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  • 1.
    • Deve essere un documento statico non modificabile, ossia un documento informatico il cui contenuto risulti nel tempo immutabile e non alterabile.
    • Per attestare la data, l'autenticità della provenienza della fattura e l'integrità del suo contenuto è necessaria, inoltre, l'apposizione, su ciascuna fattura o sul lotto di fatture, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente (si ricorda che l'unica firma elettronica riconducibile a questa fattispecie è al momento la firma digitale).
    • In alternativa all'impiego della firma digitale e dell'utilizzo del riferimento temporale, possono essere utilizzati sistemi di Electronic data interchange (sistema di trasmissione elettronica dei dati, più noti con l'acronimo «Edi»), sistema sicuro di trasmissione documentale, purché detti sistemi siano in concreto idonei ad attestare la data, l'autenticità e l'integrità delle fatture emesse (secondo le indicazioni fornite dalla raccomandazione della Commissione Ce n. 94/820/Ce del 19 ottobre 1994).
    • La fattura elettronica, per il resto, è, da un punto di vista contenutistico, del tutto equivalente a una fattura cartacea e, come questa, deve essere sempre redatta secondo le indicazioni fornite dall'art. 21, comma 2, dpr 633/72 (come integrata dal dlgs 52/2004).
    CARATTERISTICHE FATTURA ELETTRONICA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  • 2. Un'indicazione di legge molto importante che certo non può essere taciuta subordina la possibilità di ricorrere al sistema di fatturazione elettronica al previo raggiungimento di un accordo tra i soggetti in gioco, ossia tra emittente e destinatario della fattura (come confermato, infatti, dal nuovo 3° comma dell'art. 21 dpr 633/72). La norma citata non disciplina però i contenuti di detto accordo, i quali in concreto potranno dunque essere i più vari. Nel silenzio della legge, pare tuttavia quanto mai opportuno disciplinare contrattualmente anche la «modalità tecnica» di trasmissione e lo «standard» utilizzato in detta fase ed in quella di archiviazione, come pure la «periodicità» di trasmissione delle fatture. Appare utile, quindi, sottolineare come in questa materia assumano un'importanza rilevante i contratti e le regolamentazioni tecniche intercorrenti tra le parti in gioco; giova ricordare, infatti, che i servizi di fatturazione e conservazione possono essere affidati oggi in outsourcing a soggetti terzi (come espressamente previsto dal dlgs 52/2004 e dal Dmef). LEGISLAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  • 3. L'emissione della fattura può coincidere con il momento in cui la fattura elettronica è messa a disposizione del destinatario al quale venga inviato un semplice messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove la fattura è reperibile. In tal modo il destinatario, collegandosi al sito, può effettuare in qualsiasi momento il download della fattura, ossia scaricare il documento elettronico. E’ Possibile affidarsi a sistemi di PEC (Posta Elettronica Certificata), il nuovo sistema che conferisce valore legale e temporale all'invio e alla ricezione dell'e-mail. LEGISLAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  • 4. CONSERVAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA Il 19 ottobre 2004 l’agenzia delle entrate ha emanato la circolare 45 che fornisce chiarimenti in merito al decreto legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 riguardante la fatturazione elettronica ma che fa anche alcune importanti precisazioni in merito alla conservazione sostitutiva dei documenti con valenza fiscale e tributaria. I PUNTI PIÙ IMPORTANTI RELATIVI ALLA CONSERVAZIONE SONO: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  • 5.
    • POSSIBILITA’ DI CONSERVAZIONE DELLE FATTURE PASSIVE IN QUALUNQUE MOMENTO
    • Il contribuente che non abbia dato il consenso alla ricezione elettronica delle fatture può scegliere di convertire le fatture cartacee in documenti elettronici anche in un momento successivo, ossia fino a quando ne sussiste l’obbligo di conservazione civilistica (10 anni ex articolo 2214 del c.c.).
    • In pratica, purché si tenga la carta, le fatture cartacee possono essere trasformate in documenti informatici in qualunque momento e non bisogna provvedere tassativamente entro 15 giorni come invece previsto per le fatture elettroniche nel caso si sia dato il consenso alla loro trasmissione in tale formato.
    CONSERVAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  • 6. 2. MODALITA’ DI CONTROLLO Il decreto legislativo prevede, modificando l’art. 52 del dPR 26 ottobre 1972, n.633: "L'ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture, compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie, che si trovano nei locali in cui l'accesso viene eseguito, o che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche installate in detti locali.". La circolare precisa che “Qualora il sistema informativo sia protetto da password ed il contribuente non consenta l’accesso ai dati in esso memorizzati, per l’apertura dello stesso, gli organi di controllo dell’Amministrazione devono richiedere l’autorizzazione al Procuratore della Repubblica..” Va precisato però che qualora il contribuente “non renda possibile l’accesso ai dati, ad esempio, nel caso in cui non abbia installato delle apparecchiature elettroniche, non riveli i codici di accesso agli archivi elettronici ovvero abbia apposto delle protezioni hardware” si rende responsabile di “rifiuto di esibizione” con le conseguenze del caso. La questione potrà portare a notevoli problemi per quanti usano servizi in outsourcing. I fornitori del servizio devono provvedere a predisporre particolari accorgimenti atti ad evitare che l’ispezione si estenda dall’azienda coinvolta a tutte quelle che si servono dello stesso outsourcer. CONSERVAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  • 7. 3. TIPOLOGIE DI DOCUMENTI La circolare chiarisce che per cosa intende per tipologie di documenti nel caso delle fatture. Le fatture attive appartengono ad una tipologia e quelle passive ad un'altra, consentendo quindi di avere due tipi di trattamento diverso, ad esempio conservando documenti informatici per le attive e cartacei per le passive... CONSERVAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

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