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Handout: Reuniones institucionales - claves para el éxito

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Para las empresas y organizaciones tiene una gran importancia el establecimiento de relaciones fluidas con los poderes públicos. Dentro de esta relación, son claves las reuniones institucionales. Este tipo de reuniones tienen unas características especiales que obligan a redoblar esfuerzos para obtener unos buenos resultados. Más allá de conocer a los interlocutores y seguir las recomendaciones de puntualidad, existen otros aspectos que diferencian las reuniones institucionales del resto.

En este nuevo handout de d+i LLORENTE & CUENCA, explicamos las claves para el éxito en estas reuniones con altos cargos tanto del Gobierno como del Parlamento.

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Handout: Reuniones institucionales - claves para el éxito

  1. 1. Reuniones institucionales: claves para el éxito Madrid 06 2011 E n las reuniones institucionales y con altos cargos deben cuidar las formas para evitar un tono en exceso impe- de la Administración, siempre han de tenerse en rativo. Los argumentos deben exponerse desde la modestia cuenta varias consideraciones generales. Cerrar y nunca defenderlos siguiendo el mero criterio de autoridad. una reunión de este tipo, ya sea con cargos electos En la reunión, somos unos asesores deseosos de colaborar o por nombramiento, no es sencillo por lo que es necesario en una materia que nos afecta o afecta a nuestro negocio. focalizar el esfuerzo y sacar el máximo rendimiento de las mismas. En este documento, revisamos Número equilibrado de asistentes. brevemente los principales puntos a te- Es posible que la reunión verse sobre ner en cuenta. un área muy específica que afecta a los intereses de nuestra empresa y no Con carácter previo, habremos elabo- tengamos el suficiente conocimiento rado unos perfiles de las personas con Nuestra exposición del mismo para dar explicaciones co- las que nos vayamos a reunir. De este rrectas. Por tanto, podemos decidir modo, conoceremos su biografía, los debe ayudar al acudir a la reunión con algún experto trabajos que han venido desarrollan- de nuestro equipo que pueda resolver do últimamente y, sobre todo, en qué político a entender las dudas. Para evitar que las reunio- temas están inmersos en el momento por qué nuestra nes resulten descompensadas, nos de la reunión. Es una buena manera de interesaremos por cuántas personas encontrar perchas para empatizar con posición favorece su van a participar por la otra parte de el interlocutor ya que nos permite co- nocer mejor sus preocupaciones y en storytelling modo que nunca superaremos noso- tros ese número. Si un alto cargo acu- qué esperan que les seamos de ayuda. de solo o con un asesor a una reunión y se encuentra con que nuestro equi- PRESENCIA po lo forma cinco personas, puede el interlocutor sentirse intimidado y de- Ropa formal. Siempre asistiremos con ropa formal. Los sarrollar toda la reunión a la defensiva. En cualquier caso, pro- hombres, siempre con chaqueta y corbata. Las mujeres, de- curaremos preparar la reunión para liderar la conversación. ben evitar el exceso de adornos, principalmente pulseras u otros objetos que con el movimiento produzcan ruido. Mensajes políticos. Los políticos son quienes toman las deci- siones y se apoyan en argumentos políticos. La ciencia nunca es Puntualidad. Se debe llegar siempre a la hora acordada. Un neutra ideológicamente, ni las decisiones que afectan al interés adelanto de cinco minutos es admisible. Es muy posible que general lo son tampoco. Tratar de presentar una argumenta- el interlocutor llegue con retraso, pero nunca se le debe ha- ción haciendo ver que no tienen connotaciones ideológicas es cer notar. Pese a la percepción que podamos tener, los car- un esfuerzo inútil. Nuestra exposición debe ayudar al político a gos públicos tienen agendas muy densas e imprevistos que entender por qué nuestra posición favorece su storytelling, su pueden retrasar las citas de manera habitual. discurso político. Todos los recursos que utilicemos deberán estar orientados, por tanto, a mostrarle las ventajas políticas ACTITUD de tomar o modificar una decisión. Modestia. Cuando tratamos con cargos del Gobierno o con ESQUEMA DE LA EXPOSICIÓN cargos electos, debemos siempre tener presente que no vamos a establecer un diálogo de igual a igual. Por tanto, El mensaje al principio. Como hemos indicado, estas reunio- principalmente personas en puestos directivos de empresas, nes están sujetas a imprevistos y pueden terminar siendoBARCELONA BEIJING BOGOTÁ BUENOS AIRES LIMA LISBOA MADRID MÉXICO PANAMÁ QUITO RÍO DE JANEIRO
  2. 2. mucho más cortas de lo anunciado,bien por un retraso o porque en mitadde la reunión deba salir el interlocutorprincipal o todos por algún motivo.Por esta razón, debemos concentrarnuestro mensaje, claro y sencillo, en Concentrar nuestrolos primeros diez minutos de la re-unión. mensaje, claro y sencillo, en losArgumentos avanzados, pero sim-ples. Los cargos públicos están elegi- primeros diez minutosdos, al menos en la teoría, por su co-nocimiento sobre el tema que vamosa tratar. De hecho, solicitamos reunióncon ellos por este conocimiento y po-der de decisión al respecto. Nuestraexposición debe basarse en esta cer-teza. Nuestra exposición comenzará en argumentos avanza- Aclarar las inexactitudes. Si la otra parte expone algún pun-dos, nunca en asuntos básicos pero tampoco en un lenguaje to que, en nuestra opinión, no sea correcto o no tenga elexcesivamente técnico. De lo contrario, el interlocutor se enfoque adecuado, nunca debe refutarse de manera directa.sentirá menospreciado. Sea cual sea el nivel de la otra perso- Estos errores pueden tener dos causas:na, debemos presentar argumentaciones claras y sencillas.Será él quien nos haga saber si no tiene conocimiento sobre • Un error procedente de las fuentes utilizadas, no inten-alguna cuestión y, entonces, nos ofreceremos a explicar más cionado.en detalle ese tema. • Una reinterpretación justificada por la propia estrategiaEn general, debemos saber que los miembros del Gobier- política.no suelen tener un mejor conocimiento de la materia quelos parlamentarios. Puede que si no están seguros, quieran En ambos casos, una refutación directa será percibida comoacompañarse en la reunión de uno o varios asesores. En ese una agresión. No se gana nada sino que nos pondremos encaso, debemos continuar dirigiendo nuestros mensajes ha- contra al interlocutor. El modo de presentar datos diferentescia nuestro interlocutor, integrando también al asesor, pero dependerá de la situación pero es preferible comentar queevitaremos dirigirnos de manera preferente al asesor. los estudios consultados o realizados por la propia empresa muestran unos datos diferentes. Si ha sido un error, atende- rán con agrado lo expuesto. Si es una reinterpretación inten- cionada, los ignorarán en cualquier caso. Evitar las discusiones. En general, se deben evitar las discu- siones. Nuestro objetivo es exponer de manera clara nuestra posición de modo que resulte comprensible por la otra par- te. Entrar en una discusión no colabora a aclarar ideas, sino a enfrentarnos porque una discusión no logrará convencer a ninguna de las partes. Si existe una postura contraria de- bido a razones meramente políticas, estaremos atentos al máximo de detalles para conocer qué impulsa esa estrate- gia política. Estas claves pueden proceder del discurso que realice la otra persona, pero también de ciertos gestos. Por ejemplo, cuando cruce los brazos y hable tapándose la boca denotará falta de confianza en los argumentos que esté uti- lizando. Por nuestra parte, una sonrisa o un asentimiento con la cabeza pueden desbaratar una discusión mostrando com- prensión hacia su postura. Materiales de apoyo. En reuniones privadas, con una au- diencia pequeña, no recomendamos el uso de materiales de apoyo (como presentaciones, portátiles, juegos…). Lle- varemos la exposición memorizada, pero podemos acudir a guiones para no perder el hilo de la conversación. Los ma- teriales de apoyo (guiones, presentaciones, informes… en papel, no digitales salvo que sean vídeos) pueden ser uti- lizados por nosotros durante la conversación pero procura- remos no entregarlos hasta el final de la reunión. Entregar este material durante la reunión puede distraer la atención de la otra parte.
  3. 3. Es positivo que estos materiales queusamos de apoyo estén sobre la mesay a la vista. Al finalizar la reunión, losrecogeremos para llevárnoslos. Si he-mos despertado el interés del interlo-cutor, él mismo nos los pedirá para su Una reunión conulterior análisis. Si no nos los pide, selos entregaremos igualmente. un alto cargo debe terminar extrayendoPoniéndonos tareas. Antes de fina-lizar la reunión, es recomendable ha- algún tipo de acuerdocer un breve repaso sobre las tareas(próximos pasos) a las que nos hemoscomprometido. Mantener una reunióncon un alto cargo debe terminar extra-yendo algún tipo de acuerdo, aunquesea de trasladar lo dicho a otro depar-tamento o enviar información por correo electrónico. Habría Agradecer la atención. Al día siguiente de la reunión, se en-que nombrar a un interlocutor por cada parte para saber a viará un correo electrónico agradeciendo la reunión, remar-quien tenemos que llamar para hacer el seguimiento. cando en dos frases el interés que ha motivado la reunión y recordando los acuerdos alcanzados. Si no se hubiera alcan-Finalmente, según a los acuerdos sobre próximos pasos que zado ningún acuerdo, se especificará cuáles nos gustaríanse hubieran alcanzado, es recomendable poner una fecha que fuesen los próximos pasos. Se puede aprovechar tam-para volver a tratar el tema y revisar si ha habido alguna evo- bién para enviar los materiales de apoyo en formato digitallución y si se han realizado los pasos a los que nos habíamos que se hubieran utilizado.comprometido en la reunión. Joan Navarro es Vicepresidente y Director Senior de Asuntos Públicos de LLORENTE & CUENCA. Ha sido Director y Portavoz de La Coalición de Creadores e Industrias de Contenidos Audiovisuales y ha ocupado diversos cargos en la Administración Pública española, entre ellos, Director de Relaciones Institucionales de la Sociedad Estatal Aguas de las Cuencas Mediterráneas (2006-2008) y Director del Gabinete del Ministro de Administraciones Públicas (2004-2006). d+i es el Centro de Ideas, Análisis y Tendencias de LLORENTE & CUENCA. Porque asistimos a un nuevo guión macroeconómico y social. Y la comunicación no queda atrás. Avanza. d+i es una combinación global de relación e intercambio de conocimiento que identifica, enfoca y transmite los nuevos paradigmas de la comunicación desde un posicionamiento independiente. d+i es una corriente constante de ideas que adelanta nuevos tiempos de información y gestión empresarial. Porque la realidad no es blanca o negra existe d+i LLORENTE & CUENCA. CARACAS LA PAZ MIAMI MONTEVIDEO SANTIAGO DE CHILE

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