Domare le e-mail

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Slide di Andrea Dallan per la Pillola di Formazione di Martedì 09 giugno 2009.

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  • 1. Domare l’email Andrea Dallan “Se io c’ho questo nuovo media, la possibilità cioè di veicolare un numero enorme di informazioni, in un microsecondo, mettiamo caso a un abboriggeno dalla parte opposta del pianeta... ma il problema è: abboriggeno, ma io e te... che c***o ce dovemo dì?” (Corrado Guzzanti, da Millenovecentonovantadieci)
  • 2. Presentiamoci Domare l’email
  • 3. Struttura dell’incontro I mezzi di comunicazione e loro utilizzo  Comunicazioni Esterne all’azienda e  possibilità di controllo ◦ Netiquette Comunicazioni Interne all’azienda e  possibilità di controllo ◦ Classificazione dei Media secondo matrice Importanza – Urgenza ◦ Netiquette interna Domare l’email
  • 4. Alcuni mezzi di comunicazione email Post It appunti Incontro circolari Fax IM Riunione Telefono fisso Informazioni Telefono centralizzate portatile lato Server Domare l’email
  • 5. Comunicare in azienda per: Pianificare/Organizzare  Decidere/Risolvere/  Analizzare Richiedere un’azione  Richiedere/  inviare un’informazione Saluti, chat  …  Domare l’email
  • 6. La matrice Importanza/Urgenza di Covey Una comunicazione/attività può essere: + importante Importante e Importante ed non urgente urgente - urgente + urgente Non importante Non importante e non urgente ed urgente - importante Domare l’email
  • 7. Collocare (idealmente) gli obiettivi della comunicazione + importante Organizzare Decidere Risolvere Analizzare - urgente + urgente Richiedere azione Richiedere Info Salutare - importante Domare l’email
  • 8. Collocare (idealmente) i mezzi di comunicazione + importante Riunione Incontro Telefono - urgente + urgente email ! email IM - importante Domare l’email
  • 9. Le comunicazioni esterne all’azienda Bassa possibilità di controllo  Alcuni suggerimenti ◦ Spam: attivare filtro antispam ◦ Newsletter/Feed: disattivarli o cestinarli automaticamente ◦ Aprire Outlook nella pagina calendario (non alla posta in arrivo) ◦ Autodisciplina: dedicare momenti definiti della giornata al controllo delle email. Domare l’email
  • 10. L’email che vorremmo ricevere 5 aggettivi: …  Domare l’email
  • 11. La Netiquette (Wikipedia) La Netiquette è un insieme di regole che  disciplinano il comportamento di un utente di Internet Il rispetto della netiquette non è imposto  da alcuna legge, ma si fonda su una convenzione di generale condivisione. http://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette  Domare l’email
  • 12. La Netiquette per le email/1 Non usare l’e-mail per alcun 1. proposito illegale o non etico. Non diffondere né spam né 2. messaggi appartenenti a catene di S. Antonio. Includi sempre l’argomento del 3. messaggio in modo chiaro e specifico. Alla fine del messaggio firma 4. sempre col tuo nome. Domare l’email
  • 13. La Netiquette per le email/2 Mantieni la privacy degli eventuali 5. mittenti/destinatari Fai molta attenzione all’ortografia 6. e alla grammatica del tuo messaggio Non insultare e non fare uso 7. indiscriminato di lettere maiuscole. Domare l’email
  • 14. La Netiquette per le email/3 Rifletti bene su come il destinatario 8. possa reagire al tuo messaggio. La dimensione del messaggio 9. non deve essere troppo grande. 10. Cita il testo a cui rispondi il più brevemente possibile Domare l’email
  • 15. Suggerimenti: La regola d’oro dell’email: non inviare  ad altri ciò che non vorresti ricevere Al lavoro, non inviare messaggi di  contenuto personale: se necessario, meglio una telefonata Se sei in dubbio se inviare o no  un messaggio, dormici sopra erileggilo il giorno dopo. Inviamo noi per primi  l’email che vorremmo ricevere Diamo l’esempio. Domare l’email
  • 16. Le comunicazioni interne all’azienda Alta possibilità di controllo: Condividere l’uso degli strumenti di  comunicazione matrice di Covey Condividere la Netiquette interna  Domare l’email
  • 17. Collocare i mezzi di comunicazione disponibili in azienda + importante Riunione Incontro Telefono - urgente + urgente email ! email IM - importante Domare l’email
  • 18. Netiquette interna condivisa - file word Serve a condividere le regole interne  per l’utilizzo dell’email. Ad esempio: ◦ Utilizzare l’email per richiedere azioni o informazioni ◦ Utilizzo del campo A: persona a cui è richiesta l’azione/informazione ◦ Utilizzo del campo CC: solo per informazione – non è richiesta azione o informazione Domare l’email
  • 19. Netiquette interna/2 Curare l’oggetto dell’email  ◦ Aiuta il ricevente a comprendere velocemente il significato dell’email ◦ Meglio un solo argomento per ciascuna email ◦ Se l’email riguarda un protocollo o una pratica, inseriamo il numero identificativo in oggetto Risposta entro 24/48 ore  Domare l’email
  • 20. Netiquette interna/3 Come utilizzare il simbolo  priorità alta ◦ Trasforma il messaggio da importante – non urgente a importante ed urgente = emergenza: da utilizzare con consapevolezza Se necessario, dare scadenze  per le azioni richieste ◦ Aiutiamo chi riceve l’email ad organizzare il proprio lavoro Domare l’email
  • 21. Le Pillole di Formazione http://wikiformazione.blogspot.com Il prossimo incontro: Leadership motivazionale Relatore: Luigi Mistruzzi Il 30/06/2009 alle 17.00 Presso la Delegazione OVEST COLLI, Via Bernardi, 1 - Centro direzionale quot;La Querciaquot; - Z.I. Rubano