Bagian bagian surat

6,380 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
6,380
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
32
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Bagian bagian surat

  1. 1. BAGIAN-BAGIAN SURATA. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURATBagian-bagian surat adalah kelompok kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas,baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi.Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai.Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranyaa. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.1. Pengaturan Bagian-Bagian SuratSetiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau unsur-unsur surat.Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut:a). Kepala surat atau kop suratb). Nomor suratc). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun suratd). Lampirane). Hal atau perihalf). Alamat dalam atau alamat yang ditujug). Salam pebukah). Isi surati). Salam penutupj). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan suratk). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatanl). Penanggung jawab surat danm). Cap atau stempel perusahaan atau instansi.2. Penulisan Bagian-bagian surata. Kepala Surat Atau Kop SuratDalam suratsurat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat.Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaandan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat.Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas:1) Nama kantor, perusahaan atau organisasi2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung3) Nomor telepon4) Nomor telex, faximile bila ada5) Nama dan alamat kawat atau bila ada6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada7) Nama bankir8) Macam usahanya9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan10) Lambang atau logoPenulisan kepala surat ada yang sederhana yang terdiri atas nama perusahaan dan alamat sertanomor telepon, yang demikian biasanya perusahaan yang kecil-kecil.Tetapi bila perusahaan tersebut besar dan sudah terkenal maka penulisan pada kepala surat hampir memuat seluruh bagian-bagian dan yang telah diuraikan di atas tadi.b. Pembukaan Surat1) Penulisan Tanggal, Bulan, Dan Tahun SuratPada surat resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal tidak perlu didahuluidengan penulisan kota, sebab nama kota atau tempat tersebut telah tercantum pada kepala surat.Nama kota atau tempat dapat ditulis:1) Bila surat pribadi atau surat keluarga karena tidak mempunyai kepala surat
  2. 2. 2) Bila surat ditulis pada kertas polos atau yang tidak memakai kepala surat.3) Bila perusahaan selain mempunyai kantor pusat, juga mempunyai kantorcabang dan tertulis pada kepala surat, maka untuk surat yang demikian sebaiknya ditulisnama kota yang mengirimkan surat, apakah surat tersebut dari kantor pusat atau dari kantor cabang.Cara penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap.Contoh:Bandung, 10 Agustus 2003. bila ditulis nama kotanya maka nama kota harus memakai koma.Contoh Badung, 10 Agustus 2003. Hal-hal yang perlu diperhatikandalam penulisan tanggal adalah:v Bulan tidak boleh ditulis dengan angka, contoh 10-8-2003.v Tanggal atau bulan tidak boleh ditulis dengan angka-angka Romawi,contoh: X-VIII-2003.4) Tanggal tidak boleh ditulis dengan cara ditumpuk, contoh: 10/8-2003.5) Tahun surat tidak boleh disingkat, contoh: 10 Agustus 2003Perbedaan cara penulisan tanggal pada surat niaga dan surat resmi dinas pemerintahan atau dinas swasta adalah:1) Cara penulisan tanggal surat niaga, biasanya selalu ditulis di atas,apakah itu sebelah kiri ataupun di sebelah kanan, tergantung bentuk surat masing-masing2) Di atas tidak perlu mencantumkan nama kota bila memakai kop surat.3) Di bawah sebelum nama jabatan dan ditulis lengkap dengan nama kotanya ditulis di bawah kanan.Contoh: Bandung, 10 Agustus 2003Kepala Dinas PendidikanKegunaan tanggal surat adalah untuk:1) Mengetahui atau menunjukan kapan surat tersebut dibuat.2) Mengetahui batas waktu, sampai kapan masalah dalam surat harus diselesaikan.3) Mengetahui apakah setiap persoalan / diselesaikan / ditanggapi dengan cepat atau lambat.2) Cara penulisan nomor suratSetiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor Verbal.Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentinganmasing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut.Contoh: 130/PST/V/03.Ini berati130 = nomor yang keseratus tiga puluh dari surat tersebutPST = jenis atau sifat surat adalah surat pesanan TekstilV = bulan yang kelima atau Mei03 = tahun 2003 surat dibuat.Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna untuk:1) Untuk memudahkan pengaturannya sebagai arsip.2) Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.3) Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.4) Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkanatau mengklasifikasi surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk penyimapanan.5) Untuk mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan maupun tahun)3. Cara penulisan lampiran suratLampiran surat adalah sesuatu atau dokumen-dokumen yang disertai kedalam surat, karena mempunyaikaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengankaitannya terhadap isi surat pada umpamanya:v Untuk surat penawaran dilampirkan brosur, daftar hargav Untuk surat perkenalan dilampirkan photo copy izin usaha, neracaperusahaan, surat dan relasi, dan sebagainya.Adapun yang harus diperhatikan dalam penulisan dokumen adalah sebagai berikut:1) Untuk surat-surat niaga lampiran ditulis dibawah kiri, dengan menyebutkan semua yang dilampirkan.2) Untuk surat dinas pemerintahan ditulis sebelah kiri atas, setelah nomor surat.Bila ada yang dilampirkan cukup ditulis banyak lembarannya, tidak perlu dijelaskan, karena akan dijelaskan
  3. 3. pada isi surat, tetapi bila tidak ada yang dilampirkan diberi tanda garis.Contoh:Nomor :15/TGS/V/03 10 Agustus 2003Lampiran : 2 helai kertasPerihal : tugas mengajarBila tidak ada yang dilampirkan cukup digaris.Contoh:Lampiran : _Kegunaan lampiran adalah:1) Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.2) Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.3) Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah tersedia.4) Cara Penulisan Perihal atau HalPada setiap surat resmi, apakah itu surat dinas pemerintah maupun itu surat-surat niaga, baiknya selaludicantumkan pokok-pokok atau inti dari surat, yang disebut Perihal atau Hal. Jadi perihal itu merupakan:v Intisari suratv Poko-pokok penting isi surat.v Maksud dan tujuan surat secara singkat.Perihal berguna:1) Untuk mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalam surat.2) Supaya penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu secara singkat,sebelum mengetahui secara keseluruhannya.Penulisan perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan pembaca dan juga kurang etis.Perihal cukup ditulis singkat saja, asal pembaca cukup mengetahui secara garis besar apa yang akandipermasalahkan dalam surat tersebut.Contoh:Nomor : 65 / DS-pnt / VI /03Lampiran : 1 (satu) berkasPerihal : Perintah mebgikuti diklatCara- cara penulisan perihal:1. Penulisan hal dalam surat-surat niaga terdiri daria) Sebelum penulisan alamat dalam yaitu diatas sebelah kiri,setelah lampiranContoh:Nomor : 002 / PST / VIII /03 17 agustus 20003Lampiran : 1 (satu) berkasPerihal : perintah mebgikuti diklatb) Setelah penulisan selesai alamat dalam yaitu diatas sebelum salampembuka sebelah kiri atau di tengah.Contoh:Nomor : 002 / PST / VIII /03 17 agustus 20003Lampiran :Tang tehormatPimpinan .C.V melatiJalan rahayu 20JakartaHal : Pesanan TV.
  4. 4. Dengan hormatc) Setelah salam pembuka disebelah kiri atau ditengah, tetapi jarang yang memakai dan ditulis sesuaidengan bentuk surat.Contoh:Dengan hormatHal : Pesanan TVPenulisan Perihal pada surat dinas pemerintahan, biasanya diatas kiri setelahlampiran dan jangan terlalu panjang, kemudian digaris bawahi bila terdiri daridua baris, hanya baris yang terakhir yang digaris bawahi.Contoh:Nomor : 10/DN/V/03Lampiran :-Hal : Panggilan Untuk Wawancara/tes5. Alamat DalamPenulisan alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut:a) Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannya disesuaikan dengan bentuk surat.b) Penulisan alamat di dalam kertas surat itu sendiri, inilah yang dinamakan alamat dalam.Kegunana alamat dalam adalah:a. Alamat penunjuk langsung sebagai si penerima.b. Petunjuk bagi petugas kearsipan, sehubungan dengan adanya sistempenyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat.c. Dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.Dalam penulisan alamat, baik alamat luar maupun alamat dalam didepan nama seseorang perludicantumkan “Saudara, Bapak/Ibu”.Tetapi bila dalam alamat akan menuliskan secara resmi nama Jabatan, pangkat gelar akademis makapengirim hanya perlu menuliskan jabatan, pangkat atau gelarnya saja didepan nama seseorang,tidak perlu mencantumkan sebutan Bapak, Tuan dan sebagainya.Contoh:v Yang terhormat Menteri Dalam Negeriv Yang terhormat Dr. Rachmanv Yang terhormat PT. Dirav Yang terhormat Jenderal HartoyoDinas pos selalu menganjurkan agar penulisan alamat surat pada sampul hendaknya jelas dan lengkapdengan memakai kode pos. Maksudnya supaya memudahkan penyerahan surat tersebut kepada penerima.Beberapa contoh menulis alamat, baik alamat dalam maupun alamat luar.a) Alamat yang di tujukan kepada perseoranganContoh:Kepada (boleh dihilangkan), tinggal yang terhormatnya tulis dengan lengkap,jangan disingkat.b) Alamat yang ditunjukan kepada jabatanya.Contoh:Yang terhormatDirektur PT. MarindaJalan Sumatra 40BANDUNGc) Alamat yang ditunjukan kepada nama perusahaan atau instansi tidak memakai yang terhormat.Contoh:Kepada yang terhormatCV.BANJARJalan Merpati 6CIREBONatauCV BANJAR
  5. 5. Jalan Merpati 6CIREBONKepadaDepartemen Pendidikan dan Kebudayaaneq. Sekolah Menengah Kejuruanjalan Dr. Gunawan No. 1BANDUNGatauKepadaDepartemen Pendidikan dan Kebudayaaneq. Sekolah Menengah Kejuruanjalan Dr. Gunawan No. 1BANDUNGd) Alamat yang ditunjukan kepada pejabat pemerintah dan perusahaan swasta.Contoh:(Kepada)Yang terhormatKepala Kantor Departemen Tenaga KerjaJalan Prapat 52JAKARTAe) Alamat yang ditujukan kepada pimpinan perusahaan swasta dan pejabat pemerintah.Contoh:(Kepada)Yang terhormatDirektur UtamaPT. MANDIRIJalan Kebayoran 10JAKARTAf) Penulisan alamat dengan memakai U.P.U.P singkatan dari Untuk Perhatian, maksudnya adalah si pengirim memohonsuratnya mendapat perhatian yang seksama dari penerima dan cepat ditanggapi.Contoh:Yang terhormatDireksi Bank Dagang NegaraU.P. Saudara Sukardiman, SHJalan Kebon Sirih 10JakartaYang terhormatDireksi Bank Dagang NegaraJalan Kebon Sirih 10JakartaU.P. Saudara Sukardiman, SHDirektur Perkreditang) Penulisan alamat yang ditunjukan kapada pemasang iklan atau pemilik PO. BOX memakai yang terhormatContoh:Yang terhormatPemasangan iklan no 240 Ad atau a. Pikiran RakyatJl. Asia Afrika No 150BandungYang terhormatPemilik P.O. BOX. 208 atau JKTJakarta Timurh) Penulisan surat yang ditunjukan kepada nomor atau nomor PO.BOX, tidak didahulukan dengan yang terhormat.
  6. 6. Contoh:Iklan Nomor 240 Ad/a. Pikiran RakyatJalan Asia AfrikaBandungb) PO.BOX 280 atau JKTJakarta Timuri) Penulisan alamat antara sesama pejabat dimana jabatannya setingkat.Contoh:Yang terhormatDirektur Jenderal PembinaanDan Penempatan Tenaga KerjaDepartemen Tenaga KerjaJalan Jendral Gatot Subroto 51JAKARTAj) Penulisan alamat dari pejabat yang eselonnya lebih rendah kepada pejabat yang eselonnya lebih tinggi.Contoh:Yang terhormatDirektur Pejak Bumi dan BangunanDepartemen KeuanganJalan Asia AfrikaBandungk) Penulisan alamat kepada pejabat yang esolannya lebih rendah.Contoh:Yang terhormatKepala Bidang Sekolah Menenganh KejuruanBandung6. Salam PembukaSalam pembuka dalam surat pribadi maupun surat niaga memang sangat penting untuk dicantumkan karena merupakan:a) Tanda hormat dari pengirim kepada penerima.b) Tanda penghargaan dari pengirim kepada penerima, danc) Tanda kasih sayang dari pengirim kepada penerima.Tetapi dalam surat-surat dinas pemerintah, salam pembuka tidak perlu dipergunakan.Karena dalam surat dinas pemerintah harus ada ketegasan,contohnya surat keputusan.Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan:v Dengan hormatv Tuan/Nyonya yang terhormatContoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti:v Salam Takzimv Salam Bahagiav Salam Sejahterav Berkat Tuhan bersama kitav Assalamualaikum wr.wbc) Isi Surat Atau Batang Tubuh SuratIsi surat disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga bagian, yaitu alinea pembuka,isi surat yang sesungguhnya dan alinea penutup.1) Alinea pembuka
  7. 7. Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya,maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan.a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pertanyaan - pertanyan, ataupun laporan,serta permintaan.(1) Dengan ini kami nyatakan bahwa ..........(2) Kami beritahuan bahwa ..............(3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk .........(4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa .........(5) Perkenankan kami melaporkan tentang ..........(6) Bersama ini kami lampirkan ...................(7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa ..........Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini.Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen, berkasdan sebagainya, sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat.(1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal ....... no ...........(2) Berkenaan dengan saudara tanggal ......... nomor ..........(3) Menunjuk surat saudara no. ............ tanggal ........(4) Membalas surat saudara tanggal ........ nomor .............(5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal ......... no. ........(6) Memperhatikan surat saudara no. ........ tanggal ...........c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan(1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ......no. .... tentang ..........(2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal ....... no. ........ maka dengan ini ........(3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor ..pada tanggal ...........2) Isi surat yang sesungguhnyaIsi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan, diminta, dinyatakan kepada penerima surat.Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benarmengerti maksud dan keinginan pengirim. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasadipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut, baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilahdalam bahasa asing. Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun,sehingga pembaca tidak tersinggung. Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perludiperhatikan hal-hal sebagai berikut:a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikankepada penerima apakah itu laporan pernyataan, pertanyaan, permintaan, dan sebagainya.b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca.c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarikd) Hindarkan singkatan kata-kata, lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri.e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat.f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca sesuai dengan peraturan.g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai, terutama istilah asing.3) Alinea penutupPada suatu surat, baik surat niaga maupun pribadi, alinea penutup merupakan:a) Kesimpulan dari isi suratb) Kunci dari isi suratc) Penegasan dari isi suratd) Tanda pembicaraan telah selesai.Disamping itu alinea penutup juga mengandung harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerimasurat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat.Contoh-contoh alinea penutup.a) Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik.c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.e) Demikianlah laporan kami, semoga mendapat perhatian saudara.d. Penutup
  8. 8. 1) Salam PenutupPada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi:a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima.b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima.c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.Seperti halnya salam pembuka, salam penutuppun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat.Contoh:v Hormat kamiv Salam sejahterav Wassalamu’alaikumv Sembah sujudv Salam takzimPada surat dinas pemerintahan, biasanya tidak memakai salam penutup, tetapi cukup disebutan nama jabatan,selanjutnya tanda tangan dan nama jelas, NIP (Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas.Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas, tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulisdulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas.2) Nama organisasi, perusahaan, atau instansi.Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan, dicantumkan dulu nama organisasiatau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkanapabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga, tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empatmaka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi, karena sudah tercetak pada cap tersebut.3) Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat.Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudahdianggap sah. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah suratyang tidak jelas. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulusiapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan.Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani suratitu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Umpamanya KepalaBagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan keluarmasuknya uang, atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yangberhubungan dengan produksi. Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinanyang bersangkutan, tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan strukturorganisasi. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannyamasing-masing.Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yangbersangkutan, tetapi dilimpahkan kepada bawahan - bawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya. Biasanyamemakai istilah - istilah a.n. (atas nama), a.n.b (atas nama beliau), u.b (untuk beliau), a.p (atas perintah) dansebagainya. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas, dicantumkan NIP (Nomor IndukPegawai), maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut.Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan ataupemerintahan, baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang.a) Dalam surat niaga:1. Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan.Hormat kamiCV.ArmicoTanda tanganIr. H. Arsil TanjungDirektur2. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat.Hormat kamiPT Aman SejahteraTanda tangan
  9. 9. Sulyana KartikaKepala Bagian Penjualan3. Bila sebuah perusahaan memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah, dan selamamasalah itu belum selesai, maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu, dan harusdiberi tanda p.p. singkatan dari Perpro Curation, orang yang diberi kuasa oleh perusahaan.Hormat kamip.p. FT AndalasTanda tanganSuryaman, SHPengacarab) Dalam surat dinas pemerintahan, penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yangmenjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang.1. Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat.Direktur Jenderal Pembinaan danPenempatan Tenaga KerjaTanda tanganNama jelasNip. ............................2. Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri.a.n. Menteri Keuangan R.ISekertaris JenderalTanda tanganNama jelasNip. .........................3. Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapatpersetujuan Menteri.Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.a,n,b. Sekertaris JenderalTanda tanganNama jelasNip. ......................4) Cap surat atau stempel suratPada surat-surat resmi, baik itu surat niaga maupun surat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuahsurat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat. Macam-macam cap atau stempel surat disesuaikandengan selera perusahaan atau oraganisasi yang bersangkutan, ada cap segitiga, bulat, dan persegi empat.Pemakaian cap umumnya disebelah kiri tanda tangan dan harus dekat dengan tanda tangan.5) TembusanIstilah-istilah tembusan, distribusi surat atau c.c. (carbon copy) merupakan salinan-salinan surat yang dikirim kepadapihak-pihak lain yang terkait denga isi surat. Tembusan ditulis di paling bawah sebelah kiri.6) Inisial Pengonsep dan PengetikInisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yangmengonsep dan yang mengetik. Jadi, sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulisdengan huruf kapital, misalnya NS/SD.Contoh:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
  10. 10. …………………………………………………………………………………………………………..Mandra, SHDirekturM/SD/brKeterangan:M / SD / brMandra, SH = Pengonsep atau pemberi perintah membuat suratSupardi Damiri = PengonsepBayu Rahmanto = PengetikDAFTAR PUSTAKAhttp://www.scribd.com/doc/36150789/Bag-3-Bagian-Bagian-Surathttp://kanayasalitaareamuda.blogspot.com/2012/05/bagian-bagian-surat.htmlhttp://slamethidayatulloh.weebly.com/3/category/tugas%20softskill%20bahasa%20indonesia%203%20bagianbagian%20suratf205e89f73/1.html

×