Building Employee Communities
Upcoming SlideShare
Loading in...5

Building Employee Communities



Building Employee Communities, 2011

Building Employee Communities, 2011



Total Views
Views on SlideShare
Embed Views



0 Embeds 0

No embeds


Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
Post Comment
Edit your comment

    Building Employee Communities Building Employee Communities Document Transcript

    •  WHITE PAPER Building Employee Communities About the Author Lauren Klein partners with organizations that are designing conceptual models for creating vibrant and sustainable social business, leadership, talent  or  affinity  community  models  in  strategic  and  highly collaborative ways.   Shes published several papers in top knowledge management  trade  journals  and  magazines,  and  lectures  on  KM  and communities. This content is © 2011 Lauren Klein, All Rights Reserved. What are E2E Communities and Why Are They Important? Employee‐to‐Employee (E2E) communities vary from company to company. IBM is an example of a company that supports initiatives to increase openness, ranging from their early adoption of wikis and blogs to the notion of jams and social network analysis. Today, many organizations are thinking about the impact of social networking, collaboration and sharing as a core part of their business. Cisco, for example, has been doing work in this area for years. Zappos not only lives this,  but  is  also  giving  back  through  Zappos  Insights.  IBM,  Cisco  and  Zappos  are  improving employee engagement and productivity through this transparent and open model that mirrors the consumer world in which they operate. What is Their Purpose?  Most communities I’ve been involved with are structured around a problem that needs to be solved,  such  as  a  Community  of  Interest  in  a  domain  where  members  want  to  solve organizational, cultural or social problems through knowledge sharing and innovation. Today’s organizations have communities based around geographies, functions, roles, products – many different  domains.  It’s  like  a  library:  the  more  books  on  the  shelf,  the  more  possibilities available. While many of today’s communities encompass customer or prospect feedback, there is a great opportunity to connect these communities with online communities of employees. What Are Some of the Benefits? Investment  in  fostering  a  sense  of  community  within  employee  groups  leads  to  greater commitment, loyalty and productivity. While these benefits can be difficult to quantify, they are touted almost universally by managers of companies that have implemented E2E communities. It can be useful to look at the benefits from two perspectives: that of the employer and the employees.  From the employer’s perspective, having engaged, community‐oriented employees can result in the following benefits:  Learning and development, including increased skill, knowledge, morale and retention  Reduced time bringing new employees “up to speed”  Brand Ambassadors and enhanced company reputation, helping with talent management and improved customer perception 
    •   P a g e  | 2   Improved  organizational  productivity  based  on  knowledge‐sharing,  silo  removal  and empowerment  The above benefits lead to increased sales, business activity and competitive advantage From the employee’s perspective, benefits include:  Increases in morale, self‐confidence, empathy with colleagues  Stronger knowledge of company’s products and services  Improved communication and collaboration skills How do E2E Communities Compare to B2B and B2C Communities? B2B can be a business‐to‐business, an association with other groups within an association or an NGO with a shared commitment to solve problems, share information and/or learn together. In B2C, or business‐to‐consumer communities, we often see individual consumers and partners in the supply chain participate and partner to solve or share problems, discuss new products and innovations or receive support. It depends on the charter or mission of the community. In an association community, you may see that the sponsoring community provides a space to allow all their supporters and fans to innovate, share and learn together. For some people, a twitter conversation with a celebrity is considered another form of a B2C community. The opportunity for E2E is for leadership to encourage marketing channels (typical B2C channel sponsors) to innovate and invite all employees, consumers and partners to learn and engage socially in conversations to drive business imperatives. We have an opportunity with new media and other community‐building tools to open ourselves up to model new behaviors, as IBM did with their BlueTwit product, where executives can microblog around a variety of topics. They are now allowing employees to feel connected with their executives in a new way. For some people, this can feel inspirational and drive new commitments. It can also break down silos and foster new forms of open communications. Are Companies Connecting Their E2E Communities With B2C?  Today, employee‐to‐employee communities are closed and private, which provides a safe space for  employees  to  communicate,  innovate  and  give  feedback  ‐‐  a  virtual  sandbox  for  online communications. Where organizations can really transform themselves is by thinking about flow and openness within and outside their organizational structures and cultures. Many organizations have adopted new media and have Facebook pages, Twitter accounts and marketing campaigns using social media. However, what I’m hoping to see is the energy and translation of these into possibilities among employees inside the firewall and with consumer and partner channels outside, which will drive business imperatives and transform cultures. Best Buy had a grassroots effort which created Twelpforce, yet personally, I’ve experienced both Twelpforce success and the absence of this interaction and passion at the local big box store culture level. The culture of operating openly hasn’t filtered throughout the organization. Many organizations  have  stand‐alone  channels  for  B2C  that  are  amazing  and  stand‐alone  E2E programs. The power will be greatest when we are able to connect and weave them together. 
    •   P a g e  | 3  What Does it Cost to Create an E2E Community?  It depends on the scope of your plans and size of your organization. If you have an existing infrastructure for online communities, you can invite your employees into an area which is private at very little incremental cost at the other extreme; I’ve seen success with a million dollar budget and several FTEs who travel the globe as a team offering educational training, research and connection services as well as community leadership workshops. It’s important for executives to invest time in understanding the strategies around social computing guidelines and education. What are the Critical Success Factors for Creating an E2E Community?  Be deliberate about investing in community as part of your company culture. What does this mean? Invest in these concepts as the foundation for all programs in your culture handbook:  competency,  leadership  and  performance  management  programs.  Don’t view culture as an expense. Instead, think of it as a critical talent and retention engine, which will create a stronger company and allow you to plan for the future.  Set  up  accountability  programs  for  senior  leaders  in  “social  engagement.”  Create  a blueprint for your culture and help your senior leadership be accountable. Encourage your  staff  to  blog,  tweet,  update,  livestream  or  livecast  in  an  interactive  and collaborative  manner  with  employees,  partners  and  shareholders.  Ask  product management  to  open  up  road  maps  and  innovations,  to  open  multiple  channels  for dialogue and real time feedback. Encourage leaders within organizations to tweet, blog or  use  video  clips  as  a  real  time  approach  to  sharing  their  day‐to‐day  experiences, thinking  and  how  they  are  evolving  their  thoughts  based  on  input  from  the  various channels. This will allow customers, prospects and employees to experience how their input and commitment matters.  Invest  in  “social”  talent,  training  and  programs.  Consider  offering  sandboxes  where people  can  practice,  “walk  the  talk”  and  learn  together  around  the  notion  of  “Social Digital  Diplomacy’.  Embed  new  media  approaches  in  your  executive  and  leadership development programs. Bring in the X and Y generation from other companies which talk  to  your  senior  leaders  so  that  they  can  understand  what  makes  them  loyal employees, what motivates them and/or how they want to engage socially. What are the Common Missteps and How to Avoid Them?   Setting up E2E communities for an exclusive line of business. Avoid creating community or social channels only for a specific function in the business, such as marketing. E2E programs foster new opportunities, so why not invite employees to create their own community  and  collaborative  structure  to  help  break  through  their  perceived  set  of barriers to the vision or business imperatives.  Slapping new media solutions onto an old process. Implementing these changes can be costly long‐term if you don’t spend the necessary time up front to do business planning that includes social media and product or service innovation to drive new possibilities through this new media.  Lack of cross functional “team think” can be helpful only if you want to get something out the door quickly. However, it does require governance or cross functional thinking to  innovate  and  find  new  possibilities  that  wouldn’t  happen  without  multiple 
    •   P a g e  | 4  perspectives. How would you go about structuring a team think? Engage people that do network mapping to find individuals in your communities who are influencing others. Bring them into the product and service discussions to help broker new thinking and ideas. If this is an employee‐only conversation, why not bring in customers, partners or supply chain into the discussion for the full 360 to help you look around the corners?  Not engaging your customers, clients or shareholders into the discovery process. This can be costly long‐term as you might fail to identify what your customers really need, expect  and/or  want.  People  are  already  interconnected,  they  are  the  network  that nourishes us today and needs to be part of the counsel to help you understand what works  and  makes  a  difference  today  and  what  could  work  and  make  a  difference tomorrow. That isn’t to say we don’t look outside our eco‐system, but certainly they are all  customers.  Many  of  the  best  products  on  the  market  were  directly  related  to customer input, so we need to embrace this and not fear it. Apple is dominating the tablet market due to their listening to their customers and incorporating that feedback into their strategy, despite what Wall Street may have told them. It takes courage to consider new ways of behaving. Conclusion  Social business has been and will continue to be a part of our daily lives. This is especially true when we think about how we interact with our co‐workers, the people with whom we spend most of our waking hours. As leaders, we must  ensure that we  invest time in our employee communities  and  corporate  communication  so  that  every  member  has  a  part  to  play. Communities are game changers for organizations.  With the right courage and commitment, you  can  harness  the  power  of  these  communities  who  hunger  for  purpose,  voice  and connectedness.