E Mail&Time Management

http://www.flickr.com/photos/verbeeldingskr8/3638834128/

Presentazioni ….. http://parliamone.forema.it www.luigimengato.com 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Aspettative ….. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Metodo di lavoro 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Obiettivi • Dell’incontro • Del percorso Formativo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Regole ….. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

E-MAIL OVERLOAD 7 regole per gestire la posta elettronica 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Le regole 1. Posta in Arrivo Vuota 2. Categorizzare Vs. archiviare. 3. Definire le priorità 4. Ridurre i tempi di risposta ….. non troppo. 5. Redigere messaggi efficaci 6. Ricercare le e-mail 7. Netiquette 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

1) Posta in Arrivo Vuota 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

• Posta in arrivo: contenitore temporaneo di messaggi non elaborati. • Spostare i messaggi in “Posta in arrivo 2010” (Stessi principi per la Posta Inviata) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Tenere un messaggio in Posta in Arrivo massimo 24 h = decidere cosa fare entro 24 h. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

• Mostra numero totale di elementi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Prendete una decisione sul destino di ogni messaggio non appena lo leggete. Non trovate scuse. Siate Implacabili. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Calendario Posta in Arrivo SI SI Fa parte Azione ? del PdA ? 2. 24 h max NO 3. Posta in arrivo 2010 NO 1. Cestino Attività 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

http://www.emsf.rai.it/aforismi/aforismi.asp?d=248 Information Overload Stiamo vivendo il secondo diluvio. Il primo diluvio è stato di acqua, il secondo è il diluvio dell'informazione. Il problema è di sapere che cosa si deve salvare, che cosa si deve mettere nell'arca. Pierre Lévy 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

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2) Categorizzare Vs. Archiviare 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

• Tassonomia • Folksonomia 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

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3) Definire le priorità 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Matrice di Covey URGENTE NON URGENTE Quadrante 1 Quadrante 2 IMPORTANTE Quadrante 3 Quadrante 4 NON IMPORTANTE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

4) Ridurre i tempi di risposta ….. La verità è che costruisci la tua reputazione (brand) una risposta alla volta. Le persone si fanno un’idea di voi in base al modo in cui rispondete. Se siete lenti immaginano che siate incompetenti e in difficoltà. Se rispondete nei giusti tempi daranno per scontato che siate competenti e padroni del vostro lavoro. Michael Hyatt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

…. non troppo. Se rispondete immediatamente (online) penseranno che non avete altro da fare e che non siate padroni del vostro tempo ma schiavi dell’e-mail. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Come ? • Definite dei momenti precisi per la gestione della Posta (2 volte al giorno) • Sbrigate i messaggi a blocchi • Disattivate tutti gli avvisi di ricezione • La regola “1 minuto” 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

5) Redigere messaggi efficaci Garbage In, Garbage Out (GIGO): se l’input è sbagliato la macchina restituisce un output inutile http://en.wikipedia.org/wiki/Garbage_In,_Garbage_Out 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Comporre un nuovo messaggio: 1. Definitevi l’obiettivo del messaggio; 2. Usate un “Oggetto” corretto ed informativo; 3. Siate succinti 4. Mettete a dieta i messaggi a) Allegati leggeri (ridimensionare le foto); b) HTML ? 5. Organizzate il messaggio per punti 6. Chiarite perché i vari destinatari ricevono il messaggio (A: Cc: ) 7. Non dimenticate gli allegati 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Rispondere ad un messaggio • Rispondete all’interno del testo del mittente; • Rispondete alle richieste di attività dando delle tempistiche; • Modificate l’oggetto rendendolo specifico • Non rispondere in tempo reale (online) • Costringetevi a dormirci sopra (se necessario) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

6) Ricercare le e-mail Outlook: Ctrl + Maiusc + T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

7) Netiquette 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

4 regole per gestire il calendario Non ho tempo …. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi. Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Le regole 1. 1 solo calendario (…meno calendari possibili) 2. Appuntamenti con noi stessi; 3. Definire ora di inizio, ma soprattutto ora di fine; 4. Pianificare il tempo; 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

1 solo calendario ( … meno calendari possibili) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Il Calendario 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Overview sul tempo - + 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

2. Appuntamenti con noi stessi • Con noi stessi • Con gli altri 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

3. Definire ora di inizio, ma soprattutto ora di fine 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

4. Pianificare il tempo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

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Anno / Mese / Settimana / Giorno / Ora 3. •Definire nuovi appuntamenti. •Farsi una ToDo List delle Attività. 2. •Studiare il tempo futuro (appuntamenti, attività) •Cosa ho imparato ? •Definire il tempo futuro •Quali strategia metto in atto per …. 1. •Come è andato il periodo precedente ? •Obiettivi raggiunti (si / No). Perché ? •Fatto tutto ciò che avevo previsto ? •Variabili non previste ? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

• Grazie ed arrivederci

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E Mail&Time Management

by Luigi Mengato on Feb 07, 2010

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