Almacenista

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Gestión Por Competencias

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Almacenista

  1. 1. REMOLINO S.A LAURA KATHERINE DIAZ MOGOLLÓN. ANGIE CATHERINE MARTINEZ RODRIGUEZ. MARIA FERNANDA MEJIA M. INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR ITFIP ECONOMÍA, ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA GESTIÓN EMPRESARIAL GESTION POR COMPETENCIAS ESPINAL - TOLIMA 2013
  2. 2. INTRODUCCION La gestión por competencias ayuda a mejorar el rendimiento, desempeño y la productividad de la organización, a identificar los conocimientos, las capacidades y las actitudes del equipo de trabajo y también mejora la capacidad de gestionar y solucionar problemas; contribuye a la definición de los cargos extensos y las rutas profesionales, del mismo modo a evaluar las capacidades de las personas y a fijar los planes de desarrollo individual. Para poder entrar a un caso real se estudiara la empresa REMOLINO S.A cuyo objetivo principal es el desmote y comercialización de algodón y sus subproductos; dentro de este análisis se encontrara el plan estratégico (reconocimiento, misión, visión), estructura organizacional (organigrama operacional) de esta empresa, igualmente su metodología de contratación, tipos de contrato y si la empresa tiene convenio con alguna institución educativa o no. Por consiguiente se eligió un área administrativa y el cargo de Almacenista, con el fin de realizar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales y el Mapa de Funciones; anterior a esto se plasmó un cronograma para identificar las actividades y el número de sesiones que se van a efectuar durante el desarrollo del trabajo. A continuación se describirá detalladamente lo que debe tener en cuenta para realizar el Manual de Funciones: la identificación, el propósito principal, la descripción de las funciones esenciales del cargo; las contribuciones individuales, los criterios de desempeño y los conocimientos básicos del empleado; y por ultimo las evidencias y rango de aplicación donde se ejecutan las labores; así como el Mapa de Funciones: función clave o misión del cargo, funciones principales para llevar a cabo la función clave y las contribuciones individuales que debe aportar el empleado para el cumplimiento de lo mencionado anteriormente Además se muestra un modelo de Acta de Reunión con su respectiva explicación y la manera como se debe diligenciar. Por último se encuentra el manual de procedimientos con su respectivo código, titulo, logotipo, objetivo, alcance, y los procesos de forma ordenada, secuencial y detallada para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo administrativo con el fin de garantizar la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de Remolino S.A.
  3. 3. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA El principal objetivo de la empresa REMOLINO S.A es el desmote y comercialización de ALGODÓN y sus subproductos, igualmente trabajamos con productos como sorgo, maíz, soya y arroz. Para tal efecto realizamos las siguientes actividades:        Vendemos a los agricultores los insumos requeridos para los diferentes cultivos los cuales se descuentan de las liquidaciones de compra, cuando existe el acuerdo de comercialización, en caso del arroz el molino donde entregue el arroz el agricultor, gira Remolino S.A el valor de la cartera según el acuerdo. Suministramos el servicio de maquinaria para las diferentes labores, disponemos de un banco de maquinaria moderna, para la preparación, siempre de precisión, recolección y transporte a granel para los diferentes cultivos. Suministramos dinero en efectivo para el pago de planilla bajo el esquema de créditos supervisado, donde nuestro personal técnico verifica la actividad realizada en la finca o lote y acorde a este se autoriza el desembolso, tomando como referencia a cupos de créditos, actividades desarrolladas y garantías otorgadas por el agricultor. Las cosechas se reciben en la planta algunas se agrupan para su comercialización, como el caso del sorgo, maíz, soya. Para el cultivo del algodón Remolino S.A cuenta con dos plantas de desmote, la principal en El Espinal con dos equipos de desmote y Chicoral con un equipo de desmote y líneas independientes de recibo, de tal forma que le recibimos al agricultor el algodón semilla, en el estado que lo recolecta, algunas veces a mano y otras con manos recolectoras. Remolino S.A realiza el proceso de limpieza, desmote, y prensado de la fibra, separando en el mismo proceso la semilla de algodón. Aquí se producen las pacas seleccionadas por lotes y clasificadas por calidades. Remolino S.A comercializa la fibra con la industria nacional especialmente con Diagonal S.A. en cuanto la semilla inicia un proceso de extracción de aceite mediante maquila con plantas ubicadas en la sabana de Bogotá. Adicionalmente comercializa semilla para los ganaderos. En cuanto a los productores como el sorgo, maíz, soya y el arroz se comercializan a través de los industriales como Italcol, Raza; Soya, con operaciones que se registra en la BNA.
  4. 4. MISIÓN REMOLINO S.A. es una empresa privada creada por agricultores y para agricultores que pretende apoyar el proceso productivo en el campo prestando servicios integrales de crédito, banco de maquinaria y comercialización en los cultivos de la región del sur del Tolima, principalmente en El Espinal y sus alrededores. Por otro lado otro de sus objetos principales es representar los intereses de los agricultores frente a diferentes estamentos del estado como agremiación. VISIÓN Consolidar a REMOLINO S.A. como la agremiación algodonera más grande y sólida del país dentro de los próximos 3 años, logrando su expansión a otros subsectores complementarios y contribuyendo a una mayor calidad de vida de los agricultores, contando para ello con los recursos humanos comprometidos y capacitados y con plantas físicas acordes a las necesidades del proceso.
  5. 5. RECURSO HUMANO METODOLOGIA DE CONTRATACION Para la contratación del personal se hace de forma directa y el proceso es el siguiente:        Convocatoria: se realiza a través de cuñas radiales. Recepción de hojas de vida Entrevista Visita domiciliaria Se verifica si antes ha trabajado en la empresa: se tiene en cuenta este sistema solo cuando es temporada de cosecha de algodón, anualmente. Antecedentes referencias TIPOS DE CONTRATO La empresa utiliza tres tipos de contrato. 1. Contrato a término fijo: Se realiza por escrito durante el tiempo determinado que se va a laborar, por ejemplo cuando es un reemplazo de vacaciones, que por lo general la duración es de 15 días. 2. Contrato a término indefinido: Se realiza con los trabajadores más antiguos para evitar renovación del contrato cada año. 3. Contrato por obra o labor: Se utiliza para la contratación del personal en temporada de cosecha, su duración depende de cantidad de algodón que se haya sembrado o comprado. REALIZACION DE CARRERAS DENTRO DE LA EMPRESA La empresa no posee convenios con ninguna institución educativa, los empleados ocupan siempre los mismos cargos porque no aplican la rotación de puestos, pero hay ocasiones en donde llegan a la empresa personas que realizan capacitaciones independientemente de la empresa, los empleados son los que deciden si pueden realizarlas o no, la empresa no se responsabiliza de dicha capacitación.
  6. 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES DURACION (N. de sesiones) RESPONSABLES PRODUCTO 1. Elaboración 1. Sesión. del propósito y la función clave. Equipo de trabajo. Parte 1 del mapa. 2. realización de 3. Sesiones. las funciones principales. Equipo de trabajo. Parte 2 del mapa. Equipo de trabajo. Mapa terminado. 3. Identificar las funciones individuales que se 4. sesiones. requieren para el cumplimiento de las funciones principales. Las sesiones se realizaran cada 15 días, cada sesión con una duración de 2 horas. A partir del 4 de Noviembre del 2013. En caso de ser día dominical o festivo se aplazara la sesión hasta la próxima semana.
  7. 7. MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Denominación Del Empleo ALMACENISTA Estudio O Nivel Académico TECNICO EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS Dependencia AREA ADMINISTRATIVA Cargo Del Jefe Inmediato ASISTENTE ADMINISTRATIVO II. PROPÓSITO PRINCIPAL Recepción, almacenamiento, custodia y entrega de los insumos agrícolas. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 3.1 3.2 3.3 Recepción de los insumos agrícolas. Almacenamiento de los insumos agrícolas según la metodología FIFO, LIFO. Entrega de los insumos agrícolas según el pedido de los clientes y proveedores IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 3.1.1 Alistamiento previo del almacén (equipos, personal y herramientas 3.1.2 Inspeccionar la lista del pedido (verificar la calidad de la mercancía) 3.2.1 Realizar un mantenimiento adelantado al almacén. 3.2.2 Revisar el ambiente del lugar (iluminación, distribución suelos y ventilación). 3.2.3 Codificar y registrar la mercancía entrante en el sistema. 3.2.4 Supervisar que el producto conserve las mismas características (físicas, químicas). 3.2.5 Realizar constantemente limpieza a la zona para evitar aparición de plagas.
  8. 8. 3.3.1 Revisar la facturación de acuerdo a lo que solicite el cliente. 3.3.2 Verificar la existencia, la cantidad, la calidad y la fecha de vencimiento del producto en bodega. 3.3.3 Hacer el reporte respectivo en el libro de actas, sobre la relación de la remisión en detalle con fecha, hora, empresa y firma del recibido. 3.3.4 Entrega del producto al cliente o proveedor. V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 3.1.1.1 Organizar el lugar donde se colocara la mercancía. 3.1.1.2 Preparar al personal para el descargue de la mercancía. 3.1.1.3 Alistar la maquinaria donde se transportara la mercancía. 3.1.1.4 Escoger las herramientas adecuadas para el descargue. 3.1.1.5 Revisar la lista del pedido, checando el número establecido de productos, la fecha de vencimiento y la calidad (buen estado). 3.2.2.1 Revisión de toda el área donde se encuentra distribuida la mercancía. 3.2.2.2 Revisar y registrar los errores y hacer sus respectivas devoluciones. 3.2.2.3 Distribuir la mercancía en los tablones 3.2.2.4 Codificar todo la mercancía 3.2.2.5 Registrar la mercancía en el sistema de acuerdo al código. 3.2.2.6 Inspección aleatoria de los productos. 3.2.2.7 Mantenimiento de instalaciones 3.3.3.1 3.3.3.2 3.3.3.3 3.3.3.4 Revisar la remisión del cliente o proveedor. Verificar la existencia del producto en bodega. Entrega del producto al cliente o proveedor. Hacer firmar el recibido. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS 3.1.1.1.1 Operaciones a cerca del ingreso correcto de mercancías. 3.1.1.1.2 Conocimiento acerca del Funcionamiento de: cintas transportadoras, transpaletas manuales o automáticas, carretillas o cualquier otro equipo. 3.1.1.1.3 Entendimiento del Instituto Colombiano Agropecuario ICA. 3.2.2.2.1 Instalación de: Lámparas de todos los tipos requeridos, de ventiladores y tablones.
  9. 9. 3.2.2.2.2 3.2.2.2.3 3.2.2.2.4 3.2.2.2.5 3.2.2.2.6 3.2.2.2.7 3.2.2.2.8 3.2.2.2.9 3.3.3.3.1 3.3.3.3.2 3.3.3.3.3 3.3.3.3.4 Conocimiento respectivo de la Conexión de cables. Manejo de tarjetas KARDEX. Entendimiento acerca del sistema de inventario (SIGO). Discernimiento básico de las condiciones exactas que debe tener el área de almacén. Preservación y conservación de los insumos agrícolas. Medidas de seguridad para la manipulación de los mismos. Seguridad industrial. Rotación de productos. Conocimiento de ofimática (Manejo de EXCEL). Manejo de sistema contable SIIGO. Manipulación y entrega adecuada de la mercancía. Los procedimientos establecidos por la empresa para la entrega de la mercancía. VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO 3.1.1.1.1.1 DESEMPEÑO  Observaciones directas del proceso de entrada de la mercancía y el buen uso y funcionamiento de los equipos que se utilizan dentro del proceso. 3.1.1.1.1.2 CONOCIMIENTO  Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. 3.1.1.1.1.3 PRODUCTO  Registros de la información resultante del proceso de entrada de la mercancía.  Registros resultantes del mantenimiento trimestral realizado a los equipos y herramientas. 3.2.2.2.2.1 DESEMPEÑO  Observaciones directas de almacenista hacia el electricista ejecutando las labores correspondientes. 3.2.2.2.2.2 CONOCIMIENTO  Exámenes prácticos del verdadero desempeño del electricista.  Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales 3.2.2.2.2.3 PRODUCTO  Registros sistemáticos mostrados en el sistema de inventario.  tarjetas KARDEX
  10. 10.  Registro de los chequeos diarios desarrollados al estado de los productos. 3.3.3.3.3.1 DESEMPEÑO  Observaciones directas por parte del jefe de producción. 3.3.3.3.3.2 CONOCIMIENTO  Cuestionamiento acerca del proceso de entrega. 3.3.3.3.3.3 PRODUCTO  Remisiones  Facturas VIII. RANGO O APLICACIÓN 3.1.1.1.1.1.1 TIPOS DE PROCESOS RECEPCION  Recibimiento de insumos agroindustriales 3.1.1.1.1.1.2 TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS:  Manual.  Automática.  Mixta. 3.2.2.2.2.2.1 TIPOS DE PROCESOS DE ALMACENAJE:  Sistema convencional. 3.2.2.2.2.2.2 TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS:  Manual.  Automática.  Mixta. 3.3.3.3.3.3.1 TIPOS DE PROCESOS DE ENTREGA:  Entrega directa 3.3.3.3.3.3.2 TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS:  Manual.  Automática.  Mixta.
  11. 11. 1. Recepción de 1.1 Alistamiento previo del almacén (equipos, personal y herramientas) los insumos agrícolas. 1.2. Recepción, almacenam iento, y entrega de los insumos agrícolas. Inspeccionar la lista del pedido (verificar la calidad de la mercancía) 2.1 Realizar un mantenimiento adelantado al almacén. 2. Almacenamiento de los insumos agrícolas según las normas FIFO y LIFO. 2.2. Revisar el ambiente del lugar (iluminación, distribución suelos y ventilación) 2.3. Codificar y registrar la mercancía entrante en el sistema. 2.4 Supervisar que el producto conserve las mismas características (físicas, químicas). 2.5 Realizar constantemente limpieza a la zona para evitar aparición de plagas. 3.1. Revisar la facturación de acuerdo a lo que solicite el cliente. 3. Entrega de los insumos agrícolas según el pedido de los clientes y proveedores 3.2. Verificar la existencia, la cantidad, la calidad y la fecha de vencimiento del producto en bodega. 3.3. Hacer el reporte respectivo en el libro de actas, sobre la relación de la remisión en detalle con fecha, hora, empresa y firma del recibido. 3.4. Entrega del producto al cliente o proveedor.
  12. 12. MODELO DE ACTA ACTA DE REUNIÓN Comité o Grupo: Acta No Debe ir el nombre de quien realiza las sesiones. Dependiendo de las sesiones que se realicen así mismo será el número del acta. Citada por: Nombre del representante principal del grupo. Fecha: Día, mes y año en que se realiza la sesión. Coordinador: Dirige y controla la sesión. Hora inicio: Fin: Hora exacta en que la sesión y termina. Secretario: Lugar: Encargado de registrar los hechos que se Nombre del establecimiento debaten dentro de la sesión. donde se realiza la sesión. PARTICIPANTES No. Nombre Cargo Teléfono 1 Nombre y apellido Cargo que desempeña el Número completo del asistente a asistente dentro de la telefónico la sesión. empresa. personal del asistente. 1 PUNTOS DE DISCUSION Los temas que se van a tratar dentro de la sesión. DESARROLLO DE LA REUNIÓN Socialización y debate acerca de los temas tratados. OBSERVACIONES Opiniones por parte de los asistentes hacia la sesión sobre los temas que se trataron ya sea para mejorarlos, cambiarlos o corregirlos. CONCLUSIONES Dictamen final en el que todos los asistentes estuvieron de acuerdo con una decisión.
  13. 13. REMOLINO S.A LAURA KATHERINE DIAZ MOGOLLON ANGIE CATHERINE MERTINEZ RODRIGUEZ MARIA FERNANDA MEJIA MOGOLLON Noviembre de 2013
  14. 14. Recepción De Los Insumos Agrícolas. Página 1 DE 2 CODIGO:001 OBJETIVO Garantizar que la entrada de los insumos agrícolas sea la correcta, que los productos estén en buen estado verificando que se reciba el día y la hora acordada. ALCANCE Se requiere la ayuda del almacenista, los colaboradores (coteros) y la persona quien entrega la mercancía. DIAGRAMA DESCRIPCION 1. El almacenista debe revisar la factura que entrega el proveedor. INICIO Factura Revisar factura Coordinar el lugar Contrastar la cantidad del producto Control de calidad NO Devolución Fecha de vencimiento y condiciones SI Preparar al personal Descargue de la mercancía Reporte en el libro de actas FIN RESPO. ALM. 2. El almacenista se encarga de ordenar y realizar el respectivo aseo de la zona donde se ubicara la mercancía. 3. El almacenista confirma que la cantidad solicitada sea la misma que recibe. 4. Se hace un control de calidad verificando la fecha de vencimiento y las condiciones del producto. 5. La fecha de vencimiento y las condiciones del producto está en mal estado el producto será devuelto, 6. Las condiciones y la fecha de vencimiento son las adeudas se procederá al siguiente proceso. 7. El almacenista escogerá sus colaboradores y las herramientas que utilizara para el descargue de la mercancía. 8. Los colaboradores junto con las herramientas procederán a descargar la mercancía en el lugar designado por el almacenista (Bodega). 9. Finalmente se hace el reporte en el libro de actas. ALM. ALM. ALM. ALM. ALM. ALM. COL. ALM.
  15. 15. CODIGO:001 CONVENCIONES ALM: Almacenista COL: Colaboradores ELABORADO ANGIE C. MARTINEZ RODRIGUEZ JEFE DE ALMACEN Recepción De Insumos Agrícolas. Los REVISADO MARIA F. MEJIA MOGOLLON AUDITORA INTERNA Página 2 DE 2 APROBADO LAURA DIAZ GTE. GRAL.
  16. 16. Almacenamiento De Los Insumos Agrícolas Según La Metodología FIFO, CODIGO:001 LIFO. Página 1 DE 2 OBJETIVO Guardar, conservar, manejar, controlar y distribuir los insumos agrícolas que se encomiendan a su cuidado. ALCANCE Se requiere la ayuda del almacenista, los colaboradores (braseros). DIAGRAMA DESCRIPCION 1. Gestión y coordinación del almacenamiento y suministro de insumos agrícolas. INICIO Gestionar y coordinar. Designar y cuidar la mercancía NO Reubicar Tipo de insumo SI Ubicar Etiquetar Organizar FIN CONVENCIONES ALM: ALMACENISTA 2. Designar y cuidar el espacio en que se encuentre la mercancía consignataria y propia. 3. De acuerdo al tipo de insumo se designa el lugar adecuado para almacenar la mercancía. 4. En caso de que la mercancía no se encuentre en el lugar indicado esta será reubicada y organizada de acuerdo al tipo de insumo agrícola, para evitar riesgos profesionales. 5. La mercancía esta ordenada de la manera correcta se procederá al etiquetado. 6. Etiquetar los bienes almacenados. se realiza la correspondiente rotulación al producto con el nombre y luego se ubica teniendo en cuenta las condiciones de cuidado que debe tener el producto al estar almacenado con el fin de proteger su calidad. 7. La mercancía se organiza por secciones diferenciando cada proveedor sobre tablones en el suelo y de acuerdo con la metodología FIFO Y LIFO. RESP ON. ALM. ALM. ALM. ALM. ALM. ALM. ALM.
  17. 17. CODIGO:001 Almacenamiento De Los Insumos Agrícolas Según La Metodología FIFO, LIFO. Página 2 DE 2 ELABORADO ANGIE C. MARTINEZ RODRIGUEZ JEFE DE ALMACEN REVISADO MARIA F. MEJIA MOGOLLON AUDITORA INTERNA APROBADO LAURA DIAZ GTE. GRAL.
  18. 18. Entrega De Los Insumos Agrícolas Según El Pedido De Los Clientes Y Página 1 DE 2 Proveedores. CODIGO:001 OBJETIVO Asegurar que el pedido sea entregado al proveedor indicado según el formato de entrega estipulado por la empresa. ALCANCE Se requiere la ayuda del almacenista, los colaboradores (coteros), la Gerente General y el proveedor quien requiere la mercancía pactando la hora y la fecha exacta de entrega. DIAGRAMA DESCRIPCION INICIO Registro del inventario Registro SI Solicitar formato Gerente general LLEVAR FORMATO AL NO Acudir al almacenista NO No se entrega Autorizar SI Entrega KARDEX Registrar FIN CONVENCIONES PRO: PROVEEDOR ALM: ALMACENISTA 1. El proveedor solicita a control de inventarios un registro de la mercancía existente en bodega. 2. El proveedor deberá solicitar el formato al Gerente General diligenciarlo y llevarlo al almacenista. 3. En caso de que el Gerente no se encuentre el proveedor deberá acudir al almacenista. 4. El almacenista autoriza la entrega del pedido requerido. 5. El almacenista no autoriza la entrega no se le suministra la mercancía. 6. El almacenista da la autorización por consiguiente se suministran los productos requeridos al proveedor. 7. El almacenista deberá registrar el inventario por medio de kárdex y para al final del mes hacer el corte. RESPON. PRO. PRO. ALM. ALM. ALM. ALM. ALM.
  19. 19. CODIGO:001 ELABORADO ANGIE C. MARTINEZ RODRIGUEZ JEFE DE ALMACEN Entrega De Los Insumos Agrícolas Según El Pedido De Los Clientes Y Página 2 DE 2 Proveedores. REVISADO MARIA F. MEJIA MOGOLLON AUDITORA INTERNA APROBADO LAURA DIAZ GTE. GRAL.
  20. 20. CONCLUSIONES  Es importante conocer primero el plan estratégico de la empresa, para entender a qué se dedica, hasta dónde quiere llegar y que métodos utilizara para poder cumplir la meta establecida.  La metodología de contratación que utilizan es muy correcta debido a que la persona debe ingresar por mérito propio cumpliendo con ciertos requisitos y no por recomendaciones de terceros.  La empresa debería hacer convenios con instituciones educativas para que los empleados que quieran ascender se preparen y lo puedan lograr.  Es esencial que toda organización posea el manual de funciones de cada cargo; puesto que facilita, aclara y da un mejor entendimiento acerca de las labores que debe realizar los empleados.  El mapa funcional es la representación gráfica de las funciones de un cargo de manera más específica.  El acta de reunión permite tener un registro acerca de los temas que se discute en cada sesión.  Es fundamental que en la empresa existan manuales de procedimientos que permitan conocer el funcionamiento interno, por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, además ahorra tiempo, dinero y optimiza procesos.
  21. 21. REFERENCIAS  DIAZ Jenny Secretaria De Gerencia Remolino S.A 2013  ROJAS FARFAN Luis Alberto Ingeniero industrial, maestrante en administración de organizaciones. 2013

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