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PRODUCTO FINALPRODUCTO FINAL
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sustentar de la siguiente...
1. CONCEPTUALIZACIÓN
DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por...
REGISTRO
Documento que presenta
resultados obtenidos o
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de Actividades
desempeñadas
LO PRINCIPAL
Garantizar:
 Fácil acceso a los registros
 Preservación adecuada
 (Orden - Ambiente)
 Verificables
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PARÁMETROSPARÁMETROS
RESPONSABLE
DE ARCHIVAR
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para archivar . (Quién
los archiva?)
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Por tipo...
a. APROBAR
ANTES DE EMISIÓN
b. REVISAR, ACTUALIZAR
Y APROBAR CAMBIOS
c. IDENTIFICAR
CAMBIOS Y ESTADO
DE REVISIÓN
d. DISTRI...
1. Quién1. Quién debe
aprobar los
documentos?
2. Cuándo2. Cuándo se deben
revisar y actualizar los
documentos?
3. Quién3. ...
2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA
FormaciónFormación
1. Qué procedimientos y recursos asociados
deben...
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por
las unidades de gestión aplic...
Definiciones a tener en cuenta
Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia
como facilitadores de la gesti...
Definiciones a tener en cuenta
Clasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones
documentales acorde con la ...
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
•La ficha técnica se debe utilizar para cada archiv...
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
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3. ORGANIZACIÓN FISICA3. ORGANIZACIÓN FISICA
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INFORME DE GESTIÓN
PLAN DE DESARROLLO
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ORGANIZACIÓN FISICA
ORGANIZACIÓN FISICA
Relación de Series y Subseries por Gaveta
ACTAS
COMITÉ DE ARCHIVO U.N.
COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S.
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INVENTARIO DOCUMENTAL
Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
(Ley General de Archivos 594/00)(Ley General de Archivos 594/00)
En toda entidad se deben real...
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
•Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.
•Utilizar para la organización de los archiv...
•No humedecer las yemas de los dedos
•No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhiben
documentos
•No col...
• No guardar documentación que llegue por fax si es
importante se debe sacar copia.
• No exponer los documentos a la luz.
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4.4. Programa de Gestión Documental (PGD)Programa de Gestión Documental (PGD)
a. Producción documental
• Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de 
formatos y  documentos, conforme al des...
b. Recepción de documentos
Operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los...
c. Distribución de documentos
Actividades tendentes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Actividades...
d. Trámite de documentos
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administr...
e. Organización de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
document...
f. Consulta de documentos
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin
de conocer la información que contienen.
...
g. Conservación de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los document...
h. Ciclo de vida de documentos
i. Disposición final de documentos
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conserva...
5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTALDOCUMENTAL
Esquema general de requi...
Requisitos de un SGD por etapas
a. Captura e importación
Obtención de documentos
Elementos del proceso:
Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailb...
b. Indexación, clasificación y organización
Metadatos, tipologías y árbol de carpetas
Elementos del proceso:
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c. Consultas y presentación
Navegación por carpetas o tipos
Búsquedas:
Sencillas
Avanzadas (en metadatos o en ficheros)
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d. Gestión y distribución
Trabajo con los contenidos
Elementos del proceso:
Gestión de usuarios, roles y organizaciones
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e. Personalización y colaboración
Preferencias personales:
Diseño gráfico
Configuraciones de listados, pantallas, etc.
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f. Seguridad, control y autenticidad
Seguridad del acceso y los contenidos
Elementos del proceso:
Autenticación (login)
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g. Almacenamiento y conservación
Aseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementos
del proceso:
Copias de ...
6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTAL
a. Perfil de organ...
a. Perfil de los clientes
interesados
* Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados).
* Varias sedes/ oficinas.
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b. Subsectores más sensibles
Inmobiliarias, constructoras, ....
Fabricantes de equipos, tecnología, …
Transporte, logístic...
Recomendaciones básicas
c. Implantación de productos
Se recomienda análisis y consultoría documental previa:
1.Revisión de la licencia/ selección ...
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d. Ruta de toma de datos
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  1. 1. PRODUCTO FINALPRODUCTO FINAL El estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para sustentar de la siguiente manera: • Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las carpetas evidenciando la aplicación de Gestión Documental con la FichaFicha Técnica en cada carpetaTécnica en cada carpeta, el docente establecerá los documentos que deberá archivar el estudiante. • Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará mediante archivo digital con su Ficha TécnicaFicha Técnica, creando o utilizando uncreando o utilizando un sitio en la WEBsitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.
  2. 2. 1. CONCEPTUALIZACIÓN DOCUMENTO Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte
  3. 3. REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de Actividades desempeñadas
  4. 4. LO PRINCIPAL Garantizar:  Fácil acceso a los registros  Preservación adecuada  (Orden - Ambiente)  Verificables  No manipulables CONTROL DE LOS REGISTROS
  5. 5. PARÁMETROSPARÁMETROS RESPONSABLE DE ARCHIVAR Persona asignada para archivar . (Quién los archiva?) IDENTIFICACIÓN Por tipo de registro / área / proyecto / servicio (Cómo los archivo?) RECUPERACIÓ N Quiénes tienen acceso. Cuáles no tienen acceso (Quién los consulta?) CÓMO RECUPERAR Alfabético / cronológico / código / consecutivo (Cómo los consulto?) ALMACENAMIENT O Sitio específico donde se va a guardar (Dónde los archivo?) TIPO DE REGISTRO Escrito, magnético, óptico, etc. (Cómo los registro?) TIEMPO DE RETENCIÓN Archivo activo: período/año / eventos (Cuánto los archivo?) Por tablas de retención documental DISPOSICIÓN Qué hacer con el documento después del período de conservación. CONTROLDELOSREGISTROSCONTROLDELOSREGISTROS
  6. 6. a. APROBAR ANTES DE EMISIÓN b. REVISAR, ACTUALIZAR Y APROBAR CAMBIOS c. IDENTIFICAR CAMBIOS Y ESTADO DE REVISIÓN d. DISTRIBUIR DOCUMENTOS A INTERESADOS f. IDENT. Y CONTROL DE DOC EXTERNOS g. PREVENIR USO DE OBSOLETOS E IDENTIFICARLOS
  7. 7. 1. Quién1. Quién debe aprobar los documentos? 2. Cuándo2. Cuándo se deben revisar y actualizar los documentos? 3. Quién3. Quién debe aprobar las modificaciones? 4. Cómo4. Cómo se identifica la vigencia de los documentos? 5. Cómo5. Cómo se identifican los cambios en los documentos?6. Quién6. Quién debe tener los documentos vigentes? 7. Cuáles7. Cuáles son los documentos vigentes? 8. Cómo8. Cómo hacemos legibles los documentos? 9. Cómo9. Cómo se identifican los documentos? 10. Cómo10. Cómo se identifican los documentos externos? 11. Quién11. Quién debe tener los documentos externos vigentes? 12. Qué12. Qué debemos hacer con los documentos obsoletos? 13. Cómo13. Cómo se identifican los documentos obsoletos?
  8. 8. 2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA FormaciónFormación 1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse 2. Quién debe aplicarlos 3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
  9. 9. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales, establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de una manera eficaz, eficiente y uniforme. ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación, organización y almacenamiento de los documentos las normas técnicas de archivo.
  10. 10. Definiciones a tener en cuenta Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán otorgarle a estos documentos la disposición que mejor responda a sus necesidades. Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente, y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la Unidad , que son los documentos obligatorios de origen externo.
  11. 11. Definiciones a tener en cuenta Clasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones documentales acorde con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora . Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos. Eliminación de documentos: destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y no tienen valor histórico.
  12. 12. FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL •La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y digital •Permite gestionar de manera óptima los documentos •Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico o digital •Permite determinar el período de manejo del documento
  13. 13. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL     CODIGO: El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la actividad)   Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe aparecer en la ficha.                               NOMBRE DEL DOCUMENTO: El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la carpeta física y digital)   Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB, Consulta Bibliográfica, Recorte periódico, etc.       CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
  14. 14. FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Nombre Estudiante: Programa:                               IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR TIEMPO DE  RETENCIÓN MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                
  15. 15. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL     ALMACENAMIENTO: El estudiante deberá indicar el lugar físico de archivo de los documentos.   Ejempl o:   Para archivo físico: archivador horizontal (H), vertical (V), lateral (L).   Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro) El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento (tiempo que debe conservar su documento en el archivo) Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A), 6 meses (6m) u otro.   El estudiante deberá indicar el medio en que ha archivado el documento.   Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD, Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)                               ESTADO: El estudiante deberá indicar el estado en que conservará el archivo.   Marcar con una X si es: Original, Copia, Digital.       CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
  16. 16. FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Nombre Estudiante: Programa:                               IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR TIEMPO DE RETENCIÓN MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                
  17. 17. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL RECUPERACIÓN: El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.   Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM), Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto (ASU).                               DISPOSICIÓN: El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la Tipología de Disposición de los documentos archivados.   Ejemplo: Conservación Total (CT), Selección (SL), Eliminación (EL)   CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
  18. 18. FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Nombre Estudiante: Programa:                               IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR TIEMPO DE  RETENCIÓN MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                
  19. 19. 3. ORGANIZACIÓN FISICA3. ORGANIZACIÓN FISICA 1 2 3 A INFORME DE GESTIÓN PLAN DE DESARROLLO RESOLUCIONES DE DECANATURA DE ESTUDIANTES DE MANEJO PRESUPUESTAL DE PESONAL DOCENTE 2009 2010 2011 2012
  20. 20. ORGANIZACIÓN FISICA
  21. 21. ORGANIZACIÓN FISICA Relación de Series y Subseries por Gaveta ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO U.N. COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S. ASESORÍAS INTERNAS EXTERNAS INFORMES DE GESTIÓN INTERNOS PROYECTOS DE ARCHIVO CORRESPONDENCIA INTERNA: Recibida, Enviada EXTERNA: Recibida, Enviada
  22. 22. INVENTARIO DOCUMENTAL Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Es el registro de la documentación producida. En las unidades de gestión se utiliza para la transferencia al archivo central y eliminación de series o tipos documentales según formatos de aplicación
  23. 23. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (Ley General de Archivos 594/00)(Ley General de Archivos 594/00) En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión al central y, finalmente, al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos por el archivo.
  24. 24. RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES •Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios. •Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados (ganchos plásticos, carpetas no perforadas) •Evitar el uso de máquinas perforadoras •Se debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de marca sobre el documento original •Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por varios destinatarios se recomienda elaborar un listado de estos destinos anexándolo al documento que se conserva en la oficina (Ley General de Archivos 594/00 )(Ley General de Archivos 594/00 )
  25. 25. •No humedecer las yemas de los dedos •No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhiben documentos •No colocar los documentos en el piso •Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos •No manipular los documentos más de lo necesario •No se debe empastar ni legajar la documentación. RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
  26. 26. • No guardar documentación que llegue por fax si es importante se debe sacar copia. • No exponer los documentos a la luz. • No usar cintas adhesivas, si el documento está rasgado. • Evitar el contacto con todo tipo de material metálico directamente sobre el papel, si es absolutamente necesario hacerlo así: RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
  27. 27. 4.4. Programa de Gestión Documental (PGD)Programa de Gestión Documental (PGD)
  28. 28. a. Producción documental • Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de  formatos y  documentos, conforme al desarrollo de las funciones  propias de cada entidad o dependencia. • Define formatos y medios de producción.  • Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos). • Se encarga de la normalización de la producción documental.
  29. 29. b. Recepción de documentos Operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Actividades: Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador): radicación y registro
  30. 30. c. Distribución de documentos Actividades tendentes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Actividades: Distribución de documentos externos/ internos Envío y distribución de documentos a destinatarios
  31. 31. d. Trámite de documentos Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. ACTIVIDADES: Recepción de solicitud o trámite Preparación y envío de respuesta
  32. 32. e. Organización de documentos Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos ACTIVIDADES: Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc) Ordenación documental (ubicación y ordenación en series) Descripción documental TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Descripción 1.Área de identificación 2.Área de contexto 3.Área de contenido y estructura 4.Área de condiciones de acceso y uso 5.Área de documentación asociada 6.Área de notas 7.Área de control de la descripción.
  33. 33. f. Consulta de documentos Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. ACTIVIDADES: 1. Formulación de la consulta 2. Estrategia de búsqueda 3. Respuesta a consulta
  34. 34. g. Conservación de documentos Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos ACTIVIDADES: Protección de los documentos Suministro de equipos de archivo y sistemas de almacenamiento de información Implantación de un Sistema Integrado de Conservación
  35. 35. h. Ciclo de vida de documentos
  36. 36. i. Disposición final de documentos Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. ACTIVIDADES: Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc). Selección documental (selección para conservación total) Digitalización/ microfilmación Destrucción de la documentación (acta expurgo)
  37. 37. 5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALDOCUMENTAL Esquema general de requisitos Explicación de requisitos por etapas de gestión
  38. 38. Requisitos de un SGD por etapas
  39. 39. a. Captura e importación Obtención de documentos Elementos del proceso: Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…) Importación masiva Formatos soportados Digitalización (escáneres, conexión, ...) OCR/ ICR: OCR básico: reconocimiento textos Tratamiento de imagen y marcas Procesamiento de formularios (Kofax, Readsoft Forms,…) ICR avanzado (reconocimiento no estructurado) Agregación de contenidos (importación Bases de Datos)
  40. 40. b. Indexación, clasificación y organización Metadatos, tipologías y árbol de carpetas Elementos del proceso: Metadatos automáticos Indexación de metadatos (manual) Diccionarios y tesauros Clasificación de documentos: Tipologías Ubicación de documentos Carpetas y subcarpetas
  41. 41. c. Consultas y presentación Navegación por carpetas o tipos Búsquedas: Sencillas Avanzadas (en metadatos o en ficheros) Visualización de documentos Elementos del proceso: Frontend (navegador, escritorio, móvil, …) Sitios web (vistas) Visualizadores on-line Descarga Ficha de contenidos Impresión
  42. 42. d. Gestión y distribución Trabajo con los contenidos Elementos del proceso: Gestión de usuarios, roles y organizaciones Entradas/ salidas (control de existencia) Gestión de versiones y bloqueos Gestión de expedientes (carpetas estructuradas) Envío, notificación, listados, volcados, … Exportación masiva Workflow/ procesos de negocio Gestión de otros contenidos (formularios, págs. web,…) Estadísticas e Informes (reporting)
  43. 43. e. Personalización y colaboración Preferencias personales: Diseño gráfico Configuraciones de listados, pantallas, etc. Configuración de menús Localización e idiomas: Idioma de la interfaz Traducción de los contenidos Moneda, formatos, etc. Suscripción a contenidos: “Mis documentos” “Mis novedades” Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”) “Mis tareas” Colaboración empresarial: redes sociales corporativas
  44. 44. f. Seguridad, control y autenticidad Seguridad del acceso y los contenidos Elementos del proceso: Autenticación (login) Firmas digitales (servidor vs. cliente) Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …) Protección de ficheros (encriptación, permisos, …) Permisos de acceso y acción Gestión de “records” o evidencias Bloqueos temporales Cierres Cierres especiales (certificados) Retención y disposición. Destrucción de records Niveles de seguridad Auditoría de accesos y acciones
  45. 45. g. Almacenamiento y conservación Aseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementos del proceso: Copias de seguridad (política de backups) Encriptación de datos Arquitectura de sistemas Hardware de almacenamiento Formatos estándar de larga duración (p.ej. PDF/A, ISO19005)
  46. 46. 6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTAL a. Perfil de organizaciones interesadas b. Subsectores sensibles c. Planificación de un proyecto de gestión documental d. Ejemplo de un ruta de toma de datos
  47. 47. a. Perfil de los clientes interesados * Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados). * Varias sedes/ oficinas. * Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.) * Presencia de “islas” de información (necesidad de integración) * Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva. * Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO) * Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.) * Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, plazos de conservación, etc.) * Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs, etc.)
  48. 48. b. Subsectores más sensibles Inmobiliarias, constructoras, .... Fabricantes de equipos, tecnología, … Transporte, logística, …. Distribución (alimentación, componentes, …) Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), … Seguros, finanzas, bancos, … Servicios especializados, centros I+D, … Consultoras, asesorías, …. Administraciones públicas (e-Administración)
  49. 49. Recomendaciones básicas
  50. 50. c. Implantación de productos Se recomienda análisis y consultoría documental previa: 1.Revisión de la licencia/ selección productos 2.Análisis y toma de datos 3.Instalación 4.Parametrización y diseño 5.Desarrollos a medida (opcional, mín.) 6.Puesta en marcha (carga, conexiones y validación) 7.Documentación y formación
  51. 51. d. Ruta de toma de datos01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADAS Número de sitios e identificación de los mismos Configuración acceso a sitios (formulario) Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL) Definir pestañas (grupos de menús, entradas después) 02 USUARIOS Tipos de usuarios Grupos de usuarios Forma autenticación (login) 03 ORGANIZACIONES Tipos de organizaciones Grupos de organizaciones 04 ROLES Y PERMISOS Roles principales Preconfiguración de permisos a roles principales 05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOS Esquemas de metadatos x entidad Campos de metadatos x esquema Propiedades de cada campo Listas maestras 06 CARPETAS Y EXPLORACIÓN Estructura inicial del repositorio Bandejas de entrada? Carpetas personales? 07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOS Jerarquía y estructura inicial de tipos Tiene versiones? Tiene relaciones? Restricción de acciones? 08 REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA Tiene registro de entrada y salida? Requisitos de generación de códigos Tiene impresión de etiquetas? Tiene importador de anexos? 09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTES Tiene expedientes? Tipos de expediente iniciales (estructura) Tiene relaciones? Restricción de acciones? 10 DICCIONARIO Tiene diccionario? Existe un tesauro en la organización para importar? 11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOS Campos buscables Ocultación de campos Tipo visualización resultados contenidos no accesibles? Búsqueda en anexos habilitada? 12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOS Tiene records? Tiene cierres de carpetas y expedientes? Tipos documentales a proteger 13 FORMULARIOS Tiene formularios? Diseño de formularios iniciales y plantillas 14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTES Tiene workflow editable? Tiene tareas pendientes? Definición y diseño de workflows iniciales
  52. 52. d. Ruta de toma de datos 15 MENÚ PERSONAL Tiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)? Configuración del menú personal Tiene Mis búsquedas? 16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Requiere emisión de facturas? Requiere recepción de facturas? Formato facturae? Requiere eFactura homologada 2.0? 17 INTEGRACIONES BÁSICAS Preparación de accesos directos Configuración del single sign-on (LDAP) Requiere acceso a webservices? 18 DATOS PARA LA INSTALACIÓN Características servidor Almacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)? Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras? Aspectos de seguridad y política de backups? Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…) PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…) Acceso a sistemas para mantenimiento? 19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓN A CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA Datos del cliente Datos de la instalación + comunicaciones Generador de códigos x entidad Formularios de parametrización B LOCALIZACIÓN E IDIOMAS Definir idioma por defecto de Abox Seleccionar o definir idiomas disponibles Localización de términos de la interfaz (si procede) Tiene contenidos traducibles? C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑO Logotipos y estilos x sitio Imágenes de cabecera y fondos x sitio Plantillas de mail + notificaciones D CARGAS DE DATOS INICIALES Manuales Definición y carga de menús x sitios Tipos x entidad Metadatos Ajuste fino de permisos x roles Exportación/ importación Preparación de plantillas para importación del cliente Importación de usuarios Importación de organizaciones Importación de carpetas Importación de expedientes Importación de documentos Importación inicial de palabras clave 20 DISPOSITIVOS DE CAPTURA Dispone de captura externa? Dispone de HotOffice? Dispone de HotPrinter? Configuración HotMailbox Configuración HotFolder Configuración HotScan Tiene OCR/ ICR externo? Cuál? Para cada aspecto: 1) Si están disponibles/ contratados? 2) Si se necesitan? 3) Cuáles son, si procede? 4) Si son gestionables por el cliente final? 5) Si aplican restricciones? Cuáles?
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