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FORMAS DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

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  • ujule, valió la pena revisar tu slides. son un aporte para quienes pasamos revistas por acá buscando algo que merezca la pena. así, estas cosas compensan el esfuerzo thanks nuevamente
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    Tiempo Tiempo Presentation Transcript

    • TIEMPO
    • TIEMPOUno de los recursos no renovables más valiosos conque cuenta el ser humano es el tiempo. Cuando losdirectivos y colaboradores de la organizaciónadministran adecuadamente el tiempo, contribuyen aoptimizar las funciones y a eliminar los tiemposmuertos para mejorar el desempeño organizacional.
    • Características del tiempoEl tiempo es:-Equitativo-Inelástico-Indispensable-Insustituible-Inexorable
    • Leyes básicasPrincipio de ParetoPareto estableció que “los elementos esencialesde cualquier conjunto constituyen, por logeneral, sólo una minoría”.
    • La ley de ParkinsonEsta ley explica por qué las cosas llevan mástiempo del que deberían:“Todo trabajo se tarda indefinidamente hastaocupar todo el tiempo disponible para su completarealización”.
    • Las leyes de MurphyLa primera ley de Murphydice: “Nada es tan sencillocomo parece al principio”.De aquí se desprende lasegunda ley que afirma:“Todo lleva más tiempo delo que se pensaba alprincipio”.La tercera ley: “Si algopuede ir mal, irá mal”.
    • Las leyes de AcostaLa primera ley de Acosta dice: “El tiempo que requiere unafunción aumenta cuando la interrumpimos y luego lareanudamos”.La segunda ley puede formularse así: “Para una funcióncorta siempre hay un minuto; para una larga nunca haytiempo”.La tercera ley de Acosta afirma: “Lo perfecto rara vez esrentable”.
    • La trampa de la actividadOtro hábito bastantegeneralizado en nuestracultura es lo que cabríallamar la sacralización delesfuerzo: el pan se ha deganar con sudor.
    • Eficiencia y eficaciaLa eficiencia consiste en hacer bien lo que se hace y al menorcosto posible. Es positiva, pero no garantiza resultados. Lapersona eficiente se limita a hacer bien lo que hace.La persona eficaz, ante todo, hace lo que debe hacer. Tieneen mente los resultados que desea alcanzar y hace todo lonecesario para acercarse a ellos.
    • Herramientas para el uso deltiempoEl uso del tiempo sólo adquiereimportancia cuando losobjetivos que se pretendenalcanzar están claramentedefinidos y cumplen con variosrequisitos:-Propios-Concretos y específicos-Pocos y muy importantes-Compatibles entre sí-Alcanzables, pero condificultad-Mensurables en lo posible-Incluyen plazos-Están escritos
    • PlaneaciónEs la función consistente en establecerprevisiones, de cara a alcanzar los objetivosdeseados, en lugar de limitarse simplemente areaccionar ante los sucesos o las circunstanciasque se van presentando.
    • PROGRAMACIONImplica la asignación derecursos:• Tiempo
    •  Tener siempre preparado su programa antes de iniciar la jornada Programar en función de los objetivo a alcanzar Elaborar programa en torno a los temas esenciales Programar un horario por escrito Agrupar acciones y asuntos relacionados entre si siempre que se posible Mantener a la vista el programa de actividades diarias Tomar largos periodos de tiempo para tareas importantes Asignar un tiempo suficiente pero no excesivo Mantener suficiente flexibilidad para poder abordar asuntos imprevistos Incluir tiempo para pensar todos los días Incluir tiempo para lecturas
    •  Visitas inoportunas: Este tipo de interrupción es intentar mantener fuera a los intrusos. Tratar de programar horas fijas para ver a los miembros Hacer uno mismo la visita para así controlar la duración de la platica Pedir a los miembros acumular varios temas cada vez de su visita para tratarlos conjuntamente
    • Le puede proporciona un lugar posiblemente confortable y un tiempo: Es un tiempo el cual no estaba previsto Proporcionado tiempo libre para relajarse y descansar Le puede proporcionar información interesante, solo con lo que ve y oye involuntariamente
    • ESCRITORIO
    • Resultados deseados : Se requiere un compresión clara , hay que dedicartiempo , ser paciente y visualizar el resultado deseado .Directrices: Es necesario identificar los parámetros dentro de los cualesdebe operar el individuo; entre ellos debe considerar una restriccionesImportantesRecursos: Identificar los recursos humanos, económicos, técnicos, uorganizacionales con los que la persona puede contar para el logro delos resultados deseadosRendición de cuentas: Hay que establecer normas de rendimiento en laevaluación de los resultados, y precisar los momentos específicos en queesa evaluación tendrá lugarConsecuencias: Especificar lo que sucederá, incluido lo bueno y lo malo,como resultado de la evaluación
    • 4 GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 1ER GENERACIÓN elaborar notas y listas de tareas proporcionar cierto reconocimiento y totalidad a los múltiples requerimientos planteados a nuestro tiempo y energía.2DA GENERACIÓN manejo de agendas enlas que se refleja el intento de mirar haciaadelante, programar los acontecimientos yactividades del futuro 3ER GENERACIÓN la idea esencial de priorizar, se centra en el establecimiento de metas y objetivos a corto, mediano y largo plazos hacia los cuales se orientarán el tiempo y la energía en armonía con los valores.
    • • resultados significativos• atención inmediata.• agota y consume a las personas• administradores de crisis• orientadas hacia los problemas, y en productores• trabajan al borde de los plazos. Algunas personas son literalmente acribilladas por los problemas todos los días durante toda la jornada laboral. El único alivio que tienen consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV.
    •  Trata de las cosas que no son urgentes, pero sí importantes  construir relaciones  redactar un enunciado de la misión personal  la planeación de largo alcance  la ejercitación  el mantenimiento preventivo la preparación  Lo que sabemos que hay que hacer, pero eludimos porque no son urgentes.Cuadrante III urgente, pero noimportante", pensando que están en elcuadrante I. Reaccionan ante las cosasurgentes, suponiendo que también sonimportantes.
    • 1RA GENERACIÓN 2DA GENERACIÓN No reconoce el concepto de  Distribuyen su tiempo prioridad. planeándolo con anticipación. Presenta notas y listas de tareas  Las actividades programadas que podrán irse tachando, con lo tampoco prestan atención a cual se experimenta una las prioridades ni reconocen sensación temporal de éxito. la correlación con los valores No existe ninguna correlación más profundos y las metas entre la lista y nuestros valores y  Sólo tienden a la distribución propósitos finales en la vida. en el tiempo. Simplemente respondemos a lo que llega a la conciencia y aparentemente es necesario que se haga.
    • 3ERA GENERACIÓN 4RTA GENERACIÓN Clarifican sus valores  Coherencia integridad entre visión y Establecen metas misión, roles y metas, prioridades y Hacen una planeación día tras día planes, deseos y disciplina. Establecen prioridades  Equilibrio mantener el equilibrio en la LIMITACIONES IMPORTANTES vida, a identificar sus diversos roles y mantenerlos Limita la visión: la planeación diaria a menudo omite cosas importantes  El administrador de este tipo se que sólo pueden verse con una ocupa de prevenirlas las crisis perspectiva más amplia  La clave no es dar prioridad a lo que En segundo lugar, se centra en lo está en la agenda, sino ordenar en urgente. Si bien ordena la la agenda las prioridades. actividad, no empieza por cuestionar la importancia esencial  Flexibilidad la herramienta a la de dicha actividad medida de su estilo, sus necesidades y sus métodos No sitúa la actividad en el contexto particulares. de los principios, la misión personal, los roles y las metas
    • CÓMO CONVERTIRSE EN UN ADMINISTRADOR DEL CUADRANTE II Identificación de roles: 1. Individuo, 2.alumno , 3.supervisor, 4. voluntario en la cruz rojaSelección de las metas: las metas decorto plazo están relacionadas con lasmetas de largo plazo. PROGRAMACIÓN TEMPORAL Trasladar cada meta a un día específico de la semana, ya sea como prioridad o, mejor aún, con una asignación horaria concreta. La organización semanal otorga libertad y flexibilidad para controlar acontecimientos imprevistos
    • Adaptación diaria: es una función de adaptación que permite dar prioridad aactividades y responder a acontecimientos. La 4rta generación es más avanzada que la 3era en cinco aspectos importantes. Se centra en principios. Está dirigida por la conciencia moral utilizando la máxima capacidad en armonía con los valores más profundos. Define nuestra misión singular, incluyendo valores y metas a largo plazo. Ayuda a equilibrar la vida identificando roles. Proporciona un contexto más amplio por medio de la organización semanal.
    • MANEJO EFECTIVO DE REUNIONES Y JUNTASLas reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para Elaborar planes Diseñar estrategias Evaluar el desempeño Fomentar la participación de los empleados Entre otras muchas cosas Algunas veces resultan poco efectivas porque  Son aburridas  No son tomadas con la seriedad que merecen.
    • Una reunión debe tener un propósito específico.Recuerde 3 principios sencillos peroindiscutibles:1. Un individuo puede tomar algún tipo de decisiones mejor que un comité. 2. A los directivos se les paga, entre otras cosas, para tomar decisiones y asumir el riesgo de equivocarse. 3. Una reunión es algo potencialmente útil, pero muy vulnerable por su propia complejidad.
    • 7 fallas más frecuentes que se cometen al realizar reuniones de trabajoFalla 1. La gente convocada no toma lasreuniones con seriedad, llega tarde, se vatemprano y la mayor parte de la reunión nopresta atención. Para solucionar esteproblema hay que hacerle comprender a lagente que las reuniones forman parte de sutrabajo. Falla 2. Son demasiado largas. Los expertos aconsejan que la duración máxima de mía reunión productiva debe ser de 90 minutos.Falla 3. Se divaga más de lo que sediscute. El aprendizaje en equipo implicados prácticas: diálogo y discusión. Hayque estructurar una agenda y ajustarse aella, determinar tiempos para cada asuntoclave y respetarlos; no es cosa del otromundo.
    • Falla 4. No pasa nada después de que lajunta termina; las decisiones no se conviertenen acciones. crear un documento que lleve ala acción común.La reunión es el medio para conseguir unplan de acción. Falla 5. La gente no dice la verdad. Es una falla común que se acentúa por una cultura de negocios orientada a la culpabilidad. Falla 6. Siempre hace falta información, lo que genera aplazamientos en la toma de decisiones críticas. Antes de planear cualquier reunión, hay que asegurarse de que los datos requeridos ya se han recolectado; de lo contrario la pérdida de tiempo será inmensa y la frustración mayor.
    • Falla 7. Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los mismoserrores. Muchas veces las reuniones no mejoransimplemente porque nunca se hacen bien. Hay que tratar de mejorar en cada junta, que cada reunión sea mejor que la anterior, que haya más espacios para la creatividad, el aprendizaje en equipo y la diversión, dando prioridad a la acción, a la toma de decisiones y, por encima de todo, a los resultados.