Domare le email
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    Domare le email Domare le email Presentation Transcript

    • Domare l’email Andrea Dallan
    • Presentiamoci Domare l’email
    • Struttura dell’incontro
      • I mezzi di comunicazione e loro utilizzo
      • Comunicazioni Esterne all’azienda e possibilità di controllo
        • Netiquette
      • Comunicazioni Interne all’azienda e possibilità di controllo
        • Classificazione dei Media secondo matrice Importanza – Urgenza
        • Netiquette interna
      Domare l’email
    • Alcuni mezzi di comunicazione Domare l’email Incontro IM email Fax Telefono portatile Telefono fisso Informazioni centralizzate lato Server Riunione Bacheca Post It Appunti Caffè
    • Comunicare in azienda per:
      • Pianificare/Organizzare
      • Decidere/Risolvere/ Analizzare
      • Richiedere un’azione
      • Richiedere/ inviare un’informazione
      • Saluti, chat
      Domare l’email
    • La matrice Importanza/Urgenza di Covey
      • Una comunicazione/attività può essere:
      Domare l’email + importante - importante + urgente - urgente Importante ed urgente Non importante ed urgente Importante e non urgente Non importante e non urgente
    • Collocare (idealmente) gli obiettivi della comunicazione Domare l’email + urgente + importante - importante - urgente Organizzare Decidere Risolvere Analizzare Richiedere azione Richiedere Info Salutare Salutare
    • Collocare (idealmente) i mezzi di comunicazione Domare l’email + urgente + importante - importante - urgente Incontro Telefono email IM email ! Riunione Bacheca Post it Caffè
    • Le comunicazioni esterne all’azienda
      • Bassa possibilità di controllo Alcuni suggerimenti
        • Spam: attivare filtro antispam
        • Newsletter/Feed: disattivarli o cestinarli automaticamente
        • Aprire Outlook nella pagina calendario (non alla posta in arrivo)
        • Autodisciplina: dedicare momenti definiti della giornata al controllo delle email.
      Domare l’email
    • L’email che vorremmo ricevere
      • Necessaria
      • Chiara
      • Risolutiva
      • Concisa
      • 1 sola informazione
      Domare l’email
    • La Netiquette (Wikipedia)
      • La Netiquette è un insieme di regole che disciplinano il comportamento di un utente di Internet
      • Il rispetto della netiquette non è imposto da alcuna legge, ma si fonda su una convenzione di generale condivisione.
      • http://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette
      Domare l’email
    • La Netiquette per le email/1
      • Non usare l’e-mail per alcun proposito illegale o non etico.
      • Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.
      • Includi sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.
      • Alla fine del messaggio firma sempre col tuo nome.
      Domare l’email
    • La Netiquette per le email/2
      • Mantieni la privacy degli eventuali mittenti/destinatari
      • Fai molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del tuo messaggio
      • Non insultare e non fare uso indiscriminato di lettere maiuscole.
      Domare l’email
    • La Netiquette per le email/3
      • Rifletti bene su come il destinatario possa reagire al tuo messaggio.
      • La dimensione del messaggio non deve essere troppo grande.
      • Cita il testo a cui rispondi il più brevemente possibile
      Domare l’email
    • Suggerimenti:
      • La regola d’oro dell’email: non inviare ad altri ciò che non vorresti ricevere
      • Al lavoro, non inviare messaggi di contenuto personale: se necessario, meglio una telefonata
      • Se sei in dubbio se inviare o no un messaggio, dormici sopra e rileggilo il giorno dopo.
      • Inviamo noi per primi l’email che vorremmo ricevere Diamo l’esempio.
      Domare l’email
    • Le comunicazioni interne all’azienda
      • Alta possibilità di controllo:
      • Condividere l’uso degli strumenti di comunicazione matrice di Covey
      • Condividere la Netiquette interna
      Domare l’email
    • Collocare i mezzi di comunicazione disponibili in azienda Domare l’email + urgente + importante - importante - urgente Incontro Telefono email IM email ! Riunione Caffè Post it Bacheca
    • Netiquette interna condivisa - file word
      • Serve a condividere le regole interne per l’utilizzo dell’email. Ad esempio:
        • Utilizzare l’email per richiedere azioni o informazioni
        • Utilizzo del campo A: persona a cui è richiesta l’azione/informazione
        • Utilizzo del campo CC: solo per informazione – non è richiesta azione o informazione
      Domare l’email
    • Netiquette interna/2
      • Curare l’oggetto dell’email
        • Aiuta il ricevente a comprendere velocemente il significato dell’email
        • Meglio un solo argomento per ciascuna email
        • Se l’email riguarda un protocollo o una pratica, inseriamo il numero identificativo in oggetto
      • Risposta entro 24/48 ore
      Domare l’email
    • Netiquette interna/3
      • Come utilizzare il simbolo priorità alta
        • Trasforma il messaggio da importante – non urgente a importante ed urgente = emergenza: da utilizzare con consapevolezza
      • Se necessario, dare scadenze per le azioni richieste
        • Aiutiamo chi riceve l’email ad organizzare il proprio lavoro
      Domare l’email
    • Le Pillole di Formazione
      • http://wikiformazione.blogspot.com
      • Il prossimo incontro:
      • Leadership motivazionale
      • Relatore: Luigi Mistruzzi
      • Il 30/06/2009 alle 17.00
      • Presso la Delegazione OVEST COLLI, Via Bernardi, 1 - Centro direzionale "La Quercia" - Z.I. Rubano