Pillole Di Formazione - Dai Tempo Al Tempo

Dai Tempo al Tempo Pillole di Formazione 7 aprile 2009 Confindustria Padova – Delegazione Ovest Colli

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Il Calendario: quale usare? Come usarlo? 1. Perché usarlo ? Parleremo della metodologia di 2. Pianificazione del tempo e …. …. di come organizzare in modo efficace 3. ed efficiente gli Appuntamenti. Obiettivi dell’incontro

LE LISTE: Non vi è una reale  pianificazione del tempo, si affida alla capacità mnemonica della persona di ricordarsi di tutte le attività previste, avvalendosi eventualmente di liste da portare con sé e verificare a fine giornata. IL PLANNING: Questo approccio alla  gestione del tempo prevede una pianificazione fiscale e razionalizzata del tempo, con utilizzo di agende e planning, esasperando il concetto di efficienza personale e portando a considerare il mondo come potenziale mezzo o ostacolo da superare per svolgere le proprie attività. Gestione del Tempo: un po’ di storia ….

LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione !  dei valori e sulla fissazione delle priorità. Viene utilizzata sia per programmare la giornata lavorativa, sia per verificare la corrispondenza tra attività quotidiane e obiettivi a medio – lungo termine posti all’inizio GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi  dei precedenti, cercando di esaltarne i punti di forza e di sopperire ai punti di debolezza. Parte dal presupposto che gestire il proprio tempo non vuol dire iper-pianificare, ma raggiungere un equilibrio interiore , cercando di soddisfare esigenze lavorative, ma anche quelle sociali, fisiche e mentali. Gestione del Tempo: un po’ di storia ….

… il termine “gestione del tempo” è in  realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi. Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere  successo” ed FrancoAngeli La 4° generazione di “Gestione del Tempo”

Performance Management

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http://www.forema.it/seminari/corso.php?ID=492&NEnte=1  15 e 21 aprile 2009  Seminario “Padroni del proprio tempo”

Cosa fare Quando Perchè Performance Management

La perfezione è raggiunta non quando non c’è più niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da togliere. Antoine De Saint-Exupery (autore de Il Piccolo Principe) Pareto & Parkinson

Nel 1897 Pareto, studiando la  distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza. Questa osservazione ispirò la cosiddetta  quot;legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:  l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause I principi: legge di Pareto

 Tempo:  l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati; Da studiare:  Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ?  Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ? Legge di Pareto e il tempo

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993),  storico e scrittore britannico.  Illavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento I principi: legge di Parkinson

Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto) + Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson) Pareto + Parkinson

Lo strumento: il calendario Analisi del calendario

Il vaso è pieno ? Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in seguito non ci si potrà mettere il resto. Il tempo: una risorsa finita

Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ? Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore. Lo strumento: il calendario

- ANNO + MESE SETTIMANA GIORNO/ORA Overview sul tempo

 Disattivare i promemoria di default ◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040  Aprire Outlook sul Calendario: http://office.microsoft.com/it-  it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040 Consigli tecnici ……

Appuntamenti con sé stessi  ◦ Altri = contraenti forti ◦ Noi = contraenti deboli Definire ora di inizio ma soprattutto ora di  fine Consigli “metodologici” ……

Lavorare per Priorità

Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo

Applicare il metodo LIFO invece del FIFO  Non saper dire di NO (bisogna avere un  “SIquot; più grande che ci appassiona); Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che  ci divertono ma che non sono importanti Dare priorità a lavori facili  Errori comuni

La Pianificazione Quando, come e cosa pianificare

Quando:  ◦ 1 mese prima Cosa fare:  ◦ Check ed Act dell’anno trascorso ◦ Definire il PdA ◦ Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …) Overview dell’anno

Quando:  ◦ Due o tre giorni prima della fine del mese Cosa fare:  ◦ Check ed Act del mese trascorso ◦ Studiare il prossimo mese: Su quali categorie lavoro ?  Quali attività importanti ?  ◦ Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, ) Overview del mese

Quando:  ◦ venerdì Cosa fare:  ◦ Check ed Act della settimana trascorsa ◦ Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …) ◦ Studiare le Attività su cui lavorare ◦ Azioni importanti Overview della settimana

Quando:  ◦ La sera, prima di chiudere la giornata Cosa fare:  ◦ Check ed Act della giornata trascorsa ◦ Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo ◦ Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …) ◦ Studiare le Attività su cui lavorare ◦ Azioni importanti Overview del giorno

Permette l’anticipazione mentale  Attiva il SAR  Evita le distrazioni  Stimola l’Eustress  Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed  impedisce di “cadere” sul Quadrante 1 Scarica l’ Inconscio, libera risorse per  Conscio e Subconscio Genera controllo, quindi sicurezza e  tranquillità Vostri suggerimenti ….  Vantaggi della Pianificazione

valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente Cause frequenti di scostamento:  ◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto ◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo ◦ eccedere il n° di attività ◦ eccesso di interruzioni non gestite ◦ “altri” che tendono a prevaricarci ◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?) ◦ scarsa leadership verso i ns. impegni Monitorare le pianificazioni

Ricordate Pareto + Parkinson 1. Usate 1 calendario (Outlook ?) 2. Segnate gli appuntamenti con voi stessi 3. Definite ora inizio e ora fine 4. Pensate, Prevedete, Pianificate (3P) 5. Ricetta: le 5 pillole.

Arrivederci alla prossima pillola  Martedì 28/04/09   Alessandro Carli Fare di più …. facendo di meno: come  delegare con successo.

Pillole Di Formazione - Dai Tempo Al Tempo

by Luigi Mengato on Mar 30, 2009

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