• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
10 steps to implementing an lms white paper sept 2010
 

10 steps to implementing an lms white paper sept 2010

on

  • 5,118 views

10 steps to implementing an LMS

10 steps to implementing an LMS

Statistics

Views

Total Views
5,118
Views on SlideShare
5,116
Embed Views
2

Actions

Likes
1
Downloads
224
Comments
0

2 Embeds 2

http://tsmtourismdiscuss.wordpress.com 1
http://www.lmodules.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    10 steps to implementing an lms white paper sept 2010 10 steps to implementing an lms white paper sept 2010 Document Transcript

    •     Implementing an Learning Management System  10‐Steps Process to your LMS  CapitalWave Inc. | White Paper    September 2010        1   
    •   Table of Contents:  LMS Steps 1‐4: Analysis    …………………………………………………………………….….…3  Training Department Analysis  ..………………………………………………………………………..4  The Vendor Search      ..………………………………………………………………………..5  Further Due Diligence     .……………….………………………………………………………..6  Building the System      .……………………………………………………………………..….8  User Acceptance Testing    .……………………………………..……….……………………..…9  Training, Marketing, and Technology……………………………………………………………….……….10                            2   
    • LMS Steps 1‐4: Analysis  you've already centralized training and  development, you probably have a good idea of  Before you even begin the selection and  what courses exist, which ones need to be  implementation process for your LMS, you  converted to an online format for LMS delivery,  should first turn your attention to the analysis  and which ones will need to be listed as  and assessment of various aspects of your  classroom in the registration functions of the  organization, its structure, and its learning  system.  If you have not centralized learning,  needs. We will treat this analysis and  the implementation of an LMS is a good reason  assessment as steps one through four of the  to undertake the task. Various departments  ten‐step LMS implementation process. Plus,  within the organization may have their own  you'll also need to assess your own learning and  training programs that need to be "housed"  development organization's needs in regard to  within the LMS environment. Keep in mind that  the system, but we will discuss that as a  simply pulling training opportunities into the  separate step in your process.   LMS does not mean that the training and    development department has to take them  To start with, you'll want to analyze and assess  over completely ‐ it simply means that training  the audience in general. This may seem easy,  and development must be aware of each  but some organizations have a diverse  offering.   population in terms of technical experience,    corporate or organizational learning experience,  Step three involves technical analysis. Is the  and even willingness to use online or hosted  organization's technical infrastructure ready for  systems in regard to their personal  an LMS? Does adequate bandwidth exist? Do  development. In order to assess your audience,  laptops and desktop computer setups have the  you may want to consider a survey that asks the  necessary hardware and software to offer the  organization's members about their technical  LMS and online courses? To discover the  experience, their willingness to register for  answers to these questions, form a solid  courses online, their ability to take courses  relationship with the organization's IT decision‐ online, and also their perceptions of learning  makers before you begin LMS vendor  management system tasks, activities, and  demonstrations. This way, you'll have access to  functions.   the people who can "make or break" the LMS    and its functionality, and you'll also be able to  Site visits are also helpful when assessing your  ensure that there are no surprises during your  audience. For example, a manufacturing  rollout.  environment may not allow for widespread    access and use of an LMS, but a corporate  Step four is business‐case analysis. Any  environment might. You can also learn quite a  department within the organization that plans  bit about the population the LMS will serve by  to use the LMS should be asked what functions  simply observing their work habits, as well as  they may need. For example, departments with  those of their supervisors.   a large number of positions and career path    possibilities may need to utilize career pathing,  Next, take the time to examine what learning is  course tracking, and transcripts. But small  already in place within the organization. If  departments may only want to access what the  3   
    • organization provides via the LMS. If you are  these breakdowns as the starting point for your  lucky enough to have a project manager  learning organization analysis.   assigned to the LMS implementation, he or she    will most likely create written business case  First, look at the administrative function of the  analyses for each area as you interview them  LMS. Who is going to be responsible for initial  for their LMS needs. From these assessments,  and regular data entry? For example, courses  you can create a list of the features and  may need to be set up as a one‐time event, with  functionalities that are absolutely necessary,  classes being added regularly. Will an LMS  "nice to have", and not necessary. And you can  administrator conduct the one‐time set up, and  use your list to narrow down your vendors,  then move class access to instructors? Or will  eliminating those that cannot provide what  the administrator maintain control of this  your organization needs in a learning  function? Plus, will there be a data  management system.   management "checkpoint" person throughout    the LMS life cycle?  The analysis phase of your LMS implementation    is perhaps the most important. Without solid  Next, consider the overall structure of the  facts about the organization, its technology, and  policies related to LMS usage. For example,  its business needs, the LMS runs a high risk of  what is the passing grade for courses, both  missing the mark. Next, we will look at internal  online and instructor‐led? Will you have a  needs analysis, that is, within the training and  failure policy that leads to a retake? Or are  development organization.  some courses, such as compliance, a pass‐fail  basis? Will certain course failures need to be  Training Department Analysis  reported to managers on a regular basis? In  addition to these questions, you'll need to  No matter how large or small your organization  assess what qualifies required versus elective  is, the department that will probably use the  training, as well as which courses can be taken  learning management system more than  online and which cannot.   anyone else is your own training and    development organization. For the most part,  The third sample area is instructional design.  administration, data entry, data usage, and  Will online courses be designed outside of the  "back office" functions will be run via the  LMS, using Flash or HTML, and then packaged  training department. Because of this, it is vitally  for use on the system? Or do your designers  important that you lead your staff through a  simply need access to a pre‐packaged content  thorough needs analysis.   development system, or Learning Content    Management System (LCMS)? From your  Consider how your staff is currently organized.  organizational technical analysis, can you  There may not be many staff members, but  determine if the audience is going to expect  each one has a function. Or, you may have  social media, such as chat rooms, discussion  various staff in various departments throughout  threads, or blogs as part of their learning  the training organization. Break the staff down  experience? If so, you may need to find a  into functional areas that relate to the LMS,  vendor that offers a Social Learning  such as administration, design, delivery,  Management System, or SLMS. In addition to all  development, reporting, and technology. Use  4   
    • of this, if your organization has a de‐centralized  your organization?  training structure, will managers or subject    matter experts need access to the LMS in order  This is certainly a "laundry list" of functions,  to create and post online training courses?  tasks, and potential business needs within the    training organization. But if you start here,  After design, shift your focus to delivery. Will all  you'll have a much better idea of what  instructors have access to the LMS? Will each  information and access the training teams need  person who teaches a class or course need to  before the LMS is implemented. Next, we will  access rosters, record attendance, and post  look at vendor selection and demonstration.  grades when each class is completed? Does the  organization need to implement a registration  The Vendor Search  deadline so that instructors can prepare for  The process of finding an LMS vendor can be  classroom courses effectively? For example, you  just as taxing as the whole LMS implementation  may want to consider a registration deadline of  process in general. In today's market, there are  a day or two before the event if the class is  many providers who are looking to add you to  material‐heavy. This will be a great way to  their satisfied client list, so your due diligence  watch your budget as the LMS gets off the  and patience in the selection process are  ground.  absolute requirements. One of the first items    on your vendor selection list should be to  Another area to consider is professional  conduct thorough research, so let's look at how  development. Who within the training  to start.  organization will manage career paths and    development plans, if they are to be included in  First, go to your industry network, such as  the LMS rollout? Or are career paths and  colleagues in the training and development  development plans even necessary at the  business or your local ASTD or ISPI chapters.  beginning? In a related sense, who will have  Find out who is using an LMS and whether they  access to training participants' transcripts? For  are truly satisfied with their vendors. You'll find  example, some organizations restrict access to  that a conversation definitely occurs with  employees only, while others allow access by  clients who are extremely happy or fairly  both the employee and his or her direct and/or  disappointed, so be aware of the "horns and  indirect managers.   halos" effect. Look for patterns in LMS vendors    in relation to your networks' industries,  Finally, consider the reporting aspect of the  business needs, organizational size, and training  LMS. Which managers or executives will need to  needs. When you have a sizable list of vendors,  see class attendance, survey results, and online  begin your research on your own first.   course completions? Will this type of    information be generated as reports on a  Visit vendor websites to determine if any of  regular basis for distribution to the key players,  them serve your industry or companies within  or will those key players be allowed reporting  your industry. That may be a good place to  access at any time?  In addition, is reporting  start, since industry knowledge is a definite plus  simply an intra‐organizational function, or will it  when it comes to your provider. Most LMS  be used to support regulatory compliance for  vendors include a client list on their websites,  5   
    • so it may be easy to look over the list and find  ensuring that a majority of your selection  similar organizations. One way to use the  committee members will be able to be present.  information you find is to contact the  Impress upon the committee that they will need  companies who are listed as clients on the  to do their own research and prepare a list of  vendor website. Some people may be wary of  questions for the vendors. And remind the  talking to you, but some may not be. This  committee that questions need not be general ‐  approach may give you quite a bit of  they can pertain to each committee member  information regarding the vendor.   and his or her area. Questions can be tough, as    well. There should not be a problem with  For the initial contact with a vendor, you may  putting a vendor representative "on the spot"  want to conduct short interviews yourself. Use  or requiring him or her to ask one of their  the list you created from the business analysis  experts for help. After all, the vendor's goal is to  in order to construct a list of features and be  transform your organization from a prospect  sure to ask the vendor representative about  into a client.   their ability to provide what your organization    needs. And don't forget to run a "hard line"  After the first round of demos, meet with your  when it comes to getting answers from  committee to narrow down the choices.  potential vendors regarding your organization's  Remember that the fewer choices you have the  business needs. Try to avoid allowing a vendor  easier the final decision will be. Once you and  to "gloss over" the more minor needs;  your committee have narrowed down the field,  additional functionality can cost both time and  have the committee come up with a plan for a  money after the implementation has begun.   final meeting and demo before the selection. By    this time, each committee member should be  While you are looking at potential vendors, be  encouraged to come up with more questions to  sure to create an internal search committee.  ask the vendor.   This group should consist of members of your    organization's technology staff, an executive  When your selection is made, it's time to move  sponsor, potential LMS users, department  on to further due diligence.  managers, and staff from within the training  and development function. Be sure to explain to  Further Due Diligence  the group that the interview process should be  You can probably take a deep breath after your  like finding the right person for a job ‐ and that  selection of LMS vendors has been made. But  there should not be a rush to conclude the  don't get too comfortable before the  search. Once you have your group, create a  implementation begins. During the time period  general interview template for the group  between the selection and the signing of  members, so that they will know what kind of  contracts, start moving forward on conducting  information you will be looking for when the  some final due diligence in relation to the LMS,  LMS vendors begin to appear in person for  its functionality, its specifications, and the  meetings and demonstrations.  vendor. First, let's discuss contracts.      When you have narrowed down your vendor  Most organizations have a legal counsel that  choices, begin to schedule demos and meetings,  reviews contract documents before they are  6   
    • signed. But you most certainly want to review  and implementation. Reporting is another area  the contracts yourself, especially if the legal  that may be costly to change. For example, if  counsel was not involved in vendor selection.  your organization finds that it needs a particular  This may go without saying, but sometimes the  report that is not in the standard report base,  temptation exists to let legal do all of the heavy  the customization is just like making a software  lifting when it comes to contracts. In addition to  change. In other words, the addition of one  the legal review, consider having a contract  custom report can cost just as much as making  specialist from IT or another area review the  changes to your LMS on an hourly software  documents.   developer basis. A built‐in general course library    is a great resource, especially for time‐sensitive  When you begin your own contract review, look  training that doesn't have to be customized to  for the general specifications of your  your organization. But be sure you understand  organization's LMS setup, as well as the  how and if your organization will have access to  functions you plan to purchase and use.  the LMS vendor's generic course library. If so,  Obviously a glaring omission on either your part  determine if the library is part of your initial  or the vendor's part is a reason to have the  costs or if you will be charged on a per‐user  contracts rewritten. But also take the time to  basis in the future.   compare your contract to your original business    analysis list, just to make sure you've included  In relation to technical specifications, have your  all of the functionality you needed. It's easy to  internal IT person review the spec  let more minor needs slip through the cracks  documentation to look for any issues. In fact,  when it's time to write the contracts.   you may want to set up a meeting between the    LMS vendor's technical representative and  Another area of the contract to review; are the  yours ‐ this gives them some time to discuss  costs that may be associated with certain  potential issues and plan the technical rollout.  actions either now or in the future. For  Plus, if these groups meet before the  example, although you may have everything  implementation, they can easily head off  you need for the implementation; the  problems when time is vitally important to the  organization may find it needs further  LMS rollout.   functionality down the road. Review the    contract for additional cost and how those costs  One of the final pieces of additional due  are factored; there may be a consultation fee  diligence is project planning. Whether you are  plus an hourly charge for development, or there  the project manager or you have a professional  may simply be a fee for the customization. If  project manager assigned, take the time to  your vendor will charge hourly fees for  create a plan for the LMS rollout. From this  customizations, go back to your network or  plan, you should have a good idea of your  colleagues to see if any of them had to  timeline and you should also be able to see if  customize their LMS after it was implemented.  the vendor is going to be able to meet it. Along  This way, you'll have an idea of the time it takes  those lines, request a project plan from your  for a software developer to customize your  vendor, as well. With both an internal and  setup.  Also, look for any costs that may be  external project plan, you can make  incurred for minor changes during the setup  comparisons, make adjustments, and work to  7   
    • conclude the implementation phase smoothly  may have some installations to implement  and efficiently.  while the system is being built. For example,    your IT department may have recommended  Next, we will discuss the initial build out, data  running the LMS on its own server that may  population, and installation of your LMS.  need to be installed and tested. Or, your  department may need software or hardware  Building the System  upgrades in order to efficiently operate the  reporting or data mining features of the LMS.  You can look at the build out of your learning  Take the time during the build out to get all of  management system as the point where  your internal hardware and software installed  "construction" begins. This phase usually occurs  and tested.  directly in line with the vendor and your agreed‐   upon project plan and timelines. But try to  Another part of what we will refer to as  avoid leaving the entire build out in the hands  installation may be the internal training of your  of the vendor. In other words, you should stay  staff. Often part of the LMS contract is a certain  on top of each phase and every development  amount of onsite or at least virtual, in‐person  during the build out just in case any issues arise.  training for the learning staff. This may include  Ask for consistent progress reports from the  learning how to use the system as a learner, as  vendor's representative and your project  an instructor, as a designer, and as an  manager, if you have one. Stay in constant  administrator. Be sure to schedule the training  communications with the vendor's team to  during the "down time" during the build out.  ensure that nothing is missed. In addition to  Another task you can undertake during the  this, it may be a good idea to schedule project  installation phase is to determine the system  meetings on a regular basis just to "check in".   access instructions and paths ‐ with this    information, you can begin building training and  Internally, the build out is also a good time to  quick reference guides for the rest of the  maintain your communications channel with  population.   the internal IT department. With this channel    open, you can report any issues, have your IT  One of the final areas of the installation is the  department look at them, and determine if  initial and continuing population of data in the  anything is going to hold up the progress of the  LMS. First, where is the initial and regular data  installation. Another best practice is to ask the  for your training audience coming from? For  vendor if they will allow small "tests" of  example, will the HRIS transfer employee  functions that have been built out, just to  information regularly, or is this information  ensure that those functions are meeting your  scheduled for manual entry at certain time  specifications. Along with your IT department,  intervals? Be sure to schedule these data "runs"  you should be able to manage the construction  at the beginning of the LMS implementation to  of the LMS without any issues.  ensure that information housed in the LMS is    always up‐to‐date. Also, consider how you will  We will use the term "installation" to describe  set up course "shells" and class schedules.  your area's preparation for the full‐scale rollout  Typically an LMS will require you to create the  of the LMS. Keep in mind that there is usually  catalog of courses first, such as "Banking 101"  not a physical "install" of an LMS. However, you  8   
    • or "Customer Service Basics", and then create  almost as well as you do. The vendor may be  all of the class meetings and schedules. If this is  able to provide sample scripts, testing areas,  the case, you will need to determine who is  and project plans. In addition, your vendor  going to conduct all of the manual data entry  should be able to create a "copy" of your LMS  that is required. Some organizations assign  to be used for testing, instead of using the live  members of the training staff to do this, while  database. When you've obtained information  others may leave this time‐consuming set of  and assistance from your vendor, take the time  tasks to the LMS administrator. Alternatively,  to develop and customize the UAT process even  hiring temporary workers to complete data  further. Remember that your time spent on the  entry is a possibility, although these people will  front end will probably save both time and  have to be trained. As with any step during the  money in the long run.   installation phase, be sure to "test" data to    ensure that it is uniform in entry and  The key to UAT is that the testing audience  appearance. For example, after the first data  should be able to follow LMS processes from  transfer from the HRIS, locate records within  beginning to end, report on success (or failure),  the LMS to make sure that the data transferred  and make suggestions for any last‐minute  correctly. For courses and classes, consider  changes. Let's look at a potential UAT process  having users test the data by looking up a  for an LMS end user, who would be a training  particular course and class meeting.  participant in your general population. The    student should be able to locate his or her own  Once the LMS has been built, the next step in  record in the LMS, looking for correct employee  the implementation is User Acceptance Testing,  data, such as name, position, or work location.  or UAT.  The student should also be able to find a  learning plan or career path that explains which  User Acceptance Testing  courses he or she should take. You may also  want the student to be able to find a learning  A portion of your audience should test any  plan or career path for a desired position, such  large‐scale technical system before it is rolled  as the next logical position for the person or  out to the general population, whether it is an  even a promotion.   LMS or even a core of online courses. In regard    to the LMS, user acceptance testing (UAT)  Next, the student should be able to locate a  should really occur on two planes: end users  course and then find a class, either online,  and "back end" users, such as the learning and  classroom, or both. The student should be able  development organization. Let's look at how  to register for a class ‐ and then take it  you can ensure that UAT occurs on both planes  immediately if it is an online offering. If the  ‐ and also some best practices for both.  class is a classroom offering, the student should    be able to register, find the class location and  One of the first sources for UAT information is  time, and then go to the class when it is offered.  your vendor. Set up a meeting with the vendor  If this is the case for your LMS, you will probably  representative to find out how they would  need to make the UAT period long enough to  recommend testing the system. By the time you  include a couple of weeks' worth of classes.  are ready for testing, your vendor should know  After the student takes the course, he or she  your audiences, both internal and external,  9   
    • should be able to again locate the record, find a  Training, Marketing, and Technology  grade or record of attendance, and make sure  that credit has been posted on the learning plan  When you've completed your user acceptance  or transcript.   testing, it's time to implement a highly effective    training and marketing program for the LMS.  On the back end, an LMS administrator should  Remember that it's great to have the LMS up  be able to find records of online courses  and running, but a lack of users and enthusiasm  immediately. This includes locating a grade as  could spell disaster for the LMS and the training  well as credit on the student's transcript or  initiative. So how can you ensure that training  learning plan.  For classroom courses, an  and marketing entice the organization to jump  instructor should be able to record attendance  on the LMS bandwagon?  and grades, and then make sure that all grades    go to the appropriate transcripts.  Many times, your audience may be reluctant to  Another aspect of UAT should be your reporting  log in and begin using the LMS simply because  and data mining function. You or your LMS  of a lack of knowledge. Obviously the  administrator should be able to run all reports  technologically savvy users may jump right in  that were part of the original LMS package, and  and try to figure out how to use it, but others  then cross check the information in the reports  may not be so quick. The key to this issue is to  to what exists in class and student records. An  provide useful training. As with any training  additional step for the reporting function is to  program, the operative term in LMS training is  pass the reports to their audience, such as an  "useful". Try to avoid training on the "nice to  executive, and have that person review the  haves" or functions that don't really apply to  reports. The report end user should be able to  certain segments of the population. For  locate information easily, draw relevant  example, end users really don't need to know  conclusions about the data, and ask questions  that much about reporting.  regarding the data. If this doesn't happen, the    reporting may not be complete or it may not be  At this point, it's helpful to know that your UAT  arranged in the most user‐efficient manner.   process has probably provided the best training    materials. Take your scripts and turn them into  The best way to create an efficient UAT process  quick reference guides (QRG's) for accessing  is to create scripts and feedback forms for the  and using the LMS. Make these QRG's available  testers. To do this, think through LMS  in both hard copy and electronic formats so that  processes, as we've done here, and then create  users can get to them quickly. And if your  a written script. Have users follow the script,  training department is large enough, don't  add their feedback, and make any suggestions  forget about creating training materials for  for change that could occur either before the  them, as well. You can conduct initial training  rollout or later on.   for larger audience groups in person, online, or    even via web conferencing. If your organization  After the UAT process, you are ready to roll out.  is already technologically advanced, consider  But a full‐scale LMS rollout includes marketing,  adding the LMS to social media, such a blogs,  training, and technology, which we will examine  discussion threads, or the organization's  in our final discussion on LMS implementation.  internal Web. The main thing to remember  10   
    • when you are training for the LMS rollout is to  taken required or job‐related training, as well as  have training materials ready to go, easily  who might be taking courses related to  accessible, and certainly relevant to the  promotion. As part of the marketing, show  population.  managers how LMS data can help them create a    succession plan ‐ and ensure that those  As training comes under control, you should  employees who are interested in promotion not  also consider the marketing of the new LMS.  only obtain training but also obtain the  Remember the population that may not access  necessary professional development and  the LMS because of a lack of knowledge? There  coaching they would need to succeed. Don't  is potentially an equal population that may not  forget the executives, either. Market the LMS as  access the LMS because they are unsure of how  a tool for executives to discover which courses  it can benefit them. In other words, just as your  are being taken and which ones aren't. The  organization markets its products and services,  executives can also look at attendance, grades,  you must market the LMS.   and even participant surveys to determine if    training is hitting the mark.   For end users, position the LMS as the best way    to access and register for training. Show the  One final part of marketing is to use the new  audience that attending classes via the LMS has  technology itself as a tool. For example, you can  never been easier. In addition, and perhaps  position the LMS as a fantastic step forward in  more importantly, you can position the LMS to  learning technology, a step forward that will  the end user audience as an efficient way to  allow the learning and development  manage careers. For example, an end user can  organization to become a strategic business  access his or her learning plan, take classes, and  partner. This partnership will allow training and  find out what educational opportunities may  its audiences to work together more effectively  exist to prepare him or her for the next career  as new technology is added, ensuring that the  step. Not only this, the data collected in the  organization consistently meets its goals.   LMS can be an effective way for employees to    show progress when it's time for performance  As we've discussed, implementing an LMS can  evaluations.   be a difficult task. But with the ten steps we've    explored in this series, your LMS  For managers, you can market the LMS as a tool  implementation can be effective, efficient, and  for career development and management.  successful.  From the LMS, managers can find out who has    © Copyright 2010  CapitalWave Inc. All Rights Reserved.  Bryant Nielson – Strategic Alliance & Acquisitions Director at Financial Training Solutions a division  of CapitalWave Inc – offers 20+ years of training and talent management for executives, business  owners, and top performing sales executives in taking the leap from the ordinary to extraordinary.  Bryant is a trainer, business & leadership coach, and strategic planner for many sales  organizations. Bryant’s 27 year business career has been based on his results‐oriented style of  empowering.  11   
    •     Finaancial Training Solution (FTS), the instructor- ns e -led division of CapitalW Wave Inc, is a firm made of up industry profes e ssionals having a repu utation for providing first- -rate training and cons g sultancy to b banks and other financ cial institutio ons. FTS offer professionals who ha extensiv knowledg experien and exp rs ave ve ge, nce pertise in the aareas of ban nking and fin nance. Blennded learning is the p philosophy o which th company was found on he y ded. Our ning methodology, integrating theory with practice using ou own very powerful train y ur train ning tools, creates a uniquely exciti ing and effe ective learnin environm ng ment. The resu pays imm ult mediate dividdends in the retention of newly-learned concepts and their practical ap r pplication in the financia marketplac al ce. Cap lWav Inc. pital ve Delivering Innovative Training S g Solutions For further informa ation, please contact: e Finan ncial Training Solutions is a division of CapitalW g Wave Inc. Bryant Nielson, Direc B ctor http p://www.Ca apitalWave e.com http://wwww.FinancialTrainingS Solutions.c com http:// /www.Your rTrainingEdge.com Tele US: +1 (917) 477-3 T 3221 Te UK: + 44 (20) 3356 9 ele 4 9935 bryant.nie elson@financialtrainings solutions.com m 12