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El proceso de la auditoria administrativa
 

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    El proceso de la auditoria administrativa El proceso de la auditoria administrativa Presentation Transcript

    • UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL : ADMINISTRACION CURSO : AUDITORIA ADMINISTRTIVA DOCENTE : CPC JOSE A. VALENCIA CALLE PERIODO ACADEMICO : 2012 - I
    • TEMA VEL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
    • Para evaluar el sistema administrativo, el auditor llevará a cabo estastareas:
    • LA ADMINISTRACION COMO CONOCIMIENTO CIENTIFICO
    • EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVAPara una auditoría administrativa se deben seguir ciertas fases, quedeben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformandouna metodología, que es ejecutada por un profesional especializado yaplicada a cualquier tipo de organización.Durante el desarrollo de una auditoría administrativa, el auditor debeobtener toda la información relevante para después poder efectuar elanálisis completo de la información que se obtuvo.El objetivo principal de reunir información relevante es allegarse dedatos correctos y confiables, ya que durante el análisis, la evaluación yel informe de auditoría, el auditor administrativo se basaráprecisamente en el examen de esa información para poder llegar a suevaluación.Los errores en la información que fue obtenida darán como resultadoconclusiones y recomendaciones erróneas.
    • La planeación de la auditoría administrativa comprende la tarea deintegrar un número de elementos que el auditor administrativo debetener presente aun durante el análisis preliminar; de otro modo, mástarde podrá verse en dificultades, desde los puntos de vista de personaly fecha de terminación del trabajo.
    • FASE DE IDENTIFICACION ESTUDIO PRELIMINAR Con el propósito de jerarquizar los aspectos que habrán de requerir una atención más profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su examen completo un reconocimiento general de la empresa, que culmina con un estudio preliminar. El estudio preliminar está encaminado a lograr una identificación real del problema, para conocer la naturaleza del estudio completo. Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no está enfocado para originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Más bien consiste en la revelación de aquellas áreas de la empresa que ameriten un análisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones más idóneas a las circunstancias de la empresa como un todo.
    • El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de uninforme que recomiende o que no recomiende un plan general paradesarrollar la solución específica del problema. En este caso, afina elestado real del problema y se realiza con la finalidad de:a) Tener una apreciación general del desarrollo de las operacionesadministrativas de la empresa.b) Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión.c) Descubrir áreas en las que haya problemas de administración.d) ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay queexaminar y evaluar?e) ¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos?f) ¿Por dónde empezar?g) ¿Hasta dónde debe llegar el estudio preliminar?h) Estimación del tiempo y recursos necesarios (humanos,financieros y materiales).i) Proponer, en su caso, medidas correctivas.j) Evaluar las áreas o secciones que puedan ser causa de unarevisión posterior.
    • 1. Contenido del estudio preliminara) Información documental. Los problemas que van a consultarsey las muestras de documentos obtenidos varían de acuerdo con losobjetivos del estudio. Esta información documental puede ser, porejemplo, sobre reglamentos internos, informes, estadísticas, estadosfinancieros, presupuestos, contratos, etc.b) Información sobre el campo de trabajo. El aspecto másimportante de la iniciación en el campo de trabajo es la presentación delauditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de laauditoría administrativa depende en gran parte de la comprensión quese logre respecto del propósito de la misma y de la colaboración que seobtenga de los funcionarios de la empresa. Debe quedar claro que no setrata de enjuiciar al personal de la empresa, sino de ayudarles a mejorarsu eficiencia. La información que puede obtenerse sobre el campo detrabajo incluye: organigramas, lista de funciones, datos sobrevolúmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja,forma y reportes utilizados, etc.
    • 2. EntrevistasEs conveniente entrevistar a algunas personas directamenterelacionadas con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas(probablemente de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerenciasacerca de los problemas fundamentales que se deban estudiar durantela auditoría) .En algunos casos, esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantearproblemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones odepartamentos que están originando algunas dificultades, para queposteriormente se ponga especial cuidado en la preparación decuestionarios.3. Definición del área por investigarSe debe definir cuál será la materia objeto del estudio. Puede ser, desdeluego, toda la empresa, o bien, concretarse a la revisión de una funciónespecífica o un departamento o sección. Lo ideal es que la revisiónabarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea más clara delos problemas desde su origen.
    • Existen revisiones que comprenden una o más áreas. En estos casos esconveniente examinar, además, aquellas funciones que tengan unarelación directa con las demás áreas auditadas.Entre otras preguntas, es conveniente que el auditor se formule lassiguientes:• ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay queexaminar?• ¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos?• ¿Cuándo habrá de efectuarse el estudio para que rindaresultados óptimos?• ¿Por dónde empezar?AI proceder de esta forma, el auditor estará en posición ventajosa paraapreciar el panorama de lo que va a hacerse y, al mismo tiempo,determinar el número de ayudantes que necesita y el tiempo que sellevará. La habilidad del auditor administrativo para llevarse bien con lagente será un factor significativo que determinará el éxito general deesta fase de trabajo.
    • Planear la auditoría administrativa es conocer previamente qué es loque se va a hacer en cuanto a trabajo a desarrollar.El auditor administrativo necesita de:1. Cuestionarios.2. Comentarios y sugerencias.3. Hojas de análisis y papelería necesaria.El auditor administrativo, dentro de los cuestionarios, comentarios ysugerencias, deberá preguntarse constantemente:a) ¿Quién lo hace?b) ¿Qué esta haciendo?c) ¿Dónde se hace?d) ¿Cómo se hace?e) ¿Cuándo se hace?f)¿Por qué se hace?
    • 4. Determinar detalles por estudiarLa auditoría administrativa es un instrumento definido para la continuaevaluación de los métodos y el desempeño en todas las áreas de laempresa.El auditor administrativo tiene que decidir cuáles son los detalles deestudio más necesarios para alcanzar los objetivos, ver cuáles son losmejores métodos para lograrlos y cuáles son los detalles limitados y decontrol.La auditoria administrativa puede abarcar una empresa en su totalidado un sector de ella, hasta el nivel más bajo de supervisión. El auditornecesita planear su trabajo, decidir que es lo que va a hacer primero ycuándo.La información debe ser actual y digna de confianza, concreta ypertinente. Los datos habrán de ser claros, completos y con suficientedetalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a larealización del estudio.
    • FASE DE PLANEACION PLAN GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Este aspecto consiste en elaborar una lista de lo que se va a examinar y los procedimientos a seguir. 1. Documentos legales • Escritura constitutiva. • Actas de asambleas de accionistas y consejo de administración. • Contratos celebrados. • Contratos colectivos de trabajo. • Leyes que afectan a la empresa. • Situación tributaria. 2. Elementos administrativos • Manuales de organización. • Políticas. • Análisis de puestos. • Descripción escrita y gráficas de sistemas, procedimientos y métodos. • Registro de firmas y autorizaciones.
    • 3. Registros contables• Manual del sistema de contabilidad general y de costos.• Descripción del sistema.• Plan de cuentas e instructivo para su aplicación.• Presupuestos.• Balance general.• Estado de resultados.• Estado de costos y de producción.• Informe comparativo mensual y anual de ventas.• Informe mensual y anual de ventas y costos por producto.• Análisis comparativo mensual y anual de gastos de administración, de ventas e indirectos.4. De Gráficas• Puntos de equilibrio.• Ventas.• Producción.• Compras.
    • 4. General• Folletos de antecedentes históricos.• Locales para oficinas, almacén, plantas, sucursales.• Atención a clientes, empleados y proveedores.• Forma de ejecutar una operación.5. La encuestaEl auditor administrativo utiliza este método para obtener informaciónpor medio de la encuesta por cuestionario, al hacer preguntas dirigidasa directores, jefes departamentales, etc., esto requiere honestidad en larespuesta a las preguntas.En esta fase del plan de auditoría, el auditor administrativo utiliza dosmétodos:Cuestionario. Debe utilizarse para todo tipo de empresas, los datoshabrán de ser daros, completos y con suficiente detalle para precisarnecesidades y relaciones que contribuyan a la realización del estudio.Además, reflejaran el propósito, objetivos, autoridad y funcionesespecíficas, debiendo quedar asentados en forma ordenada.
    • Las áreas de estudio son:a) Elementos de la administración:• Planeación.• Organización.• Integración.• Dirección.• Control.b) Areas funcionales:• Producción.• Ventas.• Finanzas.• Relaciones industriales.• Compras.• Créditos y cobranzas.• Relaciones públicas y humanas.• Almacén, etc.
    • Entrevista. La recopilación de datos conduce a entrevistas y cambios deimpresiones, para obtener información más efectiva, y también implicareunir diferentes clases de información: documentos, formas,procedimientos, gráficas, órdenes administrativas; todo lo relacionadocon el objeto de la investigación.6. El análisis y evaluación de la información obtenidaUna vez obtenida la información, se analiza para conocer la eficienciacon la que la empresa ha logrado o está logrando sus objetivos y lascausas que reducen su eficiencia.7. El informe de auditoríaDespués de haber analizado la información tenemos que elaborar uninforme, que es un instrumento para la toma de decisiones e indica lasituación administrativa de la empresa y da las recomendaciones y lasformas de mejorarlas.8. Implantación de las recomendacionesLas recomendaciones hechas por el auditor deben ponerse en vigorpara solucionar el problema que originó la auditoría administrativa.Aquí se aplicará las medidas de mejoramiento administrativo.
    • PROGRAMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVALos programas son medios que sirven de guía al auditor administrativo y a sus ayudantes, en los que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirán todos los aspectos. Los programas se concretan a señalar sólo orientaciones sobre la forma en que habrá de plantearse la revisión y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarán los que se estimen convenientes para la obtención de datos.1. Clasificación de los programasEI desarrollo de los procedimientos de auditoría, que son establecidos como guía de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las circunstancias en cada caso particular. Los programas se clasifican en:Programas generales. Se limitan a un enunciado genérico de los procedimientos de auditoría que se deben aplicar, con mención de los objetivos particulares.Programas analíticos. Describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditoría administrativa.
    • Programas tipo. Enumeran los procedimientos de auditoría a seguirseen situaciones afines a dos o más empresas.Programas par áreas. Se preparan para el desarrollo de la revisión decada una de las funciones de la empresa.Cualquiera que sea el programa que se utilice, el auditor administrativodebe estar preparado para adaptarlo en el desarrollo de su trabajocuando lo considere necesario.2. Ventajas de los programas- Proporciona un plan a seguir.- Sirven como guía práctica para realizar la planeación depróximas auditorías .- Si el programa es usado por áreas de responsabilidad, fijará laque Ie corresponda a cada auditor en la revisión.- El auditor estará en aptitud de modificar o adaptar elprograma, con el fin de obtener la información necesaria.
    • - El programa sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de la revisión.- El supervisor de la auditoría puede planear las tare as que habrán de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al máximo.- Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar lo realizado rápidamente .- Cuando termina la auditoría, el programa sirve para verificar que no hubo omisión en su desarrollo.3. Procedimientos de auditoríaEn el manejo y control de las tareas se requiere una política y procedimiento definido que eviten cualquier posible confusión.La elección de los procedimientos y la amplitud con que se desarrrollen dependerá de la apreciación del auditor administrativo de acuerdo con las técnicas aplicables.
    • FASE DE DESARROLLO En el desarrollo de la auditoría los elementos vitales son la investigación y el análisis dentro de un marco conceptual sólidamente elaborado. No puede haber ningún procedimiento mecánico de quitar y poner. Una auditoría administrativa bien realizada requiere habilidad analítica, ingenio, razonamiento reflexivo y procedimientos sistemáticos. AI realizar su trabajo para lograr los objetivos de la auditoría, el auditor crea conocimientos a cuatro niveles: 1. Verificar la magnitud de los datos e informes separados. 2. Determinar el grado de cumplimiento de funciones administrativas: planeación, organización, integración de recursos, dirección, control y coordinación. 3. Evaluar funciones operacionales, compras, ventas, almacén, crédito y cobranzas, personal, entre otros. 4. Evaluar los sistemas y procedimientos, opuestos, factores de análisis de oficina, simplificación del trabajo, análisis de sistemas, costos, entre otros.
    • Los niveles 1 y 2 se basan en hechos, los niveles 3 y 4 pertenecen alámbito de la opinión basada fundamentalmente en conocimientos yresultados inconfundibles y reales.Con base en el análisis esquematizado, la interpretación bajo losantecedentes y experiencias del equipo de auditores, se:• Obtienen las conclusiones y recomendaciones en relación conla eficacia y la eficiencia de la administración y operación de laorganización.• Determina la medida en que la empresa goza de "buena saludadministrativa".• Indica las oportunidades significativas para mejorar eldesempeño organizacional.• Informa de manera descriptiva acerca de las fuentes deaparentes áreas de dificultad y el curso de acción recomendado.
    • FASE DE SEGUIMIENTO Esta es la última fase en la realización de una auditoría administrativa. Su objetivo principal es completar cualquiera de los aspectos que se indican en las recomendaciones que son sugeridas en el informe de auditoría, sobre las bases de los resultados del examen y evaluación presentados en la fase de desarrollo. La fase de seguimiento es la de mayor importancia, ya que en ésta debe llevarse a cabo la implantación de las recomendaciones. En el informe de auditoría administrativa debe presentarse, por lo menos en forma general, lo que implicará la implantación de las recomendaciones. Habrá que indicar lo siguiente: • Objetivos de la implantación de recomendaciones. • Plan de acción y programa de implantación. • Integración de los recursos necesarios. • Ejecución del programa.