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Domare le email

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  • 1. Domare l’email Andrea Dallan
  • 2. Presentiamoci Domare l’email
  • 3. Struttura dell’incontro
    • I mezzi di comunicazione e loro utilizzo
    • Comunicazioni Esterne all’azienda e possibilità di controllo
      • Netiquette
    • Comunicazioni Interne all’azienda e possibilità di controllo
      • Classificazione dei Media secondo matrice Importanza – Urgenza
      • Netiquette interna
    Domare l’email
  • 4. Alcuni mezzi di comunicazione Domare l’email Incontro IM email Fax Telefono portatile Telefono fisso Informazioni centralizzate lato Server Riunione Bacheca Post It Appunti Caffè
  • 5. Comunicare in azienda per:
    • Pianificare/Organizzare
    • Decidere/Risolvere/ Analizzare
    • Richiedere un’azione
    • Richiedere/ inviare un’informazione
    • Saluti, chat
    Domare l’email
  • 6. La matrice Importanza/Urgenza di Covey
    • Una comunicazione/attività può essere:
    Domare l’email + importante - importante + urgente - urgente Importante ed urgente Non importante ed urgente Importante e non urgente Non importante e non urgente
  • 7. Collocare (idealmente) gli obiettivi della comunicazione Domare l’email + urgente + importante - importante - urgente Organizzare Decidere Risolvere Analizzare Richiedere azione Richiedere Info Salutare Salutare
  • 8. Collocare (idealmente) i mezzi di comunicazione Domare l’email + urgente + importante - importante - urgente Incontro Telefono email IM email ! Riunione Bacheca Post it Caffè
  • 9. Le comunicazioni esterne all’azienda
    • Bassa possibilità di controllo Alcuni suggerimenti
      • Spam: attivare filtro antispam
      • Newsletter/Feed: disattivarli o cestinarli automaticamente
      • Aprire Outlook nella pagina calendario (non alla posta in arrivo)
      • Autodisciplina: dedicare momenti definiti della giornata al controllo delle email.
    Domare l’email
  • 10. L’email che vorremmo ricevere
    • Necessaria
    • Chiara
    • Risolutiva
    • Concisa
    • 1 sola informazione
    Domare l’email
  • 11. La Netiquette (Wikipedia)
    • La Netiquette è un insieme di regole che disciplinano il comportamento di un utente di Internet
    • Il rispetto della netiquette non è imposto da alcuna legge, ma si fonda su una convenzione di generale condivisione.
    • http://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette
    Domare l’email
  • 12. La Netiquette per le email/1
    • Non usare l’e-mail per alcun proposito illegale o non etico.
    • Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.
    • Includi sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.
    • Alla fine del messaggio firma sempre col tuo nome.
    Domare l’email
  • 13. La Netiquette per le email/2
    • Mantieni la privacy degli eventuali mittenti/destinatari
    • Fai molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del tuo messaggio
    • Non insultare e non fare uso indiscriminato di lettere maiuscole.
    Domare l’email
  • 14. La Netiquette per le email/3
    • Rifletti bene su come il destinatario possa reagire al tuo messaggio.
    • La dimensione del messaggio non deve essere troppo grande.
    • Cita il testo a cui rispondi il più brevemente possibile
    Domare l’email
  • 15. Suggerimenti:
    • La regola d’oro dell’email: non inviare ad altri ciò che non vorresti ricevere
    • Al lavoro, non inviare messaggi di contenuto personale: se necessario, meglio una telefonata
    • Se sei in dubbio se inviare o no un messaggio, dormici sopra e rileggilo il giorno dopo.
    • Inviamo noi per primi l’email che vorremmo ricevere Diamo l’esempio.
    Domare l’email
  • 16. Le comunicazioni interne all’azienda
    • Alta possibilità di controllo:
    • Condividere l’uso degli strumenti di comunicazione matrice di Covey
    • Condividere la Netiquette interna
    Domare l’email
  • 17. Collocare i mezzi di comunicazione disponibili in azienda Domare l’email + urgente + importante - importante - urgente Incontro Telefono email IM email ! Riunione Caffè Post it Bacheca
  • 18. Netiquette interna condivisa - file word
    • Serve a condividere le regole interne per l’utilizzo dell’email. Ad esempio:
      • Utilizzare l’email per richiedere azioni o informazioni
      • Utilizzo del campo A: persona a cui è richiesta l’azione/informazione
      • Utilizzo del campo CC: solo per informazione – non è richiesta azione o informazione
    Domare l’email
  • 19. Netiquette interna/2
    • Curare l’oggetto dell’email
      • Aiuta il ricevente a comprendere velocemente il significato dell’email
      • Meglio un solo argomento per ciascuna email
      • Se l’email riguarda un protocollo o una pratica, inseriamo il numero identificativo in oggetto
    • Risposta entro 24/48 ore
    Domare l’email
  • 20. Netiquette interna/3
    • Come utilizzare il simbolo priorità alta
      • Trasforma il messaggio da importante – non urgente a importante ed urgente = emergenza: da utilizzare con consapevolezza
    • Se necessario, dare scadenze per le azioni richieste
      • Aiutiamo chi riceve l’email ad organizzare il proprio lavoro
    Domare l’email
  • 21. Le Pillole di Formazione
    • http://wikiformazione.blogspot.com
    • Il prossimo incontro:
    • Leadership motivazionale
    • Relatore: Luigi Mistruzzi
    • Il 30/06/2009 alle 17.00
    • Presso la Delegazione OVEST COLLI, Via Bernardi, 1 - Centro direzionale "La Quercia" - Z.I. Rubano