Time Management Metodologia di gestione delle Attività nel Tempo per il raggiungimento degli Obiettivi con Microsoft Outlook

I principi Principi necessari per la gestione del tempo Legge di Pareto Legge di Parkinson Il tempo è una risorsa finita

Principi necessari per la gestione del tempo

Legge di Pareto

Legge di Parkinson

Il tempo è una risorsa finita

La perfezione è raggiunta non quando non c’è più niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da togliere. Antoine De Saint-Exupery (autore de Il Piccolo Principe)

I principi: legge di Pareto Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza. Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto: l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause

Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.

Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:

l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause

economia: l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione. il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite. qualità: il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l'80% delle non conformità totali. l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti. Legge di Pareto: esempi

economia:

l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione.

il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite.

qualità:

il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l'80% delle non conformità totali.

l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.

Legge di Pareto e il tempo Tempo: l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati; Da studiare: Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ? Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ?

Tempo:

l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati;

Da studiare:

Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ?

Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ?

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico. Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento Ne deriva che l’importanza e la complessità (percepite) di un’Attività aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione. I principi: legge di Parkinson

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.

Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento

Ne deriva che l’importanza e la complessità (percepite) di un’Attività aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione.

Pareto + Parkinon Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto) + Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson)

Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto)

+

Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson)

Lo strumento: il calendario Analisi del calendario Quali strumenti ? Calendario di Outlook 2003 Calendario di Outlook 2007 Gli appuntamenti

Analisi del calendario

Quali strumenti ?

Calendario di Outlook 2003

Calendario di Outlook 2007

Gli appuntamenti

Lo strumento: il calendario Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ? Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.

Calendario Outlook 2003

Calendario Outlook 2007

Aprire Outlook sul Calendario http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040

Calendario: gli appuntamenti Appuntamento = Azione Disattivare i promemoria di default http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040 Appuntamenti con sé stessi Altri = contraenti forti Noi = contraenti deboli Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine

Appuntamento = Azione

Disattivare i promemoria di default

http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040

Appuntamenti con sé stessi

Altri = contraenti forti

Noi = contraenti deboli

Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine

Lavorare per Priorità Diagramma Importante/Urgente Diagramma di Covey Errori comuni

Diagramma Importante/Urgente

Diagramma di Covey

Errori comuni

La 4° generazione di “Gestione del Tempo” … il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi. Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli

… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.

Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli

Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo v v

Quadrante 1: Urgente-Importante crisi, problemi, urgenze, emergenze; Fino a quando siamo concentrati nel quadrante 1, questo continuerà ad ingrandirsi e a dominarci; Solitamente le persone che passano l’80% del tempo nel quadrante 1, il rimanente 20% lo passano nel quadrante 4 Vostri suggerimenti:

crisi, problemi, urgenze, emergenze;

Fino a quando siamo concentrati nel quadrante 1, questo continuerà ad ingrandirsi e a dominarci;

Solitamente le persone che passano l’80% del tempo nel quadrante 1, il rimanente 20% lo passano nel quadrante 4

Vostri suggerimenti:

Quadrante 3: Urgente- Non Importante Persone che pensano di trovarsi nel quadrante 1: l’urgenza di queste situazioni si basa sulle priorità degli altri; Interruzioni, telefonate, certe riunioni Vostri suggerimenti:

Persone che pensano di trovarsi nel quadrante 1: l’urgenza di queste situazioni si basa sulle priorità degli altri;

Interruzioni, telefonate, certe riunioni

Vostri suggerimenti:

Quadrante 4: Non Urgente- Non Importante Attività da non fare, da buttare prima di iniziarle; Di solito regno delle persone senza obiettivi e che subiscono la priorità degli altri. Vostri suggerimenti:

Attività da non fare, da buttare prima di iniziarle;

Di solito regno delle persone senza obiettivi e che subiscono la priorità degli altri.

Vostri suggerimenti:

Quadrante 2: Non Urgente - Importante Regno delle persone efficaci ed efficienti; Una efficace pianificazione impedisce che le Attività si spostino sul quadrante 1 Il tempo per il quadrante 2 deve essere trovato eliminando il 3 e il 4 Vostri suggerimenti:

Regno delle persone efficaci ed efficienti;

Una efficace pianificazione impedisce che le Attività si spostino sul quadrante 1

Il tempo per il quadrante 2 deve essere trovato eliminando il 3 e il 4

Vostri suggerimenti:

Errori comuni Applicare il metodo LIFO invece del FIFO Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI" più grande che ci appassiona); Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti Dare priorità a lavori facili Vostri suggerimenti:

Applicare il metodo LIFO invece del FIFO

Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI" più grande che ci appassiona);

Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti

Dare priorità a lavori facili

Vostri suggerimenti:

La pianificazione Metodologie di Pianificazione Overview sul tempo 4 livelli di Overview Monitorare le pianificazioni

Metodologie di Pianificazione

Overview sul tempo

4 livelli di Overview

Monitorare le pianificazioni

Overview La capacità di “avere l’overview” è paragonabile alla possibilità di zoommare molto velocemente dal particolare al generale e viceversa. “ agire locale, ma pensare globale”.

La capacità di “avere l’overview” è paragonabile alla possibilità di zoommare molto velocemente dal particolare al generale e viceversa.

“ agire locale, ma pensare globale”.

Overview sul tempo MESE SETTIMANA GIORNO/ORA ANNO + -

Overview dell’anno Quando: 1 mese prima Cosa fare: Definire il PdA Check ed Act dell’anno trascorso Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)

Quando:

1 mese prima

Cosa fare:

Definire il PdA

Check ed Act dell’anno trascorso

Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)

Overview del mese Quando: Due o tre giorni prima della fine del mese Cosa fare: Check ed Act del mese trascorso Studiare il prossimo mese: Su quali categorie lavoro ? Quali attività importanti ? Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )

Quando:

Due o tre giorni prima della fine del mese

Cosa fare:

Check ed Act del mese trascorso

Studiare il prossimo mese:

Su quali categorie lavoro ?

Quali attività importanti ?

Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )

Overview della settimana Quando: venerdì Cosa fare: Check ed Act della settimana trascorsa Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …) Studiare le Attività su cui lavorare Azioni importanti

Quando:

venerdì

Cosa fare:

Check ed Act della settimana trascorsa

Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …)

Studiare le Attività su cui lavorare

Azioni importanti

Overview del giorno Quando: La sera, prima di chiudere la giornata Cosa fare: Check ed Act della giornata trascorsa Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …) Studiare le Attività su cui lavorare Azioni importanti

Quando:

La sera, prima di chiudere la giornata

Cosa fare:

Check ed Act della giornata trascorsa

Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo

Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …)

Studiare le Attività su cui lavorare

Azioni importanti

Vantaggi della Pianificazione Permette l’anticipazione mentale Attiva il SAR Evita le distrazioni Stimola l’Eustress Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1 Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità Vostri suggerimenti ….

Permette l’anticipazione mentale

Attiva il SAR

Evita le distrazioni

Stimola l’Eustress

Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1

Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio

Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità

Vostri suggerimenti ….

Monitorare le pianificazioni valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente Cause frequenti di scostamento: mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto Sottostimare/sovrastimare il tempo eccedere il n° di attività eccesso di interruzioni non gestite “ altri” che tendono a prevaricarci eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?) scarsa leadership verso i ns. impegni

valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente

Cause frequenti di scostamento:

mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto

Sottostimare/sovrastimare il tempo

eccedere il n° di attività

eccesso di interruzioni non gestite

“ altri” che tendono a prevaricarci

eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?)

scarsa leadership verso i ns. impegni