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Time Management (Performance Management) Time Management (Performance Management) Presentation Transcript

  • Time Management Metodologia di gestione delle Attività nel Tempo per il raggiungimento degli Obiettivi con Microsoft Outlook
  • I principi
    • Principi necessari per la gestione del tempo
    • Legge di Pareto
    • Legge di Parkinson
    • Il tempo è una risorsa finita
  • La perfezione è raggiunta non quando non c’è più niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da togliere. Antoine De Saint-Exupery (autore de Il Piccolo Principe)
  • I principi: legge di Pareto
    • Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.
    • Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:
    • l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause
    • economia:
      • l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione.
      • il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite.
    • qualità:
      • il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l'80% delle non conformità totali.
      • l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.
    Legge di Pareto: esempi
  • Legge di Pareto e il tempo
    • Tempo:
    • l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati;
    • Da studiare:
    • Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ?
    • Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ?
    • Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.
    • Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento
    • Ne deriva che l’importanza e la complessità (percepite) di un’Attività aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione.
    I principi: legge di Parkinson
  • Pareto + Parkinon
    • Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto)
    • +
    • Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson)
  • Lo strumento: il calendario
    • Analisi del calendario
    • Quali strumenti ?
    • Calendario di Outlook 2003
    • Calendario di Outlook 2007
    • Gli appuntamenti
  • Lo strumento: il calendario Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ? Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.
  • Calendario Outlook 2003
  • Calendario Outlook 2007
  • Aprire Outlook sul Calendario http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040
  • Calendario: gli appuntamenti
    • Appuntamento = Azione
    • Disattivare i promemoria di default
      • http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040
    • Appuntamenti con sé stessi
      • Altri = contraenti forti
      • Noi = contraenti deboli
    • Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine
  • Lavorare per Priorità
    • Diagramma Importante/Urgente
    • Diagramma di Covey
    • Errori comuni
  • La 4° generazione di “Gestione del Tempo”
    • … il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.
    • Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli
  • Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo v v
  • Quadrante 1: Urgente-Importante
    • crisi, problemi, urgenze, emergenze;
    • Fino a quando siamo concentrati nel quadrante 1, questo continuerà ad ingrandirsi e a dominarci;
    • Solitamente le persone che passano l’80% del tempo nel quadrante 1, il rimanente 20% lo passano nel quadrante 4
    • Vostri suggerimenti:
  • Quadrante 3: Urgente- Non Importante
    • Persone che pensano di trovarsi nel quadrante 1: l’urgenza di queste situazioni si basa sulle priorità degli altri;
    • Interruzioni, telefonate, certe riunioni
    • Vostri suggerimenti:
  • Quadrante 4: Non Urgente- Non Importante
    • Attività da non fare, da buttare prima di iniziarle;
    • Di solito regno delle persone senza obiettivi e che subiscono la priorità degli altri.
    • Vostri suggerimenti:
  • Quadrante 2: Non Urgente - Importante
    • Regno delle persone efficaci ed efficienti;
    • Una efficace pianificazione impedisce che le Attività si spostino sul quadrante 1
    • Il tempo per il quadrante 2 deve essere trovato eliminando il 3 e il 4
    • Vostri suggerimenti:
  • Errori comuni
    • Applicare il metodo LIFO invece del FIFO
    • Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI" più grande che ci appassiona);
    • Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti
    • Dare priorità a lavori facili
    • Vostri suggerimenti:
  • La pianificazione
    • Metodologie di Pianificazione
    • Overview sul tempo
    • 4 livelli di Overview
    • Monitorare le pianificazioni
  • Overview
    • La capacità di “avere l’overview” è paragonabile alla possibilità di zoommare molto velocemente dal particolare al generale e viceversa.
    • “ agire locale, ma pensare globale”.
  • Overview sul tempo MESE SETTIMANA GIORNO/ORA ANNO + -
  • Overview dell’anno
    • Quando:
      • 1 mese prima
    • Cosa fare:
      • Definire il PdA
      • Check ed Act dell’anno trascorso
      • Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)
  • Overview del mese
    • Quando:
      • Due o tre giorni prima della fine del mese
    • Cosa fare:
      • Check ed Act del mese trascorso
      • Studiare il prossimo mese:
        • Su quali categorie lavoro ?
        • Quali attività importanti ?
      • Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )
  • Overview della settimana
    • Quando:
      • venerdì
    • Cosa fare:
      • Check ed Act della settimana trascorsa
      • Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …)
      • Studiare le Attività su cui lavorare
      • Azioni importanti
  • Overview del giorno
    • Quando:
      • La sera, prima di chiudere la giornata
    • Cosa fare:
      • Check ed Act della giornata trascorsa
      • Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo
      • Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …)
      • Studiare le Attività su cui lavorare
      • Azioni importanti
  • Vantaggi della Pianificazione
    • Permette l’anticipazione mentale
    • Attiva il SAR
    • Evita le distrazioni
    • Stimola l’Eustress
    • Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1
    • Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio
    • Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità
    • Vostri suggerimenti ….
  • Monitorare le pianificazioni
    • valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente
    • Cause frequenti di scostamento:
      • mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto
      • Sottostimare/sovrastimare il tempo
      • eccedere il n° di attività
      • eccesso di interruzioni non gestite
      • “ altri” che tendono a prevaricarci
      • eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?)
      • scarsa leadership verso i ns. impegni