Ciclo vital de los documentos
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Formación de los archivos seg´´un el ciclo vital de los documentos

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    Ciclo vital de los documentos Ciclo vital de los documentos Presentation Transcript

    • FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Presentado por: LUISA FERNANDA MARTINEZ GOMEZ JEFFERSON GARCIA SERNA Grupo 2 Presentado a: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Documentación, Bibliotecología y archivística UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓ, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTION DOCUMENTAL BOGOTA DC
    • INTRODUCCIÓN Podemos ver la importancia de la gestión documental y lo importante que es la organización de un archivo. En este trabajo podemos ver los conceptos claros del ciclo vital de los documentos, observamos las diferentes etapas desdela recepción hasta la eliminación. Evidenciamos los diferentes proceso y documentos que tienen del archivo de una entidad privada a una publica.
    • ENTIDAD PRIVADA NOMBRE DE LA ENTIDAD • La documentación se encuentra organizada por un código que le dan a cada expediente, ejemplo del 001 al 1873 en orden numérico. DATOS ENCARGADO(A) MIRIAM ROJAS DIRECCION Calle 162 N. 18ª 72 TELEFONO 5082424
    • 10 PREGUNTAS 1.Que Documentos Se Encuentran En El Archivo De Gestión? En su mayoría son las historias laborales ya que cada área custodia los documentos respectivos a la misma. 2.Como está organizado el archivo de la empresa? Esta organizado de acuerdo a un código que se le da a cada expediente que inicia desde el 1 en adelante. 3.Tienen Comité de Archivo? Específicamente un comité de archivo no hay el área encargada es contratación la que decide las funciones que se implementan en el archivo.
    • 4. En cuanto a las historias laborales, como se organizan los documentos dentro de las carpetas? Los documentos son organizados de acuerdo a una lista de cheque que es utilizado por la empresa. 5. Donde está ubicado el archivo histórico? Los documentos que pertenecen al archivo histórico son enviados a un outsourcing y ellos custodian estos documentos a que tenemos poco espacio en las instalaciones.
    • 6.Qué proceso se debe realizar para el préstamo de un documento? Diligenciar los datos que contiene el formato como son: Fecha de la solicitud Nombre del solicitante Área Fecha de recibido Nombre o código del expediente Firma.
    • 7. Que herramientas son utilizadas cuando solicitan una historia laboral? La historia laboral se ubica por medio de una base de datos, se busca por Nombre o cedula, posteriormente nos genera un código el cual es indispensable para la búsqueda del expediente en físico. 8. Cuál es el proceso que se realiza para obtener los documentos de una historia laboral? El trabajador debe cumplir con unos requisitos como es la hoja de vida y demás, posteriormente recursos humanos pasa esa información al área de contratación se le anexa contrato y otros documentos específicos y la historia laboral pasa al área de archivo. 9. Con los documentos realizan otro procedimiento? Efectivamente se están digitalizando los documentos para que las consultas sean más agiles y productivas.
    • 10. De qué manera obtienen las historias laborales de los trabajadores que se encuentran fuera de Bogotá? Compass tiene un programa el cual permite que las secretarias de otras ciudades envíen todos los documentos del personal escaneados, en Bogotá se imprimen, posteriormente se organizan de acuerdo a la lista de chequeo y se envían al área de archivo, por este motivo tenemos en archivo todas las historias laborales de los trabadores de la empresa.
    • 2. EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS QUE ENTIENDE POR • ACHIVO TOTAL: hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. • CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Son etapas por la cuales atraviesan los documentos desde su producción a conservación temporal y finalmente a su eliminación o integración de un archivo permanente. • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: El documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en ella la integridad. Este principio e valido tanto para los archivos históricos como para los administrativos.
    • SUBFONDO: conjunto de documentos relacionados entre si que corresponde a la subdivisión administrativa de los organismos que lo originan • PRINCIPIO DE OREDEN ORIGINAL: Para la ordenación de fondos series y unidades documentales se debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Este da facilidad de localizar los documentos de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio de su función, se tienen encuentra la fecha de producción y el orden que se le dio mientras esta activo. • FOLIO: Es el número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro expediente revistas folleto. • LEGAJO : conjunto de documentos que tratan de un mismo asunto.
    • SUBFONDO: conjunto de documentos relacionados entre si que corresponde a la subdivisión administrativa de los organismos que lo originan. SERIE: Conjunto de unidades documentales de contenido y estructura homogéneos, emanados de un mismo órgano. Como las hojas de vida, historias laborales. SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales , que forman parte de una serie y se identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple, que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento
    • TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
    • TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL E s el análisis y organización de un fondo acumulado donde se presenta un listado de series documentales con anotación de fechas extremas y los respectivos procedimientos para a si aplicar la disposición final
    • VALOR PRIMARIO: Documentos que sirven a la entidad productora VALOR SECUNDARIO: surge cuando se agota el valor primario los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente ya que interesa a los investigadores de la información retrospectiva
    • 3. EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN ARCHIVO PRIVADO POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS Memorandos Certificaciones Contratos Informes Actas Resoluciones Convenios acuerdos
    • 4. EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL. SERIE HISTORIA LABORAL CONTRATOS INFORMES SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL HISTORIA LABORAL DE LOS TRABAJADORES HOJAS DE VIDA CERTIFICACIONES DE ESTUDIO Y LABORALES EXAMENES DE INGRESO CONTRATOS A TERMINO FIJO INFORMES DE VENTAS CLAUSULAS CODIGO DE ETICA OTRO SI VENTAS DE PRODUCTOS DE ASEO
    • 5. INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS. • • • • Documentos sin firma Borradores Cotizaciones Folletos
    • 6. OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. • La foliación se realiza con lápiz de mina negra, en la parte superior derecha del documento iniciando desde el 1 consecutivamente hasta el ultimo folio del expediente, no se deben foliar hojas en blanco separadores. 7. INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS. • Se organizan en forma cronológica, se respeta la fecha de creación del documento • En la empresa privada se organiza según la lista de chequeo que utiliza la empresa para las historias laborales.
    • 8. DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS Y CAJAS. CARPETAS • • • • • • • • Logo de la empresa Seri Subserie Oficina productora Número de CARPETA Número de la caja Número de folios Fechas extremas • • • • • • • CAJAS Nombre de la empresa Dependencia Serie Subserie Número de cajas Número de carpetas Consecutivo
    • 9. ARCHIVO DE GESTION RECEPCION • A) Organismo o sujeto productor que genera o recibe documentos en cumplimiento de sus funciones. • Los documentos son recibidos por el personal de recursos humanos , ellos verifican que estén completos que sean de la persona o trabajador al que corresponde deben estar con sus respectivos anexos y firmados.
    • DISTRIBUCION Al recibir los documentos completos , en una base de datos se ingresa todos los datos respectivos a los documentos recibidos y son entregados al área de contratación. TRAMITE Cuando el área de contratación recibe los documentos los revisa y posteriormente realizan el tramite de la contratación al personal admitido.
    • ORGANIZACIÓN Los documentos se organizan según la lista de chequeo que utiliza la empresa y posteriormente se encarpetan los documentos, finalmente se tiene la historia labora. CONSULTA Es el derecho que tiene un usuario a consultar la información Al momento de consultar la búsqueda se realiza por medio de la base de datos con la cedula o el nombre completo del trabajador y este nos da un código con el cual es buscado los documentos que se requieren.
    • CONSERVACIÓN • Los documentos se conservan en carpeta de dos tapas y ganchos plásticos, en un archivador a una temperatura adecuada para que los documentos no se deterioren. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS • Es el estudio o análisis documental, para determinar los valores administrativos, fiscales legal contable técnico. Se basan en la TRD
    • ARCHIVO CENTRAL ORGANIZACIÓN Los expedientes son organizados según un código que se le asigna numéricamente y los documentos se organizan por la lista de chequeo. CONSULTA Las consultas las pueden hacer los funcionarios que pertenecen a la dependencia de la cual solicita la información, dado el caso que otra área requiera consultar, debe solicitar autorización al jefe respectivo.
    • conservación • Los documentos son archivados en legajos, cajas con su respectiva marcación e identificación y son puestos en archivos rodantes. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS . Estos son custodiados por el outsourcing C) Esta entidad no tiene archivo Histórico.
    • 10. DOCUMENTO QUE SE PRODUZCA EN ALGUNA DEPENDENCIA DE LA ENTIDAD PRIVADA Documento : LA REQUISICION Es un documento que genera la entidad con datos básicos al cual se le anexa documentos sobre la entrevista y el proceso de inducción, sin este documento no se puede realizar el proceso de contratación ya que este nos permite ver aprobación del jefe para realizar la respectiva contratación, este documento se archiva en la historia laboral del trabajador como soporte.
    • ENTIDAD PUBLICA Dirección de recursos humanos Yeny Natalia Bernal 3204516004 • El archivo de gestión humana de la Universidad nacional se encuentran las historias laborales de los empleados de la universidad, cada uno organizados en carpetas y cada carpeta se encuentran seis divisiones así: • Vacaciones prestaciones sociales • Capacitación y desarrollo • Compensación y beneficios • Trayectoria del empleado • Contratación y seguridad social • Documentos de ingreso • Así mismo el archivo de gestión humana se encuentra dividido en dos partes, Empleados Activos y Empleados Retirados.
    • 10 PREGUNTAS 1.Cuantas historias laborales se almacenan en este archivo? Aproximadamente contamos con 12.000 historias laborales. 2.Cada cuanto realizan ustedes la transferencia documental al archivo central de la universidad? Nos regimos de acuerdo a la Tabla de retención documental de la unidad, la cual nos indica que después de que la historia laboral pasa a la sección de retirados y pasados dos años, se realiza la respectiva transferencia al archivo central. Ese procedimiento lo realizamos cada seis meses. 3.Ustedes llevan un plan de trabajo o un programa de gestión documental donde indique las fechas o cronograma de trabajo? Por supuesto, el programa de gestión documental es suministrado por el Archivo central de la universidad y en él se encuentran establecidas las fechas correspondientes para realizar las transferencias e intervención a los documentos de la unidad.
    • 4. Cuál es el procedimiento para la actualización de las historias laborales? Primero el Auxiliar de archivo pasa por cada una de las dependencias de Gestión Humana recolectando la documentación correspondiente a la historia laboral de los empleados, tales como prorrogas, certificados de estudios, liquidaciones parciales y definitivas, afiliaciones, incapacidades, traslados de eps y afp, auxilios educativos, soporte portafolio beneflex, pacto colectivo, retiro de cesantías parciales, autorización entrega de certificados, procesos de selección, embargos salariales, formato entrega de dotaciones, gestión de desempeño, modificaciones contractuales, bonificaciones pagadas, certificado de ingresos y retenciones, licencias, cartas de reconocimiento, procesos disciplinarios, citación jurados de votación y compensatorios. Después de recogidos los documentos son transferidos a este archivo y se inicia con el proceso de ordenación alfabético, posteriormente se aplican los procesos técnicos quitando los elementos externos y como parte final se almacena en la historia laboral perteneciente.
    • 5.COMO ES EL PROCESO DE CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN? Los usuarios envían un correo a nuestra dependencia solicitando la historia laboral correspondiente o el documento que necesitan, dependiendo la situación se envía el archivo digitalizado o se entrega la historia laboral. 6.QUE MAS SERVICIOS OFRECEN USTEDES COMO ARCHIVO? También realizamos las consultas de historias pensionales en el archivo central, tanto en los rollos microfilmados como en los documentos físicos. 7.USTEDES REALIZAN ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS? Por supuesto, primero sometemos los documentos a un criterio de evaluación con los respectivos jefes de dependencia para reconocer los documentos a eliminar, paso siguiente se realiza la respectiva acta de eliminación documental y se procede a la eliminación física de los documentos en el archivo central con la picadora.
    • 8. USTEDES MANEJAN DOCUMENTACIÓN AUDIOVISUAL? No, solo documentación física. 9. CUÁLES SON LAS FECHAS EXTREMAS MANEJADAS EN ESTE ARCHIVO? Tenemos documentos del mes anterior y entre los más antiguos tenemos documentos de 1987. 10.QUÉ FORMACIÓN ACADÉMICA CUENTAN LAS PERSONAS QUE LABORAN EN ESTE ARCHIVO? Aquí laboramos tres personas, yo la supervisora de archivo, soy tecnóloga en gestión documental egresada del Sena, un auxiliar de archivo que es técnico de archivo y un aprendiz del Sena, para este caso se contrata uno cada seis meses.
    • 3. DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS ARCHIVOS POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS El contrato laboral es un documento de valor primario el cual cuenta con un valor fiscal el cual sirve como testimonio en el cumplimiento de las obligaciones tributarias. La liquidación definitiva es un documento de valor contable para los movimientos económicos de la entidad. Las historias laborales son expediente que conservan documentos de valor primario por ser de la parte fundamental de la dependencia Gestión Humana siendo los mismos de valor técnico. El certificado de ingresos y retenciones es un documento de valor fiscal ya que sirve como testimonio del cumplimiento de sus obligaciones.
    • 4. EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL. Serie: La historia laboral es la serie más importante de la dependencia de gestión humana Subserie: documentos de ingreso, los cuales hacen parte de la serie Historia laboral Tipo documental: uno de los tipos documentales más reconocidos dentro de la unidad por su importancia en los documentos de ingreso, son los certificados académicos.
    • 5. DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS Los documentos que son eliminados anualmente y mediante acta de eliminación documental son los siguientes: Certificados laborales Memos ágil Comunicaciones oficiales internas dirigidas a servicios generales(por lo general son solicitudes de salones)
    • 6. COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS? En el archivo de gestión humana no se folian los documentos en vista de que están en consulta permanente y activa, se realiza el respectivo proceso de foliación antes de realizar la transferencia primaria al archivo central.
    • 7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS Los documentos de la historia laboral se organizan dependiendo el tipo de contrato que tenga el empleado así: Contratos de cátedra (cuatro divisiones) Vacaciones y prestaciones sociales Compensación y beneficios – Trayectoria del empleado Contratación y seguridad social Documentos de ingreso Empleados de planta Vacaciones, prestaciones sociales y desvinculaciones Capacitación y desarrollo Compensación y beneficios Trayectoria del empleado Concentración y seguridad social
    • 8) MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS Y CAJAS. Las historias laborales llevan las etiquetas con el nombre del empleado Y tienen 10 cajas donde se conservan convenios educativos, los cuales son un beneficio que reciben los estudiantes por prestar servicios como monitores en las clases pero el mismo no cuenta como contrato laboral. Datos: Unidad: Gestión Humana Serie: Historia Laboral Fechas Extremas: 2019 - 2011
    • ARCHIVO DE GESTIÓN El archivo de gestión de la dirección de gestión humana de la universidad nacional, se realizan los siguientes procesos: RECEPCIÓN: El proceso de recepción lo evidenciamos al momento de recolectar los documentos de las diferentes dependencias de la entidad. ORGANIZACIÓN: la organización es evidente cuando se tienen los documentos en el archivo y se inicia con la clasificación y ordenación alfabética, posteriormente es almacenada en la historia laboral correspondiente.
    • CONSULTA: LA consulta la realizan a diario los empleados de la dirección de gestión humana, solicitando información, documentos y generalmente la historia laboral, mediante un correo electrónico, indicando el nombre completo y numero de cedula del empleado. CONSERVACIÓN: para la conservación y preservación de los documentos, el archivo de gestión humana cuenta con un deshumidificador el cual se encarga de absorber la humedad que se produce en el ambiente donde reposan los documentos además del uso de carpetas desasificadas para evitar la humedad en un porcentaje mayor. DISPOSICIÓN FINAL: la disposición final de los documentos de la dirección de gestión humana los da la tabla de retención de documental, el cual indica que las historias laborales deben reposar allí el tiempo que el empleado se encuentre activo, al pasar a retirado se conserva por dos años más, paso siguiente se realiza la transferencia al archivo central.
    • ARCHIVO CENTRAL En el archivo central de la universidad nacional no se aplica el proceso de organización, ya que cada que una unidad realiza su transferencia documental, se guardan los inventarios y se ubican los documentos transferidos en un área especial para cada unidad de la universidad. Consulta: la consulta la realiza cada unidad y la misma solo puede consultar sus archivos transferidos, si por el contrario solicita consultar los expedientes de otros archivos, se envía la solicitud de autorización al supervisor o encargado del archivo que se encargo de la transferencia, todo este proceso se hace por medio del correo consultas@unan.edu.co
    • Conservación: Para la conservación de los documentos, el archivo central cuenta al igual que el archivo de gestión humana, con tres deshumidificadores y todos los documentos son almacenados en las carpetas desasificadas, también cuenta con un indicador de temperatura en cada piso. Disposición final: la disposición final la dicta cada una de las diferentes tablas de retención documental de igual forma el archivo central cuenta con una sala de eliminación documental y una sala de digitalización de acuerdo a la disposición final del documento.
    • ARCHIVO HISTÓRICO • En la universidad nacional, es el Archivo Central e Histórico
    • 10. DOCUMENTO DESDE QUE SE ORIGINA HASTA SU ETAPA FINAL DE CONSERVACIÓN O ELIMINACIÓN?
    • Documento: Autorización de pasantía Este documento se origina en la vicedecana tura académica de la faculta de ciencias económicas de la universidad nacional en dos copias, una para el estudiante quien la lleva a su destino y la otra copia se queda en la vicedecanantura para el respectivo archivo en la historia académica del estudiante, la cual transcurridos dos años a partir de la culminación de sus estudios o llegado el caso de retiro, es conservada en el archivo de gestión de la faculta de ciencias económicas por un periodo de dos años, posterior a este tiempo, es enviada al archivo central para su conservación permanente ya que es el la actividad primordial de la entidad es la educación.
    • 11. QUÉ IMPORTANCIA TIENE ESTA NORMA (DECRETO 2609 DE 2012) PARA EL PAÍS? El país cuenta con un nivel de cultura hacia los documentos y archivos bastante bajo, ya que en muchas entidades o dependencias no le dan el valor suficiente a esta unidad, por lo mismo el Archivo General de la Nación es el encargado de promover la organización y fortalecimiento de los archivos públicos como este y el de las empresas privadas con funciones de publica, por ello el año pasado (2012) se expidió el decreto 2609 de 2012 para brindarnos más herramientas enfatizando en los programas de gestión documental, mas aun que ellos tienen el Sistema nacional de archivos la cual planea y coordina la función archivística del país. Teniendo en cuenta el programa de gestión documental es el que nos indica cómo debemos trabajar los documentos, desde su origen hasta su disposición final, a pesar de que la Tabla de Retención documental no indica también su disposición final pero no nos indica su Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta.
    • CUADRO COMPARATIVO ENTRE LOS PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ANTES DEL DECRETO 2609 DE DICIEMBRE DE 2012 Y LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DE LA EXPEDICIÓN DE DICHO DECRETO Procesos del PGD antes del decreto Procesos del PGD después del decreto El PGD es obligatorio de acuerdo al El PGD no era obligatorio artículo 10 El PGD debe estar aprobado por el comité de desarrollo administrativo o EL PGD no debía estar aprobado el comité correspondiente El PGD no se encontraba publicado El PGD debe estar publicado en la en ninguna parte página web de la entidad. El PGD debe contar con un plan de La capacitación del empleado era capacitación para empleados y opción de la entidad usuarios El PGD debe ser compatible con otros sistemas de gestión o administrativos establecidos por el gobierno
    • Antes del PGD la herramienta mas importante era la Tabla de Retención Documental, la cual indicaba a cada dependencia como iba los expedientes, su tiempo de retención en el archivo de gestión y su disposición final, ahora con el Decreto 2609 se tienen mas herramientas entre la mas importante encontramos el Programa de Gestión Documental, que nos indica todo el ciclo vital del documento.
    • ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA SEGÚN EL CONTENIDO DEL MENCIONADO DECRETO? Los aspectos mas importantes a tener en cuenta son el capitulo 3 donde indica los detalles generales que debe tener el sistema de gestión documental, el capitulo 4 que da lineamento para el manejo de la gestión de los documentos electrónicos, el capitulo 2 donde están los artículos para el Programa de Gestión documental con mayor especificación y disposiciones en materia para el programa.
    • - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 El comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación en responsabilidad por quienes debe estar conformado el comité evaluador de archivos y las funciones del comité, fechas de las reuniones, Se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación, implementación y actualización de las TRD y TVD de conformidad a lo establecido en el acuerdo 004 de marzo de 2013, se indica que el AGN solo definirá procedimientos especiales para las notarias, personerías, curadurías urbanas, grupos étnicos y demás entes públicos que no cuenten con una estructura organizacional definida, las TRD deben aplicarse para la organización y disposición de documentos físicos y electrónicos y las TVD solo para los fondos documentales. Deben ser creadas por un equipo interdisciplinario (profesionales en archivística, historia, derecho, administración pública, entre otras) estas se deben basar en los cuadros de clasificación documental siguiendo la estructura orgánico funcional de cada entidad.
    • - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 Se establecen los criterios para la elaboración de las TRD y TVD, las firmas responsables de las mismas y entre lo más importante, cambia la metodología de aprobación, ya que no es necesario que sea el AGN, por el contrario son aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el comité institucional de desarrollo administrativo. Indican también los casos en que las TRD deben ser actualizadas, se entiende que no mencionan las TVD ya que solo aplican para fondos documentales y no tienen cambios en su estructura administrativa al momento de la creación. También se indican procedimientos adicionales para la eliminación de documentos tanto físicos como digitales.
    • - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 En el acuerdo 005 se enfocan en los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los documentos indicando que como fundamento se debe tomar el cuadro de clasificación documental y la tabla de retención documental. Velando por la clasificación de los documentos mediante la identificación de los tipos documentales producidos en el desarrollo de la gestión administrativa atendiendo los principios de procedencia y orden original. Así mismo se indica que los archivos históricos conformados por documentos públicos solo podrán aumentar sus fondos documentales por medio de la recepción de documentos donados por particulares, la compra de archivos a entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales las cuales mantienen su carácter de patrimonio documental del país.
    • - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 Aun así se indican los principios de la ordenación documental, tanto el principio de procedencia como el de orden original, integrada de los fondos y las demás directrices políticas y normas expedidas por el archivo general de la nación esta ordenación se puede dar a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries, expedientes y excepcionalmente por tipos documentales y la obligatoriedad de la descripción de los documentos la cual se puede presentar de manera colectiva,
    • - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 El archivo general de la nación podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación con academias de historia, entidades académicas o científicas de carácter privado que conserven o administren archivos históricos de titularidad pública, archivos privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, para desarrollar procesos de descripción documental y lograr su recuperación y consulta a través de la Red Nacional de Archivos, de manera que sus fondos documentales se pongan a disposición de toda la ciudadanía. El inventario como lo indica el decreto 2609 de 2012 es una obligación, por lo tanto las entidades que transfieran documentos a los archivos generales territoriales o a los archivos históricos institucionales deben publicarlos en sus respectivas páginas web para la consulta de la ciudadanía con el fin de informar al público de los documentos transferidos. En este acuerdo también se mencionan los instrumentos de descripción archivísticos como:
    • - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 • El censo • La guía • El inventario • El catalogo • Los índices Así como los niveles de descripción • Fondo • sección y subseccion • serie y subserie o asunto • expediente • unidad documental simple. También se indican las áreas de descripción: • Área de identificación • Área de contexto • Área de contenido y estructura • Área de condiciones de acceso y utilización • Área de documentación asociada • Área de notas • Descriptores con funciones y relaciones • Área de control de la descripción
    • - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 • Este acuerdo también nos permite la utilización de medios tecnológicos en la descripción archivística que sean apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación. • Para finalizar en las disposiciones finales podemos destacar la obligatoriedad de la descripción documental, desarrollo de contratos de organización, custodia o administración documental. La responsabilidad de otras entidades públicas como la superintendencia y los ministerios en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documento y la integración del Sistema Nacional de Archivos con otros sistemas.
    • CONCLUSIÓN El Programa de Gestión Documental es fundamental para las entidades públicas y las privadas con funciones de publica ya que indica los lineamientos para el mejor manejo que se le deben de dar a los documentos, desde su origen hasta su disposición final, para ello realizamos las respectivas visitas tanto en un archivo privado como público, para evidenciar de primera mano el manejo de los documentos y en especial encontrar sus diferencias, para concluir a los ciudadanos y empleados de las entidades les falta mucha cultura frente a los documentos, muchos los toman como basura o estorbos y eliminan documentos sin lineamientos y procedimientos archivísticos indicados, o en otras entidades vemos que los encargados de los archivos son personas sin estudios en el área de la archivística, ciencia de la información o bibliotecología, pero como todo, es un proceso muy largo que año tras año se van tomando los cambios.
    • BIBLIOGRAFÍA • http://victoralonso1987.blogspot.com/2012/0 9/normatividad-tablas-de-retencion_16.html • http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategori a=1264 • http://glosariodearchivistica.blogspot.com/ • http://www.compass-group.com.co/ • http://www.unal.edu.co/ • http://www.unal.edu.co/una/