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JCE Centre - Gestion du temps
 

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Pour améliorer la gestion de son temps, il faut « prendre » le temps de s'organiser et d'affecter les priorités en fonction des objectifs qu'on s'est fixé ! C'est l'objectif de cette ...

Pour améliorer la gestion de son temps, il faut « prendre » le temps de s'organiser et d'affecter les priorités en fonction des objectifs qu'on s'est fixé ! C'est l'objectif de cette formation.
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    JCE Centre - Gestion du temps JCE Centre - Gestion du temps Document Transcript

    • GESTION DU TEMPS LIVRET DU PARTICIPANT Formalisation : Sandrine GENDARME Version Septembre 2004Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 1 sur 17
    • SOMMAIRE PageDéfinition du temps 3Différents types de perception du temps 3Les 7 lois générales du temps 4Les 12 symptômes d’une mauvaise gestion du 5tempsAnalyse du temps sur 24 heures 7Les voleurs de temps 11Définir ses objectifs 14Affecter les priorités 15Prends ton temps 16 Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 2 sur 17
    • DEFINITION DU TEMPS« Le temps est une durée marquée par lasuccession des événements et en particulierdes jours, des nuits, des saisons ». Larousse DIFFERENTS TYPES DE PERCEPTION DU TEMPS  Monochrone = qui fait une seule chose à la fois  Polychrone = qui fait plusieurs choses à la fois  Asynchrone = qui fait les choses à contre temps Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 3 sur 17
    • LES 7 LOIS GENERALES DU TEMPS 1. Loi de DouglasDossiers et documents s’entassent jusqu’à remplirl’espace disponible pour leur rangement 2. Loi de ParétoL’essentiel prend 20% du temps, l’accessoire 80% 3. Loi de MurphyRien n’est aussi simple qu’il n’y paraît. Chaque choseprend plus de temps qu’il n’y paraît. 4. Loi de IllichAu delà d’un seuil de travail horaire, le temps passén’est plus efficace 5. Loi de CarlsonFaire un travail en continu prend moins de temps qu’enplusieurs fois 6. Loi de l’EcclésiasteIl y a un temps pour tout, et un temps pour chaque chose 7. Loi de Parkinson Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 4 sur 17
    • Le travail se dilate jusqu’à remplir la durée disponiblepour son accomplissement Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 5 sur 17
    • LES 12 SYMPTÔMES D’UNE MAUVAISE GESTION DU TEMPS1. Horaires continuellement surchargés, obligationfréquente de travailler le soir, ne jamais ou presqueprendre de vacances.2. Délais non respectés ; retards constants ; sentiment detoujours devoir faire du rattrapage.3. Manque de profondeur dans le traitement desproblèmes.4. Décisions hâtives, malgré le risque qu’ellescomportent5. Crainte de déléguer ou refus d’accepter les initiativesdes autres.6. Continuellement privilégier le court terme au dépensdu moyen ou du long terme ; éteindre constamment des« feux » ; vivre des crises quotidiennes.7. Impossibilité de refuser toutes nouvelles tâches qui seprésentent.8. Pas de disponibilité pour un rendez-vous avant deuxmois (même un mois est excessif) Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 6 sur 17
    • 9. Sentiment de ne pas contrôler la situation, de perdrede vue ses objectifs et ses priorités.10. Perfectionnisme11. Stress et surmenage12. Peu ou pas de temps pour la vie privée, sociale oupour les loisirs.En conclusion, maîtriser le temps, c’est se maîtriser soi-même ! Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 7 sur 17
    • ANALYSE DU TEMPS SUR 24 HEURES Bilan du lever au coucher ACTIVITES - TACHES DUREE REMARQUES 6h 7h 8h 9h10h11h12h13h14h15h16h17h18h19h20h21h22h23h 0h 1h 2h 3h 4h 5h Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 8 sur 17
    • Synthèse des tâches ou activités ACTIVITES DUREE EN % TOTALE Déplacements Travail Personnel Sommeil TOTAL = 24 Heures = 100%  Les déplacementsC’est le temps que nous consacrons à nous rendre d’unendroit à un autre, quelque soit le moyen de transport.Celui-ci peut varier selon les activités et les régionsconcernées. Il ne faut pas être fataliste et considérerque ce temps est obligatoirement perdu.En voiture, on peut écouter les informations ou de lamusique, apprendre une langue étrangère, dicter soncourrier à l’aide d’un dictaphone …En bus ou en train, on peut lire son courrier, préparerune réunion ou travailler sur un dossier… Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 9 sur 17
    • A pied, on peut réfléchir, regarder / faire un break,téléphoner…  Le travailC’est souvent cette activité qui nous motive le plus àsuivre un stage de gestion du temps.Comme le temps des déplacements, le temps de travailse gère. C’est même celui qui demande la plus granderigueur si on ne veut pas se faire manger … et donnerl’impression que l’on est dépassé.Il faut certes respecter les plages de travail de sonemployeur, mais il faut aussi les limiter : s’imposer deslimites permet aussi d’améliorer la qualité de sontravail en apprenant à se concentrer sur l’essentiel et àdonner une meilleure image de soi-même.  Le temps personnelOn pense souvent ne pas avoir de problème de gestiondu temps en ce domaine. C’est pourtant dans cetterubrique que l’on doit classer les repas, la JeuneChambre, le sport et autres loisirs.Pourtant les membres Jeune Chambre ont souventl’impression de perdre leur temps en réunion, de nepas avoir assez de temps avec leurs proches ou pourd’autres loisirs.Il y a donc là aussi de quoi optimiser. Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 10 sur 17
    •  Le sommeilPour cause de déficit dans les 3 groupes précédents,c’est souvent là que nous compensons. Pourtantrespecter son temps de sommeil est important pour lasanté, les relations avec les autres. Les dangers à termesont connus : stress, dépression, infarctus …Pour ne pas en arriver là, IL FAUT AGIR ! Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 11 sur 17
    • LE GRAND PRIX DES VOLEURS DE TEMPS GROUPE U.S.A. FRANCE1 Les réunions trop fréquentes, trop longues, mal 8 4 préparées2 Les démarches administratives personnelles ou 1 familiales3 Le manque d’ordre 54 L’absence d’objectifs et de priorités claires 5 75 Les interruptions de collègues ou collaborateurs 7 96 La tendance au perfectionnisme 17 Les appels téléphoniques imprévus ou inutilement 9 10 longs8 L’indécision ou les décisions trop rapides 49 Le patron, la hiérarchie 1010 La tendance à ne pas assez déléguer 6 211 Les déjeuners d’affaires 2 612 Le personnel insuffisamment formé ou incompétent 313 La tendance à la dispersion 3 814 L’inaptitude à dire non Commencer par attaquer les voleurs internes. Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 12 sur 17
    • Les principaux agents de perte de temps sont :  Manque de planification : reconnaître que planifier, c’est perdre du temps aujourd’hui pour en gagner demain. Mettre l’accent sur les résultats et non sur l’activité.  Manque de priorités : réfléchir à ses objectifs et définir des priorités  Trop d’engagements : Avoir toujours son agenda sur soi. Apprendre à dire non.  Travail par à-coups : Planifier plus. Mieux estimer le temps. Simplifier l’accès et la transmission des informations.  Hâte : Se donner le temps de bien faire pour ne pas refaire. Se concentrer sur l’important. Mieux planifier. Mieux déléguer.  Documents et lectures : Organiser sa lecture du courrier (par exemple : en commençant par lire ses e-mails le matin en arrivant au bureau). Classer son courrier en URGENT / IMPORTANT Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 13 sur 17
    • / Ni l’un, ni l’autre. Apprendre à lire en diagonale. Appliquer la règle de Pareto. Questions sans importance : les déléguer. Rester centré sur ses objectifs. Visiteurs : Recevoir uniquement sur rendez-vous. Etre avare de son temps. Mettre en place des filtres (secrétaire…) Téléphone : Filtrer et regrouper les appels. Etre bref. Rester centré sur l’essentiel. Réunions : Les rendre courtes, s’en tenir aux sujets et horaires. Faire des compte-rendus les plus concis possibles avec seulement les décisions et actions à mettre en place. Indécision : Se souvenir que la rationalité absolue n’existe pas. Accepter les risques. Déléguer le droit à l’erreur et l’accepter pour soi. Devenir plus méthodique (faits-objectifs-alternatives-choix) Manque de délégation : déléguer tout ce qui peut l’être. Se centrer sur les résultats. Equilibrer les délégations suivant les charges de travail. Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 14 sur 17
    • DEFINIR SES OBJECTIFS POURMETTRE EN ŒUVRE SON PLAN D’ACTION Se fixer au maximum 3 objectifs Un objectif doit être SMART : Spécifique Mesurable Atteignable Réalisable ou réaliste Temporel (défini dans le temps) Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 15 sur 17
    • AFFECTER LES PRIORITES A. Urgentes et Importantes B. Urgentes ou Importantes C. Ni urgentes, ni importantesPour améliorer la gestion de son temps, ilfaut « prendre » le temps de s’organiser etd’affecter les priorités en fonction desobjectifs qu’on s’est fixé ! Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 16 sur 17
    • PRENDS TON TEMPSPrends ton temps pour travailler, c’est le prix dusuccèsPrends ton temps pour réfléchir, c’est la source de laforcePrends ton temps pour jouer, c’est le secret de lajeunessePrends ton temps pour lire, c’est la base du savoirPrends ton temps pour être amical, c’est la porte dubonheurPrends ton temps pour rêver, c’est le chemin qui mèneaux étoilesPrends ton temps pour aimer, c’est la véritable joie devivrePrends ton temps pour être content, c’est la musique del’âme. (Texte d’origine irlandaise) Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 17 sur 17
    • PRENDS TON TEMPSPrends ton temps pour travailler, c’est le prix dusuccèsPrends ton temps pour réfléchir, c’est la source de laforcePrends ton temps pour jouer, c’est le secret de lajeunessePrends ton temps pour lire, c’est la base du savoirPrends ton temps pour être amical, c’est la porte dubonheurPrends ton temps pour rêver, c’est le chemin qui mèneaux étoilesPrends ton temps pour aimer, c’est la véritable joie devivrePrends ton temps pour être content, c’est la musique del’âme. (Texte d’origine irlandaise) Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 17 sur 17
    • PRENDS TON TEMPSPrends ton temps pour travailler, c’est le prix dusuccèsPrends ton temps pour réfléchir, c’est la source de laforcePrends ton temps pour jouer, c’est le secret de lajeunessePrends ton temps pour lire, c’est la base du savoirPrends ton temps pour être amical, c’est la porte dubonheurPrends ton temps pour rêver, c’est le chemin qui mèneaux étoilesPrends ton temps pour aimer, c’est la véritable joie devivrePrends ton temps pour être content, c’est la musique del’âme. (Texte d’origine irlandaise) Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants 89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE Page du livret 17 sur 17