1. UNIVERSIDAD YACAMBÚ
DECANATO DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
Sistema para elaborar un Software
para las contrataciones Públicas de
la Contraloría Municipal
Alumna: Liszvett Dallos A
V.-.8020882
2. MISIÓN
Ejercer con efectividad la vigilancia de la gestión fiscal, a la Administración
Municipal, sus entidades descentralizadas o de otro orden y a los particulares, que
manejen fondos o bienes del estado; a partir de la práctica del control social, control
preventivo y del medio ambiente, propiciando la participación ciudadana y mejorando
continuamente nuestro Sistema de Gestión de Calidad.
VISIÓN
Para el año 2013, proyectar a la comunidad el más alto grado de credibilidad y
confianza, y ser líderes en la aplicación de instrumentos de calidad en el control fiscal
en la región, realizando procesos con un alto grado de efectividad, eficiencia, eficacia y
transparencia, lo cual redundará en el mejoramiento continúo de la gestión pública
municipal.
5. OBJETIVO GENERAL:
Coordinar las actividades en materia de gestión financiera de
los servicios administrativos, dirigir y ejecutar la gestión
presupuestaria y coordinar el conjunto de actividades
necesarias para el desarrollo de la administración de los
recursos humanos del organismo.
6. Programar, controlar y efectuar las compras de los
bienes muebles, materiales y equipos requeridos por la
contraloría municipal.
Llevar el registro interno de los proveedores de la
Contraloría Municipal.
Preparar los cronogramas de ejecución de compras para
cada ejercicio fiscal.
Tramitar la elaboración de órdenes de compra y
servicios.
Velar dentro del ámbito de sus competencias, por el
cumplimiento de las obligaciones establecidas en los
contratos de compra y gestionar las reclamaciones que
sean pertinentes en relación con las mismas.
7. Contralor
Municipal
Apertura del Procedimiento
Asegura que los bienes a solicitar o
servicios a contratar estén dentro de la
programación anual de compras y
servicios
Comisión de
Contrataciones:
Director
Dirección de
Administración:
Jefe y equipo
Efectúa el chequeo presupuestario, lo
envía a la Comisión d Contrataciones
•Recibe la asignación verifica que este toda la
documentación y que el expediente este
conformado de acuerdo a la Ley.
Revisa y analiza la orden de compra y
el expediente, y si cumple con los
requisitos de la Ley.
Aprueba el informe de recomendación
Selecciona al menos tres participantes, a los cuales
solicitarle oferta y realiza la evaluación para preparar el
Informe de Recomendación.
Elabora la orden de compra o de servicios
DIAGRAMAS DE CASOS DE USO
Para el desarrollo del Sistema aplicaremos el Modelo orientado objeto el cual se describe a
continuación:
8. Contralor
Municipal
Comisión de
Contrataciones:
Director
Dirección de
Administración:
Jefe y equipo
DIAGRAMAS DE CLASES
Atributos a
considerar:
Atributos Contralor: Nombre, Apellido: Dicta el acto administrativo de adjudicación con base al
informe de recomendación o declara desierto :
Operaciones: Validar Contratistas, Usuarios, Contraseña
Atributos Comisión
de Contrataciones: Tipo de modalidad, tiempos de ejecución,: Procedimientos- Análisis- Informe
final
Atributos del ente
Administrativo
Operaciones: Generar Fichas: Nombre, Apellido, Cedula de Identidad
Prepara oficio de notificación de la adjudicación al oferente
Operaciones: Reporte de Fichas: Efectúa el compromiso presupuestario y firma la orden de
compra y servicio y la sella.
9. El proyecto es el desarrollo de un sistema para la gestión de Asignación de Contrataciones de la
Contraloría Municipal del Municipio Bolívar en el Estado Táchira el cual es el órgano donde me
desempeño como la Contralora Municipal.
Actualmente la Contraloría no cuenta con un sistema de Información que le permita revisar y evaluar la
ejecución de las Contrataciones asignadas por la Dirección de Administración y Servicios Generales el
cual está adscrito a la Dirección General de la Contraloría del Municipio Bolívar. Los lapsos de ejecución
deben cumplirse según los objetivos administrativos y de no existir un Sistema de Información Gerencial
no le permitirá llevar un control de los tiempos de desarrollo de la misma y por ende el cumplimiento
eficaz de las Empresas Contratistas. Recordemos que las Entregas de bienes y servicios tienen una serie
de fases de ejecución que deben ser cumplidas a cabalidad por parte de las contratistas llámese
proveedores o firmas jurídicas, los cuales deben cumplir ciertos procedimientos administrativos que
cumplan eficientemente los objetivos generales .
10. El modelo de desarrollo del software, Modelo de Cascada, el cual creo se adapta al problema planteado:
El proyecto es el desarrollo de un sistema para la gestión de Contrataciones de la Contraloría Municipal
del Municipio Bolívar, en el Estado Táchira el cual es el órgano donde me desempeño la metodología
utilizada es la tipo Cascada.
Procedimiento lineal y ordenado, el Modelo de Cascada: Propuesto por Winston Royce en 1970. Las
etapas principales de este modelo son:
Ingeniería de Sistemas: Se detalla muy específicamente la relación del sistema con cada elemento como
el hardware, persona, base de datos, entre otros. Para cada elemento se detallan los requerimientos.
Análisis de Requerimientos: En esta etapa se detalla cada requerimiento del sistema, con la finalidad de
evitar ambigüedad de los mismos, permitir la creación del prototipo e interactuar con el cliente para
garantizar que se va a diseñar un sistema acorde a lo solicitado.
Fase de Diseño: Aquí se planifica la solución del problema planteado en el documento de requerimientos,
siendo la entrada a esta fase, la especificación de requerimientos y la salida es documento de diseño.
Esta etapa de diseño incluye una posible solución, el modelo de la solución, evaluación contra los
requerimientos originales para luego obtener un documento de diseño definitivo.
11. METODOLOGÍA UTILIZADA
o La metodología para solucionar el problema señalado será el de Modelo de Cascada ya que permitirá de una
manera rápida plantear un conjunto de objetivos generales, y solucionar el problema planteado.
o Según los recursos suministrados y lo analizado en este modelo se debe identificar tres etapas entre las que
se identifican: Diseño, Codificación, y -Prueba.
ANÁLISIS ORIENTADO A OBJETOS
Todo Programa está construido en base a diferentes componentes (objetos)
Todo Objeto del Mundo real tiene dos componentes: Características y Comportamiento.
Dentro de los principios de la orientación a objeto se debe tener en cuenta:
-Centrarse en el “que”
-Identificar los requisitos: documentos de análisis: Entrevistas-Identificar requisitos y no funcionales.
-Especificar los requisitos (Organización y Clasificación)
-Analizar: Modelos de análisis
. Estudio de posibles escenarios: Casos de uso
.Otras técnicas: Fichas CRC, orientado al flujo, etc.
-Validar la gestión Administrativa, y para tal fin se debe diseñar un Sistema de Información Gerencial que le
permita al Director General alertar sobre los tiempos de ejecución de acuerdos a la planificación establecida.
12. Responsable Actividad
Contralor Municipal
1. Efectúa actividades previas.
2. Determina con precesión y detalle los bienes a adquirir o servicio a contratar
3. Asegura que los bienes a solicitar o servicios a contratar estén dentro de la programación anual de
compras y servicios.
4. Determina las ventajas técnicas y económicas de la contratación.
5. Señala las cláusulas de la contratación que estime fundamental incluir.
6. Se envía a la Unidad de Administración y la Comisión de Contrataciones para dar inicio al proceso.
Unidad de Administración:
Jefe de la Unidad de Administración
1. Unidad de efectúa el chequeo presupuestario, lo envía a la Comisión d Contrataciones Estima el
presupuesto base de la contratación, y si el monto estimado de la contratación es hasta cinco mil
unidades tributarias (5000 UT).
2. Efectúa la requisición de acuerdo al formato, en original y copia.
3. Lo envía al Contralor Municipal
Contralor Municipal 10. Recibe la requisición con los soportes.
11. Determina a que partida se va a imputar
12. Determina si hay disponibilidad presupuestaria.
13. Efectúa un pre-compromiso presupuestario.
14. Envía a la Jefatura de Administración.
Unidad de Administración:
Jefe de la Unidad de Administración
15. Recibe y analiza la requisición con sus soportes
16. Determina los criterios, técnicos, legales y financieros que deben tomarse en consideración para
seleccionar los participantes a invitar
17. Asigna a los Asistente Administrativo de la Unidad de Administración tomando en consideración la
complejidad del proceso y el número de asignaciones que tiene cada uno y envía a la Comisión de
Contrataciones las asignaciones y documentación de los participantes.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O
CONTRATACION DE SERVICIOS
DIAGRAMAS DE CLASES
13. Responsable Actividad
Comisión de Contrataciones: Director General
personal calificado asignado.
18. Recibe la asignación verifica que este toda la documentación y que el expediente este conformado
de acuerdo a los requerimientos legales
19. Selecciona al menos tres participantes, a los cuales solicitarle oferta, la selección debe hacerla de
acuerdo a los criterios fijados, consultando en el registro de proveedores de la Contraloría o en el
registro nacional de Contratista
20. Prepara la matriz de la oferta, estableciendo los criterios y ponderación.
21. Elabora al menos tres solicitudes de oferta en original y copia, y el pliego correspondiente o la
invitación.
22. Envía por fax, vía electrónica o en físico, las solicitudes de oferta a los participantes seleccionados,
dejando constancia de su envío o recepción, las cuales deberán ser presentadas por el oferente con
atención al Asistente Administrativo de la Unidad de Administración, al cuarto día hábil siguiente
después de la recepción de las mismas a la hora y en el lugar o dirección señalados por la vía
indicada en el pliego o la invitación.
23. Evalúa las ofertas con base a la matriz y le asigna la puntuación correspondiente.
24. Prepara el proyecto de informe de recomendación, en el cual de ser pertinente pudiera recomendar
la declaratoria de desierto de la contratación, o si se cumplieran los requisitos, el orden en que
quedaron las diferentes ofertas. Si es una sola oferta, explicara si cumple con todos los requisitos.
25. La evaluación de las ofertas y preparación del proyecto de informe de recomendación y su envío no
podrá exceder de un día hábil contado a partir de la recepción de las mismas.
26. Envía el expediente y el proyecto de informe de recomendación al Jefe de la Unidad de
Administración.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O
CONTRATACION DE SERVICIOS
DIAGRAMAS DE CLASES
14. Responsable Actividad
Jefe de Unidad de Administración
27.Recibe, estudia y analiza el proyecto de informe de recomendación y el expediente. Efectúa las
correcciones pertinentes.
28.Aprueba el informe de recomendación, en el caso de contrataciones hasta 2.500 unidades tributarias,
cuando estas superen este monto hasta cinco mil unidades tributarias, lo enviará a la Comisión de
Contrataciones para su aprobación, la aprobación del informe no podrá exceder de dos días hábiles
contados a partir del día de su recepción.
29.El informe de recomendación y el expediente, debe ser presentado ante el Contralor o Contralora,
máximo al día siguiente de su aprobación.
Contralor o Contralora
30. Recibe, estudia y analiza el informe de recomendación y el expediente.
31. Dicta el acto administrativo de adjudicación con base al informe de recomendación o declara desierto, dentro de un plazo de
tres días hábiles siguientes a la recepción del informe.
32. Envía la adjudicación y el expediente a la Comisión de Contrataciones, el mismo día en que se genere el acto de adjudicación
Comisión de Contrataciones
33.Recibe, sella y registra la adjudicación, cuida que el expediente este bien conformado y envía al jefe de la unidad de
Administración.
Jefe de la Unidad de Administración y Recursos
Humanos
34. Prepara oficio de notificación de la adjudicación al oferente beneficiario de la misma y lo firma envía
a la Asistente
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O
CONTRATACION DE SERVICIOS
DIAGRAMAS DE CLASES
15. Responsable Actividad
Unidad de Administración
35.Recibe la notificación y efectúa los trámites y diligencias necesarias hasta lograr la notificación del beneficiario de la
adjudicación, en un lapso no mayor de dos días hábiles siguientes contados a partir del día en que se efectuó la adjudicación.
36.Envía al Asistente Administrativo de la Unidad de Administración.
Asistente Administrativo de la Unidad de
Administración
37. Elabora la orden de compra o de servicios con todos los datos exigidos, cuidando la exactitud y veracidad
38. Envía a la Unidad de Administración
Jefe de la Unidad de Administración
39.Recibe y analiza la orden de compra o de servicios y sus soportes.
40.Efectúa el compromiso presupuestario y firma la orden de compra y servicio y la sella.
41. Efectúa el control previo al compromiso que establece el artículo 38 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y asegura que estén en el expediente los documentos que se refiere el
artículo 93 de la Ley de Contrataciones Públicas.
42. Firma la orden de compra y sella.
43. Convoca al beneficiario de la adjudicación para que firme la orden de compra en un plazo no mayor de cinco días hábiles
contados a partir de la notificación de la adjudicación lapso durante el cual el beneficiario de la adjudicación deberá consignar
ante el mismo director o directora las garantías exigidas.
44. Envía al Contralor o Contralora la orden de compra con el expediente del proceso de selección
Contralor o Contralora Municipal
45 .Revisa y analiza la orden de compra y el expediente, y si cumple con los requisitos, la firma y la sella
en señal de aprobación. Esta actuación debe efectuar en un lapso no mayor de ocho días contados a
partir de la notificación de la adjudicación a su beneficiario.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O
CONTRATACION DE SERVICIOS
DIAGRAMAS DE CLASES
16. Responsable Actividad
Contralor o Contralora Municipal
45 .Revisa y analiza la orden de compra y el expediente, y si cumple con los
requisitos, la firma y la sella en señal de aprobación. Esta actuación debe
efectuar en un lapso no mayor de ocho días contados a partir de la
notificación de la adjudicación a su beneficiario.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O
CONTRATACION DE SERVICIOS
DIAGRAMAS DE CLASES
17. Jefatura de la Unidad
de Administración:
apertura del
Procedimiento
Jefatura de la Unidad
de Administración:
Firma la orden de
Compra y convoca
beneficiario para la
firma
Comisión de
Contrataciones: Revisa
Documentación de los
participantes
Jefatura de la Unidad
de Administración:
Recibe el Informe de
Recomendación y lo
analiza
Contralor Municipal:
Revisa y aprueba la
adjudicación y
notificación del
beneficiario
Jefatura de la
Unidad de
Prepara Oficio de
Notificación de l
a adjudicación
Comisión de
Contrataciones:
Recibe y sella acta
de adjudicación
firmada por el
Contralor
Evalúa las ofertas
con base a la
matriz y le asigna
la puntuación
correspondiente:
Selección.
Procedimiento : Consulta de Precios para la Adquisición de bienes y contratación de
servicios para la Contraloría del Municipio Bolívar.
Contralor
Municipal
Unidad de
Administración:
Análisis de soportes
técnicos y recursos
presupuestarios
Contralor
Municipal:
aprueba y firma
orden de compra
INICIO FIN DEL PROCEDIMIENTO
18. CONTRALORÍA DEL MUNICIPIO BOLÍVAR DEL ESTADO TÁCHIRA PLAN ESTRATÉGICO 2010-2013
MATRIZ FODA
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Implementación de las Normas Generales de Control
Interno y de Auditoría de Estado.
2. Apoyo de la CGR.
3.Tecnología disponible en el mercado
4. Personal calificado en el mercado.
5. Implementación de mecanismos para activar el
control social y la participación ciudadana.
6. Posibilidad de convenios interinstitucionales
1. Escepticismo de la ciudadanía en los
resultados del ejercicio del control fiscal.
2. Situación Política.
3. Desconocimiento de la normativa que rige
la administración pública por parte de los
funcionarios de la Administración Municipal
centralizada y descentralizada.
4. Alta rotación de los funcionarios
encargados de la gestión fiscal.
FORTALEZAS ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA FA
1. Autonomía administrativa y financiera
2. Equipo Directivo Comprometido.
3. Adecuado sistema de archivo.
4. Se cuenta con sistema informático financiero
1. Socializar, sensibilizar, capacitar y entrenar al
personal, para la implementación y puesta en
funcionamiento de un modelo de control fiscal
que permita una mejor y más profunda
evaluación de la gestión y los resultados de los
entes auditados.F1 F2 O1 O2 O3 O4 O6
1. Implementar el proceso de Ética Pública
encaminado a modificar la cultura
organizacional mejorando así los
resultados, la imagen y credibilidad de la
entidad.
DEBILIDADES ESTRATEGIA DO ESTRATEGIA DA
1. Falta de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
2. Falta de Coherencia entre la estructura administrativa y funcional.
3. Falta de modelos de operación por procesos implementados.
4. Ausencia de instrumentos y medios electrónicos para el auto
control
5. No Existe un archivo con la información de los Entes y Organismos
de la Alcaldía ni de ordenanzas
6. Sistemas de información para la rendición de cuentas de la
entidad débil.
1. Evaluación del sistema de control interno inadecuado
2. Demora en la entrega de productos.
3. Falta de implementación de la Auditoria Interna.
4. Presupuesto limitado y escaso
5. Ausencia del Plan estratégico de recursos humanos
6. Planta de personal reducida frente a las obligaciones.
7. Servidores Públicos sin Experiencia en control fiscal.
8. Talento Humano con escaso grado de compromiso y sentido de
pertenencia con la entidad.
9. No existe el Sistema de evaluación del desempeño.
10. Infraestructura física inadecuada.
11. hardware de la entidad deficiente.
12. Software inutilizado.
1. Mejorar y mantener el sistema de gestión de
calidad de la Entidad.
2. Mejorar la competencia del personal.
3. Perfeccionar los procesos de apoyo para
atender de manera eficiente y eficaz los
objetivos misionales.
4. Actualizar y modernizar Sistemas de
información.
5. Procesos de Responsabilidad Fiscal en tiempo
real
1. Elaboración del plan estratégico de la
Contraloría Municipal.
2. Implementar el sistema de evaluación del
Desempeño Individual para fortalecer el
desempeño individual. (fomentar la cultura
de la autoevaluación 5.4.1.
3. Actualizar y mantener sistemas de
información
