDM 1. Data Base Pegawai 2. Sistem Payroll(penggajian) a. Absensi (S/I/A) b. Cuti (fasilitas, tunjagan kerja & transportasi) c. Asuransi ( Jamsostek, Astek) d. Pajak 3. Pengembangan Karir - Pendidikan / pelatihan Mesin - Produksi/ Engineering 1. Kapasitas & Kapabilitas Produk Rencana Produksi - Mesin yang butuhkan - Kebutuhan untuk reengineering (investasi ) 2. Kebutuhan TK 3. Biaya Produksi a. Biaya Bahan Baku (Volume, Harga) b. Biaya Upah c. Biaya Bahan Pembantu d. Energi ( Oil, Fuel ) e. S. Part f. Biaya tetap lain Keputusan Mgt Dana = Uang/Money -> Dept. Budget & Accounting
  • Investasi -> Persetujuan, Manajemen, Tertinggi -> PIHT (Permohonan Investasi Harga Tetap) MATERIAL -> LOGISTIK PROCUREMENT (Pembelian) 1. Sumber Informasi Permintaan a. SPPB b. Budget Tahunan 2. Penerimaan Barang (Material ) – SPPB 3. Pengeluaran Barang – SPB 4. Data Sediaan (STOCK) 5. Harga Barang/Material (Invoice / Kwitansi) 6. Data Nilai Sediaan Barang -> STOCK OPNAME Dept. Audit Marketing – Sales – Distribution – Gudang FG PENJUALAN 1. PO a. Volume b. Spesifikasi c. Waktu Pengiriman d. Harga 2. Laporan Prouksi Volume produksi WIP (Work in Process) Bahan Baku-Bahan Jadi 3. Cargo Ready (S/ K) 4. Instansi Pengiriman (SI/ Shipping Instruction) 5. Laporan Penjualan Export = Pengapaian
  • a. PO yang dikirim Invoice Penjualan b. Volume berapa? c. Harga Berapa? 6. Sediaan / Stock Barang Jadi 7. Nilai Stock Barang Jadi Produksi (+) Masuk Penjualan (-) Keluar Nilai Keluar (Out flow) Nilai Masuk (In flow) Nilai Sediaan (balance) Produksi Engineering Accounting Procurement Planning(Rencana) HRD/ Personalia Distribution Sales Oracle/ IFS ERP ( Enterprise(Usaha/Bisnis), Resource ( SumberDaya),
  • Saturday, June 01, 2013 1. Mengenal ( keputusan Management ) 2. Operasi 3. Informasi Operasi - Target Operasi – Informasi Regulasi – ACC & MIS TOP Management ( Keputusan ) -> Perbaikan / Pengembangan I NFORMASI SPPB No Kode -> Dept FINANCE FIN -01-02-13 HRD HRD- MANUFACTURING PLYPUBLIC GAE –GENERAL AFFAIR PO -> Ref SPPB SPB -> Surat Penerimaan Barang Expense Request – Pembayaran - Stock KOMPONEN ANALISA PROSES BISNIS 1. Kebijakan -> Target 2. Struktur Organisasi 3. Sumber Daya ( 5M + 1I) 4. Aktivitas ( Urutan Proses) -> SOP = Standard Operational Procedure INK = Intruksi Kerja Parameter = Ukuran Keberhasilan
  • Information Engineer -> Membuat Model Pembelian 1. Validasi Permintaan Pembelian  Pengesahan/Autorisasi  Spek Barang/ Material -> Kode Barang 2. Penawaran Barang  Daftar Supplier (Nama, Alamat, Bisnis Apa?) 3. Pemilihan Supplier -Biaya & Waktu -> PIC ( Person in Charge ) (Actor) 4. Pelepasan/Penerbitan PO =Validasi 5. Penerimaan Barang 6. Proses Pembayaran SPPB Penawaran Pemilihan Supplier PO Penerimaan Finish Penerimaan Tagihan an
  • Accounting  Laporan Penjualan (Marketing) TOP MANAGEMENT (CPOC)  Laporan Pembelian ( Procurement ) BUDGET  Laporan Stock Gudang (Logistic ) Monthly Review  Laporan Produksi ( Manufacturing) 1.Tindakan Koreksi  Laporan Loss & Profit ( Budget ) 2.Usulan Penambahan SD  Laporan Keluhan Pelanggan 3.Perubahan/Penyesuaian ` Planning ) Rencana Tahunan ( Annual Annual Planning 1.Menyusun Rencana TahunDepan 2.Melihat Realisasi Tahun Berjalan & Potensi Tahun Depan 3.Sumber Daya TK : 50 org Pensiun ( 50 x Rp. 100.000.000 ) = Rp 5 M 100 org -> 10 tahun ( Cicin Penghargaan ) = Rp 250 Jt = 100 x 5 gr x Rp 500.000 5 Years Planning (IND. REPELITA) 1.Kebijakan Strategis 2.Visi 3.Brand Baru –Biaya R&B Biaya Market Research Perubahan - sangat cepat CHANGE -> Selangkah Didepan Perubahan -> Info Lebih Cepat ( Forecasting ) -> Strategi Jangka Panjang
  • Kayu -> tahun 80-an 22 PRSH ( 220.000 m2/bln) 2010 5 Perusahaan ( 20.000 m2/bln) Jan Feb Mar Target Produksi : 1.000 Seller : 1.000 Profit : $100.000 Realisasi Produksi : 900 m3 Seller : 750 m3 Profit : $60.000 Varian Produksi : 100 m3 Seller : 250 m3 Profit : $10.000 Pendidikan I. Akademik – Operasi II. Keuangan – Informasi III. Kemahasiswaan – Operasi IV. Pengabdian Masyarakat – Management ERP ( Enterprise Resource Planning ) Software Oracle Sap Ifs Altius
  • Saturday, June 08, 2013 ERP = Enterprise Resource Planning Perencanaan Sumber Daya Perusahaan Turunan : MRP II Manufacturing Resource Planning Produksi / Pabrikan Input Process Output Material Material (Bahan) (Produk) 100 20 50 SCM = Supply Chain Management Suplai Rantai Manajemen Manajemen Rantai Suplai Proses 1 Informasi Proses 2 Informasi (Masukan) Proses 3 (Keluaran) Proses 4 Saturday, June 08, 2013 Modul ERP : 1. Operasional  MRP (Pabrikasi)  SCM ( Hubungan Logistik-Pabrik-Distribusi 2. Keuangan  Financial Mgt.  Pembukuan ( Accounting )
  • 3. Tenaga Kerja  Project Mgt.  HR Mgt. ERP _Tertutup_ Back Office System -> Customer & Public ≠ Terlibat Front Office System -> Customer & Public = Terlibat. E- Commerce CRM ( Customer Relationship Mgt ) e-Government. ERP CRM Manufacturing Warehouse Purchasing Material Mgt. Global Finance Order Mgt. Service Customer History Auto 2000 1. Nama Pelanggan : Dodo 2. Mobil : Fortune -> 10.000 Km -> Service, 500.000 20.000 Km -> ==== 700.000 3. No. Pol : KT – 1000 - DA 4. Tahun Mobil : 2013 5. Pembelian : 20 Mei 2013 Auto – 2000 -> SMS Sales Web Store
  • Keuntungan ERP Aktor Proses Bisnis Integrasi Data Keuangan Kontrol Kerja Keuangan Standarisasi Proses Operasi Best Practice Meningkatkan Produktivitas Penurunan Inefisiensi ( cost mistakes ) ( Biaya Kesalahan ) Peningkatan Mutu Produk Standarisasi Data & Informasi Kesamaan Laporan Efisiensi – Mutu Standar – Biaya Murah Daya Saing Perusahaan Yang Mempengaruhi Biaya Produksi Level Inventory : Minimal/ Turun Tenaga Kerja : Turun Service Level : Mutu Naik A : 100 % A : 90 % Jual = 100 unit = produk 100/100% = 100 &100/90% = 110 Kontrol Keuangan : Meningkat Waktu Informasi : Lebih Cepat Kontrol 1. Cost cc : Volume >> TIC cc. RF ( Efisiensi Bahan Baku ) Quality A = 99 % R = 1% (rejected ) R = 0 % Zero Deffect
  • Memilih ERP Ingat !!! Investasi ERP Sangat Mahal Kemampuan ERP Penerapan di satu perusahaan Perusahaan yang lain Syarat Sukses Untuk Memilih Pengetahuan Pngalaman Proses Selseksi ERP 5-6 Bulan Organized, Focused C , Simple Software ERP Oracle & SAP, IFS , aLTiUs