Protocollo Informatico a norme CNIPA Archiviazione Ottica Sostitutiva a norme CNIPA Archiviazione automatica   da Spool di...
OBIETTIVI   <ul><li>Gestire il Protocollo   e la posta  in modo semplice, efficace e flessibile </li></ul><ul><li>Ridurre ...
PRINCIPALI FUNZIONALITÀ DI GE.DOC <ul><li>Accesso Sicuro da WEB; </li></ul><ul><li>Gestione  Protocollo e Posta; </li></ul...
PROCESSI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE AUTOMATIZZATA Intranet Aziendale Uffici  Operativi <ul><li>Protocollazione </li></ul><...
GESTIONE DOCUMENTALE (IL CICLO DOCUMENTALE) <ul><li>Ricerca  e  Gestione   dei   documenti  da WEB </li></ul><ul><li>Archi...
Ge.DOC ®  - LOGIN L’accesso è sicuro ed  è consentito solo agli utenti autorizzati. Possono accedere  da WEB (Internet / I...
L’accesso, può avvenire con un unico login,  attraverso un link inserito nel Portale WEB (se in uso presso l'azienda) ACCE...
Riconosciuti dal sistema e filtrati dai permessi di accesso,  visualizziamo, il nostro “desktop documentale”….. nel quale ...
La fase di protocollazione è semplice e guidata PROTOCOLLAZIONE PER LE AZIENDE A fine operazione può essere prodotta una e...
E’ possibile ricercare i documenti in modi diversi.   Ad es.: selezionando la “Ricerca Veloce”,  delle  “Protocollo in Ent...
Questa è la lista dei documenti trovati, che  soddisfa i criteri di ricerca indicati RICERCA DOCUMENTI   L’anteprima  del ...
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E’ possibile ricercare i documenti in diversi modi.   Ad es.: scegliendo dalla lista predefinita, della “ Ricerca Veloce ”...
Questa è  la lista dei documenti ritrovati , che  soddisfa i criteri di ricerca indicati RICERCA VELOCE ----> RISULTATO DE...
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RICERCA “CLASSICA” DEI DOCUMENTI   I documenti possono essere anche ricercati dalla finestra contenente le “ cartelle ” o ...
RICERCA DOCUMENTI  -   INTEGRAZIONE AI DATI GESTIONALI  E’ possibile ricercare i documenti archiviati, lanciando la ricerc...
RICERCA DEI MESSAGGI E’ possibile ricercare velocemente   i propri messaggi archiviati:  <ul><li>Ricevuti; </li></ul><ul><...
Si possono “Inviare” i documenti e/o messaggi manualmente o automaticamente,   agli utenti del sistema documentale interes...
Si possono  visualizzare i documenti, i messaggi “Inviati”, “Ricevuti” ed “Eliminati” con le relative informazioni DISTRIB...
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La fase di archiviazione è semplice e guidata ARCHIVIAZIONE UN DOCUMENTO ALLA VOLTA  La scansione del documento (o l’acqui...
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É possibile archiviare in modo automatico i documenti ricevuti,  come ad es. Le Fatture di Acquisto,  catturando i dati in...
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I responsabili del servizio (Dirigenti) possono organizzare la classificazione  dei documenti mediante un “Titolario”. Il ...
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<ul><li>Ge .CNIPA :  consente di effettuare l’archiviazione sostitutiva a norma di Legge; </li></ul><ul><li>Ge .EXPORT :  ...
<ul><li>Ge.BACKUP: Backup automatico di database e immagini; </li></ul><ul><li>MULTIGe.Doc1:  Gestione Multiaziendale (uni...
<ul><li>Ge.IMPORT: Importa i dati da un database esterno e  relative immagini, per Ge.Doc®  : estrae la parte interessata ...
<ul><li>Ge.REPORT: Permette di costruire report di stampa in modo personalizzato, automaticamente dai risultati di ricerca...
<ul><li>Server  </li></ul><ul><ul><li>Microsoft Windows 2000 -2003 server </li></ul></ul><ul><ul><li>Internet Information ...
Postazioni utente Server Documentale Sistema host WEB - SERVER ARCHITETTURA DEL SISTEMA Multifunzione di rete Stazione di ...
SINTESI BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTI <ul><li>Riduzione dei costi di gestione  (tempo degli utenti, spazi e riuso ottimizz...
<ul><li>SEGRETERIA:  Corrispondenza, Protocollo, Fax, Relazioni, Deliberazioni,  </li></ul><ul><li>AMMINISTRAZIONE:  Fattu...
<ul><li>Protocollo e Flussi Documentali:  Tutte le pubbliche amministrazioni devono provvedere, entro il 1° gennaio 2004, ...
<ul><ul><li>   G-Soft s.n.c. e relativi fornitori. Tutti i diritti riservati. </li></ul></ul><ul><ul><li>È vietato riprod...
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9 Gedoc Protocollo

  1. 1. Protocollo Informatico a norme CNIPA Archiviazione Ottica Sostitutiva a norme CNIPA Archiviazione automatica da Spool di stampa Archiviazione automatica ed integrazione a sistemi host, legacy ed ERP Archiviazione automatica e-mail Gestione dei Flussi Documentali e dei Workflow La Soluzione Applicativa Italiana di Gestione Documentale WEB per: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  2. 2. OBIETTIVI <ul><li>Gestire il Protocollo e la posta in modo semplice, efficace e flessibile </li></ul><ul><li>Ridurre i costi della gestione documentale </li></ul><ul><li>Ottenere la sicurezza di accesso ai documenti </li></ul><ul><li>Incrementare la produttività del personale </li></ul><ul><li>Rendere più efficienti e monitorare i processi aziendali </li></ul><ul><li>Migliorare il servizio ai clienti e l’immagine </li></ul><ul><li>Non deteriorare, smarrire o duplicare i documenti </li></ul><ul><li>Eliminare l’ingombro degli archivi mediante l’archiviazione sostitutiva; </li></ul><ul><li>Ritrovare i documenti velocemente e da WEB </li></ul><ul><li>Eliminare i ritardi nell’accesso ai documenti </li></ul><ul><li>Non disperdere le informazioni aziendali </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  3. 3. PRINCIPALI FUNZIONALITÀ DI GE.DOC <ul><li>Accesso Sicuro da WEB; </li></ul><ul><li>Gestione Protocollo e Posta; </li></ul><ul><li>Gestione Messaggistica e Flussi Documentali; </li></ul><ul><li>Archiviazione e-mail e fax; </li></ul><ul><li>Gestione dei processi aziendali (Workflow); </li></ul><ul><li>Archiviazione Ottica Sostitutiva a norme CNIPA; </li></ul><ul><li>Integrazione documenti Office a quelli digitalizzati con i dati del programma gestionale (es: cartella cliente-fornitore-dipendente); </li></ul><ul><li>Archiviazione Automatica ed Integrazione documenti digitalizzati ai dati del programma utilizzato (ciclo passivo); </li></ul><ul><li>Archiviazione automatica da Spool di stampa dei documenti emessi (ciclo attivo); </li></ul><ul><li>Archiviazione massiva automatica dei documenti con BarCode; </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  4. 4. PROCESSI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE AUTOMATIZZATA Intranet Aziendale Uffici Operativi <ul><li>Protocollazione </li></ul><ul><li>Distribuzione </li></ul><ul><li>Gestione Documentale </li></ul><ul><li>Procedimenti -Workflow </li></ul><ul><li>Archiviazione Sostitutiva </li></ul><ul><li>Statistiche </li></ul>E-Mail Scansione Catalogazione manuale e/o automatica Spool e dati da host Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale WEB Server/ Data base server (WEB application) Files di Office Posta - Documenti cartacei FAX
  5. 5. GESTIONE DOCUMENTALE (IL CICLO DOCUMENTALE) <ul><li>Ricerca e Gestione dei documenti da WEB </li></ul><ul><li>Archiviazione sostitutiva – a norme CNIPA e leggi precedenti </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale <ul><li>Catalogazione - nel database server dei documenti e dati </li></ul><ul><li>Distribuzione – dei documenti nell'organizzazione secondo criteri di responsabilità ed i procedimenti (workflow) </li></ul><ul><li>Acquisizione/Digitalizzazione – documenti da scanner e/o da file </li></ul>
  6. 6. Ge.DOC ® - LOGIN L’accesso è sicuro ed è consentito solo agli utenti autorizzati. Possono accedere da WEB (Internet / Intranet /Extranet / Portale Aziendale), inserendo User ID e Password In questa pagina si inserisce il logo dell’azienda Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  7. 7. L’accesso, può avvenire con un unico login, attraverso un link inserito nel Portale WEB (se in uso presso l'azienda) ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE Questo facilita l’accesso e la manutenzione del sistema, in conformità con la Legge sulla Privacy (D. Lgs. 196/03). La legge su citata prevede infatti che, aggiornando il profilo dell’utente su una applicazione, questo deve essere aggiornato anche su tutte le altre applicazioni in uso. Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  8. 8. Riconosciuti dal sistema e filtrati dai permessi di accesso, visualizziamo, il nostro “desktop documentale”….. nel quale troveremo sempre disponibili: ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE <ul><li>Le ricerche a cui siamo abilitati; </li></ul><ul><li>I tipi di documento che siamo abilitati ad archiviare; </li></ul><ul><li>Le attività che abbiamo da svolgere </li></ul><ul><li>I messaggi ricevuti; </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  9. 9. La fase di protocollazione è semplice e guidata PROTOCOLLAZIONE PER LE AZIENDE A fine operazione può essere prodotta una etichetta autoadesiva (opzionalmente) da incollare sul documento originale <ul><li>Possono essere protocolollati i documenti: </li></ul><ul><li>Ricevuti, </li></ul><ul><li>Spediti, </li></ul><ul><li>Interni, </li></ul><ul><li>Riservati </li></ul>Quelli ricevuti occorre scannerizzarli se cartacei. La scansione può essere effettuata subito o in un momento successivo. Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  10. 10. E’ possibile ricercare i documenti in modi diversi. Ad es.: selezionando la “Ricerca Veloce”, delle “Protocollo in Entrata”, dalla lista (preconfigurata), ed inserendo le informazioni conosciute, nei “Criteri di Ricerca” RICERCA VELOCE DOCUMENTI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  11. 11. Questa è la lista dei documenti trovati, che soddisfa i criteri di ricerca indicati RICERCA DOCUMENTI L’anteprima del documento (il file viene trasformato in formato pdf, leggibile con Acrobat Reader) In questa finestra i campi chiave utilizzati per la catalogazione Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  12. 12. Se occorre, si apre il documento, e lo si visualizza nel formato nativo (PDF in questo caso) RICERCA DOCUMENTI Si può ristampare il documento, oppure spedirlo per fax o con la posta Elettronica, mediante le funzioni standard di tutte le applicazioni Windows Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  13. 13. E’ possibile ricercare i documenti in diversi modi. Ad es.: scegliendo dalla lista predefinita, della “ Ricerca Veloce ”, quella delle “ Fatture di Acquisto ”, ed inserendo le informazioni conosciute, nei “ Criteri di Ricerca ” RICERCA VELOCE DOCUMENTI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  14. 14. Questa è la lista dei documenti ritrovati , che soddisfa i criteri di ricerca indicati RICERCA VELOCE ----> RISULTATO DELLA RICERCA In questa finestra i campi chiave utilizzati per la catalogazione L’anteprima del documento (il file viene trasformato in formato pdf, leggibile con Acrobat Reader ) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  15. 15. Se occorre, si apre il documento, e lo si visualizza nel formato nativo (TIFF in questo caso) Si può ristampare il documento, oppure spedirlo per fax o con la posta Elettronica, mediante le funzioni standard di tutte le applicazioni Windows RICERCA VELOCE ----> RISULTATO DELLA RICERCA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  16. 16. RICERCA “CLASSICA” DEI DOCUMENTI I documenti possono essere anche ricercati dalla finestra contenente le “ cartelle ” o le “Tipologie Documenti” alle quale si è abilitati ad accedere I documenti sono organizzati secondo l’impostazione logica personalizzabile, creata per l’archivio. In questa finestra si visualizzano i documenti archiviati (da scanner, da file o da Spool di Stampa) Nell’altra finestra si visualizzano i “Campi Chiave” di catalogazione Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  17. 17. RICERCA DOCUMENTI - INTEGRAZIONE AI DATI GESTIONALI E’ possibile ricercare i documenti archiviati, lanciando la ricerca dal proprio software gestionale. Ad es. dall’ Estratto Conto contabile, con un solo clic si effettua la ricerca automatica di tutti i documenti collegati a quella operazione contabile (fax, e-mail, titoli di pagam. Corrispondenza, etc) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  18. 18. RICERCA DEI MESSAGGI E’ possibile ricercare velocemente i propri messaggi archiviati: <ul><li>Ricevuti; </li></ul><ul><li>Inviati; </li></ul><ul><li>Eliminati; </li></ul><ul><li>e le notifiche automatiche di workflow </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  19. 19. Si possono “Inviare” i documenti e/o messaggi manualmente o automaticamente, agli utenti del sistema documentale interessati dall’iter (procedimento/ workflow), DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE Questa funzionalità tutela la Sicurezza e Privacy degli utenti (D. Lgs. 196/03) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale e notificare l’avvenuta spedizione (mediante Ge.Doc, con e-mail ed opzionalmente anche con SMS)
  20. 20. Si possono visualizzare i documenti, i messaggi “Inviati”, “Ricevuti” ed “Eliminati” con le relative informazioni DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  21. 21. Si possono visualizzare i documenti, i messaggi “Inviati”, “Ricevuti” ed “Eliminati” con le relative informazioni DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  22. 22. Sono visualizzati anche i messaggi, derivati dai processi di workflow DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  23. 23. La fase di archiviazione è semplice e guidata ARCHIVIAZIONE UN DOCUMENTO ALLA VOLTA La scansione del documento (o l’acquisizione del file già digitalizzato) può essere effettuata subito dopo la catalogazione o in un momento successivo, in modalità “singola” o “massiva”, “automatica” o “manuale”, acquisendo o meno i dati del programma gestionale o da altre fonti Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  24. 24. ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA DOCUMENTI EMESSI MODULO GE.SPOOL <ul><li>Il modulo consente di archiviare e catalogare automaticamente i documenti emessi (provenienti dallo spool di stampa), generati dal proprio sistema gestionale (Es.: Fatture clienti, Bolle DDT, Estratti Conto, Cedolini Paga, Registri contabili, Ordini, etc ); </li></ul><ul><li>Ai fini della validità legale dell ’”Archiviazione Sostitutiva”, le fatture accompagnatorie e le bolle/DDT, è necessario acquisirle anche da scanner, complete di firme e annotazioni del cliente e/o vettore; </li></ul><ul><li>I documenti archiviati, quando visualizzati, sono ricostruiti digitalmente nel prefincato originale, per essere poi sostitutiti (eventualmente) dal documento scansionato (in caso di fatture accompagnatorie e bolle/DDT); </li></ul><ul><li>Stampando anche un BarCode sul documento quando viene generato, si potrà poi associare in modo automatico, il documento rientrato e scansionato, ai dati acquisiti in automatico dallo spool; </li></ul><ul><li>L’archiviazione viene effettuata secondo le attuali Leggi e Regole Tecniche dettate dal CNIPA; </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  25. 25. É possibile archiviare in modo automatico i documenti ricevuti, come ad es. Le Fatture di Acquisto, catturando i dati inseriti nel proprio programma gestionale <ul><li>Con un solo click, si può effettuare: </li></ul><ul><li>La catalogazione automatica del documento, acquisendo i dati precisi al 100%; </li></ul><ul><li>L’acquisizione dallo scanner; </li></ul><ul><li>La stampa dell’etichetta con il bar code. </li></ul>ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA DOCUMENTI RICEVUTI INTEGRAZIONE AI DATI GESTIONALI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  26. 26. La funzione di archiviazione massiva di documenti, consente una più veloce acquisizione dei documenti… “ ARCHIVIAZIONE MASSIVA” DEI DOCUMENTI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale Utilizzando scanner industriali, o di rete, copiatrici digitali, sistemi multifunzioni e da files.. , per una ottimizzata e controllata distribuzione delle attività di archiviazione agli utenti abilitati
  27. 27. ESISTONO DIVERSE MODALITÀ OPERATIVE: 1) AUTOMATICA: Le immagini dotate di BarCode e scansionate in modo massivo, vengono associate automaticamente ai dati già presenti in archivio (acquisiti in precedenza automaticamente da sistemi host o mediante software di OCR); “ ARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  28. 28. 2) SEMI-AUTOMATICA: Associando le immagini scansionate in modo massivo (mediante dispositivi idonei), e residenti in una cartella predefinita, ai dati già presenti in archivio acquisiti in precedenza automaticamente; 3)SEMI- MANUALE: Inserendo manualmente i dati di catalogazione per le immagini scansionate in precedenza in modo massivo; ARCHIVIAZIONE MASSIVA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  29. 29. Si possono creare e gestire le “Pratiche” catalogando direttamente solo queste e non necessariamente anche i documenti GESTIONE DELLA PRATICA E FASCICOLAZIONE E’ possibile anche “Fascicolare” automaticamente i documenti raggruppandoli in “Pratiche”, mediante speciali campi di catalogazione di tipo “aggregazione”. La “fascicolazione” può avviarsi da processo di workflow prestabilito per quel tipo di documento Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  30. 30. Se abilitati, possiamo eseguire statistiche sulle operazioni effettuate dagli utenti, per ogni tipo di azione effettuata sulla gestione documentale STATISTICHE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale Visualizzando i dettaglio di ogni azione effettuata
  31. 31. Il responsabile del servizio personalizza l’impostazione dell a sicurezza, mediante le restrizioni previste dalla“Gestione della Sicurezza” Ge.DOC ed una chiave USB istallata sul server, controllano l’accesso le funzioni abilitate ai GRUPPI ed agli UTENTI, secondo l’ORGANIGRAMMA. SICUREZZA Gli “Utenti” sono registrati tramite un “Profilo Utente” che definisce le “ Funzioni”, le “Tipologie di documento” e le “Ricerche” ad essi consentite. Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  32. 32. I responsabili del servizio (Dirigenti) possono organizzare la classificazione dei documenti mediante un “Titolario”. Il “Titolario” o “Piano di Classificazione”, è il raggruppamento logico, in base al quale ciascun documento, che riguarda una singola e specifica questione concreta, viene ricondotto, in base alla materia che tratta IMPOSTAZIONE ARCHIVIO – GESTIONE DEL TITOLARIO Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  33. 33. <ul><li>Ge.NOTIFY: Consente la distribuzione e la notifica della posta archiviata agli utenti interessati, (flussi documentali), l’inoltro da questi ad altri utenti, la gestione della ricerca, della verifica, della presa visione, dell’urgenza, delle note, dell’ordine di servizio, etc.; </li></ul><ul><li>Ge.FOLDER: Consente l’aggregazione di documenti, aventi relazione tra loro, in “Pratiche”, mediante l’utilizzo di specifici campi di aggregazione. </li></ul><ul><li>Ge .FLOW : E’ il modulo di Workflow, per automatizzare in modo semplice il flusso di lavoro che seguono i documenti o le pratiche, in modo personalizzato; </li></ul><ul><li>GE.SPOOL : Archivia e cataloga automaticamente i documenti provenienti dallo spool di stampa. Non necessita che il sistema sia presidiato. I documenti archiviati e catalogati, quando sono ricercati, sono visualizzati o stampati nel prefincato originale (che è memorizzato una sola volta). Saranno poi archiviati su CD ROM o magneto ottici; </li></ul><ul><li>Ge.HOST: Integrazione al Gestionale Legacy via video. Si integra, in modo trasparente a qualsiasi programma gestionale utilizzato dall’utente. Rende automatica la catalogazione dei documenti scanditi, i cui dati sono nella schermata dell’host. Così i dati sono acquisiti in automatico dall’host con una precisione del 100%; </li></ul><ul><li>Ge .ASCENT : Collegamento automatico dei dati catturati da Kofax Ascent Capture al db di Ge.Doc (N.B.: l'utilizzo di Kofax Ascent Capture evita l'acquisto dei moduli Ge.Bar.Code, Ge.OCR.Catalog e Ge. Capure) </li></ul>MODULI OPZIONALI AGGIUNTIVI - (1) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  34. 34. <ul><li>Ge .CNIPA : consente di effettuare l’archiviazione sostitutiva a norma di Legge; </li></ul><ul><li>Ge .EXPORT : Estrattore dati e immagini per Ge. Doc® : estrae la parte interessata dei dati dal database (es. Oracle, o Sybase, Sql Server, Informix) e li esporta automaticamente in formato XML; estrae la parte interessata delle immagini; prepara un file per la masterizzazione; produce il file txt da stampare e far firmare al responsabile dell'archiviazione, contenente l'elenco dei files presenti sul CD; </li></ul><ul><li>SIGILLO: Gestione del Protocollo Informatico, per gli Enti Pubblici. Consente l’immissione in modo guidato e semplice i dati relativi alla protocollazione dei documenti in arrivo, in partenza e interni e quant’altro previsto dalle funzioni del livello minimo previsto dalla chek list del CNIPA, in conformità alle leggi in vigore. SIGILLO si integra con le altre funzioni Ge.DOC (archiviazione ottica, flussi documentali e workflow); </li></ul><ul><li>Ge .PROTOCOLLO : Gestione del Protocollo Informatico, per le aziende private. Consente l’immissione in modo guidato e semplice i dati relativi alla protocollazione dei documenti in arrivo (acquisiti da scanner, mail o fax) e in partenza (acquisiti da scanner, mail, fax o generati da word processor; </li></ul><ul><li>Ge.SIGN: collega la Firma digitale a norme CNIPA della Infocamere SpA a Ge.Doc®; </li></ul>MODULI OPZIONALI AGGIUNTIVI - (2) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  35. 35. <ul><li>Ge.BACKUP: Backup automatico di database e immagini; </li></ul><ul><li>MULTIGe.Doc1: Gestione Multiaziendale (unico database o database diversi); </li></ul><ul><li>Ge.BARCODE: Lettura, interpretazione e inserimento nel db dei BarCode associazione automatica delle immagini digitalizzate (contenenti il barcode) ai dati del database; </li></ul><ul><li>Ge.VIRTUAL PRINTER: conversione automatica dei documenti Office in formato TIFF non modificabile - facile da usare. Il programma installa nel sistema una stampante virtuale che permette di convertire documenti in grafici tramite la semplice funzione di &quot;stampa&quot;. Supporta formati multipli d'immagine e varie risoluzioni. Può convertire documenti in una serie di formati d'immagine (TIFF, JPEG, BMP, GIF, PCX e DCX inclusi). Consente l’immodificabilità del documento; </li></ul><ul><li>Ge.VIEWER: è il software autoinstallante ed autoconsistente, visualizzatore di immagini e dati, precedentemente archiviati con il software Ge.Doc®. Consente di eseguire ricerche sull’archivio, esibire l’archivio sostitutivo a norme CNIPA, ristampare documenti, senza poter effettuare modifiche all’archivio; </li></ul>MODULI OPZIONALI AGGIUNTIVI - (3) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  36. 36. <ul><li>Ge.IMPORT: Importa i dati da un database esterno e relative immagini, per Ge.Doc® : estrae la parte interessata dei dati dal database esterno (ODBC) e li importa nel database predefinito; estrae la parte interessata delle immagini e le importa nel volume di memorizzazione prescelto; </li></ul><ul><li>GE.AUTOMAIL: Archiviazione automatica E- Mail - È un modulo server che consente di scaricare le e-mail inviate a determinati indirizzi di posta elettronica, configurabili. Ciascun indirizzo di posta elettronica viene trattato come un contenitore temporaneo e quindi è possibile impostare: </li></ul><ul><li>- gli utenti che devono occuparsi della archiviazione dei documenti </li></ul><ul><li>- la tipologia da assegnare al documento e di conseguenza il workflow in cui il documento sarà instradato. </li></ul><ul><li>In questo modo è possibile archiviare automaticamente i documenti che arrivano via email o inviati da mittenti reali, oppure acquisiti da copiatrici digitali multifunzione che hanno la caratteristica di inviare i documenti acquisiti via e-mail a caselle di posta pre-impostate; </li></ul><ul><li>Ge.FAX SERVER - Ge.Fax CLIENT: E’ la soluzione per la gestione dei fax in ingresso ed in uscita in modo centralizzato. Fax Server è installato su un apposito server e supporta i modem/fax sul server. E’ integrabile al sistema di gestione documentale Ge.Doc®; </li></ul>MODULI OPZIONALI DA PERSONALIZZARE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  37. 37. <ul><li>Ge.REPORT: Permette di costruire report di stampa in modo personalizzato, automaticamente dai risultati di ricerca, utilizzando le chiavi di catalogazione presenti nel database (prerequisito: licenza d’uso di Crystal Report); </li></ul><ul><li>Ge.CRITTO: Crittografia automatica di documenti segreti; </li></ul><ul><li>Ge.PRESS: per creare la rassegna stampa con funzioni di taglia ed incolla, impaginazione e collegamento degli articoli archiviati al data base; </li></ul>MODULI OPZIONALI DA PERSONALIZZARE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  38. 38. <ul><li>Server </li></ul><ul><ul><li>Microsoft Windows 2000 -2003 server </li></ul></ul><ul><ul><li>Internet Information Server 5.0 </li></ul></ul><ul><li>Sicurezza </li></ul><ul><ul><li>Accesso tramite login e password </li></ul></ul><ul><ul><li>Crittografia delle password </li></ul></ul><ul><ul><li>Chiave USB </li></ul></ul><ul><li>Client </li></ul><ul><ul><li>Microsoft Windows 95/98/NT WS/2000/XP </li></ul></ul><ul><ul><li>Microsoft Internet Explorer 5.5 o superiori </li></ul></ul><ul><li>DB </li></ul><ul><ul><li>RDBMS MS SQL Server o ORACLE </li></ul></ul>PREREQUISITI HARDWARE E SOFTWARE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  39. 39. Postazioni utente Server Documentale Sistema host WEB - SERVER ARCHITETTURA DEL SISTEMA Multifunzione di rete Stazione di Acquisizione 2 Scanner 2 Stazione di Acquisizione 1 Scanner 1 Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale Internet
  40. 40. SINTESI BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTI <ul><li>Riduzione dei costi di gestione (tempo degli utenti, spazi e riuso ottimizzato delle risorse umane); </li></ul><ul><li>Incremento della produttività del personale; </li></ul><ul><li>Riduzione tempi di attesa; </li></ul><ul><li>Maggior controllo dei processi aziendali in atto; </li></ul><ul><li>Migliore servizio ai Clienti (processi veloci e precisi); </li></ul><ul><li>Risparmio dello spazio occupato dagli archivi; </li></ul><ul><li>Riduzione spese postali, carta e cartucce delle stampanti. </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  41. 41. <ul><li>SEGRETERIA: Corrispondenza, Protocollo, Fax, Relazioni, Deliberazioni, </li></ul><ul><li>AMMINISTRAZIONE: Fatture di acquisto, Pagamenti, Estratti Conto Bancari; Ordini di Pagamento, Solleciti, Estratti Conto CLI/FOR; Partitari, Cespiti, Registri contabili e IVA </li></ul><ul><li>MAGAZZINO: Bolle-DDT, Fatture Immediate o Differite, Ordini da clienti, Conferme d’ordine, Inventari di magazzino; </li></ul><ul><li>PRODUZIONE / TECNICO: Distinte base, Disegni CAD, Relazioni Tecniche, Fogli Conteggi, Schede prodotti/lavorazione, Disegni Tecnici in formato raster o vettoriali,. </li></ul><ul><li>ACQUISTI: Preventivi, Ordini di acquisto, Contratti, </li></ul><ul><li>VENDITE: Offerte, Ordini, Contratti, Cataloghi, Listini. </li></ul><ul><li>QUALITÀ: Modulistica e Revisioni, Norme, Manuale, Segnalazioni Reclamo, Verbali, Rapporti di Intervento; </li></ul><ul><li>PERSONALE: Creazione Fascicolo Unico Dipendente, Buste e Cedolini Paga, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Permessi, Certificati, Attestati, Titoli, Lettere di Merito, ecc;. </li></ul><ul><li>PRESIDENZA E DIREZIONE: Contratti, Accordi, Bilanci, Deliberazioni </li></ul><ul><li>MARCHETING: Promozioni, Analisi di Mercato, Schede visitatori, Contatti, </li></ul><ul><li>LEGALE: Pratiche, Corrispondenza </li></ul><ul><li>FIDI : Proposte, Contratti, Allegati, Relazioni, Bilanci, 730 e 740; </li></ul><ul><li>ASSICURAZIONI: Polizze, Foto, Denunce di sinistro; </li></ul><ul><li>GARE: Capitolati, Progetti, Attestati. </li></ul>CAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DELLE AZIENZE E’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  42. 42. <ul><li>Protocollo e Flussi Documentali: Tutte le pubbliche amministrazioni devono provvedere, entro il 1° gennaio 2004, a realizzare o revisionare i propri sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi (art. 50, comma 3 del Testo Unico n. 445/2000 sulla documentazione amministrativa). </li></ul><ul><li>Delibere e Determine </li></ul><ul><li>Cartelle Cliniche: sono i documenti che le strutture sanitarie devono mantenere inalterato nel corso del tempo, anche successivamente al decesso del paziente e, soprattutto, sono documenti strettamente riservati, la cui consultazione deve essere limitata al medico e al diretto interessato, così come viene stabilito dalla legge sulla privacy; si tratta di documenti i referti diversi tipi e formati, con testi, immagini e tracciati; </li></ul><ul><li>Ufficio Anagrafe: I cartellini individuali AP5 ; Le schede famiglia AP6 ; I cartellini delle carte d’identità </li></ul><ul><li>Ufficio Tecnico pratiche edilizie e documenti che provengono sia dall’esterno che da diversi settori all’interno dell’Ente. </li></ul><ul><li>Personale: Cedolini, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Permessi, Certificati, Attestati,ecc; creazione Fascicolo Unico del Dipendente. </li></ul><ul><li>Archivio Generale </li></ul>CAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DEGLI ENTI E’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  43. 43. <ul><ul><li> G-Soft s.n.c. e relativi fornitori. Tutti i diritti riservati. </li></ul></ul><ul><ul><li>È vietato riprodurre o modificare anche parzialmente la presente documentazione, in qualsiasi forma o mezzo, senza espressa autorizzazione scritta di G-Soft s.n.c. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tutti i marchi ed i prodotti citati in questa documentazione sono registrati dai rispettivi produttori. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ge.DOC ® è un prodotto registrato presso la SIAE da G-Soft s.n.c. </li></ul></ul><ul><ul><li>Le informazioni contenute in questa documentazione possono variare senza preavviso. </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentazione aggiornata al 23/05/2005. </li></ul></ul>FINE DELLA PRESENTAZIONE Grazie per l’attenzione Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
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